PROTOKOLL Sävar IK,
Föreningsstyrelsen Datum Sida 1 av 16
2017-10-15
Protokoll styrelsemöte Sävar IK nr 9-2017
Tid Söndag 2017-10-15, kl 18.30– 21.30
Plats: Klubbstugan
Deltagare: Niclas Bromark, Staffan Norin, Anton Vennberg, Fredric Westin, Björn Gladh (p1-p4), Karolina Torgilsson, Marcus Larsson, Petra Bohm Broman, Lars Westman (p.6-slut), Maria Bergkvist,
Övr inbjudna
Anm förhinder Mattias Arvidsson, Patrik Nyström, Daniel Brannelid
Underlag Agenda samt ev underlag för mötet (t.ex. inför beslut) i mötesmapp FIka
Protokoll Niclas Bromark
Nr tid
Ärende Ansvarig Beslut/bilaga 1. Inledning och
incheckning (30 min)
ALLA Ordförande hälsar välkommen och öppnar mötet.
Niclas. Flygande start på säsongen med fyra lag på USM-äventyr, premiär seniormatch och första heldagssammandraget. Ny
norrlandsserie med många sena förändringar. Nya rutiner kräver dator i sekretariatet och särskilt utbildad personal, vilket också ställt till det lite. YES-projektet har haft två helkvällars utbildning där ungdomarna tränats i strategisk kommunikation.
Anton. Nu är det mesta slut med säsongen för fotbollen. Planerar för och funderar över nästa säsong, framför allt samarbetet med Täfteå kring seniorverksamhet. Ledarträff på gång. Utvärderar mitt första år som ordförande.
Fredric: Tydligt att verksamheten gått ner i viloläge. Tittar framför allt på intäktsläget och det ser rätt så positivt.
Marcus. Styrgruppsmöte projektet “Ledaren i fokus” som var mycket positivt. Min käpphäst är att vi som förening ska ha en bra lägstanivå, att alla barn ska mötas av en godtagbar nivå. Det är tydligt att vi är på väg tid genom projektet, vilket känns fantastiskt.
Petra. Händer mycket. Har har haft Maria på besök i sektionen vilket var givande.
Sävar IK, styrelsen Sida 2 av 16
Maria. Har varit med Innebandyn i veckan. Träffade 10-12 ledare, vilket var mycket trevligt. Fick massor av nya insikter i en ny verksamhet.
.
Björn: mycket just nu på innebandyn med licensieringar och annat.
Årets första cup är avklarad. Dömde 20 matcher själv.
Karolina. Märks att det är mycket på gång i handbollen. Ett seniorlag för första gången på länge, vilket också märks på kostnaderna.
Staffan. Flera höjdare i nutid; bland annat utvecklingsrådet, träning med gymnastiksektionen, arbetsplatsträff på kansliet. Reflekterar över att det är mycket som händer i föreningen just nu och behovet av att prioritera klokt, något som vi också behöver hjälpas åt med.
2 Dagordning och föregående protokoll (10 min)
Ordf Föregående protokoll fastställs och dagordning för dagens möte godkänns.
3. Styrelsens, sektionernas och utvecklings rådets ledamöter (15 min)
Staffan
Alla
Björn meddelar att Daniel kommer att kliva av uppdraget i
föreningsstyrelsen. Ann-Karin Rågfält kommer att ersätta, nominerad av innebandysektionen. Styrelsen beslutar så.
BESLUT 22-2017.
Fotbollen har sonderat efter ersättare till Valberedningen då Ida försvinner. Det finns dock inget namn än.
Staffan avser skriva i SävarNytt om rekrytering i allmänhet och de behov vi har, däribland Valberedningen.
Vi saknar också en sammankallande i vår Fastighetsgrupp. Alla uppmanas att söka i nätverken efter någon som kan axla det uppdraget.
Styrgrupp/ utvecklingsråd
Helena slutar i utvecklingsrådet .Rosalie Bengtsson ny representant till rådet.
4. Kioskverksamheten Syfte: Klargöra inriktning, behov och åtgärder för gemensam kiosk- funktion
“Hall-sektionerna” efterfrågar ett gemensamt arbete kring en
gemensam kioskfunktion. Styrelsen anser att vi behöver göra ett större - mer strategiskt - arbete först, lite på samma sätt som vi hanterade tidsfördelningsfrågan. Vi bedömer att den löpande verksamheten är ordnad.
Frågor att avhandla för gruppen
1. Långsiktig plan för kioskverksamheten på hallen och i Sävar IK i stort.
2. Ett strukturerat arbete mot fastighetsägaren
3. Hur vi rent praktiskt ska fördela inom föreningen (arbete, inköp, intäkter osv)
Styrelsen diskuterar tajmingen när vi kan dra igång ett liknande arbete.
Vi kommer fram till att februari, efter årsmöteshandlingarna är
Sävar IK, styrelsen Sida 3 av 16
utskickade, är lämpligt för att ta upp det strategiska arbetet med kioskverksamheten i Sävaråhallen. Niclas uppdras att väcka frågan igen på styrelsen i god tid inför möte i feb 2018..
NY AKTIVITET 55:17
5. Omvärld och media/externt
På gymnastikforum pratades mycket om ungt inflytande och vi för en diskussion om ungdomsråd eller motsvarande.
Det finns en tydlig koppling till SävarCamp, där vi årligen utbildar många ungdomar, men där vi ofta kommenterat att vi är dåliga på att ta hand om om allt detta nya ledarskap. SävarCamp kommer att vara en fokusfråga vid nästa styrelsemöte. Vi lyfter detta till ett lite bredare ungdomsfokus.
Patrik förbereder punkt om Sävar Camp nästa gång.
Petra och Maria uppdras att fundera vidare på frågan om ungt ledarskap till nästa möte.
Staffan förbereder detta ett samlat block om “ungdomsfrågor” till nästa möte . NY AKTIVITET 52:17.
Petra informerar kort om träff med Umeå föreningsråd. Det föranleder ingen åtgärd.
6. Sävar IK
#tvåpunktnoll - strategiarbetet
Lägesavstämning kring uppföljande arbete. Niclas har tagit fram förslag till plan för kommunikationsarbetet.
Maria med projekt “ledaren i fokus” driver vidare arbetet med
“Utbildning och ledarskap”.
Styrelsen beslutade driva arbetet vidare enligt förslag (BESLUT 23-2017)
7. Ledaren i fokus och jobbet som Barn- och
ungdomsansvarig
Syfte: Stämma av läge, introduktion och uppdrag
Avstämning av förberedelser och introduktion, sektions veckorna oK?
Se underlag på länk:
https://docs.google.com/document/d/1pE5mRavlyib7ylj4cUo5uxVntdf a_cw-Io7TzMzq3mw/edit?usp=sharing
Barn- och ungdomsansvarig och prioriteringar – samlade uppdrag från styrelsen och utvecklingsrådet:
Prioritering av delmål 3 – Lätt att vara ledare.
Styrelsen stöder Marias och utvecklingsrådets förslag att prioritera projektplanens delmål 3– Lätt att vara ledare.
Kartläggning av ledare i föreningen. Maria får i uppdrag att undersöka med andra föreningar och idrottsförbundet hur man enklast tar “koll”
på tränare och övriga ledare och återrapportera. Efter detta uppdrages
Sävar IK, styrelsen Sida 4 av 16
sektionsordförande att alla ledare kommer in i överenskommet system.
Intervju och enkät. Kartläggning av behoven hos ledare och sektionsstyrelsen. Maria berättar hur hon tänkte börja. genom att genomföra provintervjuer för att få fram bra frågeställningar att senare kunna bredda med fler intervjuer och sedan kanske växla upp till enkäter. Maria tar hjälp av Niclas för att skapa en enklare ledarenkät.
Inredning av Klubbstugan och budskap
Utvecklingsrådet har gett Maria och Johanna i uppdrag att ta fram inredningsförslag för klubbstugan. Styrelsen stöder detta förslag, men ska förslag till beslut ska stämmas av med styrelsen.
Utbildning och ledarskap (Fokusområde i Strategin)
Projekt/Maria samt styrgrupp/ utvecklingsråd med Staffan och Marcus.
Maria redovisar en grov tidplan till styrelsen vid oktobermötet.
Ledar- respektive föräldra-utbildning om värdegrund mm. Maria ger en kort bild av tänkbart innehåll. Styrelsen ser positivt på detta.
Policydokument för Sävar IK utifrån vision, verksamhetsidé och värdegrund (Sävars lilla röda för hela föreningen). Förslag att varje sektions utvecklingsplaner bör harmonisera med policydokumentet och kanske kan vara en del i ett större övergripande dokument. Maria får i uppdrag att till styrelsemötet i november kartlägga vad som finns på plats inom sektionerna, ta fram förslag till struktur och begrepp för dessa olika dokument, samt en plan för arbetet.
Kris och beredskap som stöd för ledare
Maria stöder, genom att undersöka vad andra föreningar har för plan/åtgärder, Petra och Lars som har i uppdrag att bereda frågan Senaste mötet för utvecklingsrådet (styrgrupp) - uppdrag
Utvecklingsplaner för barn och unga (stöd till tränare) - Maria presenterar tankar
Blandade barngrupper - tjejer och killar - Maria presenterar tankar
Startpaket för nya ledare (enkel checklista) - Maria/Staffan presenterar idéer
Förslag till kompletterande uppdrag utifrån projektplan och behov Lätt att vara ledare - ledamot i styrelser /ordförande
Sävar IK, styrelsen Sida 5 av 16
- Staffan presenterar idéer
Styrelsen ger Staffan i uppdrag att titta på “det är lätt att vara ledare i föreningen-uppdrag” med inriktning på ordföranden och
sektionsledamöter till januari NY AKTIVITET 53:17 Underlag:
Minnesanteckningar från utvecklingsrådet
https://drive.google.com/open?id=18i95OF8fp6-7lNOfrT1QILYgK-0WSZ k4YPOZrhHPah0
8. Intern verksamhet, kanslifunktion Ekonomi,
Staffan Marcus redovisar ekonomin per sista september. Sammanfattningen är det ser bra ut. Vi ligger under budget både på intäkter och kostnader, även om det finns projektmedel som påverkar resultatet felaktigt just nu.
Styrelsen uppdrar till Marcus att genomföra en budgetworkshop i slutet av januari för ordföranden (frivilligt) och kassörer i föreningen och sektioner i syfte lägga en gemensam budget. NY AKTIVITET 54:17 9. Fastighetsgruppen Mattias Utgår
10. Korpensektionen Mattias och Patrik
Utgår 11 Uppföljning öppna
akt
Styrelsen uppdaterar öppna aktiviteter
12 Styrelsen; möten 2017
Petra
Datum beslutade:
Styrelsemöten: Mån 13 nov Frågor nästa möte:
Frivaror ICA och Intersport- uppföljning 13:e november Sävar Camp - uppföljning 13:e november 2017
Ungdoms/feriearbetare 2018 tar vi upp den 13:e november Årsmötesplanering
13. Övriga frågor och utvärdering
Inga övriga frågor.
Marcus lyfte betydelsen av att utveckla årshjulet för styrelsen (se bil 4)
14 Slut Mötet avslutas
Justeras av: Antecknas av :
Staffan Norin Niclas Bromark
Ordförande Mötessekreterare
Sävar IK, styrelsen Sida 6 av 16
Bilaga 1
Öppna aktiviteter Uppdaterad 15 okt 2017
ID Innebörd Ansvar Datum
(klart)
Status (ny, pågår,
klar) 33:16
34:16
Niclas uppdras att ta fram policy och rutin för dokument och bildhantering samt implementera denna i föreningen Därefter:
Respektive sektionsordförande får uppdraget att utse och meddela motsvarande sektionsansvariga för dokument- och bildhantering i respektive sektionsstyrelse.
NB
Sektions ordf
Nov Pågår
49:16 Samarbetsavtal Sävar IK Innebandy – Täfteå
Innebandysektionen tar fram ett förslag på samarbetsavtal mellan föreningarna att fungera som ett lärande för styrelsen.
Kommentar: förslag skickat till Patrik Jonsson(ordf.) Väntar på återkoppling
Björn Jan Pågår
55:16 Styrelsen uppdrar till Marcus att göra en riskanalys och föreslå åtgärder kopplat till vår kanslifunktion. Det handlar både om att hantera tillfällig överbelastning samt att hantera ekonomifrågor när Inge är ledig eller inte är där.
ML Nov Pågår
59:16 Styrelsen uppdrar till Marcus att utreda framtida behov av funktionalitet och servicegrad till medlemmar och sektioner och hur denna kan utvecklas. Marcus utformar slutligt uppdraget.
ML Nov Pågår
70:16 Anton får i uppdrag att vidare bereda frågan hur tar nästa steg i hur vi fördelar frivaror från ICA
AV Nov Pågår
1:17 Marcus uppdras att tillsammans med Carina ta fram ett underlag på hur ett arbete för att förändra räkenskapsår (till 1/4 –31/3) skulle se ut. Niclas ger stöd.
ML (NB)
Dec Ej påbörjad
13:17 Mattias uppdras att ta fram ett underlag för en diskussion om föreningens syfte med Korpensektionen till
styrelsemötet i april.
MA Jan 18 Pågår
18:17 Niclas uppdras att till september arbeta fram ett förslag för hur vi få än mer engagemang till kommande årsmöten, till exempel i form av motioner.
NB Nov Pågår
25:17 Mattias uppdras, tillsammans med Fastighetsgruppen, att se över behovet av investeringar och underhåll för Klubbstugan med under året, inklusive köksrenoveringen.
MA Nov Pågår
Sävar IK, styrelsen Sida 7 av 16
30:17 Ekonomihandboken
Marcus uppdaterar hemsidan och lägger till blanketter under fliken Ekonomihandboken.
ML Nov Pågår
31:17 Budget och uppföljning 2017/18
Vi uppdrar åt Marcus att fundera ut på hur och när vi kan ta en större samlad uppföljning och prognos av helåret i styrelsen.
ML Jan 18 Pågår
33:17 Löptider för försäkringar och avtal.
Vi uppdrar åt Marcus att kolla med Inge om bevakning av löptider för försäkringar och avtal.
ML Nov Pågår
38:17 Kris och beredskap
Petra och Lars uppdras att bereda frågan. PBB LW
Jan 18 Pågår
41:17 Externa synpunkter gällande fest på och kring klubbstugan.
Det har framförts en rad synpunkter på en fest där det utanför klubbstugan dracks alkohol, hög musik och allmänt stökigt. Dessutom samma kväll som en stor drogfri
ungdomsaktivitet.
Staffan återkopplar Sävar IK:S styrelses synpunkter till arrangörerna.
Niclas tar fram förslag på tydligare och mer strikta regler och riktlinjer kring uthyrning av klubbstugan till styrelsemötet den 25/9. Medskick från styrelsen är att det kan handla om att det inte är tillåtet med alkoholdrickande utanför klubbstugan, samt att alla sopor utanför ska vara borta till morgonen efter.
Staffan
Niclas
KLAR
Jan
Pågår
42:17 Arbete med inriktning för styrelsens arbete
Petra har uppdraget att arbeta fram spelreglerna och följa upp hur vi jobbar utifrån vårt inriktningsdokument.
Petra Nov Pågår
43:17 Redovisning av projektplan Ledaren i fokus samt introduktionsplan
Uppdras åt Staffan att tillsammans med Maria redovisa projektplan samt hur introduktionen går och planeras för hösten vid kommande styrelsemöten under hösten .
Staffan Maria
Nov Pågår
44:17 Strategiarbetet. Styrelsen gör följande bedömning och uppdrar åt Niclas att hålla ihop helheten:
Styrelsen behöver prioritera och gemensamt arbeta med Utbildning och ledarskap respektive Medlemskap. Högsta prio ska även ges “Sponsring och partnerskap”, men där delegeras uppgiften till en arbetsgrupp där Patrik ansvarar.
Se mer om uppdraget i protokoll nr 7.
Niclas Okt OK
Stängd
Sävar IK, styrelsen Sida 8 av 16
1. Livslångt idrottande (ägs av styrelsen som helhet) Här kan vi jobba sektionsvis för att rekrytera ledare och inventera intresset.
2. Kommunikation (ägs av Niclas)
Ligger några månader efter men är på banan.
Niclas redovisar en grov tidplan till styrelsen vid oktobermötet.
3. Anläggningar och arenor (ägs av Mattias och Per H) Detta fokusområde har kommit i gång förra året.
4. Sponsring och partnerskap (ägs av Patrik och Peter) Patrik fortsatt ansvar att ta tag i att sammankalla grupp till möte och jobba vidare med konkreta förslag till nästa steg
Patrik redovisar en grov tidplan till styrelsen vid oktobermötet.Tar ett startmöte med Maria.
5. Utbildning och ledarskap
Projekt/Maria samt styrgrupp/ utvecklingsråd med Staffan och Marcus. Maria redovisar en grov tidplan till styrelsen vid oktobermötet.
6. Medlemskapet
Ägs av styrelsen tills vi kan prioritera område och formulera ett uppdrag.
46:16 Utbilda ledare i aktivitetsrapportering (IOL). Innebandyn kommer att ordna en utbildningsdag i höst och informerar övriga sektioner som kan delta. Ansvar Björn
BG Okt OK
Stängs
47:17 Anton får i uppdrag att snarast dock senast till styrelsemöte i November hitta och presentera en kandidat till
valberedningen från fotbollen. Tillägg (oktober): Innebandyn (och Björn) har motsvarande uppdrag.
AB BG
Nov Pågår
Uppdat
48:17 Kartläggning av ledare i föreningen och deras behov.
Maria får i uppdrag att undersöka med andra föreningar och idrottsförbundet hur man enklast tar “koll” på tränare och övriga ledare och återrapportera ett förslag till
styrelsemötet i oktober .Efter detta uppdrages sektionsordförande att alla ledare kommer in i
överenskommet system. Sedan kan Maria genomföra en intervjuer/enkäter om deras behov och önskemål.
MB Okt OK
Stängs
49:17 Maria undersöker förutsättningarna för att hyra ut klubbstugan til Umeå Fritid. Kontaktar Nils och undersöker behovet, kontrollerar tillgänglighet med Inge. Riktlinjer: max tre kvällar vardagskvällar i veckan. 500 kr per kväll. UF ställer själv iordning lokalen före och efter aktivitet.
MB Okt OK
Stängs
Sävar IK, styrelsen Sida 9 av 16
50:17 Marcus får i uppdrag att ta fram förslag och tidpunkt för en kassörträff med utbildning, stöd och genomgång av ekonomihandboken samt utifrån denna träff en ekonomisk bedömning sektionsvis med förslag till ev åtgärder. Fredrik kontaktar Marcus.
ML 15 Okt Ok
Stängs
51:17 Policydokument för Sävar IK utifrån vision, verksamhetsidé och värdegrund (Sävars lilla röda för hela föreningen).
Förslag att varje sektions utvecklingsplaner bör harmonisera med policydokumentet och kanske kan vara en del i ett större övergripande dokument. Maria får i uppdrag att till styrelsemötet i november kartlägga vad som finns på plats inom sektionerna, ta fram förslag till struktur och begrepp för dessa olika dokument, samt en plan för arbetet.
MB Nov Pågår
52:17 SävarCamp kommer att vara en fokusfråga vid nästa styrelsemöte. Vi lyfter detta till ett lite bredare
ungdomsfokus. Staffan förbereder detta till nästa gång. .
SN Nov Ny
53:17 Lätt att vara ledamot i styrelser
Styrelsen ger Staffan i uppdrag att titta på “det är lätt att vara ledare i föreningen-uppdrag” med inriktning på ordföranden och sektionsledamöter till januari.
SN Jan 18 NY
54:17 Styrelsen uppdrar till Marcus att genomföra en
budgetworkshop i slutet av januari för ordföranden och kassörer i föreningen och sektioner i syfte lägga en gemensam budget.
ML Jan -18 NY
55:17 Kiosken
Styrelsen diskuterar tajmingen när vi kan dra igång ett liknande arbete. Vi kommer fram till att februari, efter årsmöteshandlingarna är utskickade, är lämpligt för att ta upp det strategiska arbetet med kioskverksamheten i Sävaråhallen. Niclas uppdras att väcka frågan igen på styrelsen i god tid.
NB Feb -18 NY
Bilaga 2 Besluts-l ogg/ID
Innebörd Ansvar Eventuell
uppföljning datum
Ref
2016
Se även protokoll från årsmöte och konstituerande möte för formella beslut
6:2016 Styrelsen beslutar att gå över i en samlad Google-lösning för bild- och dokumenthantering (gemensam arbets-, delnings- och publiceringsyta).
Niclas Oktober Inte klart 12:2016 Styrelsen beslutar
Att fördelning av frivaror från Intersport 2016 samt 2017 sker enligt nedan.
Att utse Per till ansvarig för avtalet och för att alla frivaror verkligen tas ut 2016.
2016
41000kr är uttaget i år av fotbollen. Övriga sektioner finns inget
Per 30 nov
Ingen uppf
Sävar IK, styrelsen Sida 10 av 16
underlag kring.
Fördelning sker enligt tidigare beslutat fördelningsnyckel, baserat på Aktiv i idrott.
Enligt föregående protokoll tillfaller 2016 20000kr innebandyn.
Frivarorna bör tas ut i Adidas produkter eftersom det är där Sävar IK har avtal med.
2017
Då alla sektioner inte har lika lätt att plocka ut frivaror från Adidas (te.x gymnastik) ska alla nya Adidas overaller som säljs från januari 2017 tas ut via frivaror hos Intersport intill vi nått summan 70.000.
Sävar IK säljer i sin tur overaller vidare till medlemmarna. Av de pengar som kommer in fördelas det mellan sektionerna utifrån fördelningsnyckeln. En avstämning sker under oktober. Om Sävar IK inte sålt overaller för 70000kr i oktober bör frivaror i material tas ut så att inte föreningen missar frivaror, då vi inte kan skjuta medel mellan åren.
15:2016 (27 sep)
Stödfonden
Att fastställa rutiner för Stödfonden finansierad av bidrag från Odd Fellow. (Bilaga 8), samt uppdra till Per Höglund och P-A Enkvist att utgöra Stödfondens beslutsgrupp. Per är
kontaktperson till styrelsen.
Per Mars 2017 ok
1:2017 Styrelsen beslutar att utse 19810320-8206 Camilla Berg till
kassör i Gymnastiksektionen från 1 januari 2017. Ingen uppf 2:2017 Alla ledare i föreningen ska vara betalande medlemmar.
Varje sektion äger frågan om övriga villkor för ledare, däribland arvodering och nedsättning av deltagaravgifter.
ML Ingen uppf
3:2017 SävarCamp hanteras administrativt i Korpensektionen. MA Ingen uppf 4:2017 Tilldela Idrottskonsulenten Linda Hjortborg tillräcklig behörighet
i IdrottOnline för att söka Idrottslyft för alla sektioner. Kansliet ordnar det praktiska med behörigheten. (Beslut 2:2017)
SN April
ok 5:2017 Styrelsen beslutar att följande ledamöter ska ha tillgång till
föreningens ekonomisystem i Speedledger under verksamhetsåret 2017-18, fram till årsmötet 2018.
ok
6:2017 Styrelsen beslutar att fullfölja projektet Barn- och ungdomsutvecklare enligt förslaget från Västerbottens Idrottsförbund.
ok
7:2017 Styrelsen beslutar att:
Delegation till följande sektionsstyrelser enligt §31 i stadgarna, Fotboll, Gymnastik, Handboll, Innebandy och Korpen motion delegeras beslutsrätt inom ramen för respektive verksamhetsplan och budget som årsmötet fastställt, samt andra beslut – av mindre betydelse – och som endast rör den egna sektionen. Beslut av större betydelse eller som rör fler sektioner ska hanteras av föreningsstyrelsen
ML ok
Sävar IK, styrelsen Sida 11 av 16
8:2017 Styrelsen beslutar att fullfölja beslutet från 2016 där 50.000 av den nedlagda Ishockeysektionens balanserade medel förs över till Korpensektionen. Det innebär att dels Korpens underskott på 24.500 från 2016 nollställs och dels att korpen har mandat att göra ett underskott på 25.500 under 2017.
ML ok
9:2017 Roller i styrelsen
Beslutas att (Beslut 9:2017)
Patrik Nyström som sekreterare. I rollen som sekreterare ingår även uppgiften att boka lokal för styrelsens möten.
Petra Broman som vice ordförande (AKT 16:17).
Kommunikationsansvarig (inkl kontakt för redaktionsrådet) Niclas Bromark.
SN ok
10:2017 Föreningens kontaktperson för:
● Umeå föreningsråd, Petra Broman
● Sävar föreningsråd, Anton Vennman
SN ok Styrelse
5-2017
11:2017 Ledaren i fokus - projekt
Föreslagen projektplan och styrning av
projekt/verksamhet inkl styrgrupp ska vara vägledande för arbetet. Styrgruppen får utifrån detta vidareutveckla projektplan och direktiv. (Se bilaga)
Styrgruppen får i uppdrag att inleda rekrytering enligt förslag till tjänsten som Barn och ungdomsansvarig.
Styrelsen utser styrgrupp enligt förslag samt inbjuder SISU/Västerbottens idrottsförbund att medverka i styrgrupp.
Stationering för Barn och ungdomsansvarig ska vara i Sävar med möjlighet till kontor i första hand i klubbstugan.
Personen ska arbeta verksamhetsnära vilket kan innebära verksamhet i och vid hallarna.
SN ok Styrelse
5-2017
12:2017 Fastighetsförvaltning
Fastställa Uppdragsbeskrivning enligt förslag (bilaga)
MA OKT Styrelse
5-2017 13:2017 Redaktionsrådet
Fastställa Uppdragsbeskrivning enligt förslag (bilaga)
NB OKT Styrelse
5-2017 14:2017 Frivaror och overaller
Beslutas att
1. Som medlem köper du föreningsvaror i klubbshopen till medlemspris + tryck
2. Föreningen använder sig av frivarusumman från Intersport/Adidas på 70000 av kostnaden. Vid uttag av frivaror betalar föreningen full pris för varan och (ej medlemsrabatt) och därför står Sävar IK för
medlemsrabatten
Beslutet ska gälla tills vidare under avtalsperioden fram till 2020 eller till dess att styrelsen beslutar annat.
ML
Se även beslut 12:2016.
OK
Styrelse 5-2017
Sävar IK, styrelsen Sida 12 av 16
15:2017 Fortsätta arbetet med projektet “Ledaren i fokus” enligt förslag till direktiv.
SN OK Styrelse
6-2017 16-2017 Styrelsen ger mandat till ordföranden att teckna
“Överenskommelse mellan Västerbottens Idrottsförbund och Sävar IK” angående projektet. Styrelsen kommer att få utsänt förslag till överenskommelse att läsa och ev
kommentera.
SN OK Styrelse
6-2017
17-2017 Rekrytering
Den kandidat rekryteringsgruppen kommer att gå vidare med kommer att erbjudas en tillsvidareanställning som inkluderar provanställning på 6 månader. Kollektivavtal och förtroendearbetstid tillämpas, vilket innebär möjlighet att överenskomma en extra semestervecka. Löne-nivå diskuterades och möjligt träningsbidrag (Sävar Gym och simhall). Målet är anställningsstart 1 oktober.
Kontor kommer att upprättas på klubbstugan.
Styrelsen ger mandat till ordföranden att teckna anställningsavtal enligt ovan. (Beslut 17-2017)
SN OK Styrelse
6-2017
18-2017 Daniel Brannelid väljs in som ytterligare ledamot från Innebandyn (enligt uppdrag från årsmötet).
SN OK Styrelse
7-2017 19-2017 Beslut att fastslå årsplan för styrelsemöten enligt bilaga SN OK Styrelse
7-2017 20-2017 Beslutas att fastställa två redovisande dokument för
principer för tidsfördelning.
NB OK Styrelse
7-2017 21-2017 Beslutas att fastställa uppdragsdirektiv till
fastighetsgruppen , samt ramar för arbetet enligt nedan.
(Tidigare möte)
Mattias uppdras, tillsammans med Fastighetsgruppen, att se över behovet av investeringar och underhåll för
Klubbstugan med under året, inklusive köksrenoveringen, till nästa styrelsemöte. (AKT 25:17)
Ramen för underhåll
i budget är 110.000. Denna ram ska
även täcka årets avskrivning för eventuella investeringar.
MA OK Styrelse
7-2017
22-2017 Anna-Karin Rågfelt - nominerad av Innebandyn - ersätter Daniel Brannelid i föreningsstyrelsen
- OK Styrelse
9-2017
23-2017 Strategiarbetet. Styrelsen gör följande bedömning och uppdrar åt Niclas att hålla ihop helheten:
Styrelsen behöver prioritera och gemensamt arbeta med Utbildning och ledarskap respektive Medlemskap. Högsta prio ska även ges “Sponsring och partnerskap”, men där delegeras uppgiften till en arbetsgrupp där Patrik ansvarar.
Se mer om uppdraget i protokoll nr 7.
· Livslångt idrottande (ägs av styrelsen) o Här kan vi jobba sektionsvis för att rekrytera
ledare och inventera intresset.
Styrelse
9-2017
Sävar IK, styrelsen Sida 13 av 16
· Kommunikation (ägs av Niclas)
o Ligger några månader efter men är på banan.
o Niclas redovisar en grov tidplan till styrelsen vid oktobermötet.
· Anläggningar och arenor (Mattias och Per H) o Detta fokusområde kom i gång förra året.
· Sponsring och partnerskap (Patrik och Peter) o Patrik fortsatt ansvar att ta tag i att sammankalla
grupp till möte och jobba vidare med konkreta förslag till nästa steg
o Patrik redovisar en grov tidplan till styrelsen vid oktobermötet. Tar ett startmöte med Maria.
· Utbildning och ledarskap
Projekt/Maria samt styrgrupp/ utvecklingsråd med Staffan och Marcus. Maria redovisar en grov tidplan till styrelsen vid oktobermötet.
· Medlemskapet
o Ägs av styrelsen tills vi kan prioritera område och formulera ett uppdrag.
Sävar IK, styrelsen Sida 14 av 16
Bilaga 3
Vision – vår ambition
Hela Sävars IK.
Vi får Sävar att växa och skapar Europas mest aktiva samhälle!
Verksamhetsidé - vi vill
Idrott till glädje för alla.
Vi vill:
- erbjuda ett livslångt idrottande, - skapa en hållbar förening och - bidra till ett attraktivt Sävar,
Värdegrund – vår vägvisare
Alltid ett föredöme!
Omtanke och Glädje
Medskapande och Öppenhet,
Hållbart och Jämställt
Sävar IK, styrelsen Sida 15 av 16
Bilaga 4
Årsplanering för Sävar IKs styrelse (Beslut aug 2017)
Tidpunkt Innehåll Anmärkning
Mars (direkt efter årsmöte)
Konstituering av styrelsen Mötesplan för året Mars- april
10 april 2016
Uppföljning och utvärdering av årsmötet och ärenden Stämma av årsplan och styrelsens uppdrag och arbetssätt
Delegationer till sektionsstyrelser Uppdrag inom styrelsen och andra föreningsgemensamma grupper
Maj- Juni Uppföljning av ekonomiska läget budget (vinteridrott).
Översyn av ekonomi- och administrativa rutiner, avtal Kommunikation (Sävar-Nytt, hemsida etc.)
Översyn av föreningens profil och ”klubbshop”, policies Riktlinjer för tidsfördelning mellan sektioner
Fastighetsförvaltning - åtgärdsplan
Aug –sep Uppföljning ekonomi, likviditet
Strategisk planering inför kommande år (inkl vision och värdegrund), strategimöte för alla styrelser
Sponsring och partnerskap - plan
Okt Uppföljning ekonomi sommaridrotterna/ SävarCamp.
Strategiarbete med Fokusområden – uppföljning och styrning
Riktlinjer för verksamhetsplan och budget i föreningen och sektionerna. Gemensamma kostnader (styrelsen)
Nov – dec Plan för årsmötesprocessen. Årsmöte Valberedningen, riktlinjer.
Organisation o funktioner i föreningen (grupper etc.) Ledare och funktionärer i sektionerna – läge o analys Uppföljning av tidigare beslut
Medlemskap, innebörd och principer för avgifter
Jan- feb Bokslut för revision
Kallelse till årsmötet (och bered ärende).
Utbildningsplan Omvärldsspaning
Utvärdering av styrelsearbetet
Verksamhetsberätt else och –plan, budget och årsredovisning
Sävar IK, styrelsen Sida 16 av 16
Bilaga 4
Styrelsens uppgift och arbetssätt
Styrelsens uppgifter regleras i grunden i stadgarna §§26-28
Styrelsens uppgift är att
➢
Styrelsens ledamöter företräder gemensamt hela föreningen (alla sektioner) och i förlängningen medlemmarna.
➢
Behandla, besluta och följa upp frågor som gäller ledning och styrning av föreningen.
➢
Verka för en helhet baserat på Sävar IKs vision, värdegrund och mål för verksamheten samt i enlighet med föreningens stadgar och årsmötesbeslut
➢
Forma och stödja ett långsiktigt #hållbart arbete med avseende på verksamhet, ekonomi, ledare och medlemmar
➢
Följa upp, utvärdera och dra slutsatser av verksamhetens kvalitet och resultat.
➢
Följa utvecklingen i omvärlden, en ”mötesplats” för information och erfarenhetsutbyte Arbetssätt
● Styrelsens möten
planeras för hela året
● Årsagenda och prioriterade frågor.
I filen ”årsagenda 2016” finns årets möten med förslag till ärenden för kommande möten. I denna kan alla ange förslag till ärenden.
● Förslag till ärenden för agenda.
Utifrån årsagenda svarar sekreteraren och
ordföranden för att tas fram förslag till agenda. Ett förslag ska normalt skickas senast fem arbetsdagar innan mötet. Senast tre dagar före mötet fastställs agenda med mål och syfte, tidsram, föredragande samt ev. underlag för respektive punkt.
● Protokoll
