Dokumenthanteringsplan

(1)

STADSARKIVET

2008-03-11

Dokumenthanteringsplan för Norrköping Vatten AB,

Norrköpings stadsarkivs beteckning 58

Fastställd av styrelsen den 11 mars 2008, § 7.

Enligt arkivlagen ska alla kommunens myndigheter ha dokumenthanteringsplaner för sina verksamheter. Planerna arbetas fram i samråd mellan berörd verksamhet och stadsarkivet. Av dokumenthanteringsplanen framgår bland annat vilka

handlingar som finns samt hur de ska ordnas och hanteras. Dessutom beskrivs om de ska bevaras, och i så fall när de ska överlämnas till stadsarkivet, eller om de ska gallras och efter hur lång tid det i så fall ska ske.

Dokumenthanteringsplanerna fastställs av den myndighet som är ansvarig för

verksamheten, efter förslag från arkivmyndigheten.

(2)

Administrativa handlingar

Protokoll Styrelse Original Pärm Kassaskåp, Arkiv Lindö-

vägen 5 B VD-assistent Bevaras 5 Kopia i pärm i VD-assistent tjänste- rum

GFG-protokoll Pärm Tjänsterum VD-assistent Bevaras 5 Ledningens Genomgång

Mötesanteckningar ledn.gupp Digitalt L-disk Server kommunens IT-

enhet VD-assistent Bevaras 5

Mötesanteckningar samrådsmö-

te/uppföljningsmöte Digitalt L-disk Server kommunens IT-

enhet VD-assistent Bevaras 5

Förslagsverksamhet – belönade

förslag Digitalt L-disk Papper i personalakt

Server kommunens IT- enhet

PA-arkiv Lindövägen 5

VD-assistent VD-assistent

5 Bevaras

- Med personal-

akten Diarieförs och förvaras i personalakten Förslagsverksamhet – ej belönade

förslag Digitalt L-disk Server kommunens IT-

enhet VD-assistent 5

Utgående och inkommande handlingar, brev, offerter, anbud, avtal - diarieförda

- registrerade ej diarieförda - anbud/offerter ej antagna

Ärendeakt Digitalt L-disk Digitalt L-disk Pärm

Diarieskåp Arkiv Lindö- vägen 5 B

Arkiv Lindövägen 5 B

VD-assistent VD-assistent Aktuell handläggare Beställare

Bevaras 5 5 2

5 - - -

Placeras i befintlig ärendestruktur

Personlig e-post Digitalt Server kommunens IT-

enhet Personligt ansvar Gia - E-brev som tillför ärende sakuppgift ska skrivas ut, diarieföras och arkiveras i ärendeakten

Nyckelutlämningslistor Digitalt på VD-

assistentmapp Server kommunens IT-

enhet VD-assistent Gia - Efter kontroll och återlämnande

Verksamhetssystemets dokument Digitalt L-disk Server kommunens IT-

enhet Dokumentägare 5 - Gallringsfrist gäller när handlingen ersatts eller utgått

(3)

Registrering Bolagsverket Ärendeakt Diarieskåp Arkiv Lindö-

vägen 5 B VD-assistent Bevaras 5

Försäkringsbrev Egendom, Ansvar

och Rese Ärendeakt Diarieskåp Arkiv Lindö-

vägen 5 B VD-assistent 10 - Gallringsfrist efter försäkringens upp- hörande

Försäkringsbrev Styrelse och VD Diarie Diarieskåp Arkiv Lindö-

vägen 5 B VD-assistent 10 - Gallringsfrist efter försäkringens upp- hörande

Upphandlingar som utförs av kommunens upphandlingsenhet (utom anbud/offerter som inte antas)

Digitalt

Pärm

Kommunens E-avrop, databas

Kommunens Upphand- lingsenhet

Projektledare

Gallras enligt regler E-avrop

Bevaras

-

5

Förfrågningsunderlag, anbudshand- lingar, utvärderingsrapport, besluts- rapport, beställning, kontrakt

Avtal Digitalt Papper-original

Kommunens avtalsdata- bas

Kommunens Upphand- lingsenhet

Inköpsansvarig Norrkö- ping Vatten

Gia Bevaras

- Med ärendeak-

ten Diarieförd handling Planhandlingar, inkomna för ytt-

rande Pärm, områdesvis,

årsvis Arkiv Lindövägen 5 B Remisshandläggare 10 - Pärm med register

Pärm för innevarande år förvaras hos remisshandläggare

Remisser, inkomna för yttrande Pärm, årsvis Arkiv Lindövägen 5 B Remisshandläggare 2 - Pärmar med register

Pärmar för innevarande år förvaras hos remisshandläggare

(4)

Administrativa handlingar, drift och anläggningar

Driftinstruktioner, manualer och

tekniska beskrivningar Pärm och digitalt Tjänsterum och diarie-

skåp Arkiv Lindöväg 5 B Driftansv./Projektansv Gia - Inkl. manualer (SPU, VV etc samt typ Idus)

Myndighetskontakter Pärm/ärendeakt Tjänsterum och diarie-

skåp Arkiv Lindöväg 5 B Miljöingenjör Bevaras Med ärendeak-

ten Anmälan, tillstånd etc

Periodiska besiktningsrapporter Pärm Tjänsterum miljöingenjör Miljöingenjör 10 - Kopia Referensbibliotek Slottshagen Miljörapporter, årsrapporter Pärm / ärendeakt Tjänsterum och diarie-

skåp Arkiv Lindöväg 5 B Miljöingenjör Bevaras 5 Ska registreras i diariet. Kopia Refe- rensbibliotek Slottshagen och Borg Kvartalsrapporter rening Pärm / ärendeakt Tjänsterum och diarie-

skåp Arkiv Lindöväg 5 B Miljöingenjör 10 - Kopia Referensbibliotek Slottshagen Rapportering överskridna villkor Pärm / ärendeakt Tjänsterum och diarie-

skåp Arkiv Lindöväg 5 B Miljöingenjör 10 -

Kontrollprogram Pärm / ärendeakt Tjänsterum och diarie-

skåp Arkiv Lindöväg 5 B Miljöingenjör Gia - Kopia Referensbibliotek Slottshagen Slamrevision-östgötaslam Pärm Tjänsterum miljöingenjör Miljöingenjör Bevaras 5 Kopia Referensbibliotek Slottshagen

(avser aktuell kopia) Industriärenden, utsläpp till avlopp Pärm / ärendeakt Tjänsterum och diarie-

skåp Arkiv Lindöväg 5 B Miljöingenjör Gia - Yttranden etc

Fettavskiljarärende Pärm / ärendeakt Tjänsterum och diarie-

ten Krav på installation, dispenser Vattenskyddsområden inkl skydds-

föreskrifter Pärm / ärendeakt Tjänsterum och diarie-

ten Ansökningshandlingar, beslut, ären- den inom fastställda områden Interna och externa revisioner, ISO

17025, 9001, 14001, REVAQ Digitalt L-disk Papper-original

Miljöingenjör Miljöingenjör

5

Bevaras 5

Driftstörningar/ akutinsatser Nät Vabas Duf Server kommunens IT-

enhet Driftingenjör va-nätet Gia -

(5)

Protokoll från filmning av nät Vabas Duf Server kommunens IT-

enhet Driftingenjör va-nätet Gia -

Filmer från filmning av nät Ärendeakt Arkivskåp Slottshagen Driftingenjör va-nätet Gia

Checklistor reningsverk Pärm, kronologiskt Tjänsterum Driftingenjör Slottshagen 5 - Visar vår skötsel av RV Administrativa handlingar,

ritningar

Konstruktionsritningar, vattenverk DTA Server kommunens IT-

enhet Kommunens tekniska

arkiv Gia - Inskannade och säkerhetskopierade

till 1 juli 2008. Projektledare ansvarar för att handlingen kommer till kommunens tekniska arkiv.

Konstruktionsritningar, reningsverk DTA Server kommunens IT-

Konstruktionsritningar, pumpsta-

tioner/tryckstegringar DTA Server kommunens IT-

Konstruktionsritningar, nät DTA Server kommunens IT-

Relationsritningar, nät Vabas Karta Server kommunens IT-

enhet Kommunens GIS-enhet Gia - Projektledare ansvarar för att handlingen kommer till kommunens GIS- enhet.

Översiktskarta, nät Vabas Karta

Pappersutskrift

Stadsarkivet

Kommunens GIS-enhet

Driftingenjör va-nät

Gia

Bevaras

-

Direkt efter

utskrift Utskrift vart 5:e år med början år 2008

(6)

Administrativa handlingar,

Projekt och löpande underhåll Gallringsfristen

räknas från året för slutbesikt- ning

Projektakter som ska beva- ras levereras 10 år efter slutbe- siktning

Från gallringen ska undantas projekt- akter som

- innehåller arkitekttävling

- avser kulturhistoriskt värdefullt objekt samt

- av NoVa särskilt bedöms värda att bevara.

Förstudie Digitalt L-disk Server kommunens IT-

enhet Beställare 10 -

Projekteringsmötesprotokoll Digitalt L-disk Server kommunens IT-

enhet Projektledare 10 -

Beslutsunderlag investering och

underhåll Pärm/ärendeakt,

digitalt L-disk Diarieskåp arkiv Lindö- vägen 5 B, server kommunens IT-enhet

Projektledare 10 -

Förfrågan Pärm/ärendeakt, digitalt L-disk Diarieskåp arkiv Lindö-

vägen 5 B, server kommunens IT-enhet

Beställare 10 -

Anbud - antaget

- ej antaget

Pärm/ärendeakt, digitalt L-disk

Pärm

Diarieskåp arkiv Lindö- vägen 5 B, server kommunens IT-enhet Arkiv Lindövägen 5 B

Beställare

10

2

-

- Anbud som inte antas ska förvaras åtskilda från det antagna

Antagande av entreprenör Pärm/ärendeakt,

Beställare 10 -

Beställning Pärm/ärendeakt, digitalt L-disk Diarieskåp arkiv Lindö-

vägen 5 B, server kommunens IT-enhet

Beställare 10 -

(7)

Tackbrev till anbudsgivare som

antagits Pärm/ärendeakt,

Beställare 10 -

Byggmötesprotokoll Digitalt L-disk Server kommunens IT-

Tidplaner Digitalt L-disk Server kommunens IT-

enhet Projektledaqre 10 -

Besiktningsprotokoll Digitalt L-disk Server kommunens IT-

Digital projektinformation nät Digitalt L-disk Server kommunens IT-

enhet Projektledare nät 10 -

Projektpärmar Enligt märkning projektpärmar i Economanum- merordning

Kompaktarkiv arkiv Lin-

dövägen 5 B Projektledare 10 - Byggmöten, korrespondens, utred- ningar/förstudier

Ledningsrättsavtal Lantmäteriet Lantmäteriet Projektledare Bevaras - Inskrivet på fastighet.

Levereras till NSA från Lantmäteriet enligt dokumenthanteringsplan.

Avtal med fastighetsägare (gäller ej avtal om anslutning och brukning)

Pärm/ärendeakt,

Projektledare 10 - Avser avtal med giltighet endast under pågående projekt

Bygglovhandlingar Pärm/ärendeakt,

Projektledare 10 -

Provningsprotokoll Projektpärm Arkiv Lindövägen 5 B Projektledare 10 - Brev till kund som innebär någon

form av förbindelse NoVa/kund Digitalt L-disk, pärm/ärendeakt, projektpärm

Diarieskåp arkiv Lindö- vägen 5 B, server kommunens IT-enhet

Projektledare 10 - Avser förbindelser med giltighet endast under pågående projekt

(8)

UH-Beställning material och tjäns-

ter Kronologiskt i pärm Borgs VV Resp. UH-ansvarig 10 - Avser uppdrag enligt gällande delegationsordning.

Finns även i IDUS utan påskrift Beställningar avseende lednings-

näten Digitalt L-disk Server kommunens IT-

enhet Driftingenjör va-nät 10 - Avser uppdrag enligt gällande delegationsordning.

Tidrapport från entreprenörer Kronologiskt i pärm Borgs VV Resp. UH-ansvarig 2 - Administrativa handlingar,

Lab dricksvatten

Provtagningsprotokoll Pärm, kronologiskt Arkiv Borg Kvalitetsansv, Lab Borg 10 - Beställningsunderlag, följesedlar,

fraktsedlar Borgs lab Pärm, kronologiskt Arkiv Borg Kvalitetsansvarig, Lab

Borg Gia - Efter fakturakontroll

Körlistor, Lab Borg Pärm, kronologiskt Arkiv Borg Kvalitetsansvarig, Lab

Borg 10 -

Analysrapporter, fortlöpande och

årssammanställning Pärm, kronologiskt Arkiv Borg Kvalitetsansvarig, Lab

Borg Bevaras 10 Analyser enligt myndighetskrav Mötesprotokoll Lab-Drift Pärm, kronologiskt Arkiv Borg Kvalitetsansvarig, Lab

Borg 5 -

Kalibreringsbevis Pärm, kronologiskt Arkiv Borg Kvalitetsansvarig, Lab

Borg 10 -

Ventilationskontroll Pärm, kronologiskt Arkiv Borg Kvalitetsansvarig, Lab

Borg 10 -

Analysmetoder Original Pärm, kronologiskt Arkiv Borg Kvalitetsansvarig, Lab

Borg 10 -

Labspecifika analysmetoder Pärm, kronologiskt Arkiv Borg Kvalitetsansvarig, Lab

Borg 10 -

Inventarieförteckning Pärm, kronologiskt Arkiv Borg Kvalitetsansvarig, Lab

Borg 10 -

(9)

Serviceprotokoll Pärm, kronologiskt Arkiv Borg Kvalitetsansvarig, Lab

Borg 10 -

Kalibreringspärm Turbiditet, färg,

konduktivitet Pärm, kronologiskt Arkiv Borg Kvalitetsansvarig, Lab

Borg 10 -

Kalibreringsbevis Ackreditering Pärm, kronologiskt Arkiv Borg Kvalitetsansvarig, Lab

Borg 10 -

Kontrollpärm för pipetter, växel-

enheter Pärm, kronologiskt Arkiv Borg Kvalitetsansvarig, Lab

Borg 10 -

Kontrollpärm för termometrar Pärm, kronologiskt Arkiv Borg Kvalitetsansvarig, Lab

Borg 10 -

Kontrollblad Pärm, kronologiskt Arkiv Borg Kvalitetsansvarig, Lab

Borg 10 -

Provningsjämförelser Pärm, kronologiskt Arkiv Borg Kvalitetsansvarig, Lab

Borg 10 -

Historik, provningsjämförelser Digitalt L-disk Server kommunens IT-

enhet Kvalitetsansvarig, Lab

Borg Gia -

Utvärdering av kontrollprov Pärm, kronologiskt Arkiv Borg Kvalitetsansvarig, Lab

Borg 10 -

Internrevision Lab Borg Pärm samt digitalt L-

disk Arkiv Borg samt server

kommunens IT-enhet Kvalitetsansvarig, Lab

Borg 10 -

Bedömningsrapport från SWEDAC Digitalt L:disk Papper - original

Diarieskåp Lindöväg 5B

Kvalitetsansvarig, Lab Borg

10 Bevaras

- Med ärendeak- ten

Beslut från SWEDAC Papper - original Kopia pärm

Diarieskåp Lindöväg 5B Arkiv Borg

Kvalitetsansvarig, Lab Borg

Bevaras 10

Med ärendeak- ten

-

(10)

Administrativa handlingar, Lab reningsverk

Dokumentation om introduktion av

personal Papper - original i personalakten Kopia i pärm

PA arkiv Lindövägen 5B Labbet Slottshagen

Kvalitetsansvarig Lab Slottshagen

Bevaras 10

Med personalakten

Dokumentation om kompetensbe-

vis för labpersonal Slottshagen Papper - original i personalakten Kopia i pärm

PA-arkiv Lindövägen 5B Labbet Slottshagen

Bevaras 10

Med personalakten

- Interna labbmöten, minnesanteck-

ningar Pärm Labbet Slottshagen Kvalitetsansvarig Lab

Slottshagen 5 -

Provtagningsprotokoll Pärm Labbet Slottsha-

gen/labbets närarkiv Kvalitetsansvarig Lab

Slottshagen 10 -

Beställningsunderlag, följesedlar,

fraktsedlar Labb Slottshagen Pärm Labbet Slottsha-

Slottshagen Gia - Efter fakturakontroll

Körlistor Labb Slottshagen Pärm Labbet Slottsha-

Slottshagen 10 -

Analysrapporter Lab Slottshagen, fortlöpande och årssammanställ- ning

Pärm Labbet Slottsha-

Slottshagen Bevaras 10 Analyser enligt myndighetskrav Mötesanteckningar Drift-Labb Pärm Labbet Slottshagen Kvalitetsansvarig Lab

Slottshagen 5 -

Kalibreringsbevis Pärm Labbet Slottshagen Kvalitetsansvarig Lab

Slottshagen 10 Eia -

Ventilationsprotokoll Pärm Labbet Slottshagen Kvalitetsansvarig Lab

Slottshagen 10 -

Kalibreringsschema Pärm Labbet Slottshagen Kvalitetsansvarig Lab

(11)

Standardmetoder ej aktuella, del

1,2,3 SIS mm Pärm Labbet Slottshagen Kvalitetsansvarig Lab

Labspecifika analysbeskrivningar Pärm , digitalt L-disk Labbet, server kommu-

nens IT-enhet Kvalitetsansvarig Lab

Slottshagen 10 -

Aktuella analysmetoder från bl.a.

SIS och Lange Pärm Labbet Slottshagen Kvalitetsansvarig Lab

Rådata analyser Pärm Labbet Slottshagen Kvalitetsansvarig Lab

Slottshagen 10 -

Servicejournaler arkiv Pärm Labbet Slottshagen Kvalitetsansvarig Lab

Slottshagen 10 - Avklarade servicekontroller gällande

labinstrument Provningsjämförelser Pärm Labbet Slottsha-

Slottshagen 10 -

Instrument och utrustning i Slotts-

hagens laboratorium Pärm Labbet Slottsha-

Slottshagen 10 Eia - Manualer och kalibreringsprotokoll Kontrolldiagram för kontrollprov Pärm Labbet Slottsha-

Slottshagen 10 -

Historik provningsjämförelser Digitalt L-disk Pärm

Labbet Slottsha- gen/labbets närarkiv

10 Bevaras

- 10

Veckoprov Pärm Labbet Slottsha-

Slottshagen 10 -

Rapporter ytterverk Pärm Labbet Slottsha-

Slottshagen 10 -

Interna driftrapporter utanför ordi-

narie kontrollprogram Pärm Labbet Slottsha-

Slottshagen 10 -

Uppföljning av rapportering Slotts-

hagen och ytterverk Pärm Labbet Slottsha-

Slottshagen 10 -

(12)

Externa tjänster och lathundar del

1 o 2 Pärm Labbet Slottsha-

Slottshagen 10 -

Externa tjänster Rapporter efter

uppdragsgivare del 1 o 2 Pärm Labbet Slottsha-

Slottshagen 10 -

Bedömningsrapport från SWEDAC Digitalt L:disk Papper - original

Diarieskåp Lindöväg 5B

Kvalitetsansvarig, Lab Slottshagen

10 Bevaras

- Med ärendeak- ten

Beslut från SWEDAC Papper - original Kopia pärm

Diarieskåp Lindöväg 5B Labbet Slottsha- gen/labbets närarkiv

Kvalitetsansvarig, Lab Slottshagen

Bevaras 10

Med ärendeak- ten

-

ekonomi Enligt dokumenthanteringsplan NSA

bet 04. Avvikelser finns och redovisas nedan. Redovisningen som följer är främst till för att specificera arkivlägg- ning/placering, förvaringsplats samt ansvarig.

Fakturor original (2003-2005) Pärm Arkiv Lindövägen 5 B Ekonom 10 -

Fakturor original (2006 -- Kommunens IT-enhet Ekonom 10 - Ansvarig på kommunens IT-enhet Fakturor original Pärm Arkiv Lindövägen 5 B Ekonom 10 - Fakturor som ej skannas

Fakturor och verifikationer, original Pärm Tjänsterum, arkiv Lindö-

vägen 5 B VD-assistent 10 - Verifikationer som attesteras av ordfö- rande enlig delegationsordning.

Tjänsterum år 1 därefter arkiv.

Verifikationer Pärm Tjänsterum, arkiv Lindö-

vägen 5 B Ekonom 10 - Bokföringsorder med bilagor, rättelse-

verifikat.

Tjänsterum år 1 därefter arkiv.

(13)

Leveransbevis fakturor Ärendeakt och digi-

talt på L-disk Diarieskåp Lindöväg 5B och server kommunens IT-enhet

VD-assistent 10 - Mottagningsbevis från NSA

Attestförteckning Pärm Dokumentskåp, Arkiv

Lindövägen 5 B Ekonom 10 -

Slamsedlar, underlag till fakturor Pärm Arkiv Lindövägen 5 B VD-assistent 10 - Beställningar, följesedlar för kon-

torsmaterial Pärm Tjänsterum, arkiv Lindö-

vägen 5 B VD-assistent Gia - Efter fakturakontroll

Beställningar, följesedlar för tågre- sor, hotell som inte blir verifika- tionsbilagor.

Pärm Tjänsterum VD-assistent Gia - Normalt efter fakturakontroll

Beställningar, följesedlar av mobil- telefoner som inte blir verifika- tionsbilagor.

Pärm Tjänsterum VD-assistent Gia - Normalt efter fakturakontroll

Kvittenslistor registreringar Pärm Arkiv Lindövägen 5 B Ekonom 10 - Skattedeklaration, arbetsmaterial Pärm Tjänsterum, arkiv Lindö-

vägen 5 B Ekonom 5 - Tjänsterum år 1 därefter arkiv.

F-skattsedel, registreringsbevis samt övrig korrespondens med Skatteverket

Pärm Tjänsterum, arkiv Lindö-

Årsbokslut med bilagor Pärm Arkiv Lindövägen 5 B Ekonom Bevaras 5

Årsredovisning Pärm Dokumentskåp, arkiv

Lindövägen 5 B Controller Bevaras 5

Bokslutsunderlag Pärm Arkiv Lindövägen 5 B Ekonom 5 -

Avstämningsrapport, Betalnings-

specifikation BG Pärm Tjänsterum, arkiv Lindö-

Beordrade betalningsuppdrag Pärm Tjänsterum, arkiv Lindö-

(14)

Kontoutdrag SEB, PG Pärm Tjänsterum, arkiv Lindö-

Projektansökningar Pärm Tjänsterum Ekonom 10 -

Integrationsposter anläggningsres-

kontra Pärm Tjänsterum Ekonom 5 -

Avstämningslistor anläggningsres-

kontra Pärm Tjänsterum Ekonom 5 -

Fellista, anläggningsreskontra Pärm Tjänsterum Ekonom 5 -

Kontotabell Digitalt L-disk, pärm Server kommunens IT- enhet, arkiv Lindövägen 5 B

Ekonom 10 -

Bokföringshistorik SAP (2003-2005 CD-skivor, digitalt L-

disk Dokumentskåp, server

kommunens IT-enhet Controller 10 -

Underlag betalda löner Pärm Tjänsterum Controller 10 - För ekonomiavstämning

Likviditetsprognoser Pärm Tjänsterum Ekonom Gia - Rapport till kommunens internbank.

Inbetalningar BG OCR Pärm, datumordning Arkiv, Lindövägen 5 B Kundreskontra 10 - Inbetalningar BG Manuella Pärm, datumordning Arkiv, Lindövägen 5 B Kundreskontra 10 - Listor BG Pärm, datumordning Arkiv, Lindövägen 5 B Kundreskontra 10 - Kontoutdrag PG Manuella Pärm, datumordning Arkiv, Lindövägen 5 B Kundreskontra 10 - Listor PG OCR Pärm, datumordning Arkiv, Lindövägen 5 B Kundreskontra 10 -

Fakturaunderlag Pärm, datumordning Arkiv, Lindövägen 5 B Kundreskontra 10 - För externfakturering

Fakturaregister Digitalt Server IT enhet Kundreskontra 3 - Kundfakturor

Administrativa handlingar, kundärenden

Utförda arbetsorder för mätare Arkivkartonger Arkiv Lindövägen 5 B Ansvarig mätapparatur 10 - Kalibreringsbevis, mätare Arkivkartonger Arkiv Lindövägen 5 B Ansvarig mätapparatur 10 -

(15)

Servisanmälan Pärm, kronologiskt Arkiv Lindövägen 5 B Ansvarig anslutning Bevaras När de inte är aktiva i verksamheten

Beställning av ny va-anslutning

Gröna kort Lösa, efter fastighet Arkiv Lindövägen 5 B

skåp Ansvarig anslutning Bevaras När de inte är aktiva i verksamheten

Uppgifter om abonnentens servisan- slutning

Debiteringsunderlag Pärm, kronologiskt Arkiv Lindövägen 5 B Ansvarig anslutning Bevaras När de inte är aktiva i verksamheten

Anläggningsavgift

Journallista anslutning Block och digitalt

L:disk Arkiv Lindövägen 5 B, server kommunens IT- enhet

Ansvarig anslutning Bevaras När de inte är aktiva i verksamheten Mötesanteckningar Kundmöte

/Team marknadsmöte Digitalt L:disk Server kommunens IT-

enhet Marknadsansvarig 5 -

(16)

personal x) Gallras ur

personalakten innan akten levereras till NSA

Enligt dokumenthanteringsplan NSA bet 03. Redovisningen som följer är till för att specificera arkivlägning/place- ring, förvaringsplats samt ansvarig.

Nyanställning Anställningsansökan - från den som får tjänsten - övriga

Personalakt Ärendeakt

PA arkiv Lindövägen 5 B Diariet Lindövägen 5 B

Personalman Personalman

Bevaras 2

Med personalakten

Ska diarieföras i rekryteringsärendet

Återsändes eller gallras 2 år efter tillsättningsbeslutet

Anställningsbevis Personalakt PA arkiv Lindövägen 5 B Personalman Bevaras Med personal-

akten Kopia till Löneenheten.

Skattsedel Löneenheten 2 -

Jämkningsbeslut Löneenheten 2 -

Fasta tillägg och avdrag Personalakt PA arkiv Lindövägen 5 B Personalman 2 Eia x) Kopia till Löneenheten.

Fast fördelning Löneenheten 2 Eia -

Arbetstidsschema Palett VD Assistent Gia - Finns kvar I Palett, ev kan ursprungs-

schemat sparas I PA arkivet Konsultkontrakt

Konsultkontrakt original Ärendeakt Diarieskåp Lindöväg 5 B VD Assistent Bevaras - Pågående anställning

Protokoll löneöversyn Pärm Tjänsterum Lindöväg 5 B Personalman Bevaras -

Protokoll övrig löneförhandling Bevaras -

Bilavtal – egen bil i tjänsten Personalakt PA arkiv Lindövägen 5 B Personalman Bevaras Med personal-

akten Ska diarieföras men arkiveras i personalakten. Kopia skickas till Löneenhe- ten.

(17)

Leasingbil/förmånsbil - avtal

- leasingavtal original - leasingavtal kopia

Personalakt Ärendeakt

PA arkiv Lindövägen 5 B Diarieskåp Arkiv Lindö- vägen 5 B

Löneenheten

Personalman VD Assistent

Bevaras 10 Eia

Gia

Med personalakten

- -

Grundavtalet ska diareiföras

Mellan betalande enhet och leasingfö- retaget. Ska diarieföras.

Individuellt pensionsavtal Personalakt PA arkiv Lindövägen 5 B Personalman Bevaras Med personalakten Personalvårdshandlingar (t ex

rehabilitering) ang. den anställde Personalakt PA arkiv Lindövägen 5 B Personalman Bevaras Med personal-

akten Ska diarieföras men arkiveras i personalakten. Sekretess gäller enligt SL 7:11

Förändring av anställning (förläng-

ning, ändringar) Personalakt PA arkiv Lindövägen 5 B Personalman Bevaras Med personal-

akten Dokumenteras i anställningsbevis Komplettering av tid för minnesgå-

va Personalakt PA arkiv Lindövägen 5 B Personalman Bevaras Med personal-

akten Korrigeras i Palett Underlag för personuppgifter Personalakt PA arkiv Lindövägen 5 B Personalman Gia x) Ex adressändring, telefon Tillägg/avdrag

Tjänstgöringsrapport Tjänsterum Lindövägen 5 B Personalman 2 - Gäller både månads och timavlönade Ledighetsansökan < 1,5 år Personalakt PA arkiv Lindövägen 5 B Personalman 2 x)

Ledighetsansökan > 1,5 år Personalakt PA arkiv Lindövägen 5 B Personalman Bevaras Med personalakten

Sjukanmälan Palett Kommunens IT-enhet Närmaste chef Muntlig anmälan. Sekretess gäller

enligt SL 7:11

Friskanmälan Palett Kommunens IT-enhet Närmaste chef Muntlig anmälan. Sekretess gäller

enligt SL 7:11

Försäkran för sjuklön Personalakt PA arkiv Lindövägen 5 B Personalman 2 x) Sekretess gäller enligt SL 7:11 Läkarintyg Personalakt PA arkiv Lindövägen 5 B Personalman 2 x) Sekretess gäller enligt SL 7:11

Friskvårdersättning Löneenheten 10 -

Avdrag för P-plats, telefon mm Löneenheten 2 -

(18)

Redovisning av egna utlägg i

tjänsten Pärm Arkiv Lindövägen 5 B Ekonom 10

Körjournal för hållande med egen

bil i tjänsten Löneenheten Löneassistent 10 -

Körjournal för hållande med för-

månsbil i tjänsten Löneenheten Löneassistent 10 -

Reseräkning inkl kvitton Löneenheten 10 -

Underlag för löneavdrag

strejk/lockout Personalakt PA arkiv Lindövägen 5 B Personalman 2 x) Avslutad anställning

Egen uppsägning (avgångsanmä-

lan) Personalakt PA arkiv Lindövägen 5 B Personalman Bevaras Med personalakten Pensionsansökan Personalakt PA arkiv Lindövägen 5 B Personalman Bevaras Med personal-

akten Meddela pensionshandläggare på Personalkontoret

Beslut om uppsägning från arbets-

givaren Personalakt PA arkiv Lindöväg 5 B Personalman Bevaras Med personal-

akten Ska diarieföras men arkiveras i personalakten

LAS Personalakt PA arkiv Lindöväg 5 B Personalman Bevaras Med personal-

akten Ny blankett ersätter gammal. Den sista bevaras

Besked till anställd om att anställ- ning för begränsad tid kommer att upphöra, med talong för anmälan om företrädesrätt

Personalakt PA arkiv Lindöväg 5 B Personalman Bevaras Med personal-

akten Återkommen anmälan om företrädes rätt gallras med 2 års frist

Varsel till personalorganisation om att medlems anställning för begrä- sad tid kommer att upphöra.

Personalman - Skickas till personalorganisationen

Erbjudan om anställning Personalakt PA arkiv Lindöväg 5 B Personalman Bevaras Med personal-

akten Sparas om svar ”nej”

Ansökan om avgångsvederlag Personalakt PA arkiv Lindöväg 5 B Personalman Bevaras Med personal-

akten Ska diarieföras men arkiveras i personalakten

Överenskommelse om avgångs- Personalakt PA arkiv Lindöväg 5 B Personalman Bevaras Med personal- Ska diarieföras men arkiveras i perso-

(19)

vederlag, original akten nalakten Individuellt pensionsavtal Personalakt PA arkiv Lindöväg 5 B Personalman Bevaras Med personal-

akten Ska diarieföras men arkiveras i personalakten. Meddela pensionshandläg- gare på Personalkontoret

Utdata

Utanordninsglista Pärm Tjänsterum Lindövägen

5 B Personalman 2 - Ska attesteras på papper

Grundlista, löner Pärm Tjänsterum Lindöväg 5 B Personalman 2 - Ska attesteras på papper

Utdata ur LAS-modul Palett Personalkontoret Gia - Ex minnesgåva, turordning, bevakning

av vikariat Övriga löner

Tjänstgöringsintyg, -betyg, kopia Personalakt PA arkiv Lindöväg 5 B Personalman Bevaras Med personalakten Arbetsgivarintyg, AMS kopia Personalakt PA arkiv Lindöväg 5 B Personalman Bevaras Med personal-

akten Personalakt

- pågående anställning Personalakt PA arkiv Lindöväg 5 B Personalman Bevaras x) Avställs vid upphörd anställning - avslutad anställning Personalakt PA arkiv Lindöväg 5 B Personalman Bevaras 2 x) Innan akten levereras till NSA ska

alla handlingar som i denna plan mar- kerats med x) utgallras ur akten.

Arbetsinfo och infomaterial av

tillfällig betydelse Personalakt PA arkiv Lindöväg 5 B Personalman Gia x) Använd gallringstider 2, 5, 10 år, vid inaktualitet samt efter inaktualitet. Med gallring menas att handlingen förstörs.