Protokoll styrelsemöte Sävar IK nr 2-2017
Tid Söndag 2017-02-19, kl 18.30 – 21.30 Plats: Klubbstugan
Deltagare: Niclas Bromark, Marcus Larsson, Staffan Norin, Patrik Nyström, Karolina Torgilsson, Thomas Lundberg och Marie Sandström, Mattias Arvidsson, Annika Kimmel, Per Höglund och Lars Westman, Marie Sandström
Anm förhinder Annika Kimmel,
Övriga inbjudna Petra Bohm Broman och Carina Holmström, Västerbottens Idrottsförbund Protokoll Förs av Niclas, justeras av Staffan
Nr/
tid
Ärende Ansvarig Beslut/bilaga
1. Inledning Karolina: full fart i handbollen, sammandrag i princip varje helg, Handbollsfest i Klubbstugan 170218.
Lars: full fast i Gymnastiken. Är nominerade till årets Gymnastik förening i Gymnastik Norr. Startat ytterligare en barngrupp, som fylldes direkt.
Petra:
Thomas: full fart. Kommer att hålla en ungdomscup i april. Har fått erbjudande om att spela kval till Allsvenskan, som vi ska ställning till i veckan. Det är dock ett väldigt stort steg att ta.
Mattias: Korpen har kört på under söndagarna. Har fått ett tillskott på ledarsidan i badminton.
Patrik: Kul att känna att det blir fler och fler som kommer på träningarna.
Marcus: har suttit med Carina, Inge och revisorn och tycker att det känns välidigt inspirrande att vi är på väg att ta nästa och stora steg inom ekonomiområdet.
Marie: valberedningen i fotbollen har lite jobb. Marie kommer att kliva av som kassör från och med årsmötet.
Niclas: lag i Boden och i Falun sam två lag i USM steg III. Lo till landslagsläger Riks I.
Per: intensivt skede, både för att handbollen rullar på, men också för at fotbollen är i uppstart.
2 Dagordning och föregående protokoll med akt
Staffan har gått genom beslutsloggen och uppdaterat uppföljning av respektive beslut. Ledamöterna uppmanas att se genom det till nästa möte (se bilaga 2.)
Uppföljning av beslut.
3. Omvärld och externt
Sävar IK nominerade till bästa ungdomsförening, mest jämställda och mest hållbara förening vid Umeå Idrottsgala till veckan.
4 Årsmötet 2017 SN Niclas uppdras med stöd av Per att utarbeta programmet för kvällen samt kallelse/inbjudan som publiceras på hemsidan. (NY AKTIVITET). Kallelse med agenda måste finnas på plats senast den 26 mars. (NY AKTIVITET 7:17)
5. Sävar IK
#tvåpunktnoll
SN Styrelsen diskuterar fortsättningen på
föreningsutvecklingsprojektet #tvåpunktnoll. Styrelsen är överens om uppdelningen på fortsättningen (enligt nedan) är bra.
1. Fortsatt förankrat strategiarbete. Hela Sävars IK.
Föreningsstyrelsen samt de olika sektionsstyrelserna fortsätter att gemensamt driva strategiarbetet med återkommande
styrelseträffar och handlingsplan. Viktigt att bibehålla bred förankring och delaktighet.
2. Projekt ”Föreningsutveckling 2020 (”Ledaren i fokus”) 1. Locka till livslångt idrottande
– Aktiva ungdomar och vuxna genom värdegrund, utbildning, utbud och lokaler
2. Proffs på idrott och ledarskap
–Hög kompetens och kontaktnät inom idrott och ledarskap 3. Lätt vara ledare
– Stöd, utbildning och tydliga strukturer och arbetssätt.
3. Utvecklingsarbete ”Hållbar förening och stolta medlemmar”
1. Sponsring och partnerskap 2. Kommunikation
3. Anläggningar och arenor 4. Medlemskapet
Per uppdras med stöd av Staffan och Marcus att ta fram underlag som beskriver föreningens långsiktiga syfte med projektet
”Ledaren i fokus” (enligt ovan) (NY AKTIVITET 8:17)
Styrelsen uppdrar till kansliet att tilldela Idrottskonsulenten Linda Hjortborg tillräcklig behörighet i IdrottOnline för att söka Idrottslyft för alla sektioner.
Styrelsen uppdrar till Per kalla till en utbildningskväll i syfte att arbeta fram en föreningsgemensam utbildningsplan i syfte att få en bättre styrning av Folkbildningsresursen som kommer ifrån SISU (NY AKTIVITET 9:17).
6. Intern
verksamhet och ekonomi
Marcus Marcus och Carina redovisar förslaget till Ekonomihandbok med bilagor som det just nu ser ut. Det finns saker att utveckla med den fortfarande, men den är trots det klar att använda redan nu.
Marcus äger beslutet.
Styrelsen diskuterar om frågan om ändrat räkenskapsår.
Styrelsen beslutar att tillfråga årsmötet om mandat att utreda och införa ändrat räkenskaps år samt att skjuta frågan till det första styrelsemötet efter årsmötet (UPPDATERING AV AKTIVITET 1:17) Staffan uppdras att utforma ett ärende till årsmötet om att få mandat att utreda och eventuellt inför ändrat räkenskapsår. (NY AKTIVITET 10:17).
Multiarenan. Ingen efterkalkyl på multiarenan föreligger.
Styrelsen anser att den måste finnas på styrelsens bord senast till nästa styrelsemöte. (UPPDATERING AKT 4:17).
Styrelsen diskuterar också om underhåll av arenan och hur detta ska budgeteras. Styrelsen enas om att det finns tre
huvudalternativ:
1. Allmänna investeringar i och runt anläggningen som tas av föreningen som helhet och fördelas enligt
fördelningsnyckel.
2. Idrottsspecifika investeringar som tas av respektive sektion.
3. Löpande underhåll av arenan, där kostnaden fördelas efter nyttjande av arenan.
Fotbollssektionen uppdras att utreda frågan om underhåll av arenan och vilka investeringar som behövs göras. (NY AKTIVITET 11:17)
Patrik uppdras att utreda frågan om frivaror från ICA och hur de fördelas på sektionerna till nästa styrelsemöte (NY AKTIVITET 12:17)
7. Verksamhetsplan
och budget för styrelsen samt sektionerna
SN ML
Underlag till Verksamhetsplan och -berättelse skickas sekionsvis till Niclas senast fredagen den 24 februari.
8. Ledarnas
medlemsavgifter
NB Styrelsen beslutar att
Alla ledare i föreningen ska vara betalande medlemmar.
Varje sektion äger frågan om övriga villkor för ledare, däribland arvodering och nedsättning av deltagaravgifter. (BESLUT 2:2017) 9. Halltider korpen Mattias Styrelsen diskuterar frågan om halltider till Korpen. En bra
diskussion som tydlig pekar på behovet att ha ett större samtal om föreningens syfte med Korpensektionen.
Mattias uppdras att ta fram ett underlag för en diskussion om föreningens syfte med Korpensektionen till styrelsemötet i april (NY AKTIVITET 13:17).
10. Sävar Camp 2017 Per H? Styrelsen beslutar att SävarCamp hanteras administrativt i Korpensektionen (BESLUT 3:2017)
11 Övriga frågor Inget
12 Styrelsen; möten 2016
Kommande möte:
Sön 12 mars 19.00-21.00 Styrelsemöte Sön 26 mars Årsmöte. Kl 18.00-21.00 Sön 2 april kl 18.30-21.30 Styrelsemöte Sön 7 maj kl 18.30-21.30 Styrelsemöte Sön 11 Juni 19.00-21.30 Styrelsemöte
Lars anmälde problem med mötestiderna pga träning. Staffan ser över alternativ efter årsmötet.
13 Till nästa möte Uppföljning av 2016 års beslut (se bif) 14. Enkel utvärdering
15. Slut
Antecknas av : Justeras av:
Niclas Bromark Staffan Norin
Sekreterare Ordförande
Bilaga 1
Öppna aktiviteter Uppdaterad 4 dec 2016
ID Innebörd Ansvar Datum
(klart)
Status (ny, pågår,
klar) 22:16 Medlemskap och avgifter. Styrelsen diskuterade frågan och
kom överens om att tillsätta en arbetsgrupp som i god tid inför kommande årsmöte kan ta fram olika förslag och idéer kring medlemskapet och avgiftsnivå.
Uppdatering: Marie tar till mötet 18 januari fram ett förslag till beslut gällande medlemsavgift för kommande två år.
MS
18 januari
OK stängd
32:16 Avtalsansvarig. Staffan tillses att frågan om hantering av avtal åter kommer upp på agendan under hösten. Karolina kollar upp med Anders Hansson om han kan tänka att ta på sig uppdraget att vara avtalsansvarig. Uppdateras: Karolina får uppdraget att be Anders ta kontakt med Inge, samt med Staffan för att få mer information
KT
20 dec
Pågår
33:16 Niclas uppdras att ta fram policy och rutin för dokument och bildhantering samt implementera denna i föreningen
NB 19 feb Pågår
34:16 Respektive sektionsordförande får uppdraget att vid styrelsehelgen den 20-21 aug utse och meddela motsvarande sektionsansvariga för dokument- och bildhantering i respektive sektionsstyrelse.
Sektions ordf
19 feb Pågår
48:16 Uthyrningsverksamhet klubbstugan
Styrelsen uppdrar till Karolina att skapa en arbetsgrupp för att revidera riktlinjer för uthyrning. Lars och Katarina Westman bistår. Karolina redovisar ett förslag på nya riktlinjer senast 30 oktober
Uppdraget uppdateras för att ta fram två alternativ för att lyfta verksamheten eller inte.
KT
19 feb
Pågår
49:16 Samarbetsavtal Sävar IK Innebandy – Täfteå
Innebandysektionen tar fram ett förslag på samarbetsavtal mellan föreningarna att fungera som ett lärande för styrelsen.
Thomas
2 april
Pågår
50:16 ”Klubbshopfunktion”. Uppdra till Per att kolla av med Tomas Forman om han kan ta ansvar för att hantera beställningar.
Uppdateras: Per tar fram ett förslag på avtal tillsammans med Tomas.
PH
19 feb
Pågår
53:16 Allhall Sävar
Att uppdra till Ida Westin och Camilla Jakobsson att utreda sporthall enligt Allhall Sävar (bilaga 9).De ombes att återrapportera till styrelsen senast 31 jan 2017, för att möjliggöra information till årsmötet. Per H är kontaktperson för styrelsen.
PH 31 jan Pågår
55:16 Styrelsen uppdrar till Marcus att göra en riskanalys och föreslå åtgärder kopplat till vår kanslifunktion. Det handlar både om att hantera tillfällig överbelastning samt att hantera ekonomifrågor när Inge är ledig eller inte är där..
ML 12 mar Pågår
56:16 Styrelsen beslutar att genomföra en städ- och röjdag till våren. Tidsplan, ansvarsförhållanden och annat fastställs efter nyår.
SN 19 feb
1 apr
Pågår
57:16 Styrelsen uppdrar till Patrik att med stöd av Per och Marcus göra en efterkalkyl till anläggningsarbetet Multiarena. Se även årsmötesbeslut samt beslut 10:2016
PN 19 feb Pågår
59:16 Styrelsen uppdrar till Marcus att utreda framtida behov av funktionalitet och servicegrad till medlemmar och sektioner och hur denna kan utvecklas. Marcus utformar slutligt uppdraget.
ML 12 mar Pågår
63:16 Styrelsen beslutar att gå vidare med planer på
föreningsutveckling utifrån Sävar IK #tvåpunktnoll och Staffan får i uppdrag att samtala med SISU för att få stöd i detta arbete.
SN 19 feb OK
Stängd
65:16 Styrelsen förbereder en diskussion angående
föreningsgemensam policy kring ledarnas medlemsavgifter till styrelsemötet 18 februari. Respektive sektionsordförande redovisar till detta tillfälle hur det såg ut med ledarnas medlemsavgifter 2016.
NB 18 feb Pågår
70:16 Patrik uppdras med stöd av Marcus att utreda hur vi fördelar frivaror från ICA och lämna förslag
PN 19 feb Pågår
71:16 Staffan uppdras att utifrån värdegrund förbereda diskussion om externa samarbeten, specifikt religiösa samfund
FÖRSLAG: Ta det med den nya styrelsen
SN 19 feb
1 apr
Pågår
1:17 Marcus uppdras att tillsammans med Carina ta fram ett underlag på hur ett arbete för att förändra räkenskapsår (till 1/4 –31/3) skulle se ut.
ML 19 feb
april
Pågår Uppdatera d
2:17 Marcus uppdras att följa upp att vi genomför avskrivning av multiarenan enligt konstens regler och enligt tidigare fattat styrelsebeslut.
ML 19 feb Pågår
3:17 Marcus uppdras att tillse att Inge bokar upp de projektbidrag för multiarenan, som vi inte fått, som en fordran.
ML 19 feb Pågår
4:17 Patrik och Per uppdras att göra en efterkalkyl på multiarenan till styrelsemötet 19 februari 12 mars.
PN 19 feb
12 mars
Pågår
5:17 Mattias uppdras att till styrelsemötet 19 februari utreda möjligheten att lägga SävarCamp organisatoriskt hos Korpensektionen.
PA 19 feb Pågår
6:17 Årsmötet
Staffan föredrar förändringarna i stadgarna. Övriga synpunkter in till Staffan senast den 12 februari. Därefter slutjusteras förslaget.
Niclas föredrar mallar för verksamhetsberättelse och -plan som ligger på G-drive.
SN
ML
19 feb OK Stängd
Marcus föredrar mall för budget till 18 jan som också ligger på G-drive.
Medlemsavgifterna ska kvarstå till nästa år samt att föreslå årsmötet att ge styrelsen mandat att fatta beslut om medlemsavgift för 2018. Styrelsen fattar beslut vid nästa möte
Niclas uppdras att lägga upp nyheten om årsmötet på webben.
SN
NB
7:17 Niclas uppdras med stöd av Per att utarbeta programmet för kvällen samt kallelse/inbjudan som publiceras på hemsidan.
NB 26 feb NY
8:17 Per uppdras med stöd av Staffan och Marcus att ta fram underlag som beskriver föreningens långsiktiga syfte med projektet ”Ledaren i fokus” (enligt ovan)
PH 12
mars
NY
9:17 Styrelsen uppdrar till Per kalla till en utbildningskväll i syfte att arbeta fram en föreningsgemensam utbildningsplan i syfte att få en bättre styrning av Folkbildningsresursen som kommer ifrån SISU.
PH ? NY
10:17 Staffan uppdras att utforma ett ärende till årsmötet om att få mandat att utreda och eventuellt inför ändrat
räkenskapsår.
SN 12
mars
NY
11:17 Fotbollssektionen uppdras att utreda frågan om underhåll av arenan och vilka investeringar som behövs göras.
PH 12
mars
NY 12:17 Patrik uppdras att utreda frågan om frivaror från ICA och hur
de fördelas på sektionerna till nästa styrelsemöte
PN 12
mars
NY 13:17 Mattias uppdras att ta fram ett underlag för en diskussion
om föreningens syfte med Korpensektionen till styrelsemötet i april.
MA April NY
Bilaga 2
Besluts- logg/ID
Innebörd Ansvar Eventuell
uppföljning datum
Ref
Beslut från 2015 som ännu inte är genomförda 6:15 Projekt ”Koll på ekonomin”
Styrelsen tillsätter ett projekt i syfte få bättre koll på ekonomin för att också kunna göra långsiktiga satsningar. Projektet leds av en grupp bestående av Marie (sammankallande), Lars, Karolina, Elisabeth Rönnblom och Carina Bosson från SISU/Idrottsservice.
Marie Okt 2015
OK för uppföljning 2016
Se även protokoll från årsmöte och konstituerande möte för formella beslut
1:2016 Delegation till följande sektionsstyrelser enligt §31 i stadgarna, Fotboll, Gymnastik och Handboll delegeras beslutsrätt delegeras beslutsrätt inom den verksamhetsplan och budget för den aktuella sektionen som årsmötet fastställt samt beslut – av mindre betydelse – som endast rör den egna sektionen. Beslut av större betydelse eller som rör fler sektioner ska hanteras av föreningsstyrelsen.
Marcus September Ok
2:2016 Styrelsen beslutade efter en längre diskussion att villkoren för fotbollssektionens cuper Höstyran/Tjejsistan avseende varusponsring från ICA, ska lämnas oförändrade för 2016.
Per Ingen uppf
3:2016 Styrelsen beslutar att beslut om administrativa rutiner av detta slag (ovan) med fördel kan delegeras till Marcus (kassören).
Marcus Ingen uppf Styr 4:2016 4:2016 Styrelsen fastställer styrelsen för Innebandysektionen och
Korpen Motion (enligt bilaga). Beslut 5:2016.
Staffan 15 aug OK
Styr 4:2016 5:2016 Delegation till följande sektionsstyrelser enligt §31 i stadgarna:
Innebandy och Korpen Motion delegeras beslutsrätt delegeras beslutsrätt inom den verksamhetsplan och budget för den aktuella sektionen som årsmötet fastställt samt beslut – av mindre betydelse – som endast rör den egna sektionen. Beslut av större betydelse eller som rör fler sektioner ska hanteras av föreningsstyrelsen.
Marcus September Ok
Styr 4:2016
6:2016 Styrelsen beslutar att gå över i en samlad Google-lösning för bild- och dokumenthantering (gemensam arbets-, delnings- och publiceringsyta).
Niclas Oktober
Inte klart 7:2016 Niclas får i egenskap av sekreterare uppdraget att vara
förvaltarare för ny bild och dokumenthantering.
Niclas Ingen uppf
8:2016 Styrelsen beslutar att adjungera Thomas Lundberg (Innebandysektionen) under resten av året.
Staffan Ingen uppf
9:2016 Styrelsen beslutar att kontanta förskottsutbetalningar från den 20 juni inte får ske.
Marcus Ingen uppf
10:2016 Styrelsen beslutar enhälligt att fullfölja byggprojektet Multiarena och därmed avdela ytterligare 360 kkr i budget från det egna kapitalet.
Per Då projektet är
slutrapporter at
11:2016 Styrelsen beslutar att (Beslut 11:16):
att fördelningsnyckeln ska baseras på faktorn ”antal aktiv i idrott” för 2016 och framåt
att denna nyckel används för fördelning av
föreningsgemensamma intäkter/kostnader och sker i slutet av 2016 utifrån 2016 års uppgifter och kostnader/intäkter
Marcus Feb 2017
Fördelningsnyckeln används sedan med uppgift från föregående år, dvs att uppgifter från 2016 används för budget och kalkyl för kommande år 2017
12:2016 Styrelsen beslutar
Att fördelning av frivaror från Intersport 2016 samt 2017 sker enligt nedan.
Att utse Per till ansvarig för avtalet och för att alla frivaror verkligen tas ut 2016.
2016
41000kr är uttaget i år av fotbollen. Övriga sektioner finns inget underlag kring.
Fördelning sker enligt tidigare beslutat fördelningsnyckel, baserat på Aktiv i idrott.
Enligt föregående protokoll tillfaller 2016 20000kr innebandyn.
Frivarorna bör tas ut i Adidas produkter eftersom det är där Sävar IK har avtal med.
2017
Då alla sektioner inte har lika lätt att plocka ut frivaror från Adidas (te.x gymnastik) ska alla nya Adidas overaller som säljs från januari 2017 tas ut via frivaror hos Intersport intill vi nått summan 70.000.
Sävar IK säljer i sin tur overaller vidare till medlemmarna. Av de pengar som kommer in fördelas det mellan sektionerna utifrån fördelningsnyckeln. En avstämning sker under oktober. Om Sävar IK inte sålt overaller för 70000kr i oktober bör frivaror i material tas ut så att inte föreningen missar frivaror, då vi inte kan skjuta medel mellan åren.
Per 30 nov
13-2016 Styrelsen beslutar:
Att upprätta ett redaktionsråd för att hantera SävarNytt. Per Höglund är ansvarig i styrelsen och bistås av Anna Nyström. Mål, syfte och uppdrag enligt underlag.
Per Ingen uppf
14:2016 (27 sep)
Offert avseende revision Styrelsen beslutar:
Att godkänna bifogad offert avseende revision 2016, inklusive närvaro vid årsstämma. (Bilaga 7). Den totala kostnaden om 11 500 kr (exkl reskostnader) finansieras genom att medel avsätts i budget för 2017 under posten ”Redovisningstjänster”.
Revisionen genomförs i samverkan med arbetsgrupp bestående av Inge Nilsson, Marie Sandström och Marcus Larsson.
Marcus Ingen uppf
15:2016 (27 sep)
Stödfonden
Att fastställa rutiner för Stödfonden finansierad av bidrag från Odd Fellow. (Bilaga 8), samt uppdra till Per Höglund och P-A Enkvist att utgöra Stödfondens beslutsgrupp. Per är
kontaktperson till styrelsen.
Per Feb 2017
16:2016 (27 okt)
Fördelningsnyckel för intäkter och kostnader för 2016 och framåt. Kompletterar beslut 11:2016.
Marcus Feb 2017
17:2016 Speedledger
Beslutas att följande ledamöter ska ha tillgång till föreningens Speedledger (Beslut 16:2016):
Staffan Norin 650301-6278, Ordförande Sävar IK Marcus Larsson, 700707-4839 , Kassör Sävar IK
Thomas Lundberg, 590522-8515, Ordf (tf) Innebandysektionen
Marcus Ingen uppf
Niclas Bromark, 691230-1451, Ordförande handbollssektionen Karolina Torgilsson, 7750719-8542 , Kassör Handbollssektionen Lars Westman, 700513-8578, Kassör Gymnastiksektionen Patrik Nyström, 651128-8950, Kassör Korpen motion
18:2016 (4 dec)
Multiarenan ekonomi Beslutas att
redovisning av anläggning och drift av den s.k. Multiarenan sker, i enlighet med revisorns rekommendation, enligt följande
Investering på 1 762 853 kr (dvs exklusive externa bidrag) bokförs som anläggning i balansräkningen (tillgång).
Avskrivning. Anläggningen skrivs av på 10 år. I samband med investeringen beslutades att sektionen Fotboll skulle belastas med 600 tkr av investeringen. Därför ska 60 tkr av den årliga avskrivningen föras som kostnad på sektionen Fotboll.
Resterande årlig kostnad är föreningsgemensam och fördelas till samtliga sektioner på samma sätt som övriga
föreningsgemensamma kostnader.
Årliga drift- och underhållskostnaderna fördelas utifrån nyttjandet av arenan. Det innebär att kostnaderna ska fördelas enligt respektive sektions andel av de totala bokade timmarna för multiarenan under verksamhetsåret.
Marcus I anslutning till bokslutet
19:2016 Årsmötet Beslutas att
• Förberedelserna för årsmötet ska följa den rutin för årsmötesprocess som Marie tagit fram.
• Marie får ansvaret att förvalta processen som sådan och själva dokumentet.
• ”Årsmötet” är en stående punkt på agendan (dec-april).
MS April 2017
1:2017 Styrelsen beslutar att utse 19810320-8206 Camilla Berg till kassör i Gymnastiksektionen från 1 januari 2017.
Ingen uppf
2:2017 Styrelsen beslutar att
Alla ledare i föreningen ska vara betalande medlemmar.
Varje sektion äger frågan om övriga villkor för ledare, däribland arvodering och nedsättning av deltagaravgifter.
3:2017 Styrelsen beslutar att SävarCamp hanteras administrativt i Korpensektionen.
Bilaga 3
Årsplanering för Sävar IKs styrelse (EJ UPPDATERAD 2017)
Tidpunkt Innehåll Anmärkning
Mars (direkt på plats efter årsmöte)
Konstituering av styrelsen Mötesplan för året Mars- april
10 april 2016
Uppföljning och utvärdering av årsmötet och ärenden Stämma av årsplan och styrelsens uppdrag och arbetssätt
Delegationer till sektionsstyrelser Uppdrag inom styrelsen och andra föreningsgemensamma grupper
Maj- Juni Uppföljning av ekonomiska läget budget (vinteridrotterna).
Översyn av ekonomiska och administrativa rutiner, avtal Kommunikation (Sävar-Nytt, hemsida etc.)
Översyn av föreningens profil och ”klubbshop”, policies
Aug –sep Halvårsbokslut
Strategisk planering inför kommande år (inkl vision och värdegrund)
Okt Uppföljning sommaridrotterna och SävarCamp.
Rapport efter säsongen och inför nästa säsong.
Starta arbete med Verksamhetsplan och budget i föreningen och sektionerna.
Nov – dec Plan för årsmötesprocessen. Kallelse till årsmöte Jan- feb Bokslut för revision
Handlingar till årsmötet.
Utvärdering av styrelsearbetet
Verksamhetsberätt else och –plan, budget och årsredovisning
Bilaga 4
