12.2. Bilaga1 - Redovisning av intern kontroll

(1)

2015-01-07

Bilaga 1

R e d o v i s n i n g a v intern kontroll 2014

Innehållsförteckning

Kommunstyrelsen 1 sid

Trafik- och fastighetsnämnden 6 Barn- och ungdomsnämnden 7 Utbildnings- och arbetsmarknadsnämnden 10

Socialnämnden 14 Vård- och omsorgsnämnden 22

Kultur- och fritidsnämnden 24 Miljö- och byggnadsnämnden 25

Rösjöstyrelsen 26

(2)

SOLLENTUNA KOMMUN

Kommunledningskontoret

Gunnar Ekenborg

Intern kontrollplan 2014 för kommunstyrelsen - "utbildnings/kurs- och konferensfakturor", "tillfälliga utbetalningar via

leveran tö i s reskontran" och "representationsfakturor"

Bakgrund

Kommunstyrelsen beslutade 2013-12-11 anta intemkontrollplan 2014 för styrelsen.

Tre av rutinerna som kontrolleras är:

a) "utbildnings/kurs- och konferensfakturor" där kontrollmomenten är att det finns uppgifter om syfte med utbildningen/kursen- och konferensen och uppgifter om deltagare i densamma samt information om program finns bifogat och uppgifter om beslutsattestanten själv deltagit eller inte,

b) "tillfälliga utbetalningar via leverantörs-reskontran" där

kontrollmomenten är att det finns kvitton/underlag till den tillfälliga utbetalningen samt uppgifter om beslutsattestanten själv har tagit mot betalningen liksom att det finns såväl sakgranskningsattest som beslutsattest och att momsen är korrekt redovisad,

c) "representationsfakturor" där kontrollmomenten är att det finns uppgifter om syfte med representationen och uppgifter om deltagare i densamma samt uppgifter om beslutsattestanten själv deltagit eller inte och om momsen i förekommande fall är reducerad eller inte.

Kommunledningskontoret har genomfört kontrollen vid två tillfallen 2014 och i augusti gjort en slutlig sammanställning av de slumpvis utvalda fakturorna som har ett fakturadatum på år 2014.

Granskningen har utförts av controller Gunnar Ekenborg.

Besök Postadress Telefon växel Fax reception Internet

Turebergshuset 191 86 08-579 210 00 08-579 216 44 www.sollentuna.se Turebergs torg Sollentuna

(3)

Granskningsresultat "utbildnings/kurs- och konferensfakturor":

Antal fakturor totalt 46 fakturor.

Det finns uppgifter om syfte. Det finns uppgifter om syfte i 43 fakturor.

Det finns uppgifter om deltagare.Det finns uppgifter om deltagare i 45 fakturor.

Det finns uppgifter om program. Det finns uppgifter om program i 5 fakturor. Det borde finnas uppgifter om program i ytterligare 1 faktura.

Övriga 40 fakturor avser utbild- ningar/kurser- och konferenser som inte är anordnade av kommunen och där finns inte samma behov av program.

Beslutsattestanten har inte själv deltagit.

Beslutsattestanten har inte själv deltagit i 42 fall.

Granskningsresultat "tillfälliga utbetalningar via leverantörs reskontran":

Antal tillfälliga utbetalningar totalt 37 tillfälliga utbetalningar.

Det finns kvitton/underlag till den tillfälliga utbetalningen.

Det finns kvitton/underlag till 32 tillfälliga utbetalningar.

Beslutsattestanten har inte attesterat en utbetalning till sig själv deltagit.

Beslutsattestanten har inte attesterat en utbetalning till sig själv i 37 fall.

Det finns såväl sakgransknings- som beslutsattest.

Det finns såväl sakgransknings- som beslutsattest i 29 fall.

Momsen är korrekt redovisad. Momsen är korrekt redovisad i 35 fall.

(4)

Granskningsresultat "representationsfakturor":

Antal fakturor totalt

• Det finns uppgifter om syfte.

• Det finns uppgifter om deltagare/mottagare.

• Beslutsattestanten har inte själv deltagit eller varit mottagare.

49 fakturor.

Det finns uppgifter om syfte i 47 fakturor.

Det finns uppgifter om deltagare/

mottagare i 44 fakturor.

Beslutsattestanten har inte själv deltagit i 40 fall.

Momsen är i förekommande fall reducerad.

Momsen är korrekt redovisad i 43 fakturor.

(5)

SOLLENTUNA KOMMUN

Kommunledningskontoret

Cristel Ehrenkrona

Intern kontrollplan 2014 för kommunstyrelsen Eventuella bisysslor

Gransking av anställdas bisysslor inom kommunledningskontoret 2014

Redovisning

På uppgift av kommunstyrelsen har kommunledningskontoret inventerat förekomsten av bisysslor bland medarbetarna.

Inventeringen har genomförts genom att alla medarbetare har fyllt i blankett om anmälan av bisyssla.

En bisyssla är en verksamhet som bedrivs vid sidan av det ordinarie arbetet men som inte är hänförligt till privatlivet.

Förtroendeuppdrag inom fackliga, politiska eller ideella organisationer räknas inte som bisyssla.

Bisysslor är i sig inte något som arbetsgivaren motsätter sig förutom då bisysslan kan sorteras under någon av följande kategorier:

• Förtroendeskadliga bisysslor

• Arbetshindrande bisysslor

• Konkurrerande bisysslor

Antalet medarbetare inom kommunledningskontoret är 180. Av dessa har 16 personer angivit förekomst av bisyssla. Vanliga

bisysslor är uppdrag som utbildare eller instruktör. 14 av bisysslorna är engagemang i egna bolag eller som styrelseledamot i andra bolag.

Granskning av bisysslan har gjorts genom att inhämta information om verksamhetens art samt kontroll om företaget finns i kommunens leverantörslistor.

Ingen bisyssla har föranlett vidare utredning eller förbud mot bisysslan.

Besök Postadress Telefonväxel Fax reception Internet

(6)

Internkontoll 2014 Plan- och exploateringsavdelningen

Kommunstyrelsen beslutade 2013-12-11 att anta intemkontrollplan för styrelsen. En kvalitetskontroll har gjorts avseende uppdrag från PEU föi att säkerställa att det finns skriftliga uppdrag som innehåller beslut, tidplan och finansiering. I Nedanstående tabell redogörs för ett stickprov av uppdrag som getts under 2014.

Diarienummer

§ 6/2014 Dnr KS 2011/112-190

Diariekod Beslutssats

203 Plan- och exploateringsutskottet ger i uppdrag åt kommunledningskontoret att dessutom planera för en ny Nej, inte i beslutet skola och förskolor i Väsjöområdet. Dessa verksamheters behov av idrottslokaler liksom behovet av men är upprättad i idrottslokaler för befintliga skolor i närområdet behöver också finnas med i utredningen. efterhand

Finansiering

Inte via uppdraget, men via exploateringsbudgeten

§ 8/2014 Dnr 2013/0265 KS-15 251 Kommunstyrelsens plan- och exploateringsutskott ger kommunledningskontoret i uppdrag att genomföra Ja, i TJUTret projektering, infordra samt anta anbud för anläggande av en park inom fastigheten Ritsalen 3, Rotebro

§ 9/2014 Dnr 2013/0449 KS-1 251 Kommunstyrelsens plan- och exploateringsutskott ger kommunledningskontoret i uppdrag att förbereda ett genomförande för studentbostäder m.m. inom kvarteret Ritsalen med den inriktning som framgår av tjänsteutlåtande 2013-12-17 samt att för detta syfte ta medel i anspråk ur exploateringsbudgeten.

Ja, i TJUT:et Inte via uppdraget, men via exploateringsbudgeten

§ 12/2014 Dnr KS 2003/199-102 251

§ 18/2014 Dnr 2013/0677 KS-3

§ 19/2014 Dnr 2013/0691 KS-2

§ 20/2014 Dnr 2013/0701 KS-2

§ 73/2014 Dnr 2014/0267 KS-2

310

206

236

1. Kommunstyrelsens plan- och exploateringsutskott ger kommunledningskontoret i uppdrag att förbereda Nej, inte i beslutet ett genomförande för fastigheterna Traversen 11 och 12 samt del av Tureberg 28:67 med den inriktning men är upprättad i som framgår av tjänsteutlåtande daterat 2014-01-03, samt ta medel i anspråk ur exploateringsbudgeten, efterhand (Inriktningsbeslut.}

2. Kommunstyrelsens plan- och exploateringsutskott ger kommunledningskontoret i uppdrag att genomföra de utredningar och avtalsförhandlingar med fastighetsägaren till Traversen 11 och 12 som fordras för det förberedande genomförandet för fastigheterna Traversen 11 och 12 samt del av Tureberg 28:67.

3. Kommunstyrelsens plan- och exploateringsutskott kompletterar sitt uppdrag till kontoret, 2010-12-06, § 237, att påbörja detaljplanearbete för fastigheterna Traversen 11,12,14 och 15 i Tureberg med syftet att ändra tillåten markanvändning att även innefatta skola.

1. Plan- och exploateringsutskottet ger kommunledningskontoret i uppdrag att ta fram ett program för en Nej, inte i beslutet linbana mellan Häggvik och Väsjön. men är upprättad i

2. Medel för programmet ska tas ur kommunens exploateringsbudget. efterhand

Plan- och exploateringsutskottet ger kommunledningskontoret i uppdrag att ta fram ett detaljplaneförslag Ja, i TJUT:et för fastigheterna Rotspetsen 1 och Rotebro 4:54 i Rotebro.

Plan- och exploateringsutskottet ger kommunledningskontoret i uppdrag att upprätta ett detaljplaneförslag för fastigheten Reklamen 10 i Rotebro.

Ja, i TJUT:et

Kommunstyrelsens plan- och exploateringsutskott ger kommunledningskontoret mandat att förhandla Nej, inte i beslutet med Sollentunahem AB för att utreda möjligheterna för en markanvisning till Sollentunahem AB inom del men är upprättad i av område norr om Ribbings väg med den inriktning som framgår av tjänsteutlåtande, daterat 2014-05-05. efterhand

Explicit via

exploateringsbudgeten

Via driftbudget/ planavtal

Via driftbudget/ planavtal Inte via uppdraget, men via exploateringsbudgeten

§ 82/2014 Dnr 2013/0654 KS-5 203 Kommunstyrelsens plan- och exploateringsutskott beslutar att ge kommunledningskontoret i uppdrag att Ej relevant avsluta och återkalla planuppdraget för fastigheten Saluten 11, Flygarevägen 14, Häggvik

Ej relevant

§ 107/2014 Dnr 2014/0250 KS-2 205

§ 116/2014 Dnr 2014/0091 KS-2 205

§ 119/2014 Dnr KS 2007/492-18 472

Plan- och exploateringsutskottet ger kommunledningskontoret i uppdrag att upprätta en detaljplan för förskola och LSS-boende vid Tegelhagsvägen i Helenelund

Ja, i TJUT:et

1. Plan- och exploateringsutskottet ger i uppdrag åt kommunledningskontoret att ändra detaljplanen för Ja, i TJUT:et Ekstubben 25.

2. Planändringen beräknas kunna antas fjärde kvartalet 2015.

Plan- och exploateringsutskottet ger kommunledningskontoret i uppdrag att återkomma med förslag om Nej att påbörja planarbete för ytterligare platser för återvinningsstationer i södra delen av kommunen

Via driftbudget/ planavtal

N e j

(7)

Bilaga 1

UPPFÖLJNING AV INTERNKONTROLLPLAN FÖR ÅR 2014 FÖR T R A F I K - O C H FASTIGHETSNÄMNDEN

Rutin/system Kontrollmoment Resultat - iakttagelser Förslag till åtgärd

Attest Kontrollerna har utförts löpande under året genom stickprovskontroll

Rutinen fullföljs Ingen åtgärd

Fullvärdig verifikation vad gäller sk

fortroendekänsliga poster

Kontrollerna har skett genom stickprov baserad på specifika

kostnadskonton

Rutinen fullföljdes inte i början av året så vi har ändrat så att ekonomen konterar alla fakturor gällande förtroendekänsliga poster.

Ingen åtgärd

Fakturahantering Kontrollerna har skett genom stickprov baserad på fakturarutinen

Rutinen fullföljs Skapa

fakturahanteringsprocess för att underlätta överblick Bisyssla Förvaltningschefen har

utfört kontrollen i

enlighet med "Regler för bisysslor i Sollentuna Kommun

Rutinen fullföljs Ingen åtgärd

(8)

SOLLENTUNA KOMMUN Tjänsteutlåtande Barn- och utbildningskontoret

2014-11-21 Sidan 1 av 3 Anders Petersson

Dnr 2014/1261 BUN-1 Barn-och ungdomsnämnden Diariekod: 104

Uppföljning Intemkontrollplan 2014 Förslag till beslut

Barn- och utbildningskontoret föreslår att Barn- och ungdomsnämnden beslutar följande:

• Barn- och ungdomsnämnden godkänner redovisningen av uppföljningen av Intemkontrollplan 2014.

Sammanfattning

Bam- och ungdomsnämndens intemkontrollplan för 2014 innehöll tre olika områden; fakturering av bamomsorgsavgifter, externa bidrag inom nämnden samt lämnade bidrag - omsorg på obekväm tid. Dessa områden valdes ut utifrån en väsentlighets- och riskanalys av rutiner inom nämndens

verksamhetsområde. I internkontrollplanen för 2014 ingick att arbeta med rutinen avseende fakturering av bamomsorgsavgifter för att stärka den interna kontrollen, att göra en kartläggning av externa bidrag och bevakning av dessa inom nämnden samt att kartlägga rutinerna för utbetalning av ersättning under s k obekväm tid. Respektive delområde presenteras nedan:

Fakturering av barnomsorgsavgifter

Under året har ett projekt påbörjats inom Bam- och utbildningskontoret för att säkerställa att de avgifter som vårdnadshavare betalar överensstämmer med vad de faktiskt ska betala. Denna s k retroaktiva avgiftskontroll fortsätter även 2015. Det som styr avgiften som vårdnadshavare ska betala är:

• Inkomst

• Antal bam i barnomsorgen

• Verksamhet/typ av verksamhet som är aktuell

Den retroaktiva avgiftskontrollen är viktig på så sätt att det måste

säkerställas att vårdnadshavare erhåller korrekta kundfakturor, dels för att säkra kommunens intäkter.

Vad gäller manuella ändringar av avgifter som sker finns det alltid underlag till detta. Kontroll/attest sker av annan person än den som gjort själva ändringen.

(9)

Tjänsteutlåtande

2014-11-21

Dnr 2014/1261 BUN-1 Sidan 2 av 3

Ett arbete har även påbörjats med att dokumentera de kontroller som utförs i samband med rutinen för fakturering av barnomsorgsavgifter, detta arbete fortsätter även 2015.

Externa bidrag inom nämnden

Förvaltningen erhåller varje år relativt omfattande externa bidrag. Bidragen erhålls från olika instanser, men den mest frekvent förekommande är Skolverket.

Följande externa bidrag erhålls för närvarande inom Barn- och utbildningskontoret:

1. Bidrag "Kvalitetssäkrande åtgärder — Maxtaxa" som söks från Skolverket i jan/feb.

2. Bidrag "Omsorg på obekväm tid" som söks från Skolverket i jan/feb.

3. Bidrag "Papperslösa barn" som söks från Skolverket i jan/feb och i aug/sep.

4. Bidrag "Icke folkbokförda barn" som söks från Skolverket i feb/mar och i sep/okt.

5. Bidrag "Karriärtjänster" som söks från Skolverket i feb/mar.

6. Bidrag "Lärarlyftet" som söks från Skolverket i feb/mar.

7. Bidrag "Entreprenörskap-huvudmän" som söks från Skolverket i mar/apr.

8. Bidrag "Nyanlända elever" som söks från Skolverket i apr/maj.

9. Bidrag "Matematiklyftet — matematiklärare &

matematikhandläggare som söks från Skolverket i nov-jan.

10. Bidrag "Personalförstärkning inom Elevhälsan" som söks från Skolverket i nov-jan.

11. Bidrag "Skapande skola" som söks från Kulturrådet i jan.

12. Bidrag "Läxhjälp" som söks från Skolverket i sep.

Inom förvaltningen har en uppdelning av ansvar skett mellan olika handläggare så att bevakning sker av tider för ansökan,

återrapportering/redovisning och rekvisition för respektive bidrag.

Skolverket har bl a tagit fram en Statsbidragskalender för året som underlättar detta arbete.

Lämnade bidrag - omsorg på obekväm tid

Barn- och utbildningskontoret betalar månadsvis ut en extra ersättning till förskolor och fritidshem som erbjuder omsorg på s k obekväm tid.

Verksamheten ska då ha öppet mellan 10 och 12 timmar, d v s utanför ramtid. Som grund för denna utbetalning finns en ansökan som finns på webben. I ansökan ingår även intyg från arbetsgivare. De ansökningar som kommer in har som regel beviljats. Ansökan ska ske för varje månad.

(10)

Tjänste utlåtande

2014-11-21

Dnr 2014/1261 BUN-1 Sidan 3 av 3

Under 2015 planerar förvaltningen att göra en uppföljning/veriflering av denna verksamhet. Detta innefattar bl a att besöka respektive aktuell

förskola/fritidshem för att granska verksamheten och att förutsättningarna är uppfyllda.

Barn- och utbildningskontoret erbjuder även ytterligare omsorg på obekväm tid i form av ett upphandlat barnomsorgsföretag, Messamigos

AB/Nannyakuten. Även för denna omsorg ska ansökan ske och ansökan ska innehålla intyg från arbetsgivare. Ansvarig handläggare skapar ett uppdrag till Messamigos AB/Nannyakuten. Företaget tar dock inga uppdrag som är kortare än två timmar.

Messamigos AB/Nannyakuten skickar faktura varje månad. Kontroll sker av ansvarig handläggare att uppgifterna på fakturan överensstämmer med ansökningarna. Dokumentation av kontrollerna görs i Public 360. En kontroll sker även av vilka datum samt de tider för respektive datum som är aktuella.

Daniel Broman Förvaltningschef

(11)

2014-10-09 Sidan 1 av 4

Bilaga 1

Sara Potter

Dnr 2014/0022 UAN-2 Diariekod: 069

Redovisning av internkontrollarbete 2014

Granskningsområde

1) Ekonomi- och prognosarbete gällande gymnasiebudgeten.

2) Kontroll att beslutsattest är gjord av behörig attestant, att det inte förekommer jäv i samband med fattade beslut och att det inte förekommer otillåtna bisysslor.

Gymnasiebudget

A l l registrering och hantering av elevuppgifter sker from maj 2012 genom KSL:s gemensamma databas ungdoms- och elevdatabasen (UEDB). Alla skolor är skyldiga att registrera sina elever i databasen. I den gemensamma databasen kan varje elev enbart vara registrerad på en gymnasieutbildning i taget. Information om var och på vilket program eleven studerar kopplas sedan ihop med priser, som ger ett betalningsunderlag.

Dubbeldebiteringar för elever elimineras därmed.

För elever som läser modersmål läggs även detta in i databasen och kopplas ihop med priset som hemkommunen beslutat. Även tilläggsbelopp registreras i databasen efter att den individuella bedömningen och överenskommelsen är klar mellan hemkommun och skola.

Varje månads betalningsströmmar baseras på ett av KSL fastställt datum, dvs. det som finns i databasen ligger till grund för betalningsunderlaget.

Kostnadsbild gymnasieutbildning

En genomlysning av kostnadsbilden för gymnasieutbildning för år 2012,2013 och de fem första månaderna år 2014 har genomförts (tabelll). Kostnaderna har delats upp i tre kategorier; direkt volymberoende, indirekt volymberoende och övriga kostnader. De stora kostnadsposterna återfinns i kategorin direkt volymberoende kostnader och är främst nationella program (ca 90%), introduktionsprogram (ca 5 %) och tilläggsbelopp (ca 3%).

(12)

2014-10-09

Dnr. 2014/0022 UAN-2 Sidan 2 av 4

Tabelll. Utfall kostnader år 2012,2013 och fem första månaderna år 2014.

2012 Procent 2013 Procent 201401-05 Procent Di re kt voly m be roe nde kostna de r

Tilläggsbelopp -6 273 484 2,6% -6 556 293 2,7% -3 368 009 3,4%

Introduktionsprogram -13 326 061 5,5% -13 430 814 5,6% -4 549 149 4,6%

Nationella program -220 764 635 90,7% -214 749 813 89,7% -89 214 387 89,7%

Modersmål -678 338 0,3% -819 285 0,3% -431 678 0,4%

SL-kort -1 950 136 0,8% -1 954 105 0,8% -1 001 721 1,0%

Indirekt volymberoende kostnader

Indirekt volymberoende kostnader -405 720 0,2% -1 891 508 0,8% -886 271 0,9%

övrigt

övrigt -11 188 0,0% -21 225 0,0% -1707 0,0%

TOTALT -243 409 562 -239 423 043 -99 452 922

Genomlysningen av kostnadsbilden för gymnasieutbildning är ett led i internkontrollen av gymnasiebudgeten och ligger till grund för arbetet med att ta fram en förbättrad prognosmetod.

Analys- och prognosmetod

Genom att jämföra 2013 års utfall som helhet och per termin med de 5 första månaderna för 2014 har helårssiffror beräknats. Snittkostnad per elev ligger sedan till grund för helårsprognosen.

Elevantalet innefattar både de elever som studerar på nationella program och de som går på introduktionsprogram.

Budget och utfall innefattar även en del som hör till det kommunala

informationsansvaret men då denna summa inte uppgår till mer än ca 20 tkr har ingen hänsyn tagits till den posten.

Då juli månad kostnadsmässigt innebär ca 0,5 månader och augusti ca 1,5 månader, har snittberäkningarna per månad multiplicerats med 12 för att fa fram årssiffror.

Budgeterat elevantal uppgår till 2 449. Totalt antal elever under våren tillsammans med preliminärt antal elever för hösten innebär ett snittantal på 2 557 elever, vilket är en ökning av elevantalet (volymer) med 108 elever i jämförelse med budget.

Budget för 2014 uppgår till 225 043 tkr för budgeterat elevantal om 2 449, vilket ger en snittkostnad på 91 892 kr per elev.

Kostnaden per elev består av kostnad för program (introduktions- och nationellt program), särskilda tillägg utifrån individuella behov, modersmålsstöd, SL-kort samt övriga kostnader såsom administration av UEDB, gymnasieantagning och dylikt.

Samtliga kostnadsposter är att anse som volymberoende, då stabsfunktion och liknande inte ligger med i beräkningarna.

(13)

2014-10-09

Dnr. 2014/0022 UAN-2 Sidan 3 av 4

Utveckling mellan VT 2013 och VT 2014 (kostnadper elev)

Totala snittkostnaden per elev, omräknad till årsbasis, uppgick 2013 till 90 746 kr, varav program 86 400, tillägg 2 366, modersmål 386, SL-kort 850 och övriga kostnader 744 (kr). Se tabell 2.

Tabell 2. Utveckling mellan V T 2013 och VT 2014 (kostnad per elev)

BRUTTO:

Utfall Prognos

2013 2014 Jmf procent

Snittkostnad 90746 93418 3%

Varav Program 86400 95,2% 88 075 94,3% 1,94%

Tillägg 2 366 2,6% 3163 3,4% 34%

Modersmål 386 0,4% 406 0,4% 5%

SL-kort 850 0,9% 941 1,0% 11%

Administratii 744 0,8% 833 0,9% 12%

Utfall Prognos

2013 2014 Jmf kronor

Snittkostnad 90746 93418 2 672

Varav Program 86400 88075 1675

Tillägg 2 366 3163 797

Modersmål 386 406 20

SL-kort 850 941 91

AdministratK 744 833 89

NETTO:

Prognos 2014 Snittkostnad per elev 91304

Varav Program 86 082 94,3%

Tillägg 3091 3,4%

Modersmål 397 0,4%

SL-kort 920 1,0%

Administration 814 0,9%

Jämfört med utfall för hela 2013 skiljer sig beräkningen med under 100 kr per elev, varför VT 2013 använts för jämförelse med VT 2014, där årsutfallet ännu inte finns.

Motsvarande beräknade snittkostnad per elev för 2014 uppgår till 93 418 kr, varav program 88 075, tillägg 3 163, modersmål 406, SL-kort 941 och administration 833 (kr).

Den prognostiserade intäkten per elev är 2 114 kr, vilket ger en nettosnittkostnad per elev på 91 304 kr.

Jämförelse budget 2014 med prognos 2014

Jämfört med budget 2014 tyder beräkningarna på en minskad snittkostnad på 590 kr per elev, (91 892 - 91 304). För 2 449 budgeterade elever innebär detta minskade kostnader

(14)

2014-10-09

Dnr. 2014/0022 UAN-2 Sidan 4 av 4

om 1 503 tkr. Den beräknade volymen om 2 557 elever i snitt under året innebär dock ytterligare kostnader om 9 924 tkr, varför prognostiserad avvikelse mot budget i nuläget kan beräknas till totalt 8 421 tkr (225 043 tkr i budget jmf med prognostiserade 233 464 tkr).

Beslutsattest, jäv och bissysslor

Ett separat uppdrag har kommit från KS till alla förvaltningar gällande internkontroll 2014 och innefattar kontroll av att beslutsattest är gjord av behörig attestant, att det inte förekommer jäv i samband med fattade beslut och att det inte förekommer otillåtna bisysslor.

Beslutsattester

Stickprov av fakturor, med fokus på att attestering har gjorts av behörig attestant kommer att genomföras under fjärde kvartalet 2014.

Jäv

I november 2014 genomförs en utbildning för förvaltningens chefer av kommunjuristen kring jäv.

UAN:s nämndsekreterare sammanställer information till nämndens ledamöter gällande jäv och rutiner för när en eventuell jävsituation uppstår. I samband med den nya nämndens tillträde kommer en utbildnings-Anformationsdag genomföras som omfattar såväl nämndens verksamheter som reglemente och annan viktig information inklusive mutor, bestickning och jäv.

Bisysslor

Kontroll av medarbetares eventuella bisysslor sker löpande vid medarbetarsamtal samt vid nyanställningar. Bisysslor kommer att kontrolleras och redovisas i separat

tjänsteutlåtande.

Sara Potter

(15)

I T ] SOLLENTUNA KOMMUN

Socialkontoret

2014-05-26

BILAGA 1 (1)

Administrativa avdelningen

Annika Lindholm/Helena Randquist

Fakturor avseende boende - ekonomiskt bistånd

Kontrollmoment

Kontrollen utförs genom att konteringen i Procapita granskas mot faktura i pärm. Var 10:e faktura granskades i pärm "Boende 2014", totalt 30 fakturor.

Tidsperiod jan-maj 2014.

Ankomststämpel saknas på alla kontrollerade fakturor.

Följande brister hittades;

Antal Beskrivning av fel

3 Felaktig moms bokförd i Procapita

3 Ören inte redovisas vid reg. i systemet = felaktigt momsbelopp 2 Momsen är inte registrerad vid betalning

1 Felräknat momsbelopp

4 Kortkonto använt som kombineras med moms trots att det på fakturorna saknas momsbelopp

1 Hela beloppet på fakturan konterad som moms i Procapita

Fakturor från optiker - ekonomiskt bistånd

Kontrollen utförs genom att konteringen i Procapita granskas mot faktura i pärm. 10 fakturor granskades i pärm "Glasögon 2007-".

Ankomststämpel saknas på alla kontrollerade fakturor.

8 Ingen moms registrerad i Procapita 5 Fel konto använt

Fakturor som avser matrekvisitioner - ekonomiskt bistånd

Kontrollen utförs genom att konteringen i Procapita granskas mot faktura i pärm. 10 fakturor granskades i pärm "Mat pärm 100701-".

Turebergshuset 191 86 Sollentuna 08-579 210 00 08-35 02 90 www.sollentuna.se Turebergs torg

(16)

2014-05-26

Fakturor avseende boende - flyktingintroduktion Kontrollmoment

Kontrollen utförs genom att konteringen i Procapita granskas mot faktura i pärm. Var 10:e faktura granskades i pärm avseende perioden 13/5 2014 -

13/112014.

Totalt granskades 15 fakturor.

Antal Beskrivning av fel 1 Fel konto använt.

1 Avrundningsfel på moms.

Fakturor från optiker - flyktingintroduktion

Kontrollen utförs genom att konteringen i Procapita granskas mot faktura i pärm. 10 fakturor granskades i pärm "Glasögon 31/10 2012 - " .

Antal Beskrivning av fel 0 Inga fel hittades.

Förslag till åtgärd

Att rutiner och arbetssätt ses över ytterligare på enheten för ekonomiskt bistånd.

(17)

2014-05-26 2

Fakturor avseende boende - flyktingintroduktion Kontrollmoment

Kontrollen utförs genom att konteringen i Procapita granskas mot faktura i pärm. Var 10:e faktura granskades i pärm avseende perioden 2/10 2013-13/5 2014.

Totalt granskades 20 fakturor.

4 Ören inte redovisas vid reg. i systemet = felaktigt momsbelopp 2 Ingen moms registrerad i Procapita

3 Felaktigt momsbelopp reg. i systemet

Fakturor från optiker - flyktingintroduktion

Kontrollen utförs genom att konteringen i Procapita granskas mot faktura i pärm. 10 fakturor granskades i pärm "Glasögon 31/10 2012 - " .

8 Ingen moms registrerad i Procapita

Att rutiner och arbetssätt ses över.

Besök

Turebergshuset Turebergs torg

Postadress

191 86 Sollentuna

Telefon växel Fax reception Internet

08-579 210 00 08-35 02 90 www.sollentuna.se

(18)

SOLLENTUNA KOMMUN

B I L A G A 1 (2) Socialkontoret

2014-11-13 Administrativa avdelningen

Fakturor avseende boende - ekonomiskt bistånd

Kontrollmoment

Kontrollen utförs genom att konteringen i Procapita granskas mot faktura i pärm. Var 10:e faktura granskades i pärm "Boende 2014", totalt 15 fakturor.

Tidsperiod jun-okt 2014.

3 Fakturor där momsen inte är specificerad i Procapita.

1 Faktura där betalning är gjord utifrån en orderbekräftelse och inte en faktura.

1 Felkontering i kombination med fel rader i Procapita.

1 Hela beloppet på fakturan konterad som moms i Procapita.

Fakturor från optiker - ekonomiskt bistånd

Kontrollen utförs genom att konteringen i Procapita granskas mot faktura i pärm. 10 fakturor granskades i pärm "Glasögon 2007-".

Antal Beskrivning av fel 4 Fel konto använt.

Fakturor som avser matrekvisitioner - ekonomiskt bistånd

Kontrollen utförs genom att konteringen i Procapita granskas mot faktura i pärm. 10 fakturor granskades i pärm "Mat pärm 100701-".

(19)

SOLLENTUNA KOMMUN

Socialkontoret

Administrativa avdelningen

BILAGA 2

2014-06-30

Internkontroll 2014 - tillfälliga utbetalningar via Procapita

V i har granskat utbetalningar av s.k. "kringkostnader" till placerade barn (de ärenden som handläggs på placeringsenheten) samt till ensamkommande flyktingbarn.

Det kan röra klädutrustning, resor för umgänge med föräldrar eller kostnad för uppehälle för en del av de ensamkommande ungdomarna. Denna typ av betalningar ska alltid föregås av ett beslut fattat av handläggare eller enhetschef.

V i har granskat 20 utbetalningar. Samtliga var korrekt konterade och var grundade på ett beslut av handläggare eller enhetschef.

Ingen åtgärd behöver vidtas då allt var korrekt.

(20)

SOLLENTUNA KOMMUN

Yvonne Sedlacek Redovisningsekonom 08-579 215 58

Internkontroll First Card och Ica-fakturor

Kontroll First Card

Tidsperiod: Januari - April 2014

Moment: Kontrollera att kortinnehavare av First Card inte har attesterat sina egna fakturor.

Totalt under perioden har 88 fakturor attesterats och 5 av dessa var attesterade av kortinnehavaren.

Att sakgranskare/konterare skickar berörda fakturor direkt till överordnad chef. Även informera alla attestanter om gällande regler.

Kontroll ICA-fakturor

Tidsperiod: Januari - April 2014

Moment: Kontroll av att alla kvitton är bifogade till ICA-fakturorna Totalt under perioden har 59 fakturor attesterats där 385 kvitton var angivna på fakturorna och av dessa saknades 7 kvitton.

Informera alla ICA-kortinnehavare att kvitton måste lämnas till sakgranskare/konterare.

(21)

SOLLENTUNA KOMMUN

Yvonne Sedlacek Redovisningsekonom 08-579 215 58

Internkontroll First Card och Ica-fakturor

Kontroll First Card

Tidsperiod: Maj - Oktober 2014

Moment: Kontrollera att kortinnehavare av First Card inte har attesterat sina egna fakturor.

Totalt under perioden har 139 fakturor attesterats och av dessa var 7 attesterade av kortinnehavaren.

Fortsätta att informera alla attestanter om gällande regler.

Kontroll ICA-fakturor

Tidsperiod: Maj - Oktober 2014

Moment: Kontroll av att alla kvitton är bifogade till ICA-fakturorna Totalt under perioden har 89 fakturor attesterats där 537 kvitton var angivna på fakturorna och av dessa saknades 20 kvitton.

Fortsätta att informera berörda om gällande regler.

(22)

SOLLENTUNA KOMMUN Bilaga 3

Socialkontoret

2013-11-18 Yvonne Sedlacek

Redovisningsekonom

Dnr. 2013/0130 SN-1

Intemkontrollplan för år 2014 för socialnämnden

Bakgrund

Enligt kommunallagen ska nämnderna se till att den interna kontrollen är tillräcklig och att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt.

Nämnden ska årligen upprätta en intemkontrollplan utifrån en risk- och väsentlighetsanalys.

Plan for internkontroll år 2014

En plan för den interna kontrollen ska årligen fastställas av socialnämnden för att säkerställa att det interna kontrollsystemet fungerar tillfredsställande inom socialnämnens verksamhetsområde. Socialchefen ansvarar för fram- tagandet och uppföljningen av planen. Ett förslag till intemkontrollplan för år 2014 har tagits fram av socialkontoret, se nedan:

System Kontrollmoment Kontrollansvar Frekvens Metod Rapportering Procapita Fakturor som avser kostnader

för ekonomisktbiständfboenden mm)

Ekonom och system- förvaltare

April November

Stickprov Controller

Procapita Personec

Tillfälliga utbetalningar till familjehem Ekonom och system- förvaltare Procapita

April November

Stickprov Controller

Ascendo Kontrollera att kartinnehavare av First Card inte har attesterat sina egna fakturor

Ekonom och controller

Igång/

månad

Alla First Card

Controller

Ascendo Kontroll av att alla kvitton Sr bifogade till Ica-fakturorna.

Ekonom och controller

Igång/

månad

Alla Ica- kort

Controller

Fastställd intemkontrollplan ska delges kommunstyrelsen och revisorerna.

Turebergshuset 19186 Sollentuna 08-579 210 00 08-35 02 90 www.sollentuna.se Turebergs torg

(23)

Bilaga 1

UPPFÖLJNING A V INTERNKONTROLLPLAN FÖR ÅR 2014 FÖR VÅRD- OCH OMSORGSNÄMNDEN,

Kontroll av individbeslut är aktuella och att nyprövning skett.

Uppföljning av att nyprövning av beslut skett.

Nuvarande verksamhetssystem kräver att samtliga beslut är aktuella, för att säkerställa insats hos brukaren.

Ingen åtgärd.

Kontroll av att handläggningstiden från ansökan till beslut inte överstiger den föreskrivna tiden vid myndighetsbeslut.

Uppföljning av att beslut fattats inom tidsramen

Av 111 kontrollerade beslut om särskilt boende för äldre översteg handläggningstiden den föreskrivna tiden 30 dagar i 24 ärenden. 59 beslut om hemtjänst kontrollerades, varav 8 ärenden överskred tidsgränsen. I väntan på läkarutlåtande och ADL-bedömning ligger till grund för den överskridna tidsgränsen.

Av samtliga 157 kontrollerade beslut enligt LSS, överskred handläggningstiden i 16 ärenden den föreskrivna tiden om 3 månader. I dessa fall har utökad utredningstid krävts för att tillgodose behovet korrekt.

Vård- och omsorgskonteret arbetar för ett nära samarbete med landstinget.

Kontroll av att VOKs adressregister över leverantörer i LOV överensstämmer med leverantörernas information och kontaktuppgifte vid tidpunkten.

Att korrekta uppgifter avseende respektive leverantör är

registrerade hos VOK:

Under sommaren 2014 genomfördes en uppgiftsinsamling hos nämndens samtliga leverantörer av hemtjänst enligt LOV. Kontroll gjordes att de uppdaterade uppgifterna registrerats i kontorets interna kontaktregister samt att de överensstämde med uppgifterna på utförarens hemsida och kommunens externa webb.

Uppdaterad rutin för detta arbete beräknas vara färdig i december 2014.

Kontoret inför löpande översyn av leverantörernas lämnade kontaktuppgifter i enlighet med upprättad rutin från och med 1 januari 2015.

Godkänt dokument, 2014-11-18, Karin Proos

(24)

Bilaga f .

UPPFÖLJNING AV INTERNKONTROLLPLAN FÖR ÅR 2014 FÖR VÅRD- O C H OMSORGSNÄMNDEN, enligt beslut KS 2014-02-19

Kontroll av att beslutsattest är gjord av behörig.

Avstämning enligt attesträtt i Ascendo.

Av sjuttio kontrollerade fakturor under perioden jan-okt 2014 noteras ingen som attesterats av obehörig. Fyra

attesterade fakturor där eget deltagande noteras, dock med ej betydande belopp.

Reglemente för ekonomiska transaktioner kommuniceras med chefer och berörda

attestanter vid tertialbokslut och årsbokslut.

Att jäv inte förekommer i fattade beslut. För att aktualisera frågan för all personal hade kontoret i april ett gemensamt föreläsningstillfälle där kommunjuristen informerade om bisyssla och jäv ur juridiska perspektiv.

SKLs skriftliga vägledning för anställda i kommun, landsting och regioner, "Om mutor och jäv" används som en del i kontorets kontinuerliga, interna arbete.

Frågan aktualiseras i samband med det årliga

medarbetarsamtalet.

Att otillåtna bisysslor inte förekommer. Vård- och omsorgskontoret har 75 anställda, varav 13 anställda har sin arbetsplats utanför Turebergshuset. Av samtliga anställda på vård- och omsorgskontoret har 5 personer anmält någon form av bisyssla.

I kontorets granskning av de anställdas anmälda bisysslor i förhållande till kategorierna förtroendeskadliga,

arbetshindrande- eller konkurrerande bisysslor, har ingen anmäld bisyssla bedömts otillåten.

Samtliga anställdas bisyssla följs enligt rutin upp i samband med det årliga medarbetarsamtalet.

Godkänt dokument, 2014-11-18, Karin Proos

(25)

Bilaga

Uppföljning av internkontroll 2014, kultur- och fritidsnämnden

Rutin/system Kontrollmoment Resultat - iakttagelser Förslag till åtgärd

Rutiner kring skydd av tillgångar

Idrott Sollentuna har en

maskinpark på Sollentunavallen som har ett högt värde vilket kräver en effektiv förvaltning för att minimera risk för fel, förlust etc. En översyn behöver göras vad gäller rutiner för larm, lås och förvaring av maskinparken.

Översynen av tidigare nämnda rutiner resulterade i utvidgat larmsystem. Detta innebär att garaget på

Sollentunavallen har kompletterats med ett tyst larm som är direkt kopplat till bevakningsföretaget. Även låsrutinerna har setts över vilka har förbättras då brister upptäckts gällande nyckelhantering samt öppethållande av grindpassage. Hela

personalstyrkan har varit delaktiga i att ta fram en lås-/säkerhetsrutinbeskrivning.

Efter konstaterat inbrott och bristfälliga säkerhetsrutiner ansåg verksamheten att akuta åtgärder behövde genomföras.

Dessa togs i bruk under våren 2014.

Utbetalning av aktivitets- bidrag

När ansökningar av bidrag kommer in diarieförs de för att därefter registreras i FRI4

(systemet för bidragshantering) för utbetalning.

För att minimera eventuella misstag vid ansökning/registrering av bidrag har ett system köpts in och installerats som kallas APN, Aktivitetskort På Nätet. Detta är en tjänst för aktivitetsbidragsgrundande närvarorapportering. För föreningar betyder detta en bättre säkerhet, enklare administration, mindre chans att göra fel och snabbare utbetalning.

Då systemet är nytt har ingen utvärdering ännu genomförts.

Bristerna i bidragshanteringen är förbättrade via APN men utvärdering av systemet kommer ske först 2015.

Godkänt dokument, 2014-11-24, Niklas Roos af Hjelmsäter

—C

(26)

Bilaga 1. Uppföljning av intern kontrollplan 2014 för miljö- och byggnadsnämnden

Rutin/system Kontrollmoment Frekvens Beskrivning av möjliga risker

Uppföljning December 2014

Status

Kontroll av att

debitering sker enligt kommunens taxor inom plan- och bygglagens och miljöbalkens områden (inom miljö- och byggnadsnämndens ansvarsområden).

Att debitering sker enligt taxorna. Att korrekt debitering görs samt att rutiner följs för uppföljning av

debitering/fakturering.

Stickprov av fakturor enligt olika taxor

Att debitering missas, felaktig debitering görs, inkomster uteblir och ytterst att rättsäkerhet och likställighet inför lagstiftningen riskeras.

Slumpvisa stickprov har gjorts under november av fakturor/avgiftsunderlag inom miljöbalkens och plan- och bygglagens taxor.

Ingen anmärkning av de granskade fakturorna kunde noteras. Rutiner följs.

Kontrollen är utförd.

Ingen åtgärd.

Kontroll av att jäv inte förekommer i samband med beslut.

Uppsikt och utbildning Löpande och årlig.

Brott mot

kommunallagen samt förtroendeskadlighet

Utbildning hölls under februari 2014 med

nämnden. Löpande uppsikt.

Rutinerna följs, ingen anmärkning.

Ingen åtgärd.

Kontroll av att otillåtna bisysslor inte förekommer.

Kontroll av att rutinerna följs.

Årlig uppföljning.

Brott och

förtroendeskadlighet.

Samlad uppföljning under oktober för att kunna redovisa KS enligt särskild anvisning.

Inga otillåtna bisysslor har konstaterats. Rutiner följs.

Ingen åtgärd.

Kontroll av att

beslutsattester görs av behöriga attestanter.

Kontroll av att rutinerna följs.

Årlig

Uppföljning.

Brott och

förtroendeskadlighet.

Stickprov av beslutsattester.

Vissa anmärkningar på att syfte och program saknas för kurser m.m.

Rutiner skärps och utbildning ordnas.

(27)

Uppföljning av intemkontrollplan 2014 för Rösjöstyr elsen

Rutin/system Kontrollmoment Resultat - iakttagelser Förslag till åtgärd

Rutiner för att upptäcka elever som inte når kunskapsmålen.

Undervisande lärare samt speciallärare genomför

screeningar, tester och diagnoser kontinuerligt under elevens skoltid. Finns dokumenterat i skolans elevvårdsplan.

Rapportering sker kontinuerligt till rektor via Elevhälsoteamet.

Regelbundet sker avstämning två gånger per år i Unikum.

Rutiner för när barn försvinner. Handlingsplan finns uppsatt i varje klassrum samt på vårt Intranät. Genomgång med all personal i början av läsåret. Närmaste chef går vid varje incident igenom

handlingsplanenen med inblandad personal för att verifiera att handlingsplanen följts och ser över om något måste förändras.

Fungerar bra.

Rutiner när barn skadas. Handllingsplan finns på vårt Intranät. Genomgång med all personal i början av läsåret.

Osäkerhet om hur dessa skador dokumenteras. Skolsköterskan har blankett som skall användas och sedan till henne.

Uppdatera handlingsplanen betr dokumentationen.

Rutiner för ansökningar och antagande till skolan mellan skolvalsperioderna.

Ansökningar till grundskolan sker nu helt via webben (Hyper).

För grundsärskolan finns särskilt framtagna blanketter tillgängliga på hemsidan.

Det går inte att ha en "lokal kö"

av avslagna ansökningar för grundskoleelever i webbsystemet.

Löst genom att papperskopior på ansökningar sätts i särskild pärm.

Undersöka möjligheten till köplacering av avslagna ansökningar i webbsystemet.