Årlig utredning. Verktygslådan SMART RAPPORT

(1)

Verktygslådan SMART RAPPORT

Aktivitet Datum

Årlig utredning 2018-11-12

Årlig utredning

Den årliga utredningen syftar till att skapa en bild över de viktigaste riskerna som finns i verksamheten och därmed lägga grunden för att vi arbetar med rätt frågor.

En årlig utredning genomförs i syfte att:

1. Bedöma riskerna i verksamheten (inom områdena säkerhet, arbetsmiljö, miljö och/eller kvalitet).

2. Identifiera de rutiner som kan hjälpa verksamheten att arbeta förebyggande.

3. Sammanställa åtgärder i årsplanen så att det klart framgår vad som ska göras, när det ska göras samt vem som ska göra det. De allvarligaste riskerna ska också målsättas.

Den årliga utredningen ska genomföras av dig som enhetschef tillsammans med en eller flera representanter från medarbetarna (t.ex. skyddsombud eller arbetsmiljöombud när arbetsmiljörisker ska bedömas eller kvalitetsråd när kvalitetsrisker ska bedömas).

Utredningen ska skapa engagemang och delaktighet hos alla chefer och medarbetare när det gäller att hantera riskerna i den egna verksamheten och i kommunen som helhet.

Så här gör vi

Nedanstående kan skrivas ut och användas som underlag vid genomförande av den årliga utredningen.

Utredningen görs en gång per år, förslagsvis i anslutning till att en arbetsplan upprättas för enheten. Arbeta gärna i grupp med arbetsledare/chef och medarbetarrepresentanter/skyddsombud/arbetsmiljöombud/kvalitetsråd. Se till att ni har tillgång till relevant statistiskt underlag såsom resultatet från den senaste personalenkäten, statistik över sjukfrånvaro, skador och tillbud, avvikelser, synpunkter/klagomål etc.

Steg 1: Identifiera och värdera risker. Detta steg är en grovscanning av riskerna i den egna verksamheten.

Använd verksamhetens samlade kompetens och erfarenhet för ett så bra resultat som möjligt. Riskerna som identifieras bedöms med utgångspunkt från deras sannolikhet och konsekvens för att få ett underlag för hur de sedan ska hanteras.

Sannolikhet

Beskrivning Värde Bedömningsgrund

Mycket låg sannolikhet 1 Inträffar troligen inte inom 10 år Låg sannolikhet 2 Kan inträffa inom 5-10 år Måttlig sannolikhet 3 Kan inträffa inom 2-5 år Hög sannolikhet 4 Kan inträffa under året

Mycket hög sannolikhet 5 Kan inträffa flera gånger per år

Konsekvens

BeskrivningVärde Bedömningsgrund

Försumbar 1 Saknar betydelse (för verksamheten, människor, miljö och/eller trovärdighet) Måttlig 2 Liten betydelse (för verksamheten, människor, miljö och/eller trovärdighet) Betydande 3 Påverkan (på verksamheten, människor, miljö och/eller trovärdighet) Allvarlig 4 Stor påverkan (på verksamheten, människor, miljö och/eller trovärdighet)

Katastrofal 5 Mycket stor påverkan (på verksamheten, människor, miljö och/eller trovärdighet)

(2)

Steg 2: Identifiera rutiner. Gå igenom och identifiera de rutiner som enheten berörs av och som vi behöver tillämpa i förebyggande syfte, inom områden där riskerna har bedömts som låga.

Steg 3: Årsplanering. Målsätt de risker från steg 1 som har bedömts som höga, identifiera behovet av resurser, tidsbestäm och fördela aktiviteter (fördjupade riskbedömningar) som systemet har valt ut utifrån de risker från steg 1 som har bedömts som höga eller medel, samt tidsbestäm och fördela uppgifterna att gå igenom de rutiner som identifierats i steg 2.

(3)

1. Riskbedömning

Huvudkategori: Säkerhet

Låg risk Medel risk

Hög risk Ej

relevant Ej relevant för vår verksamhet

BROTTSLIGHET, BRAND OCH VATTENSKADOR

1. Hur stor är risken för att hot mot personal förekommer?

okända personer i och med ensamarbete sena kvällar och helger. olåsta dörrar och öppna fönster, parkeringsplats otrygg plats

2. Hur stor är risken för att fukt-/vattenskador förekommer?

hög risk, stopp i toaletter, läckage från taket, rören under gamla instrumentförrådet

3. Hur stor är risken för att våld mot personal/elever förekommer?

4. Hur stor är risken för att rån förekommer?

5. Hur stor är risken för att stöld av fysisk egendom förekommer, t.ex. material, utrustning, datorer, mobiltelefoner etc.?

expeditionen i synnerhet, inredningsdetaljer, instrumenttillbehör, utrustning, i synnerhet vid obevakade lektioner.

6. Hur stor är risken för att stöld av information förekommer?

expeditionen och arbetsrum, kopieringsrum med glömda original etc

7. Hur stor är risken för att skadegörelse förekommer?

obevakade lektioner, elevgrupper utan vuxentillsyn

8. Hur stor är risken för att bedrägeri/förfalskning förekommer?

9. Hur stor är risken för att brandskador förekommer?

framförallt torekäll

INTERNA OEGENTLIGHETER

10. Hur stor är risken för att interna bedrägerier och/eller stölder förekommer?

stölder av framförallt småsaker- även arbetstid?

Information, diskussion

11. Hur stor är risken för att givande och tagande av mutor förekommer?

gåvor från föräldrar- von Knorr

(4)

Huvudkategori: Arbetsmiljö

Hög risk Ej

ORGANISATORISK & SOCIAL ARBETSMILJÖ

1. Hur stor är risken för att det sker upprepat monotont arbete genom att vi gör samma sak hela tiden?

administrativt arbete vid datorerna

2. Hur stor är risken för att socialt ensamarbete förekommer (t.ex. beslutsfattande i betydande ärenden utan tillgång till stöd)?

i relation till föräldrar-diskussion/utreda

3. Hur stor är risken för att mobbning, trakasserier eller annan kränkande särbehandling förekommer?

egen utredning/handlingsplan

4. Hur stor är risken för att det förekommer små eller inga möjligheter att påverka den egna arbetssituationen (t.ex.

hur arbetet ska genomföras)?

se psykosocial enkät

5. Hur stor är risken för att kraven som ställs på oss är högre än resurserna vi har (t.ex. för lite tid, saknar kompetens, för mycket att göra, dåliga system/verktyg)?

glappet mellan expedition/personal, A-Ö- anmälan i study along.

6. Hur stor är risken för att föregående års personalenkät, skade- och olycksstatistik eller andra händelser visat på några andra organisatoriska och social problem? Vilka?

frågan är svårbegriplig

7. Hur stor är risken för att det saknas tydlighet gällande arbetsuppgifter, förväntningar, arbetssätt och

prioriteringar?

arbetsuppgifter i ständig förändring, olika tolkning.

brister i uppföljning, diskussion

8. Hur stor är risken att det saknas praktisk kunskap om förebyggande arbete, hantering av ohälsosam

arbetsbelastning samt kränkande särbehandling hos chefer och arbetsledare?

kunskap och tolkning av kommunens styrdokument

9. Hur stor är risken att arbetstidens förläggning påverkar hälsan negativt (t.ex. vid skiftarbete, mycket

övertidsarbete, nattarbete)?

individuell schemaläggning med framförhållning, prioriteringar

se över schemaläggningen gruppvis och sprid över året

10. Hur stor är risken att målen för den organisatoriska och sociala arbetsmiljön inte är kända av alla på arbetsplatsen?

egen utredning/handlingsplan- kopplat till A-Ö, arbetsuppgifter m.m

(5)

11. Hur stor är risken att personer som arbetar i särskilt krävande roller inte får det stöd de behöver? (t.ex. där man arbetar med människor som har det svårt eller utsätts för stor press)

FYSISK ARBETSMILJÖ

12. Hur stor är risken för att felaktiga arbetsställningar, ensidiga rörelser eller tunga lyft förekommer?

vid dator, materiallyft, instrumentflytt mm keramiklera, flytt in och ur buss

13. Hur stor är risken för att t.ex. fall, fallande föremål, snubbling/halkning eller bränn-, stick- och skärskador förekommer?

vintertid undermålig

skottning/sandning/mörkläggningsgardiner framför nödutgång

14. Hur stor är risken för att problem med luftkvalitet/ventilation förekommer?

dålig luft, fel temperatur, solskydd, trasiga fläktar, trasiga ungnsrummet, dragskåp.

15. Hur stor är risken för att problem med bländning eller dålig allmän- och platsbelysning förekommer?

belysningsproblem

16. Hur stor är risken för att ljud- eller bullerproblem förekommer?

beroende på beteende hos barn och ungdomar. cafét när vi drar i stolarna mot golvet, ljuddämning i fler rum, översyn

17. Hur stor är risken för att problem med elsäkerheten förekommer (t.ex. trasiga eluttag/sladdar)?

kolla på keramiken, felaktig placering av uttag?

18. Hur stor är risken för att arbetsutrustning (maskin, anordning, verktyg, redskap eller installation som används i arbetet) används med bristande underhåll eller utan att vara besiktade?

19. Hur stor är risken för att transporter/bilkörning sker på ett riskfyllt sätt?

alkolås i bussen, förlängd arm på fönsterskrapa, kunskap om alkoholförbränning

20. Hur stor är risken för att riskfylld hantering av kemikalier förekommer (t.ex. hantering utan korrekt skyddsutrustning, åtkomligt för elever, avsaknad av säkerhetsdatablad etc.)?

okunskap kring sophanteringen

21. Hur stor är risken för att ensamarbete som kan innebära risk för skada eller hotfull situation förekommer (t.ex. fysisk isolering, svårt att kontakta hjälp)?

ensamarbete ute i kommundelarnas skolor, behövs mer kunskap om situationen för berörda lärare

22. Hur stor är risken för att stegar och arbetsbockar används med bristande skyddsanordningar och underhåll?

risk, stress, finns det stegar? jag ska bara...

ÖVRIGT

(6)

23. Hur stor är risken för att olyckor eller utanförskap förekommer för personer med funktionsnedsättning p.g.a.

bristande tillgänglighet?

risk för utanförskap

(7)

Huvudkategori: Miljö

Hög risk Ej

ENERGIANVÄNDNING

1. Hur stor är risken för att omotiverad användning av energi förekommer (t.ex att belysning och elektronisk utrustning lämnas påslagen över natt/helger, att dörrar lämnas öppna utan att beakta värmeförlust, eller att ventilation används felaktigt etc.)?

framförallt wendela

RESURSANVÄNDNING

2. Hur stor är risken för att omotiverad användning av resurser förekommer (t.ex. okontrollerad

vattenanvändning, stora mängder icke förnyelsebara produkter etc.)?

kopiering?

3. Hur stor är risken för att brister förekommer i bedömningen av miljöbelastande produkter/tjänster vid inköp (avsaknad av långsiktighet)?

KEMISKA ÄMNEN OCH PRODUKTER

4. Hur stor är risken för att det förekommer inköp av kemiska ämnen och produkter som inte har riskbedömts?

5. Hur stor är risken för att felaktig användning av kemikalier förekommer (dosering, metod,

användningsområde etc.)?

6. Hur stor är risken för att det saknas tillstånd för

tillståndspliktig förvaring/hantering av farliga ämnen eller brandfarliga och explosiva varor (t.ex. etanol, bensin etc.)?

7. Hur stor är risken för att det förekommer förvaring och hantering av kemikalier så att miljö- och hälsorisker uppstår (utsläpp, reaktivitet eller tillgängligt för obehöriga)?

AVFALL

8. Hur stor är risken för att att ingen eller felaktig sortering av avfall sker?

(8)

enstaka slarv av individer

9. Hur stor är risken för att transport av farligt avfall förekommer utan anmälan/tillstånd?

10. Hur stor är risken för att felaktigt

omhändertagande/mellanlagring av farligt avfall sker?

UTSLÄPP TILL LUFT

11. Hur stor är risken för att läckage av köldmedia från kylanläggningar, kylrum etc förekommer?

12. Hur stor är risken för att omotiverat mycket utsläpp till luft från gods- och/eller persontransporter förekommer inom verksamheten (t.ex. brist på samåkning, planering av transporter, val av färdmedel)?

brukare blir skjutsade av föräldrar

13. Hur stor är risken för att omotiverat mycket utsläpp till luft förekomma vid användning av

lösningsmedel/gaser vid målning, rengöring eller laborativ verksamhet?

UTSLÄPP TILL VATTEN/MARK

14. Hur stor är risken för att läckage av drivmedel och oljor förekommer från fordon på uppställningsplatser?

15. Hur stor är risken för att det förekommer spill eller utsläpp av kemiska ämnen och produkter till mark eller avlopp (inom- eller utomhus)?

BULLER OCH VIBRATIONER

16. Hur stor är risken för att det förekommer ljud och/eller vibrationer från egna verksamheter (t.ex. från bygg- och markarbeten, maskiner, fordon, ventilation etc.)?

musik?

17. Hur stor är risken för att det förekommer ljud och/eller vibrationer från tillståndsgivna evenemang/aktiviteter (högtalarljud, stora folkmassor etc.) eller genom exploatering?

konserter, föreställningar men även vanlig undervisning m.,

INDIREKT PÅVERKAN

18. Hur stor är risken för att övrig indirekt påverkan på miljön förekommer genom egen verksamhet (t.ex. beslut och aktiviteter kopplade till tillsyn, infrastruktur,

(9)

bebyggelse, avverkning etc.)? Ange vad:

OLYCKOR

19. Hur stor är risken för att kemikalieolyckor förekommer (utsläpp till luft, mark och vatten)?

20. Hur stor är risken för att explosioner förekommer (utsläpp och förstörelse av den ursprungliga miljön)?

(10)

2. Rutininventering

I detta steg identifieras de rutiner som är kopplade till era låga risker och som ni bör gå igenom i förebyggande syfte. I nästa steg (3. Årsplan) planeras vem som ska gå igenom rutinerna samt när detta ska vara gjort.

Säkerhet

Brottslighet, brand och vattenskador

Åtgärdsplan vid hot, våld eller pågående skadegörelse i skolan

Åtgärdsplan vid behov av krisstöd

Kontroll av fuktproblem i förskolan/skolan - checklista

Gå hem för dagen - checklista (S)

2. SBA-manual

Åtgärdsplan vid brand och utrymning (S)

Interna oegentligheter Rutin gällande interna oegentligheter (S)

Arbetsmiljö

Organisatorisk & social arbetsmiljö

Rutin för att förebygga

organisatorisk och social ohälsa (S) Rutin för ensamarbete (S)

Fysisk arbetsmiljö

Rutin för arbetsutrustning och maskiner (S)

Rutin för att förebygga fysiska arbetsmiljörisker (S)

Övrigt

Rutin för tillgänglighet (S)

Miljö

Resursanvändning

Inköp och bedömning av leverantör (S)

Kemiska ämnen och produkter Rutin för kemiska ämnen och produkter (S)

Rutin för kemiska ämnen och produkter (skola) (S)

Rutin för brandfarliga och explosiva varor (S)

Ansökan om tillstånd för explosiva varor (S)

Miljöolycka - instruktion (S) Avfall

Rutin för avfallshantering (S) Olyckor

Rutin för olyckor och tillbud

(11)

3. Årsplan

I detta steg ska de risker som identifierats i steg 1 och 2 målsättas, och aktiviteter ska planeras och fördelas. När du är färdig klickar du på knappen "Skapa rapport", varvid den årliga utredningen stängs och blir låst för redigering.

Välj risk: ^{-- Alla --} Skapa rapport

HÖG RISK: ARBETSMILJÖ

3. Mål Mätbart mål Resurser ^Ansvarig Deadline

Minska risker i arbetet i form av t.ex. fall, fallande föremål, snubbling/halkning eller bränn- , stick- och skärskador.

Minska risker i arbetet i form av t.ex. fall, fallande föremål, snubbling/halkning eller bränn-, stick- och skärskador.

x Helena Hellström 2018-12-30

Aktivitet Utförare Deadline Ingen

åtgärd

Skyddsrond fysisk allmän (S) ^{Ingen vald}

Lägg till aktivitet

Tillagda aktiviteter Utförare Deadline Ingen

åtgärd

rensa hyllor i sal 12, förbättae rutiner

Ingen vald 2018-12-30 Ändra Ta bort

Minska risken för problem med luftkvalitet/ventilation.

göra iordning ventilationen primört i keramikrummet

undersök kostnad Helena Hellström 2018-12-30

åtgärd

Kontroll av fuktproblem i förskolan/skolan - checklista

Ingen vald

Skyddsrond allergi - förskola/skola (S)

Ingen vald

Skyddsrond fysisk allmän (S) ^{Ingen vald} Skyddsrond städning -

förskola/skola (S)

Ingen vald 2018-12-30

åtgärd

åtgärda ventilation keramik ^{Ingen vald} ^2018-12-30 ^Ändra ^{Ta bort}

Minska risken för bländning och dålig allmän- och

platsbelysning.

förbättra belysning slagverk och konst

utred Helena Hellström 2018-12-30

åtgärd

Skyddsrond för datorarbetsplatsen (S)

Ingen vald

(12)

Tillagda aktiviteter Utförare Deadline Ingen åtgärd

åtgärda belysning slagverk och konst

Minska risken för bristande elsäkerhet.

åtgärda lösa konakter B-hus och keramik

3000 Helena Hellström 2018-11-30

åtgärd

Skyddsrond fysisk - elsäkerhet (S)

Ingen vald

åtgärd

åtgärda lösa uttag ^{Ingen vald} ^2018-12-30 ^Ändra ^{Ta bort}

Minska risken för att

transporter/bilkörning sker på ett riskfyllt sätt.

sätta in alkolås i bussen

utred kostnader Helena Hellström 2019-01-30

åtgärd

Skyddsrond för trafik - chef (S)

åtgärd

alkoholutbildning ^{Ingen vald} ^2018-12-30 ^Ändra ^{Ta bort}

undersk möjlighet och kostnad för alkolås i bussen

Minska risken för mobbning, trakasserier eller annan kränkande särbehandling.

Diskussion kring begreppen, hur vi behandlar varandra, vad som är rimligt agerande på en arbetsplats.

Genomgång av härskartekniker.

xxx Helena Hellström 2019-03-30

åtgärd

Skyddsrond för organisatorisk och social arbetsmiljö 4+4- metoden

åtgärd

xxx ^{Ingen vald} ^2019-03-03 ^Ändra ^{Ta bort}

Spara Höga risker

HÖG RISK: MILJÖ

(13)

Minska risken för utsläpp till luft från gods- och/eller persontransporter.

Kulturskolans placering centralt

ingen info Helena Hellström 2019-06-30

åtgärd

Miljöutredning (S) ^{Ingen vald} ^2018-11-30

åtgärd

Påverka politiken ^{Ingen vald} ^2019-06-30 ^Ändra ^{Ta bort}

Minska risken för ljud och vibrationer från

evenemang/aktiviteter samt exploatering.

ofarlig ljudnivå under lektioner och uppspel

ingen info Helena Hellström 2018-12-23

åtgärd

Miljöutredning (S) ^{Ingen vald} ^2018-11-30

åtgärd

gå igenom ljudvolym vid uppspel

Spara Höga risker

Medel risk: Säkerhet

16. Åtgärd Ansvarig Deadline

Minska risken för hot mot personal.

Helena Hellström 2019-06-09

åtgärd

Riskbedömning trygg skolmiljö - Del 1:

Riskinventering (S)

åtgärd

genomföra riskbedömning ^{Ingen vald} ^2019-06-09 ^Ändra ^{Ta bort}

Minska risken för stöld av fysisk egendom.

åtgärd

Riskbedömning egendomsskydd (S)

åtgärd

(14)

ta bort allt stöldbegärligt gods ^{Ingen vald} ^2018-11-30 ^Ändra ^{Ta bort}

Minska risken för stöld av information.

åtgärd

Riskbedömning egendomsskydd (S)

åtgärd

skaffa låsbart skåp ^{Ingen vald} ^2018-11-30 ^Ändra ^{Ta bort}

Spara Medel risker

Medel risk: Arbetsmiljö

Minska risken för felaktiga arbetsställningar, ensidiga rörelser eller tunga lyft.

åtgärd

Skyddsrond för datorarbetsplatsen (S)

Ingen vald

Skyddsrond fysisk allmän (S) ^{Ingen vald} Skyddsrond varumottagning

och lager (S)

Ingen vald

åtgärd

titta på hur vi kan förbättra hanteringen kermik och instrument/förstärkare

Minska risken för ljud- och bullerproblem.

åtgärd

Skyddsrond fysisk - ljud/buller (S)

Ingen vald

åtgärd

Minska risken för Helena Hellström 2018-11-30

(15)

ensamarbete som kan innebära risk för fysisk skada eller hotfull situation.

åtgärd

Riskbedömning vid ensamarbete (S)

Ingen vald

Riskbedömning vid oplanerat ensamarbete (S)

Ingen vald

åtgärd

Minska risken för avsaknad av rätt resurser för de krav som ställs i arbetet. (tid, kompetens, för mycket att göra, etc.)

åtgärd

Skyddsrond för organisatorisk och social arbetsmiljö 4+4- metoden

åtgärd

Minska risken för otydlighet gällande arbetsuppgifter, förväntningar, arbetssätt och prioriteringar.

åtgärd

Genomför medarbetarsamtal ^{Ingen vald} ^2018-11-30 Skyddsrond för organisatorisk

och social arbetsmiljö:

sammanställning (S)

Säkerställ att samtliga chefer och arbetsledare har tillräcklig kompetens om förebyggande arbete, hantering av ohälsosam arbetsbelastning och kränkande särbehandling.

åtgärd

(16)

Skyddsrond för organisatorisk och social arbetsmiljö:

Utbilda de medarbetare som är chefer eller arbetsledare i organisatorisk och social arbetsmiljö

Ingen vald

åtgärd

genomgå kommunens utbildnignar

Minska risken för att arbetstidernas förläggning påverkar hälsan negativt hos de anställda.

åtgärd

Säkerställ att målen för den organisatoriska och sociala arbetsmiljön är kända av alla på arbetsplatsen.

åtgärd

Kommunicera målen för den organisatoriska och sociala arbetsmiljön till samtliga medarbetare i verksamheten

Ingen vald

åtgärd

(17)

Spara Medel risker

RUTINER ATT GÅ IGENOM: ARBETSMILJÖ

Ansvarig Utförare Deadline

Rutin för att förebygga organisatorisk och social ohälsa (S)

Helena Hellström Ingen vald 2018-11-30

Spara Rutiner

RUTINER ATT GÅ IGENOM: MILJÖ

Ansvarig Utförare Deadline

Rutin för olyckor och tillbud

Helena Hellström Ingen vald 2020-01-01

Spara Rutiner