Protokoll PU 2016-06-16 §§ 35-41

(1)

VARA KOMMUN

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL

Utdragsbestyrkande

Sammanträdesdatum

Personalutskottet 2016-06-16 1

Tid och plats Klockan 08.00-10.50, HR-chefens rum

(Ajournering klockan 09.15-09.40)

Beslutande Alexandra Gustafsson (S), ordf.

Ingemar Gruvaeus (C)

Per Gunnarsson (M), vice ordf.

Övriga närvarande Fredrik Karlsson, personalföreträd. SSR Nina Persson, HR-chef

Per Kärnblad, nämndsekreterare

§ 41

Justerare Per Gunnarsson

Justeringens tid och plats 2016-06-21 Klockan 17.00, Kommunhuset

Under-

skrifter Sekreterare Paragrafer 35-41

Per Kärnblad

Ordförande

Alexandra Gustafsson

Justerare

Per Gunnarsson

ANSLAG/BEVIS

Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag

Organ Personalutskottet Förvaringsplats för

protokollet Kansliavdelningen

Sammanträdesdatum 2016-06-16

Datum för när anslaget ska

sättas upp 2016-06-22 Datum för när ansla-

get ska tas ner 2016-07-13

Underskrift

(2)

Introduktion av ny HR-chef ... 3

Ansökan om ersättning för förlorad förvärvsinkomst enligt schablonberäknad årsinkomst ... 4

Uppföljning av semestervikarier under sommaren 2016 ... 5

Rutiner för ersättningsblanketter till förtroendevalda ... 6

Uppföljning av blanketter i samband med avslutningssamtal ... 7

Situationen på Individ- och familjeomsorgen, IFO... 8

(3)

VARA KOMMUN

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sammanträdesdatum

Utdragsbestyrkande PU § 35

Ändringar i ärendelistan

Personalutskottets beslut Följande ändringar görs i ärendelistan:

- Extra informationsärende: ”Situationen på Individ- och familjeomsorgen, IFO” § 41.

- Ärende 7: ”Övriga frågor” utgår.

__________

(4)

Utdragsbestyrkande

Introduktion av ny HR-chef

Den sedan tre veckor nytillträdda HR-chefen Nina Persson presenterar sig för personalutskottet.

Hon kommer ursprungligen från Stenungssund utanför Göteborg men bor nu i Vara. I botten är hon personalvetare och har jobbat inom olika personal-, löne- och HR-tjänster under hela sin yrkesverksamma tid. Senast kommer Nina från Volvo i Skövde, där hon har haft en roll som HR-chef i åtta år.

I Vara bor hon med sin man Daniel och sonen Kasper. Anledningen till att söka jobbet som HR-chef i kommunen var, förutom närheten till arbetsplatsen, att få testa på den kommunala branschen i ledande HR-funktion.

Nina ser fram emot arbetet och ser redan nu mycket potential i kommunen.

Hon vill gärna hitta arbetssätt som kan fungera över tid och har med sig mycket erfarenhet från industri-branschen där rutiner är viktiga.

De stora projekten framåt anses, förutom att arbeta fram rutiner, att bli avtals- rörelsen och kommunens sjukfrånvaro.

__________

(5)

VARA KOMMUN

Utdragsbestyrkande

PU § 37 Dnr 153/2016

Ansökan om ersättning för förlorad förvärv- sinkomst enligt schablonberäknad årsinkomst

Personalutskottets beslut

Personalutskottet beviljar Carl-Uno Olsson schablonersättning för förlorad förvärvsinkomst 2016.

__________

Sammanfattning av ärendet

Ansökan om ersättning för förlorad förvärvsinkomst enligt schablonberäknad årsinkomst har 2016-05-24 inkommit från förtroendevald; Carl-Uno Olsson.

Enligt kommunstyrelsens delegationsordning är det personalutskottet som har rätt att tolka regler beträffande förtroendevaldas arvoden.

Det anses att den inlämnande ansökan stämmer och att den förtroendevalda har rätt till schablonersättning för förlorad förvärvsinkomst för året 2016.

__________

(6)

Utdragsbestyrkande

Uppföljning av semestervikarier under som- maren 2016

Personalutskottet ger förvaltningen i uppdrag att återkomma med en utvärde- ring av tillsättandet av semestertjänster på dess sammanträde 2016-09-13.

__________

En första rapportering av semestervikarier för sommaren 2016 presenterades inför personalutskottet 2016-05-12 § 31. I samband med detta fick förvalt- ningen i uppdrag att återkomma med en uppföljning av tillsättandet av se- mestervikarierna på nästkommande möte.

Sedan den första avrapporteringen har 22 nya ansökningar kommit in till äldre- omsorgen och av dessa har 11 anställts.

Totalt har 114 semestervikarier anställts till äldreomsorgen, 51 till omsorg vid funktionsnedsättning, 10 till boende för ensamkommande och 3 till Nattpatrul- len. Totalt har 178 sommarvikarier anställts inför sommaren.

Det uppfattas som att läget är under kontroll för enheterna när det gäller till- sättningen av semesterpersonal, men detta kommer HR-avdelningen att stämma av mer noggrant med enheterna.

__________

(7)

VARA KOMMUN

Utdragsbestyrkande PU § 39

Rutiner för ersättningsblanketter till förtroen- devalda

Personalutskottets beslut Förvaltningen får i uppdrag att:

1. Undersöka om arvodesreglerna för politiker anses vara tydliga.

2. Arbeta fram en rutin för hur ersättningsblanketterna till folkvalda ska hante- ras av tjänstemännen.

3. Undersöka en digitalisering av ersättningsblanketter till folkvalda.

__________

Det har uppmärksammats att det finns problem med rutinerna kring ersätt- ningsblanketterna för de folkvalda i kommunen.

Det upplevs som oklart vem som ska attestera blanketten och om denne då även har som ansvar att kontrollera att alla uppgifter stämmer eller om det fall- ler på en annan person. I vissa nämnder och utskott är det förvaltningschef som attesterar, i andra avdelningschef eller nämndsekreterare.

Att folkvalda fyller i flera skilda uppdrag på en och samma blankett kan skapa ett visst extraarbete för tjänstemännen där olika personer med vetskap om mö- testider måste eftersökas och flera måste attestera samma blankett.

En möjlig förbättring skulle vara en digitalisering av blanketterna. Detta har testats förut av Vara kommun, men sättet som de hanterades på då skapade extraarbete för tjänstemännen. Att dra lärdom av problemen i detta första försök med digitalisering anses vara ett måste för att en ny digitalisering ska kunna ske.

En digitalisering får inte skapa mer arbete för någon tjänsteman i processen.

I vilket fall som helst måste det ske en standardisering av rutinerna med ersätt- ningsblanketterna och de måste bli tydliga för att undvika eventuella missför- stånd. Samma sak gäller för arvodesreglerna för politikerna, om de skapar miss- förstånd redan där blir det svårare för tjänstemännen att hantera dem i nästa steg.

__________

(8)

Utdragsbestyrkande

Uppföljning av blanketter i samband med av- slutningssamtal

Personalutskottet godkänner förvaltningens förslag till avslutningsblanketter med vissa redaktionella ändringar.

__________

På personalutskottets sammanträde 2016-05-12 § 33 fick förvaltningen i uppdrag att förtydliga avslutningsblanketterna för att det tydligt skulle framgå att namn, enhet och befattning ska finnas med för den som avslutar sin tjänst.

Avslutningssamtal erbjuds de som arbetat minst ett år och som frivilligt avslutar anställningen eller går i pension. Normalt ska samtalet ske med närmsta chef, som också är den som ska ta initiativet till att samtalet sker. Arbetstagaren har dock rätt att genomföra samtalet med annan om det önskas. Vid samtalet fylls en avslutningsblankett i där exempelvis orsaker, förslag på förbättringar och synen på Vara kommun som arbetsgivare är viktiga frågor.

Förvaltningen har nu gjort ett förtydligande i blanketterna och presenterar ett förslag inför personalutskottet.

__________

(9)

VARA KOMMUN

Utdragsbestyrkande

PU § 41 Dnr 80/2016

Situationen på Individ- och familjeomsorgen, IFO

Personalutskottet tar till sig informationen och meddelar att ett av dess sam- manträden kommer att hållas på IFO under hösten för att undersöka situationen ytterligare.

__________

Fredrik Karlsson, personalföreträdare på SSR, har bjudits in för att prata om situationen på Individ- och familjeomsorgen, IFO.

Personalen på IFO lämnade 2016-02-08 in en skrivelse till Vara kommun där situationen på deras arbetsplats beskrevs. Sedan dess har en del praktiska saker som lyftes i skrivelsen blivit lösta. De som önskat mobiltelefon har fått en så- dan, vissa datorer har bytts ut och flera personer har fått dubbla skärmar. Det ska även tillsättas samordnare som ska avlasta cheferna samt vara ett dagligt stöd till medarbetarna.

Det upplevs fortfarande som att det är en stor rörlighet bland personalen. Flera erfarna kollegor har sagt upp sig och det har lett till att många nya personer finns på IFO just nu. Även att chefer får ett stöd i sitt arbete, speciellt om de är nya, anses vara viktigt för hela personalen.

Ibland anses förändringar ske för snabbt och utan en riskanalys eller förankring hos personalen. Ett exempel som lyfts är Vara Beroendeteam som flyttats till Vårdcentralen. De sitter just nu i en öppen korridor och personalen har samma toaletter som klienterna, vilket inte upplevs optimalt. Det som önskas är mer förankring för dessa typer av förändringar och att Samverkansgruppen blir mer delaktiga i dessa beslut.

Personalen har nyligen fått ett strukturtillägg vilket har använts till att lyfta upp de som legat lågt lönemässigt. Detta har lett till att personalen fått mer konkur- renskraftiga löner. Men personalen hade föredragit mer medel för att få till en lönespridning, vilket saknas just nu.

__________