07.6. Bilaga 4. Granskning av ekonomi- och verksamhetsstyrning inom VON

(1)

Granskning av ekonomi- och verksamhetsstyrning inom Vård- och omsorgs- nämnden

Sollentuna kommun December 2019

Kristian Damlin, Projektledare

Tua Lennartsson, Projektmedarbetare

(2)

Innehållsförteckning

Sammanfattning 2

Inledning 4

1.1. Bakgrund 4

1.2. Syfte och revisionsfråga 4

1.3. Revisionskriterier 4

1.3.1. Program med mål och riktlinjer för verksamheter som utförs av privata utförare 4

1.4. Kontrollmål 5

1.5. Metod 5

Iakttagelser och bedömningar 7

2.1. Vård- och omsorgsnämnden 7

2.2. Sollentunas program för mål och uppföljning av privata utförare 8

2.3. Resursfördelningsmodell 8

2.3.1. Iakttagelser 8

2.3.2. Bedömning 9

2.4. Organisationens mål 9

2.4.2. Bedömning 10

2.5. Riktlinjer, rutiner och system för styrning, ledning och uppföljning 10

2.6. Uppföljning och kontroll av ekonomi och kvalitet 12

2.7. Nämndens överskott 2018 och påverkan av nämndens besparingar 14

2.8. Gränssnitt mellan nämnden och AB SOLOM 17

Revisionell bedömning 20

3.1. Rekommendationer 20

(3)

Sammanfattning

PwC har på uppdrag av Sollentuna kommuns förtroendevalda revisorer granskat arbetet med ekonomi- och verksamhetsstyrning inom vård- och omsorgsnämnden. Granskningen besvarar följande revisionsfråga: Säkerställer nämnden en ändamålsenlig styrning och ledning av verksamheten ur ett såväl ekonomiskt som verksamhetsmässigt perspektiv samt med en tillräcklig intern kontroll?

Vi bedömer att vård- och omsorgsnämnden inte helt säkerställer en ändamålsenlig styrning och ledning av verksamheten ur såväl ett ekonomiskt som verksamhetsmässigt perspektiv samt med en tillräcklig intern kontroll.

Bedömningen grundar sig på iakttagelser som gjorts inom respektive kontrollmål (ej kontrollmål 5-6 som är mer deskriptiva till sin karaktär), vilka presenteras nedan.

Kontrollmål 1 - Finns en ändamålsenlig modell för resursfördelning till nämnden?

Vi bedömer att kontrollmålet är delvis uppfyllt. Resursfördelningen till nämnden tar sin utgångs- punkt i den volymmodell som Sollentuna kommun använder sig av. Vår bedömning är att nuvarande modell är alltför generell utifrån att den har alltför breda åldersintervall, vilket riskerar att både under-/överskatta resursbehovet.

Kontrollmål 2 - Finns det tydliga mål som är kända, nedbrutna och tillämpas inom organi- sationen?

Vi bedömer att kontrollmålet är delvis uppfyllt. Vi kan konstatera att det finns en tydlig målkedja där kommunens övergripande mål bryts ned på nämnds- och verksamhetsnivå. Vid en genomgång av avdelningarnas verksamhetsplaner kan vi dock konstatera att det saknas angivna målvärden för avdelningarnas indikatorer. Detta är inte ett krav enligt kommunledningskontorets anvisningar, men är något som vi bedömer tydliggör styrningen.

Kontrollmål 3 - Finns det riktlinjer, rutiner och tillhörande system för hur styrning, ledning och uppföljning ska fungera i samtliga led från nämnden till utförare?

Vi bedömer att kontrollmålet är delvis uppfyllt. Vi kan konstatera att det delvis finns rutiner och riktlinjer kopplat till styrning, ledning och uppföljning. Samtidigt pågår ett arbete med att ta fram rutiner och riktlinjer inom vård- och omsorgskontoret, vilket vi ser som något positivt. Fastställda rutinbeskrivningar och riktlinjer bidrar till en tydligare styrning och ledning inom samtliga led. Inom vård- och omsorgskontoret saknas ett dokumenterat kvalitetsledningssystem i enlighet med socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd (SOSFS 2011:9), vilket vi bedömer är en brist i det systematiska styrnings- och uppföljningsarbetet. Däremot finns sedan flera år tillbaka ett ledningssystem för hälso- och sjukvårdsansvaret och samtliga utförare uppges ha ett kvalitetsledningssystem.

Kontrollmål 4 – Finns det en strukturerad uppföljning och kontroll av ekonomi och kvalitet?

Vi bedömer att kontrollmålet är delvis uppfyllt. Vi kan konstatera att det finns en strukturerad upp- följning och kontroll och att vård- och omsorgsnämnden erhåller information om både ekonomi och kvalitet vid nämndens sammanträden. Nämnden har också beslutat om en internkontrollplan som

(4)

bl.a. hanterar risker för att kunder inte får sina behov tillgodosedda p.g.a. av kvalitetsbrister i verksamheten.

Det är dock vår bedömning att nämnden behöver bli mer aktiv i sitt beslutsfattande och hantera månadsrapporter samt uppföljningsrapporter som beslutsärenden samt aktivt ta ställning till vilka åtgärder som ska vidtas med anledning av dessa rapporter.

Kontrollmål 7 - Är gränssnittet mellan Vård- och omsorgsnämnden och egna regiverksam- heten inom AB SOLOM ändamålsenligt?

Vi bedömer kontrollmålet som ej uppfyllt. Det behöver utarbetas tydligare arbetsformer och spel- regler för hur beställare och utförare ska förhålla sig till varandra samt samverka. Vidare får vi delvis motstridiga uppgifter från intervjuerna med representanter från vård- och omsorgskontoret och AB SOLOM, vilket vi bedömer är något som parterna måste hantera genom att hitta ändamålsen- liga former för dialog och samverkan.

Rekommendationer

Vi lämnar med anledning av genomförd granskning nedanstående rekommendationer:

• Vård- och omsorgsnämnden behöver säkerställa införandet av ett ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete i enlighet med socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd (SOSFS 2011:9).

• Vård- och omsorgsnämnden bör lyfta fram vikten av att se över och utvärdera nuvarande resursfördelningsmodell.

• Vård- och omsorgsnämnden bör säkerställa att det finns en obruten målkedja innehållan- des målvärden på samtliga organisatoriska nivåer.

• Vård- och omsorgsnämnden bör utifrån beslutad plan för systematisk uppföljning av vård- och omsorgsverksamheter fastställa en årlig plan som anger vilka faktiska avtal som ska följas upp under det kommande verksamhetsåret.

• Vård- och omsorgsnämnden bör bli mer aktiva i sitt beslutsfattande, bl.a. genom att hantera månadsrapporter och uppföljningsrapport som beslutsärenden samt aktivt ta ställning till vilka åtgärder som ska vidtas.

• Vård- och omsorgsnämnden bör säkerställa ändamålsenliga processer för dialog och samverkan med AB SOLOM.

(5)

Inledning

1.1. Bakgrund

Vård- och omsorgsnämnden ansvarar för vård och omsorg om äldre personer och för personer med funktionsnedsättning, ledningen av den kommunala hälso- och sjukvården inklusive den kommunala patientnämndsverksamheten, bostadsanpassningsbidrag och färdtjänst.

Av årsredovisningen 2018 framgår att Vård- och omsorgsnämnden inklusive Produktionsuppdraget Solom, vilket är nämndens verksamhet i egen regi, redovisar ett överskott på 26,8 miljoner kronor exklusive åtgärdsplan. Inklusive åtgärdsplanen redovisar nämnden ett överskott på 31,8 miljoner kronor som motsvarar en budgetavvikelse på 3,4 procent (exklusive åtgärdsplan 2,9 procent).

AB SOLOM redovisar ett negativt resultat innan skatt och bokslutsdispositioner på -38 miljoner kronor (-17 mnkr).

Vidare framgår att Vård- och omsorgsnämnden har sett omfattande kvalitetsbrister i flera av verksamheterna inom kommunen. Under de senaste åren har vård- och omsorgsnämnden i några fall behövt avsluta avtal med utförare i förtid på grund av omfattande kvalitetsbrister.

1.2. Syfte och revisionsfråga

Syftet med granskningen är att bedöma om vård- och omsorgsnämnden bedriver verksamheten på ett ändamålsenligt sätt ur både ett ekonomiskt perspektiv och ett verksamhetsperspektiv.

Den revisionsfråga som granskningen ska besvara är enligt följande:

Säkerställer nämnden en ändamålsenlig styrning och ledning av verksamheten ur ett såväl eko- nomiskt som verksamhetsmässigt perspektiv samt med en tillräcklig intern kontroll?

1.3. Revisionskriterier

Revisionskriterier är de bedömningsgrunder som revisorerna utgår från vid analys och bedömning- ar. Följande revisionskriterier ligger till grund för granskningsinsatsen:

• Kommunallagen

• Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete (2011:9)

• Vård- och omsorgsnämndens antagna policys och mål inom området

1.3.1. Program med mål och riktlinjer för verksamheter som utförs av privata utförare Kommunfullmäktige ska, enligt 5 kap § 3 i kommunallagen, för varje mandatperiod anta ett program med mål och riktlinjer för verksamheter som utförs av privata utförare. I programmet ska det också anges hur fullmäktiges mål och riktlinjer ska följas upp och hur allmänhetens insyn ska till- godoses. Bestämmelserna började gälla 1 januari 2015 och syftar till att möjliggöra en förbättrad uppföljning och kontroll av de privata utförarna, öka allmänhetens insyn i den privata utförarens verksamhet samt stimulera till ett strategiskt förhållningssätt när privata utförare anlitas. Fullmäkti- ges prioritering för verksamheten i riktlinjer och mål ska också vara gällande för verksamhet som utförs av privata utförare.

(6)

Enligt 3 kapitlet 12 § i kommunallagen så får kommuner överlämna skötseln av kommunala ange- lägenheter till privata utförare. Privata utförare definieras i kommunallagen som en juridisk person eller enskild individ som har hand om vården av en kommunal angelägenhet (KL kap 10 § 7). La- gen säger även att när skötseln av en kommunal angelägenhet genom avtal har lämnats över till en privat utförare, ska den offentliga aktören kontrollera och följa upp verksamheten. Detta har sin bakgrund i att den offentliga myndigheten fortfarande har kvar sitt huvudansvar även för dessa verksamheter. Genom avtalet ska den offentliga aktören även försäkra sig om att allmänheten kommer kunna ha insyn i den verksamhet som lämnas över (KL kap 10 §§ 8-9). Hur de lokala programmen ska vara utformade och med vilken detaljeringsgrad är inte fastlagt. Programmets innehåll ska dock lägga grunden för en strukturerad och systematisk uppföljning och kontroll samt allmänhetens insyn i verk-samheterna.

1.4. Kontrollmål

För att besvara granskningens övergripande revisionsfråga kommer följande kontrollfrågor att vara styrande för granskningen:

• Finns en ändamålsenlig modell för resursfördelning till nämnden?

• Finns det tydliga mål som är kända, nedbrutna och tillämpas inom organisationen?

• Finns det riktlinjer, rutiner och tillhörande system för hur styrning, ledning och uppföljning ska fungera i samtliga led från nämnden till utförare?

• Finns det en strukturerad uppföljning och kontroll av ekonomi och kvalitet?

• Vilka är förklaringarna till nämndens överskott 2018?

• På vilket sätt har nämndens besparingar påverkat utförarnas ekonomi och kvaliteten i verksamheten?

• Är gränssnittet mellan Vård- och omsorgsnämnden och egna regiverksamheten inom AB SOLOM ändamålsenligt?

1.5. Metod

Granskningen utgår från studier och analys av organisation, styrande dokument, verksamhetssta- tistik, budget och prognos/bokslut mm. I granskningen ingår även genomgång av vård- och om- sorgsnämndens protokoll avseende år 2018 och år 2019.

Intervjuer har genomförts med följande:

• Vård- och omsorgsnämndens ordförande

• Förvaltningschef, vård- och omsorgskontoret

• Ekonomichef, vård- och omsorgskontoret

• Avdelningschef, avdelning avtal och uppföljning

• Avdelningschef, avdelning funktionsnedsättning

• Avdelningschef, avdelning äldreomsorg

• Medicinskt ansvarig sjuksköterska

• Utredare, administrativa avdelningen

• Kvalitetsstrateg, avdelning avtal och uppföljning

(7)

• Controllers/kvalitetsstrateger, kommunledningskontoret

• Ordförande, AB SOLOM bolagsstyrelse

• VD, AB SOLOM

• Ekonomichef, AB SOLOM

Samtliga intervjuade har givits möjlighet att faktagranska rapporten.

(8)

Iakttagelser och bedömningar

2.1. Vård- och omsorgsnämnden

Vård- och omsorgsnämnden ansvarar för vård och omsorg om äldre personer och för personer med funktionsnedsättning, ledningen av den kommunala hälso- och sjukvården inklusive den kommunala patientnämndsverksamheten, bostadsanpassningsbidrag och riksfärdtjänst.

Vård- och omsorgskontoret leds av en förvaltningschef och består vidare av följande avdelningar:

äldreomsorg, funktionsnedsättning, avtal och uppföljning, administrativa avdelningen samt ekono- miavdelningen. Ansvarig nämnd är vård- och omsorgsnämnden. Organisationsschema för nämn- den med tillhörande kontor återfinns nedan.

Sollentuna kommun har valt att överföra den verksamhet som bedrivits i egen regi till det kommunala bolaget AB SOLOM. Syftet med denna överföring uppges vara att skapa en konkurrenssituat- ion på lika villkor för kommunala och privata alternativ samt att genom det kommunala bolaget skapa förutsättningar för en stark utveckling och ett innovativt arbetssätt. Kommunens avsikt när AB SOLOM bildades var att samtliga verksamheter som tidigare bedrivits inom produktionsuppdraget Solom, vilket är nämndens egna regi, skulle övergå till bolaget. När det gäller Produktions- uppdraget Solom så har vård- och omsorgsnämnden kvarstått som huvudman för vissa LSS- verksamheter inom LOV i avvaktan på att inskickade tillståndsansökningar blivit prövade och god- kända hos IVO. AB SOLOM har haft i uppdrag att bemanna dessa verksamheter.

Utöver det kommunala alternativet, AB SOLOM, finns det idag omkring ett 60-tal utförare som nämnden har avtal avseende drygt 120 olika verksamheter.

(9)

2.2. Sollentunas program för mål och uppföljning av privata utförare

Kommunfullmäktige i Sollentuna kommun reviderade sitt program för mål och uppföljning av privata utförare den 2019-02-21. Programmet gäller för mandatperioden 2019-2022. Det framgår av programmet att hel- eller delägda kommunala bolag enligt kommunallagen inte ses som privata utförare, men att programmet omfattar kommunstyrelsen och kommunens övriga nämnder för såd- ana verksamheter som utförs av privata utförare efter upphandling enligt LOU (Lagen om offentlig upphandling) eller LOV (Lagen om valfrihetssystem). Programmet gäller även för sådana verksamheter som utförs av kommunens bolag, som bolagen å sin tur utför åt nämnderna efter upphandling enligt LOU eller LOV eller med stöd av direktavtal. Programmet innehåller följande avsnitt: definitioner, styrelsens och nämndernas ansvar, omfattning, mål och riktlinjer för privata utfö- rare (både vad gäller verksamhet och upphandling), uppföljning och kontroll, allmänhetens insyn samt avtal med privata utförare.

Av Sollentunas program framgår att varje nämnd ska utarbeta en årlig plan för när och på vilket sätt avtal och verksamhet ska följas upp. Planen ska inkluderas i nämndens verksamhetsplan och redovisas i samband med verksamhetsberättelsen. Enligt intervju framkommer att det inte gjordes några större förändringar i programmet från föregående mandatperiod. De största förändringarna är kopplade till valda begrepp, i föregående program skrevs om brukare, vilket nu har vidgats till kommuninvånare.

2.3. Resursfördelningsmodell

Kontrollmål 1: Finns en ändamålsenlig modell för resursfördelningen till nämnden?

2.3.1. Iakttagelser

Resursfördelningen till nämnden består av två huvudkomponenter:

- En volymmodell som kompenserar nämnden utifrån volymförändringar, - Indexjustering, som kompenserar nämnden utifrån pris- och löneökningar.

Sollentuna kommun använder, sedan år 2014/2015, en volymmodell för att beräkna/prognostisera volymerna inom äldreomsorg och LSS. Av modellen framgår att den bygger på styckkostnader och nyttjandegrader inom de aktuella verksamheterna och att de framtida volymerna bedöms utifrån kommunens befolkningsprognos.

Volymmodellen tar sin utgångspunkt i beslutad budget för de aktuella verksamheterna året före budgetåret samt totala volymuppgifter för verksamheterna uppdelat på ålder. Dessa uppgifter tas fram genom statistik från vård- och omsorgskontoret och procentuell andel brukare med insatser föregående år. Utifrån dessa parametrar räknar modellen ut servicegraden för omsorgen. Utifrån budget från föregående år och uppgift om antalet brukare så räknas en snittkostnad per brukare fram. Antalet personer i målgruppen för respektive åldersgrupp beräknas utifrån aktuell befolkningsprognos.

Att det finns svagheter och svårigheter med volymmodellen framkommer vid intervjuer. Kommun- ledningskontoret ska tillsammans med vård- och omsorgskontoret se över resursfördelningsmo- dellen inför budget 2021, detta för att ytterligare kartlägga vilka specifika svagheter som finns kopplat till volymmodellen. Det framgår att volymmodellen är alltför generell och att en brist därmed är att den inte tar hänsyn till förändringar i enskilda målgrupper, vilket innebär att förändringar i de mer kostnadskrävande grupperna, t.ex. målgruppen 80 år och äldre, riskerar att inte kompenseras fullt ut. Samma problematik återfinns även inom LSS där volymbedömningar görs utifrån hur stor andel i aktuell målgrupp som har insatser. Behovssimuleringar har gjorts utifrån hur många av de individer med befintliga insatser inom exempelvis särskolan tros behöva boende eller annat stöd

(10)

när de blir vuxna. Denna simulering har gjorts för en tioårsperiod, men har enligt uppgift ännu inte använts i budgetsammanhang.

Den andra komponenten i resursfördelningsmodellen utgörs av pris- och lönekompensation. Det framgår vid intervju att vård- och omsorgsnämnden tidigare år har fått kompensation för pris och lön utifrån att de varit fast i avtal med utförare. Detta är däremot inte något som varit årligen åter- kommande och nämnden fick exempelvis inte någon kompensation för år 2019. Det framgår vid intervjuer att Sollentuna har legat på en för hög kostnadsnivå och att vård- och omsorgsnämnden med anledning av detta inte har fått kompensation utan istället erhållit effektiviseringskrav. Det har inom kommunen funnits en strävan efter att befinna sig på samma kostnadsnivå som jämförbara kommuner. Av intervjuer framkommer att vård- och omsorgsnämnden har nått målet med att få ned kostnadsnivån till jämförbara kommuner.

2.3.2. Bedömning

Vår bedömning är att kontrollmålet är delvis uppfyllt.

Resursfördelningen till nämnden tar sin utgångspunkt i den volymmodell som Sollentuna kommun använder sig av. Vi kan konstatera att det finns utvecklingspotential kopplat till modellen och att det inom kommunen pågår arbete för att säkerställa en mer ändamålsenlig resursfördelning. Utifrån att vård- och omsorgsnämnden uppnått en ekonomi i balans samt ligger på den kostnadsnivå som eftersträvats är vår bedömning att det nu kan vara läge att se över och utvärdera nuvarande re- sursfördelningsmodell. Vår bedömning är att nuvarande modell är alltför generell utifrån att den har alltför breda åldersintervall, vilket riskerar att både under-/överskatta resursbehovet. När det gäller kostnader för LSS är dessa svåra att förutse utifrån förändringar i olika åldersgrupper. Här är en mer lämplig modell att ta sin utgångspunkt i volymer inom särskolan.

2.4. Organisationens mål

Kontrollmål 2: Finns det tydliga mål som är kända, nedbrutna och tillämpas inom organisationen?

Vård- och omsorgsnämndens ledningsgrupp består av fem avdelningschefer och en förvaltnings- chef. Cheferna i ledningsgruppen är budgetansvariga för respektive avdelning. Vård- och omsorgskontoret förhåller sig till kommunens årshjul. Det framkommer att det finns ett behov av att tydliggöra årshjulet inom vård- och omsorgskontorets arbete. Uppfattningen, enligt intervjuade, är att styrning och budgetprocess fungerar väl inom kontoret men att det finns förbättringspotential kopplat till budgetplanering och uppföljning. Det framgår att arbete pågår med att stärka avdel- ningscheferna i deras ansvarstagande i budgetprocessen och det betonas att ledningsgruppen behöver fungera mer strategiskt.

År 2018 infördes en ny målstyrningsmodell i Sollentuna kommun. I vård- och omsorgsnämndens verksamhetsplan för 2019 finns ett avsnitt kopplat till målstyrning där övergripande mål och nämndmål anges. I kommunens budget 2019 finns tre övergripande mål som i sin tur mynnar ut i fem nämndmål, dessa är:

• Ökad andel nöjda äldre

• Ökad trygghet för kunder som bor på grupp- eller servicebostad

• Ökad digitalisering inom vård- och omsorg

• Sundare arbetsmiljö

• Effektivare resursanvändning

(11)

Till samtliga nämndmål, bortsett från effektivare resursanvändning, finns angivna målvärden för år 2019. Det lämnas även motiveringar till de angivna målvärdena. I avdelningarnas verksamhetsplaner för 2019 bryts nämndmålen ned till avdelningsmål med tillhörande indikatorer eller aktiviteter.

Utöver detta så framkommer vid intervju att även individuella målsättningar kopplar an till nämn- dens mål och att detta är något som görs vid de årliga medarbetarsamtalen. Vid en genomgång av avdelningarnas verksamhetsplaner går det dock att konstatera att det saknas angivna målvärden för avdelningarnas indikatorer, bortsett från indikatorerna i ekonomiavdelningens plan kopplat till målområde ”Förbättrad ekonomisk redovisning och rapportering”. Enligt uppgift från vård- och omsorgskontoret framgår att kontoret fullt ut följer kommunledningskontorets anvisningar i styrprocessen och att det inte finns något krav på att målvärden för indikatorer ska definieras.

Förvaltningen arbetar även med kvalitetsstyrning, vilket handlar om hur verksamheten genomför sitt grundläggande uppdrag utifrån lagstiftning, förskrifter, nationella och kommunalt styrande dokument samt i vilken grad kommuninvånarnas krav på kvalitet i service och tjänster uppfyllts.

Nämnden har kvalitetsfaktorer kopplat till följande områden: invånare, samhälle och utveckling samt internt. Dessa redovisas i nämndens verksamhetsplan. Samtliga faktorer har tillhörande kvali- tetsindikatorer och målvärden. Vid intervjuer framgår att om en kvalitetsfaktor visar på stora avvikelser så omvandlas det till ett nämndmål och ingår i målstyrningen.

Vi kan konstatera att det finns en tydlig målkedja där kommunens övergripande mål bryts ned på nämnds- och verksamhetsnivå. Vid en genomgång av avdelningarnas verksamhetsplaner kan vi dock konstatera att det saknas angivna målvärden för avdelningarnas indikatorer, bortsett från indikatorerna i ekonomiavdelningens plan kopplat till målområde ”Förbättrad ekonomisk redovisning och rapportering”. Detta är inte ett krav enligt kommunledningskontorets anvisningar, men är något som vi bedömer skulle tydliggöra styrningen.

2.5. Riktlinjer, rutiner och system för styrning, ledning och uppföljning

Kontrollmål 3: Finns det riktlinjer, rutiner och tillhörande system för hur styrning, ledning och upp- följning ska fungera i samtliga led från nämnden till utförare?

Enligt dokumentet Målkollen, som presenterar kommunens nya målstyrningsmodell som infördes 2018, sker planering och uppföljning av mål, indikatorer och aktiviteter löpande i enlighet med kommunens styrprocess. Utifrån styrprocessen så framgår att när det gäller verksamhetsplanering så åligger det nämnd/förvaltning att under februari månad arbeta med budgetunderlag och under månaderna juli till och med oktober att arbeta med verksamhetsplanering och framtagande av verksamhetsplan. Den verksamhetsplanering som sker inom avdelningarna/verksamheterna görs under perioden september till och med januari då arbetet med verksamhetsplanerna pågår.

När det gäller uppföljning framgår det av kommunens styrprocess att nämnd/förvaltning ska ta fram månadsrapporter i februari, mars, oktober och november månad samt tertialrapporter i april och augusti. Nämndens verksamhetsberättelse antas under februari månad året efter aktuellt budgetår.

På verksamhetsnivå ska uppföljning ske i april, augusti och december.

Vid intervjuer framgår att det upplevs finnas en väl fungerande styrning och ekonomi- och verk- samhetsprocess inom vård- och omsorgskontoret men att det finns behov av utveckling kopplat till budgetplanering och uppföljning. När det gäller uppföljning av vård- och omsorgsverksamheter så

(12)

har nämnden antagit en plan för detta, Plan för systematisk uppföljning av vård- och omsorgsverk- samheter (fastställd av vård- och omsorgsnämnden 2015-12-09, reviderad 2017-02-28). Planen anger hur och när uppföljning av utförare ska göras och beskrivs mer ingående i avsnitt 2.6.1.

Något som framgår saknas inom vård- och omsorgskontoret är ett kvalitetsledningssystem, detta finns däremot enligt uppgift hos samtliga utförare och är något som följs upp i samband med av- talsuppföljningar. Enligt Socialstyrelsen (SOSFS 2011:9) ska ett ledningssystem användas för att systematiskt och fortlöpande utveckla och säkra verksamhetens kvalitet samt planera, leda, kontrollera, följa upp, utvärdera och förbättra verksamheten. Med hjälp av processer och rutiner samt ett systematiskt förbättringsarbete ökar möjligheterna att verksamheten uppnår den kvalitet som eftersträvas, det systematiska förbättringsarbetet ska enligt Socialstyrelsen bestå av riskanalys, egenkontroll och hantering av avvikelser. Det pågår ett arbete inom vård- och omsorgskontoret och planen är att kvalitetsledningssystem ska finnas på plats senast under sista kvartalet 2020. Enligt uppgift finns däremot, sedan ett antal år tillbaka, ett ledningssystem för hälso- och sjukvårdsansva- ret.

Med anledning av att nämnden är en beställar- och utförarorganisation så är har en stor del av de utförare som är verksamma inom nämndens verksamhetsområde tilldelats uppdrag genom LOV eller LOU och med anledning av detta är upphandlingsenheten delaktiga i arbetet. Med syfte att tydliggöra ansvarsfördelningen under upphandlingsprocessen har upphandlingsenheten tagit fram en så kallad gränsdragningslista. Detta för att tydliggöra ansvarsfördelningen mellan upphandlingsenheten och den beställande enheten, i detta fall vård- och omsorgsnämnden. Det framgår att listan ska gås igenom vid varje tillfälle en upphandling ska göras. Av gränsdragningslistan specifi- ceras aktiviteter som ingår i ett upphandlingsförfarande och det lämnas även förklarande kommen- tarer till aktiviteterna. Vid intervju framgår att det finns en tydlig struktur för hur upphandling ska göras och att vård- och omsorgskontoret tidigare har tagit ett stort eget ansvar för upphandlingsprocessen. I nuläget pågår en gemensam processkartläggning mellan inköpsavdelningen och vård- och omsorgskontoret kring avtal- och uppföljningsprocessen.

Av verksamhetsplan 2019, och av intervjuer, framgår att kontoret har två huvudprocesser vilka är biståndshandläggning och det medicinska ansvaret och att kontoret arbetar med att ta fram och underhålla rutiner för de mest centrala arbetsprocesserna. Detta anges vara ett arbete som kommer att pågå under hela år 2019. Nämndens myndighetsutövning/biståndshandläggning utförs av avdelningarna funktionsnedsättning och äldreomsorg. Inom dessa verksamhetsområden finns framtagna riktlinjer och rutindokument för biståndshandläggarnas myndighetsutövning. Det framgår dock vid intervjuer att det är av stor vikt att det finns möjlighet till individuella bedömningar, och att det därmed finns en viss varsamhet kring rutinbeskrivningar inom både LSS och SoL. De riktlinjer som tagits fram berör främst de system som används och är således inte riktlinjer för bedömning, detta uppges bero på att bedömningarna måste ske utifrån individens behov. Exempel på rutindokument som finns inom avdelningarna är en checklista för beslut vilken anger vad handläggaren ska göra vid beviljade insatser, avslag samt checklista för respektive insats. Checklistan visar stegvis bland annat vad som ska registreras i system, vilka handlingar som ska begäras in samt hänvisningar till aktuell lagstiftning. Inom avdelningen äldreomsorg finns dokumenterade och beslutade riktlinjer med tillhörande tider för insatser. Dessa reviderades av vård- och omsorgsnämn- den 2018-01-22. Inom avdelning äldreomsorg så påpekas att riktlinjer, mallar och checklistor är en bristvara och något som ska åtgärdas under år 2019.

Vid intervjuer framgår att det finns myndighetsrutiner avseende LSS, som exempelvis vilka frågor som ska ställas och vad som ingår i en viss insats. Dessa rutiner är dock mer av stödjande, sna- rare än styrande, karaktär. När det gäller riktlinjer för medicinskt ansvarig sjuksköterska (MAS) så anges detta i avtal mellan utförare och MAS och beslutas därmed inte av nämnden. Vid intervju med avdelning funktionsnedsättning framkommer att det har skett, och sker, en översyn av avdel-

(13)

ningens rutiner och tillhörande beskrivningar. Som ett led i detta har det skapats utvecklingsgrup- per som arbetat med rutiner kring vissa verksamhetsområden.

Eftersom det saknas rutiner och riktlinjer för själva biståndsbedömningarna så finns ett stort fokus på arbetet med att säkerställa rättssäkerhet inom de båda avdelningarna. Inom avdelning funkt- ionsnedsättning så jämförs beslut och bedömningar vid ärendedragningar och även kollegie- granskning har införts. För att ytterligare säkerställa en rättssäker bedömning så har de nyan- ställda under sina tre första månader inte någon delegationsrätt, under denna period går istället samtliga ärenden via avdelningens samordnare eller avdelningschef. Inom avdelning äldreomsorg genomförs ärendedragningar fyra gånger i veckan för att säkerställa en god rättssäkerhet och ett nära ledarskap.

Vård- och omsorgsnämnden har beslutat om verksamhetsplan, budget samt intern kontrollplan. Vi kan konstatera att det delvis finns rutiner och riktlinjer kopplat till styrning, ledning och uppföljning.

Samtidigt pågår ett arbete med att ta fram rutiner och riktlinjer inom vård- och omsorgskontoret, vilket vi ser som något positivt. Fastställda rutinbeskrivningar och riktlinjer bidrar till en tydligare styrning och ledning inom samtliga led. Det pågår även en gemensam processkartläggning mellan inköpsavdelningen och vård- och omsorgskontoret kring avtal- och uppföljningsprocessen.

Inom vård- och omsorgskontoret saknas ett dokumenterat kvalitetsledningssystem i enlighet med SOSFS 2011:9, vilket vi bedömer som en brist i det systematiska styrnings- och uppföljningsar- betet. Dock finns sedan flera år tillbaka ett ledningssystem för hälso- och sjukvårdsansvaret och samtliga utförare uppges ha ett kvalitetsledningssystem.

2.6. Uppföljning och kontroll av ekonomi och kvalitet

Kontrollmål 4: Finns det en strukturerad uppföljning och kontroll av ekonomi och kvalitet?

Av verksamhetsberättelsen 2018 framkommer att vård- och omsorgsnämnden under de senaste åren har upptäckt omfattande kvalitetsbrister i flera av verksamheterna inom kommunen, vilket bland annat har genererat åtgärder i form av att avtal har avslutats i förtid. Av de fyra fastställda nämndmålen för 2018 bedöms tre vara uppfyllda och ett inte vara uppfyllt. De nämndmål som anses vara uppfyllda är ökad digitalisering inom vård- och omsorg, effektivare resursanvändning och attraktiv organisation. Det nämndmål som inte anses vara uppfyllt är tryggare och nöjdare kunder.

I delårsrapporten per sista augusti 2019 görs en uppföljning av såväl nämndens kvalitetsstyrning som nämndens målstyrning. För flera av indikatorerna saknas utfallsvärden per sista augusti, vilket beror på att ett flertal av indikatorerna utgörs av frågeställningar i olika kund-/brukarundersökningar och där resultaten blir tillgängliga vid senare tillfälle.

Vilket nämnts i avsnitt 2.5.1 så har nämnden antagit en plan för systematisk uppföljning av vård- och omsorgsverksamheter (senast reviderad 2017-02-28). Av planen framgår att uppföljningen ska genomföras med den frekvens och omfattning som krävs för att bedöma om de mål och krav som ställs på verksamheten uppfylls samt att insatser utförs i enlighet med biståndsbeslut. Enligt planen har nämnden avtal med ett 60-tal utförare avseende cirka 120 olika verksamheter och det anges därmed krävas ett systematiskt arbetssätt och genomtänkta prioriteringar för att uppföljning ska kunna genomföras.

(14)

Enligt planen, och i enlighet med genomförda intervjuer, så är det kvalitetsstrategerna på avdelningen avtal och uppföljning som ansvarar för att följa upp att utförarna följer avtal, lagar och riktlinjer, samt att kvaliteten är god och likvärdig. Inom avdelningen avtal och uppföljning finns fyra kvalitetsstrateger varav två arbetar med SoL och två med LSS. Vid intervju framgår att det under år 2018 genomfördes mycket reaktiva uppföljningar, men att det nu börjar finnas en tydligare syste- matik vad gäller avtalsuppföljningen inom LSS. I intervjuerna beskrivs att de kommer vara i fas med uppföljningarna i början av 2020. Inom ramen för granskningen har vi tagit del av ett flertal avtalsuppföljningar både inom LSS och äldreomsorg.

Nämnden delges löpande uppföljningarna i form av meddelanden samt muntliga föredragningar.

Det övergripande resultatet av genomförda uppföljningar sammanställs i kvalitets- och verksam- hetsrapporter. Kommunens medicinskt ansvariga sjuksköterska (MAS) är också en central aktör inom den uppföljning och kontroll som görs av utförare inom kommunen. MAS följer bland annat upp läkemedelshantering, hygienronder, verksamhetsbesök, enkätuppföljningar, avvikelsestatistik samt genomför kvalitetsuppföljning av medicintekniska produkter. Enligt patientsäkerhetslagen åligger det kommunens MAS att en gång per år skriva en patientsäkerhetsberättelse. Detta görs i form av en hälso- och sjukvårdsrapport innehållandes en sammanställning och analys av hälso- och sjukvården i kommunen för det aktuella året. I hälso- och sjukvårdsrapporten biläggs inläm- nade patientsäkerhetsberättelser från de utförare som nämnden har avtal med. Denna går sedan upp till nämnden för beslut. I de rapporteringar som MAS gör anges tydliga förbättringsområden utifrån de brister som identifierats i verksamheterna och berörd verksamhet ges även en checklista över vad som behöver åtgärdas. Vid intervju framgår att kommunens MAS kontinuerligt är ute i verksamheterna. Det finns krav på att MAS ska besöka samtliga verksamheter minst en gång per år. Det framgår att det inom kommunen finns två stycken barnverksamheter som besöks oftare.

Vid intervju betonas att kommunen har en god närvaro i verksamheterna.

Kommunens MAS har en löpande dialog med nämndens ordförande för att informera om iakttagelser och eventuella avvikelser som framkommit vid genomförda verksamhetsbesök. MAS deltar även ofta vid nämndens sammanträden för att delge nämnden information om uppföljningar och verksamhetsbesök som gjorts. Denna dialog betonas som något viktigt för nämndens kännedom om utförare och deras verksamhet. Förvaltningschefen finns även med vid samtliga nämndsam- manträden samt säkerställer att alla skrivelser som går vidare till nämnden är kvalitetssäkrade.

Inom ramen för granskningen har en protokollsgenomgång gjorts av nämndens protokoll under år 2018 och 2019 (fram till 2019-09-24). Av denna framkommer att nämnden vid samtliga samman- träden erhåller information från förvaltningen samt delges delegationsbeslut och meddelanden.

När det gäller ekonomisk uppföljning föranleder följande ärenden ett nämndbeslut: tertialrapport per april, delårsrapport per augusti samt verksamhetsberättelse. Utöver dessa tre ekonomiska uppföljningar så ges nämnden även möjlighet att ta del av månadsrapporter. Månadsrapporterna är däremot inte beslutsärenden utan inkluderas i dagordningspunkten Meddelanden. Vård- och omsorgsnämnden följer i samband med verksamhetsberättelsen upp hur god prognossäkerheten har varit. För perioden 2016-2018 har prognossäkerheten i samband med delårsrapporten per sista augusti och helåret sett ut enligt nedan:

Utfall 2016 Utfall 2017 Utfall 2018

Prognossäkerhet (%) -1,1 % 0,3 % 0,9 %

Utöver detta så visar protokollsgenomgången att nämnden beslutar kring upphandlingsärenden och dess delprocesser, så som upphandlingsunderlag och tilldelningsbeslut. Även drift och för- längningsoptioner beslutas av nämnden, vid dessa tillfällen finns uppföljningsrapporter bilagda som underlag till beslutet.

(15)

I den protokollsgenomgång som gjorts avseende uppföljning och kontroll av kvalitet framgår att Kvalitets- och verksamhetsrapport presenteras för nämnden i februari 2018 och den årliga Hälso- och sjukvårdsrapporten i mars 2018 respektive april 2019. Rapporterna har inte föranlett några beslut från vård- och omsorgsnämnden, i protokollen anges endast att nämnden noterar rapporterna. Vid intervju framkommer att detta är något som från och med november 2019 kommer att för- ändras och att nämnden således framöver kommer att fatta beslut om de uppföljningsrapporter som genomförs. Av de intervjuade ses det som positivt att rapporterna framgent kommer att vara beslutsärenden, detta för att öka transparensen inom området.

När det gäller utförarnas avvikelsehantering så varierar den bland utförare, det berättas att det finns en kultur i verksamheterna att en avvikelse är något negativt och att det således i vissa fall inte ses som ett utvecklingsområde. Det har genomförts mycket dialoger mellan vård- och omsorgskontoret och utförare för att öka förståelsen kring vad en avvikelse är för något. Kommunens MAS får statistik för hälso- och sjukvårdsavvikelser varje månad.

Vår bedömning är att kontrollmålet är delvis uppfylld.

Vi kan konstatera att det finns en strukturerad uppföljning och kontroll och att vård- och omsorgs- nämnden erhåller information om både ekonomi och kvalitet vid nämndens sammanträden. Nämn- den har vidare beslutat om en internkontrollplan som följs upp i samband med delårs- och årsrap- port. Vi noterar dock att det i delårsrapporten per sista augusti 2019 saknas utfallsvärden för flera av indikatorerna, vilket beror på att ett flertal av indikatorerna utgörs av frågeställningar i olika kund-/brukarundersökningar och där resultaten blir tillgängliga vid senare tillfälle.

Ekonomi och verksamhet behandlas som beslutsärenden vid tertial 1, delårsrapportering samt verksamhetsberättelse. När det gäller Kvalitets- och verksamhetsrapport samt Hälso- och sjuk- vårdsrapporten så föranleder rapporteringen inte beslut från nämnden, istället har det endast figu- rerat i informationspunkter eller som något som nämnden noterar. Vi ser därmed positivt på det faktum att nämnden framöver kommer att ha uppföljningsrapporterna som beslutsärenden. Det är vår bedömning att vård- och omsorgsnämnden bör bli mer aktiv i sitt beslutsfattande, dvs. att även hantera månadsrapporterna som beslutsärenden samt att aktivt ta ställning till rapporter och upp- följningar som går upp till nämnden.

Enligt planen har nämnden avtal med ett 60-tal utförare avseende cirka 120 olika verksamheter och det anges därmed krävas ett systematiskt arbetssätt och genomtänkta prioriteringar för att uppföljning ska kunna genomföras. Vår bedömning är att denna bör kompletteras med ett årligt beslut kring vilka avtalsuppföljningar som ska göras.

2.7. Nämndens överskott 2018 och påverkan av nämndens besparingar

Kontrollmål 5: Vilka är förklaringarna till nämndens överskott 2018?

Kontrollmål 6: På vilket sätt har nämndens besparingar påverkat utförarnas ekonomi och kvaliteten i verksamheten?

De två kontrollmål som redogörs för inom detta avsnitt kommer inte att bedömas utifrån den ordi- narie bedömningsskalan, utan har en mer deskriptiv hållning.

Enligt nämndens årsredovisning för 2018 framgår att året präglats av nämndens åtgärdsplan för att nå en ekonomi i balans. Bakgrunden till åtgärdsplanen är att nämnden under ett flertal år haft ekonomiska utmaningar och planen togs därmed fram i enlighet med Sollentuna kommuns regler för

(16)

ekonomi- och verksamhetsstyrning som anger att berörd nämnd vid betydande budgetavvikelser ska ta fram en sådan.

I Förslag till åtgärdsplan för vård- och omsorgsnämnden, daterad 2016-05-19, anges att nämnden i sin helhet, inklusive AB SOLOM, prognostiserade ett underskott på ca 24 mnkr i mars 2016. Syftet med den ovan beskrivna åtgärdsplanen var att uppnå en ekonomi i balans. I åtgärdsplanen fram- går att det är inom huvudsakligen fem stycken huvudområden som vård- och omsorgsnämnden har möjlighet att vidta åtgärder för att uppnå en ekonomi i balans:

• Handläggningsprocessen enligt LSS (Lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade) och SoL (Socialtjänstlagen)

• Ersättningar och andra villkor till utförare

• Avgifter och taxor

• Öppen och förebyggande verksamhet (ej lagstadgad verksamhet)

• Kontorets interna arbete

Av åtgärdsplanen går att utläsa att det främst anses vara inom de två första områdena, dvs. hand- läggningsprocessen och ersättningar och andra villkor till utförare, där åtgärderna bedöms ha störst effekt på det ekonomiska resultatet. Följande mål och delmål presenteras i planen:

År Beräknad prognos Mål för respektive års resultat

2016 -20,9 mnkr -20,9 mnkr

2017 -20 mnkr -20 mnkr

2018 -5 mnkr

2019 0 mnkr

Efter ett flertal år med underskott och en åtgärdsplan för att uppnå en ekonomi i balans redovisade vård- och omsorgsnämnden år 2018, för första gången sedan 2014, ett överskott jämfört med budget. Produktionsuppdraget redovisade däremot ett underskott på 1,2 miljoner kronor. Av verksam- hetsberättelse 2018 uppges att underskottet beror på att verksamhetens intäkter inte kompenserat för kostnader förenade med kommunens verksamhetschef och övergripande ansvar. Både intäkter och kostnader var även betydligt lägre än budget vilket går att hänvisa till att ett flertal verksamheter fått tillstånd från IVO under året och därför övergått till SOLOM AB. Av årsredovisningen 2018 framgår att vård- och omsorgsnämnden har realiserat de beslutade kostnadsdämpade åtgärderna och även lyckats hantera den demografiska utvecklingen utan att öka antalet verkställda beslut inom kostsamma insatser.

Av Återkoppling kring åtgärdsplan för vård- och omsorgsnämnden (daterad 2017-10-16) anges att de åtgärder som vidtagits har haft en dämpande effekt på kostnadsutvecklingen. Av dokumentet framgår vilka åtgärder som vidtagits utifrån de fem huvudområden som nämnts ovan, ett urval av åtgärderna kopplat till respektive område nämns nedan:

Handläggningsprocessen enligt LSS och SoL:

• 2016-09-27 beslutade nämnden om att ta bort möjligheten till förenklad handläggning inom äldreomsorg vilket bedöms ge dämpande effekt på antalet hemtjänsttimmar.

• Boendekedja inom LSS, dvs. säkerställa att personer bor i den typ av boende de har behov av.

• Intensifierat uppföljningen av fattade beslut och framtagande av riktlinjer och rutiner för att säkerställa att kunder har korrekta beslut utifrån behov.

(17)

Ersättning och andra villkor till utförare:

• Nämnden beslutade inför år 2017 att ersättningarna i LOV-avtalen inte skulle justeras enligt omsorgsprisindex (OPI) utan genom årliga beslut av nämnden.

• Nya LOU-avtal beslutades även ersättas av endast 80 procent av OPI.

Avgifter och taxor:

• Maxtaxan för insatser enligt socialtjänstlagen höjdes med ca 200 kronor från och med den 1 september 2016, även avgifterna för korttidsplats, särskilt boende och parboende höjdes med motsvarande summa som den höjda maxtaxan. De nya avgifterna trädde ikraft vid årsskiftet 2017.

Öppen och förebyggande verksamhet (ej lagstadgad):

• I februari 2016 sade nämnden upp avtalet med AB SOLOM avseende drift av seniorträffar, detta på grund av höga kostnader. Ett nytt avtal tecknades efter direktupphandling med AB SOLOM. Enligt uppgift från vård- och omsorgskontoret innebär det nya avtalet bland annat att öppettiderna för seniorträffarna har kortats ned vilket möjliggjort en lägre bemanning.

Nu gällande avtal har avtalsperioden 2017-01-01 till och med 2020-03-31, med möjlighet till förlängning i ytterligare 2+2 år.

Kontorets interna arbete:

• Utveckling av processer kopplat till ersättningar och fakturering, både vad gäller arbetssätt och systemstöd samt stärkt ekonomisk analys och benchmarking med jämförbara kommuner.

• Utveckling av avtalsuppföljning.

Av verksamhetsberättelse 2018 uppges att de åtgärder som haft störst effekt på det ekonomiska resultatet är förändringar inom myndighetsutövningen avseende SoL och LSS, revidering av villkor och ersättningar till utförare samt en sänkning av nämndens lokalkostnader. Strävan att närma sig jämförbara kommuner när det gäller nettokostnad för funktionsnedsättning och äldreomsorg visar även tendenser på att ha utvecklats i rätt riktning.

Av verksamhetsberättelsen framgår även att nämnden under året identifierat ett flertal kvalitetsbrister hos utförarna. Uppföljningar som har gjorts på särskilt boende för äldre visar att vissa av verksamheterna har svårt att nå upp till kvalitetskraven, främst rörande hälso- och sjukvårdsområdet.

Vid intervju framkommer att det under de senaste åren, med anledning av åtgärdsplanen, har varit ett fokus på avtalsuppföljning och att kvalitetsuppföljningen därmed prioriterats ned. Åtgärdspro- grammets syfte var att nå en ekonomi i balans och därmed togs det i programmet inte någon sär- skild hänsyn till kvalitetsaspekten. Detta innebär, enligt intervjuade, att det nu föreligger ett stort arbete med att nogsamt följa kvaliteten inom verksamheterna. Vid intervjuer framgår dock att nämndens besparingar inte anses korrelera med de kvalitetsbrister som har uppdagats hos utfö- rare. Bristerna uppges i intervjuer inte ha en direkt koppling till begränsade resurser utan har sna- rare handlat om utmaningar i ledarskapet, bl.a. lyfts fram stora förändringar på verksamhetschefs- nivå. Av intervjuer med AB SOLOM framgår dock att det pågående arbetet med kvalitetshöjningar hade kunnat påskyndas och uppnått en högre nivå om bolaget inte hade haft besparingar att ta hänsyn till.

(18)

Genomförda brukarundersökningar visar på att kundnöjdheten inom hemtjänsten har minskat. I verksamhetsberättelsen för 2018 redovisades att målvärdet för andelen ganska eller mycket nöjda brukare inom hemtjänst och särskilt boende var 95% respektive 88%. Utfallet för 2018 vad gäller hemtjänst minskade från 89% till 85% och inom särskilt boende minskade andelen från 82% till 81%. I april 2019 fick vård- och omsorgskontoret i uppdrag av nämnden att genomföra en utredning av hemtjänsten med fokus på valfrihet och kvalitet för brukare, villkor för utförare samt nämn- dens ekonomiska förutsättningar. En plan för genomlysningen har tagits fram och arbetet pågår för närvarande.

Som nämnts tidigare lämnas till dessa kontrollmål inte någon bedömning utifrån den sedvanliga bedömningsskalan. Utifrån dokumentation och intervjuer går att konstatera att förklaringar till nämndens överskott går att härleda till det åtgärdsprogram som antagits. Med anledning av att ersättningsnivåer och villkor har förändrats har det inneburit utmaningar för utförare som är aktiva i Sollentuna. Huruvida åtgärdsprogrammet och strävan efter att nå en ekonomi i balans direkt har påverkat kvaliteten i utförarnas verksamheter är det inget som lyfts fram i intervjuerna.

2.8. Gränssnitt mellan nämnden och AB SOLOM

Kontrollmål 7: Är gränssnittet mellan Vård- och omsorgsnämnden och egna regiverksamheten inom AB SOLOM ändamålsenligt?

Av ägardirektiv för AB SOLOM, fastställt av kommunfullmäktige 2019-06-13 och bolagsstämman 2019-06-27, framgår att bolaget i kommunens ställe ska fullgöra uppgifter enligt bland annat social- tjänstlagen (2001:435), hälso- och sjukvårdslagen (2017:30) samt lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (1993:387). AB SOLOM ska erbjuda invånarna i Sollentuna kommun äldreomsorg, hemsjukvård samt stöd till personer med funktionsnedsättning. Bolaget ska verkställa kommunens skyldigheter när det gäller ombesörjande av boende och eller drift av boende i de situationer då en annan lösning saknas. Det framgår ytterligare att bolaget ska bedriva en attraktiv och kvalitetssäkrad verksamhet. Att bolaget ska verkställa kommunens skyldigheter, dvs. vara sistahandsalternativet, har inte tydliggjorts på något annat sätt än i ägardirektivet. Det saknas så- ledes ytterligare regleringar kring detta.

Ägardirektivet anger att bolaget bör delta i upphandlingar och ansökningar enligt LOU och LOV, men utöver detta så kan kommunen även ge bolaget direktuppdrag som bolaget har en skyldighet att åta sig. När det gäller förhandlingar kopplat till avtal skiljer sig åsikterna åt hos vård- och omsorgskontoret och AB SOLOM. Enligt uppgift från vård- och omsorgskontoret genomförs förhand- lingar inför varje avtalsförlängning. Vid dessa förhandlingar är beställarens utgångspunkt en mark- nadsmässig ersättning. Vid intervju med AB SOLOM framgår däremot att det inte sker några di- rekta förhandlingar kring ersättningar och villkor när det gäller de direktavtal som tilldelas bolaget.

När det gäller upphandlingar så har bolaget principiellt möjlighet att avgöra huruvida de vill delta eller inte. I intervjuer med AB SOLOM uppges dock att det i praktiken är så att detta inte alltid är en reell möjlighet då förfrågningsunderlagen ibland innehåller utvärderingskriterier som AB SOLOM inte har möjlighet att uppfylla. Ett exempel på detta uppges vara krav på att utförare ska kunna uppvisa två referenser, vilket inte är möjligt för AB SOLOM som endast är verksam inom Sollen- tuna. Enligt uppgift från vård- och omsorgskontoret så använder de sig av referenstagning endast i kvalificeringsfasen och inte som utvärderingskriterium. Kravet innefattar inte heller beställarrefe- renser utan verksamhetsreferenser vilket innebär att AB SOLOM kan lämna två verksamheter inom Sollentuna som referensobjekt.

(19)

När det gäller bolagets ekonomi så anges i ägardirektivet att bolaget ska hålla en långsiktig hållbar lönsamhetsnivå och driva verksamheten utan behov av kapitaltillskott från Sollentuna kommun.

Det finns även ett krav på att lönsamhetsnivån ska vara tillräcklig för att säkerställa bolagets förny- else och tillväxt.

Av intervjuer framgår att det i dagsläget finns en otydlighet i ägarstyrningen och att det pågår en intern utredning kopplat till den egna regiverksamheten och AB SOLOM. Otydligheten kring spel- reglerna, dvs hur beställare och utförare ska förhålla sig till varandra upplevs vara problematisk. I kommunens övergripande Bolagspolicy för Sollentuna kommuns helägda aktiebolag anges att ägarstyrningen sker med hjälp av följande styrdokument: bolagsordning, ägardirektiv och policys samt gemensamma principer för bolagen. Vid intervjuer betonas att det finns svårigheter att för- hålla sig till beställare och utförare och att AB SOLOM har det svårare på en konkurrensutsatt marknad eftersom de endast är verksamma i Sollentuna. Vid intervju framgår dock att AB SOLOM är den enskilt största leverantören/utföraren i kommunen.

I juni 2019 fastställdes ett reviderat ägardirektiv för AB SOLOM av kommunfullmäktige. Inför revi- deringen lämnade AB SOLOM remissvar gällande det nya förslaget till ägardirektiv. Bland annat föreslog AB SOLOM att bolaget vid direktuppdrag ska ges möjlighet till förhandling rörande ersätt- ning och avtalslängd samt att bolaget ska få ta del av statliga medel och stimulansbidrag i proportion till sin storlek och att prioritering av dessa medel ska ske i dialog med beställare. Vid intervju framkommer att de förslag som lämnades av bolaget inte inkluderades i det nya ägardirektivet.

Enligt uppgift från vård- och omsorgskontoret har AB SOLOM tidigare år fått ta del av statliga medel och stimulansbidrag i proportion till sin storlek, men inte nyttjat medlen fullt ut.

Det framgår vid intervju med AB SOLOM att det finns behov av en öppen och ärlig dialog och att det finns svårigheter med de korta avtalsperioder som de ofta tilldelas. Behovet av kontinuitet betonas samt att det behöver finnas ändamålsenliga processer för hantering av avtalsdiskussioner.

Som det är i dagsläget sker dialog mellan vård- och omsorgsnämndens förvaltningschef och bolagets VD, men ytterligare dialog kring avtal och verksamhet uppges vara bristfällig. Det framkommer att det fortfarande råder en osäkerhet inom bolaget kring hur år 2020 kommer se ut, detta då de inte vet hur stor verksamheten kommer att vara. Enligt uppgift från vård- och omsorgskontoret så upplevs det föras öppna och ärliga dialoger före avtalstecknande och det framgår att kontoret alltid bjuder in till diskussion om förutsättningarna innan avtal skrivs på. Under dessa dialoger dis- kuteras både kravställningar och ersättningar. Det framgår även att det i dagsläget inte finns några LOU-avtal mellan vård- och omsorgsnämnden och AB SOLOM som är öppna för förhandling, vilket innebär att avtalsvolymen mellan parterna inför 2020 är säker.

I intervjuer framkommer vidare att vård- och omsorgskontoret i många fall givit AB SOLOM mer tid för att respondera beställaren jämfört med andra privata utförare, bolaget har därmed haft längre tid på sig att komma till rätta jämfört med andra privata utförare. Detta samtidigt som det vid intervjuer betonas det faktum att samtliga verksamheter som utför vård och omsorg ska behandlas och följas upp på likvärdigt sätt.

Vi bedömer kontrollfrågan ej uppfylld.

Vår bedömning är att ägardirektivet tydligare behöver reglera ägarens, dvs. kommunens vilja, am- bition och mål med AB SOLOM. Vi kan vidare konstatera att det behöver utarbetas tydligare arbetsformer och spelregler för hur beställare och utförare ska förhålla sig till varandra samt samverka. Vi bedömer vidare att det behöver finnas mer ändamålsenliga processer för hantering av avtalsdiskussioner mellan parterna.

(20)

Vidare får vi delvis motstridiga uppgifter från intervjuerna med representanter från vård- och omsorgskontoret och AB SOLOM, vilket vi bedömer är något som parterna måste hantera genom att hitta ändamålsenliga former för dialog och samverkan. Tydligare spelregler för hur vård- och omsorgskontoret och AB SOLOM ska förhålla sig till varandra skulle ge bättre förutsättningar att utarbeta gynnsamma arbetsformer och processer för samverkan. Av intervjuerna framgår att det i dagsläget finns otydligheter kring ovanstående frågor och att det pågår en intern utredning kopplat till den egna regiverksamheten och AB SOLOM.

(21)

Revisionell bedömning

Vi bedömer att vård- och omsorgsnämnden inte helt säkerställer en ändamålsenlig styrning och ledning av verksamheten ur såväl ekonomiskt som verksamhetsmässigt perspektiv samt med en tillräcklig intern kontroll.

Vi kan konstatera att det finns en tydlig målkedja där kommunens övergripande mål bryts ned på nämnds- och verksamhetsnivå. Vid en genomgång av avdelningarnas verksamhetsplaner kan vi dock konstatera att det saknas angivna målvärden för avdelningarnas indikatorer. Det finns en strukturerad uppföljning och kontroll där vård- och omsorgsnämnden erhåller information om både ekonomi och kvalitet vid nämndens sammanträden. Vi noterar dock att det i delårsrapporten per sista augusti 2019 saknas utfallsvärden för flera av indikatorerna, vilket beror på att flertalet av indikatorerna utgörs av frågeställningar i olika kund-/brukarundersökningar och där resultaten blir tillgängliga först vid senare tillfälle. Nämnden har vidare beslutat om en internkontrollplan som följs upp i samband med delårs- och årsrapport.

Vi kan konstatera att det delvis finns rutiner och riktlinjer kopplat till styrning, ledning och uppfölj- ning. Samtidigt pågår ett arbete med att ta fram rutiner och riktlinjer inom vård- och omsorgskontoret, vilket vi ser som något positivt. Inom nämndens verksamheter saknas ett dokumenterat kvalitetsledningssystem, vilket vi bedömer som en brist i det systematiska styrnings- och uppföljnings- arbetet.

Vår bedömning är att nuvarande resursfördelningsmodell är alltför generell utifrån att den har alltför breda åldersintervall, vilket riskerar att både under-/överskatta resursbehovet. Resursfördelningen tar sin utgångspunkt i den volymmodell som Sollentuna kommun använder sig av.

Det är vidare vår bedömning att vård- och omsorgsnämnden bör bli mer aktiv i sitt beslutsfattande.

Månadsrapporter hanteras som meddelanden och även flera uppföljningar som delges löpande hanteras i form av meddelanden.

3.1. Rekommendationer

Vi lämnar med anledning av genomförd granskning nedanstående rekommendationer:

• Vård- och omsorgsnämnden behöver säkerställa införandet av ett ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete i enlighet med socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd (SOSFS 2011:9).

• Vård- och omsorgsnämnden bör lyfta fram vikten av att se över och utvärdera nuvarande resursfördelningsmodell.

• Vård- och omsorgsnämnden bör säkerställa att det finns en obruten målkedja innehållan- des målvärden på samtliga organisatoriska nivåer.

• Vård- och omsorgsnämnden bör utifrån beslutad plan för systematisk uppföljning av vård- och omsorgsverksamheter fastställa en årlig plan som anger vilka faktiska avtal som ska följas upp under det kommande verksamhetsåret.

• Vård- och omsorgsnämnden bör bli mer aktiva i sitt beslutsfattande, bl.a. genom att hantera månadsrapporter och uppföljningsrapport som beslutsärenden samt aktivt ta ställning till vilka åtgärder som ska vidtas.

• Vård- och omsorgsnämnden bör säkerställa ändamålsenliga processer för dialog och samverkan med AB SOLOM.

(22)

2019-12-04

Anders Hägg Uppdragsledare

Kristian Damlin Projektledare

Denna rapport har upprättats av Öhrlings PricewaterhouseCoopers AB (org nr 556029-6740) (PwC) på uppdrag av Sollentuna kommuns förtroendevalda revisorer enligt de villkor och under de förutsättningar som framgår av projektplan från den 2019-06-05. PwC ansvarar inte utan särskilt åtagande, gentemot annan som tar del av och förlitar sig på hela eller delar av denna rapport.