KFN protokoll 2016-06-16 till hemsidan

(1)

Kultur- och fritidsnämnden Sammanträdesprotokoll

Sammanträdesdatum

2016-06-16

Plats och tid:

Ajournering:

Trosa kommunhus, kl 18.00–21.55

§ 31, kl 20.10-20.30 Beslutande ledamöter: Lena Isoz (M) ordförande

Carl-Gustaf Lidbaum (L) 1:e vice ordförande Tommy Setzman (S) 2:e vice ordförande Zeth Nyström (M)

Astrid Gustavsson (C) Inger Lager (S) Solweig Jansson (S) Inte tjänstgörande ersättare: Ulf Hagstedt (M)

Eva Skansgård (M)

Björn Jaconelli (KD) §§ 29, 31-40 Per Carleson (V)

Kjell G Johansson (S)

Övriga närvarande: Cecilia Högberg, produktionschef Johan Eklind, kulturchef §§ 29-30 Petter Björkman, fritidschef §§ 29-31 Nadja Furuberget Skog, nämndsekreterare Plats och tid för justering: Kommunhuset 2016-06-16

Underskrifter: Paragrafer

§§ 29-40 Nadja Furuberget Skog, sekreterare

Lena Isoz, ordförande

Tommy Setzman, justerande

Anslag/bevis

Organ: Kultur- och fritidsnämnden §§ 29-40

Datum: Sammanträdesdatum Datum för anslags uppsättande Datum för nedtagande

2016-06-16 2016-06-17 2016-07-11

Förvaringsplats för

protokollet: Trosa kommunhus

Underskrift:

Nadja Furuberget Skog, sekreterare

(2)

TROSA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Sida 2(18)

Kultur- och fritidsnämnden 2016-06-16

Innehållsförteckning

§ 29 Godkännande av dagordningen

§ 30 Trosa kvarn KFN 2016/62

§ 31 Tjänstekoncession, Trosa camping KFN 2016/61

§ 32 Kulturpris 2016 KFN 2016/64

§ 33 Idrottspris 2016 KFN 2016/53

§ 34 Kulturfnatt KFN 2016/66

§ 35 Folkets hus KFN 2016/60

§ 36 Uppföljningsmodell- Tjänstekoncessioner KFN 2016/59

§ 37 Uppföljning utvecklingsbidrag 2016 KFN 2015/74

§ 38 Information från produktionschef Cecilia Högberg

§ 39 Anmälan delegationsbeslut KFN 2016/1

§ 40 Övriga anmälningsärenden KFN 2016/2

(3)

§ 29

Godkännande av dagordningen Beslut

Kultur- och fritidsnämnden beslutar

att godkänna dagordningen

___________

(4)

§ 30 KFN 2016/62

Trosa kvarn

Beslut

att ge kontoret i uppdrag att gå vidare med alternativ 6, det vill säga att behålla Kvarnen med kommunen som huvudsaklig hyresgäst

att ge kontoret i uppdrag att kontakta intressenterna för att undersöka om de vill inleda ett samarbete som innebär att de vid enskilda och fristående tillfällen engageras i lokalen

att ge kontoret i uppdrag att konkretisera uppdraget ytterligare till nämnden i september

att ge kontoret i uppdrag att arbeta in Trosa kvarn i internbudgeten för 2017

___________

Ärendet

Trosa kommun har på flera sätt försökt förverkliga Trosa Kvarn som ett kulturens hus i linje med donatorns vilja. Nuvarande hyreskontrakt med fastighetsägaren var den framkomliga väg som fanns för att få till en upprustning och ett

omhändertagande av Trosa Kvarn. Trosa kommun står nu i ett nytt vägskäl rörande möjligheterna att ytterligare utveckla Trosa Kvarn till ett kulturens hus.

Det finns många bra idéer, intressanta hyresgäster och möjliga samarbetspartners bland inkomna intresseanmälningar. Juridiska, ekonomiska och rådighets

utmaningar gör att kontoret förordar att kommunen blir huvudsaklig hyresgäst.

Kontoret föreslås även få i uppdrag att kontakta intressenterna för att tacka för visat intresse och för undersöka om de vill inleda ett samarbete som innebär att de vid enskilda och fristående tillfällen engageras i lokalen, t.ex. för att arrangera en barnteater eller en matmarknadshelg.

Kommunens direkta merkostnad för att driva verksamheten i egen regi jämfört nuläget är marginella. Kostnaden för att driva café som en daglig verksamhet kan inrymmas inom ersättning från myndigheten.

forts.

(5)

forts. § 30

Jäv

På grund av jäv deltar inte Björn Jaconelli (M) i handläggningen i detta ärende.

Ärendets beredning

– Tjänsteskrivelse från produktionschef Cecilia Högberg, 2016-06-16 – PM från Cecilia Högberg, 2016-06-16.

(6)

§ 31 KFN 2016/61

Tjänstekoncession, Trosa camping Beslut

att tilldela anbudsgivare nr 1, Trosa havsbad AB tjänstekoncessionen Trosa camping med havsbad

att uppdra till produktionschefen att teckna erforderliga avtal

___________

Ärendet

Kultur- och fritidsnämnden beslutade under 2014 att upphandla Trosa gästhamn, Kråmö och Trosa camping med havsbad som tjänstekoncessioner då avtalen för respektive område gick ut. Förvaltningen har sedan dess tecknat avtal avseende Trosa gästhamn och Kråmö. Nyttjanderättsavtalet för Trosa camping med havsbad går ut sista december 2016.

Nämnden godkände i februari förfrågningsunderlag/ansökningshandling samt avtalsgrund för Trosa camping med havsbad och dessa har därefter annonserats under perioden 15 mars 2016 fram till den 15 maj 2016.

Nämnden har presenterats de anonymiserade ansökningarna och baserat på

uppfyllda krav, presenterade verksamhetsidéer och investeringsåtaganden i enighet valt att tilldela nr 1, Trosa havsbad AB tjänstekoncessionen Trosa camping med havsbad.

Ärendets beredning

– Tjänsteskrivelse från produktionschef Cecilia Högberg, 2016-06-12

– Sammanställning av inkomna förslag, 2016-06-16 från produktionschef Cecilia Högberg.

Ajournering

Mötet ajourneras från kl. 20.10 till 20.30 efter att förvaltningen presenterat sin sammanställning av inkomna förslag.

Kopia till

Kultur- och fritidskontoret Trosa havsbad AB

(7)

§ 32 KFN 2016/64

Kulturpris 2016

Kultur- och fritidsnämnden beslutar att utse till årets kulturpristagare.

att priset delas ut och pristagaren offentliggörs i samband Trosa Stadslopp 2016 ___________

Ärendet

Trosa kommun delar årligen ut ett Kultur- och idrottspris. Prissumman för respektive pris utgörs av 3 000 kr och priset kommer i år att delas ut i samband med Trosa stadslopp.

Juryn består av kultur- och fritidsnämndens ordinarie ledamöter samt kultur- och fritidskonsulenterna. Kultur- och fritidsnämnden fattar slutligt beslut om pristagare. Beslutet kan ej överklagas.

Kultur- och Idrottspriserna kan inte sökas, enbart nomineras av tredje person. För- slag på kandidater skickas skriftligen Trosa kommun.

Ett antal kriterier finns fastställda för priserna.

Ärendets beredning

– Tjänsteskrivelse från produktionschef Cecilia Högberg, 2016-06-11 – Nomineringar till kulturpriset

Kopia till

Kulturkonsulenten

(8)

§ 33 KFN 2016/63

Idrottspris 2016

att inte dela ut något idrottspris 2016 då inga nomineringar inkom som uppfyller de kriterier som nämnden har uppsatt för pristagare

___________

Ärendet

Trosa kommun delar årligen ut ett Kultur- och idrottspris. Prissumman för respektive pris utgörs av 3 000 kr och priset kommer i år att delas ut i samband med Trosa loppet.

Juryn består av kultur- och fritidsnämndens ordinarie ledamöter samt kultur- och fritidskonsulenterna. Kultur- och fritidsnämnden fattar slutligt beslut om pristagare. Beslutet kan ej överklagas.

Kultur- och Idrottspriserna kan inte sökas, enbart nomineras av tredje person. För- slag på kandidater skickas skriftligen Trosa kommun.

Ett antal kriterier finns fastställda för priserna.

I år inkom inga nomineringar som uppfyllde de kriterier som nämnden har uppsatt för pristagare.

Ärendets beredning

Kopia till

Kultur- och fritidskontoret

(9)

§ 34 KFN 2016/66

Kulturfnatt

att godkänna informationen om att årets Kulturfnatt ställs in på grund av bristande intresse

att uppdra kultur- och fritidskontoret att hösten 2016 tillsammans med föreningarna undersöka vilket intresse som finns för framtida Kulturfnatt eller annan kulturell aktivitet och vad som är syfte, målgrupp och förväntningar.

___________

Ärendet

Den 31 mars 2016 genomfördes ett startmöte för att inleda arbetet med Kulturfnatt 2016. 12 representanter från olika föreningar deltog. En arbetsgrupp om sex

deltagare utsågs.

Ett antal föreningar meddelade tidigt att de av olika skäl inte skulle kunna delta i Kulturfnatt 2016.

Ett nytt möte skulle genomföras den 12 maj men då det helt saknades anmälda ställdes mötet in.

Den 19 maj väcktes mailledes frågan om kommunens engagemang i Kulturfnatt och att det fanns en bild av att kommunen lagt ned Kulturfnatt. Då detta var ett

missförstånd skickade kommunen ut en ny inbjudan till alla föreningar som ville delta i Kulturfnatt. Till mötet som genomfördes den 7 juni kom, utöver kommunens tre representanter, två föreningsrepresentanter.

Slutsatsen på mötet var att Kulturfnatt inte kommer att kunna genomföras 2016.

Samtliga kom fram till att det finns skäl att under hösten bjuda in till ett nytt möte och diskutera vilket intresse som finns för framtida Kulturfnatt och vad som är syfte, målgrupp, förväntningar etc.

Yrkande

Lena Isoz (M) yrkar på bifall till förvaltningens förslag med följande tillägg i andra att satsen:

att uppdra kultur- och fritidskontoret att hösten 2016 tillsammans med föreningarna undersöka vilket intresse som finns för framtida Kulturfnatt eller annan kulturell aktivitet och vad som är syfte, målgrupp och förväntningar.

forts.

(10)

forts. § 34

Beslutsordning

Ordförande frågar nämnden om nämnden kan besluta enligt Lena Isoz (M) yrkande. Ordförande finner att nämnden beslutar enligt yrkandet.

Ärendets beredning

Kopia till

Kulturkonsulenten

(11)

§ 35 KFN 2016/60

Köp av Karlsborg 65, 66 samt försäljning av Utsikten 5, mm.

Beslut

Kultur- och fritidsnämnden beslutar föreslå kommunfullmäktige besluta

att köpa Karlsborg 65 och 66 (Folkets Hus) i Trosa för 1,6 mkr.

att avsätta investeringsmedel om 1 mkr år 2016 och 2,5 mkr år 2017 och 2,5 mkr 2018 för att åtgärda eftersatt underhåll.

att i samband med reviderad budget 2017 utöka Kultur- och fritidsnämndens budget med 200 tkr för att göra interna kommunala bokningar kostnadsfria.

att finansiera ovan genom att i reviderad budget 2017 omfördela medel från kommunfullmäktige och nämnderna.

Kultur- och fritidsnämnden beslutar föreslå Kommunstyrelsen besluta

att uppdra åt mark- och exploateringschefen att sälja Utsikten 5 (Societetshuset).

___________

Ärendet

Trosa Folketshusföreningen har kontaktat kommunen med en önskan om att kommunen köper föreningens fastighet Karlsborg 65 och 66. Parterna vill genom föreslagen fastighetsreglering fortsatt skapa möjlighet för föreningar, organisationer och enskilda att hyra lokalerna för evenemang av skilda slag. Förhandling mellan parterna har gett liggande förslag.

Teknik- och service nämnden är via kultur-, fritid-, teknik-, och servicekontoret ansvariga för skötsel och underhåll av kommunens lokaler. Kontoret har via Kultur- och fritidsnämnden även ansvar för upplåtelser av samlings-/ förening och

idrottslokaler. En av samlingslokalerna som hyrs ut är Societetshuset (Utsikten 5).

Samtidigt har kontoret under en längre tid begränsat åtgärderna på fastighet till felavhjälpande underhåll. Det främsta skälet har varit att invänta beslut om vad fastigheten skall användas till på längre sikt. I det fall Folkets hus lokalen köps in bedöms behovet av Societetshuset som samlingslokal med fördel kunna

omdirigeras till Folkets hus, varför en försäljning av fastigheten Utsikten 5 nu föreslås.

forts.

(12)

forts. § 35

Ärendets beredning

– Tjänsteskrivelse från produktionschef Cecilia Högberg och kommunchef Johan Sandlund 2016-05-31

– Köpekontrakt Karlsborg 65 och 66 – Utkast hyresavtal

– Utkast bilaga 3 (reglering hyresavtal)

Kopia till

Kommunstyrelsen

(13)

§ 36 KFN 2016/59

Uppföljningsmodell- Tjänstekoncessioner

att anta uppföljningsmodellen för Tjänstekoncessioner.

___________

Ärendet

Kultur- och fritidsnämnden har sedan år 2013 upphandlat driften av Simhallen Safiren, Trosa gästhamn, Kråmö stugby och Trosa camping med havsbad som tjänstekoncessioner.

En tjänstekoncession är en sorts upphandling men vi köper inte en tjänst eller en vara. Det upphandlas att någon skall utföra en tjänst åt kommunen som de får betala för men de får också chansen att tjäna pengar på att genomföra tjänsten.

Entreprenören ska stå för riskerna och ges möjligheten tjäna pengarna.

I själva upphandlingen av en tjänstekoncession vinner entreprenören inte på lägsta pris eller motsatt att man är beredd att betala mest utan man vinner på sina idéer.

Alla som lämnar anbud ska godkänna att de är beredda att betala det vi begär att de ska betala. Entreprenören måste uppfylla ett antal skallkrav och därefter sker utvärderingen med avseende på erfarenhet, förmåga och vilka idéer och förslag som presenteras för den verksamhet som kommer att bedrivas i anläggningen.

T.ex. öppettider, service och tillgänglighet, nya verksamheter, event, idéer för utveckling samt de investeringsåtaganden som entreprenören är beredd att åta sig.

I avtalen för tjänstekoncessionerna framgår att uppföljningsmöten skall hållas 1 ggr/månad första året, för att säkerställa att allt fungerar som det ska och att avtalet följs mellan parterna. Efterföljande år kan parterna, om man är överens om det, minska ner antalet uppföljningsmöten, men minst en ggr/kvartal skall dessa hållas. Vid uppföljningsmötena fångas löpande aktuella frågeställningar och utmaningar.

Uppföljningsmötena kompletteras här med framtagen uppföljningsmodell som syftar till att stämma av det utlovade långsiktiga arbetet verksamhetsutveckling, investeringar etc.

För att säkerställa att detta sker systematiskt samt att resultatet av uppföljningarna rapporteras till nämnden har kontoret tagit fram en uppföljningsmodell.

forts.

(14)

forts. § 36

Bakgrund

Kultur- och fritidsnämndens beslutade 2016-05-10, § 21 att återremittera ärendet till förvaltningen för att förtydliga den löpande uppföljningen.

Ärendets beredning

– Tjänsteskrivelse från produktionschef Cecilia Högberg 2016-05-31 – Uppföljningsmodell tjänstekoncessioner

(15)

§ 37 KFN 2015/74

Uppföljning utvecklingsbidrag 2016

att godkänna informationen om utvecklingsbidrag för projekt som främjar integration, mångfald, jämlikhet och jämställdhet.

___________

Ärendet

På kultur- och fritidnämndens sammanträde den 3 december 2015 antogs syften för utvecklingsbidraget 2016. Med anledning av att utvecklingsbidraget för 2016 ska kunna ges till föreningar med projekt som arbetar med att främja integration, mångfald, jämlikhet och jämställdhet, uppdrogs förvaltningen att följa upp beviljade utvecklingsbidrag och rapportera till nämnden i juni 2016.

Totalt tre utvecklingsbidrag har beviljats hitintills och två av dessa kan sägas vara projekt som främjar integration, mångfald, jämlikhet och jämställdhet.

- Trosa Taekwondoförening: Alla ungdomar på Tomtaklintskolan får ta del av koreansk kultur och språk i samband med taekwondoträning. Detta sker under en vecka på idrottslektionerna.

- Trosa Frisksportklubb: Sommarverksamhet med cirkusskola under en vecka.

Ofta når föreningen barn som inte är föreningsaktiva och barn med särskilda behov.

Ärendets beredning

– Tjänsteskrivelse från produktionschef Cecilia Högberg, 2016-06-11.

(16)

§ 38

Information från produktionschef Cecilia Högberg

Cecilia Högberg informerar nämnden om att kultur- och fritidskontoret har ansökt och fått beviljat en summa om 151 401 kronor från myndigheten för ungdoms och civilsamhällsfrågor Pengarna ska användas för sommarlovsaktiviteter utöver det vanliga. Föreningar kan söka dessa pengar från kommunen för att utföra

sommarlovsaktiviteter.

(17)

§ 39 KFN 2016/1

Delegationsbeslut Beslut

att lägga delegationsbesluten till handlingarna.

___________

Löpnr/

Dnr

Punkt i del.

ordning

Ärende och beslut Datum för beslut

Delegat, titel

4.2 Trosa Vagnhärads Kampförening,

Ledarutbildningsbidrag 8873 kr

2016-05-06 Petter Björkman

2.2 Ändring av

bibliotekarietjänst från 50% bibliotekarie + 25%

skolbibliotekssamordnare till 90% bibliotekarie

2016-05-30 Johan Eklind

2.2 Entledigande av

biblioteksassistent

4.5 Borttagning av

tidningsläsaröppettid 160613-160930

(18)

§ 40 KFN 2016/2

Övriga anmälningsärenden Beslut

att lägga anmälningarna till handlingarna.

___________

Kultur- och fritidsnämnden har tagit del av följande ärenden:

Kommunfullmäktige

– Beslut 2016-04-20, § 26. Prövning av frågan om ansvarfrihet för 2015 års verksamhet

– Beslut 2015-04-20, § 27. Årsredovisning för Trosa kommun och koncern 2015