Protokoll styrelsemöte Sävar IK nr 1-2016
Tid: 2016-01-18 kl 19.00 – 21.30
Plats: Klubbstugan Sävar
Deltagare: Staffan (ordf), Marie (vice), Niclas (sekr), Karolina och Lars.
Anmält förhinder: Per H
Antecknas av: Niclas
Justeras: Ordf. Staffan Agenda
Nr/
tid
Ärende Ansvarig Beslut/bilaga 1 Inledning och
dagordning
SN Dagordningen fastställs. Mycket av fokus av kvällens möte behöver ligga på årsmötet och dess förberedelser.
2 ”Incheckning”
(15 min)
SN Karolina: jättetrevlig handbollskväll i lördags då handbolls-EM invigs. Ett 70-tal ungdomar och ledare samlade i klubbstugan.
Lars: julavslutning som var välbesökt och väldigt lyckad. Läger för de tre äldsta gymnastikgrupperna och ”hoppreparna” (ca 60 st) den 3 januari. Har startat ytterligare en barngrupp. Arbetar på att få in nytt folk i styrelsen.
Marie: har startat upp processen med Sävar IBF. Fotbollssektionen hade det senaste styrelsemötet den 22 december. Lågsäsong inom sektion senast.
Niclas: handbollssäsongen i full gång med matcher varje helg.
Handbollsläger för de yngsta under jullovet, för tredje året i rad.
Åtta lag är anmälda till Sundsvall cup
Staffan: Har deltagit i första spelarmötet med nya tränarna för division 5-laget. Känslan är mycket bra. Det finns goda
förutsättningar för att det ska kunna blir riktigt bra.
3 Föregående protokoll (5 min)
NB Föregående protokoll fastställs.
4 Öppna aktiviteter (15 min)
SN Styrelsen följer upp och uppdaterar öppna aktiviteter
Styrelsen går också genom och följer upp alla de beslut som fattats under 2015 enligt beslutslogg. Besluten 2015 läggs därmed till handlingarna.
5 Information (10 min)
Alla RF riktlinjer för barn- och ungdomsidrott och olika
specialidrottsförbund kommer med striktare riktlinjer för resultat vid cuper och annat. Kommer förmodligen att påverka oss i föreningen. Niclas får i uppdrag att informera mer om detta under möte senare i vår. NY AKT nr 1-2016
6 Ekonomi och kanslifunktionen (20 min)
Lars
Marie Staffan
Handbollen har underskott i ett lags enskilda projekt efter året.
Sektionsstyrelsen föreslår att underskottet balanseras som en fordran så att återbetalning kan ske under 2016.
Styrelsen upplever att det fungerar väldigt bra med kansliet.
Styrelsen uppdrar till Niclas att med Inge ta tag i de viktigaste åtgärderna för att få bättre budget- och prognosarbete under 2016. Det innebär bland annat att lägga in varje sektions budget i systemet innan 5 februari. NY AKT 2-16
Sektionernas budgetar ska vara Inge tillhanda senast den 7 februari. Dessa ska, jämte styrelsens budget, det vill säga
föreningens budget, ska vara klar den 11 februari. Lars kollar med Inge. NY AKT 3-16.
Vi behöver ha en ny kassör från och med årsmötet. Styrelsen sonderar namn för sådana, samt uppdrar till nomineringsgruppen att ta fram förslag till årsmötet.
Vi behöver ta fram en rutin för kontant förskottsutbetalning. NY AKT 4-16.
Vi behöver ta fram en attestordning där jävsförhållanden hanteras NY AKT 5-16.
Styrelsen uppdrar till Staffan att slutföra avtalet med Sävar Sporttryck.
7. Fastighetsförvalt- ning
(10 min)
Marie Per
Vi konstaterar att det nu, tack vare Per, finns en lösning för snöröjning och halkbekämpning. Därmed är denna vintersäsong hanterad. Vi behöver dock snart hitta en mer permanent lösning.
8. Ansökan om bidrag för anläggning multisport (10 min)
Per H (vem tar detta ?) Marie S
Föreningen har genom Pers försorg tagit fram en projektplan och - ansökan för en ny multianläggning med kort konstgräs, där B-plan ligger. Den dimensioneras för att kunna spela 9-manna på längden och två 5-manna/handboll/innebandy/tennis på bredden. Den första ansökan har gått in till Landsbygdsfonden (via
Jordbruksverket). Vi kommer också att söka från Idrottslyftet och kommunen.
9. Sävar IBF (10 min)
Niclas och Marie
Niclas och Marie informerar om arbetet som fortskrider enligt plan. Kommunikationen kring processen finns beskriven i bloggen https://fusionsgruppen.wordpress.com/
10. Sektioner inom föreningen (10 min)
Staffan Styrelsen beslutar att föreslå årsmötet att
- Inrätta två nya sektioner för Innebandy respektive ”Korpen Motion”.
- Avsluta sektionen Ishockey och föra tillgångar till föreningsstyrelsens konto.
Per uppdras att, i samråd med Bylund och Nyström, till
styrelsemötet 14 februari ta fram ett förslag på namn på sektionen för Motionsidrott NY AKT 6-16
11. Årsmötet 2016 Förberedelser (30 min) Se AKT 57, Samt uppdatering i NY AKT 8 och 9- 2016
KT, NB Årsmöte genomförs den 28 februari i Klubbstugan kl 18.00. En kallelse som annons går ut med Sävar Nytt i början av januari.
Kallelsen ska även finnas ske senast tre veckor före mötet, dvs senast den 7 feb på hemsidan, samt anslås på Klubbstugan. Niclas ansvarar.
Motioner från medlem ska inkomma senast 4 veckor innan års- mötet.
Handlingar till årsmötet ska finnas tillgängliga på hemsidan minst 1 vecka före mötet. Det bör finnas några extra exemplar till
årsmötet. Niclas ansvarar.
Per och Karolina uppdras att ordna själva mötestillfället, dvs något inspirerande och lite mat. Vi upprättar Google-formulär för anmälan för att kunna beställa fika. Niclas ansvarar.
Staffan ansvarar för den formella delen av årsmötet och att kallelse går ut i Sävar Nytt.
Förslag till stadgeändringar samt uppdrag till nomineringsgruppen med uppdragsbeskrivningar ska beslutas av styrelsen den 18 jan.
Övriga underlag nedan ska vara klara senast den 8 februari.
Stadgeändringar. AKT 58-2015
Uppdragsbeskrivningar (där så behövs) samt specifika uppgifter för nomineringsgrupp (valberedning) inför årsmötet. Marie sammanställer förslag till uppdragsbeskrivningar för olika roller där så behövs. Senast 13 jan. AKT 59-2015
Styrelsens propositioner (förslag) till årsmötet
Stadgeändringar (se ovan), - inklusive styrelsesammansättning Nya sektioner i föreningen (Korpen, Innebandy).
- Styrelsens förslag. Syfte och innehåll. Korpen (Per), IB (Marie) - Stadgeändring (Staffan)
Styrelsens verksamhetsberättelse, samt återrapport utifrån revisorernas synpunkt 2014 (Staffan)
(Staffan)
Föreningens verksamhetsberättelse (Niclas)
Styrelsens förvaltningsberättelse och Revisorshandlingar (Lars) Föreningens och sektionernas styrelser (personer och ordf).
Revisorer, valberedning och ev ombud till möten. Ansvariga är nomineringsgruppen resp nuvarande ordf för sektionerna.
Verksamhetsplan och budget för styrelsen och sektionerna - Styrelsen (Staffan; VP och Lars; Budget)
- Sektionerna (resp ordf), Korpen (Per), Innebandy (Marie) - Föreningens samlade verksamhetsplan (Niclas)
Medlemsavgifter: Se akt 44 (Karolina)
Frågor av större ekonomisk betydelse – ansökan om bidrag till anläggningar?
Underlag:
Förslag rev stadgar Styrelsens arbete 2015 12 Styrelseplan och
möten 2015-2016 (10 min)
SN Nästa möte genomförs 14 februari kl 18.30-21.30 Årsmötet genomförs 28 februari.
13 Övriga frågor Inga sådana.
14 Utvärdering av mötet och avslut (5 min)
Antecknas av : Justeras av:
Niclas Bromark Staffan Norin
Sekreterare Ordförande
Bilaga 1
Öppna aktiviteter Uppdaterad 18 jan 2016
ID Innebörd Ansvar Datum
(klart)
Status (ny, pågår,
klar) 4:15 Årshjul.
Vi fångar upp besluten från det konstituerande mötet.
Vi behöver arbeta vidare med årshjul för styrelsen,
styrelseplan och mötesplan. Marie och Niclas ger förslag till detta (innehåll och teknik) till nästa möte.
MS NB
13 jan
OK STÄNGD
15:15 Nomineringsgrupp
Varje sektion ska utse en representant till en
nomineringsgrupp. Representanten får inte vara en av ledamöterna i styrelse, för att kunna fungera som valberedning.
Handbollen har utsett Anna Sundkvist, Gymnastiken Annika Häggmark, Täfteå och Fotbollen Per Höglund.
PH 13 jan
OK STÄNGD
17:15 Revision. Utarbeta förslag till nya riktlinjer för revision av föreningens verksamhet och ekonomi.
Marie tar fram ett förslag som mejlas ut.
MS 14 feb Pågår
30:15 Ta fram förslag på avtal för fortsatta tjänster utvändig fastighetsskötsel med Sävar Holmöns församling.
PH 31 mar Pågår
31:15 Avtalen med Sävar Sport och reklamtryck och ICA Sävar behöver ses över. Per får uppdraget att återkomma till styrelsen med förslag på upplägg.
PH 31 mar Pågår
39:15 Strategi, värdegrund, varumärke och kommunikation.
Arbetsplan inklusive tidsplan och finansiering för utveck- lingsarbetet, med gemensam start från ungefär november.
NB, PH 28 feb Pågår
41-15 Likviditetsplan 2016.
Lars uppdras att se över likviditeten i samverkan med Inge och Banken, samt att senast den 15 maj ha gett en styrsignal inför sommaren. Lars har därmed mandatet att också sälja av fonder som det så behövs. Styrelsen hålls informerad.
Lars 15 maj 2016
Pågår
42:15. Projektet ”Koll på ekonomin”
Styrelsen ger Marie i uppdrag att fortsätta arbetet och att tillfråga Carina om följande tjänster:
- Granskning av vårt ekonomiska system, styrning och uppföljning
- Utbildning av styrelsen i Sävar IKs ekonomi
- Ge styrelsen förslag på förbättringar, samt styrelsens arbetssätt avseende redovisning, styrning och kontroll samt uppföljning.
Marie 31 mars
Pågår
Viktigt att Inge ges möjlighet att komma med inspel och synpunkter. Marie eller Carina kontaktar Inge.
Utbildningen ska genomföras senast i december.
43:15 Uthyrning av omklädningsrum till husvagnsgäster
Staffan uppdras att utreda frågeställningar till årsmötet om Sävar IKs roll att hyra ut/upplåta omklädningsrum till förfogande för EU-migranter och/eller flyktingar.
Staffan 16 nov 31 jan
Pågår
44:15 Medlemsavgifter 2016. Styrelsen beslutar att till årsmötet 2016 föreslå att ta bort familjerabatten, samt att sänka den individuella medlemsavgiften till 250 kronor från och med 2016. Karolina bevakar det. Senast 31 jan.
Karolina 31 jan Stängs
45:15 Korpen. Per uppdras att genomföra ansökan enligt ovan, samt att till nästa ta fram vilka nödvändiga beslut som styrelsen och/eller årsmötet behöver fatta avseende att inrätta en Korpensektion i Sävar IK. 16 nov
PH NB 28 feb Pågår
46:15 Per och Niclas uppdras att ta fram ett förslag på en ansökan om investering av ny multiarena till B-plan till nästa
styrelsemöte. Länsstyrelsen klar. Idrottslyftet och ansökan till kommunen kvarstår.
PH NB
31 mar Pågår
49:15 Årmöte. Lars uppdras att kontakta revisorerna och Inge för att klargöra processen fram till Årsmötet
LW 13 jan OK
STÄNGD 50:15 SävarNytt/Redaktionsråd Per uppdras att ta frågan om
redaktionsråd till nomineringsgruppen. Niclas att uppdras att utforma uppdrag till redaktionsrådet till årsmötet.
PH NB
14 feb Pågår
51:15 Fastighetsgrupp: Publiceras på hemsida: Uppdrag till fastighetsgruppen, kontaktuppgifter till fastighetsgruppen samt felanmälan i fastighetsfrågor
MS 14 feb Pågår
52:15 Fastighetsgrupp: Fotbollsektionen behöver komma in med namn till fastighetsgrupp
PH 14 feb Pågår
53:15 Marie ser till att avtalet för städningen finns Inge tillhanda KT / MS 14 feb Pågår 54:15 Per uppdras att upphandla snöröjning och halkbekämpning
för vintern
PH 20 nov OK
STÄNGD 55:15 Marie uppdras snarast att reda ut juridiska förutsättningar
för multiarena vid Skogsvallen och återkoppla till Per och Marie som har uppdraget att göra en ansökan.
MS 10 dec OK
STÄNGD 56:15 Per uppdras att ta fram ansökan för en mulitarena vid
Skogsvallen Ersätts av 46:15
PH 10 dec STÄNGD
57:15 Årsmöte genomförs den 28 februari i Klubbstugan prel kl 18.00. Kallelsen ska ske senast tre veckor före mötet, dvs senast den 7 feb (hemsidan, Sävar-Nytt samt anslås på Klubbstugan). Stadgeändring eller fråga om särskild betydelse ska anges i kallelse.
Staffan 8 feb
STÄNGS OK i delar Överförs till
AKT 8-16 och 9-16
Staffan ansvarar för den formella delen av årsmötet och att kallelse går ut i Sävar-Nytt.
Niclas svarar för kallelse på hemsidan och klubbstugan Motioner från medlem ska inkomma senast 4 veckor innan årsmötet. Handlingar ska finnas tillgängliga minst 1 vecka före mötet.
Per och Karolina uppdras att ordna själva mötestillfället, dvs något inspirerande och lite mat.
Vi upprättar Google-formulär för anmälan för att kunna beställa fika. Niclas ansvarar.
Förslag till stadgeändringar samt uppdrag till
nomineringsgruppen med uppdragsbeskrivningar ska beslutas av styrelsen den 18 jan. Övriga underlag nedan ska vara klara senast den 8 februari.
Styrelsens propositioner (förslag) till årsmötet Stadgeändringar (se ovan), - inklusive
styrelsesammansättning
Nya sektioner i föreningen (Korpen, Innebandy).
- Styrelsens förslag. Syfte/ innehåll. Korpen (Per), IB (Marie) - Stadgeändring (Staffan)
Styrelsens verksamhetsberättelse (Staffan)
Föreningens verksamhetsberättelse (Niclas) (tillägg till akt) Styrelsens förvaltningsberättelse/Revisorshandlingar (Lars) Återrapport revisorernas synpunkt 2014 (Staffan)
Föreningens och sektionernas styrelser (personer och ordf).
Revisorer, valberedning och ev ombud till möten. Ansvariga är nomineringsgruppen resp nuvarande ordf för sektionerna.
Verksamhetsplan och budget för styrelsen och sektionerna - Styrelsen (Staffan; VP och Lars; Budget)
- Sektionerna (resp ordf), Korpen (Per), Innebandy (Marie) - Helheten verksamhetsplan (Niclas)
Nomineringsgruppen uppdras att till styrelsemöte 14 februari ta fram ett förslag på:
föreningsstyrelse innehållande ordförande samt ledamöter, där varje sektion representeras av minst en ledamot till.
Valberedning om X ledamöter med förankring i sektionerna
Revisorer
Niclas
Per och Karolina Niclas
Förslag på sektionsstyrelser tas fram av respektive
ordförande samt av Per för Korpen och Marie för Innebandy.
Medlemsavgifter: Se akt 44 (Karolina) Frågor av större ekonomisk betydelse?
58-15 Stadgeändringar. Förslag till stadgeändring ska behandlas på styrelsen den 18 jan. Staffan ansvarar. Klar 13 jan.
Staffan 13 jan STÄNGD
59-15 Uppdragsbeskrivningar
Nomineringsgrupp (valberedning); ska ge förslag på personer utifrån uppdrag från styrelsen. Marie
sammanställer förslag till uppdragsbeskrivningar för olika roller där så behövs. Senast 13 jan
Marie 13 jan Pågår
1-16 Information om RF riktlinjer för barn- och ungdomsidrott och olika förbunds aktiva arbete för att leva upp till dem.
Niclas 31 mars
NY 2-16 Utvärdera och justera årsmötesprocessen Marie 31
mars
NY 3-16 Budget och prognos
Styrelsen uppdrar till Niclas att med Inge ta tag i de viktigaste åtgärderna för att få bättre budget- och prognosarbete under 2016. Det innebär bland annat att lägga in varje sektions budget i systemet innan 5 februari.
Niclas 5 feb NY
4-16 Sektionernas budgetar ska vara Inge tillhanda senast den 7 februari. Dessa ska, jämte styrelsens budget, det vill säga föreningens budget, ska vara klar den 11 februari. Lars kollar med Inge.
Lars, Niclas, Per
7 feb NY
5-16 Vi behöver ta fram en rutin för kontakt förskottsutbetalning Kassör 30 april NY 6-16 Vi behöver ta fram en attestordning där jävsförhållanden
hanteras
Marie + Kassör
30 april NY
7-16 Per uppdras att, i samråd med Bylund och Nyström, till styrelsemötet 14 februari ta fram ett förslag på namn på sektionen för Motionsidrott
Per 13 feb NY
8:16 Årsmöte genomförs den 28 februari i Klubbstugan prel kl 18.00. Kallelsen ska ske senast tre veckor före mötet, dvs senast den 7 feb (hemsidan, Sävar-Nytt samt anslås på Klubbstugan?). Stadgeändring eller fråga om särskild betydelse ska anges i kallelse.
Niclas svarar för kallelse och handlingar på hemsidan och klubbstugan. Handlingar ska finnas tillgängliga minst 1 vecka före mötet (hemsidan).
Per och Karolina uppdras att ordna själva mötestillfället, dvs något inspirerande och lite mat. Niclas upprättar Google- formulär för anmälan för att kunna beställa fika.
Staffan
Niclas
Marie 8 feb
Kompl.
från AKT 57-15
Styrelsens propositioner (förslag) till årsmötet Stadgeändringar (se ovan), - inklusive styrelsens sammansättning
Föreningens verksamhetsberättelse (Niclas) (tillägg till akt) Styrelsens förvaltningsberättelse/Revisorshandlingar (Lars) Verksamhetsplan och budget för styrelsen och sektionerna - Styrelsen (Staffan; VP och Lars; Budget)
- Sektionerna (resp ordf), Korpen (Per), Innebandy (Marie) - Helheten verksamhetsplan (Niclas)
Staffan
Niclas Lars
Lars PH MS NB 9-16 Nomineringsgruppen genom Per får i uppdrag att till
styrelsen den 24 feb och inför årsmötet föreslå:
- Föreningsstyrelsen samt dess ordförande och kassör, - Sektionernas styrelser (ordf + 2 ledamöter)
- Revisorer, - Valberedning
Uppgifter om personer som vill avsluta sina uppdrag i resp sektionsstyrelse lämnas av sektionernas ordf till
nomineringsgruppen. Förslag på nya ledamöter i
sektionsstyrelser kan lämnas till nomineringsgruppen av respektive ordförande samt av Per för Korpen och Marie för Innebandy.
Uppdragsbeskrivningar ska vara klara senast den 8 februari.
PH
LW NB PH
MS
Kompl från AKT
57-15
Bilaga 2 Beslutslogg
ID Innebörd Ansvar Eventuell
uppföljning datum
Referens
1:15 Revisorernas rapport till årsmötet. Deras fyra förbättringspunkter beslutas att åtgärdas dessa för att kunna återrapportera till nästa årsmöte.
Staffan Nov 2015 OK! Akt satt
2:15 Styrelsens beslut ska framgå av protokoll som delges på hemsidan tillgängliga för föreningens medlemmar.
Niclas Nov 2015 OK!
3:15 Stadgarna är inte uppdaterade. Till årsmöte ska styrelsen lägga fram reviderade stadgar.
Staffan Nov 2015 OK! Akt satt
4:15 Föreningens huvudstyrelse benämns Sävar IKs styrelse eller enbart styrelsen. Detta ska ingå i reviderade stadgar.
Niclas Nov 2015 OK!
5:15 Staffan är arbetsgivarföreträdare gentemot Inge.
Niclas understödjer med framför allt fakta om arbetsgivarens åtaganden, avtal och regelverk.
Staffan Nej
6:15 Projekt ”Koll på ekonomin”
Styrelsen tillsätter ett projekt i syfte få bättre koll på ekonomin för att också kunna göra långsiktiga satsningar. Projektet leds av en grupp bestående av Marie (sammankallande), Lars, Karolina, Elisabeth Rönnblom och Carina Bosson från SISU/Idrottsservice.
Marie Okt 2015 OK för uppföljning
7:15 Styrelsen beslutar att genomföra ”Broarna runt”
och uppdrar till Per att vidtar de åtgärder som behövs för att genomföra broarna runt. Per har därmed styrelsens mandat att kontakta
sektionerna för att ta hjälp.
Per Nej
8:15 Styrelseplan. Vi arbetar enligt bifogat förslag Niclas Varje möte Biläggs protokoll och agenda 9:15 Vice ordförande Marie Sandström väljs till vice
ordförande för styrelsen.
Staffan Nej
10:15 Styrelsens uppgift och arbetssätt fastställs. Niclas Oktober OK
Bilaga till prot 2015-05-24 Hemsidan.
11:15 Uppdatering § 31 av stadgarna Delegation Sektionsstyrelserna delegeras beslutsrätt inom den verksamhetsplan och budget för den aktuella sektionen som årsmötet fastställt samt
Niclas Nej Styrelse 2015- 05-24
Hemsidan.
beslut – av mindre betydelse – som endast rör den egna sektionen. Beslut av större betydelse eller som rör fler sektioner ska hanteras av föreningsstyrelsen.
12:15 Fastighetsansvarig
Marie utses till styrelsens ansvarige och kontaktperson i fastighetsfrågor.
Staffan Nej Styrelse 2015- 05-24
Hemsidan.
13:
2015
Uthyrningsansvarig
Karolina tar över uppgiften som uthyrningsansvarig
Staffan Nej Styrelse 2015- 05-24
Hemsidan.
14:
2015
SävarCamp
Beslutas att ta bort den avtalade administrativa avgiften som SävarCamp betalar till Sävar IK.
Lars Nej
15:2015 Sävardagen
Sävar IK går in i Sävardagen och betalar in anmälningsavgiften för det.
Nej
16:2015 Nomineringsgrupp
Styrelsen utser Per Höglund, Anna Sundkvist och Lars Westman till Sävar IKs nomineringsgrupp.
Komplettering 151116 Annika Häggmark, Täfteå ersätter Lars för Gymnastikens räkning.
Per Nov 2015 OK
17:2015 Umeå Föreningsråd
Styrelsen beslutar att ansöka om medlemskap i Umeå Föreningsråd.
Staffan Nov 2015 OK 18:2015 Fastighetsgrupp inrättas med instruktion enligt
protokoll 5:2015
Marie NEJ 19:15 Städning. Styrelsen beslutar om städning av
lokaler och att uppdra åt Marie att upphandla städning: Lågsäsong (oktober – mars) två gånger i månaden, med fokus på kontor, toaletter och kök. Högsäsong (april – sept) en gång i veckan.
Uppehåll under juli. Fotbollssektionen ansvarar för städning av omklädningsrum.
Marie Nov 2015 OK
OK
20:15 Korpen. Styrelsen beslutar att Sävar IK ska ansöka om medlemskap i Svenska
motionsidrottsförbundet Korpen.
Per Jan 2016 OK!
21:15 Samgående Sävar IBF – Sävar IK. Sävar IK ska arbeta för en lösning som innebär en ny sektion för innebandy i full enighet med Sävar IBF, vilket innebär att verksamheten under 2016 ska övergå till Sävar IK. Niclas, Marie och Hans Granholm uppdras att företräda Sävar IK i arbetet och att arbeta fram nödvändiga planer för detta. Arbetet avraporteras löpande vid styrelsemöten.
Niclas Löpande vid styrelsemöten samt särskilt vid årsmötet OK
22:15 Styrelsen beslutar att vi från och med nu har en klubbgemensam overall.
Per Niclas
Nej
Bilaga 3
Årsplanering för Sävar IKs styrelse
Tidpunkt Aktivitetet Innehåll Anmärkning
Mars efter årsmöte Styrelsemöte Konstituering Genomfördes 150322 Mars- april
20 april 2015
Styrelsemöte Arbetsmöte för att strukturera året, planera, fördela uppgifter Eventuell överlämning.
Broarna runt Sävar IK-dagen
Minst tre timmar
Juni
24 maj 2015
Styrelsemöte Uppföljning vinteridrotterna.
Rapport efter säsongen och läget inför nästa säsong.
24 aug Styrelsemöte Halvårsbokslut
5 oktober 18.30-21.30 Styrelsemöte Uppföljning sommaridrotterna och SävarCamp. Rapport efter säsongen och inför nästa säsong.
Starta arbete med
Verksamhetsplan och budget i föreningen och sektionerna.
16 november 18.30- 21.30
Styrelsemöte Plan för årsmötesprocessen.
Kallelse till årsmöte
Februari Styrelsemöte Bokslut för revision Handlingar till stämman.
Utvärdering av styrelsearbetet
Verksamhetsberätt else och –plan, budget och årsredovisning
Bilaga 4
Styrelsens uppgift och arbetssätt
Styrelsens uppgifter regleras i grunden i stadgarna §§26-28
Styrelsens uppgift är att Behandla, besluta och följa upp frågor som gäller ledning och styrning av verksamheten.
Styrelsens medlemmar företräder gemensamt hela föreningen (alla sektioner) och i förlängningen medlemmarna.
Verka för en helhet baserat på Sävar IKs vision, värdegrund och mål för verksamheten samt i enlighet med föreningens stadgar och årsmötesbeslut
Forma och stödja ett långsiktigt arbete med avseende på verksamhet, ekonomi, ledare och medlemmar
Följa upp, utvärdera och dra slutsatser av verksamhetens resultat.
Följa utvecklingen i omvärlden, en ”mötesplats” för information och erfarenhetsutbyte
Arbetssätt
Styrelsens möten planeras för hela året. Möten förläggs normalt på måndagar med ca
6 veckors mellanrum.
Årsagenda och prioriterade frågor. I filen ”årsagenda 2015” finns årets möten med
förslag till ärenden för kommande möten. I denna kan alla ange förslag till ärenden.
Förslag till ärenden för agenda. Utifrån årsagenda svarar sekreteraren och
ordföranden för att tas fram förslag till agenda. Ett förslag ska normalt skickas senast fem arbetsdagar innan mötet. Senast tre dagar före mötet fastställs agenda med mål och syfte, tidsram, föredragande samt ev. underlag för respektive punkt.
Protokoll skrivs av sekreteraren som sedan justeras av ordföranden. Dokumentet
sparas i word på onedrive, resp i pdf format på hemsidan Målet är att protokollet finns tillgängliga senast en vecka efter mötet. Sekreteraren svarar för att underskrivet protokoll förvaras på kansliet.
För bokningar av lokal ansvarar sekreteraren.
