Protokoll
Sävar IK, styrelsen Datum Sida 1 av 18
2017-11-13
Protokoll styrelsemöte Sävar IK nr 10-2017 - förslag
Tid Måndag 2017-11-13, kl 18.30– 21.30 Plats: Hemma hos Staffan
Deltagare: Petra Bohm Broman, Niclas Bromark, Björn Gladh, Staffan Norin, Anton Vennberg, Lars Westman, Patrik Nyström, Mattias Arvidsson, Anna-Karin Rågfeldt, Karolina Torgilsson.
Övr inbjudna Maria Bergkvist,
Anm förhinder Marcus Larsson, Fredric Westin
Underlag Agenda samt underlag för mötet (t.ex. beslut) i mötesmappen senast ons 8 nov Fika Anton fixar fika.
Protokoll Patrik N
Nr / tid
Ärende Ansvarig Beslut/bilaga
1. Inledning och incheckning (20 min)
ALLA Ordförande hälsar välkommen och öppnar mötet.
Vi kör en runda med positiva/viktiga intryck från Sävar IK. Gärna personligt läge också.
Björn - glad över att se P05 spela innebandy.
Patrik Ganska lugnt på föreningsliv fronten (inte ens varit på innebandyträningarna), men hoppas få mer tid framöver.-
Staffan - haft en Sävar IK dag på kansliet idag och även träffat Jesper som skall jobba på kansliet med praktiska uppgifter.
Maria - inom två veckor kan det projekt som syftar till att fräscha upp klubbstugan dra igång.
Petra - gymnastiken har varit på tävling och det rullar nu på som vanligt nu när terminen drar igång.
Niclas- berättar om sitt engagemang i handbollen. Berättar även Teneriffaresan där handbollsungdomar varit på utbyte med stöd av bla erasmus och Umeå Kommun. Tipsar om handbollsfilm att dela som finns på handbollens hemsida. Tidfördelningsgruppen hade möte igår för att utvärdera hösten. Det finns tider över. Handbollens hade ett sammandrag med övernattning.
Lars - luleåresa med tre lag till truppslaget åkte hem med två silver och två brons.
Mattias- berättar kort om fastighets gruppens arbete och vi funderar om korpen kommit igång med söndagsträningar. :)
Sävar IK, styrelsen Sida 2 av 18
Anton - träningsuppehåll ger utrymme för planering och återhämtning.
Anna-Karin - lagledare för flickor 05 i innebandy och peppad för styrelsearbete.
2 Dagordning och föregående protokoll (10 min)
Ordf Föregående protokoll fastställs och dagordning för dagens möte godkänns.
3. Styrelsens och utvecklingsrådets ledamöter (10 min)
Staffan
Alla
Syfte: Stämma av läget gällande deltagare i styrelser och utvecklingsråd, samt ev behov av åtgärder
Styrelsen/sektioner
Vi hälsar Anna-Karin välkommen!
Ordförandemöte med Valberedningen 6 dec kl 18:00 där vi skall jobba med:
- Principer för att utse sektions- och föreningsfunktionärer o Maria berättar om att hon inspirerats av handbollens
sätt att engagera föräldrar i olika “bubblar” där lagen skall ha en representant. Niclas berättar om hur handbollen rekryterar riktat.
- Styrelsefunktioner
o Ta fram guider för olika styrelseroller, uppgifter och ansvar.
Styrgrupp/ utvecklingsråd Funkar mycket bra!
4. Omvärld och media/externt (5 min)
Syfte: Stämma av och dela viktig info som påverkar klubben som helhet
Ingen hade något att lyfte.
5. Ledaren i fokus och Barn- och
ungdomsansvarig (20 min)
Maria Syfte: Stämma av läge och arbete
Introduktion, sektionsveckor oK? Se underlag på länk:
https://docs.google.com/document/d/1pE5mRavlyib7ylj4cUo5uxVntd fa_cw-Io7TzMzq3mw/edit?usp=sharing
Projektplan och prioriteringar – styrgruppen/utvecklingsrådet. Läget:
Identifiera och dokumentera ledare/tränare i föreningen.
- Har fått hjälp av Emma på Sisu med hur man skapar grupper i IOL. Förtoendevalda, tränare, övriga ledare. Syfte att kunna kommunicera enkelt ut i sektionerna. Niclas skapar en enkät för att samla in ledaruppgifter. Sänder den till Maria som sedan sänder den till sektionsordförande. Uppgifter skickas till Maria senast den 30 nov (NY Akt 61:17)
Sävar IK, styrelsen Sida 3 av 18
Utvecklingsplaner för barn/ungdom– koncept och process
- Utvecklingsrådet får uppgiften att ta fram en process för att skapa utvecklingsplaner. Maria kommer sedan att föredra den i sektionerna. Utvecklingsplaner för respektive sektion tas fram i samråd skall resultera i ett årshjul för ledare.
- Maria visar en första version av årshjul, med exempel från innebandyn.
Idrottslyftet- ansökningar och rapportering
- Har sökt för att få extra idrottslyftspengar från olika
specialförbund. Maria får i uppgift att ta hjälp av Sisu för att kartlägga ansökningar vi kan göra från specialförbund 2018.
Inredning av Klubbstugan och budskap.
- Maria tillsammans med Johanna och Anna S Verksamhetsidé, värdegrund, policy mm inom Sävar IK -
- Maria har gjort en hel del kartläggningar av vilka
“handböcker” som finns inom föreningen och även pratat med bla Sisu om värdemärkesbok. Staffan och Maria tar fram förslag till hur detta ska samlas (51:17)
Jul & Nyår
Maria har varit i kontakt med Nils Gosen angående vad vi i Sävar IK kan erbjuda för aktiviteter under jullovet. B-hallen görs tillgänglig för Sävar IK ca 3 timmar per dag. Umeå Kommun står för hallkostnad och Sävar IK med lön till Maria för att vara där.
Maria får OK att gå vidare med att ta fram ett innehåll. Sektionerna får gärna komma med förslag på ideer. Maria kommer att berätta om aktiviteterna i nästa nummer av SävarNytt.
6. Fastighetsgruppen (40 min)
Mattias Syfte: Fastighetsgruppens förslag till åtgärder Rapport från möte 1 nov med mera.
Roll och ansvar för F-gruppen resp fotbollssektionen.
- Vad är föreningsövergripande ansvar och vad är fotbollsektionens ansvar?
o Aktivitet 56:17 Anton och Mattias får i uppdrag att ta fram ett förslag på ansvarsgränsdragning mellan sektion och förening.
Ägande och avtal med kommunen.
- Aktivitet 57:17 - Anton kontaktar kommunen för att ta fram ett uppdaterat nyttjandeavtal.
Sävar IK, styrelsen Sida 4 av 18
- Försäkring, säkerhet för brand, inbrott och skadegörelse o Klubbstugan är försäkrad. Traktorerna är försäkrad.
o Baracker, scen, multiarena, skateboardramp och en hel del annan lös egendom är oförsäkrade.
o Under vecka 47 kommer försäkringsmäklare.
- Åtgärdsförslag för förvaltning och underhållning exteriört o Ta fram en förteckning över projekt som måste göras
samt ett förslag på prioritering. (Akt 25:17) - Resurser för arbetsinsatser - förslag
o Fastighetsgruppen ordnar verktyg och ett verktygs- förråd som gör det möjligt för vår hantverkare att jobba. Klart 27 nov. NY AKT 62:17.
- Omklädningsrum - fotbollssektionen tar fram plan - Förrådsutrymmen - vilket behov har övriga sektioner än
fotbollen av förrådsutrymmen på klubbstugeområdet.
o Handbollen - lite sommarbollar, nät, o Gymnastiken - plats för en frys.
o Innebandyn - ser inget behov av utrymme.
o Korpen - inte aktuellt.
- Planering för Arena-område inkl. skyltning
o Inväntar input från kommunikationsgruppen kring logotype samt från sponsringsgruppen om skyltning och arenagruppen.
Inredning av klubbstugan.
En grupp som består av Maria, Anna Sundkvist och Johanna Eriksson.
Prio Isolering mellan kontor för att förbättra arbetsmiljön. Just nu är det lyhört se nanting.
Entre är nästa steg som skall fräschas upp och göra mer välkomnande och “tydlig”.
Kontorsförråd kommer att tömmas och där kommer skrivare att placeras.
Jesper kommer att få jobba med dessa åtgärder och Mattias hjälper till med att ordna verktyg och material till Jesper.
SLÄNG INTE TV:n!! :-) Beslutas att sälja den till Maria för ett frivilligt belopp.
Sävar IK, styrelsen Sida 5 av 18
7. Intern verksamhet, kanslifunktion Ekonomi, (20 min)
Marcus Syfte: Informera
● Ekonomi uppföljning och bedömning, likviditet
○ Vi har överlevt en likviditetskris tack vare försäljning av värdepappersfonder .
○ Uppmaning till sektionerna att säkra intäkter i form av deltagaravgifter vid sektionsstart.
○ Handbollen har ett större underskott som man måste ha fortsatt under kontroll. Niclas undersöker läge, och behov av åtgärder (intäkter). Stämmer av med
Marcus. NY AKT 63:17.
● Stöd och utbildning av kassörer
○ Möte bokat 29:e november.
● Ansvar för att bevaka löptider för försäkring och avtal
○ Inga har åtagit sig att bevaka försäkringar om han får in dem till sig.
○ Sektionerna får i uppgift att göra en översyn och ha koll på sektionsunika avtal och överenskommelser.
Sektionerna äger ansvar för att bevaka dem men sända in dem till Inge för arkivering.
○ Aktivitet 58:17 Staffan tar en funderare kring hantering av föreningsövergripande avtal och redovisar sitt tänk till styrelsemötet i januari.
● Riskanalys av kanslifunktion och intern verksamhet
○ Vi tittar igenom riskanalysen och bifaller att Markus jobbar vidare med att säkerställa kanslifunktion utifrån genomförd analys.
● Uppdrag till att beskriva kanslifunktionen i framtiden
○ NY Akt 59:17 Styrelsen uppdrar till Markus att genomföra utredning enligt underlaget Framtida behov av funktionalitet.
8. Sponsring och partnerskap (10 min)
Patrik N Patrik informerar om arbetsläget:
Patrik och Peter Sundkvist, med visst stöd av Maria, kommer att arbeta fram ett underlag på vad partnerskap med Sävar IK innebär. Vi har ett inplanerat möte med en (huvud-) partner för samarbeten kring arenan och annat.
Intressant att ta arbetet till en helt ny nivå med huvudpartner.
9. Frivaror ICA och Intersport (15 min)
Anton Syfte: Avstämning av förslag till fördelning av frivaror från ICA 2017, samt av ansvar för uppföljning frivaror Intersport (beslut 12:2016).
Akt 70:16.
Anton Rapporterar från möte med Lars-Åke på Ica.
Sammanfattningsvis:
Sävar IK, styrelsen Sida 6 av 18
● man vill från Icas håll ha en kontaktperson på Sävar Ik gällande frivaror, förslagsvis en person som tillhör sponsorgruppen.
● Glasskioskens placering diskuterades. Fotbollen har tidigare haft denna kiosk. Ska vi fortsätta med detta upplägg?
Fotbollssektionens styrelse vill försöka få igång glasskiosken till sommaren 2018. Försäljning under fyra veckor under sommaren är grundtanken. En bra inkomst, men vi behöver dels hämta kunskap från Per H hur rutinerna kring detta fungerade. Vi behöver också diskutera vidare med ICA.
● Snart är det Julmarknad i Sävar och Ica kommer då att behöva några personer från Sävar Ik som hjälper till.
○ Innebandysektionen tar denna uppgift.
● Fördelning av frivaror och fortsatt samarbete mellan Ica och Sävar Ik ska vi fortsätta att diskutera i december. Ica står inför ett ägarbyte inom kort, vilket detaljerna inte är fastställda för.
Ska Anton fortsätta med kontakten mot Ica eller ska det ligga på sponsor-gruppen? Nästa kontakt med ICA planerades till december månad.
○ Anton tar en uppföljande kontakt med ICA
○ Därefter tar “sponsor och partnerskapsgruppen” över för att i samråd med ICA teckna partnerskapsavtal.
NY AKT 64:17
.
Underlag frivaror Intersport:
● Frivarorna för 2017 utnyttjades under våren/sommaren där troligen beställningen av jackor/byxor och väskor stod för majoriteten av uttaget.
10. Matchtröjor Björn m.fl. Syfte: Kort avstämning av rutiner och ansvar för olika sektioners behov av matchtröjor kan lösas
Antons förslag: Vi utser en tröjansvarig (sektionsöverskridande) alternativt, tröjgrupp som får ansvaret att se över rutinen och övervaka att arbetet följs. Ohållbart att denna fråga ska hamna på ordföranden i respektive sport när det inte fungerar. I styrelsen bör vi ge denna ansvarsgrupp mandat att köpa in tröjor och beställa tryckning, fast våra kassörer bör informeras när så sker. Eventuella större inköp såsom inköp av bortaställ etc. borde kunna beredas av ansvarsgruppen för beslut i föreningsstyrelsen.
Berörda sektioner (fotboll, innebandy & handboll) är överens om att jobba sektionsövergripande med denna fråga och samordna frågan.
11 Årsmöte 2018 (5 min)
Staffan Syfte: Stämma av planering och förberedelser för årsmötet Prel datum för årsmöte söndag den 18:e mars kl 16:30 (med smörgåstårtestart).
Sävar IK, styrelsen Sida 7 av 18
NY Akt 60:17 Markus får i uppdrag att börja planera för årsmöte söndag den 18:e mars kl 16:30 (med smörgåstårtestart). Niklas svarar för att koordinera årsmöteshandlingar. Akt 18:17 avslutas och uppgår i denna.
13. Uppföljning öppna akt och relevans av tidigare beslut (10 min)
Syfte: Stämma av status på akt samt bedöma om ev uppföljning av tidigare beslut
Aktiviteter status. Staffan kompletterar.
14. Styrelsen; möten 2018
Datum beslutade:
Styrelsemöte mån 22 januari kl 18:30-21:30 i klubbstugan.
Styrelsekväll för alla sektioner sön 28 januari kl 18:00-21:00 i klubbstugan
Maria bokar.
Nästa möte
Ungdomsinflytande och medskapande:
- Sävar Camp - uppföljning 13:e november 2017
- Ungdoms/feriearbetare 2018 tar vi upp den 13:e november Årsmötesplanering
Kommunikationsstrategi Med mera
15. Övriga frågor samt ev. kort utvärdering
Övriga frågor
16 Slut Mötet avslutas
Justeras av: Antecknas av :
Staffan Norin Patrik Nyström
Ordförande Sekreterare
Bilaga 1
Öppna aktiviteter Uppdaterad 14 nov 2017
ID Innebörd Ansvar Datu
m (klart)
Status (ny, pågår,
klar) 33:16 Niclas uppdras att ta fram policy och rutin för dokument
och bildhantering samt implementera denna i föreningen
NB Nov EJ KLAR
Sävar IK, styrelsen Sida 8 av 18
34:16 Därefter:
Respektive sektionsordförande får uppdraget att utse och meddela motsvarande sektionsansvariga för dokument- och bildhantering i respektive sektionsstyrelse.
Sektion ordf
MEN INGÅR i KOM- STRAT STÄNGS 49:16 Samarbetsavtal Sävar IK Innebandy – Täfteå
Innebandysektionen tar fram ett förslag på
samarbetsavtal mellan föreningarna att fungera som ett lärande för styrelsen.
Kommentar: förslag skickat till Patrik Jonsson(ordf.) Väntar på återkoppling
Björn Jan Pågår
55:16 Styrelsen uppdrar till Marcus att göra en riskanalys och föreslå åtgärder kopplat till vår kanslifunktion. Det handlar både om att hantera tillfällig överbelastning samt att hantera ekonomifrågor när Inge är ledig eller inte är där.
ML Nov OK
STÄNG
59:16 Styrelsen uppdrar till Marcus att utreda framtida behov av funktionalitet och servicegrad till medlemmar och sektioner och hur denna kan utvecklas. Marcus utformar slutligt uppdraget.
ML FEB Pågår
70:16 Anton får i uppdrag att vidare bereda frågan hur tar
nästa steg i hur vi fördelar frivaror från ICA AV Nov OK STÄNG 1:17 Marcus uppdras att tillsammans med Carina ta fram ett
underlag på hur ett arbete för att förändra räkenskapsår (till 1/4 –31/3) skulle se ut. Niclas ger stöd.
ML (NB)
Jan Ej
startad
13:17 Mattias uppdras att ta fram ett underlag för en
diskussion om föreningens syfte med Korpensektionen MA Jan 18 Pågår 18:17 Niclas uppdras att till september arbeta fram ett förslag
för hur vi få än mer engagemang till kommande årsmöten, till exempel i form av motioner.
NB Nov Uppgår
i Akt 61:17 Stängd 25:17 Mattias uppdras, tillsammans med Fastighetsgruppen,
att se över behovet av investeringar och underhåll för Klubbstugan med under året.
KOMMENTAR : Fastighetsgruppen har haft möte 1 nov
MA Jan Pågår
30:17 Ekonomihandboken
Marcus uppdaterar hemsidan och lägger till blanketter under fliken Ekonomihandboken.
ML Nov Ok
Stäng
31:17 Budget och uppföljning 2017/18
Vi uppdrar åt Marcus att fundera ut på hur och när vi kan ta en större samlad uppföljning och prognos av helåret i styrelsen.
ML Jan 18 Pågår
Sävar IK, styrelsen Sida 9 av 18
33:17 Löptider för försäkringar och avtal.
Vi uppdrar åt Marcus att kolla med Inge om bevakning av löptider för försäkringar och avtal.
ML Nov Ok
Stäng
38:17 Kris och beredskap
Petra och Lars uppdras att bereda frågan.
PBB LW
Jan 18 Pågår
41:17 Externa synpunkter gällande fest på och kring klubbstugan.
Det har framförts en rad synpunkter på en fest där det utanför klubbstugan dracks alkohol, hög musik och allmänt stökigt. Dessutom samma kväll som en stor drogfri ungdomsaktivitet.
Staffan återkopplar Sävar IK:S styrelses synpunkter till arrangörerna.
Niclas tar fram förslag på tydligare och mer strikta regler och riktlinjer kring uthyrning av klubbstugan till
styrelsemötet den 25/9. Medskick från styrelsen är att det kan handla om att det inte är tillåtet med
alkoholdrickande utanför klubbstugan, samt att alla sopor utanför ska vara borta till morgonen efter.
Staffan
Niclas
KLAR
Jan
Pågår
42:17 Arbete med inriktning för styrelsens arbete
Petra har uppdraget att arbeta fram spelreglerna och följa upp hur vi jobbar utifrån vårt inriktningsdokument.
Petra JAn Pågår
43:17 Redovisning av projektplan Ledaren i fokus samt introduktionsplan
Uppdras åt Staffan att tillsammans med Maria redovisa projektplan (samt hur introduktionen går och planeras för hösten vid kommande styrelsemöten under hösten) .
Staffan
Maria
Jan Pågår
47:17 Anton får i uppdrag att snarast dock senast till styrelsemöte i November hitta och presentera en kandidat till valberedningen från fotbollen. Tillägg (oktober): Innebandyn (och Björn) har motsvarande uppdrag.
Anton 4/11-17: Fotbollen har inte lyckats värva någon person till valberedningen. Vi har försökt värva genom att ta hjälp av våra ledare på ledarråd, mail har gått ut och vi har skrivit om detta på facebook, men utan napp. I sektionsstyrelsen är vi nu inne på den linje att vi ska ge ett lag ansvaret att ta fram en representant ur
föräldragruppen, men eftersom det nu inte är
AV BG
30 Nov
Pågår Uppdat
Sävar IK, styrelsen Sida 10 av 18
fotbollssäsong kommer denna eventuella åtgärd först bli till årsmötet.
51:17 Policydokument för Sävar IK utifrån vision,
verksamhetsidé och värdegrund (Sävars lilla röda för hela föreningen). Förslag att varje sektions utvecklingsplaner bör harmonisera med policydokumentet och kanske kan vara en del i ett större övergripande dokument. Maria och Staffan jobbar vidare och presenterar ett
styrdokument.
MB &
SN
Jan Pågår
52:17 SävarCamp kommer att vara en fokusfråga vid nästa styrelsemöte. Vi lyfter detta till ett lite bredare
ungdomsfokus. Staffan förbereder detta till nästa gång.
.
SN
Jan
Pågår53:17 Lätt att vara ledamot i styrelser
Styrelsen ger Staffan i uppdrag att arbeta med “lätt att vara ledare i föreningen-uppdrag” med inriktning på ordföranden och sektionsledamöter till januari.
SN Jan 18 Pågår
54:17 Styrelsen uppdrar till Marcus att genomföra en
budgetworkshop i slutet av januari för ordföranden och kassörer i föreningen och sektioner i syfte lägga en gemensam budget.
ML Jan
-18
OK Stäng
55:17 Kiosken
Styrelsen diskuterar tajmingen när vi kan dra igång ett liknande arbete. Vi kommer fram till att februari, efter årsmöteshandlingarna är utskickade, är lämpligt för att ta upp det strategiska arbetet med kioskverksamheten i Sävaråhallen. Niclas uppdras att väcka frågan igen på styrelsen i god tid.
NB Feb
-18
Ej startad
56:17 Skogstorpet
Anton och Mattias får i uppdrag att ta fram ett förslag på ansvarsfördelning mellan sektion och förening vad gäller byggnader, planer och utrymmen vid
arenaområdet(Skogsvallen).
AB &
MA
Jan -18
Ny
57:17 Anton kontaktar kommunen för att ta fram ett uppdaterat nyttjandeavtal.
AB Jan
-18
Ny
58:17 Staffan tar en funderare kring hantering av
föreningsövergripande avtal och redovisar sitt tänk till styrelsemötet i januari.
SN Jan
-18
Ny
59:17 Styrelsen uppdrar till Markus att genomföra utredning enligt underlaget Framtida behov av funktionalitet.
ML Feb Ny
60:17 Årsmöte söndag den 18:e mars kl 16:30.
Markus får i uppdrag att för den ekonomiska delen planera för årsmöte. Niklas svarar för att koordinera
ML &
NB
Jan -18
Ny
Sävar IK, styrelsen Sida 11 av 18
årsmöteshandlingar.
Akt 18:17 avslutas och uppgår i denna.
61:17 Identifiera och dokumentera ledare/tränare i föreningen.
Maria skapar grupper i IOL. Förtoendevalda, tränare, övriga ledare. Syfte att kunna kommunicera enkelt ut i sektionerna. Niclas skapar en enkät för att samla in ledaruppgifter. Sänder den till Maria som sedan sänder den till sektionsordförande. Uppgifter skickas till Maria senast den 30 nov
MB Resp Ordf
Jan -18 30 nov
NY
62:17 Fastighetsgruppen ordnar verktyg och ett verktygs förråd och annat, som gör det möjligt för vår hantverkare att jobba. Stäms av med Maria. Klart 27 nov.
Mattias 27 nov NY
63:17 Ekonomi. Handbollen har sannolikt ett större underskott som man måste ha fortsatt under kontroll. Niclas
undersöker läge, och föreslår/vidtar åtgärder (intäkter).
Stämmer av med Marcus.
Niclas Marcus
29 nov NY
64:17 Samarbete med ICA Sävar. Fördelning av frivaror och fortsatt samarbete mellan Ica och Sävar Ik ska vi fortsätta att diskutera i december. Ica står inför ett ägarbyte inom kort, vilket detaljerna inte är fastställda för. Nästa kontakt med ICA planerades till december månad. Anton tar en uppföljande kontakt med ICA. Därefter tar
“sponsor och partnerskapsgruppen” över för att i samråd med ICA teckna partnerskapsavtal.
Anton Pätrik
20 dec NY
Bilaga 2 Besluts-l ogg/ID
Innebörd Ansva
r
Eventuell uppföljning datum
Ref
2016
Se även protokoll från årsmöte och konstituerande möte för formella beslut
6:2016 Styrelsen beslutar att gå över i en samlad Google-lösning för bild- och dokumenthantering (gemensam arbets-, delnings- och publiceringsyta).
Niclas Oktober
Inte klart 12:2016 Styrelsen beslutar
Att fördelning av frivaror från Intersport 2016 samt 2017 sker enligt nedan.
Att utse Per till ansvarig för avtalet och för att alla frivaror verkligen tas ut 2016.
2016
41000kr är uttaget i år av fotbollen. Övriga sektioner finns inget underlag kring.
Fördelning sker enligt tidigare beslutat fördelningsnyckel, baserat på Aktiv i idrott.
Per 30 nov
Ingen uppf
Sävar IK, styrelsen Sida 12 av 18
Enligt föregående protokoll tillfaller 2016 20000kr innebandyn.
Frivarorna bör tas ut i Adidas produkter eftersom det är där Sävar IK har avtal med.
2017
Då alla sektioner inte har lika lätt att plocka ut frivaror från Adidas (te.x gymnastik) ska alla nya Adidas overaller som säljs från januari 2017 tas ut via frivaror hos Intersport intill vi nått summan 70.000.
Sävar IK säljer i sin tur overaller vidare till medlemmarna. Av de pengar som kommer in fördelas det mellan sektionerna utifrån fördelningsnyckeln. En avstämning sker under oktober. Om Sävar IK inte sålt overaller för 70000kr i oktober bör frivaror i material tas ut så att inte föreningen missar frivaror, då vi inte kan skjuta medel mellan åren.
15:2016
(27 sep)
Stödfonden
Att fastställa rutiner för Stödfonden finansierad av bidrag från Odd Fellow. (Bilaga 8), samt uppdra till Per Höglund och P-A Enkvist att utgöra Stödfondens beslutsgrupp. Per är kontaktperson till styrelsen.
Per Mars 2017
ok
1:2017 Styrelsen beslutar att utse 19810320-8206 Camilla Berg till kassör i Gymnastiksektionen från 1 januari 2017.
Ingen uppf
2:2017 Alla ledare i föreningen ska vara betalande medlemmar.
Varje sektion äger frågan om övriga villkor för ledare, däribland arvodering och nedsättning av deltagaravgifter.
ML Ingen uppf
3:2017 SävarCamp hanteras administrativt i Korpensektionen. MA Ingen uppf
4:2017 Tilldela Idrottskonsulenten Linda Hjortborg tillräcklig behörighet i IdrottOnline för att söka Idrottslyft för alla sektioner. Kansliet ordnar det praktiska med behörigheten.
(Beslut 2:2017)
SN April
ok 5:2017 Styrelsen beslutar att följande ledamöter ska ha
tillgång till föreningens ekonomisystem i Speedledger under verksamhetsåret 2017-18, fram till årsmötet 2018.
ok
6:2017 Styrelsen beslutar att fullfölja projektet Barn- och ungdomsutvecklare enligt förslaget från Västerbottens Idrottsförbund.
ok
7:2017 Styrelsen beslutar att: ML ok
Sävar IK, styrelsen Sida 13 av 18
Delegation till följande sektionsstyrelser enligt §31 i stadgarna, Fotboll, Gymnastik, Handboll, Innebandy och Korpen motion delegeras beslutsrätt inom ramen för respektive verksamhetsplan och budget som årsmötet fastställt, samt andra beslut – av mindre betydelse – och som endast rör den egna sektionen.
Beslut av större betydelse eller som rör fler sektioner ska hanteras av föreningsstyrelsen
8:2017 Styrelsen beslutar att fullfölja beslutet från 2016 där 50.000 av den nedlagda Ishockeysektionens
balanserade medel förs över till Korpensektionen. Det innebär att dels Korpens underskott på 24.500 från 2016 nollställs och dels att korpen har mandat att göra ett underskott på 25.500 under 2017.
ML ok
9:2017 Roller i styrelsen
Beslutas att (Beslut 9:2017)
Patrik Nyström som sekreterare. I rollen som sekreterare ingår även uppgiften att boka lokal för styrelsens möten.
Petra Broman som vice ordförande (AKT 16:17).
Kommunikationsansvarig (inkl kontakt för redaktionsrådet) Niclas Bromark.
SN ok
10:2017 Föreningens kontaktperson för:
● Umeå föreningsråd, Petra Broman
● Sävar föreningsråd, Anton Vennberg
SN ok Styrelse
5-2017
11:2017 Ledaren i fokus - projekt
Föreslagen projektplan och styrning av
projekt/verksamhet inkl styrgrupp ska vara vägledande för arbetet. Styrgruppen får utifrån detta
vidareutveckla projektplan och direktiv. (Se bilaga) Styrgruppen får i uppdrag att inleda rekrytering enligt förslag till tjänsten som Barn och ungdomsansvarig.
Styrelsen utser styrgrupp enligt förslag samt inbjuder SISU/Västerbottens idrottsförbund att medverka i styrgrupp.
Stationering för Barn och ungdomsansvarig ska vara i Sävar med möjlighet till kontor i första hand i
klubbstugan. Personen ska arbeta verksamhetsnära vilket kan innebära verksamhet i och vid hallarna.
SN ok Styrelse
5-2017
12:2017 Fastighetsförvaltning
Fastställa Uppdragsbeskrivning enligt förslag (bilaga)
MA OKT Styrelse
5-2017 13:2017 Redaktionsrådet
Fastställa Uppdragsbeskrivning enligt förslag (bilaga)
NB OKT Styrelse
5-2017 14:2017 Frivaror och overaller
Beslutas att
ML Styrelse
5-2017
Sävar IK, styrelsen Sida 14 av 18
1. Som medlem köper du föreningsvaror i klubbshopen till medlemspris + tryck
2. Föreningen använder sig av frivarusumman från Intersport/Adidas på 70000 av kostnaden. Vid uttag av frivaror betalar föreningen full pris för varan och (ej medlemsrabatt) och därför står Sävar IK för
medlemsrabatten
Beslutet ska gälla tills vidare under avtalsperioden fram till 2020 eller till dess att styrelsen beslutar annat.
Se även beslut 12:2016.
OK
15:2017 Fortsätta arbetet med projektet “Ledaren i fokus”
enligt förslag till direktiv.
SN OK Styrelse
6-2017 16-2017 Styrelsen ger mandat till ordföranden att teckna
“Överenskommelse mellan Västerbottens Idrottsförbund och Sävar IK” angående projektet.
Styrelsen kommer att få utsänt förslag till överenskommelse att läsa och ev kommentera.
SN OK Styrelse
6-2017
17-2017 Rekrytering
Den kandidat rekryteringsgruppen kommer att gå vidare med kommer att erbjudas en
tillsvidareanställning som inkluderar provanställning på 6 månader. Kollektivavtal och förtroendearbetstid tillämpas, vilket innebär möjlighet att överenskomma en extra semestervecka. Löne-nivå diskuterades och möjligt träningsbidrag (Sävar Gym och simhall). Målet är anställningsstart 1 oktober.
Kontor kommer att upprättas på klubbstugan.
Styrelsen ger mandat till ordföranden att teckna anställningsavtal enligt ovan. (Beslut 17-2017)
SN OK Styrelse
6-2017
18-2017 Daniel Brannelid väljs in som ytterligare ledamot från Innebandyn (enligt uppdrag från årsmötet).
SN OK Styrelse
7-2017 19-2017 Beslut att fastslå årsplan för styrelsemöten enligt
bilaga
SN OK Styrelse
7-2017 20-2017 Beslutas att fastställa två redovisande dokument för
principer för tidsfördelning.
NB OK Styrelse
7-2017 21-2017 Beslutas att fastställa uppdragsdirektiv till
fastighetsgruppen , samt ramar för arbetet enligt nedan.
(Tidigare möte)
Mattias uppdras, tillsammans med Fastighetsgruppen, att se över behovet av investeringar och underhåll för Klubbstugan med under året, inklusive
köksrenoveringen, till nästa styrelsemöte. (AKT 25:17) Ramen för underhåll
i budget är 110.000. Denna ram
ska även täcka årets avskrivning för eventuella investeringar.
MA OK Styrelse
7-2017
22-2017 Anna-Karin Rågfelt - nominerad av Innebandyn - ersätter Daniel Brannelid i föreningsstyrelsen
- OK Styrelse
9-2017
Sävar IK, styrelsen Sida 15 av 18
23-2017 Strategiarbetet. Styrelsen gör följande bedömning och uppdrar åt Niclas att hålla ihop helheten:
Styrelsen behöver prioritera och gemensamt arbeta med Utbildning och ledarskap respektive Medlemskap.
Högsta prio ska även ges “Sponsring och partnerskap”, men där delegeras uppgiften till en arbetsgrupp där Patrik ansvarar. Se mer om uppdraget i protokoll nr 7.
● Livslångt idrottande (ägs av styrelsen)
o Här kan vi jobba sektionsvis för att rekrytera ledare och inventera intresset.
● Kommunikation (ägs av Niclas)
o Ligger några månader efter men är på banan.
o Niclas redovisar en grov tidplan till styrelsen vid oktobermötet.
● Anläggningar och arenor (Mattias och Per H) o Detta fokusområde kom i gång förra året.
● Sponsring och partnerskap (Patrik och Peter) o Patrik fortsatt ansvar att ta tag i att sammankalla
grupp till möte och jobba vidare med konkreta förslag till nästa steg
o Patrik redovisar en grov tidplan till styrelsen vid oktobermötet. Tar ett startmöte med Maria.
● Utbildning och ledarskap
Projekt/Maria samt styrgrupp/ utvecklingsråd med Staffan och Marcus. Maria redovisar en grov tidplan till styrelsen vid oktobermötet.
● Medlemskapet
o Ägs av styrelsen tills vi kan prioritera område och formulera ett uppdrag.
Styrelse 9-2017
Sävar IK, styrelsen Sida 16 av 18
Bilaga 3
Vision – vår ambition
Hela Sävars IK.
Vi får Sävar att växa och skapar Europas mest aktiva samhälle!
Verksamhetsidé - vi vill
Idrott till glädje för alla.
Vi vill:
- erbjuda ett livslångt idrottande, - skapa en hållbar förening och - bidra till ett attraktivt Sävar,
Värdegrund – vår vägvisare
Alltid ett föredöme!
Omtanke och Glädje
Medskapande och Öppenhet, Hållbart och Jämställt
Bilaga 4
Årsplanering för Sävar IKs styrelse (Beslut aug 2017)
Tidpunkt Innehåll Anmärkning
Mars (direkt efter
årsmöte)
Konstituering av styrelsen Mötesplan för året
Mars- april 10 april 2016
Uppföljning och utvärdering av årsmötet och ärenden
Stämma av årsplan och styrelsens uppdrag och arbetssätt
Delegationer till sektionsstyrelser
Sävar IK, styrelsen Sida 17 av 18
Uppdrag inom styrelsen och andra föreningsgemensamma grupper
Maj- Juni Uppföljning av ekonomiska läget budget (vinteridrott).
Översyn av ekonomi- och administrativa rutiner, avtal
Kommunikation (Sävar-Nytt, hemsida etc.) Översyn av föreningens profil och
”klubbshop”, policies
Riktlinjer för tidsfördelning mellan sektioner Fastighetsförvaltning - åtgärdsplan
Aug –sep Uppföljning ekonomi, likviditet
Strategisk planering inför kommande år (inkl vision och värdegrund), strategimöte för alla styrelser
Sponsring och partnerskap - plan
Okt Uppföljning ekonomi sommaridrotterna/
SävarCamp.
Strategiarbete med Fokusområden – uppföljning och styrning
Riktlinjer för verksamhetsplan och budget i föreningen och sektionerna. Gemensamma kostnader (styrelsen)
Nov – dec Plan för årsmötesprocessen. Årsmöte Valberedningen, riktlinjer.
Organisation o funktioner i föreningen (grupper etc.)
Ledare och funktionärer i sektionerna – läge o analys
Uppföljning av tidigare beslut
Medlemskap, innebörd och principer för avgifter
Jan- feb Bokslut för revision
Kallelse till årsmötet (och bered ärende).
Utbildningsplan Omvärldsspaning
Utvärdering av styrelsearbetet
Verksamhetsberättelse och –plan, budget och årsredovisning
Bilaga 4
Sävar IK, styrelsen Sida 18 av 18
Styrelsens uppgift och arbetssätt
Styrelsens uppgifter regleras i grunden i stadgarna §§26-28
Styrelsens uppgift är att
●
Styrelsens ledamöter företräder gemensamt hela föreningen (alla sektioner) och i förlängningen medlemmarna.
●
Behandla, besluta och följa upp frågor som gäller ledning och styrning av föreningen.
●
Verka för en helhet baserat på Sävar IKs vision, värdegrund och mål för verksamheten samt i enlighet med föreningens stadgar och årsmötesbeslut
●
Forma och stödja ett långsiktigt #hållbart arbete med avseende på verksamhet, ekonomi, ledare och medlemmar
●
Följa upp, utvärdera och dra slutsatser av verksamhetens kvalitet och resultat.
●
Följa utvecklingen i omvärlden, en ”mötesplats” för information och erfarenhetsutbyte
Arbetssätt
● Styrelsens möten
planeras för hela året
● Årsagenda och prioriterade frågor.
I filen ”årsagenda 2016” finns årets möten med förslag till ärenden för kommande möten. I denna kan alla ange förslag till ärenden.
● Förslag till ärenden för agenda.
Utifrån årsagenda svarar sekreteraren och
ordföranden för att tas fram förslag till agenda. Ett förslag ska normalt skickas senast fem arbetsdagar innan mötet. Senast tre dagar före mötet fastställs agenda med mål och syfte, tidsram, föredragande samt ev. underlag för respektive punkt.
● Protokoll
