Kultur- och fritidsnämnden Sammanträdesprotokoll
Sammanträdesdatum
2016-02-25
Plats och tid: Trosa kommunhus, kl 18.00–20.15 Beslutande ledamöter: Lena Isoz (M) ordförande
Carl-Gustaf Lidbaum (L) 1:e vice ordförande Tommy Setzman (S) 2:e vice ordförande Zeth Nyström (M)
Astrid Gustavsson (C) Inger Lager (S) Daniel Tukia (MP) Inte tjänstgörande ersättare: Eva Skansgård (M)
Joel Öhman (M) Björn Jaconelli (KD) Kjell G Johansson (S)
Övriga närvarande: Cecilia Högberg, produktionschef Johan Eklind, kulturchef §§ 9-13 Petter Björkman, fritidschef
Nadja Furuberget Skog, nämndsekreterare Plats och tid för justering: Kommunhuset 2016-03-04
Underskrifter: Paragrafer
§§ 9-18 Nadja Furuberget Skog, sekreterare
Lena Isoz, ordförande
Tommy Setzman, justerande
Anslag/bevis
Organ: Kultur- och fritidsnämnden §§ 9-18
Datum: Sammanträdesdatum Datum för anslags uppsättande Datum för nedtagande
2016-02-25 2016-03-04 2016-03-30
Förvaringsplats för
protokollet: Trosa kommunhus
TROSA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Sida 2(13)
Kultur- och fritidsnämnden 2016-02-25
Innehållsförteckning
§ 9 Godkännande av dagordningen
§ 10 Bokslut och verksamhetsberättelse 2015 för kultur- och fritidsnämnden
KFN 2016/9
§ 11 Redovisning av utförd internkontrollplan 2015 KFN 2015/61
§ 12 Internkontrollplan 2016 för Kultur- och fritidsnämnden
KFN 2016/8
§ 13 Information: Samkultur Sörmlands kulturplan
§ 14 Information: Remiss Kråmö
§ 15 Tjänstekoncession Trosa camping KFN 2016/6
§ 16 Anmälan delegationsbeslut KFN 2016/1
§ 17 Övriga anmälningsärenden KFN 2016/2
§ 18 Övrigt
TROSA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Sida 3(13)
Kultur- och fritidsnämnden 2016-02-25
§ 9
Godkännande av dagordningen Beslut
Kultur- och fritidsnämnden beslutar att godkänna dagordningen
___________
TROSA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Sida 4(13)
Kultur- och fritidsnämnden 2016-02-25
§ 10 KFN 2016/9
Bokslut och verksamhetsberättelse 2015 för Kultur- och fritidsnämnden
Beslut
Kultur- och fritidsnämnden beslutar
att godkänna bokslut 2015
att överlämna bokslutet till kommunstyrelsen
___________
Ärendet
Nämnden uppvisar ett positivt resultat med 1 641 tkr. Huvuddelen av överskottet härrör från lägre kostnad för räntor och avskrivningar, kapitaltjänstkostnader, än budgeterat för Safiren. Vid delårsrapporten prognostiserades detta ge ett positivt resultat om + 2 400 tkr men resultat försämrades genom kostnadsförda
advokatkostnader rörande tvisten om Safiren. Trosa kommun har meddelats
gynnande dom vilket innebär att dessa kostnader kommer att täckas av motparten i det fall domen inte omprövas.
Ett stort antal aktiviteter har genomförts under året och några av årets viktigaste händelser är, tjänstekoncessionsupphandling för Trosa gästhamn och Kråmö, bidragssystemet har reviderats, meröppet även på Trosa stadsbibliotek, språkcaféer, konsttriangeln, kulturfnatt, nya ämnen har testats och införts på Kulturskolan, kulturskolan har genomfört konserter på samtliga äldreboenden, fritidsgårdarna har haft sommaröppet i Gästhamnen i Trosa under juni och augusti och vi har startat en Ungdomsgrupp med ungdomar från Trosa IRL och Ungdomens Hus.
Det fortsatta utvecklingsarbetet kommer bland annat att handla om att
kommunicera det nya bidragssystemet, utveckla samarbetet med biblioteken och andra kulturaktörer kring programverksamhet och evenemang, bidra i arbetet med att utveckla skolbiblioteken, samla resurser för att stötta kommunens ungdomar, tidigarelägga möjligheten att gå på kulturskolan, fortsatt arbete för förbättringar på våra idrotts- och friluftsanläggningar, kulturskolan ökar kursutbudet och försöker göra kurser attraktiva för barn i låg- och högstadieåldrar med ämnen som t ex bild/konst, musikteknik/produktion och sång/kör utifrån förfrågan och möjligheter.
Yrkande
– Daniel Tukia (MP) yrkar bifall till förvaltningens förslag med följande tillägg:
att ge förvaltningen i uppdrag att återkoppla arbetet med ekologisk hållbarhet inom respektive verksamhetsområde under nämndens sammanträde i maj.
TROSA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Sida 5(13)
Kultur- och fritidsnämnden 2016-02-25
Beslutsordning
Ordförande frågar nämnden om nämnden kan besluta enligt Daniel Tukias (MP) yrkande. Ordförande finner att nämnden beslutar enligt yrkandet.
Ärendets beredning
– Tjänsteskrivelse från produktionschef Cecilia Högberg och ekonom Monica Andersson, 2016-02-11.
– Bokslut 2015 för Kultur- och fritidsnämnden.
Kopia till:
Kommunstyrelsen
TROSA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Sida 6(13)
Kultur- och fritidsnämnden 2016-02-25
§ 11 KFN 2015/61
Redovisning av utförd internkontroll 2015 Beslut
Kultur- och fritidsnämnden beslutar
att godkänna redovisning av 2015 års internkontroll.
___________
Ärendet
Internkontrollplanen antogs av kultur- och fritidsnämnden 2015-05-11. Kontroll av 27 rutiner/ moment har genomförts och endast 2 redovisas med anmärkning. Den ena punkten rör outbildade lärare inom kulturskolan och under året saknade 2 lärare adekvat utbildning men detta bedöms inte ha negativ effekt på
undervisningskvalitén. Den andra punkten avser mäta om antalet elever på kulturskolan minskar, här redovisas en svag minskning.
En kortfattad beskrivning av alla kontroller samt kommentarer till dessa återfinns i bilaga ”Samlat dokument utförd internkontroll 2015 KFN”.
Ärendets beredning
– Tjänsteskrivelse från produktionschef Cecilia Högberg, 2016-02-13 – Samlat dokument utförd internkontroll 2015 Kultur- och fritidsnämnden
TROSA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Sida 7(13)
Kultur- och fritidsnämnden 2016-02-25
§ 12 KFN 2016/8
Internkontrollplan 2016 för Kultur- och fritidsnämnden Beslut
Kultur- och fritidsnämnden beslutar att anta 2016 års internkontrollplan.
___________
Ärendet
Enligt kommunallagen 6 kap § 7 ska nämnderna försäkra sig om att den interna kontrollen är tillräcklig och att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt.
Varje år ska en ny internkontrollplan arbetas fram och antas av nämnden.
Internkontrollen avseende 2015 är genomförd och visade på få anmärkningar.
Framtagen plan bygger i huvudsak på genomförd riskanalys som gjorts av
kontorets ledningsgrupp och dels på ett antal kommungemsamma kontrollmoment inom områdena Personal, Delegering och Personuppgiftslagstiftning. Nytt för i år är att riskanalysen för respektive verksamhet/ enhet utgår från ett antal
gemensamma områden, syftet är att systematisera riskanalysen för att ”tvinga” oss att beakta verksamheten från olika perspektiv. Identifierade områden är
Uppdraget, Tjänstemottagare, Stöld/skadegörelse, Upphandling, Information och kommunikation, Personal, Arbetsmiljö fysisk, Arbetsmiljö psykisk, Mutor och jäv och slutligen Ekonomi. Identifierade risker bedöms och poängsätts utifrån
sannolikheten att de inträffar och vilka konsekvenser som uppstår om den inträffar.
Sannolikheten multiplicerat med konsekvensen ger ett riskvärde, i det fall
riskvärdet uppgår till 8 eller mer tas risken med i kontrollplanen. Totalt 19 risker har identifierats och förts in i internkontrollplanen för 2016.
Ärendets beredning
– Tjänsteskrivelse från produktionschef Cecilia Högberg, 2016-02-13 – Internkontrollplan 2016 för Kultur- och fritidsnämnden
– Riskanalys 2016 Kultur- och fritidsnämnden
TROSA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Sida 8(13)
Kultur- och fritidsnämnden 2016-02-25
§ 13
Information: Samkultur Sörmlands kulturplan
Johan Eklind och Tommy Setzman informerar om Samkultur Sörmland utifrån följande rubriker;
Bakgrund
Kulturplanen
Struktur
Sörmlandsmodellen
Statistik
Uppföljning
Nämnden ger förvaltningen i uppdrag att återkomma med mer information angående uppföljningen av Samkultur Sörmland.
TROSA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Sida 9(13)
Kultur- och fritidsnämnden 2016-02-25
§ 14
Information: Remiss Kråmö
Produktionschef Cecilia Högberg informerar nämnden om att länsstyrelsen på begäran av kommunen 2015 beslutade att tillstyrka att Kråmö naturreservat ombildas till ett kommunalt naturreservat.
Vid en ombildning av naturreservatet kommer åtagandet för skötselplanen hamna hos kommunen. I tjänstekoncessionsavtalet gällande Kråmö står att entreprenören som driver anläggningen på Kråmö åtar sig att sköta naturreservatet enligt
upprättad skötselplan.
TROSA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Sida 10(13)
Kultur- och fritidsnämnden 2016-02-25
§ 15 KFN 2016/6
Tjänstekoncession Trosa camping Beslut
Kultur- och fritidsnämnden beslutar
att anta förslag till ansökningshandling samt förslag till avtalsgrund för tjänstekoncessionen Trosa camping med havsbad.
___________
Ärendet
Kultur- och fritidsnämnden beslutade under 2014 att upphandla Trosa gästhamn, Kråmö och Trosa camping med havsbad som tjänstekoncessioner då avtalen för respektive område gick ut.
Förvaltningen har sedan dess tecknat avtal avseende Trosa gästhamn och Kråmö.
Nu har förslag till förfrågningsunderlag/ansökningshandling samt avtalsgrund för Trosa camping med havsbad tagits fram. Gällande nyttjanderättsavtal för Trosa camping med havsbad går ut sista december 2016.
Ansökningshandlingarna kommer att ligga ute för besvarande från 15 mars 2016 fram till den 15 maj 2016 för att sedan utvärderas under maj-juni månad.
Tilldelningsbeslut kommer att fattas av Kultur- och fritidsnämnden i juni 2016.
Ärendets beredning
– Tjänsteskrivelse från produktionschef Cecilia Högberg, 2016-02-13 – Ansökningshandling
– Verksamhetsavtalet – Camping bilaga 1
TROSA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Sida 11(13)
Kultur- och fritidsnämnden 2016-02-25
§ 16 KFN 2016/1
Delegationsbeslut Beslut
Kultur- och fritidsnämnden beslutar
att lägga delegationsbesluten till handlingarna.
___________
Ärendet
Inga delegationsbeslut har inkommit till nämndsekreterare 2016-02- 19.
TROSA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Sida 12(13)
Kultur- och fritidsnämnden 2016-02-25
§ 17 KFN 2016/2
Övriga anmälningsärenden Beslut
Kultur- och fritidsnämnden beslutar att lägga anmälningarna till handlingarna.
___________
Ärendet
Inga övriga anmälningsärenden har inkommit till nämndsekreterare 2016-02-19
TROSA KOMMUN Sammanträdesprotokoll Sida 13(13)
Kultur- och fritidsnämnden 2016-02-25
§ 17 KFN 2016/2
Övrigt
Nämnden får ta del av Fritidsgårdarnas årskrönika.
