Agenda styrelsemöte Sävar IK nr 9-2016
Tid Söndag 2016-12-04, kl 18.00 – 21.30 Plats: Klubbstugan
Deltagare: Niclas Bromark, Marcus Larsson, Staffan Norin, Patrik Nyström, Karolina Torgilsson, Thomas Lundberg och Marie Sandström,
Anm förhinder Mattias Arvidsson, Annika Kimmel, Per Höglund och Lars Westman.
Övriga inbjudna Carina Holmström, SISU Idrottsutbildarna Protokoll Förs av Niclas, justeras av Staffan
Nr/
tid
Ärende Ansvarig Beslut/bilaga 3. Projekt koll på
ekonomin
Marcus och Marie Carina
Carina inleder med att beskriva lite av historien i Sävar IK, några år in på 2000-talet och det stora ekonomiska stålbad som föreningen då var tvungna att göra. Nu är läget ett helt annat. Det är en stabil förening, även om vi vill bli ännu bättre på struktur, riktlinjer, uppföljning och prognosarbete, allt i syfte att bli ännu effektivare.
Carinas rekommendationer:
Samverkan mellan kassörer
Tillgång till Speedledger för alla kassörer Utbildning i Speedledger för kassörer.
Säkerställa representation av kassörer och ordföranden i sektionerna i föreningsstyrelsen.
Se över rutiner för uppföljning av medlemsavgifter som inte betalas.
Carina har ett påbörjat arbete med en ekonomihandbok, som hon gör ett litet referat ifrån. Vi för ett resonemang om det inte också behövs ett styrdokument eller reglemente.
Vi för också ett resonemang om utmaningen med att tre sektioner har ”brutet räkenskapsår” (pågående säsong över bokslutet) och hur vi ska hantera det framöver. Carina tar med även denna fråga.
Beslutas att följande ledamöter ska ha tillgång till föreningens Speedledger (Beslut 17:2016):
Staffan Norin 650301-6278, Ordförande Sävar IK Marcus Larsson, 700707-4839 , Kassör Sävar IK
Thomas Lundberg, 590522-8515, Ordf (tf) Innebandysektionen Niclas Bromark, 691230-1451, Ordförande handbollssektionen
Karolina Torgilsson, 7750719-8542 , Kassör Handbollssektionen Lars Westman, 700513-8578, Kassör Gymnastiksektionen Patrik Nyström, 651128-8950, Kassör Korpen motion
Marcus uppdras att ta frågan om nya användare i Speedledger med Inge för att få igång behörigheterna till utbildning i januari.
NY AKTIVITET 72:16
Vi genomför utbildning ekonomi Speedledger den 15 januari 15.00- 18.00. Marcus håller ihop och kallar till utbildningen. NY AKT 73:16 Styrelsen beslutar att bevilja Innebandysektionen och Thomas möjlighet att avropa stöd från Carina Idrottsservice för att få ett bra avslut på 2016 och en bra start på 2017.
1. Inledning och runda
Patrik: har haft ett styrelsemöte med Korpensektionen, som kommer att köra igång med verksamhet (prova på-racket) efter nyår. Simon Lundgren är anlitad för att sköta kommunikation.
Marcus: har funderat en hel del efter vårt senaste möte. Tycker att vi hade en hel del intressanta diskussioner. Den främsta
reflektionen är nödvändigheten att vi – i hela processen – inte glömmer medlemsperspektivet/-nyttan.
Staffan: Skeppsvikskvällen, som var en riktig pärla.
Niclas: Gläds åt att seniorhandbollen kommit tillbaka med besked i kommunen. Ser fram emot när vi själva kan ha ett senior eller åtminstone ett U21-lag. Det finns en förhoppning att få till ett damlag till nästa säsong.
Karolina: lyfter särskilt upp kiosken, som alltid är öppen då handbollen har helkvällar, som ett mycket lyckat sätt att bygga klubbkänsla och stärka nätverk.
Thomas: papperna är inskickade för att lägga ner Sävar IBF och pengarna är överförda till Sävar IK. Just nu arbetar vi med att få till en styrelse till årsmötet. Det idrottsliga inom Innebandysektionen fungerar mycket bra.
2 Dagordning och föregående protokoll med akt
Föregående protokoll och dagordning fastställs.
Styrelsen följer upp och uppdaterar status för öppna aktiviteter Se bilaga 1.
4 Kompletteringar av valberedning
Valberedningen består sedan tidigare av Anna Sundkvist (handboll) och Ida Westin (fotboll)
Staffan uppdras att kontakta valberedningen (Anna och Ida) för att starta arbetet inför årsmötesprocessen (NY AKT 66:16).
5. Omvärld och externt
Inget
6. Sävar IK
#tvåpunktnoll
SN NB (notes kommer)
Vi reflekterar över en mycket lyckad återkopplingskväll i Skeppsvik.
Fokusområdena ska redovisa en övergripande plan till den 18 januari.
Staffan fortsätter diskussionerna med Linda på SISU om samarbete (projekt) om föreningsutveckling och ledarutbildning under 2017.
7. Intern verksamhet
Marcus Marcus redovisar aktuellt ekonomiskt läge.
Marcus redovisar också förslag för hantering av multiarenan rent bokföringsmässigt, enligt rekommendation från revisorn.
Beslutas att (beslut 18:2016)
redovisning av anläggning och drift av den s.k. Multiarenan sker, i enlighet med revisorns rekommendation, enligt följande
Investering på 1 762 853 kr (dvs exklusive externa bidrag) bokförs som anläggning i balansräkningen (tillgång).
Avskrivning. Anläggningen skrivs av på 10 år. I samband med investeringen beslutades att sektionen Fotboll skulle belastas med 600 tkr av investeringen. Därför ska 60 tkr av den årliga
avskrivningen föras som kostnad på sektionen Fotboll. Resterande årlig kostnad är föreningsgemensam och fördelas till samtliga sektioner på samma sätt som övriga föreningsgemensamma kostnader.
Årliga drift- och underhållskostnaderna fördelas utifrån nyttjandet av arenan. Det innebär att kostnaderna ska fördelas enligt
respektive sektions andel av de totala bokade timmarna för multiarenan under verksamhetsåret.
att Multiarenan hanteras enligt följande rekommendation från vår revisor där nyckeln nedan är vår beslutade fördelningsnyckel:
Patrik uppdras med stöd av Marcus att utreda principer för fördelning av frivaror från ICA och lämna förslag till den 18 januari.
(NY AKTIVITET 70:16)
8 Årsmötet 2017 Marie Styrelsen går genom Maries förslag till rutin för årsmötet Beslutas att (beslut 19:2016)
Förberedelserna för årsmötet ska följa den rutin för årsmötesprocess som Marie tagit fram.
Marie får ansvaret att förvalta processen som sådan och själva dokumentet.
”Årsmötet” är en stående punkt på agendan (dec-april).
Staffan uppdras att se över stadgarna för eventuella behov av uppdateringar. Övriga bidrar med inspel. (NY AKT 67:16)
Niclas uppdras att ta fram nya mallar för Verksamhetsberättelse och verksamhetsplan till den 18 januari. (NY AKTIVITET 68:16)
Marcus uppdras ta fram mall för budget till 18 jan. (NY AKT 69:16) Styrelsemötet genomförs 26 mars, 18.00-21.00 i Klubbstugan.
Niclas uppdras att ta fram anmälningsdokument för årsmötet.
Tankar om programmet:
Beskriva verksamheten idag, göra siffrorna i statistiken levande Multiarenan
Vision, verksamhetsidé och värdegrund (enligt #tvåpunktnoll) Framtida utveckling (enligt #tvåpunktnoll) ifrån varje fokusgrupp.
9 Samarbete och sponsring
PN Staffan uppdras att förbereda diskussion om strategiska
samarbeten, specifikt religiösa samfund, till mötet den 19 februari NY AKTIVITET 71:16
Arbetet bedrivs i övrigt i fokusområdet för Sävar IK #tvåpunktnoll 11 Stipendium
Bernadotte
Staffan informerar om att föreningen tilldelats ett stipendium om 98.000 för samarbetet med Life Zone Soccer och Access för deras besök i Sävar sommaren 2017. Stipendiet ska i första hand avse resekostnader för sydafrikanska ungdomar.
12 Snöskoter Ett bud har kommit till föreningen avseende en gammal snöskoter.
Beslutas att (beslut 20:2016)
sälja vår gamla snöskoter – Ockelbo -83 – till André Olofsson för det angivna budet om 2.500 kr.
13 Övriga frågor Inget
15 Styrelsen; möten 2016
Nästa möte:
Ons 18 jan kl 18.00 – 21.30 (styrelsemöte 18.00-19.00) Uppföljning av #savariktvåpunktnoll efter Skeppsvik2 Sön 19 feb kl 18.30-21.30 Styrelsemöte
Sön 12 mars 19.00-21.00 Styrelsemöte Sön 26 mars Årsmöte. Kl 18.00-21.00 Sön 2 april kl 18.30-21.30 Styrelsemöte Sön 7 maj kl 18.30-21.30 Styrelsemöte Sön 11 Juni 19.00-21.30 Styrelsemöte
16 Till nästa möte Diskussion om hantering av domararvoden för Innebandyn 17 Utvärdering av
mötet och avslut
Viktigt att inte vi jobbar alltför ensamma utan tar hjälp av varandra Viktigt att vi tar oss tid att hantera missförstånd, och reder ut dem
Antecknas av : Justeras av:
Niclas Bromark Staffan Norin
Sekreterare Ordförande
Bilaga 1
Öppna aktiviteter Uppdaterad 4 dec 2016
ID Innebörd Ansvar Datum
(klart)
Status (ny, pågår,
klar) 30:15 Avtalet om snöröjning förlängs automatiskt (Per)
Marie kollar med fastighetsgruppen och funderar på lösning för snörensning och sandning framför entrén.
MS 30 nov OK
Stängs
2-16 Utvärdera och justera årsmötesprocessen
Ta med Lars inspel angående valberedningsarbetet
Notera: Möte den 18 nov (Marie, Marcus, Niclas o Staffan)
Marie 20 okt 4 dec
OK Stängs
22:16 Medlemskap och avgifter. Styrelsen diskuterade frågan och kom överens om att tillsätta en arbetsgrupp som i god tid inför kommande årsmöte kan ta fram olika förslag och idéer kring medlemskapet och avgiftsnivå.
Uppdatering: Marie tar till mötet 18 januari fram ett förslag till beslut gällande medlemsavgift för kommande två år.
MS 31 okt
4 dec 18 januari
Pågår
31:16 Frånvarobesked. Styrelsen uppdrar till Staffan att se över telefonsvararfunktion och kommunikation på hemsidan då kansliet är stängt.
20 juni: Hemsidan ordnad. Tel-svarsfunktion under utredning kopplat till byte av abonnemang.
27 okt. Telefoni via Sävar Net avslutas och inköp av mobiltelefoni. Kansliet ordnar svarsmeddelande på mejl.
SN 4 dec OK
Stängs
32:16 Avtalsansvarig. Staffan tillses att frågan om hantering av avtal åter kommer upp på agendan under hösten. Karolina kollar upp med Anders Hansson om han kan tänka att ta på sig uppdraget att vara avtalsansvarig. Uppdateras: Karolina får uppdraget att be Anders ta kontakt med Inge, samt med Staffan för att få mer information
SN 4 dec
20 dec
Pågår Uppdatera
d
33:16 Niclas uppdras att ta fram policy och rutin för dokument och bildhantering samt implementera denna i föreningen
NB 4 dec
19 feb
Pågår
34:16 Respektive sektionsordförande får uppdraget att vid styrelsehelgen den 20-21 aug utse och meddela motsvarande sektionsansvariga för dokument- och bildhantering i respektive sektionsstyrelse.
Sektions ordf
4 dec 19 feb
Pågår
37:16 Hemsidan uppdateras med informationen ”Föreningen kan erbjuda ekonomiskt stöd till barn och ungdomar som har behov av och vill söka stöd för sina aktiviteter. Kontakta kansliet@savarik.se för mer information.”
NB (PH)
30 okt OK
Stängs
43:16 Valberedning LW, AK 30 sept
27 okt
Pågår
Valberedningen består sedan tidigare av Anna Sundkvist (handboll) ska kompletteras med minst en ledamot från Gymnastiken. Innebandysektionen ges också möjlighet att delta med en person.
20 nov
44:16 Drift, underhålls och investeringsbudget 2017
Fastighetsgruppen uppdras att ta fram en drifts-, underhålls och investeringsbudget
MS 20 okt
4 dec
OK Stängs
48:16 Uthyrningsverksamhet klubbstugan
Styrelsen uppdrar till Karolina att skapa en arbetsgrupp för att revidera riktlinjer för uthyrning. Lars och Katarina Westman bistår. Karolina redovisar ett förslag på nya riktlinjer senast 30 oktober
Uppdraget uppdateras för att ta fram två alternativ för att lyfta verksamheten eller inte.
KT 4 dec
19 feb
Pågår
49:16 Samarbetsavtal Sävar IK Innebandy – Täfteå
Innebandysektionen tar fram ett förslag på samarbetsavtal mellan föreningarna att fungera som ett lärande för styrelsen.
Thomas 30 nov 2 april
Pågår
50:16 ”Klubbshopfunktion”. Uppdra till Per att kolla av med Tomas Forman om han kan ta ansvar för att hantera beställningar.
Uppdateras: Per tar fram ett förslag på avtal tillsammans med Tomas.
PH 30 nov
19 feb
Pågår
51:16 Att uppdra till Per och Niclas att uppvakta Umeå fritid angående behovet av belysning på Multiarenan
PH NB 4 dec Ej klar Stängs 52:16 Sävar IK #tvåpunktnoll
Respektive sektionsstyrelse uppdras att innan den 23 november ta ut underlagen till sin respektive sektion för att förankra och för att samtala om dessa utifrån
frågeställningarna:
Hur lever vi idag upp till Vision, Verksamhetsidé och Värdegrund?
Vad behöver vi utveckla?
Övriga synpunkter.
Niclas och Marcus får i uppdrag att förbereda underlag för samtliga styrelser inför den 23 nov, samt att bjuda med Linda och boka Skeppsvik. Staffan skickar inbjudan och förbereder program tillsamammans med SISU.
Resp ordf NB ML SN
23 nov OK
Stängs
53:16 Allhall Sävar
Att uppdra till Ida Westin och Camilla Jakobsson att utreda sporthall enligt Allhall Sävar (bilaga 9).De ombes att återrapportera till styrelsen senast 31 jan 2017, för att möjliggöra information till årsmötet. Per H är kontaktperson för styrelsen.
PH 31 jan Pågår
55:16 Styrelsen uppdrar till Marcus att göra en riskanalys och föreslå åtgärder kopplat till vår kanslifunktion. Det handlar både om att hantera tillfällig överbelastning samt att hantera ekonomifrågor när Inge är ledig eller inte är där..
ML 4 dec
19 feb
Pågår
56:16 Styrelsen beslutar att genomföra en städ- och röjdag till våren. Tidsplan, ansvarsförhållanden och annat fastställs efter nyår.
SN Februar
i
Pågår
57:16 Styrelsen uppdrar till Patrik att med stöd av Per och Marcus göra en efterkalkyl till anläggningsarbetet Multiarena. Se även årsmötesbeslut samt beslut 10:2016
PN 19 feb Pågår
58:16 Marcus gör en översyn på hur kostnaderna för multiarenan ska fördelas inom föreningen till bokslutet. Se även
årsmötesbeslut samt beslut 10:2016.
ML 4 dec OK
Stängs
59:16 Styrelsen uppdrar till Marcus att utreda framtida behov av funktionalitet och servicegrad till medlemmar och sektioner och hur denna kan utvecklas. Marcus utformar slutligt uppdraget.
ML Januari Pågår
60:16 Styrelsen uppdrar till Patrik att leda en arbetsgrupp som ska arbeta med sponsringsfrågan, samt återkomma med förslag till uppdragsspec utifrån underlaget till detta möte. Ett medskick är att det finns ökade möjligheter att sälja reklam för SÄVAR IKs räkning i sporthallen. Till arbetsgruppen tillfrågas också Peter Sundkvist (SN) och Anders Hansson KT.
PN (KT, SN)
4 dec OK
Stängs
61:16 Styrelsen uppdrar till Marie att kontakta Sofia för att gå genom rutiner kring attestering, kontering och annat för att hantera det mest akuta. Övrigt kommer i projektet Koll på ekonomin.
MS 15 nov OK
Stängs
62:16 Sävar IK #tvåpunktnoll. Styrelsen fördelar ansvar de olika fokusområdena inför den 23 november (enligt nedan). I ansvarsområdet ligger att förbereda en kort
introduktion/presentation av fokusområdet, leda ett samtal vid mötet samt se till detta grupparbete dokumenteras inför mötet den 9 januari (prel). NY AKT 62:16. :
1. Livslångt idrottande (inkl evenemang) Karolina & Lars 2. Kommunikation Niclas
3. Anläggningar och arenor Per
4. Sponsring & partnerskap Patrik Nyström 5. Utbildning Staffan
SN Samt övriga enligt spec
18 jan OK
Stängs
63:16 Styrelsen beslutar att gå vidare med planer på
föreningsutveckling utifrån Sävar IK #tvåpunktnoll och Staffan får i uppdrag att samtala med SISU för att få stöd i detta arbete.
SN 19 feb Pågår
64:16 Thomas kontaktar kassör Sofia Lindsjö och tillfrågar henne om att ersätta Annika i föreningsstyrelsen, samt meddelar styrelsen efter besked.
TL 15 nov OK
Stängs
65:16 Styrelsen förbereder en diskussion angående
föreningsgemensam policy kring ledarnas medlemsavgifter till styrelsemötet 18 februari. Respektive sektionsordförande redovisar till detta tillfälle hur det såg ut med ledarnas medlemsavgifter 2016.
NB 18 feb NY
66:16 Staffan uppdras att kontakta valberedningen (Anna och Ida) för att starta arbetet inför årsmötesprocessen
SN 19 feb NY
67:16 Staffan uppdras att se över stadgarna för eventuella behov av uppdateringar. Övriga uppdras att bidra med inspel.
SN 18 jan NY
68:16 Niclas uppdras att ta fram nya mallar för Verksamhetsberättelse och verksamhetsplan
NB 18 jan NY
69:16 Marcus uppdras att ta fram mall för budget ML 18 jan NY 70:16 Patrik uppdras med stöd av Marcus att utreda hur vi fördelar
frivaror från ICA och lämna förslag
PN 18 jan NY
71:16 Staffan uppdras att utifrån värdegrund förbereda diskussion om externa samarbeten, specifikt religiösa samfund
SN 19 feb NY
72:16 Marcus uppdras att ta frågan om nya användare i
Speedledger med Inge för att få igång behörigheterna till utbildning i januari.
ML 20 dec NY
73:16 Vi genomför utbildning ekonomi Speedledger den 15 januari 15.00-18.00. Marcus håller ihop och kallar till utbildningen.
ML 31 dec NY
Bilaga 2
Besluts- logg/ID
Innebörd Ansvar Eventuell
uppföljning datum
Ref
Beslut från 2015 som ännu inte är genomförda 6:15 Projekt ”Koll på ekonomin”
Styrelsen tillsätter ett projekt i syfte få bättre koll på ekonomin för att också kunna göra långsiktiga satsningar. Projektet leds av en grupp bestående av Marie (sammankallande), Lars, Karolina, Elisabeth Rönnblom och Carina Bosson från SISU/Idrottsservice.
Marie Okt 2015
OK för uppföljning 2016
Se även protokoll från årsmöte och konstituerande möte för formella beslut
1:2016 Delegation till följande sektionsstyrelser enligt §31 i stadgarna, Fotboll, Gymnastik och Handboll delegeras beslutsrätt delegeras beslutsrätt inom den verksamhetsplan och budget för den aktuella sektionen som årsmötet fastställt samt beslut – av mindre betydelse – som endast rör den egna sektionen. Beslut av större betydelse eller som rör fler sektioner ska hanteras av föreningsstyrelsen.
Marcus September Ok
2:2016 Styrelsen beslutade efter en längre diskussion att villkoren för fotbollssektionens cuper Höstyran/Tjejsistan avseende varusponsring från ICA, ska lämnas oförändrade för 2016.
Per Nej
3:2016 Styrelsen beslutar att beslut om administrativa rutiner av detta slag (ovan) med fördel kan delegeras till Marcus (kassören).
Marcus Nej Styr
4:2016 4:2016 Styrelsen fastställer styrelsen för Innebandysektionen och
Korpen Motion (enligt bilaga). Beslut 5:2016.
Staffan 15 aug OK
Styr 4:2016 5:2016 Delegation till följande sektionsstyrelser enligt §31 i stadgarna:
Innebandy och Korpen Motion delegeras beslutsrätt delegeras beslutsrätt inom den verksamhetsplan och budget för den aktuella sektionen som årsmötet fastställt samt beslut – av mindre betydelse – som endast rör den egna sektionen. Beslut av större betydelse eller som rör fler sektioner ska hanteras av föreningsstyrelsen.
Marcus September Ok
Styr 4:2016
6:2016 Styrelsen beslutar att gå över i en samlad Google-lösning för bild- och dokumenthantering (gemensam arbets-, delnings- och publiceringsyta).
Niclas Oktober
Inte klart 7:2016 Niclas får i egenskap av sekreterare uppdraget att vara
förvaltarare för ny bild och dokumenthantering.
Niclas -
8:2016 Styrelsen beslutar att adjungera Thomas Lundberg (Innebandy- sektionen) under resten av året.
Staffan -
9:2016 Styrelsen beslutar att kontanta förskottsutbetalningar från den 20 juni inte får ske.
Marcus
10:2016 Styrelsen beslutar enhälligt att fullfölja byggprojektet Multiarena och därmed avdela ytterligare 360 kkr i budget från det egna kapitalet.
Per Då projektet är slut- rapporterat 11:2016 Styrelsen beslutar att (Beslut 11:16):
att fördelningsnyckeln ska baseras på faktorn ”antal aktiv i idrott” för 2016 och framåt
att denna nyckel används för fördelning av
föreningsgemensamma intäkter/kostnader och sker i slutet av 2016 utifrån 2016 års uppgifter och kostnader/intäkter
Marcus Feb 2017
Fördelningsnyckeln används sedan med uppgift från föregående år, dvs att uppgifter från 2016 används för budget och kalkyl för kommande år 2017
12:2016 Styrelsen beslutar
Att fördelning av frivaror från Intersport 2016 samt 2017 sker enligt nedan.
Att utse Per till ansvarig för avtalet och för att alla frivaror verkligen tas ut 2016.
2016
41000kr är uttaget i år av fotbollen. Övriga sektioner finns inget underlag kring.
Fördelning sker enligt tidigare beslutat fördelningsnyckel, baserat på Aktiv i idrott.
Enligt föregående protokoll tillfaller 2016 20000kr innebandyn.
Frivarorna bör tas ut i Adidas produkter eftersom det är där Sävar IK har avtal med.
2017
Då alla sektioner inte har lika lätt att plocka ut frivaror från Adidas (te.x gymnastik) ska alla nya Adidas overaller som säljs från januari 2017 tas ut via frivaror hos Intersport intill vi nått summan 70.000.
Sävar IK säljer i sin tur overaller vidare till medlemmarna. Av de pengar som kommer in fördelas det mellan sektionerna utifrån fördelningsnyckeln. En avstämning sker under oktober. Om Sävar IK inte sålt overaller för 70000kr i oktober bör frivaror i material tas ut så att inte föreningen missar frivaror, då vi inte kan skjuta medel mellan åren.
Per 30 nov
13-2016 Styrelsen beslutar:
Att upprätta ett redaktionsråd för att hantera SävarNytt. Per Höglund är ansvarig i styrelsen och bistås av Anna Nyström. Mål, syfte och uppdrag enligt underlag.
Per Ingen
14:2016 (27 sep)
Offert avseende revision Styrelsen beslutar:
Att godkänna bifogad offert avseende revision 2016, inklusive närvaro vid årsstämma. (Bilaga 7). Den totala kostnaden om 11 500 kr (exkl reskostnader) finansieras genom att medel avsätts i budget för 2017 under posten ”Redovisningstjänster”.
Revisionen genomförs i samverkan med arbetsgrupp bestående av Inge Nilsson, Marie Sandström och Marcus Larsson.
Marcus Ingen
15:2016 (27 sep)
Stödfonden
Att fastställa rutiner för Stödfonden finansierad av bidrag från Odd Fellow. (Bilaga 8), samt uppdra till Per Höglund och P-A Enkvist att utgöra Stödfondens beslutsgrupp. Per är
kontaktperson till styrelsen.
Per Feb 2017
16:2016 (27 okt)
Fördelningsnyckel för intäkter och kostnader för 2016 och framåt. Kompletterar beslut 11:2016.
Marcus Feb 2017
17:2016 Speedledger
Beslutas att följande ledamöter ska ha tillgång till föreningens Speedledger (Beslut 16:2016):
Staffan Norin 650301-6278, Ordförande Sävar IK Marcus Larsson, 700707-4839 , Kassör Sävar IK
Thomas Lundberg, 590522-8515, Ordf (tf) Innebandysektionen
Marcus Nej
Niclas Bromark, 691230-1451, Ordförande handbollssektionen Karolina Torgilsson, 7750719-8542 , Kassör Handbollssektionen Lars Westman, 700513-8578, Kassör Gymnastiksektionen Patrik Nyström, 651128-8950, Kassör Korpen motion
18:2016 (4 dec)
Multiarenan ekonomi Beslutas att
redovisning av anläggning och drift av den s.k. Multiarenan sker, i enlighet med revisorns rekommendation, enligt följande
Investering på 1 762 853 kr (dvs exklusive externa bidrag) bokförs som anläggning i balansräkningen (tillgång).
Avskrivning. Anläggningen skrivs av på 10 år. I samband med investeringen beslutades att sektionen Fotboll skulle belastas med 600 tkr av investeringen. Därför ska 60 tkr av den årliga avskrivningen föras som kostnad på sektionen Fotboll.
Resterande årlig kostnad är föreningsgemensam och fördelas till samtliga sektioner på samma sätt som övriga
föreningsgemensamma kostnader.
Årliga drift- och underhållskostnaderna fördelas utifrån nyttjandet av arenan. Det innebär att kostnaderna ska fördelas enligt respektive sektions andel av de totala bokade timmarna för multiarenan under verksamhetsåret.
Marcus I anslutning till bokslutet
19:2016 Årsmötet Beslutas att
Förberedelserna för årsmötet ska följa den rutin för årsmötesprocess som Marie tagit fram.
Marie får ansvaret att förvalta processen som sådan och själva dokumentet.
”Årsmötet” är en stående punkt på agendan (dec-april).
MS April
Bilaga 3
Årsplanering för Sävar IKs styrelse 2016 och framåt
Tidpunkt Innehåll Anmärkning
Mars (direkt på plats efter årsmöte)
Konstituering av styrelsen Mötesplan för året Mars- april
10 april 2016
Uppföljning och utvärdering av årsmötet och ärenden Stämma av årsplan och styrelsens uppdrag och arbetssätt
Delegationer till sektionsstyrelser
Uppdrag inom styrelsen och andra förenings- gemensamma grupper
Maj- Juni Uppföljning av ekonomiska läget budget (vinteridrotterna).
Översyn av ekonomiska och administrativa rutiner, avtal Kommunikation (Sävar-Nytt, hemsida etc.)
Översyn av föreningens profil och ”klubbshop”, policies
Aug –sep Halvårsbokslut
Strategisk planering inför kommande år (inkl vision och värdegrund)
Okt Uppföljning sommaridrotterna och SävarCamp.
Rapport efter säsongen och inför nästa säsong.
Starta arbete med Verksamhetsplan och budget i föreningen och sektionerna.
Nov – dec Plan för årsmötesprocessen. Kallelse till årsmöte Jan- feb Bokslut för revision
Handlingar till årsmötet.
Utvärdering av styrelsearbetet
Verksamhetsberätt else och –plan, budget och årsredovisning
Bilaga 4
