Serviceförvaltningen Adress Box 611, 391 26 Kalmar │ Besök Södra Långgatan 39
TJÄNSTESKRIVELSE
Handläggare Datum Ärendebeteckning
Marcus Kindahl 2019-05-14 SFN 2019/0002
0480-450518
Servicenämnden
Anmälningsärenden
Information
Servicenämnden lägger redovisade anmälningsärenden till handlingarna.
Följande ärenden anmäls den 22 maj 1. Presidieprotokoll 2018-05-08
2. Serviceförvaltningens centrala samverkansprotokoll mars
Marcus Kindahl Nämndsekreterare
Bilagor
Ovan punkter redovisas i bilaga.
PRESIDIEBEREDNING SERVICENÄMNDEN
Tid onsdagen den 8 maj 08:15 Plats Borgmästarrummet
Ärende Föredragande
1
2
Information från chefer
Information från förvaltningschefen
Alla
PA
Till nämnd för information Till nämnd för information 3 Delårsuppföljning och prognos efter april
servicenämnden MT/MAB Till nämnd för beslut
4
5
Beslutsattestanter serviceförvaltningen 2019 - uppdatering
Budgetunderlag 2020
MAB/MK
PA
Till nämnd för beslut
Till nämnd för beslut 6 Medborgarförslag om att kommunen anordnar
grillplatser där det finns kol gratis för grillning PA Till nämnd för beslut 7 Medborgarförslag gatsten, trappstegen till
gamla vattentornet PA Till nämnd för beslut
8 Enskilda vägar - utbetalning PA/Henrik
Bertilsson Till nämnd för beslut 9
10
11
12 13
Odlingslotter
Motion odlingslotter
Avrapportering kommunens råd, handlingsplaner och handlingsprogram Tid för pressträff maj
Kontaktmannaskap
PA MK
Alla
Till nämnd för beslut Till nämnd för information Till nämnd för information
Information Presidiet Till nämnd för information KALLELSE/
FÖREDRAGNINGSLISTA/
PROTOKOLL
14 Övriga frågor Till nämnd för Information
Enligt uppdrag Marcus Kindahl (0480-45 05 18)
PROTOKOLL
Sammanträdesdatum
2019-03-21
Serviceförvaltningens centrala samverkansgrupp
Tid Torsdagen den 21 mars 2019 kl. 13:30-15:00 Plats
Borgmästarrummet Omfattning
§ 1 - 10 Närvarande
Peter Arnesson, förvaltningschef Jenny Daunéus HR-specialist Ulla Possbeck, vision
AnnCharlott Rydström, kommunal Per André, kommunal
Hampus Kihlström, vision
Martina Adiels Balk, administrativ chef
Sekreterare Marcus Kindahl
Justeras
Peter Arnesson, ordförande
Hampus Kihlström, vision
Per André, kommunal
2 (5)
§1 Föregående protokoll -
§2 Arbetsmiljö– Arbetsmiljöenheten informerar
Tidigare har punkten ”Arbetsmiljöenheten informerar” varit stående på dag- ordningen. Från och med nu kommer Arbetsmiljöenheten istället att komma när det finns behov för samverkansgruppen. Fackliga representanter meddelar Marcus om de anser att behov för besök från arbetsmiljöenheten föreligger.
§3 Arbetsmiljö Sjukfrånvaro
Jenny rapporterar om sjukfrånvarostatistiken. I januari månad 2019 var sjuk- frånvaron 5, 46 procent. Frisknärvaron för 2019 är 78,7 procent efter januari månad.
Arbetsmiljöhändelser
Aktuella arbetsmiljöhändelser redovisas i KIA för januari och februari. sju olycksfall, tre tillbud och en riskobservation redovisas. Händelserna har inträf- fat i kost skola, produktion fritid, verkstad och transportcentralens verksam- heter.
Fackliga representanter påtalar vikten av att rätt typ sätts på händelse så det blir tydligt vad som är olycksfall och tillbud. Jenny svarar att respektive chef ansva- rar för att koda om eventuella fel som är inskrivna i systemet.
Jenny kontaktar lokalvården och informerar om vikten av att följa rutiner vid tömning av papperskorgar för att minimera risker med exempelvis kanyler.
§4 Rekrytering
Pågående rekryteringar
Förrådsassistent 190314-190407
Byggprojektledare 181221-190228
Lokalvårdare timvikarier 181220-190131
Semestervikarier Produktion 181212-190215
Lokalvårdare 190225-190310
Lokalvårdare semestervikarier 181220-190131
Arbetsledare gata 190211-190228
3 (5) Genomförda rekryteringar
Lokalvårdare
Mohammad Shahandeh Bousjin Karin Nilsson
Reda Paulauskiene Amjad Srour Mallah Zelda Holm
Apinrat Kaewpinyo
Anläggningsarbetare enhet fritid Tommy Ekman
Verksamhetsutvecklare Avbruten
Fordonsmekaniker Jawad Ahmadzada Lastbilschaufför Henrik Jönsson
Fackliga representanter har inget att erinra.
§5 Uppdaterade VLS dokument
Marcus informerar om de senaste uppdateringarna i verksamhetshandboken.
§6 AID koder
Jenny informerar om AID-koder. AID-koder, arbetsidentifikation, används för att alla medarbetare ska tillhöra rätt gruppering i lönesystemet. Kalmar kom- mun har gjort en översyn över den befintliga kodningen och gjort justeringar där fel föreligger. Där förändringar har gjorts har det samverkats centralt med respektive fackförbund. Det är viktigt att kodningen är rätt vid exempelvis arbetsbrist samt för statistiken.
§7 Lokal tillämpning av flextider på serviceförvaltningen - förslag Jenny informerar om förslag till uppdatering av det lokala flexavtalet.
Uppdateringen innebär att medarbetare som arbetar administrativt i lokalvår- den, produktion och kost får möjlighet till flex efter överenskommelse med närmsta chef. Det har också gjorts ett förtydligande att flexregistrering ska ske via kommunens digitala system Visma och inte via exempelvis excelark.
Fackliga representanter ser positivt på att fler ges möjlighet till flexibel arbetstid och har inget att erinra.
4 (5)
§8 Krusenstiernska gården och verksamhetsförslag
Peter informerar om verksamhetsförslag för Krusenstiernska gården. Det finns idag två anställda. En vaktmästare och en person som jobbar med bokningar och allmän administration. Förslaget är att personen som arbetar med bok- ningar ska tillhöra kultur- och fritids organisation och vaktmästaren övergår i serviceförvaltningens organisation.
Fackliga representanter framför att det är av största vikt att det från arbetsgiv- ren blir tydligt vilka krav som ställs på skötsel av Krusenstiernska och att det blir tydligt för produktion park vad som förväntas. Peter svarar att det arbete som ska utföras utöver vaktmästaren på plats ska produktion park fakturera till stiftelsen. Det ska inte medföra några extra kostnader för produktions verk- samheter. Det finns en skötselplan framtagen som är mycket ambitiös och om den ska följas skulle det kräva ett omfattande arbete till en stor kostnad. Ser- vicenämnden har sedan tidigare markerat att ett sådant arbete kräver ett till- skott av medel till förvaltningen och till ett sådant tillskott finns sköts gården utefter de förutsättningar som finns och är möjliga.
Fackliga representanter har i övrigt inget att erinra.
§9 Servicenämnden 27 februari och 27 mars
Följande ärenden behandlades på servicenämnden den 27 februari:
- Årsrapport servicenämnden 2018
- Godkännande av hyresavtal för Byteaterns verksamhet
- Medborgarförslag om att installera skymningsrelä på gatubelsyning - Medborgarförslag om hål i Larmgatan
- Redovisning av medarbetarenkäten
Följande ärenden behandlas på servicenämnden den 27 mars:
- Budgetuppföljning och prognos efter februari - Medborgarförslag om hål i Larmgatan
- Medborgarförslag om att installera skymningsrelä på gatubelsyningen - Dokumenthanteringsplan serviceförvaltningen
- Beskrivning av servicenämndens allmänna handlingar – arkivbeskriv- ning
- Arrendeavtal Vita Sands Camping AB avseende badplatsen - Servicenämndens representation i kommunens råd
- Medborgarförslag om att kommunens pensionärer fortsatt ska erbjudas lunch i skolmatsalarna
- Remiss – Handlingsprogram enligt lagen om skydd mot olyckor för Kalmar kommun
- Remiss – Lokal funktionshinderstrategi Kalmar kommun - Odlingslotter
- Ny översiktsplan Kalmar kommun
5 (5)
§ 10 Övrigt
a. Inställd samverkan
Fackliga representanter framför att det återkommande ställts in sam- verkansmöten. Arbetsgivaren svarar att man fortsättningsvis kommer föreslå att samverkan kan ställas in på grund av att det inte finns några aktuella punkter. Därefter får de fackliga representanterna avgöra om mötet ska ställas in eller genomföras.
b. Organisation produktion
Peter informerar att Tomas Lexinger, produktionschef, från den första april avslutar sin anställning som produktionschef och istället övergår till att arbeta som projektledare i nya projekt- och byggenheten på kommunledningskontoret. Tomas kommer bland annat arbeta med Life Sure projektet, Projekt muddring av malmfjärden och belysnings- frågor.
.
c. Organisation administration
Martina informerar om försök att rekrytera en verksamhetsutvecklare till administrationen och att rekryteringen fick avbrytas. Det finns ett stort behov av ytterligare resurser på administration och arbete med verksamhetsutveckling. Därför föreslås att Mia Tagemark, som idag ar- betar som ekonom, ska arbeta med verksamhetsutveckling på 50 pro- cent och fokusera på processledning och processutveckling och att Marcus Kindahl, som idag arbetar som nämndsekreterare ska arbeta med verksamhetsutvecklingsdelarna digitalisering och kvalitetsledning.
Martina kommer fortsätta arbeta med miljöledning.
Därför föreslås att administration rekryterar en ekonom som kommer arbeta med både ekonomi och som nämndsekreterare.
Förutom att detta ger möjlighet till arbete med att utveckla förvaltning- en så ger det också synergieffekter och gör att det finns ersättare vid sjukdom och ledigheter för nämndadministration, diarieföring och ekonomi.
Fackliga representanter har inget att erinra.
d. Facklig representant produktion
Per André meddelar att han från första april kommer börja som arbets- ledare på produktion park och arbeta med byggnation av lekplats och bryggor. Per kommer därmed inte längre vara facklig representant för kommunal i central samverkan.
