SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 1(8)

(1)

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 1(8)

Kommunens valda revisorer

2015-01-20

Utdragsbestyrkande

Plats och tid Hyltenäsrummet, kommunhuset, Kinna, klockan 08.30-08.50

Beslutande S Eva Ryberg

S Peter Hellberg S Kenneth Sölvebring M Roger Fogelström M Sven-Olof Carlsson C Kurt Frilén

Övriga närvarande Åke Nyqvist

Fredrik Carlsson, PwC

Malin Stomberg, kommunsekreterare

Utses att justera Roger Fogelström

Justeringens plats och tid Kommunledningskontoret, kommunhuset, Kinna, 2015-01-20

Underskrifter Sekreterare §§ 1-5

Malin Stomberg Ordförande

Eva Ryberg Justerande

Roger Fogelström

(2)

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 2(8)

2015-01-20

Justerandes sign Utdragsbestyrkande

ANSLAG/BEVIS

Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag.

Instans Kommunens valda revisorer

Sammanträdesdatum 2015-01-20 Datum för anslags

uppsättande 2015-01-20

Datum för anslags

nedtagande 2015-02-11

Förvaringsplats för

protokollet Kommunledningskontoret, kommunhuset, Kinna Underskrift

Malin Stomberg

(3)

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 3(8)

2015-01-20

Innehållsförteckning

Val av attestanter för valda revisorer 2015-2018 § 1 Personuppgiftsombud för valda revisorers verksamhetsområde § 2 Dokumenthanteringsplan och arkivbeskrivning för valda revisorer § 3 Utbildning för ny- och omvalda förtroendevalda i Marks kommun § 4 Avtal mellan Västra Götalandsregionen och Marks kommun

avseende revision av gemensam nämnd § 5

(4)

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 4(8)

2015-01-20

§ 1/2015

Val av attestanter för valda revisorer 2015-2018

Revisorernas beslut

1. Beslutsattesten tecknas av ordförande Eva Ryberg med vice ordförande Roger Fogelström som ersättare

2. Attesträtten gäller tills vidare

3. Tidigare attesträtter upphävs från och med dagens datum

Ärendet

Attesträtten för ansvarsområde 97 innehas enligt praxis av valda revisorers ordförande med vice ordförande som ersättare.

Attest av inkommande fakturor, både interna och externa, är två persons- ärende i form av mottagnings- och beslutsattest. Från och med hösten 2010 görs detta huvudsakligen elektroniskt i kommuninternt verksamhetssystem.

För att kunna genomföra den elektroniska attesten behöver attestanten ha behörighet i berörda verksamhetssystem.

Förslag till beslut

1. Beslutsattesten tecknas av ordförande Eva Ryberg med vice ordförande Roger Fogelström som ersättare

2. Attesträtten gäller tills vidare

3. Tidigare attesträtter upphävs från och med dagens datum

Beslutsgång

Ordföranden frågar om förslag till beslut kan antas och finner att så sker.

________________

(5)

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 5(8)

2015-01-20

§ 2/2015

Personuppgiftsombud för valda revisorers verksamhetsområde

Axel Danielsson utses till personuppgiftsombud för valda revisorers verksamhetsområde.

Ärendet

Alla politiska organ är personuppgiftsansvarig inom sitt verksamhetsområde.

Det ankommer på den personuppgiftsansvarige, det vill säga det politiska organet, att inom sitt område se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de föreskrifter som gäller för verksamheten.

I syfte att inom kommunen skapa enhetliga rutiner för egen kontroll av handlingar med personuppgifter som omfattas av personuppgiftslagen (PuL) bör varje politiskt organ utse ett personuppgiftsombud.

Axel Danielsson, Axel Danielsson Konsult AB, har förklarat sig villig att åta sig uppdraget som personuppgiftsombud för samtliga personuppgifts- ansvariga i Marks kommun, utbilda och kontinuerligt informera den av varje politiskt organ utsedda personuppgiftsassistenten.

Förslag till beslut

Axel Danielsson utses till personuppgiftsombud för valda revisorers verksamhetsområde.

Beslutsgång

________________

(6)

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 6(8)

2015-01-20

§ 3/2015

Dokumenthanteringsplan och arkivbeskrivning för valda revisorer

1. Valda revisorer antar den dokumenthanteringsplan med de gallringsfrister som anges.

2. Valda revisorer antecknar arkivbeskrivningen.

3. Till arkivansvarig och arkivansvarig för valda revisorer utses Roger Fogelström mede Eva Ryberg som ersättare.

Ärendet

Arkivbildning och gallring av allmänna handlingar inom kommunerna styrs av arkivlagen och arkivförordningen. Kommunfullmäktige har också antagit ett arkivreglemente för Marks kommun. Av arkivlag, arkivförordning och arkivreglemente framgår bland annat att varje myndighet skall upprätta en dokumenthanteringsplan och en arkivbeskrivning. Valda revisorer beslutade 2011- 02-15 att anta en dokumenthanteringsplan och en arkivbeskrivning.

Enligt arkivreglemente för Marks kommun skall på varje myndighet finnas en arkivansvarig och en arkivredogörare.

Förslag till beslut

1. Valda revisorer antar den dokumenthanteringsplan som bilagts denna tjänsteskrivelse med de gallringsfrister som anges.

2. Valda revisorer antecknar den arkivbeskrivning som bilagts denna tjänsteskrivelse.

3. Till arkivansvarig och arkivansvarig för valda revisorer utses Roger Fogelström mede Eva Ryberg som ersättare.

Beslutsgång

________________

(7)

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 7(8)

2015-01-20

§ 4/2015

Utbildning för ny- och omvalda förtroendevalda i Marks kommun

Valda revisorer får delta på de tre utbildningstillfällen som erbjuds med möjlighet till arvoden och ersättningar enligt föreliggande bestämmelser.

Ärendet

Alla ny- och omvalda förtroendevalda bjuds in till tre utbildningstillfällen där de får tillfälle att lära sig om vad som gäller för uppdraget som förtroendevald både allmänt och specifikt här i Mark.

Första utbildningstillfället är den 22 januari 2015 kl. 09.00 - 16.00 Andra utbildningstillfället är den 27 januari 2015 kl. 18.00 - 21.30 Tredje utbildningstillfället är den 5 februari 2015 kl. 14.00 - 21.00 Samtliga utbildningstillfällen hålls i Abbottsalen, Rydals konferenscenter.

Vid tredje utbildningstillfället har valda revisorer givits möjlighet att informera om sin verksamhet, både allmänt och specifikt för Mark.

Arvode och ersättningar betalas ut till de förtroendevalda som deltar på ut- bildningarna.

Förslag till beslut

Valda revisorer får delta på de tre utbildningstillfällen som erbjuds med möjlighet till arvoden och ersättningar enligt föreliggande bestämmelser.

Beslutsgång

________________

(8)

SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 8(8)

2015-01-20

§ 5/2015

Avtal mellan Västra Götalandsregionen och Marks kommun avseende revision av gemensam nämnd

Avtal med Västra Götalandsregionen om revision av den gemensamma nämnden Samrehabnämnden Mark Svenlunga godkänns.

Avtalet undertecknas av ordförande och vice ordförande för Marks kommun.

Ärendet

Samrehabnämnden i Mark-Svenljunga är en gemensam nämnd mellan Marks kommun, Svenljunga kommun och Västra Götalandsregionen. Av kommunallagens 9 kap 2 § framgår att en gemensam nämnd skall granskas av revisorerna i var och en av de samverkande kommunerna eller landstingen. Av kommentarerna framgår att parterna kan komma överens om hur revisionen praktiskt skall genomföras.

Genom avtalet överenskommer Västra Götalandsregionen och Marks kommun att Marks kommuns revisorer genomför årlig grundläggande granskning och eventuell fördjupad granskning av den gemensamma nämnden. Revisionen genomförs i enlighet med kraven i kommunallagens 9 kap och God revisions- sed i kommunal verksamhet.

Granskningen skall genomföras enligt den granskningsplan som revisorerna gemensamt upprättar. Ersättning för utförd revision bestäms i samband med att granskningsplanen upprättas.

Avtalet gäller tills vidare eller tills någon av parterna säger upp det. Upp- sägning skall ske minst fyra månader innan årets revisionsberättelse skall undertecknas.

Förslag till beslut

Avtal med Västra Götalandsregionen om revision av den gemensamma nämnden Samrehabnämnden Mark Svenlunga godkänns.

Avtalet undertecknas av ordförande och vice ordförande för Marks kommun.

Beslutsgång

________________