Handbok för webbpublicister vid Medicinska fakulteten

(1)

Handbok för webbpublicister vid Medicinska fakulteten

Så skapar du en bra webbplats

Framtagen av

Kommunikationsavdelningen, maj 2010

1

(2)

Innehåll

1. Inledning 1.1 Mål

1.2 Fakultetens ansvar 1.3 Publicistens ansvar

1.4 Webben som kommunikationsmedel

2. Så skapar du en bra webbplats 2.2 Skriva för webben

2.3 Sökmotoroptimera din webbplats

3. Appendix - Lagar och riktlinjer

(3)

1. Inledning

Den första frågan man bör ställa dig när du funderar på att skapa en webbplats är varför?

Vad är syftet med att skapa sig en webbplats? Vilken eller vilka målgrupper har man?

Hur mycket tid har man att underhålla den?

De främsta kraven på en bra webbplats är att den är aktuell och lätt att hitta på. Båda dessa egenskaper ställer stora krav på redaktören som därför bör ha en genomtänkt ambition och strategi för sin webbplats.

Som en del av Medicinska fakulteten är du en del av Lunds universitet.

Din webbplats är inte en isolerad företeelse utan hänger ihop både tekniskt och grafiskt.

Detta dokument är tänkt att utgöra ett stöd för alla de som arbetar med webben och som på något sätt kommunicerar med våra

målgrupper med webben som redskap. Varje publicist ska också veta hur den ska gå tillväga för att ge informationen spridning utanför själva webbplatsen.

3

(4)

1.1 Mål

Målet med fakultetens webbarbete är att kommunicera fakultetens verksamhet; utbildning, forskning och samverkansuppgiften, bidra till öppenhet och transparens gentemot kollegor och allmänhet samt stärka Lunds universitets varumärke.

1.2 Fakultetens ansvar

Medicinska fakultetens webbplats med.lu.se är en subdomän till Lunds universitets webbplats lu.se. Medicinska fakultetens kommunikationsavdelning har ansvar för dess samordning, utveckling och drift samt utbildning och stöd till dess publicister.

Som en del av Lunds universitet följer vi de av rektor beslutade föreskrifterna för webbpublicering som bland annat omfattar en gemensam grafisk profil.

Kommunikationsavdelningen ingår i universitetets nätverk för personer med webbansvar.

Mer information:

http://www5.lu.se/upload/regelverket/samhalle/foreskrifter_och_rad_for_web bplatser_060420.pdf

1.3 Publicistens ansvar

Vår kommunikation på webben regleras och styrs av lagar och rekommendationer såväl nationellt, som internationellt och lokalt.

Detta ställer krav på en professionell hantering av fakultetens

webbplats, både till dess utformning och hantering. Varje publicist ska därför ha genomgått kommunikationsavdelningens utbildningar och tagit del av de lagar och regler som styr webbpublicering samt känna till vilka verktyg fakulteten tillhandahåller.

(5)

1.4 Webben som kommunikationshjälpmedel

Webben är inte en isolerad informationskanal, utan är en av flera kanaler i samverkan. Det är därför viktigt att den som, för bästa effekt, vill kommunicera sitt budskap tar hjälp av fakultetens

kommunikationsavdelning.

Kommunikationsavdelningen kan hjälpa dig att synliggöra nyheter och sprida information om aktuella händelser i exempelvis fakultetens kalendarium, via e-bulletinen (det elektroniska nyhetsbrevet som går ut till alla fakultetens medarbetare varje vecka) och lyfta saker i

personaltidningen Närv (som kommer ut fyra gånger om året).

Har du information som kan vara lämpligt för ett pressmeddelande har vi kanaler som når ut till berörda medier och vi samarbetar med många andra aktörer som kan hjälpa dig att nå ut med din information till din målgrupp.

Vill du veta mer eller komma i kontakt med kommunikationsavdelningen, se:

http://www.med.lu.se/om_fakulteten/organisation/fakultetskansli/kommunika tionsavdelningen

5

(6)

2. Så skapar du en bra webbplats

En bra webbplats ger besökaren vad den vill ha. För att kunna göra det måste man veta vilket syfte man själv har med webbplatsen,

vilken/vilka ens målgrupp/målgrupper är och anpassa sin webbplats därefter.

För att lyckas med din webbplats är det några saker du bör utgå ifrån:

• Dina besökare kan komma till dig på flera olika sätt, genom att söka på Google, navigera sig fram eller en direktlänk. Det gäller att dina webbsidor är anpassade så att besökaren hittar relevant information.

• Webben är ett eget medium. Mycket av det vi vill lägga ut har skapats primärt för trycksaker och måste därför alltid bearbetas innan det läggs ut.

• Statistiken visar att en besökare inte stannar kvar länge på varje sida, varför det gäller att veta vad man vill förmedla.

• Försök inte vara innovativ och kreativ i onödan. Navigering på webben bygger mycket på förväntningar och ett inlärt sätt att navigera på. Underlätta för besökarna genom att försöka förutse vad de vill göra och vad de förväntar sig.

¾ Vilket är ditt syfte med din webbplats?

¾ Vilken/vilka är din målgrupp/-er?

(7)

7 Syftet med webbplatsen är:

______________________________________________________

Min målgrupp är:

______________________________________________________

(8)

2.1 Att skriva för webben – checklista

• Använd tydliga huvudrubriker

• Börja med det viktigaste

• Skriv kortfattat

• Var konkret

• Använd svenska (inte svengelska) – och korrekt svenska

• Använd korrekt engelska och låt språkgranska texterna

• Undvik högtravande ord och krångliga meningar.

• Var personlig, skriv du - inte Ni eller Du.

• Använd aktiv form, inte passiv.

• Skriv ut förkortningar

• Markera nyckelord med fetstil.

• Undvik kursiv stil som är svårläst på skärm.

• Sträva efter en struktur med så få musklick som möjligt

• Skapa överskådlighet med hjälp av en innehållsförteckning, en struktur.

• Dela upp texten i stycken, undvik för långa ”drapor”

• Använd informativa underrubriker

• Skapa överskådlighet med listor

• Placera länkar utanför textblocket

• Underlätta för besökaren att kommunicera med dig genom att skriva ut kontaktuppgifter

(9)

• Skriv aldrig i termer som ”i dag, i morgon” etc eftersom det snabbt blir till i går eller i förra veckan, eller förra året… Skriv ut hela datumet, även året.

• Texter som kräver tydlig grafisk disposition gör sig bättre som nedladdningsbara filer (pdf)

Den grafiska profilen som tagits fram för Lunds universitet är anpassad för att möta kraven på tillgänglighet och med publiceringsverktyget eZ publish är det lätt att utforma webbsidorna.

9

(10)

2.2 Sökoptimera din webbplats

En stor andel av dem som besöker våra webbsidor, kommer hit via Google som är den i särklass vanligaste sökmotorn. Därför är det viktigt att sidan är strukturerad så att den hittas av sökmotorerna (dvs är sökmotoroptimerad).

Av stor betydelse för webbplatsens så kallade pagerank, och hur högt upp den hamnar bland alla sökträffar, är hur många andra webbplatser som länkar till den (och hur många som i sin tur länkar till dessa webbplatser, och deras inlänkningar osv). Andra faktorer är antalet besökare och vilka sökord sidan innehåller. Så kallade metataggar ligger

”inbakade” i koden för www.med.lu.se.

Det man som publicist kan göra för att underlätta för sökmotorer att hitta och indexera ens sidor är att lyfta fram nyckelord och sökord/- fraser, i rubriker och så tidigt som möjligt i löptexter.

• Vilka är nyckelorden på just den här sidan?

• Vilka sökord/-fraser och begrepp kan besökaren tänkas använda sig av när den söker fram informationen på din sida?

¾ Gör en lista på 10-20 nyckelord och sökord och se till att få med dessa i rubrik, inledningstext och eventuella underrubriker

Mer information:

PageRank enligt Wikipedia: en.wikipedia.org/wiki/PageRank Sökmotoroptimering www.seo.se/

(11)

11 Nyckelord och sökord för min webbplats

__________________________________________________________

(12)

3. Appendix – Lagar, riktlinjer och rekommendationer

Fakultet

Kommunikationsplan

Webben är inte en isolerad informationskanal, utan är en av flera kanaler i samverkan. Det är därför viktigt att den som vill kommunicera tar hjälp av fakultetens kommunikationsavdelning, se kommunikationsplanen:

www.med.lu.se/om_fakulteten/organisation/fakultetskansli/kommunikationsav delningen

Strategisk plan

Medicinska fakultetens styrdokument för verksamheten 2007-2011

www.med.lu.se/medarbetare_och_kolleger/dokument_och_protokoll/regler_och _styrdokument

Principer för webbdomäner

Dekanbeslut om att alla webbsidor om Medicinska fakultetens verksamhet ska ligga under www.med.lu.se och administreras med fakultetens

publiceringsverktyg. Undantag beviljas av kommunikationschefen.

www.med.lu.se/content/download/23254/166971/file/beslut080129.pdf

Riktlinjer för användandet av logotyper på fakultetens webbplats För att värna om och vårda Lunds universitets och Medicinska fakultetens varumärke och för att stärka och underlätta profileringsarbetet är det viktig med en tydlig avsändare.

www.med.lu.se/content/download/5617/50445/file/MFS%20Protokoll%20200 5-10-25.pdf

(13)

13

Universitet

Föreskrifter och råd för webbplatser inom Lunds universitet Anvisningar för en enhetlig webbplats för hela universitet.

http://www5.lu.se/upload/regelverket/samhalle/foreskrifter_och_rad_for_webb platser_060420.pdf

Formmanual för Lunds universitets webbsidor

http://www5.lu.se/upload/regelverket/samhalle/lu_webb_formmanual_060420.pdf

Nationellt

Högskolelagen

http://www.notisum.se/rnp/sls/lag/19921434.HTM

Högskoleförordningen

http://www.notisum.se/rnp/SLS/LAG/19930100.htm

Båda dessa lagar reglerar universitetets verksamhet och att den ska bedrivas med öppenhet och transparens.

Upphovsrättslagen

Texter, bilder och andra verk får inte spridas utan upphovsrättsinnehavarens tillstånd.

Personuppgiftslagen, PUL

Syftet med denna lag är att skydda människor mot att deras personliga integritet kränks. Att lägga ut en bild eller uppgifter om en person kan vara ett brott mot PUL.

http://www.notisum.se/rnp/sls/LAG/19980204.htm

(14)

Lagen om elektroniska anslagstavlor

När det finns möjlighet att göra inlägg, måste detta övervakas, och olagliga inlägg tas bort.

Tillgänglighet för funktionshindrade

Statliga myndigheter ska vara ett föredöme i tillgänglighetsarbetet. Handisam stödjer och följer myndigheternas arbete. Som stöd har Handisam gett ut Riv hindren - riktlinjer för tillgänglighet. Där framgår vad myndigheterna ska göra för att vara tillgängliga för alla, även personer med funktionsnedsättning. Det handlar bland annat om att använda ett klart och enkelt språk, ha en

formgivning som underlättar läsningen och att informationen går att få i olika former, så kallade alternativa format. http://www.handisam.se/

Internationellt

World Wide Web Consortium, W3C

En internationell gemenskap som utvecklar standarder för webben.

http://www.w3.org/

Web Accessibility Initiative (WAI)

WAI arbetar med organisationer runtom i världen för att utveckla strategier och riktlinjer för att göra webben tillgänglig för personer med funktionshinder.

http://www.w3.org/WAI/

Vägledningen 24-timmarswebben

Riktlinjer för utveckling av webb och e-tjänster i offentlig sektor. En av grundstenarna i vägledningen är att säkerställa att de webbplatser/tjänster som utvecklas blir användbara för så många medborgare som möjligt. Detta sker genom fokus på användbarhet, tillgänglighet och standarder.

http://www.funkanu.se/Design-for-alla/Tillganglighet/Regler-och- riktlinjer/Vagledningen-24-timmarswebben/

(15)

15

(16)