Tjänsteutlåtande Kommunledningskontoret
2015-11-18
Pierre Carlsson Sidan 1 av 3
Besök Postadress Telefon växel Fax reception Internet
Turebergshuset 191 86 08-579 210 00 08-35 02 90 www.sollentuna.se Turebergs torg Sollentuna
Dnr 2015/0628 KS-1 Diariekod: 033
Kommunstyrelsen
Redovisning av handlingsplan för införande av grön IT i Sollentuna kommun
Förslag till beslut
Kommunledningskontoret föreslår att kommunstyrelsen föreslår att kommunfullmäktige beslutar följande
1. Handlingsplan för införande av grön IT i Sollentuna kommun godkänns i enlighet med tjänsteutlåtande 2015-11-18
Kommunledningskontoret föreslår att kommunstyrelsen beslutar 1. Trafik- och fastighetsnämnden uppmanas återkomma till
kommunstyrelsen med nämndens handlingsplan för införande av grön IT inom fastighetsområdet senast 2016-04-01
Sammanfattning
Kommunfullmäktige gav kommunstyrelsen i uppdrag 2015-03-05 att ta fram förslag på en policy och handlingsplan för att genomföra grön IT i Sollentuna kommun. Grunden till detta uppdrag var den genomlysning av kommunens arbete med grön IT som genomfördes hösten 2014 och som resulterade i ett antal rekommendationer inom områden som rör
upphandling, informationsflöden, transporter, fastigheter, kommunikation, IT-arbetsplats, utskriftshantering, styrdokument och utbildning.
Bakgrund
Kommunfullmäktige beslutade i juni 2013 att kommunstyrelsen skulle göra en genomlysning av kommunens arbete med grön IT.
För att uppfylla uppdraget genomförde kommunledningskontoret under hösten 2014 en sk ”Grön IT-audit” med extern konsult. Auditen, som baseras på svensk standard (SS895400 Hållbar IT), gick till så att 150 frågor besvarades av deltagare från kommunens förvaltningar för att ta reda på var kommunen befann sig vad gäller grön IT. Underlaget analyserades sedan av TCO Development som är en oberoende svensk aktör med uppdrag att driva på mot en mer grön och hållbar IT-utveckling. Därefter genomfördes ett par workshops med deltagande förvaltningar där analysen slutligen resulterade i en rad rekommendationer på åtgärder som genomförda tar Sollentuna kommun ett steg vidare mot grön IT.
Rekommendationerna lämnades inom följande områden:
1. Policy/styrande dokument för hållbar IT
Godkänt dokument, 2015-11-24, Katarina Kämpe
Tjänsteutlåtande
2015-11-18
Dnr 2015/0628 KS-1 Sidan 2 av 3
2. Upphandling 3. Kommunikation 4. Utbildning 5. Fastigheter
6. Utskriftshantering
7. Digitala informationsflöden 8. IT-arbetsplatsen
9. Logistik och transporter
Utgångspunkten för auditen var att grön IT i huvudsak har två perspektiv:
• Hur vi kan minska IT-verktygens påverkan på miljön
• Minskad miljöpåverkan med stöd av IT, dvs. hur vi innovativt kan använda IT för att styra, mäta och reglera verksamhetens
miljöpåverkan.
Inom ramen för auditen genomfördes också en benchmark, vilket innebar att Sollentuna kommun jämfördes med andra kommuner/landsting som
genomfört auditen. Jämförelsen gjordes inom två dimensioner, HUR- dimensionen och VAD-dimensionen. HUR-dimensionen visar hur mogen kommunen är att arbeta med förbättringsarbete inom grön IT, dvs. i vilken utsträckning arbetar vi systematiskt med policys och handlingsplaner samt hur väl följer vi upp och analyserar resultat när det gäller
energieffektiviserings-, klimat- och upphandlingsfrågor. VAD-dimensionen specificerar vilka områden som kommunen kommit längst inom.
HUR-dimensionen visade att Sollentuna kommun ligger bra till i jämförelse med andra kommuner och att det framförallt är en tydligare policy runt grön och hållbar IT som behövs. Ett annat förbättringsområde är att säkerställa att arbetet med grön och hållbar IT följs upp och utväderas.
När det gäller VAD-dimensionen visade analysen att Sollentuna kommun ligger över medel när det gäller arbetet med IT-arbetsplatser,
fastighetsstyrning och informationsflöden. När det gäller logistik och transporter, sociala aspekter och upphandling finns förbättringsutrymme.
Rekommendationerna framgår i större detalj i bilagan till detta utlåtande.
Vid behandlingen av kommunstyrelsens redovisning av genomlysningen i kommunfullmäktige 2015-03-05 beslutade fullmäktige att ge
kommunstyrelsen i uppdrag att återkomma med förslag på en policy och en handlingsplan för införande av grön IT i Sollentuna kommun.
I bilagan till detta utlåtande finns vid sidan av själva rekommendationerna kommentarer kring vad som redan genomförts under året när det gäller de rekommenderade åtgärderna i auditen och handlingsplan för det kommande arbetet.
Godkänt dokument, 2015-11-24, Katarina Kämpe
Tjänsteutlåtande
2015-11-18
Dnr 2015/0628 KS-1 Sidan 3 av 3
Handlingsplan för genomförande av grön IT
Den handlingsplan som redovisas i bilagan sträcker sig över 2016 och 2017 och täcker områden som rör upphandling av IT, digitala informationsflöden, utbildning, kommunikation, IT-arbetsplatsen och utskriftshantering.
När det gäller policy för grön och hållbar IT anser kommunledningskontoret att det inte bör skapas ett specifikt styrdokument för detta.
Kommunledningskontoret arbetar för närvarande tillsammans med förvaltningarna för att ta fram en digitaliseringspolicy för Sollentuna kommun. Policyarbetet bygger på SKL:s e-strategi och KSL:s digitala agenda för Stockholms län och syftar till att ringa in centrala områden för kommunens digitaliseringsarbete de närmaste fem åren. Policyn ska underställas kommunfullmäktige för beslut i juni 2016. För att få en sammanhållen styrning av digitaliseringsfrågor i kommunen bör grön och hållbar IT integreras i den kommande digitaliseringspolicyn.
IT som styrmedel inom fastighetsområdet är ett viktigt område och ett område som genomlysningen visar att kommunen ligger förhållandevis långt fram inom. Grön IT inom fastighetsområdet är dock en fråga som trafik- och fastighetsnämnden ansvarar för. Kommunledningskontoret föreslår därför att kommunstyrelsen uppdrar till nämnden att återkomma med en redovisning av sin handlingsplan för att använda grön och hållbar IT inom fastighetområdet. Redovisningen ska lämnas till kommunstyrelsen senast 2016-04-01 och därefter redovisas för kommunfullmäktige.
Katarina Kämpe Pierre Carlsson
Kommundirektör Administrativ chef
Godkänt dokument, 2015-11-24, Katarina Kämpe
