Kommunstyrelsen protokoll Kl. 08:30. Domsalen, Rådhuset, samt digitalt via Teams

(1)

Kommunstyrelsen protokoll

2021-02-09 Kl. 08:30

Domsalen, Rådhuset, samt digitalt via Teams

(2)

kl 08:30 – 11.22

Paragrafer §§ 37-52

Beslutande Ledamöter

Bosse Svensson, C, Ordförande Kerstin Arnemo, C

Magnus Andersson, C Eftichia Kourlos, C

Pär Jönsson, M, 1:e vice ordförande Lise Hjemgaard Svensson, M Pär Löfstrand, L

Anders Edvinsson, S

Niklas Daoson, S, 2:e vice ordförande Maria Nerpin, S

Rose-Mari Hoffer, S Anton Waara, S Florian Stamm, MP

Christina Hedin, V Stefan Sundberg, SD Ersättare

Joackim Ekroth (M) Joel Nordkvist (M) Stig Andersson (KD) Margareta Widell (L) Björn Sandal (S) Kholod Mahmood (S) Elisabet Öhrnell (V)

Övriga närvarande Anders Wennerberg, kommundirektör Daniel Nordman Krell, kommunsekreterare Unto Järvirova, ekonomidirektör

Linnea Lord, controller teknisk förvaltning, § 39 Ingela Brandén, klimatsamordnare, § 40

Ella Sandström, redovisningschef, § 41-42 Andrea Eriksson, säkerhetssamordnare, § 43 Björn Strindlund, controller, § 44

Maria Hagnestad, controller, § 45-46 Maria Ahrås, controller, § 51

Jenny Jernström, strateg fysisk planering, § 51

Åsa Wallin, verksamhetsutvecklare vård – och omsorgsförvaltningen, § 51

(3)

Justering 2021-02-17 Underskrifter

Sekreterare

Daniel Nordman Krell Ordförande

Bosse Svensson Justerare

Niklas Daoson

Protokollet är justerat. Justeringen av Kommunstyrelsens protokoll 2021-02-09 har tillkännagivits genom anslag på www.ostersund.se/anslagstavla.

Anslagstid 2021-02-17 – 2021-03-11 Förvaringsplats Rådhuset

(4)

Ärendelista

§ 37 Dnr 00042-2021

Protokollets justering, upprop samt fastställande av dagordning -

kommunstyrelsen ... 6

§ 38 Dnr 00049-2021

Rapport från bolagen ... 7

§ 39 Dnr 00399-2020

Granskning av upphandling av fastighetsunderhåll ... 8

§ 40 Dnr 00590-2020

Prioriterade miljöaspekter 2022 ... 10

§ 41 Dnr 00557-2020

Granskning av fakturahantering och utbetalningsrutiner ... 13

§ 42 Dnr 00102-2021

Reviderat attest- och utbetalningsreglemente med

tillämpningsanvisningar ... 15

§ 43 Dnr 00229-2020

Yttrande - Granskning av det systematiska brandskyddsarbetet ... 17

§ 44 Dnr 00063-2021

Internkontrollplan 2021 samt årsrapport 2020 - kommunstyrelsen ... 19

§ 45 Dnr 00592-2020

Strategi för Grönstruktur ... 20

§ 46 Dnr 00340-2020

Motion - Gestaltningsprogram ... 22

§ 47 Dnr 00153-2020

Återkallande av delegation för tjänsteresor samt deltagande på kurser

och konferenser för förtroendevalda ... 24

§ 48 Dnr 00046-2021

Valärenden - kommunstyrelsen ... 26

§ 49 Dnr 00045-2021

Meddelanden - kommunstyrelsen ... 27

§ 50 Dnr 00044-2021

Delegationsärenden - kommunstyrelsen ... 28

§ 51 Dnr 00047-2021

Informationer - kommunstyrelsen... 29

§ 52 Dnr 00048-2021

(5)

Överläggningar - kommunstyrelsen ... 30

(6)

§ 37 Dnr 00042-2021 Protokollets justering, upprop samt fastställande av dagordning -

kommunstyrelsen

Kommunstyrelsen utser en ledamot som tillsammans med ordförande ska justera protokollet. Kommunstyrelsen utser även en ersättare för justeraren.

Protokollet ska justeras den 16 februari på kommunsekreterarens tjänsterum på Rådhuset.

Kommunstyrelsens beslut 1. Protokollets justering

Till justerare utses Niklas Daoson, S

Justering ska ske den 16 februari på kommunsekreterarens tjänsterum på Rådhuset.

2. Upprop

Kommunstyrelsen genomför upprop och fastställer tjänstgöringen.

3. Fastställande av dagordning Dagordningen fastställs.

(7)

§ 38 Dnr 00049-2021 Rapport från bolagen

Ingen information från bolagen delges vid dagens sammanträde.

Protokoll från bolagens styrelsesammanträden förvaras hos kommunkansliet.

(8)

§ 39 Dnr 00399-2020 Granskning av upphandling av

fastighetsunderhåll

Revisionsrapporten Granskning av upphandling av fastighetsunderhåll (dnr REV/0005-2020) pekar ut ett antal brister inom Östersunds kommun, Teknisk förvaltning, gällande upphandling och inköp kopplat till

fastighetsunderhåll. Bedömningen är att organisationen för upphandling är otydlig avseende rutiner, roller och ansvar vilket gör att planering och framförhållning blir lidande. Revisionen visar på att det saknats en

övergripande funktion som ”samordnar upphandlingsfrågor inom kommunen [och att det] inte varit helt tydligt vilken roll Upphandlingskontoret ska ha, vilket medför risker för att regelverk inte efterföljs.

Vid intervjuer framkom att det finns en rad tidkrävande moment innan projekt kan påbörjas, bland annat omföring av medel vid investeringar, samt ett bristande systemstöd. Nuvarande system pekas återkommande ut som flaskhalsar med begränsad funktionalitet. Avsaknaden av ett

kommungemensamt systemstöd för dokumentation av direktupphandlingar, inköpsstyrning och uppföljning av konkurrensutsättning påverkar ytterst kommunens möjligheter att öka sitt utbyte med marknaden och lokalt näringsliv.

Revisionens slutsatser ligger till grund för förvaltningens förslag till beslut.

Kommunstyrelsens beslut

1. Kommundirektören får i uppdrag att genomföra en processkartläggning av inköpsprocessen inom kommunen och identifiera dess nyckelroller.

2. Kommundirektören får i uppdrag att utreda systemstöd för inköpsstyrning och avtalskategorisering kopplat till statistik- och modelleringsverktyg för nyckeltalsuppföljning.

3. Kommundirektören får i uppdrag att genomlysa kommunens

upphandlingspolicy, förtydliga dess ägandeskap och eventuellt revidera den i linje med Konkurrensverkets rekommendationer.

4. Kommundirektören får i uppdrag att ta fram en inköpspolicy för kommunen.

(9)

Underlag för beslut

• Finans – och ledningsutskottets beslut 2021-01-26 § 4

• Teknisk förvaltnings förslag till beslut 2021-01-11

• Skrivelse, Granskning upphandling av fastighetsunderhåll

• Granskning upphandling av fastighetsunderhåll

• Rapportsammandrag Granskning upphandling av fastighetsunderhåll

Beslutet skickas till

• Kommundirektör Anders Wennerberg

• Kommunrevisionen

• Teknisk förvaltning

(10)

§ 40 Dnr 00590-2020 Prioriterade miljöaspekter 2022

De prioriterade miljöaspekterna är ett beslutsunderlag i budgetprocessen, vid framtagande av uppdrag samt vid verksamhetsplanering.

Kommunstyrelsen valde att återremittera ärendet KS 00035-2020 kring miljöpolicy och prioriterade miljöaspekter 2021 för att förtydliga

bakgrunden till prioriteringen av miljöaspekter för verksamhetsåret 2021.

Ärendet blev inaktuellt då beslut och planering för 2021 redan fattats innan ärendet kunde behandlas. 2020 års prioriterade miljöaspekter ligger därför kvar under 2021. Miljöpolicy beslutad 2020 ligger också kvar under 2021 då ett arbete pågår med översyn av miljörelaterade styrdokument.

Detta ärende avser beslut om prioriterade miljöaspekter för 2022.

Kommunstyrelsens förslag till kommunfullmäktige Kommunfullmäktiges beslut

1. Kommunfullmäktige fastställer upprättat förslag till prioriterade

miljöaspekter för 2022 enligt kommunledningsförvaltningens förslag daterat 2020-12-16.

2. Meningen ” Ytterligare en utmaning är att hålla fast vid strategiska ställningstaganden vid exploatering, när detta ställs mot kostnader i projektens senare skeden” stryks.

Förvaltningens förslag till beslut

Kommunfullmäktige fastställer upprättat förslag till prioriterade

miljöaspekter för 2022 enligt kommunledningsförvaltningens förslag daterat 2020-12-16.

Förslag till beslut på mötet

Bosse Svensson, C, med bifall av Kerstin Arnemo, C: Meningen ” Ytterligare en utmaning är att hålla fast vid strategiska ställningstaganden

(11)

vid exploatering, när detta ställs mot kostnader i projektens senare skeden”

stryks.

Florian Stamm, MP, med bifall av Christina Hedin, V: I meningen ”När kommunen säljer mark till externa exploatörer så bör man tillvarata

möjligheten att ställa krav som bidrar till en hållbar utveckling.” ändras bör till ska.

Indikator till punkten 15.2 Avfall ändras till Naturvårdverkets nya

återvinningsmål för kommunalt avfall: till 2025 (55%), 2030 (60%), 2035 (65%).

Beslutsgång

Ordförande ställer yrkandena mot varandra och finner att kommunstyrelsen bifaller Bosse Svenssons yrkande.

Protokollsanteckning

Det är av yttersta vikt att prioritera klimat och miljön nu. Det är bråttom om vi skall kunna klara omställningen. Det viktigaste just nu är att bygga robust och hållbart, ett hållbart samhällsbyggande. Det är också viktigt att använda ekosystemtjänster och den gröna infrastrukturen.

Att då göra en förändring som minskar kraven på de som vill exploatera kommer bara göra att det blir högre kostnader på sikt. Vi har inte råd att bygga billigt. Det kommer kosta alldeles för mycket på sikt. Vi måste ta tillvara de möjligheter vi har nu för att ställa krav på de som skall bygga här.

Christina Hedin, V, och Florian Stamm, MP

• Kommunledningsförvaltningens förslag till beslut 2020-12-16

• Förslag Miljöaspektsförteckning 2022

• Metod Värdering och prioritering av miljöaspekter

(12)

• Samtliga nämnder

• Miljöstrateg Ingela Brandén

• Miljöstrateg Christina Breding

(13)

§ 41 Dnr 00557-2020 Granskning av fakturahantering och utbetalningsrutiner

Kommunstyrelsen har erhållit en granskningsrapport från kommunrevisionen avseende fakturahantering och utbetalningsrutiner. Revisionens

sammanfattande bedömning är att kommunstyrelsen och nämnderna inte har säkerställt en tillfredställande styrning, uppföljning och kontroll av hantering av leverantörsfakturor och andra utbetalningar. Revisionen lämnar

rekommendationer på punkter att åtgärda. I bakgrunden till tjänsteskrivelse redovisas vilka åtgärder som kommunledningsförvaltningens föreslår vidtas.

1. Kommundirektören får i uppdrag att genomföra de i tjänsteskrivelsen föreslagna åtgärder.

2. Kommunstyrelsen antar kommunledningsförvaltningens svar till revisorerna.

• Finans – och ledningsutskottets beslut 2020-12-22 § 65

• Revisionsrapport – Granskning av fakturahantering och utbetalningsrutiner

• Skrivelse – Granskning av fakturahantering och utbetalningsrutiner

• Rapportsammandrag – Granskning av fakturahantering och utbetalningsrutiner

• Kommundirektör Anders Wennerberg

(14)

• Ekonomidirektör Unto Järvirova

• Redovisningschef Ella Sandström

(15)

§ 42 Dnr 00102-2021 Reviderat attest- och

utbetalningsreglemente med tillämpningsanvisningar

Attestreglementet är en del av kommunens internkontrollarbete. Detta reglemente gäller för kommunens samtliga ekonomiska transaktioner, inklusive transaktioner för medel som kommunen ålagts eller åtagit sig att förvalta.

Kommunfullmäktige antar reviderat attest- och utbetalningsreglemente med tillämpningsanvisningar.

• Reviderat attest- och utbetalningsreglemente med tillämpningsanvisningar

• Tekniska nämnden, förvaltningschef Örjan Jervidal och förvaltningsekonom Lena Johansson

• Barn- och utbildningsnämnden, förvaltningschef Karin Flodin och ekonomichef Maria Fjällgren

• Miljö- och samhällsnämnden, förvaltningschef Kjell Svanberg och förvaltningsekonom Elin Tronde

• Vård- och omsorgsnämnden, förvaltningschef Robert Brant och ekonomichef Mona Jonsson

(16)

• Social- och arbetsmarknadsnämnden, förvaltningschef Helén Eurenius och ekonomichef Mikael Hedström

• Kultur- och fritidsnämnden, förvaltningschef Johan Palm och förvaltningsekonom Ann-Charlotte Mähler

• Kommunstyrelsen, kommundirektör Anders Wennerberg och controller Björn Strindlund

• Område Styrning, ekonomidirektör Unto Järvirova och redovisningschef Ella Sandström

(17)

§ 43 Dnr 00229-2020 Yttrande - Granskning av det systematiska brandskyddsarbetet

Kommunens förtroendevalda revisorer begär ett förtydligande av svaret på granskningen av det systematiska brandskyddsarbetet (SBA) som

kommunstyrelsen lämnat (Dnr 00229–2020).

I Kommunrevisionens skrivelse framförde kommunrevisionen en

rekommendation om att kommunstyrelsen och nämnderna, som är ansvariga för det systematiska brandskyddsarbetet, bör informera sig om hur detta arbete sköts, och att rapporterad information dokumenteras.

Av erhållet svar saknas redogörelse för hur kommunstyrelsen avser att inhämta information om hur det systematiska brandskyddsarbetet bedrivs.

Uppföljning av det systematiska brandskyddsarbetet sker genom

återrapportering varje tertial i enlighet med ordinarie uppföljning enligt mål- och styrkedjan.

• Kommunrevisionens skrivelse – Det systematiska

brandskyddsarbetet – begäran om förtydligande av svar, 2020-11-27

• Revisionsrapport Granskning av det systematiska brandskyddsarbetet, 2020-04-07

• Kommunledningsförvaltningens yttrande, 2020-08-13

• Kommunstyrelsens beslut 2020-09-08 § 259 Beslutet skickas till

• Kommunrevisionen

(18)

• Carina Hemmingsson, Administratör carina.i.hemmingsson@regionjh.se

• Säkerhetssamordnare Andrea Eriksson

(19)

§ 44 Dnr 00063-2021 Internkontrollplan 2021 samt årsrapport 2020 - kommunstyrelsen

Enligt kommunallagen 6 kap har kommunstyrelsen att leda och samordna förvaltning av kommunens angelägenheter och ha uppsikt över övriga nämnders verksamhet. I syfte att ge kommunstyrelsen verktyg för detta har en övergripande internkontrollplan för hela kommunen 2021 och en

internkontrollplan för kommunledningsförvaltningen 2021 upprättats.

Uppföljning avseende internkontrollplaner 2020 har genomförts.

Kommunledningsförvaltningens förslag till årsrapporter internkontroll 2020 och internkontrollplaner 2021 fastställs.

• Kommunledningsförvaltningens tjänsteskrivelse 2021-01-25

• Årsrapport 2020 internkontrollplan kommunstyrelsen 2021-01-25

• Årsrapport 2020 internkontrollplan kommunfullmäktige 2021-01-25

• Internkontrollplan kommunstyrelsen 2021 2021-01-25

• Internkontrollplan kommunfullmäktige 2021 2021-01-25 Beslutet skickas till

Controller Björn Strindlund

(20)

§ 45 Dnr 00592-2020 Strategi för Grönstruktur

Inom ramen för den översyn av styrdokument som kommunfullmäktige gett i uppdrag har Strategi för grön struktur upprättats. Strategin föreslås ersätta Plan för naturvård och park, beslutad av kommunfullmäktige 2013 och som därmed bör upphävas.

Strategin återremitteras till alla nämnder samt remitteras till alla partier.

Ärendet lyfts på nytt i kommunstyrelsen vid sammanträdet den 13 april.

Förvaltningens förslag till beslut

1.Kommunfullmäktige antar strategi för grön struktur.

2.Kommunfullmäktige upphäver Plan för naturvård och park.

Förslag till beslut på mötet

Anders Edvinsson, S: Strategin återremitteras till alla nämnder samt remitteras till alla partier. Ärendet lyfts på nytt i kommunstyrelsen vid sammanträdet den 13 april.

Beslutsgång

Ordförande frågar om kommunstyrelsen bifaller eller avslår Anders Edvinssons yrkande och finner att det bifalls.

• Tekniska nämndens beslut 2020-12-16 § 129

(21)

• Teknisk förvaltnings förslag till beslut 2020-12-16

• Förslag – Strategi för grön struktur

• Bakgrundsrapport Strategi för grön struktur

• Controller Maria Hagnestad

• Samtliga nämnder

• Samtliga partier som är representerade i kommunfullmäktige

(22)

§ 46 Dnr 00340-2020 Motion - Gestaltningsprogram

Stefan Fax, S, har i en motion förslagit att Östersunds kommun ska inrätta ett gestaltningsprogram för Östersunds centrum. Han ser ett

gestaltningsprogram som en samling riktlinjer för utformning av det offentliga rummet som gator, torg, grönytor, allmänna platser och parkeringsytor, Det skulle kunna innebära att förstärka det offentliga rummets identitet och förmåga att fungera som sammanhållande element i området tillsammans med utrustning, belysning och offentlig utsmyckning.

Kommunfullmäktige har gett kultur och fritidsnämnden samt miljö-och samhällsnämnden i uppdrag att yttra sig i frågan.

1. Kommunfullmäktige bifaller motionen.

2. Kommunfullmäktige ger miljö – och samhällsnämnden i uppdrag att återkomma till kommunfullmäktige med begäran om att upprätta en arkitekturpolicy med ett därtill hörande planeringsdirektiv.

3. Kommunfullmäktige ger tekniska nämnden i uppdrag att återkomma till kommunfullmäktige med förslag på de riktlinjer som behövs för torg, gata och park och därtill hörande planeringsdirektiv.

• Riktlinje för politiska styrdokument beslutad 2020-10-20

• Miljö – och samhällsnämndens beslut 2020-12-09 § 250

• Samhällsbyggnads förslag till beslut 2020-11-23

• Kultur – och fritidsnämndens beslut 2020-12-09 § 110

• Kultur – och fritidsförvaltningens förslag till beslut 2020-11-16

(23)

• Motion 2020-06-24

• Kultur – och fritidsnämnden

• Miljö – och samhällsnämnden

• Tekniska nämnden

• Controller Maria Hagnestad

(24)

§ 47 Dnr 00153-2020 Återkallande av delegation för tjänsteresor samt deltagande på kurser och

konferenser för förtroendevalda

Med anledning av Folkhälsomyndighetens allmänna råd, föreskrifter och rekommendationer bedömer Östersunds kommun, kommunstyrelsen, att tjänsteresor samt kurser/konferenser ska fortsatta vara förbjudet. I kommunstyrelsens delegationsbestämmelser har

kommundirektör/förvaltningschef rätt att fatta beslut om tjänsteresor för övriga förvaltningschefer, områdeschefer samt övrig personal inom kommunledningsförvaltningen. I föreliggande förslag så inskränks därför kommundirektörens möjlighet att vidaredelegera beslutanderätten gällande tjänsteresor. Kommundirektören ges också instruktioner när tjänsteresor får medges.

1. Kommunstyrelsen återkallar rätten för områdeschef att fatta beslut enligt punkterna P 62.

2. Kommundirektör/förvaltningschef medges ej rätt att vidaredelegera beslutanderätt enligt punkterna P 61-P 62.

3. Tjänsteresor får endast medges när det inte finns digitala alternativ, och resorna är nödvändiga att genomföra nu för att bedriva verksamheten, och resorna kan genomföras enligt gällande regler och rekommendationer.

4. Beslutet gäller 2021-01-01 - 2021-06-30.

• HSLF-FS 2020:12

(25)

Beslutet skickas till Samtliga nämnder

(26)

§ 48 Dnr 00046-2021 Valärenden - kommunstyrelsen

Inga val förrättas vid dagens sammanträde.

(27)

§ 49 Dnr 00045-2021 Meddelanden - kommunstyrelsen

• Cirkulär 21:06 från Sveriges Kommuner och Regioner angående förlängning av överenskommelse om undantag från

överläggningsskyldigheten vid avstängning i syfte att förhindra spridning av Covid-19, orsakad av coronavirus

• Cirkulär 21:07 från Sveriges Kommuner och Regioner angående förlängning av överenskommelse om semesterlönegrundande frånvaro vid frånvaro med viss ersättning till riskgrupper under coronapandemin

• Cirkulär 21:08 från Sveriges Kommuner och Regioner angående förlängning av överenskommelse om undantag från

överläggningsskyldigheten vid avstängning enligt BEA- och BAL-avtalen samt BUI T, som görs i syfte att förhindra spridning av Covid-19

• Cirkulär 21:09 från Sveriges Kommuner och Regioner angående bestämmelser för arbetstagare i arbetslivsintroduktionsanställning – BAL 20

• Cirkulär 21:10 från Sveriges Kommuner och Regioner angående bestämmelser för arbetstagare i utbildnings- och

introduktionsanställning – BUI 20

• Samråd om detaljplan för Korallroten 6 m.fl. – Upphävande av tomtindelning

• Beslut från social – och arbetsmarknadsnämnden angående effekter av den utökade tiden för serveringstillstånd till klockan 03.00, 2021- 01-27 § 6

• Granskning av detaljplan för Majoren 1 och 2 – Flerbostadshus

(28)

§ 50 Dnr 00044-2021 Delegationsärenden - kommunstyrelsen

Kommunstyrelsen har överlåtit sin beslutanderätt i vissa frågor enligt kommunstyrelsens delegationsbestämmelser. Dessa beslut ska återredovisas till kommunstyrelsen.

Delegationsbeslut för perioden 2021-01-19 – 2021-02-08 anmäls till kommunstyrelsen enligt bilagd förteckning samt med följande tillägg:

Förteckning över nyanställningar inom kommunledningsförvaltningen under år 2020 samt till och med 2021-02-08.

Kommunstyrelsen tar del av redovisningen av delegationsbeslut för perioden 2021-01-19 – 2021-02-08.

• Förteckning över delegationsbeslut för perioden 2021-01-19 – 2021- 02-08.

• Förteckning över nyanställningar inom

kommunledningsförvaltningen under år 2020 samt till och med 2021- 02-08.

(29)

§ 51 Dnr 00047-2021 Informationer - kommunstyrelsen

• Information om socioekonomi – rapport från Statisticon

Controller Maria Ahrås och strateg fysisk planering Jenny Jernström

• Age Friendly Cities and Communities Verksamhetsutvecklare Åsa Wallin

(30)

§ 52 Dnr 00048-2021 Överläggningar - kommunstyrelsen

Inga överläggningar hålls vid dagens sammanträde.