Protokoll styrelsemöte Sävar IK nr 6-2017
Tid Söndag 2017-06-11, kl 18.30– 21.30 Plats: Norins på Drottningv 6
Deltagare: Petra Bohm Broman, Niclas Bromark, Staffan Norin, Björn Gladh, Karolina Torgilsson, Anton Vennberg, Fredric Westin, Lars Westman, Patrik Nyström
Anm förhinder Marcus Larsson, Mattias Arvidsson,
Underlag Agenda samt underlag för mötet (t.ex. beslut) i mötesmappen senast ons 7 juni
FIka Staffan
Protokoll Patrik N
Nr/
tid
Ärende Ansvarig Beslut/bilaga 1. Inledning
(20 min)
ALLA Ordförande hälsar välkommen och öppnar mötet.
Alla delar någon egen upplevelse från föreningens verksamhet.
Ordföranden - berättar om positivt arbete i styrgruppen för “ledaren i fokus” inkl rekrytering
Gymnastiken - berättar om stor framgångsrik tävlingsdag i maj 400 gymnaster. som varit och en som kommer.
Handbollen - planeringen för säsongen har börjat. Alla lag är anmälda till nya säsongen.
Innebandyn - har jagat kassör och Tomas Lundgren har tagit den rollen för denna säsong. Alla lag har anmälts. Domarutbildning planeras.
Fotbollen- säsongen är i full gång och det är mycket att göra för ordförande mfl just.
Korpen - broarna runt semester.
2 Dagordning och föregående protokoll
Ordf Föregående protokoll fastställs och dagordning för dagens möte godkänns.
3. Styrelsens arbete och uppgifter
Staffan Syfte: Stämma av arbetssätt och rollfördelning Ledamöter och roller i styrelsen/sektioner
● Ytterligare en ledamot från Innebandysektionen (AKT 14:17).
Innebandysektionen har möte den 8 maj och ska diskutera
rollen som kassör och rollen som ledamot i styrelsen och återkommer till oss efter detta.
Inte klart än. Innebandyn söker vidare efter en till representant från sin sektion. Behöver inte vara en kassör.
5. Omvärld och media/externt
Gymnastiken tävlingsdag i maj fick mycket positiv uppmärksamhet i lokal press.
Svensk Idrott riks, Niklas berättar om 5 utvecklingsresor som Svensk Idrott skall jobba med. De fem resorna mappar mot Sävar IK. Bra att ta med oss in i höstens strategiarbete.
6. Tidsfördelning i hallarna
Staffan Syfte: Stämma av arbetets status samt ev vägledande direktiv Arbetet med frågan tidsfördelning enligt uppdrag från årsmötet.
Arbetsgrupp Fotboll: Anton
Gymnastik: Lars (tills vidare) Handboll: Niclas (sammankallande) Innebandy: Björn
Korpen: Patrik (Mattias)
Med utgångspunkt i föreningens verksamhetsidé ta fram förslag på upplägg och arbetssätt för ett effektivt nyttjande av halltider.
Bland annat klargöra, samt ta fram förslag till - Principer och kriterier som kommunen tillämpar
- Principer och arbetssätt för fördelning av tider mellan sektioner (inkl gemensamt startår med aktiviteter för de yngsta)
- Principer och arbetssätt för fördelning av tider inom sektioner, inkl gällande samarbetslag med andra föreningar.
Uppdraget tidsfördelning delrapporteras vid styrelsemöte i maj och i juni.
Styrelsen anser att gruppen tagit sig an frågan på rätt sätt och med rätt utgångspunkt. Underströk vikten av samordning över sektioner för aktiviteter och tider för de yngsta åldrarna.
Notering från dagens möte:
Arbetsgruppen presenterar “Styrdokument”.
Det presenterade förslaget är vi i grunden överens om.
Smärre justeringar genomfördes och styrdokumentet godkänns som riktlinjer för tidsfördelning inför mötet måndag den 12:e juni.
Gruppen (Niclas) återkommer med justerat dokument “Riktlinjer och principer för tidsfördelning”.
7. Sävar IK
#tvåpunktnoll inklusive
“Ledaren i
Staffan Syfte: Syfte: Stämma av arbetets status samt beslut om direktiv för arbetet och uppdragsbeskrivning för ”projekttjänsten”
fokus”
Staffan
Niclas
Beslutades vid förra mötet (Beslut 11:2017):
● Styrgruppen redovisar förslag till projektdirektiv.
● Rekrytering enligt förslag till tjänsten som Barn och ungdomsansvarig.
Strategiarbetet i stort diskuterades
Beslut, diskussion och vägledning denna gång
Strategiarbetet i stort Sävar ik #tvåpunktnoll – fortsatt arbete Direktiv resp “Överenskommelse” (VIF)
Rekrytering Kontor och lokaler
Underlag: Strategi, Rekrytering, Direktiv projektet “Ledaren i fokus”
Noteringar från dagens möte:
Beslutas att
fortsätta arbetet med projektet “Ledaren i fokus” enligt förslag till direktiv (Beslut 15-2017).
Styrelsen ger mandat till ordföranden att teckna “Överenskommelse mellan Västerbottens Idrottsförbund och Sävar IK” angående projektet. Styrelsen kommer att få utsänt förslag till
överenskommelse att läsa och ev kommentera. (Beslut 16-2017).
Staffan berättar om rekryteringsprocessen. En intervjuguide har tagits fram och 6 personer av 26 sökande har valts ut till intervjuer.
Staffan berättar kort om de 6 kandidaterna.
Den kandidat rekryteringsgruppen kommer att gå vidare med kommer att erbjudas en tillsvidareanställning som inkluderar
provanställning på 6 månader. Kollektivavtal och förtroendearbetstid tillämpas, vilket innebär möjlighet att överenskomma en extra semestervecka.
Löne-nivå diskuterades och möjligt träningsbidrag (Sävar Gym och simhall). Målet är anställningsstart 1 oktober.
Kontor kommer att upprättas på klubbstugan.
Styrelsen ger mandat till ordföranden att teckna anställningsavtal enligt ovan. (Beslut 17-2017)
Projektet “Ledaren i fokus” och pågående rekrytering. Ordföranden är ansvariga för att informera i sina resp sektioner. (NY AKT 40:2017) Strategidag 2017
Niklas presenterar PM med förslag på upplägg för strategidag.
Förslaget bifalles.
Datum är satt till sön den 27 aug inbjudan med exakta tider och plats
kommer från Niclas och Marcus.
8. Intern verksamhet, kanslifunktion
Ekonomi,
Marcus Staffan
Syfte: Informera om
- Info från kansli och intern verksamhet - Ekonomi uppföljning
- Kontor
Utgår då Marcus inte kunde delta på mötet.
9. Fastighetsför- valtning
Staffan
Mattias
Syfte: Stämma av gruppens sammansättning och om det behövs några insatser
Föregående möte
Mattias uppdras, tillsammans med Fastighetsgruppen, att se över behovet av investeringar och underhåll för Klubbstugan med under året, inklusive köksrenoveringen, till nästa styrelsemöte. (AKT 25:17) Ramen för underhåll i budget är 110.000. Denna ram ska även täcka årets avskrivning för eventuella investeringar.
Diskussion om direktivet, behov av förstärkning till gruppen?
Noteringar från dagens möte:
Lars får i uppgift att förhöra sig med Daniel Sjöström ifall han kan ta på sig en sammankallande roll i fastighetsgruppen. Medskick till Daniel och gruppen är att bedöma om de vill ändra i direktivet.
11. Kris och
beredskap Petra och Lars
Syfte: Utifrån förra mötets diskussion om bussolycka eventuellt initiera ett arbete om vår beredskap och agerande om olyckor/dödsfall skulle hända.
Utgick av tidsskäl.
12 Samarbete och utbyte Sydafrika
Staffan Syfte: Information om besök från Life Zone 24 juni-29 juni, samt resa Utgick av tidsskäl.
13. Jordgubbsförsälj ning
(Per H ville att vi tar upp detta)
Syfte: Stämma av om det finns möjlighet att sälja i år.
Diskussion. Styrelsen ser i grunden positivt på den verksamhet som bedrevs förra året, men bedömer att det i år inte finns förutsättningar att driva verksamheten.
14 Uppföljning öppna akt och relevans av tidigare beslut
Syfte: Stämma av status på akt samt bedöma om ev uppföljning av tidigare beslut
Aktiviteter status. Staffan kompletterar.
15 Styrelsen;
möten 2017
Datum
Strategidag söndag 27 aug Beslut:
Styrelsemöten: Mån 28 aug, Mån 25 sep, Sön 15 okt
16. Övriga frågor samt kort utvärdering
Övriga frågor
Med anledning av flera externa synpunkter gällande fest på och kring klubbstugan (uthyrning) igår lördag.
Det har framförts en rad synpunkter på en fest där det utanför klubbstugan dracks alkohol, hög musik och allmänt stökigt.
Dessutom samma kväll som en stor drogfri ungdomsaktivitet.
Staffan återkopplar Sävar IK:S styrelses synpunkter till arrangörerna.
Niclas tar fram förslag på tydligare och mer strikta regler och riktlinjer kring uthyrning av klubbstugan till styrelsemötet den 25/9. Medskick från styrelsen är att det kan handla om att det inte är tillåtet med alkoholdrickande utanför klubbstugan, samt att alla sopor utanför ska vara borta till morgonen efter.
NY AKT 41-2017.
Vi skippar snabb rundan med kommentarer om mötet.
17 Slut
Justeras av: Antecknas av :
Staffan Norin Patrik Nyström
Ordförande Sekreterare
Bilaga 1
Öppna aktiviteter Uppdaterad 20 apr 2017
ID Innebörd Ansvar Datum
(klart)
Status (ny, pågår,
klar) 32:16 Avtalsansvarig. Karolina kollar upp med Anders Hansson om
han kan tänka att ta på sig uppdraget att vara avtalsansvarig.
Uppdateras: Karolina och Patrik får uppdraget att be Anders ta kontakt med Inge, samt med Staffan för att få mer
information
PN Aug Pågår
33:16
34:16
Niclas uppdras att ta fram policy och rutin för dokument och bildhantering samt implementera denna i föreningen Därefter:
Respektive sektionsordförande får uppdraget att utse och meddela motsvarande sektionsansvariga för dokument- och bildhantering i respektive sektionsstyrelse.
NB
Sektions ordf
Aug Pågår
49:16 Samarbetsavtal Sävar IK Innebandy – Täfteå
Innebandysektionen tar fram ett förslag på samarbetsavtal mellan föreningarna att fungera som ett lärande för styrelsen.
Björn Aug Pågår
50:16 ”Klubbshopfunktion”. Uppdra till Per att kolla av med Tomas Forman om han kan ta ansvar för att hantera beställningar.
Uppdateras: Per tar fram ett förslag på avtal tillsammans med Tomas.
Uppdatering: ingen webbfunktion hinns med under våren. Vi kör Googleformulär som tidigare
I ett samtal med Tomas kommer vi överens om att diskutera detta vidare efter midsommar då läget blivit lugnare för honom. Förslaget att ständigt ha en shop som är öppen såg Tomas som svårhanterat samt att han ej kunde ta betalt då detta skulle bli “konstigt”. Ett förslag som också framkom var att öppna shoppen fler gånger per år och inte som nu enbart två.
Ferdrik (Per H)
Aug Pågår
53:16 Allhall Sävar
Att uppdra till Ida Westin och Camilla Jakobsson att utreda sporthall enligt Allhall Sävar (bilaga 9).De ombes att återrapportera till styrelsen senast 31 jan 2017, för att möjliggöra information till årsmötet. Per H är kontaktperson för styrelsen.
Mattias Aug Pågår
55:16 Styrelsen uppdrar till Marcus att göra en riskanalys och föreslå åtgärder kopplat till vår kanslifunktion. Det handlar både om att hantera tillfällig överbelastning samt att hantera ekonomifrågor när Inge är ledig eller inte är där.
ML Aug Pågår
59:16 Styrelsen uppdrar till Marcus att utreda framtida behov av ML Aug Pågår
funktionalitet och servicegrad till medlemmar och sektioner och hur denna kan utvecklas. Marcus utformar slutligt uppdraget.
70:16 Patrik uppdras med stöd av Marcus att utreda hur vi fördelar frivaror från ICA och lämna förslag
PN Aug Pågår
71:16 Staffan uppdras att utifrån värdegrund förbereda diskussion om externa samarbeten, specifikt religiösa samfund
FÖRSLAG: Ta det med den nya styrelsen
SN Aug Pågår
1:17 Marcus uppdras att tillsammans med Carina ta fram ett underlag på hur ett arbete för att förändra räkenskapsår (till 1/4 –31/3) skulle se ut.
ML Augusti Pågår
8:17 Per uppdras med stöd av Staffan och Marcus att ta fram underlag som beskriver föreningens långsiktiga syfte med projektet ”Ledaren i fokus” (enligt ovan)
PH Staffan
Aug Pågår
11:17 Fotbollssektionen uppdras att utreda frågan om underhåll av mulitarenan och vilka investeringar som behövs göras alt köpas in som tjänst, däribland ett behov av en luftningsharv.
Uppdatering: En kompinationshar/sladd föreslås att köpas in. Kostnaden ligger på 30 000kr exklusive moms och inklusive frakt. Även borstar (till fotbollsskor) samt
papperskorgar för att hålla undan skräp föreslås att köpas in, kostnad ej undersökt. Det kommer även att behöva köpas in regöring av planen till hösten, kostnad ej klart.
Per H har ansökt om bidrag till belysning av multiarenan till kommunen, kostnad ca 180 000kronor.
Anton Aug Pågår
13:17 Mattias uppdras att ta fram ett underlag för en diskussion om föreningens syfte med Korpensektionen till
styrelsemötet i april.
MA Aug Pågår
14:17 Styrelsen uppdrar till Björn att till mötet i maj ta fram ett namn på ytterligare en ledamot från Innebandysektionen.
BG Aug Pågår
18:17 Niclas uppdras att till september arbeta fram ett förslag för hur vi få än mer engagemang till kommande årsmöten, till exempel i form av motioner.
NB Sept Pågår
22:17 Uppdraget tidsfördelning delrapporteras vid styrelsemöte i maj och slutrapporteras i juni.
NB Aug Pågår
25:17 Mattias uppdras, tillsammans med Fastighetsgruppen, att se över behovet av investeringar och underhåll för Klubbstugan med under året, inklusive köksrenoveringen, till nästa styrelsemöte.
MA Aug Pågår
26:17 Niclas uppdaterar hemsidan gällande uppgifter kring sekreterare och vice ordförande i styrelsen -11 juni
NB 11 juni Ok stängd
27:17 Staffan meddelar kontaktperson för Umeå föreningsråd och Sävar föreningsråd
SN 11 juni Ok
Stängd
28:17. Ekonomihandboken
Vi uppdrar att respektive ordförande eller kassör informerar sin ledare om ekonomihandboken för ledare - till 11 juni.
ML Aug Pågår
29:17. Ekonomihandboken
Vi uppdrar åt Anton att ta kontakt med Per Höglund för att kolla upp vilka riktlinjer som finns för att kunna få
ekonomiskt stöd. Därefter informeras ledare om möjlighet till ekonomiskt stöd till barn och ungdomar.
ML Aug Pågår
30:17 Ekonomihandboken
Marcus uppdaterar hemsidan och lägger till blanketter under fliken Ekonomihandboken.
ML Aug Pågår
31:17 Budget 2017
Vi uppdrar åt Marcus att fundera ut på hur och när vi kan ta en större samlad uppföljning och prognos av helåret i styrelsen.
ML 11 juni Pågår
32:17 Åtgärder utifrån revision 2017
Marcus följer upp att noteringar enligt revisionsrapporten kring balansposter åtgärdas - klar till 11 juni. Marcus skickar revisionsrapporten till sekreteraren för dagens möte.
ML 11 juni Pågår
33:17 Löptider för försäkringar och avtal.
Vi uppdrar åt Marcus att kolla med Inge om bevakning av löptider för försäkringar och avtal.
ML 11 juni Pågår
34:17 Kopiator
Marcus undersöker möjlighet att tillgängliggöra kopiator för ledare.
ML Aug Pågår
35:17 Foton.
Samtliga i styrelsen uppdras att på enklaste sätt skicka en bild på sig själv till Inge senast 20 maj
ALLA 20 maj Ok stängd
36:17. Fastighetsförvaltning
Mattias återkommer med information till styrelsen om sammankallande och kontaktperson för föreningen - 11 juni.
Lars W kontaktar Daniel angående att vara sammankallande MA LW
Aug Pågår
37:17 Scen från kommunen
Anton uppdras av styrelsen, att för Fotbollsektionen
kontakta kommunen för övertagande av den mobila scenen.
Mattias uppdras i uppdrag att fråga fastighetsförvaltningen kring ansvar för underhåll av densamma.
Anton informerar styrelsen samt kansliet därefter
AV
MA
Aug Pågår
38:17 Kris och beredskap
Petra och Lars uppdras av styrelsen att till nästa möte bereda frågan.
PBB LW
Aug Pågår
39:17 Domaren i Sävar ik AV Aug Pågår
Anton och Fredric uppdras att återkomma till styrelsen om tankar och förslag kring rekrytering och stöd till domare (Domaren i fokus) - klar till i augusti.
FW
40:17 Projektet “Ledaren i fokus” och pågående rekrytering.
Ordföranden är ansvariga för att informera i sina resp sektioner.
Resp ordf
Juni NY
41:17 Externa synpunkter gällande fest på och kring klubbstugan.
Det har framförts en rad synpunkter på en fest där det utanför klubbstugan dracks alkohol, hög musik och allmänt stökigt. Dessutom samma kväll som en stor drogfri
ungdomsaktivitet.
Staffan återkopplar Sävar IK:S styrelses synpunkter till arrangörerna.
Niclas tar fram förslag på tydligare och mer strikta regler och riktlinjer kring uthyrning av klubbstugan till styrelsemötet den 25/9. Medskick från styrelsen är att det kan handla om att det inte är tillåtet med alkoholdrickande utanför klubbstugan, samt att alla sopor utanför ska vara borta till morgonen efter.
Staffan Niclas
Snarast 25 sep
NY
Bilaga 2 Besluts- logg/ID
Innebörd Ansvar Eventuell
uppföljning datum
Ref
2016
Se även protokoll från årsmöte och konstituerande möte för formella beslut
6:2016 Styrelsen beslutar att gå över i en samlad Google-lösning för bild- och dokumenthantering (gemensam arbets-, delnings- och publiceringsyta).
Niclas Oktober
Inte klart 12:2016 Styrelsen beslutar
Att fördelning av frivaror från Intersport 2016 samt 2017 sker enligt nedan.
Att utse Per till ansvarig för avtalet och för att alla frivaror verkligen tas ut 2016.
2016
41000kr är uttaget i år av fotbollen. Övriga sektioner finns inget underlag kring.
Fördelning sker enligt tidigare beslutat fördelningsnyckel, baserat på Aktiv i idrott.
Enligt föregående protokoll tillfaller 2016 20000kr innebandyn.
Frivarorna bör tas ut i Adidas produkter eftersom det är där Sävar IK har avtal med.
2017
Då alla sektioner inte har lika lätt att plocka ut frivaror från Adidas (te.x gymnastik) ska alla nya Adidas overaller som säljs från januari 2017 tas ut via frivaror hos Intersport intill vi nått summan 70.000.
Per 30 nov
Ingen uppf
Sävar IK säljer i sin tur overaller vidare till medlemmarna. Av de pengar som kommer in fördelas det mellan sektionerna utifrån fördelningsnyckeln. En avstämning sker under oktober. Om Sävar IK inte sålt overaller för 70000kr i oktober bör frivaror i material tas ut så att inte föreningen missar frivaror, då vi inte kan skjuta medel mellan åren.
15:2016 (27 sep)
Stödfonden
Att fastställa rutiner för Stödfonden finansierad av bidrag från Odd Fellow. (Bilaga 8), samt uppdra till Per Höglund och P-A Enkvist att utgöra Stödfondens beslutsgrupp. Per är
kontaktperson till styrelsen.
Per Mars 2017
1:2017 Styrelsen beslutar att utse 19810320-8206 Camilla Berg till kassör i Gymnastiksektionen från 1 januari 2017.
Ingen uppf
2:2017 Alla ledare i föreningen ska vara betalande medlemmar.
Varje sektion äger frågan om övriga villkor för ledare, däribland arvodering och nedsättning av deltagaravgifter.
ML Ingen uppf
3:2017 SävarCamp hanteras administrativt i Korpensektionen. MA Ingen uppf
4:2017 Tilldela Idrottskonsulenten Linda Hjortborg tillräcklig behörighet i IdrottOnline för att söka Idrottslyft för alla sektioner. Kansliet ordnar det praktiska med behörigheten. (Beslut 2:2017)
SN April
5:2017 Styrelsen beslutar att följande ledamöter ska ha tillgång till föreningens ekonomisystem i Speedledger under
verksamhetsåret 2017-18, fram till årsmötet 2018.
6:2017 Styrelsen beslutar att fullfölja projektet Barn- och ungdomsutvecklare enligt förslaget från Västerbottens Idrottsförbund.
7:2017 Styrelsen beslutar att:
Delegation till följande sektionsstyrelser enligt §31 i stadgarna, Fotboll, Gymnastik, Handboll, Innebandy och Korpen motion delegeras beslutsrätt inom ramen för respektive verksamhetsplan och budget som årsmötet fastställt, samt andra beslut – av mindre betydelse – och som endast rör den egna sektionen. Beslut av större betydelse eller som rör fler sektioner ska hanteras av föreningsstyrelsen
ML
8:2017 Styrelsen beslutar att fullfölja beslutet från 2016 där 50.000 av den nedlagda Ishockeysektionens balanserade medel förs över till Korpensektionen. Det innebär att dels Korpens underskott på 24.500 från 2016 nollställs och dels att korpen har mandat att göra ett underskott på 25.500 under 2017.
ML
9:2017 Roller i styrelsen
Beslutas att (Beslut 9:2017)
● Patrik Nyström som sekreterare. I rollen som
SN
sekreterare ingår även uppgiften att boka lokal för styrelsens möten.
● Petra Broman som vice ordförande (AKT 16:17).
● Kommunikationsansvarig (inkl kontakt för redaktionsrådet) Niclas Bromark.
10:2017 Föreningens kontaktperson för:
● Umeå föreningsråd, Petra Broman
● Sävar föreningsråd, Anton Vennman
SN Styrelse
5-2017
11:2017 Ledaren i fokus - projekt
Föreslagen projektplan och styrning av projekt/verksamhet inkl styrgrupp ska vara vägledande för arbetet.
Styrgruppen får utifrån detta vidareutveckla projektplan och direktiv. (Se bilaga)
Styrgruppen får i uppdrag att inleda rekrytering enligt förslag till tjänsten som Barn och ungdomsansvarig.
Styrelsen utser styrgrupp enligt förslag samt inbjuder SISU/Västerbottens idrottsförbund att medverka i styrgrupp.
Stationering för Barn och ungdomsansvarig ska vara i Sävar med möjlighet till kontor i första hand i klubbstugan.
Personen ska arbeta verksamhetsnära vilket kan innebära verksamhet i och vid hallarna.
SN Styrelse
5-2017
12:2017 Fastighetsförvaltning
Fastställa Uppdragsbeskrivning enligt förslag (bilaga)
MA Styrelse
5-2017 13:2017 Redaktionsrådet
Fastställa Uppdragsbeskrivning enligt förslag (bilaga)
NB Styrelse
5-2017 14:2017 Frivaror och overaller
Beslutas att
1. Som medlem köper du föreningsvaror i klubbshopen till medlemspris + tryck
2. Föreningen använder sig av frivarusumman från Intersport/Adidas på 70000 av kostnaden. Vid uttag av frivaror betalar föreningen full pris för varan och (ej medlemsrabatt) och därför står Sävar IK för
medlemsrabatten Se även beslut 12:2016.
Beslutet ska gälla tills vidare under avtalsperioden fram till 2020 eller till dess att styrelsen beslutar annat.
ML Styrelse
5-2017
15:2017 Fortsätta arbetet med projektet “Ledaren i fokus” enligt förslag till direktiv.
Styrelse 6-2017 16-2017 Styrelsen ger mandat till ordföranden att teckna
“Överenskommelse mellan Västerbottens Idrottsförbund och Sävar IK” angående projektet. Styrelsen kommer att få utsänt förslag till överenskommelse att läsa och ev
kommentera.
Styrelse 6-2017
17-2017 Rekrytering
Den kandidat rekryteringsgruppen kommer att gå vidare med kommer att erbjudas en tillsvidareanställning som inkluderar provanställning på 6 månader. Kollektivavtal och förtroendearbetstid tillämpas, vilket innebär möjlighet att överenskomma en extra semestervecka. Löne-nivå diskuterades och möjligt träningsbidrag (Sävar Gym och simhall). Målet är anställningsstart 1 oktober.
Kontor kommer att upprättas på klubbstugan.
Styrelsen ger mandat till ordföranden att teckna anställningsavtal enligt ovan. (Beslut 17-2017)
Styrelse 6-2017
Bilaga 3 Årsplanering för Sävar IKs styrelse (EJ UPPDATERAD 2017)
Tidpunkt Innehåll Anmärkning
Mars (direkt på plats efter årsmöte)
Konstituering av styrelsen Mötesplan för året Mars- april
10 april 2016
Uppföljning och utvärdering av årsmötet och ärenden Stämma av årsplan och styrelsens uppdrag och arbetssätt
Delegationer till sektionsstyrelser Uppdrag inom styrelsen och andra föreningsgemensamma grupper
Maj- Juni Uppföljning av ekonomiska läget budget (vinteridrotterna).
Översyn av ekonomiska och administrativa rutiner, avtal
Kommunikation (Sävar-Nytt, hemsida etc.)
Översyn av föreningens profil och ”klubbshop”, policies
Aug –sep Halvårsbokslut
Strategisk planering inför kommande år (inkl vision och värdegrund)
Okt Uppföljning sommaridrotterna och SävarCamp.
Rapport efter säsongen och inför nästa säsong.
Starta arbete med Verksamhetsplan och budget i föreningen och sektionerna.
Nov – dec Plan för årsmötesprocessen. Kallelse till årsmöte Jan- feb Bokslut för revision
Handlingar till årsmötet.
Utvärdering av styrelsearbetet
Verksamhetsberätt else och –plan, budget och årsredovisning
Bilaga 4
Styrelsens uppgift och arbetssätt
Styrelsens uppgifter regleras i grunden i stadgarna §§26-28
Styrelsens uppgift är att➢
Styrelsens ledamöter företräder gemensamt hela föreningen (alla sektioner) och i förlängningen medlemmarna.
➢
Behandla, besluta och följa upp frågor som gäller ledning och styrning av föreningen.
➢
Verka för en helhet baserat på Sävar IKs vision, värdegrund och mål för verksamheten samt i enlighet med föreningens stadgar och årsmötesbeslut
➢
Forma och stödja ett långsiktigt #hållbart arbete med avseende på verksamhet, ekonomi, ledare och medlemmar
➢
Följa upp, utvärdera och dra slutsatser av verksamhetens kvalitet och resultat.
➢
Följa utvecklingen i omvärlden, en ”mötesplats” för information och erfarenhetsutbyte Arbetssätt
●
Styrelsens möten planeras för hela året
●
Årsagenda och prioriterade frågor. I filen ”årsagenda 2016” finns årets möten med förslag till ärenden för kommande möten. I denna kan alla ange förslag till ärenden.
●
Förslag till ärenden för agenda. Utifrån årsagenda svarar sekreteraren och
ordföranden för att tas fram förslag till agenda. Ett förslag ska normalt skickas senast fem arbetsdagar innan mötet. Senast tre dagar före mötet fastställs agenda med mål och syfte, tidsram, föredragande samt ev. underlag för respektive punkt.
●
