08.13. Bilaga 12 Verksamhetsberättelse 2018 Överförmyndarnämnden

Verksamhetsberättelse 2018

Överförmyndarnämnden

Innehållsförteckning

1 Inledning ... 3

1.1 Nämndens uppdrag ... 3

2 Året som gått ... 4

3 Ekonomi ... 6

3.1 Sammanfattning ... 6

3.2 Driftredovisning ÖFN ... 6

3.3 Kommentar till utfall, budget och föregående prognos ... 6

3.4 Kommentar till prognossäkerhet ... 7

3.5 Kommentar till budgetföljsamhet ... 7

3.6 Kommentarer till utfall per verksamhetsnivå på bruttonivå ... 7

3.7 Uppföljning av årets förändringar ... 7

3.8 Investeringsredovisning ... 7

3.9 Återsökning av statsbidrag ... 7

4 Styrdokument ... 9

4.1 Trygghets- och säkerhetsstrategin ... 9

4.2 Integrationspolicy/integrationsplan ... 9

4.3 Näringslivsstrategi ... 9

4.4 Personalpolicy ... 10

5 Mål ... 11

5.1 Trygghet och välfärd genom livet ... 11

5.2 Attraktiv och effektiv organisation ... 13

6 Uppdrag ... 15

7 Riskhantering - internkontroll ... 16

7.1 Risk att ställföreträdare är olämpliga och missköter sitt uppdrag. Risk för huvudmännens rättssäkerhet ... 16

7.2 Risk att ärenden hanteras och handläggs olika av handläggare. ... 16

7.3 Risk att felaktiga arvodesbeslut fattas ... 16

7.4 Risk att ställföreträdare inte erbjuds information och utbildning för uppdrag. 17

8 Kvalitet ... 18

9 Barnbokslut - verksamheten ur ett barnperspektiv ... 19

9.1 Barnets rätt att inte diskrimineras ... 19

9.2 Barnets bästa i främsta rummet ... 19

9.3 Barnets rätt till liv och utveckling ... 19

9.4 Barnets rätt att få uttrycka sina åsikter ... 19

Överförmyndarnämnden, Verksamhetsberättelse 2018 3(19)

1 Inledning

1.1 Nämndens uppdrag

I varje kommun ska det finnas en överförmyndare eller en överförmyndarnämnd med uppgift att utöva tillsyn över förmyndares, förvaltares och gode mäns förvaltning samt efter ansökan eller anmälan utreda behovet av nämnda insatser. Överförmyndarnämnden är gemensam mellan kommunerna Sigtuna, Sollentuna och Upplands Väsby. Sollentuna kommun är värdkommun och den gemensamma nämnden ingår i värdkommunens organisation.

2 Året som gått

Nämndens måluppfyllelse:

Antal nämndmål 2018: 3, varav samtliga delvis uppnådda:

Verksamheten ska präglas av hög rättssäkerhet: Under 2018 identifierades behov att arbeta mer strukturerat med rättsäkerheten. För att uppnå detta behövde verksamheten arbeta fram processer för varje ärendetyp. Verksamheten har därför under senare delen av 2018 förutom grunduppdraget prioriterat processuppbyggnad samt påbörjat arbete för en högre

processefterlevnad i syfte att ge ställföreträdare/huvudmän lika förutsättningar och uppnå hög rättsäkerhet genom att ha samsyn. När det kommer till rättsäkerheten har verksamheten följt upp nedanstående indikatorer:

-utredningstid -klagomålshantering

-granskning av årsredovisningar

Orsaken till att dessa indikatorer inte uppfylldes beror på att strukturen kring att arbeta med dessa inte har varit förankrad bland medarbetare och att strukturen saknats.

Uppföljning av domstolsbeslut (förteckningar) är den indikatorn som verksamheten inte kan påverka till bättre utfall. Den kommer därför ses över inför verksamhetsplanering 2019.

Verksamheten ska utföras med hög professionalitet hos medarbetare samtställföreträdare ska vara lämpliga för uppdraget: Nämndens mål är inte uppnått till fullo under 2018. Skälet till det är dels en personalsituation under årets första månader som gjort att arbetet fokuserats på det mest centrala, dvs ärendehandläggning och granskning av årsräkningar, dels på att

verksamhetsplanen för 2018 inte varit förankrad bland medarbetarna. Detta beror i sin tur på ett chefsbyte i slutet av 2017.

Målsättningen att ha lämpliga ställföreträdare bedöms uppnås. Kontroll av ställföreträdares ställning i olika register har utförts. Likaså har det gjorts en genomgång för att säkerställa att ställföreträdare inte har fler uppdrag än vad som är lämpligt.

Utbildningsverksamheten riktad till ställföreträdare har inte uppnått önskade nivåer under 2018.

En handlingsplan för rekrytering, introduktion och utbildning till nya ställföreträdare har upprättats. Verksamheten påbörjar arbete utifrån handlingplanen från och med januari 2019.

Verksamheten ska präglas av en god arbetsmiljö. Genom långsiktighteten och

förutsägbarheten ska verksamhet och organisation utvecklas: Detta mål uppnåddes delvis och detta beror på att verksamheten under första delen fokuserade på att arbeta med

grunduppdraget vilket berodde på hur förutsättningarna sett ut. Indikatorer som hör till detta mål är något svåra att följa upp då dessa bygger på en subjektiv bedömning. Därmed är det svårt att få en faktabaserad bild av hur läget kopplat till målet ser ut. Verksamheten har under hösten 2018 påbörjat ett arbete med att ta fram konkreta indikatorer som i relation till målet kommer driva verksamheten framåt.

Andra delen av 2018 arbetade verksamheten med olika delar som hade bäring på arbetsmiljön och dessa var:

-APT: arbetsplatsträffar en gång i månaden i syfte att arbeta med vi-känsla och hitta former för samarbetet

-dagliga pulsmöten som syftar till att fördela det dagliga arbetet och att medarbetaren ska få en bild av helheten samt skapa samsyn

-Teammöten som syftar till att identifiera avvikelser och arbeta med förbättringar, exempelvis att upprätta rutiner för olika delar i processen

Viktigaste händelserna och resultaten:

 Året 2018 påbörjades med något turbulent period som avslutades med att en stabil grund för verksamhetens arbete framåt lades, både utifrån arbetet med grunduppdraget

Överförmyndarnämnden, Verksamhetsberättelse 2018 5(19) och utveckling av verksamheten samt det systematiska arbetsmiljöarbetet. En del olika händelser påverkade verksamhetens arbete under första delen av 2018 såsom chefsbyte, sjukfrånvaro, riktad arbete med arbetsmiljön etc. Andra delen av 2018 präglades av fokus på kartläggning och analys av uppdragets innebörd, utformning av gemensamma processer och rutiner samt ett systematiskt arbetsmiljöarbete. Verksamheten har under hösten 2018 påbörjat ett arbete med att ta fram konkreta indikatorer som i relation till målet kommer driva verksamheten framåt.

 Ärenden som rör ensamkommande barn har minskat i antal vilket har inneburit att de resurserna som handlade dessa ärenden även introducerades och började arbeta med handläggning av andra ärendetyper som verksamheten handlägger.

 Försatt ökning ses när det kommer till övriga ärenden. Enligt befolkningsstatistik (RUFS, Demografisk rapport 2017:04) beräknas såväl den yngre som den äldre befolkningen att öka i jämn takt under kommande år. Verksamheten berörs framförallt av de äldre personer som till följd av sjukdomar och försvagat hälsotillstånd kan vara i behov av en ställföreträdare. Under 2018 har verksamheten identifierat att i och med att antalet övriga ärenden växer kommer behovet av att identifiera ställföreträdare att växa.

Därför har verksamheten sett över rekryterings- och utbildningsprocessen för nya ställföreträdare.

 Digitaliseringsresan har påbörjats. Verksamheten har identifierat stort behov av digitalisering som består av tre delar: digitalisering av nämndarbetet, nytt

ärendehanteringssystem och övergång till elektroniskt arkiv. Ett projektgrupp tillsattes.

 Fokus på extern samverkan. Överförmyndarenheten har gjort bedömning om att arbetet med den externa samverkan behöver utvecklas mycket. En del fokus har under året lagts på extern samverkan i form av information till olika aktörer men detta kan göras mer strukturerat. Under året har man bland annat deltagit i länsmöten för överförmyndare i länet och möten med tingsrätten för erfarenhetsubyten. Verksamheten har under hösten 2018 tillsatt en arbetsgrupp med syftet att arbeta fram en årsplan för extern samverkan.

Årsplanen för extern samverkan är klar och verksamheten kommer påbörja ett mer strukturerat arbete utifrån planen i januari 2019.

 I slutet på 2018 anslöt sig en ytterligare kommun till nämnden, Vallentuna kommun.

Intergreringen gick enligt plan och utan några avvikelser. Det nya namnet på nämnden från och med den 1 januari 2019 är "Överförmyndarnämnden i Norrort".

 Systematiskt arbetsmiljöarbete och delaktighet. Medarbetare har under hösten varit delaktiga i utformandet av verksamhetsplanen inför 2019 vilket gör att förutsättningarna ser mycket bättre ut inför 2019.

3 Ekonomi

3.1 Sammanfattning

Nämndens utfall (om man tar bort 292 tkr; Sollentunas del av underskottet) blev 15,9 mkr när det gäller intäkter, vilket är 1,1 mkr bättre än budget. Detta beror på intäkter från

Migrationsverket som nämnden begärde i slutet av 2017 som ersättning för arvoden till gode män för ensamkommande barn för årets sista månader. Ersättning har kommit till oss under 2018.

Det beror också på slutreglering av verksamhetens kostnader eftersom kostnader enligt avtalet för den gemensamma nämndens verksamhet ska fördelas mellan kommunerna.

Nämndens kostnadsutfall blev 16,2 mkr, vilket är -1,4 mkr sämre än budget. Detta beror på ersättning av arvoden till gode män som blivit högre är budget.

Nettoresultat för hela nämnden (Sollentunas del av underskottet) blev -0,3 mkr

3.2 Driftredovisning ÖFN

Intäkter Budget

2018 Periodutf

all Utfall % Budget- avvikelse

Prognos Novemb

er

Statsbidrag 0 709 709 709

Sollentuna 6 308 6 600 105 % 6 308

Sigtuna 4 465 4 672 105 % 207 4 465

Upplands Väsby 4 000 4 185 105 % 185 4 000

Summa intäkter 14 773 16 166 1 101 15 482

Kostnader Budget

2018

Periodutf

all Utfall % Budget- avvikelse

Prognos Novemb

er

Sollentuna 6 308 6 903 109 % 595 6 952

Sigtuna 4 465 4 886 109 % 421 4 921

Upplands Väsby 4 000 4 377 109 % 377 4 409

Summa kostnader 14 773 16 166 1 393 16 282

Netto* 0 0 -292 -800

* Minustecken betyder underskott. Plustecken betyder överskott.

3.3 Kommentar till utfall, budget och föregående prognos

Utfallet för helåret för Överförmyndarnämnden som helhet avviker mot budget med -684 tkr Eftersom kostnader för den gemensamma nämndens verksamhet enligt avtal ska fördelas mellan kommunerna blir avvikelsen för Sollentuna kommun -292 tkr. För Sigtuna kommuns del innebär det en avvikelse med -207 tkr. För Upplands Väsby kommun är avvikelsen -185 tkr.

Avvikelserna beror på att arvoden till gode män är högre än budget, då arvodena inte är finansierade i budgeten.

Utfallet för helåret jämfört med föregående prognos (i november, (-684+800)) är 116 tkr bättre.

Det beror i huvudsak på att utbetalning och uppbokning av arvoden till gode män gjorts under perioden och att ett mer rättvisande resultat därmed kan redovisas.

Överförmyndarnämnden, Verksamhetsberättelse 2018 7(19)

3.4 Kommentar till prognossäkerhet

Jämfört med förra året har prognossäkerheten förbättrats. Det är fortfarande svårt att bedöma antalet ensamkommande barn som vistas i våra kommuner. Det är den i huvudsak mest svårbedömda posten i nämndens prognos.

Utfallet för helåret blev 0,3 % av prognosen. Orsaken till resultat är att kostnaderna för arvoden till gode män för ensamkommande barn är svåra att bedöma då det är svårt att prognostisera antalet barn som behöver en god man. Ensamkommande barn placeras i våra kommuner och det är svårt att förutse antalet barn som kommer att vistas i våra kommuner. Ökar antalet barn, ökar nämndens kostnader i motsvarande grad.

Utfall

2016 Utfall

2017 Utfall 2018

Prognossäkerhet (%) 10,8 % 9,7 % 0,3 %

3.5 Kommentar till budgetföljsamhet

Utfallet för perioden blev -1,9 % av budgeten. Avvikelse beror i huvudsak på inte finansierade kostnader för arvoden till gode män, det vill säga uppdragstagare.

Jämfört med förra året har budgetföljsamhet blivit mycket bättre. Det beror bland annat på att nämnden i år har bokat upp alla kostnader och intäkter för perioden. Utbetalningar och uppbokningar av kostnader och intäkter medför att ett mer rättvisande resultat kan redovisas.

Utfall

2016

Utfall 2017

Utfall 2018

Budgetföljsamhet (%) -44,7 % -6,2 % -1,9%

3.6 Kommentarer till utfall per verksamhetsnivå på bruttonivå

Nämndens utfall blev 15,9 mkr ( när man tar bort Sollentunas del av underskottet) gällande intäkter, vilket är 1,1 mkr bättre än budget. Detta beror på intäkter från Migrationsverket som nämnden begärde i slutet av 2017. Ersättning har erhållits i början på 2018.

Det beror också på slutreglering av verksamhetens kostnader som fördelas mellan kommunerna.

Nämndens utfall blev 16,2 mkr när det gäller kostnader, vilket är -1,4 mkr sämre än budget.

Detta beror huvudsakligen på ersättning av arvoden till gode män.

Nettoresultat för Överförmyndarnämnden är -0,3 mkr, som är Sollentunas del av underskottet.

3.7 Uppföljning av årets förändringar

Nivåpåverkande förändringar

Budget

2018 (tkr) Utfall Avvikelse Kommentar

Utökat anslag -100

3.8 Investeringsredovisning

Investeringar Årsbudget Utfall Avvikelse

Inga

3.9 Återsökning av statsbidrag

Myndighet Medel helår 2018 Medel - utfall

Inga

Överförmyndarnämnden, Verksamhetsb erättelse 2018 9 ( 19 )

4 Styrdokument

Styrdokument:

4.1 Trygghets - och säkerhetsstrategin

Ingen rappportering

Styrdokument:

4.2 Integrationspolicy/integrationsplan

Utifrån integrationspolicyn arbetade verksamheten på följande sätt:

I syfte att minimera negativa konsekvenser vid flytt mellan kommuner hade verksamheten

nätverksträffar med andra överförmyndarverksamheter för att sam ordna rutiner (Stockholm, Solna, Sundbyberg, Järfälla - Upplands Bro, Ekerö).

Verksamheten har en hög beredskap vad gäller utbildade, erfarna och lämplighetsprövade gode män. Förordnande av god man för ett ensamkommande barn som nyss kommit till Sverige har under 2018 gjorts inom en vecka från det att anmälan är gjord. Fördelningen mellan kvinnliga och manliga gode män är relativt jämnt.

Verksamheten har anordnat föreläsning för gode män vad gäller migration och hälsa, vilken hade stort fokus på just psykisk hälsa, och hur gode män kan hjälpa de ungdomar de är god man för, vilka instanser man kan vända sig till etc.

Verksamheten skickade regelbundet information i nyhetsbrev till gode män, när det var aktuellt inkluderades info/nyheter gällande psykisk hälsa i dessa.

Verksamheten arbetade i enlighet med rekommendationerna i Länsstyrelsens publikation ”Att samverka kring ensamkommande barn som försvinner”, och följde Länsstyrelsens arbete kring detta område.

Verksamheten gjorde även regelbundna besök på HVB - hem o ch socialtjänster för att informera om hur vi arbetar och vad som ingår i god mans uppdrag.

Indikatorer Utfall

2016

Utfall 2017

Utfall 2018

Målvärde 2018 Antal praktik - eller subventionerade

arbetsplatser för nyanlända 0 0

Kommentar Tertial 2 2018

Det är inte aktuellt med praktikplats inom verksamheten, då det är en liten enhet.

Styrdokument:

4.3 Näringslivsstrategi

Ingen rapportering

Styrdokument:

4.4 Personalpolicy

I slutet av 2017 slutade ett par medarbetare vid överförmyndarenheten, varav en chefen för verksamheten. Utöver det var en medarbetare långtidssjukskriven på heltid av icke arbetsrelaterade skäl. Situationen upplevdes som pressad av övriga medarbetare som fick en större arbetspress på sig under en tid. Vid sidan om det hade enhete n haft en del arbetsmiljöproblem under 2017, vilket också hade effekter på välbefinnandet hos personalen.

Under 2018 har situationen succesivt förbättrats. Ny chef och medarbetare har rekryterats. Den medarbetaren som var långstidssjukskriven sedan i juli är tillbaka i tjänst i ordinarie omfattning.

Enheten har gått mot ett mer normalt läge. Den psykosociala arbetsmiljön har också förbättrats.

Olika insatser har bidragit till detta.

Vid årsskiftet permanentades en tidigare tjänst på viss tid. Tjänsten hade fram till dess varit inriktad på handläggning av ensamkommande barn - ärenden. Mot bakgrund av en vikande kurva för antalet sådana ärenden har tjänsten kommit att bli en allmän handläggartjänst.

Kompetensutvecklingsinsatser har satts in för att berörd medarb etare ska få den bredd som krävs för arbetet.

I september har en ytterligare medarbetare som var inriktad för handläggning av ensamkommande barn - ärenden fått sin visstidstjänst omvandlat till tillsvidare tjänst. Denna medarbetaren kommer handlägga alla på enheten normalt förekommande ärenden och har fått en introduktionsplan i syfte att få de förutsättningarna som behövs. Denna rekrytering har gjorts utifrån samgåendet med Vallentuna.

I december 2018 har två medarbetare sagt upp sig och då en handläggare sa mt en administratör.

Enhetschefen gjorde bedömning att en ny handläggartjänst ska utlysas och det sker ingen ny rekrytering för att ersätta administratörstjänsten. Denna bedömning utgår ifrån verksamhetens behov där bedömningen är att det inte finns tillrä ckligt med arbetsuppgifter för att anställa en ny

administratör.

Indikatorer Utfall

2016

Utfall 2017

Utfall 2018

Målvärde 2018

Sjukfrånvaro i % 2,01 % 3,3 % 4,39 % 5 %

Kommentar Tertial 3 2018

Siffran beror på en icke arbetsrelaterad långtidssjuskrivning. På grund av verksamhetens storlek får den stort genomslag. Från och med juli 2018 har enheten inga långstidssjukskrivna.

Personalomsättning, extern (%) 10 % 20 % 20 % 10 %

Kommentar Tertial 3 2018

Under året har fyra medarbetare slutat, varav en enhetschefen. På grund av verksamhetens storlek får fyra avgångar stor effekt på nyckeltalet.

Överförmyndarnämnden, Verksamhetsb erättelse 2018 11 ( 19 )

5 Mål

Övergripande mål:

5.1 Trygghet och välfärd genom livet Nämndmål:

5.1.1 Verksamheten ska präglas av hög rättssäkerhet

Verksamheten består av kompetenta medarbetare som sätter rättsäkerhet i första hand. Behov har identifierats för att arbeta mer strukturerat med att vara en rättsäkert verksamhet. För att uppnå detta behöver verksamheten att arbeta fram processer för varje ärendetyp. Verksam heten har därför under hösten 2018 förutom grunduppdraget prioriterat processuppbyggnad samt påbörjat arbete för en högre processefterlevnad i syfte att ge kunden lika förutsättningar och uppnå hög rättsäkerhet genom att ha samsyn.

När det kommer till rätt säkerheten har en process att arbetats fram i följande delar:

- Utredningstid - klagomålshantering

granskning av årsredovisningar

Vad gäller uppföljning av domstolsbeslut (förteckningar) är det en indikator som verksamheten inte kan påverka till bättre utfal l. Den kommer därför ses över inför verksamhetsplanering 2019.

Indikatorer Utfall

2016

Utfall 2017

Utfall 2018

Målvärde 2018

Utredningstiden - - 83 % 85 %

Kommentar

83 % av ärenden inkomna under perioden januari – december 2018 är utredda inom tre månader.

Fördelning enligt följande:

Antal inkomna ärenden för hela året 2018 är 150 st (varav 137 st godmanskap, 13 st förvaltarskap) Antal utredda ärenden inom 3 månader: 124 st (varav 92 st godmanskap och 6 st förvaltarskap, och 26 st fortfarande under utredning)

Andel utredda ärenden inom 3 månader: 83 % (varav 82 % godmanskap och 46 % förvaltarskap) Målvärdet är således inte uppfyllt.

Ärenden där utredningstiden har tagit längre en tre månader kommer ses över i lärande syfte.

Uppföljning av domstolsbeslut - - 77 % 100 %

Kommentar

Under hela 2018 har nämnden begärt in 115 st förteckningar. Av dessa är 89 st eller 77 % inkomna tid, dvs inom två månader.

Målvärdet är inte uppfyllt.

Klagomålshantering - - 80 % 90 %

Kommentar

Klagomåls - och synpunktshantering sker kontinuerligt och rapporteras till nämnden fyra gånger per år.

Har under 2018 gjorts mer strukturerat och även resulterat i ett utfall som verksamheten kommer arbeta vidare med under 2019 .

Målvärdet delvis uppfyllt.

Gransking av årsredovisningar 100 % 97 % 100 % 100 %

Kommentar

Antal inkomna årsräkningar i tid och granskade innan 1 juli är 710 st.

100 % är granskade av de som varit inkomna i tid och varit kompletta.

Målvärdet är uppfyllt.

Inkomna årsräkningar efter 1 mars är 308 st och av dessa är 301 st granskade 1 oktober.

Målvärdet uppfyllt.

Nämndmål:

5.1.2 Verksamheten ska utföras med hög professionalitet hos medarbetare.

Ställföreträdare ska vara lämpliga för uppdraget

Nämndens mål är inte uppnått till fullo under 2018. Skälet till det är dels en personalsituation under årets första månader som gjort att arbetet fokuserats på det mest centrala, dvs ärendehandläggning och granskning av årsräkningar, dels på att verksamhetsplanen för 2018 inte varit förankrad bland me darbetarna. Detta beror i sin tur på ett chefsbyte i slutet av 2017.

Målsättningen att ha lämpliga ställföreträdare bedöms uppnås. Kontroll av ställföreträdares ställning i olika register har utförts. Likaså har det gjorts en genomgång för att säkerställa att ställföreträdare inte har fler uppdrag än vad som är lämpligt.

Utbildningsverksamheten riktad till ställföreträdare har inte uppnått önskade nivåer under 2018. En handlingsplan för rekrytering, introduktion och utbildning till nya ställföreträdare har upprättats.

Verksamheten påbörjar arbete utifrån handlingplanen från och med januari 2019.

Överförmyndarverksamhetens bemötande av ställföreträdarna är mycket viktig. Den mäts i den årliga enkäten som görs gemensamt av länets överförmyndarnämnder. Enkäten är genomförd och verksamheten har analyserat utfallet samt gjort aktiviteter utifrån denna vilka framgår i VP:n 2019.

Överförmyndarenheten bedömer att arbetet med den externa samverkan behöver utvecklas mycket.

En del fokus har under året lagts på extern samverkan i form av information till olika aktörer men detta kan göras mer strukturerat. Under året har man bland annat deltagit i länsmöten för

överförmyndare i länet och möten med tingsrätten för erfarenhetsubyten. Verksamheten har under hösten 2018 till satt en arbetsgrupp med syftet att arbeta fram en årsplan för extern samverkan.

Årsplanen för extern samverkan är klar och verksamheten kommer påbörja ett mer strukturerat arbete utifrån planen i januari 2019.

Medarbetarnas kompetens är A och O för verksam heten. En kontinuerlig kompetensutveckling är central. Verksamheten har under 2018 deltagit på föreningen Sveriges överförmyndares studiedagar i Gävle 30/5 - 1/6.

Alla medarbetare har haft medarbetarsamtal och har en individuell kompetensutvecklingsplan som är kopplad till verksamhetsplanen 2019.

Indikatorer Utfall

2016

Utfall 2017

Utfall 2018

Målvärde 2018

Utbildning till ställföreträdare - - 10 % 65 %

Kommentar

Utbildningsverksamheten har på grund av en personalsituation under våren med vakanser och

sjukskrivningar fått stå tillbaka för ärendehandläggning och granskning av årsräkningar. Situationen har vid halvårsskiftet normaliserats, vilket gjorde att verksamheten höstas kom igång med att planera för rekrytering, introduktion samt utbildning av stä llföreträdare. Verksamheten har under senare delev av hösten 2018 påbörjat en mer strukturerad rekrytering av ställföreträdare. Introduktion och utbildning kommer påbörjas under janueri 2019 enligt verksamhetsplanen.

Målvärdet är inte uppfyllt.

Registerkontroller - - 100 % 100 %

Kommentar

Registerkontroller i belastningsregister, kronofogdens register och socialregistret har genomförts på samtliga ställföreträdare under juni månad.

Målvärdet är således uppfyllt.

Begränsning av antal uppdrag per

ställföreträdare - - 98 % 80 %

Kommentar

Totalt antal uppdrag/ställföreträdare som god man enligt föräldrabalken 11 kap § 1 - 4, förvaltare samt god man för ensamkommande barn som avdelningen har för närvarande är 672. Av dessa är det 8 st som har fler än 10 uppdrag.

Målvärdet är uppfyllt.

Kompetenta medarbetare - - 100 % 75 %

Överförmyndarnämnden, Verksamhetsb erättelse 2018 13 ( 19 )

Indikatorer Utfall

2016

Utfall 2017

Utfall 2018

Målvärde 2018 Kommentar

Alla medarbetare har haft medarbetarsamtal under perioden juli - aug, som resulterade i en individuell kompetensutvecklingsplan. Syftet med samtalen var att identifiera resurser och utvecklingsområden hos varje medarbetare samt planera för vad som medarbetaren ska göra för att en förflyttning ska ske.

Målvärdet är således uppfyllt.

Tillgänglighet och bemötande - 86 % 86 % 100 %

Kommentar

Överförmyndarnämnder i länet gör en gemensam enkät årligen där ett antal frågor ställs till ställföreträdarna om överförmyndarkontorens verksamhet, bl.a. bemöta ndet. Enkäten för 2018 genomfördes under september/oktober 2018 och resultaten presenterades i tertial 3.

Samarbete med interna och externa

aktörer - - 65 % 80 %

Kommentar

Överförmyndarenheten har hittills under året haft ett par samordningsmöten med externa aktörer. Syftet med dessa har varit att ge ut information om och presentera verksamheten samt föra dialog med partners i syfte att utveckla samarbetet. Detta behöver göras mer strukturerat och det finns en handlingsplan för det.

Enheten har en rutin för klagomåls - och synpunktshantering. Behov finns för att strukturera upp processen för klagomålshantering. Arbetsgr upp har tillsatts för detta under hösten och en ny process finns.

Enheten har deltagit i brukarundersökning augusti 2018. Enheten har utifrån resultatet i enkäten gjort en plan med aktiviteter för att ytterligare utveckling ska ske utifrån olika delar i en käten.

Målvärdet delvis uppfyllt.

Övergripande mål:

5.2 Attraktiv och effektiv organisation Nämndmål:

5.2.1 Verksamheten ska präglas av en god arbetsmiljö. Genom långsiktighet och förutsägbarhet ska verksamhet och organisation utvecklas

Arbetsmiljöarbete utgör en central roll i den dagliga verksamheten på Överförmyndaravdelningen.

Verksamheten lägger en stor vikt på att identifiera, definiera och arbeta med frågor som rör

arbetsmiljön. Sedan maj 2018 då ny chef tillträdde har verksamheten arbetat med följande dela r som har en stor bäring på arbetsmiljön och dessa är:

- APT: arbetsplatsträffar en gång i månaden i syfte att arbeta med vi - känsla och hitta former för samarbetet

- dagliga pulsmöten som syftar till att fördela det dagliga arbetet och att medarbetaren ska f å en bild av helheten samt skapa samsyn

- Teammöten som syftar till att identifiera avvikelser och arbeta med förbättringar, exempelvis att upprätta rutiner för olika delar i processen

Indikatorer Utfall

2016

Utfall 2017

Utfall 2018

Målvärde 2018

Förväntningar på medarbetare - - 85 % 100 %

Indikatorer Utfall 2016

Utfall 2017

Utfall 2018

Målvärde 2018 Kommentar

Alla medarbetare har dels korta avstämningar och dels medarbetarsamtal där vi tog upp vad som förväntas av varje medarbetare och vad verksamheten behöver göra för att uppfylla dessa. Samtalet resulterade i en individuell kompetensutvecklingsplan för alla medarbetare vilket tydliggör förväntningar för alla medarbetare.

Inför arbetet med verksamhetsplanen 2019 kommer verksamheten att arbeta fram tydliga aktiviteter kopplade till mål i syfte att s äkerställa att alla medarbetare vet vad som förväntas av dem på individnivå.

Målvärdet delvis uppfyllt.

Gott bemötande och kollegialt

samarbete - - 100 % 100 %

Kommentar

Enheten arbetar med dessa frågor utifrån ett antal aspekter, bland annat genom att arbeta med kommunikationssätt, dvs tydlig och konkret kommunikation. Vidare arbetar verksamheten med att i vardagen hitta vägar för att öka samarbetet genom att använda oss av och därmed förstärka varandras olika kompetenser. Detta gör vi genom bland annat att ha dagliga pulsmöten som syftar till att fördela arbetet, APT där vi arbetar med arbetsmiljöfrågor, olika grupper som samarbetar ihop kring olika uppdrag etc.

Överförmyndarnämnden, Verksamhetsberättelse 2018 15(19)

6 Uppdrag

Lägesrapport kring eventuella uppdrag från KS/KF. Avsnittet kan innehålla uppdrag som är rapporterade till nämnd (dvs. avslutade) men fortfarande under beredning av KLK för återredovisning till KS/KF.

7 Riskhantering - internkontroll

7.1 Risk att ställföreträdare är olämpliga och missköter sitt uppdrag. Risk för huvudmännens rättssäkerhet

Orsak

Om avdelningen brister i rutiner och inte genomför registerkontroller.

Status Åtgärder

Ingen avvikelse Lämplighetskontroller av ställföreträdare innan förslag lämna till tingsrätten eller innan eget beslut fattas.

Kommentar Tertial 3 2018

Kontrollen genomfördes i juni 2018 då verksamheten genomförde registerkontroll på samtliga ställföreträdare som har ett uppdrag inom verksamhetens upptagningsområde. Verksamheten gick igenom varje ärende för att säkerställa att registerkontrollen gjorts

Mindre avvikelse Lämplighetsprövning av tilltänkta ställföreträdare.

Kommentar Tertial 3 2018

Verksamheten har arbetat fram en rekryteringsprocess, däribland introduktion av tilltänkta ställföreträdare. Verksamheten kommer att arbeta enligt denna rutin från och med januari 2019.

7.2 Risk att ärenden hanteras och handläggs olika av handläggare.

Orsak

Lika ärenden har hanterats olika vilket skapar rättsosäkerhet

Status Åtgärder

Ingen avvikelse Process - och rutinbeskrivningar hålls uppdaterade Kommentar Tertial 3 2018

Verksamheten har analyserat behov och arbetat fram de flesta processer och rutiner under hösten 2018. Detta arbete fortsätter under våren 2019.

Inte åtgärdat Granskning och genomgång av ärenden på överförmyndaravdelningens handläggargrupper Kommentar Tertial 3 2018

Kontrollaktiviteten har inte genomförts enligt förväntan då verksamhetens fokus under hösten låg på att ta fram rutiner för hur vi ska arbeta med enhetliga bedömningar på ett strukturerat och rättsäkert sätt.

7.3 R isk att felaktiga arvodesbeslut fattas

Risk att felaktiga arvodesbeslut betalas ut till ställföreträdare till men för enskild och kommunen.

Status Åtgärder

Inte åtgärdat Granskning av arvodesbeslut Kommentar Tertial 3 2018

Kontrollaktiviteten har inte genomförts enligt förväntan då verksamhetens fokus under hösten låg på att ta fram rutiner för hur vi ska arbeta med enhetliga bedömningar på ett strukturerat och rättsäkert sätt.

Detta kommer implementeras under våren 2019.

Överförmyndarnämnden, Verksamhetsb erättelse 2018 17 ( 19 )

7.4 Risk att ställföreträdare inte erbjuds information och utbildning för uppdrag.

Orsak

Rutin för information och utbildning saknas

Status Åtgärder

Mindre avvikelse Regelbundna informations - och utbildningstillfällen till alla ställföreträdare

Kommentar Tertial 3 2018

På grund av personalsituation har informationstillfällen till nya ställföreträdare inte genomförts. Det finns en handlingsplan för hur och när detta kommer göras.

Information till godemän för ensamkommande barn har genomförts som planerat.

Interkontr ollen är genomförd, då verksamheten säkerställt att informationen till godemän är genomförd.

Ingen avvikelse Granskningstillfällen Kommentar Tertial 3 2018

Informationsbrev om hur en årsredovisning ska gå till skickas till ställföreträdare inför årsredovisningar.

Verksamheten har säkerställt att informationsbrev skickats till samtliga ställföreträdare.

Ingen avvikelse Framtagande av rutin och arbetsbeskrivning Kommentar Tertial 3 2018

Arbetet med att lägga upp en process avseende rekrytering, information och utbildning av nya ställföreträdare är klart. Arbetet enligt processen påbörjas januari 2019.

8 Kvalitet

Undersökningar och synpunkter

Årliga enkäter skickas till ställföreträdare bland annat för att mäta hur de upplever

verksamhetens bemötande. Vid mätningen för 2018 har noterats att närmare 90 % ”instämmer till stor del” eller ”helt och hållet” på frågan om hur de upplever verksamhetens bemötande. Vad gäller service och tillgänglighet placerar sig nämnden högt även där, med över 90 % nöjda ställföreträdare. Nämnden arbetar för stor öppenhet mot verksamhetens intressenter. Nämnden nås på telefon och mail hela arbetsdagen. Kommande år avser nämnden utveckla e-tjänster för ställföreträdare som förenklar för ställföreträdare ytterligare. Nämnden hanterar regelbundet klagomål mot ställföreträdare och avser därför att förtydliga befintliga rutiner för hanteringen av dessa. Klagomål kommer att registreras och statistik kommer att föras i uppföljnings- och förbättringssyfte.

Externa rapporter

Länsstyrelsen i Stockholms län har efter inspektion funnit anledning att kritisera

Överförmyndarnämnden (nämnden) i Sigtuna, Sollentuna och Upplands Väsby kommuner på punkten som avser beslut om byte av ställföreträdare i ett ärende.

Länsstyrelsen har inför inspektionen inhämtat och granskat kansliets skriftliga rutiner rörande årsräkningsgranskning, bevakning av redovisningshandlingar samt bevakning av arvskifte och har inget att anmärka på rutinerna.

Länsstyrelsen har även inhämtat uppgifter om handläggningstider för granskningen av årsräkningar föregående år. Nämnden lämnade uppgifter om att 90 % av årsräkningarna för år 2016 granskades före den 1 oktober 2016 samt att granskningen av årsräkningar för år 2016 var helt färdigt den 17 januari 2018. Länsstyrelsen uppmanade nämnden i sin rapport att undersöka varför vissa årsräkningar enligt uppgift var färdiggranskade så sent som efter årsskiftet, samt utreda hur detta kan undvikas i framtiden.

Sammanfattande analys och utvecklingsområden

Under året 2018 har verksamheten genom analys identifierat ett flertal kvalitetsindikatorer som vi under 2019 kommer att använda oss av för att kvalitetssäkra verksamheten.Verksamheten har även genom analys kommit fram till att systematiskt kvalitetsarbete behöver struktureras och arbetat med detta under senare delen av året. Det första resultat ser vi i att vi har upprättat processer för att handlägga olika ärendetyper samt rutiner för att hantera exempelvis klagomål, följa upp vår verksamhet etc.

Verksamheten har identifierat behov av att under 2019 fokusera på att förbättra service, rättsäkerhet samt den sociala arbetsmiljön. Ett annat behov som verksamheten ser är

digitalisering. Idag har verksamheten ett föråldrat ärendehanteringssystem som innebär mycket manuell pappershantering. Verksamheten har i slutet av 2018 initierat ett digitalieringsprojekt som innefattar flera delar och då digitalisering av nämnden, arbeta med att övergå till e-arkiv samt övergå till nytt ärendehanteringssystem.

Verksamhetens bedömning är att det är personer med psykisk sjukdom eller missbruk som behöver vänta längre tid på att få hjälp av en ställföreträdare. Det råder fortsatt brist på ställföreträdare för dessa, ofta mer, krävande uppdrag. Därför har enheten under året sett över processerna för rekrytering i syfte att skapa bättre förutsättningar för personer som kan vara intresserade av uppdrag som ställföreträdare. En gedigen kontroll av blivande ställföreträdare är nödvändig och som ett led i att förbättra denna har verksamheten infört webbaserade test som blivande ställföreträdare måste genomgå för att bli aktuella för uppdrag. Sammantaget bedömer verksamheten att genom att skapa goda förutsättningar genom ett strukturerad

introduktionsprogram för blivande ställföreträdare når vi bättre rättsäkerhet och kvalité för våra huvudmän.

Vidare behöver verksamheten fokusera på den externa samverkan. Genom att arbeta för ett gott samarbete med Socialtjänsten och boenden i regionen kommer det även att ha effekt i form av förbättrad service och rättsäkerhet.

Överförmyndarnämnden, Verksamhetsberättelse 2018 19(19)

9 Barnbokslut - verksamheten ur ett barnperspektiv

9.1 Barnets rätt att inte diskrimineras

För att förhindra att ensamkommande barn som kommer till Sverige utan sina vårdnadshavare utsätts för diskriminering utser överförmyndanämnden skyndsamt en god man, som har i uppdrag att värna barnets rätt och se till barnets bästa.

9.2 Barnets bästa i främsta rummet

En god man ska alltid ha barnets bästa i centrum, ett budskap som nämnden är tydliga med gentemot dem som förordnas som gode män för ensamkommande barn hos oss.

9.3 Barnets rätt till liv och utveckling

I en god mans uppdrag ingår att se till att barnet får det hen har rätt till, t ex att bli inskriven i skolan och få undervisning. Vi informerar också våra gode män om exempel på fritidsaktiviteter som finns i kommunen t ex under skolloven, så att de kan informera barnen om dessa

möjligheter. En god man är också inkluderad i asylprocessen och värnar därigenom barnets rätt till liv.

9.4 Barnets rätt att få uttrycka sina åsikter

Inför att överförmyndarnämnden fattar beslut som rör barnet, t ex om att byta ut en god man eller vid upphörande av godmanskapet, ges alltid barn som har fyllt 12 år tillfälle att yttra sig kring frågan. På detta sätt värnar vi barnets rätt att uttrycka sina åsikter.