Protokoll PU 2015-05-13 § 14-22

(1)

Plats och tid Gatukontoret den 13 maj 2015 kl. 13.00–15.40 (ajournering 14.45–14.50)

Beslutande Alexandra Gustafsson (S), ordf.

Ingemar Gruvaeus (C) Per Gunnarsson (M)

Övriga deltagande Berit Hallersbo, HR-chef Emelia Larsson, sekreterare

Roger Immerstrand, gatu/parkchef § 14

Justerare Ingemar Gruvaeus

Justeringens plats och tid Kommunhuset i Vara den 21 maj klockan 16.00

Under-

skrifter Sekreterare Paragrafer 14-22

Emelia Larsson

Ordförande

Alexandra Gustafsson

Justerare

Ingemar Gruvaeus

ANSLAG/BEVIS

Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag

Organ Vara kommun, personalutskottet

Sammanträdesdatum 2015-05-13

Datum för anslagets upp-

sättande 2015-05-22 Datum för anslagets

nedtagande 2015-06-13

Förvaringsplats för proto-

kollet Kommunkansliet

Underskrift

(2)

Innehållsförteckning

Information avseende Gatu- och parkenheten ... 2

PU § 15 Dnr 15/2014 Dpl 001 ... 3

Information om arbetet med föreskrifter avseende digitalt deltagande i nämnder ... 3

Pensionspolicy för Vara kommun ... 5

Information avseende lönestatistik för socialsekreterare ... 7

Finansiering av utökning av sjukfrånvaroprojektet ... 8

Behandling av äskanden om ersättning för förlorad arbetsförtjänst ... 11

Diskussion om uppsägningar ... 12

Information om Lagmansgymnasiet ... 13

Övriga frågor ... 14

(3)

PU § 14

Information avseende Gatu- och parkenheten

Gatu- och parkchef Roger Immerstrand visar gatukontorets lokaler och informerar personalutskotten om verksamheten.

Gatu- och parkenheten har, inklusive säsongsarbetare, 21 stycken anställda. 17 av dessa utgår från gatukontoret medan 4 stycken utgår från Kvänums lokaler.

__________

(4)

PU § 15 Dnr 15/2014 Dpl 001

Information om arbetet med föreskrifter av- seende digitalt deltagande i nämnder

Beslut

Personalutskottet ger förvaltningen i uppdrag att ta fram förslag på föreskrifter och ändring i reglemente för ett digitalt deltagande i fullmäktige och nämnder.

__________

Sammanfattning

Kommunstyrelsen gav vid sitt sammanträde den 27 november 2013, § 131, personalutskottet i uppdrag att bland annat se över arbetsformer för nämnder och styrelser, för att se över möjligheterna till digitalt deltagande på samman- träden.

Personalutskottet har utrett ärendet på följande vis:

 Den 7 februari 2014 § 9 informerade kommunjurist Maria Westh personalutskottet om de juridiska möjligheterna till digitalt deltagande på sammanträden. Personalutskottet kunde efter denna information dra slutsatsen att det juridiskt sett är möjligt med digitalt deltagande på sammanträden för en eller flera ledamöter.

 På sina sammanträden den 9 april 2014 § 14 och 7 maj 2014 § 24 har utskottet sett över de tekniska möjligheterna till digitalt deltagande på sammanträden tillsammans med IT-avdelningen. Utskottet kunde kon- statera att de tekniska möjligheterna till detta finns.

 Den 3 juni 2014 § 30 skickade personalutskottet en förfrågan till bild- ningsnämnden och miljö- och byggnämnden om intresse att prova digitalt deltagande på sammanträden.

 Bildningsnämnden och miljö- och byggnadsnämnden har svarat på personalutskottets förfrågan avseende digitalt deltagande. Intresset saknas inom båda nämnderna till att prova digitalt deltagande på sammanträ- den.

 Den 8 oktober 2014 KS § 113 PU § 47 beslutade kommunstyrelsen att återremittera ärendet avseende digitalt deltagande på sammanträden till personalutskottet för vidare utredning.

 Den 22 oktober 2014 PU § 55 togs ärendet upp på nytt i personalutskottet. Utskottet beslutade att bjuda in kommunjurist Maria Westh till personalutskottets nästa sammanträde för att diskutera hur ärendet går vidare.

 Vid personalutskottets sammanträden den 3 december 2014 närvarar kommunjurist Maria Westh. Hon får i uppgift att arbeta fram ett för- slag till föreskrifter samt ändringar i alla reglementen avseende digitalt deltagande i nämnder och utskott.

__________

(5)

Personalutskottets behandling

HR-chef Berit Hallersbo informerar personalutskottet om att kommunjurist Maria Westh kan ha svårt att hinna genomföra uppdraget att ta fram föreskrif- ter för digitalt deltagande innan hennes föräldraledighet i juli.

Personalutskottet diskuterar ärendet och vill ge förvaltningen i uppdrag att ta fram föreskrift och förslag på ändring i reglementet för digitalt deltagande så skyndsamt som möjligt. Finns möjlighet att vikarierande kommunjurist kan fortsätta arbetet är det bra, men i annat fall får det ske efter årsskiftet 2016.

_________

(6)

PU § 16 Dnr 221/2012 Dpl 024

Pensionspolicy för Vara kommun

Beslut

Personalutskottet återremitterar pensionspolicyn för Vara kommun till förvalt- ningen för ytterligare revideringsarbete för att tas upp för beslut på juni må- nads sammanträde.

__________

Sammanfattning

Personalsekreterare Sven-Göran Persson har upprättat ett förslag på reviderad pensionspolicy för Vara kommun.

Pensionspolicyns innehåll

 Beslutsordning

 Pension till anställda

 Pensionsinformation till anställda

 Pension till förtroendevalda

 Tryggande av kommunens pensionsåtagande Revidering

(7)

__________

HR-chef Berit Hallersbo informerar personalutskottet om upprättade revideringar i pensionspolicyn. En tabell från förra policyn ska läggas in i denna, vil- ket har missats i utskickat förslag.

En viktig ändring i dokumentet är pensionsförstärkningar vid förtida uttag.

Annars är det mestadels redaktionella revideringar som gjorts.

Personalutskottet informeras även om att policy behöver MBL förhandlas som en del i antagandeprocessen.

Utskottet återlämnar pensionspolicyn till förvaltningen för att lägga in bilagd tabell i policyn, och tar åter upp den för beslut på utskottets sammanträde i juni.

___________

(8)

PU § 17

Information avseende lönestatistik för social- sekreterare

HR-chef Berit Hallersbo informerar personalutskottet om löneläget för socialsekreterare i Vara kommun samt övriga kommuner i Skaraborg. Av 15 grans- kade medianlöner hamnar Vara på plats 10.

På nästa personalutskottsammanträde önskar utskottet få en djupare redovis- ning på personalomsättningen hos socialsekreterare, och vilka faktorer omsätt- ningen kan kopplas till.

__________

(9)

PU § 18

Finansiering av utökning av sjukfrånvaropro- jektet

Personalutskottets förslag till beslut

Kommunstyrelsen anvisar medel för utökade hälsokontroller år 2015 med 500 000 kronor. Medel tas från kommunstyrelsens ackumulerade överskott.

_________

Bakgrund

Vara kommun har föregående mandatperiod haft ett mål för sänkt sjukfrån- varo, till 3.0% år 2015. För att bidra till att nå målet tillsattes ett sjukfrånvaro- projekt hösten 2013, som hade till uppgift att analysera orsakerna till ökningen och föreslå åtgärder för att sänka sjukfrånvaron.

Den inledande analysen i sjukfrånvaron identifierade i huvudsak fyra kategorier av medarbetare, långtidsfrånvarande med utsikt att återgå i tjänst, låntidsfrånva- rande som inte kan antas komma tillbaka i tjänst, korttidsfrånvarande, samt friska. Med långtidfrånvaro avses frånvaro mer än tre månader, med friska avses personer som haft mindre än 2% frånvaro (motsvarar ca en veckas från- varo/år).

Analysen visade vidare att det inte fanns några tydliga samband mellan yrkes- grupper och hög frånvaro. Viss ökning av sjukfrånvaron korrelerar med sti- gande ålder, samt med resultatenheter med många medarbetare eller många arbetsplatser. Detta är dock inga absoluta samband. T ex har kostenheten, med flest medarbetare i kommunen spridda på en mängd arbetsplatser haft lägre frånvaro än genomsnittet, samt att åldersgruppen 30-49 år uppvisar högre sjuk- frånvaro än gruppen äldre än 50 år.

Sjukfrånvaroprojektet inrättade ett särskilt program för de medarbetare som haft 6 eller flera korttidssjuktillfällen på ett år, ”Kropp, själ och kreativitet”.

Avgränsningen av en målgrupp var nödvändig för att kunna genomföra projektet tidsmässigt och inom en möjlig ekonomisk ram.

Samtidigt med detta har kommunens rehab-ansvariga tjänsteman lagt ner en stor arbetsinsats för att identifiera och omställa långtidssjuka medarbetare som inte haft utsikter att komma åter i tjänst.

Inom programmet ”Kropp, själ och kreativitet” har hittills 80 medarbetare genomgått en hälsokontroll med livsstilsanalys, och fått en uppföljning och handlingsplan utifrån det. Analysen visar på överrepresentation av övervikt, nikotinanvändning, och dålig kondition i målgruppen. Ett antal åtgärder har startas upp för att komma tillrätta med de problem som identifierats, t ex vikt- grupper och rökavvänjning, men även migränyoga och kulturella aktiviteter.

(10)

Fortsatt behov

Sjukfrånvaroprojektet inrättades för en period av två år. Många insatser har gjorts, men resultatet i form av sänkt sjukfrånvaro har ännu inte kunnat ses fullt ut (2014 var sjukfrånvaron 7,2% ). Bland annat fick fem personer hel sjuk- ersättning 2014, hittills i år har tre personer fått hel sjukersättning, och arbetet med att omställa de långtidssjuka behöver fortsätta. Under perioden 2013-04- 15 -2014-04-15 har 78 personer mer än 6 frånvarotillfällen. Perioden 2014-04- 15-2015-04-15 är det 64 personer.

HR-chefen bedömer det som mycket viktigt att medel tillskjuts så att arbetat med sjukfrånvaroprojektet, bland annat eftersom

 Det är en fördröjning mellan gjorda insatser och resultat. De insatser som nu gjorts kommer att visa sig tidigast i sjukstatistiken för år 2015.

 Det är viktigt att fortsätta att kraftsamla även runt långtidssjuka. Där det finns stort behov av att göra fortsatta insatser, eftersom Försäk- ringskassa och Arbetsförmedling har haft bekymmer med organisation och resurser, och därför inte kunnat ge arbetsgivaren det stöd som be- hövts, framförallt inte inom rimliga tidsramar

 Sjukfrånvaron i samhället ökar, inte minst de psykiska diagnoserna.

Sjukfrånvaroprojekt har tagit sikte på individens mående, genom livsstilsändringar och kulturinsatser, och behöver få fortsätta för att kunna se säkerställda resultat av insatserna.

 Kommunen satsar på att vara en bra arbetsgivare för att säkra personal- försörjningen i framtiden. En god arbetsmiljö med ett gott stöd för att förebygga ohälsa och minimera sjukfrånvaro är en mycket viktig del i att vara en attraktiv arbetsgivare.

Möjliga satsningar om resurser tillskjuts

 Fortsatta hälsokontroller för korttidsfrånvarande resten av 2015. HR- avdelningen har ”dragit streck” för nytillkommande till projektet under våren 2015, eftersom projektet löper endast till årsskiftet 2015/2016, och det inte finns möjlighet att följa upp och genomföra handlingsplaner för berörda medarbetare.

 Förlängning av sjukfrånvaroprojektet även år 2016, för att genomföra de handlingsplaner som görs år 2015. Förväntningar finns att kunna ut- läsa resultatet av gjorda insatser med ca ett till två års fördröjning.

 Hälsokontroller för samtliga chefer. Cheferna är våra viktigare resurser i en god arbetsmiljö och en satsning även på chefens hälsa, samt en på- följande insats för att chefen ska kunna bedriva ett bra hälsofrämjande ledarskap kan visa detta.

(11)

 Personalvårdsrond ska införas, för att stötta cheferna i det fortsatta häl- sofrämjande arbetet på enheten.

Kostnader

För att stärka och fortsätta arbetet med att sänka sjukfrånvaron kommer po- pålägget att ökas från 39.96 % till 40,46%. Avdelningen för intern utveckling och styrning får i uppdrag att stärka detta arbete. Härigenom tillförs de resurser som krävs.

För 2015 behöver 500 000 kronor tillskjutas.

_________

HR-chef Berit Hallersbo informerar personalutskottet om att åtgärder för att minska sjukfrånvaron behöver göras på flera plan. Att ge ökat stöd till cheferna är viktigt för att kunna skapa en friskare arbetsplats. Även en större satsning på hälsokontroller behöver göras för att minska sjukfrånvaron. En ny projektledare för sjukfrånvaroprojektet anställdes vid årsskiftet.

_________

(12)

PU § 19

Behandling av äskanden om ersättning för förlorad arbetsförtjänst

Beslut

Personalutskottet beslutar att ge Carl-Uno Olsson (S) ersättning för förlorad arbetsförtjänst enligt schablon.

__________

Sammanfattning

En ansökan avseende förlorad arbetsinkomst för egenföretagare med politiska uppdrag har inkommit från Carl-Uno Olsson till HR-avdelningen.

Ärendet har behandlats av HR-chef Berit Hallersbo som anser den sökanden vara berättigad till ersättning för förlorad arbetsförtjänst enligt schablon.

__________

(13)

PU § 20

Diskussion om uppsägningar

Beslut

Personalutskottet ger förvaltningen i uppdrag att utarbeta ett förslag för en mer systematisk uppföljning av uppsägningar i kommunen.

__________

Sammanfattning

Omsättningen av personal har under den senaste tiden varit stor i kommunen.

HR-chef Berit Hallersbo informerar om att anledningen till den stora omsätt- ningen ser olika ut beroende på vilken förvaltning som granskas. Inom skolan rör det sig bland annat om förvaltningsrättsliga aspekter, där förvaltningen inte uppfyller vissa lagkrav.

I och med den omorganisation som gjordes i juli 2013 har även den administ- rativa delen på miljö- och byggnadsförvaltningen drabbads hårt.

Personalutskottet diskuterar uppsägningar tillsammans med HR-chef Berit Hallersbo.

Berit Hallersbo informerar om att kommundirektör Gert Norell har efterfrågat att bli uppringd till detta ärende. Personalutskottet anser dock att den redogö- relse de fått är tillräcklig.

__________

(14)

PU § 21

Information om Lagmansgymnasiet

HR-chef Berit Hallersbo informerar om att de två industrilärare som blivit uppsagda från Lagmansgymnasiet är återtagna i tjänst då en tredje industrilärare sagt upp sig på egen begäran.

En administrativ tjänst, som idag finns under IT-enheten och som under de senaste två månaderna stöttat miljö- och byggnadsförvaltningen med administ- rativa uppgifter kommer från och med maj månad lånas ut som administrativt stöd till Lagmansgymnasiet under ett års tid.

__________

(15)

PU § 22

Övriga frågor

Verksamhetsutveckling

HR-chef Berit Hallersbo informerar personalutskottet om att planeringen för verksamhetsutveckling 2017 har påbörjats. Det är en verksamhetsutveckling gemensam för hela kommunen. Ett område med stort fokus kan bli kommunens arbete mot ökad digitalisering.

Nästa personalutskott

Vid nästa sammanträde den 11 juni bjuds projektledare Lotta Borglund in för att redogöra kring arbetet med sjukfrånvaroprojektet.

__________

(16)