Revidering av krisledningsnämndens reglementeBeslut

(1)

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL

Kommunstyrelsen Sammanträdesdatum

2020-03-25 41/63

Justerandes sign Utdragsbestyrkande

KS § 52 Dnr KS/2020:184-003

Revidering av krisledningsnämndens reglemente

Beslut

Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att

1. revidera krisledningsnämndens reglemente enligt förslag daterat 2020-03- 24,

2. ändringen ska träda i kraft så snart kommunfullmäktiges protokoll är justerat.

Beslutsgång

Ordföranden finner att det endast finns ett förslag till beslut och att detta blir kommunstyrelsens beslut.

Beskrivning av ärendet

Sedan en tid tillbaka är det enligt kommunallagen (2017:725), KL, möjligt att låta en ledamot delta på distans vid nämndsammanträde, om fullmäktige beslutat detta. Möjligheten till deltagande på distans ska enligt förarbetena till samma lag för kommunfullmäktiges del regleras i kommunfullmäktiges arbetsordning och för nämndernas del, i respektive reglemente.

I Strängnäs kommun finns för närvarande inte rutiner som möjliggör förfarande med distansdeltagande ledamöter. Detta förslag skrivs i syfte att säkerställa den formella möjligheten för nämnden att besluta att en ledamot ska kunna medges att närvara på distans. Möjligheten kan endast användas sedan det säkerställts att kommunen har tekniska möjligheter att uppfylla de krav som ställs i lagtexten.

Bakgrunden till den reglering som öppnar upp för möjligheter till deltagande i beslutande möten på distans är att det i flera undersökningar konstaterats att det blir svårare att rekrytera till förtroendeuppdrag samtidigt som allt fler hoppar av sina kommunala förtroendeuppdrag. Sammanfattningsvis ville man underlätta människors deltagande. Samtidigt uttalades att fysisk närvaro fortsatt ska vara huvudregeln och att deltagande på distans ska vara ett undantag att använda i situationer då beslutsfattande annars inte skulle kunna komma till stånd.

Bakgrunden till att en översyn görs här och nu är en pandemi, med pågående samhällsspridning i Sverige. Hur länge åtgärder för att förhindra smittspridning kommer behövas är i dagsläget oklart. Men för den händelse att åtgärder behöver vidtas över tid skulle det vara ett värdefullt instrument för att kunna upprätthålla de beslutande politiska organens beslutsförhet och förmåga att i möjligaste utsträckning upprätthålla normal verksamhet.

De relevanta lagrummen återfinns i 5 kap 16 § och 6 kap 24 §§ kommunallagen (2017:725). Av de två lagrummen framgår följande.

ProSale Signing Referensnummer: 855898

(2)

2020-03-25 42/63

Av 6 kap 24 § kommunallagen framgår att fullmäktige ska besluta i vilken utsträckning ledamöter får delta i en nämnds sammanträden på distans.

Deltagande på distans ska ske på det sätt som anges i 5 kap 16 §.

En ledamot som deltar på distans ska anses vara närvarande vid nämndens sammanträde.

Av 5 kap 16 § kommunallagen framgår att ledamöter får delta i fullmäktiges sammanträden på distans om fullmäktige har beslutat det.

Deltagandet ska i sådant fall ske genom ljud- och bildöverföring i realtid samt på ett sådant sätt att samtliga deltagare kan se och höra varandra och delta på lika villkor.

En ledamot som deltar på distans ska anses vara närvarande vid fullmäktiges sammanträde.

I samband med beredning av ärendet har undertecknad varit i kontakt med andra kommuner. Det har konstaterats att lösningen sällan tillämpats praktiskt och att åtminstone en kommun som sedan tidigare öppnat upp för möjligheten, sedan pandemiutbrottet, inskränkt möjligheten till distansdeltagande till situationer när nämnden inte annars skulle vara beslutsför, på grund av tekniska svårigheter som visat sig finnas.

Det understryks därmed att möjligheten till deltagande på distans bör vara ett sistahandsalternativ, på grund av att det fysiska mötet i sig är viktigt och på grund av risken att viktiga beslut annars överklagas med stöd av bestämmelserna i 13 kap KL och upphävs av domstol på formella grunder.

Närmare om de krav som ställs

Kraven på hur deltagandet ska ske har utvecklats i förarbetena och innebär för det första att det måste ske en överföring av både ljud och bild i realtid. Bild- och ljudöverföring måste även ske på ett sådant sätt att samtliga deltagare kan se och höra varandra. Det betyder att:

De som är närvarande i sammanträdeslokalen måste kunna se och höra den distansdeltagande ledamoten.

Den distansdeltagande måste kunna se och höra samtliga andra deltagare.

Om flera ledamöter deltar på distans måste även de distansdeltagande ledamöterna kunna se och höra varandra.

Samtliga deltagare måste kunna delta på lika villkor. Det innebär att ljud- och bildöverföringen måste vara stabil och av hög kvalitet. Om bild- eller ljudkvaliteten försämras eller förbindelsen bryts måste sammanträdet enligt förarbetena avbrytas

(3)

2020-03-25 43/63

tills en förbindelse av sådan kvalitet har återupprättats att alla åter kan sägas delta på lika villkor.

Den som deltar på distans måste även ha möjlighet att ta del av handlingar som delas ut vid sammanträdet och delta i avgörandet av ärendena, även i de fall

avgörandet sker genom omröstning. Så länge de digitala utskicken fungerar som de ska bör detta inte vara ett problem i Strängnäs kommun. Det är ändå viktigt att tänka på att om den som deltar på distans inte kan vara fullt delaktig i alla de ärenden som behandlas vid sammanträdet kan deltagandet i det sammanträdet inte sägas ske på lika villkor för alla ledamöter.

Den som deltar på distans måste kunna delta i omröstningar på lika villkor som de närvarande ledamöterna. (Närvarokontrollen måste givetvis kunna ske på samma sätt som när samtliga ledamöter är närvarande).

Såväl den sammanträdesplattform som används, som de tekniska hjälpmedel och den lokal som används, av distansdeltagande ledamot, måste uppfylla erforderliga krav på säkerhet, så att kommunen följer gällande dataskydds- och

sekretesslagstiftning.

Förslag till skrivning i reglementet

I SKR:s ”normalmall” föreslås frågan om en nämnds möjlighet att delta på distans regleras enligt följande:

”Styrelsen/nämnden får, om särskilda skäl föreligger, sammanträda med ledamöter närvarande på distans. Sådant sammanträde får endast äga rum om ljud- och bildöverföring sker i realtid och på ett sådant sätt att samtliga deltagare kan se och höra varandra på lika villkor.

Lokalen ska vara så beskaffad att inte obehöriga kan ta del av sammanträdeshandlingar, bild eller ljud.

Ledamot som önskar delta på distans ska senast … dagar i förväg anmäla detta till styrelsens/nämndens kansli. Ordföranden avgör om närvaro får ske på distans.

Styrelsen/nämnden får bestämma vad som närmare ska gälla om deltagande på distans i styrelsen/ nämnden.”

Mot bakgrund av vad som sagts ovan angående behovet av att se över rutiner för hur distansdeltagande ska ske innan nämnden får öppna upp för

distansdeltagande, mot bakgrund av problem som påtalats från andra kommuners sida, samt mot bakgrund av skrivningen i förarbetena till kommunallagen om att ledamot endast ska delta på distans om det finns risk för att nämnden annars inte blir beslutsför, föreslås följande skrivning i 8 § krisledningsnämndens reglemente.

(4)

2020-03-25 44/63

Regleringen att ledamot ska anmäla deltagande på distans senast tre dagar i förväg har skett i samråd med kommunsekreterare (de andra kommuner där regleringen av antalet dagar i förväg är känd för undertecknad är Uppsala och Västerås, som har angett att deltagande på distans ska ske fem dagar i förväg)

”Nämnden får, om särskilda skäl föreligger och om det finns risk för att nämnden annars inte kommer att vara beslutsför, sammanträda med ledamöter

närvarande på distans.

Sådant sammanträde får endast äga rum om ljud- och bildöverföring sker i realtid och på ett sådant sätt att samtliga deltagare kan se och höra varandra på lika villkor. Ljud- och bildöverföringen ska ske på ett sätt som säkrar att

utomstående inte kan avlyssna sammanträdet.

Lokalen som deltagande på distans vistas i ska vara så beskaffad att inte obehöriga kan ta del av sammanträdeshandlingar, bild eller ljud.

Ledamot som önskar delta på distans ska senast tre (3) dagar i förväg anmäla detta till förvaltningen. Ordföranden avgör om närvaro får ske på distans.

Nämnden får bestämma vad som närmare ska gälla om deltagande på distans i nämnden.”

Införandet av paragrafen får också till följd att paragrafer, efter nuvarande 7 § i krisledningsnämndens reglemente byter nummer.

Ekonomiska konsekvenser för kommunen

Beslutet att formellt öppna upp för distansdeltagande vid krisledningsnämndens sammanträden har inga ekonomiska konsekvenser för kommunen.

De ekonomiska konsekvenserna av att praktiskt möjliggöra distansdeltagande kan i skrivande stund inte överblickas helt.

Det pågår ett arbete kring värdering av behovet av eventuellt inköp av

mötesplattform och framförallt iordningställande av lokaler i kommunhuset så att bild och ljud kan överföras från lokalen på ett säkert sätt (krisledningsnämnden är en förhållandevis liten nämnd och i förhållande till dem bedöms preliminärt att det åtminstone finns lokal som kan användas).

Behovet av tillhandahållande av eventuell utrustning till distansdeltagare behöver ses över.

Övriga konsekvenser

Beslutet medför inga övriga konsekvenser.

(5)

2020-03-25 45/63

Uppföljning

Uppföljning ska ske vid behov, under processen med att införa rutiner och eventuellt utarbetande av styrdokument som närmare reglerar nämndens deltagande på distans. Förutom den översyn som kommer ske vid behov ska uppföljning ske årligen.

Beslutsunderlag

Tjänsteutlåtande, Revidering av krisledningsnämnden reglemente, 2020-03-22 Förslag, Reglemente för krisledningsnämnden i Strängnäs kommun, 2020-03-24 Beslutet skickas till

Kommunfullmäktige

(6)

STYRDOKUMENT Reglemente 2020-03-24

1/5

Beslutad: XXXX-XX-XX § XX

Myndighet: Kommunfullmäktige

Diarienummer: KS/2020:184-003

Ersätter: Reglemente för krisledningsnämnden beslutad av kommunfullmäktige 2016-11-28 § 236

Gäller för: Krisledningsnämnden

Gäller fr o m: XXXX-XX-XX

Gäller t o m: Tillsvidare

Dokumentansvarig: Kansliavdelningen

Uppföljning: Årligen

Reglemente för Krisledningsnämnden i Strängnäs kommun

Det som föreskrivs om krisledningsnämnd i lagen (2006:544) om kommuners och landstings åtgärder inför och vid extraordinära händelser i fredstid och höjd beredskap ligger till grund för krisledningsnämndens verksamhet.

Uppgifter och ansvarsområde

§ 1

Krisledningsnämnden har till uppgift att utgöra ledningsfunktion och fullgöra kommunens uppgifter som enligt lag ankommer på kommunen vid

extraordinära händelser i fredstid. Med extraordinär händelse avses en sådan händelse som avviker från det normala, innebär en allvarlig störning eller överhängande risk för en allvarlig störning i viktiga samhällsfunktioner och kräver skyndsamma insatser av kommunen.

Krisledningsnämndens verksamhet

§ 2

Ordförande i krisledningsnämnden bedömer när en extraordinär händelse medför att nämnden ska träda i funktion och beslutar i sådana fall att så ska ske.

Ordföranden får besluta på nämndens vägnar i ärenden som är så brådskande att nämndens avgörande inte kan avvaktas. Sådana beslut ska därefter snarast anmälas till nämnden. Har ordföranden i krisledningsnämnden förhinder träder vice ordföranden i dennes ställe.

(7)

2/5

§ 3

Krisledningsnämnden får fatta beslut om att överta hela eller delar av

verksamhetsområden från övriga nämnder i kommunen i den utsträckning som är nödvändig med hänsyn till den extraordinära händelsens art och omfattning.

Krisledningsnämndens ordförande ska vid sådana beslut omgående informera ordförande i berörd nämnd om beslutet.

När förhållandena medger det ska krisledningsnämnden besluta att de uppgifter som nämnden har övertagit från andra nämnder ska återgå till ordinarie nämnd.

Krisledningsnämndens beslut ska anmälas vid närmast följande fullmäktigesammanträde. Fullmäktige beslutar om omfattningen av redovisningen och formerna för denna.

Redovisning ska ske vid varje kommunfullmäktigemöte och

kommunstyrelsesammanträde efter det att nämnden trätt i funktion.

Ledamöterna i kommunstyrelsen och kommunfullmäktige ska fortlöpande delges protokoll från nämndens sammanträden.

Krisledningsnämnden ska endast sammanträda för att fatta beslut. Den operativa krisledningen svarar en operativ krisledningsstab för. Den operativa

krisledningsstaben ska fortlöpande informera nämnden om händelsens förlopp och vidtagna åtgärder. Krisledningsnämnden ansvarar för att denna information sammanfattas och redovisas till kommunstyrelsen och kommunfullmäktige.

§ 4

Kommunstyrelsen får, när krisledningsnämndens verksamhet som är föranledd av den extraordinära händelsen inte längre behövs, besluta att verksamheten ska upphöra. Om styrelsen fattar ett sådant beslut återgår de verksamhetsområden som krisledningsnämnden har övertagit till ordinarie nämnd. Ett sådant beslut om att krisledningsnämndens verksamhet ska upphöra kan även fattas av fullmäktige.

Nämndens sammansättning

§ 5

Krisledningsnämnden består av kommunstyrelsens ordförande, vice ordförande och andre vice ordförande samt av sex ersättare. Ersättare ska vara ledamöter eller ersättare i kommunstyrelsen. Nämnden utses av kommunfullmäktige.

(8)

3/5 Nämnden är endast beslutför då samtliga ledamöter är närvarande. Som

framgår av 2 § har dock ordförande rätt att fatta beslut på nämndens vägnar i ärenden som är så brådskande att nämndens avgörande inte kan avvaktas.

§ 6

Ersättare ska närvara vid nämndens sammanträden endast om ledamot är förhindrad. Ersättare kallas in till tjänstgöring av tjänstgörande ordförande.

§ 7

Ordförande, eller om denne är förhindrad vice eller andre vice ordförande, bestämmer tid och plats för nämndens sammanträden och ansvarar för att kallelse utfärdas till sammanträdena.

Kallelse ska tillställas varje ledamot och ersättare. Om den extraordinära

händelsen så medger ska kallelsen vara skriftlig, åtföljas av föredragningslista och de handlingar som ordförande bestämmer. I annat fall får kallelse ske på annat sätt.

Deltagande på distans

§ 8

”Nämnden får, om särskilda skäl föreligger och om det finns risk för att nämnden annars inte kommer att vara beslutsför, sammanträda med ledamöter närvarande på distans.

Sådant sammanträde får endast äga rum om ljud- och bildöverföring sker i realtid och på ett sådant sätt att samtliga deltagare kan se och höra varandra på lika villkor. Ljud- och bildöverföringen ska ske på ett sätt som säkrar att utomstående inte kan avlyssna sammanträdet.

(9)

4/5 Undertecknande av handlingar

§ 8 § 9

Avtal, andra handlingar och skrivelser som beslutas av nämnden ska

undertecknas av ordföranden eller vid förfall för denne av vice ordförande och kontrasigneras av annan ledamot.

Personuppgiftsansvar

§ 9 § 10

Nämnden är ansvarig för de behandlingar av personuppgifter som nämnden gör i och för sin verksamhet i enlighet med personuppgiftslagen (1998:204)

dataskyddsförordningen (GDPR) och/eller övriga lagar och förordningar som gäller härom.

Processbehörighet

§10 § 11

Nämnden får själv eller genom ombud föra kommunens talan i alla mål och ärenden som faller inom nämndens verksamhetsområde med rätt att träffa överenskommelse om betalning av fordran, anta ackord, ingå förlikning och sluta avtal.

Närvarorätt

§ 11 § 12

Vid nämnds sammanträde får, i den mån ej nämnden

för särskilt fall annat beslutar, kommunchefendirektör, kontorschefen och/eller den/de tjänstemän som han/hon utser, vara närvarande med rätt att delta i överläggningarna i de ärenden som berör vederbörandes verksamhetsområde.

Beträffande tjänstemans skyldighet att närvara vid sammanträde och föredra ärenden gäller vad som är föreskrivet i instruktion eller eljest i vederbörlig ordning beslutats.

Justering av protokoll

§ 12 § 13

Krisledningsnämndenämndens protokoll ska vara justerade inom tre timmar.

Protokollet justeras av ordföranden och en ledamot.

(10)

5/5

Reservation

§ 13 §14

Om en ledamot har reserverat sig mot ett beslut och ledamoten vill motivera reservationen ska ledamoten göra det skriftligt. Motiveringen ska lämnas före den tidpunkt som fastställts för justering av protokollet.

Delgivningsmottagare

§ 14§ 15

Delgivning med nämnd sker genom ordföranden eller kommunchef direktör.

(11)

TJÄNSTEUTLÅTANDE

Kansliavdelningen Dnr KS/2020:184-003

2020-03-22 1/5

Strängnäs kommun Nygatan 10 645 80 Strängnäs

Tel 0152-291 00 Fax 0152-290 00

www.strangnas.se Bankgiro 621-6907

Handläggare Maria Knutsson 0152-291 39

Kommunstyrelsen

Revidering av krisledningsnämndens reglemente

Förslag till beslut

Kommunstyrelsen föreslår kommunfullmäktige besluta att

1. revidera krisledningsnämndens reglemente i enlighet med bifogat förslag, 2. ändringen ska träda i kraft så snart kommunfullmäktiges protokoll är

justerat.

Beskrivning av ärendet Bakgrund

Sedan en tid tillbaka är det enligt kommunallagen (2017:725), KL, möjligt att låta en ledamot delta på distans vid nämndsammanträde, om fullmäktige beslutat detta. Möjligheten till deltagande på distans ska enligt förarbetena till samma lag för kommunfullmäktiges del regleras i kommunfullmäktiges arbetsordning och för nämndernas del, i respektive reglemente.

I Strängnäs kommun finns för närvarande inte rutiner som möjliggör förfarande med distansdeltagande ledamöter. Detta förslag skrivs i syfte att säkerställa den formella möjligheten för nämnden att besluta att en ledamot ska kunna medges att närvara på distans. Möjligheten kan endast användas sedan det säkerställts att kommunen har tekniska möjligheter att uppfylla de krav som ställs i lagtexten.

Bakgrunden till den reglering som öppnar upp för möjligheter till deltagande i beslutande möten på distans är att det i flera undersökningar konstaterats att det blir svårare att rekrytera till förtroendeuppdrag samtidigt som allt fler hoppar av sina kommunala förtroendeuppdrag. Sammanfattningsvis ville man underlätta människors deltagande. Samtidigt uttalades att fysisk närvaro fortsatt ska vara huvudregeln och att deltagande på distans ska vara ett undantag att använda i situationer då beslutsfattande annars inte skulle kunna komma till stånd.¹ Bakgrunden till att en översyn görs här och nu är en pandemi, med pågående samhällsspridning i Sverige. Hur länge åtgärder för att förhindra smittspridning kommer behövas är i dagsläget oklart. Men för den händelse att åtgärder behöver vidtas över tid skulle det vara ett värdefullt instrument för att kunna upprätthålla

1 Prop 2013/14:5 avsnitt 6.2

(12)

2/5

de beslutande politiska organens beslutsförhet och förmåga att i möjligaste utsträckning upprätthålla normal verksamhet.

De relevanta lagrummen återfinns i 5 kap 16 § och 6 kap 24 §§ kommunallagen (2017:725). Av de två lagrummen framgår följande.

Av 6 kap 24 § kommunallagen framgår att fullmäktige ska besluta i vilken utsträckning ledamöter får delta i en nämnds sammanträden på distans.

Deltagande på distans ska ske på det sätt som anges i 5 kap 16 §.

En ledamot som deltar på distans ska anses vara närvarande vid nämndens sammanträde.

Av 5 kap 16 § kommunallagen framgår att ledamöter får delta i fullmäktiges sammanträden på distans om fullmäktige har beslutat det.

Deltagandet ska i sådant fall ske genom ljud- och bildöverföring i realtid samt på ett sådant sätt att samtliga deltagare kan se och höra varandra och delta på lika villkor.

En ledamot som deltar på distans ska anses vara närvarande vid fullmäktiges sammanträde.

I samband med beredning av ärendet har undertecknad varit i kontakt med andra kommuner. Det har konstaterats att lösningen sällan tillämpats praktiskt och att åtminstone en kommun som sedan tidigare öppnat upp för möjligheten, sedan pandemiutbrottet, inskränkt möjligheten till distansdeltagande till situationer när nämnden inte annars skulle vara beslutsför, på grund av tekniska svårigheter som visat sig finnas.

Det understryks därmed att möjligheten till deltagande på distans bör vara ett sistahandsalternativ, på grund av att det fysiska mötet i sig är viktigt och på grund av risken att viktiga beslut annars överklagas med stöd av bestämmelserna i 13 kap KL och upphävs av domstol på formella grunder.

Närmare om de krav som ställs

Kraven på hur deltagandet ska ske har utvecklats i förarbetena och innebär för det första att det måste ske en överföring av både ljud och bild i realtid. Bild- och ljudöverföring måste även ske på ett sådant sätt att samtliga deltagare kan se och höra varandra. Det betyder att:

 De som är närvarande i sammanträdeslokalen måste kunna se och höra den distansdeltagande ledamoten.

 Den distansdeltagande måste kunna se och höra samtliga andra deltagare.

(13)

3/5

 Om flera ledamöter deltar på distans måste även de distansdeltagande ledamöterna kunna se och höra varandra.

Samtliga deltagare måste kunna delta på lika villkor. Det innebär att ljud- och bildöverföringen måste vara stabil och av hög kvalitet. Om bild- eller

ljudkvaliteten försämras eller förbindelsen bryts måste sammanträdet enligt förarbetena avbrytas tills en förbindelse av sådan kvalitet har återupprättats att alla åter kan sägas delta på lika villkor.²

Den som deltar på distans måste även ha möjlighet att ta del av handlingar som delas ut vid sammanträdet och delta i avgörandet av ärendena, även i de fall avgörandet sker genom omröstning. Så länge de digitala utskicken fungerar som de ska bör detta inte vara ett problem i Strängnäs kommun. Det är ändå viktigt att tänka på att om den som deltar på distans inte kan vara fullt delaktig i alla de ärenden som behandlas vid sammanträdet kan deltagandet i det sammanträdet inte sägas ske på lika villkor för alla ledamöter.

Den som deltar på distans måste kunna delta i omröstningar på lika villkor som de närvarande ledamöterna. (Närvarokontrollen måste givetvis kunna ske på samma sätt som när samtliga ledamöter är närvarande).

Såväl den sammanträdesplattform som används, som de tekniska hjälpmedel och den lokal som används, av distansdeltagande ledamot, måste uppfylla

erforderliga krav på säkerhet, så att kommunen följer gällande dataskydds- och sekretesslagstiftning.

Förslag till skrivning i reglementet

I SKR:s ”normalmall” föreslås frågan om en nämnds möjlighet att delta på distans regleras enligt följande: ³

”Styrelsen/nämnden får, om särskilda skäl föreligger, sammanträda med ledamöter närvarande på distans. Sådant sammanträde får endast äga rum om ljud- och bildöverföring sker i realtid och på ett sådant sätt att samtliga

deltagare kan se och höra varandra på lika villkor.

Lokalen ska vara så beskaffad att inte obehöriga kan ta del av sammanträdeshandlingar, bild eller ljud.

2 En fråga som inte tas upp i förarbetena och som förmodligen får överlämnas till praxis är vilka möjligheter det finns att i så fall kalla in ersättare/fortsätta sammanträden som måste genomföras utan att ledamoten på distans deltar i beslutsfattandet, om

störningarna är mer varaktiga. Om beslutsförheten påverkas är det givetvis inte möjligt att fatta beslut, dock.

3 Reglemente för styrelser och nämnder, ett underlag för lokala bedömningar, reviderad upplaga daterad mars 2019, SKR.

(14)

4/5

Ledamot som önskar delta på distans ska senast … dagar i förväg anmäla detta till styrelsens/nämndens kansli. Ordföranden avgör om närvaro får ske på distans.

Styrelsen/nämnden får bestämma vad som närmare ska gälla om deltagande på distans i styrelsen/ nämnden.”

Mot bakgrund av vad som sagts ovan angående behovet av att se över rutiner för hur distansdeltagande ska ske innan nämnden får öppna upp för

distansdeltagande, mot bakgrund av problem som påtalats från andra kommuners sida, samt mot bakgrund av skrivningen i förarbetena till

kommunallagen om att ledamot endast ska delta på distans om det finns risk för att nämnden annars inte blir beslutsför, föreslås följande skrivning i 8 §

krisledningsnämndens reglemente.

Regleringen att ledamot ska anmäla deltagande på distans senast tre dagar i förväg har skett i samråd med kommunsekreterare (de andra kommuner där regleringen av antalet dagar i förväg är känd för undertecknad är Uppsala och Västerås, som har angett att deltagande på distans ska ske fem dagar i förväg)

”Nämnden får, om särskilda skäl föreligger och om det finns risk för att nämnden annars inte kommer att vara beslutsför, sammanträda med ledamöter närvarande på distans.

Sådant sammanträde får endast äga rum om ljud- och bildöverföring sker i realtid och på ett sådant sätt att samtliga deltagare kan se och höra varandra på lika villkor. Ljud- och bildöverföringen ska ske på ett sätt som säkrar att utomstående inte kan avlyssna sammanträdet.

Införandet av paragrafen får också till följd att paragrafer, efter nuvarande 7 § i krisledningsnämndens reglemente byter nummer.

(15)

5/5

Ekonomiska konsekvenser för kommunen

Beslutet att formellt öppna upp för distansdeltagande vid krisledningsnämndens sammanträden har inga ekonomiska konsekvenser för kommunen.

De ekonomiska konsekvenserna av att praktiskt möjliggöra distansdeltagande kan i skrivande stund inte överblickas helt.

Det pågår ett arbete kring värdering av behovet av eventuellt inköp av

mötesplattform och framförallt iordningställande av lokaler i kommunhuset så att bild och ljud kan överföras från lokalen på ett säkert sätt

(krisledningsnämnden är en förhållandevis liten nämnd och i förhållande till dem bedöms preliminärt att det åtminstone finns lokal som kan användas).

Behovet av tillhandahållande av eventuell utrustning till distansdeltagare behöver ses över.

Övriga konsekvenser

Beslutet medför inga övriga konsekvenser.

Uppföljning

Uppföljning ska ske vid behov, under processen med att införa rutiner och eventuellt utarbetande av styrdokument som närmare reglerar nämndens deltagande på distans. Förutom den översyn som kommer ske vid behov ska uppföljning ske årligen.

Beslutsunderlag

Förslag, Reglemente för krisledningsnämnden, 2020-03-24 Beslutet skickas till

Kommunfullmäktige -

Jennie Enström Maria Knutsson

Kanslichef Kommunjurist