Beslutande Bengt-Åke Svensson (S), tjg. ers.
Ingemar Gruvaeus (C) Per Gunnarsson (M), ordf.
§ 63-65
Övriga närvarande Nina Persson, HR-chef
Per Kärnblad, nämndsekreterare Mona Wallin
Anna Johansson
§ 63
§ 64
Justerare Bengt-Åke Svensson
Justeringens tid och plats 2016-11-14 Klockan 16.00, Kommunhuset
Under-
skrifter Sekreterare Paragrafer 62-73
Per Kärnblad
Ordförande
Per Gunnarsson
Justerare
Bengt-Åke Svensson
ANSLAG/BEVIS
Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag
Organ Personalutskottet Förvaringsplats för
protokollet Kansliavdelningen
Sammanträdesdatum 2016-11-10
Datum för när anslaget ska
sättas upp 2016-11-15 Datum för när ansla-
get ska tas ner 2016-12-07
Underskrift
Innehållsförteckning
Ändringar i ärendelistan ... 2
Information om verksamhetsutveckling 2017 ... 3
Tolkning av regler gällande ansökan för schablonersättning ... 4
Inkommen skrivelse efter omorganisationen av Smedjan ... 6
Information om löneöversyn 2016 för Kommunal ... 8
Personalutskottets sammanträdesdagar 2017 ... 9
Information om översyn av organisationsstruktur och ledarförutsättningar ... 11
Rekryteringsprocessen för högre tjänster ... 12
Information om årsarbetstidsavtalet ... 13
Uppstart av löneöversyn 2017 ... 14
Information från förvaltningen ... 15
Uppföljning av blanketter i samband med avslutningssamtal ... 16
Personalutskottets beslut Följande ändringar görs i ärendelistan:
- Ärenden protokollförs i den ordning som de behandlas på under samman- trädet.
- Ärende 6 ”Information om PO-pålägget” bordläggs.
- Ärende 15 ”Övriga frågor” utgår.
__________
Utdragsbestyrkande
PU § 63 Dnr 16/2016
Information om verksamhetsutveckling 2017
Vara kommuns första verksamhetsutvecklingsresa skedde 2001 och resan gick då till Mallorca. Detta har sedan följts upp vart fjärde år med en resa där olika typer av teman har behandlats. Gemensam nämnare för dessa teman har varit arbetslaget, LEAN samt annat kvalitetsarbete. Det har skett en vecka på inter- nat utomlands, där uppföljningsinsatser sedan har följt på hemma plan Under hösten 2017 är det dags för nästa verksamhetsutveckling. Den ur- sprungliga planen var att resan skulle gå till Dresden, Tyskland, med tåg. Men med tanke på kommunens nuvarande ekonomiska läge ändrades formatet för denna resa.
Tanken är fortfarande att resan ska ske utomlands, men inte lika långt bort och under färre dagar än tidigare planerat. Förplaneringen av verksamhetsutveckl- ingens innehåll och design pågår och kommer att kommuniceras i organisat- ionen i slutet av november.
__________
Tolkning av regler gällande ansökan för scha- blonersättning
Personalutskottets beslut
1. Personalutskottet tolkar begreppet ”årsvis” i Bestämmelser om arvoden och ersätt- ningar till kommunalt förtroendevalda som en löpande 12-månadersperiod från och med att ansökningen inkom till kommunen.
2. Förvaltningen får i uppdrag att ta fram en arbetsrutin för hur ansökning och uppföljning för schablonbelopp ska ske enligt ovanstående tolkning.
__________
Sammanfattning av ärendet
I Vara kommuns Bestämmelser om arvoden och ersättningar till kommunalt förtroende- valda 2015-2018 beskrivs schablonersättning som ett alternativ till ersättning för förlorad arbetsinkomst. Denna finns till för egenföretagare eller andra som inte kan uppvisa intyg om faktisk förlorad förvärvsinkomst från arbetsgivare.
Ansökan om att få ersättning för förlorad arbetsinkomst i form av schablonbe- räknad årsinkomst ställs till personalutskottet som tar ställning till om förutsätt- ningar finns för att bevilja ansökan. Detta beslut tas årsvis.
Just ordet årsvis har skapat bekymmer för förvaltningen, vilket kräver en tolk- ning av reglerna. Det råder osäkerhet om årsvis innebär kalenderår, det vill säga att ny ansökan ska lämnas in under januari varje år. Eller om formuleringen in- nebär att beslutet gäller ett år från det att ansökan kom in.
Det råder också osäkerhet kring om beslutet ska gälla från och med att ansökan kom in, från det att beslutet togs eller från den 1 januari.
Enligt kommunstyrelsens delegationsordning, nummer 3.1.5, är det personalut- skottet som har rätt att tolka regler beträffande förtroendemännens arvoden och ersättningar
Beslutsunderlag
- Sammanfattning ”Schablonersättning” från personalsekreterare, 2016-11-03 Personalutskottets behandling
Yrkande
Ingemar Gruvaeus (C) lägger följande yrkande om beslut:
Årsvis bör tolkas som en löpande 12-månadersperiod från och med att ansökningen inkom till kommunen samt att förvaltningen får i uppdrag att ta fram rutin för hur detta ska ske.
Utdragsbestyrkande
Beslutsgång
Ordföranden frågar om Ingemar Gruvaeus beslutsyrkande kan bifallas och fin- ner att personalutskottet beslutar enligt yrkandet.
__________
Inkommen skrivelse efter omorganisationen av Smedjan
Personalutskottets beslut
1. Följande yttrande ges till skrivelsens lämnare:
Personalutskottet har tagit del av skrivelsen och konstaterar att de ärenden som denna berör är en fråga för ansvarig verksamhet. Dessa ska i första hand behandlas av social- förvaltningen, för att i ett andra steg bli en fråga för socialnämnden. Endast som sista steg kan personalutskottet ta upp ärendet, ifall åtgärder i tidigare instanser inte har lyck- ats lösa de upplevda arbetsmiljöproblemen.
2. Skrivelsen överlämnas till socialförvaltningen för fortsatt behandling.
__________
Sammanfattning av ärendet
Ordförande i personalutskottet tog 2016-11-09 emot en skrivelse från arbets- platsombud på Smedjans Boendestöd. Signerade för skrivelsen står personalen på Smedjan.
Skrivelsen gäller omorganisationen på Smedjan som skedde under 2014 och 2015. Denna anses inte vara lyckad. Tidigare var Smedjan endast ett LSS-bo- ende men blev i och med omorganiseringen ett boendestöd där personer med LSS som fått sina beslut skrivna till SOL-beslut finns.
Det upplevs att brukarna med behov inom SOL kräver mycket av personalen, vilket tar tid från brukare med behov inom LSS. Många brukare anses även känna en otrygghet då det inte finns journatt på boendet och att de då behöver ringa Nattpatrullen där det finns personer som de inte känner.
I skrivelsen lyfts behovet av ett serviceboende med enbart LSS, vilket Smedjan var innan omorganisationen.
Beslutsunderlag
- Skrivelse ”Resultat av omorganisation på Smedjan” från arbetsplatsombud, 2016- 11-09
Personalutskottets behandling
Yrkande
Per Gunnarsson (M) lägger följande yrkande om beslut:
Personalutskottet yttrar sig genom att hänvisa till socialförvaltningen i första hand, social- nämnden i andra hand samt personalutskottet som ett sista steg om det blir ett arbetsmiljö- problem som inte kan lösas i tidigare instans.
Per Gunnarsson (M) lägger följande yrkande om beslut:
Utdragsbestyrkande Skrivelsen överlämnas till socialförvaltningen för fortsatt behandling.
Beslutsgång
Ordföranden frågar om dennes egna beslutsyrkanden kan bifallas och finner att personalutskottet beslutar enligt yrkandena.
__________
Information om löneöversyn 2016 för Kom- munal
Löneöversyn 2016 för Kommunals räkning har nu avslutats av parterna. Det har funnits olika uppfattningar mellan Vara kommun och Kommunal angående tolkning av begreppet undersköterska i avtalet. En enighet har inte nåtts här utan översynen har avslutats i oenighet.
Kommunal kommer nu ha 30 dagar på sig för att kunna kalla till central för- handling och först efter denna tidsperiod kommer Vara kommun att kunna be- tala ut lönerna för de som påverkas av avtalet.
__________
Utdragsbestyrkande PU § 67
Personalutskottets sammanträdesdagar 2017
Personalutskottets beslut
Personalutskottet fastställer följande datum och tider för personalutskottets sammanträden 2017:
Personalutskottet kl. 08.30
Torsdag 19 januari Torsdag 23 februari Torsdag 23 mars Torsdag 20 april Torsdag 11 maj Torsdag 24 augusti Torsdag 21 september Torsdag 19 oktober Torsdag 16 november Torsdag 14 december __________
Sammanfattning av ärendet
Enligt kommunstyrelsens reglemente är det personalutskottet själva som beslu- tar vilka datum och tider som de ska sammanträda på. Förutom de redan fast- ställda tiderna kan utskottet även sammanträda när ordförande anser att det be- hövs eller när minst två ledamöter begär det.
De föreslagna tiderna utgår från kommunstyrelsens sammanträdestider och placeras i anslutning till kommunstyrelsens arbetsutskott då båda är utskott un- der denna nämnd.
Beslutsunderlag
- Tjänsteskrivelse ”Sammanträdestider för personalutskottet 2017” från nämndsek- reterare, 2016-11-02
Personalutskottets behandling
Yrkande
Bengt-Åke Svensson (S) lägger följande yrkande om ändring:
Datumet i januari ändras till 19 och mötesdatum den 14 december läggs till.
__________
Utdragsbestyrkande PU § 68
Information om översyn av organisations- struktur och ledarförutsättningar
HR-chef har startat en arbetsgrupp för att se över organisationsstruktur och le- darförutsättningar. Detta efter att denna tillsammans med kommundirektör va- rit inbjuden till en av socialförvaltningens RE-träffar och fått till sig synpunkter på dagens situation för chefer inom denna förvaltning. Det finns också en ge- nerellt hög omsättning på ledare inom organisationen.
Syftet med arbetsgruppen är att se över hur det ser ut för ledare inom Vara kommun och vad som kan göras för att förbättra deras arbetssituation.
I gruppen ingår, förutom HR-chef, även representanter från socialförvalt- ningen och bildningsförvaltningen, med förvaltningschef för båda dessa, samt förvaltningen för Utveckling och Service.
Detta är ett pågående arbete. Just nu är det fastställt att ett första viktigt steg är att rätt chef blir anställt i början av processen. Sedan behöver detta följas av en riktig introduktion för att chefen ska få veta vad som förväntas av denne samt vad som behöver göras.
Arbetet kommer att rapporteras löpande till personalutskottet.
__________
Rekryteringsprocessen för högre tjänster
Just nu håller rekryteringen av socialchef på att planeras. Då detta är en förvalt- ningschef kommer kommunstyrelsens arbetsutskott att bjudas in vid intervju- erna, tillsammans med nämndsordföranden i socialnämnden.
Tjänsten som miljö- och byggchef har varit utannonserad, och även här kom- mer kommunstyrelsens arbetsutskott att bjudas in till intervjuerna tillsammans med miljö- och byggnadsnämndens ordförande.
Kanslichefstjänsten har också varit utannonserad och intervjuerna kommer att starta för denna tjänst snart.
Informationsunderlag
- Protokollsutdrag från kommunstyrelsens arbetsutskott, 2014-09-24 § 129 __________
Utdragsbestyrkande PU § 70
Information om årsarbetstidsavtalet
Just nu sker det en dialog med Kommunal om årsarbetstidsavtalet.
Kommunal, HR-avdelningen och chefer är överens om att tillämpningen av det nuvarande avtalet inte sker på ett transparent sätt. Idag finns det olika till- lämpningar av avtalet beroende på vilken chef det är. Det upplevs svårt att ef- terleva avtalet för cheferna, det blir ofta föregångarens tolkning som det utgås ifrån, sedan kan en annan kollega tolka avtalet på ett annat sätt.
Det finns därför ett behov av att förtydliga avtalet, antingen genom revidering eller i form av ett tilläggsavtal. Ett förtydligande minskar frustrationen hos che- fer och medarbetare samtidigt som tid och energi kan läggas på det dagliga ar- betet istället för en diskussion om vad avtalet innebär.
__________
Uppstart av löneöversyn 2017
Uppstart av löneöversynen 2017 har nu startat, när löneöversynen för 2016 precis blivit klar. Detta då det är ettårsavtal som tillämpas.
I processen just nu har uppstartsdialog skett i chefsgruppen. Där har det frå- gats vad det finns för pårioriteringar som behöver göras för 2017. Detta har cheferna tagit med sig för att fundera över. Nästa steg blir att fastställa vilka grupperna är.
Den totala budgeten är 3,4 procent av nuvarande löner. Här innefattas dock lö- nerevision, löneglidningar samt struktursatsningar.
Tanken är att de nya lönerna ska betalas ut från och med den 1 april.
__________
Utdragsbestyrkande PU § 72
Information från förvaltningen
Arbetsklimatundersökningen (AKU)
Tidigare utskickad arbetsklimatundersökning har nu börjat sammanställas av det ansvariga företaget Markör. Ungefär 75 procent har svarat, vilket anses vara en helt okej svarsfrekvens.
Under vecka 48 kommer Markör till Vara kommun för att informera om resul- tatet på ledningsgruppen. Det ska undersökas om även kommunstyrelsen ska få en genomgång av denna information.
__________
Uppföljning av blanketter i samband med av- slutningssamtal
Personalutskottets beslut
Personalutskottet tar del av avslutningsblanketterna.
__________
Sammanfattning av ärendet
På varje personalutskott tar utskottet del av de avslutningsblanketter som läm- nats in till HR-chefen sedan det senaste sammanträdet.
Avslutningssamtal erbjuds de som arbetat minst ett år och som frivilligt avslu- tar anställningen eller går i pension. Normalt ska samtalet ske med närmsta chef, som också är den som ska ta initiativet till att samtalet sker. Arbetstagaren har dock rätt att genomföra samtalet med annan om det önskas. Vid samtalet fylls en avslutningsblankett i där exempelvis orsaker, förslag på förbättringar och synen på Vara kommun som arbetsgivare är viktiga frågor.
__________
