Protokoll från styrelsemöte Sävar IK nr 5-2016
Tid 2016-06-19, kl 18.30 – 21.30 Plats: Klubbstugan Sävar
Deltagare: Mattias Arvidsson, Niclas Bromark, Per Höglund, Annika Kimmel, Marcus Larsson, Staffan Norin, Patrik Nyström Marie Sandström, Karolina Torgilsson, Lars Westman, Thomas Lundberg (adj)
Anm förhinder Medverkande
Protokoll Förs av Niclas, justeras av Staffan
Agenda
Nr/
tid
Ärende Ansvarig Beslut/bilaga 1. Inledning och
dagordning
SN Staffan: har varit på flera söndagar med Broarna runt, som varit helt fantastiska arrangemang. Det har också mycket potential, en bra bas. Också en utmärkt idé att koppla ihop det med vårt stöd till Sydafrika.
Annika: Jordgubbs- och glassförsäljningen har verkligen varit en succé. Det drar in bra med pengar och är bra jobb för ungdomarna.
De har också tagit bra ansvar och löst problem när de uppstått.
Från och med nu kan man ju också betala med kort.
Per: Jordgubbs- och glassförsäljningen. Dels är det en väldigt bra inkomstkälla men också en bra möjlighet till arbete för
ungdomarna. Det positionerar dessutom varumärket Sävar IK bra centralt i byn.
Niclas: Sävar IK var valberedning för Västerbottens
handbollförbund till årsmötet för två veckor sedan. Inte nog med att vi lyckades utöka och förstärka styrelsen så att den blev 50/50 kvinnor/män, vi lyckades också få till en stadgeändring så att styrelser i framtiden som sämst ska ha en fördelning kvinnor/män på 40/60. Vi tror att det är det första specialdistriktsförbundet i Västerbotten som har det och det känns det roligt att ha varit med och bidragit till.
Karolina: handbollssektionen hade ett stånd på Sävar marknad, vilket blev mycket lyckat. Det finns korv, ost och grilltillbehör kvar för den 19 juni 2016
Marcus: båda pojkarna spelar fotboll och jag är stolt över att vi är duktiga att vi fostrar bra fotbollsspelare i Sävar IK. Att vi rullar ut bollen och försöker lira på riktigt, även om det kanske inte är resultatmässigt alltid är optimalt.
Mattias: Broarna runt har varit mycket positivt. Massor av engagemang från många.
Patrik: sitter just nu och förbereder cuperna i höst och slås av hur snabbt cupen fylls upp av anmälningar. Det har verkligen blivit en bra och populär cup, något att vara stolt över.
Lars: gymnastiken har också gått på semester, med en god känsla i kroppen. Till hösten ska Sävar IK arrangera Ling-dagen på Gammlia med ca 1000 deltagare.
Marie: Rogers café har verkligen blivit bra och populärt. Vi ska göra ett avslut och en avstämning innan uppehållet.
Thomas: Innebandyn har semester. Säsongen har varit bra.
damlaget har gått bra. Vi är nog det enda laget i division I som har trupp och ledare klart för hösten.
Dagordningen fastställs.
2 Föregående protokoll
NB Föregående protokoll fastställs.
3 Öppna aktiviteter
SN Styrelsen följer upp och uppdaterar status för öppna aktiviteter Se bilaga 1.
4 Styrelsens arbetssätt
Staffan Niclas Patrik
Styrelsen fastställer styrelsens arbetsplan (reviderad bilaga 3) Styrelsen beslutar att gå över i en samlad Google-lösning för bild- och dokumenthantering (gemensam arbets-, delnings- och publiceringsyta). (BESLUT 6:2016)
Niclas uppdras att ta fram policy och rutin för dokument och bildhantering samt implementera denna i föreningen till senast 1 september. (NY AKTIVITET 33:16)
Niclas får i egenskap av sekreterare uppdraget att vara förvaltarare för ny bild och dokumenthantering. (BESLUT 7:2016)
Respektive sektionsordförande får uppdraget att vid styrelse- helgen den 20-21 aug meddela motsvarande sektionsansvariga för dokument- och bildhantering i respektive sektionsstyrelse. (NY AKTIVITET 34:16)
Styrelsen beslutar att adjungera Thomas Lundberg (Innebandy- sektionen) under resten av året. (BESLUT 8:2016)
Prioriteringsmatrisen ska finnas med som bilaga till agenda.
5. Info externt: Alla Ny intervju med Staffan med anledning av handbollslag med regnbågsbindel, spelades in men publicerades inte denna gång.
Patrik rapporterar om priset Årets Idrottsförening, där Sävar IK – även detta år – gått till final tillsammans med fyra andra
föreningar. Årets idrottsförening blev Tärna IK fjällvinden.
6. Intern verksamhet
Marcus Niclas Marie Per Staffan
Niclas informerar om uppdateringen av IdrottOnline, en sedan länge efterlängtad av världens största episerver lösning, som bland annat förenklat hemidesarbetet och dokumenthantering avsevärt.
Alla som jobbar med hemsidor i IdrottOnline uppmanas att gå in och lära sig.
Staffan rapporterar om översiktligt om ekonomin efter samverkan med Inge. Noteras att medlemsintäkterna från 2016 hittills överstiger dessa intäkter 2015, och att inga större avvikelser från budget är kända.
Marcus uppdras att göra en ekonomisk uppföljning och rapportering vid nästa styrelsemöte. (NY AKTIVITET 35:16) Styrelsen beslutar att de 20.000 i frivaror som Innebandyn ”tagit med sig” tillförs Innebandysektionen.
Per uppdras till nästa styrelsemöte att redovisa hur vi hanterar frivaror och fördelar mellan sektioner för 2016 i övrigt. 10 aug. (NY AKTIVITET 36:16).
Marcus redovisar principer och förslag till fördelningsnyckel för kostnader och intäkter (i dagsläget endast så kallade frivaror).
Styrelsen beslutar att (Beslut 11:16):
att fördelningsnyckeln ska baseras på faktorn ”antal aktiv i idrott”
för 2016 och framåt
att denna nyckel används för fördelning av föreningsgemensamma intäkter/kostnader och sker i slutet av 2016 utifrån 2016 års uppgifter och kostnader/intäkter
Fördelningsnyckeln används sedan med uppgift från föregående år, dvs att uppgifter från 2016 används för budget och kalkyl för kommande år 2017
Marcus uppdras att dokumentera principer och tillämpning av fördelningsnyckeln enligt beslut 11:16, i en rutin inför fördelning år 2016, senast 31 okt 2016. (NY AKT 40:16)
Marcus rapporterar om arbetet med projektet i ”Koll på
ekonomin”. Styrelsen stödjer förslag till syfte och Marcus/Marie återkommer med förslag till projektdirektiv samt förslag till utbildning med målgrupp och datum. (SE AKT 42:15).
Styrelsen beslutar att kontanta förskottsutbetalningar från den 20 juni 2016 inte får ske. (BESLUT 9:2016). Respektive ordförande informerar sektioner och Marcus informerar Inge. (NY AKT 35:16) Styrelsen beslutar;
att hemsidan uppdateras med informationen ”Föreningen kan erbjuda ekonomiskt stöd till barn och ungdomar som har behov av och vill söka stöd för sina aktiviteter. Kontakta kansliet@savarik.se för mer information.” (NY AKTIVITET 37:16)
att Patrik tar fram en rutin för handläggning av dessa ärenden (kriterier mm) (NY AKTIVITET 38:16).
7. Fastighet och anläggningar
Per
Marie/Per
Karro
Sävar IK har beviljats medel (400 kkr från Idrottslyftet samt 420 kkr från Landsbygdsfonden) för byggande av Multiarena. Det är dock 180 kkr mindre än vi budgeterat med.
Ett stort tack till i första hand Per för ett framgångsrikt och omfattande arbete med planering och ansökniningar.
Styrelsen beslutar enhälligt att fullfölja byggprojektet Multiarena och därmed i budget avdela ytterligare 360 kkr från det egna kapitalet. (BESLUT 10:2016)
Marcus uppdras att undersöka hur det extra tillskottet till
multiarenan från vårt egna kapital bokföringsmässigt ska hanteras (eventuell investering) och fördelas internt inom föreningen.
(NY AKT 39:16).
Per uppdras att i första hand med stöd av Mattias och Marcus driva arbetet vidare, identifiera fortsatta åtgärder och hålla styrelsen informerad. (SE AKT 46:15)
8. Värdegrunds- och
strategiarbete
Marcus o Niclas
Niclas redovisade mycket kortfattat upplägget med Värdegrunds- och strategiarbete som skickats till styrelsen inför mötet.
Styrelsen beslutar att genomföra kick-off helgen för styrelsen 20- 21 augusti, och att driva arbetet vidare enligt förslaget.
Respektive sektionsordförande uppdras att söka finansiering från eget Specialförbunds (SF) Idrottslyft för att få bidrag till hela.
Niclas uppdras att handla upp en lämplig anläggning för att genomföra detta på internat. Upphandlingen stäms av med Staffan. (NY AKT 42:16).
9 Ledamöter till valberedning
Lars Per
Lars och Per arbetar med förslag men är ännu inte klara.
10. Årsmötes- processen
Marie Frågan bordläggs till senare möte.
11 Sävar IBF (om tid finns)
Annika.
Niclas, Marie
Frågan bordläggs.
12 Övriga frågor Attester och kontering. Marie påminner om vikten att göra rätt.
13 Styrelsen; plan och möten 2015-2016
Nästa möte 16 aug 18.30 21.00 i Klubbstugan. Annika meddelar förhinder.
Kick off styrelsernas strategiarbete: 20-21 augusti Kommande möten: 27 sep, 27 okt, 4 dec
14 Utvärdering av
mötet och avslut
Deltagarna utvärderade mötet, och ordföranden tackade och avslutade styrelsemötet.
Antecknas av : Justeras av:
Niclas Bromark Staffan Norin
Sekreterare Ordförande
Bilaga 1
Öppna aktiviteter Uppdaterad 19 juni 2016
ID Innebörd Ansvar Datum
(klart)
Status (ny, pågår,
klar) 30:15 Ta fram förslag på avtal för fortsatta tjänster utvändig
fastighetsskötsel med Sävar Holmöns församling.
PH 15 juni 31 aug
Pågår
41-15 Likviditetsplan 2016.
Lars uppdras att se över likviditeten i samverkan med Inge och Banken, samt att senast den 15 maj ha gett en styrsignal inför sommaren. Lars har därmed mandatet att också sälja av fonder som det så behövs. Styrelsen hålls informerad.
Staffan och Inge har stämt av och det ser bättre ut i år. Vid behov har Inge uppdraget att sälja av värdepapper.
Lars, ML 15 juni 10 aug
OK Stängd
42:15. Projektet ”Koll på ekonomin”
Styrelsen ger Marie i uppdrag att fortsätta arbetet och att tillfråga Carina om följande tjänster:
- Granskning av vårt ekonomiska system, styrning och uppföljning
- Utbildning av styrelsen i Sävar IKs ekonomi
- Ge styrelsen förslag på förbättringar, samt styrelsens arbetssätt avseende redovisning, styrning och kontroll samt uppföljning.
- Arbetet behöver också förhålla sig till punkt 5 och 6 i revisionsrapporten till årsmötet 2016.
Viktigt att Inge ges möjlighet att komma med inspel och synpunkter. Marie eller Carina kontaktar Inge. Utbildningen ska genomföras senast i december.
Projektets innehåll ska uppdateras med revisions-synpunkter 20 juni: Styrelsen stödjer förslag till syfte och Marcus/Marie återkommer med förslag till projektdirektiv samt förslag till utbildning med målgrupp och datum.
Marie, ML
15 juni 10 aug
Pågår
46:15 Per och Niclas uppdras att ta fram ett förslag på en ansökan om investering till ny multiarena till B-plan till kommunen KLAR
PH NB
10 aug Pågår
20 juni: Per uppdras att i första hand med stöd av Mattias och Marcus driva arbetet vidare, identifiera fortsatta åtgärder och hålla styrelsen informerad.
50:15 SävarNytt/Redaktionsråd Per uppdras att ta frågan om redaktionsråd till nomineringsgruppen. Per uppdras att utforma uppdrag till redaktionsrådet och förslag till principiell bemanning.
PH NB
10 augusti
Pågår
51:15 Fastighetsgrupp: Publiceras på hemsida: Uppdrag till fastighetsgruppen, kontaktuppgifter till fastighetsgruppen samt felanmälan i fastighetsfrågor
MS 10
augusti
Pågår
52:15 Fastighetsgrupp: Fotbollssektionen behöver komma in med namn till fastighetsgrupp
PH 10
augusti
Pågår
53:15 Marie ser till att avtalet för städningen finns Inge tillhanda 20 juni: Avtal finns nu. Karolina tillser att Frida Grönlund skriver under avtalet då hon är och städar. (Se akt 30:16)
KT / MS 10 juni OK Stängd
2-16 Utvärdera och justera årsmötesprocessen Marie 15 juni 10 aug
Pågår 5-16 Vi behöver ta fram en rutin för kontakt förskottsutbetalning ML 15 juni OK
Stängd 6-16 Vi behöver ta fram en attestordning där jävsförhållanden
hanteras
Marie + ML
15 juni 10 aug
Pågår 17:16 Förslag till på digital arbetsyta för arbetsmaterial och
dokumentation (delning, kalender)
NB, PN 15 juni OK Stängd 18:16 Arbeta för att förtydliga regelverket för uthyrning av
Klubbstugan.
KT 31 aug Pågår
19:16 Ta fram ett förslag på upplägg för upphandling av revision ML 15 juni 10 aug
Pågår 20:16 Lars och Per uppdras att ta fram förslag på ledamöter till
valberedningen
LW, PH 10 aug Pågår
21:16 Marcus uppdras att – med stöd av P-A Enqvist, Fotbollen – ta fram en föreningsgemsamma rutiner, kriterier och
kommunikation för barn och ungdomar som har behov av och vill söka ekonomiskt stöd för sina aktiviteter. Uppdraget har tagits över av Patrik
ML 15 juni OK
Stängd
22:16 Medlemskap och avgifter. Styrelsen diskuterade frågan och kom överens om att tillsätta en arbetsgrupp som i god tid inför kommande årsmöte kan ta fram olika förslag och idéer kring medlemskapet och avgiftsnivå.
MS 31 okt Pågår
25:16 Styrelsen beslutade att vi ska ta fram en plan för arbete med sponsring.
SN 31
oktober
Pågår
26:16 Semester-rutin. Styrelsen uppdrar till Marcus att till nästa möte ta fram rutiner för att klara av kanslifunktionen under semesterperioder.
20 juni: Marcus ordnar en lösning för 2016, och informerar styrelsen via mejl.
ML 15 juni 30 juni
Pågår
27:16 Styrelsens uppgift. Genomgång och diskussion om styrelsens uppgift och arbetssätt som framgår av bilaga 4.
Styrelsen beslutade att göra några mindre justeringar.
Staffan och Niclas återkommer med förslag till styrelsens årsplan till nästa möte.
NB o SN 15 juni
OK Stängd
28:16 Umeå föreningsråd. Styrelsen utser Marie till föreningens kontaktperson. Staffan informerar Umeå föreningsråd.
SN 31 maj Ok
Stängd 29:16 Fördelningsnyckel
Styrelsen stöder förslaget till ny fördelningsnyckel enligt redovisat underlag, som ska användas för att fördela föreningsgemensamma kostnader och intäkter.
Styrelsen uppdrar till Marcus att till nästa möte utreda ta farm förslag gällande:
- om nyckeln ska användas för debitering av föreningsgemensam kostnad/intäkt redan 2016.
- om aktiv i idrott (motsvarar antal deltagare) eller deltagartillfällen ska användas,
- om Innebandysektionen ska ingå i fördelning utifrån omfattning på verksamhet 2015
ML 31 okt Pågår
30:16 Städavtal. Styrelsen uppdrar och ger mandat till Karolina och Marie att teckna ett kompletterande avtal kring den upphandlade städningen rörande förbrukningsvaror och annat.
KT och MS
10 aug Pågår
31:16 Frånvarobesked. Styrelsen uppdrar till Staffan att se över telefonsvararfunktion och kommunikation på hemsidan då kansliet är stängt.
20 juni: Hemsidan ordnad. Tel-svarsfunktion under utredning kopplat till byte av abonnemang.
SN 15 Juni Pågår
32:16 Staffan tillses att frågan om hantering av avtal åter kommer upp på agendan under hösten.
SN 10 aug NY
33:16 Niclas uppdras att ta fram policy och rutin för dokument och bildhantering samt implementera denna i föreningen till senast 1 september.
NB 10 aug NY
34:16 Respektive sektionsordförande får uppdraget att vid styrelsehelgen den 20-21 aug utse och meddela motsvarande sektionsansvariga för dokument- och bildhantering i respektive sektionsstyrelse.
Sektions ordf
20 aug NY
35:16 Marcus uppdras att göra en ekonomisk uppföljning och rapportering vid nästa styrelsemöte. (NY AKTIVITET 35:16)
ML 30 juni NY
36:16 Per uppdras till nästa styrelsemöte att redovisa hur vi hanterar frivaror och fördelar mellan sektioner för 2016 i övrigt. 10 aug.
PH 10 aug NY
37:16 Hemsidan uppdateras med informationen ”Föreningen kan erbjuda ekonomiskt stöd till barn och ungdomar som har behov av och vill söka stöd för sina aktiviteter. Kontakta kansliet@savarik.se för mer information.”
NB 10 aug NY
38:16 Ta fram en rutin för handläggning av ärenden som rör ekonomiskt stöd till barn och ungdomar som har behov av och vill söka stöd för sina aktiviteter.
PN 10 aug NY
39:16 Marcus uppdras att undersöka hur det extra tillskottet till multiarenan från vårt egna kapital bokföringsmässigt ska hanteras (eventuell investering) och fördelas internt inom föreningen.
ML 10 aug NY
40:16 Styrelsen beslutar att kontanta förskottsutbetalningar från den 20 juni 2016 inte får ske. (BESLUT 9:2016). Respektive ordförande informerar sektioner, Marcus informerar Inge.
ML + Ordf sektion
30 juni NY
41:16 Marcus uppdras att dokumentera principer och tillämpning av fördelningsnyckeln enligt beslut 11:16, i en rutin inför fördelning år 2016, senast 31 okt 2016.
ML 31 okt NY
42:16 Värdegrunds- och strategiarbete
Styrelsen beslutar att genomföra kick-off helgen för styrelsen 20-21 augusti, och att driva arbetet vidare enligt förslaget.
Respektive sektionsordförande uppdras att söka finansiering från eget Specialförbunds (SF) Idrottslyft för att få bidrag till hela.
Niclas uppdras att handla upp en lämplig anläggning för att genomföra detta på internat, och stämma av med Staffan.
NB 10 aug NY
Bilaga 2
Beslutslogg /ID
Innebörd Ansvar Eventuell
uppföljning datum
Referens
Beslut från 2015 som ännu inte är genomförda 6:15 Projekt ”Koll på ekonomin”
Styrelsen tillsätter ett projekt i syfte få bättre koll på ekonomin för att också kunna göra långsiktiga satsningar. Projektet leds av en grupp bestående av Marie (sammankallande), Lars, Karolina, Elisabeth Rönnblom och Carina Bosson från SISU/Idrottsservice.
Marie Okt 2015 OK för uppföljning
2016
Se även protokoll från årsmöte och konstituerande möte för formella beslut
1:2016 Delegation till följande sektionsstyrelser enligt §31 i stadgarna, Fotboll, Gymnastik och Handboll delegeras beslutsrätt delegeras beslutsrätt inom den
verksamhetsplan och budget för den aktuella sektionen som årsmötet fastställt samt beslut – av mindre betydelse – som endast rör den egna
sektionen. Beslut av större betydelse eller som rör fler sektioner ska hanteras av föreningsstyrelsen.
Marcus September
2:2016 Styrelsen beslutade efter en längre diskussion att villkoren för fotbollssektionens cuper
Höstyran/Tjejsistan avseende varusponsring från ICA, ska lämnas oförändrade för 2016.
Per Nej
3:2016 Styrelsen beslutar att beslut om administrativa rutiner av detta slag (ovan) med fördel kan delegeras till Marcus (kassören).
Marcus Nej Styr
4:2016
4:2016 Styrelsen fastställer styrelsen för Innebandysektionen och Korpen Motion (enligt bilaga). Beslut 5:2016.
Staffan 15 aug Styr 4:2016 5:2016 Delegation till följande sektionsstyrelser enligt §31 i
stadgarna: Innebandy och Korpen Motion delegeras beslutsrätt delegeras beslutsrätt inom den
verksamhetsplan och budget för den aktuella sektionen som årsmötet fastställt samt beslut – av mindre betydelse – som endast rör den egna
sektionen. Beslut av större betydelse eller som rör fler sektioner ska hanteras av föreningsstyrelsen.
Marcus September Styr 4:2016
6:2016 Styrelsen beslutar att gå över i en samlad Google- lösning för bild- och dokumenthantering (gemensam arbets-, delnings- och publiceringsyta).
Niclas Oktober
7:2016 Niclas får i egenskap av sekreterare uppdraget att vara förvaltarare för ny bild och dokumenthantering.
Niclas -
8:2016 Styrelsen beslutar att adjungera Thomas Lundberg (Innebandysektionen) under resten av året.
Staffan -
9:2016 Styrelsen beslutar att kontanta förskottsutbetalningar från den 20 juni inte får ske.
Marcus
10:2016 Styrelsen beslutar enhälligt att fullfölja byggprojektet Multiarena och därmed avdela ytterligare 360 kkr i budget från det egna kapitalet.
Per Då projektet är
slutrapporter at
11:2016 Styrelsen beslutar att (Beslut 11:16):
att fördelningsnyckeln ska baseras på faktorn ”antal aktiv i idrott” för 2016 och framåt
att denna nyckel används för fördelning av
föreningsgemensamma intäkter/kostnader och sker i slutet av 2016 utifrån 2016 års uppgifter och
kostnader/intäkter
Fördelningsnyckeln används sedan med uppgift från föregående år, dvs att uppgifter från 2016 används för budget och kalkyl för kommande år 2017
Marcus
Bilaga 3
Årsplanering för Sävar IKs styrelse 2016 och framåt
Tidpunkt Innehåll Anmärkning
Mars (direkt på plats efter årsmöte)
Konstituering av styrelsen Mötesplan för året
Genomfördes
Mars- april 10 april 2016
Uppföljning och utvärdering av årsmötet och ärenden Stämma av årsplan och styrelsens uppdrag och arbetssätt
Delegationer till sektionsstyrelser
Uppdrag inom styrelsen och andra förenings- gemensamma grupper
Maj- Juni Uppföljning av ekonomiska läget budget (vinteridrotterna).
Översyn av ekonomiska och administrativa rutiner, avtal Kommunikation (Sävar-Nytt, hemsida etc.)
Översyn av föreningens profil och ”klubbshop”, policies
Aug –sep Halvårsbokslut
Strategisk planering inför kommande år (inkl vision och värdegrund)
Okt Uppföljning sommaridrotterna och SävarCamp.
Rapport efter säsongen och inför nästa säsong.
Starta arbete med Verksamhetsplan och budget i föreningen och sektionerna.
Nov – dec Plan för årsmötesprocessen. Kallelse till årsmöte Jan- feb Bokslut för revision
Handlingar till årsmötet.
Utvärdering av styrelsearbetet
Verksamhetsberätt else och –plan, budget och årsredovisning
Bilaga 4
