Utbildningsnämnden 2021-12-15

(1)

Kallelse/Underrättelse

1(3)

Utbildningsnämnden 2021-12-15

Plats och tid

Kommunhuset i Älmhult, sammanträdesrum Linnésalen, klockan 08:30

Thomas Harrysson (C) Eva-Marie Andersson

Ordförande Sekreterare

Offentlighet

Sammanträdet är inte öppet för allmänheten.

Ärenden

Ärende

1 Fastställande av föredragningslista Informationsärenden

2 Meddelanden ^{4 - 9}

3 Information Beslutsärenden

4 Intern kontrollplan 2022 ^2021/224 ^{10 - 23}

5 Lokaler Komvux ^2021/122 ^{24 - 44}

6 Förenklad månadsrapport november ^2020/30 7 Budget och verksamhetsplan 2022 ^2021/118 ^{45 - 54} 8 Bidrag till Virestads friskola 2022 ^2021/339 ^{55 - 85} 9 Bidrag till Thorén Framtid 2022 ^2021/340 ^{86 - 100} 10 Bidrag till Idekulla skola 2022 ^2021/341 ^{101 - 115} 11 Bidrag till Lunds Waldorfskola 2022 ^2021/338 ^{116 - 130} 12 Bidrag till Kunskapsförskolan 2022 ^2021/342 ^{131 - 142} 13 Interkommunal ersättning 2022-

förskola,fritidshem,grundsärskola,grundskola

2021/343 ^{143 - 159}

14 Interkommunal ersättning gymnasium 2022- kommunal huvudman

2021/343 ^{160 - 163}

(2)

2(3)

15 Interkommunal ersättning gymnasium 2022- fristående huvudman

2021/343 ^{164 - 167}

16 Obligatoriskt fritt skolval-återrapportering delredovisning

2020/54 ^{168 - 175}

17 Redovisning av delegeringsbeslut ^2021/17 ^{176 - 181} 18 Övrigt

Punkt i

kallelse Min Tid

Ärende, UN

2021-12-15 Föredragande Biträdande Typ

1 5 8.30

Fastställande av

föredragningslista beslut

2 5 8.35 Meddelanden info

3 20 8.40 Information Roger Johansson info

4 10 9.00 Intern kontrollplan 2022 Camilla Åström beslut

5 10 9.10 Lokaler Komvux Samuel Svensson beslut

20 9.20 Kaffe

6 10 9.40

Förenklad månadsrapport november

Daniel Akilisson Oliver öst Långström

beslut

7 55 9.50

Budget och

verksamhetsplan 2022

Daniel Akilisson Oliver Öst Långström Roger Johansson

Anna Rix Grönvall Jenni Karlsson Samuel Svensson

beslut

8 10 10.45

Bidrag till Virestads friskola 2022

Daniel Akilisson Oliver Öst Långström

beslut

9 5 10.55

Bidrag till Thorén

Framtid 2022 Daniel Akilisson beslut

10 5 11.00

Bidrag till Idekulla

skola 2022 Daniel Akilisson beslut

11 5 11.05

Bidrag till Lunds

Waldorfskola 2022 Daniel Akilisson beslut

12 5 11.10

Bidrag till

Kunskapsförskolan 2022

Oliver Öst

Långström beslut

(3)

3(3)

13 5 11.15

Interkommunal ersättning 2022- förskola, fritidshem, grundsärskola, grundskola

Daniel Akilisson beslut

14 5 11.20

Interkommunal ersättning 2022

gymnasium-kommunal huvudman

Samuel Svensson beslut

15 5 11.25

Interkommunal ersättning gymnasium 2022-fristående huvudman

Samuel Svensson beslut

16 20 11.30

Obligatoriskt fritt skolval-

återrapportering, delredovisning

Anna Rix

Grönvall beslut

17 5 11.50

Redovisning av

delegeringsbeslut

beslut

18 5 11.55 Övrigt

info/beslut 12.00

(4)

Tjänsteskrivelse

2021-12-08 1(1)

Utbildningsförvaltningen Camilla Åström

camilla.astrom@almhult.se

Utbildningsnämnden

Meddelanden 2021-12-15

Meddelanden

Skrivelse från Socialdemokraterna, Älmhult angående problem med skolskjuts i Älmhults kommun.

Uppföljning av kommunövergripande mål inom intern kontroll 2021.



(5)

Till utbildningsnämnden och kommunstyrelsen i Älmhult 2021-12-03

Skrivelse angående problem med skolskjuts i Älmhults kommun

Onsdagen den 1 december fick vårdnadshavare i Älmhults kommun beskedet att skolskjutsarna under nästkommande dag – den 2 december - var inställda på grund av osäkert väderläge.

Idag den 3 december går trafiken igen och vi kan läsa i media att skolskjutsarna vid två tillfällen kört i diket på väg till skolorna och ett 40 tal barn fick vänta i 10 graders kyla då bussen inte dök upp.

Listan med problem kring Älmhults kommuns skolskjuts är lång och ovan nämnda incidenter är allvarliga för barnens säkerhet och chaufförernas arbetsmiljö.

Vi socialdemokrater ser mycket allvarligt på dessa händelser, men också på att vissa barn får åka 90 minuter enkel resa och de tidigare uteblivna turerna och tvivelaktig prioritering av barnens säkerhet.

Med anledning av detta begär vi:

- att kommunstyrelsen tillsammans med utbildningsnämnden skyndsamt hittar ett alternativ som gör att barn och föräldrar kan känna sig trygga med skolskjutsen och som också beaktar chaufförernas arbetsmiljö.

- att en grundlig utredning av de olyckor som skett innefattande statusen på fordonet, statusen på vägen och chaufförens kompetens och erfarenhet.

- att kommunstyrelsen får en redovisning av hur en riskbedömning görs när vädret är ostadigt och väglaget dåligt.

Stefan Jönsson och Eva Ballovarre 2021-12-03

(6)

Uppföljning kommunövergripande mål intern kontroll 2021

Kontrollmoment/

Åtgärd Kontrollmoment/Åtgärd

metod Klart Ansvarig Resultat Förbättringsåtgärd Klar

t Ans- varig Plan för intern kontroll 2021, kommunövergripande Uppföljning av intern kontroll 2021, kommunövergripande

(2021-12-04)

Uppföljning genom

enkät. Följa upp med enkät hur väl förvaltningscheferna förstår politiska beslut och hur de sprider det vidare inom förvaltningen.

dec-

21 Kommun

-

övergripa nde

Efter uppföljning med förvaltningschefer har en samstämmig bild getts kring hur man kommunicerar budget och mål i verksamheten. I samband med

verksamhetsplan (VP) tas aktiviteter fram för att nå mål och bedriva en ekonomiskt hållbar verksamhet. VP tas fram inom olika nivåer i kommunen vilket gör att medarbetarna är informerade och involverade.

Underlag för VP och måluppföljning ses över för att förbättra och förenkla. Under 2022 ska beslut tas kring ett nytt digitalt beslutsstödsystem som kommer stödja målkedjan i syfta att förbättra uppföljningen och följsamheten i verksamheten.

dec-

21 Susann Petters son

Uppföljning av avtal.

A) Ekonomi- och

kansliavdelningen granskar 3 av kommunens avtal utanför marknadsplatsen för att säkerställa att leverantörerna

följer avtal.

B) Nämnderna granskar minst ett avtal för att säkerställa att leverantörerna håller avtal vad gäller kostnad, kvalitet och miljöaspekter.

dec- 21

Kommun -

övergripa nde

A) Kommunövergripande: En leverantör har feldebiterat inom ett segment. Två

leverantörer följer avtalet utan

avvikelser B) Kommunstyrelsen:

Leverantör följer avtal utan avvikelser

Förbättrad information från upphandlingsenheten till verksamheterna när ett nytt avtal tecknats och hur det ska tillämpas. En rutin är framtagen för att verksamheterna ska säkerställa att en

leverantör följer villkoren i kontraktet, men

uppföljningen bidrar också till att utveckla olika avtalsområden över tid.

nov -21

Susann Petters son

(7)

Kontrollmoment/

Åtgärd Kontrollmoment/Åtgärd metod Klart Ansvarig Resultat Förbättrings

åtgärd Klart Ansvarig Uppföljning av att

chefer genomgått utbildning i att göra prognos. Varje förvaltning ska göra uppföljning på chefsnivå vad gäller prognossäkerhet.

Prognossäkerhet följs upp vid DR2 samt vid årsredovisning. Varje förvaltning ska göra uppföljning på chefsnivå vad gäller

prognossäkerhet.

dec-

21 Kommun- övergripan de

Ekonomiavdelningen controllers har under året systematiskt arbetat med uppföljning på chefsnivå för att öka prognossäkerheten. Ett prognosverktyg har införts under 2021 som kommer vara fullt implementerat under 2022.

Under 2022 ska e- learning för att använda prognosverk tyget tas fram.

dec-

21 Susann Petterss on

Uppföljning av att alla politiska uppdrag är genomförda perioden januari 2020 - augusti 2021.

Uppföljning gäller alla uppdrag som är givna från

kommunfullmäktige,

kommunstyrelsen och respektive nämnd. Om det framkommer att något politiskt uppdrag ej är genomfört ska det framgå vid uppföljning av plan för intern kontroll, vilka uppdrag det gäller och hur nämnden tänker hantera det (när uppdraget kommer att vara genomförda).

dec-

21 Kommun- övergripan de

En uppföljning av bifallna motioner på fullmäktigenivå har genomförts, se bilaga 1. Övriga uppdrag till kommunledningsförvaltningen har följts upp, se bilaga 2.

dec-

21 Susann Petterss on och respekti ve förvaltni ngs-chef

(8)

Bilaga 1 Redovisning av bifallna motioner

Redovisning av bifallna motioner 2020-2021

Datum för bifall i

KF

Diarenummer

KS Rubrik på motionen Status

2020-10-26 2020/24 Motion om utveckling av demensvården i Älmhults kommun

Socialförvaltningen arbetade under 2021 fram en demensstrategi med övergripande syfte att säkerställa en likvärdig demensvård som är personcentrerad och av god kvalitet.

Implementering av demensstrategi påbörjas under 2022.

2020-10-26 2020/56

Motion om utveckling av Älmhults kommuns upphandlingsverksamhet samt uppföljning av avtal

Hanteras inom ramen för reviderad

upphandlingspolicy och riktlinjer för upphandling.

Policy och riktlinjer behandlas på

kommunfullmäktige december 2021. Uppföljning av avtal säkerställs genom genom ny struktur i diarieföring och arbetssätt för ökad kontroll.

2021-02-22 2020/52

Motion om att införa visselblåsarfunktion i Älmhults kommunkoncern

Upphandling pågår just nu för extern

visselblådarfunktion. Funktionen finnas plats enligt lagförslag senast 17 juli 2022.

2021-04-26 2020/63 Motion om att öka tilliten till kommunens medarbetare

En plan för införande av tillitsbaserat ledarskap har i samverkan med samtliga chefer inom olika nivåer utarbetats. Flera pågående insatser för att implementera ett ledarskap som präglas av tillit och ger utrymme för medarbetare att kunna bidra utifrån sina kunskaper pågår.

(9)

Datum för bifall i

KF

Diarenummer

KS Rubrik på motionen Status

2021-05-05 2020/159 Motion om en samlad trähusstrategi

Trähusstrategi håller på att tas fram inom ramen för riktlinjer för hållbart byggande. Skapande av riktlinjer för hållbart byggande utförs av

samhällsbyggnadsenheten.

2021-06-21 2020/106 Motion om att utveckla laddinfrastrukturen i Älmhult Tekniska förvaltningen har påbörjat uredningen.

2021-06-21 2020/157 Motion om suicidprevention

Socialförvaltningen arbetar idag med

suicidprevention i olika forum, bland annat genom medlemskap i region Kronobers suicidpreventiva grupp där representanter från kommuner och regioner samarbetar för att främja

suicidprevention. En kommunspecifik

handlingsplan för suicidprevention planeras att tas fram 2022.

(10)

Sammanträdesprotokoll

2021-12-01 Sidnummer, beslut 1(1)

Utbildningsnämndens utskott

Justerandes signaturer

Ordförande Justerare Sekreterare Utdragsbestyrkande

§ 99 Intern kontrollplan 2022

Ärendenummer UN 2021/224

Utbildningsnämndens utskotts beslut

Utbildningsnämndens utskotts förslag till utbildningsnämnden

1. Utbildningsnämnden antar riskanalys och plan för intern kontroll 2022, daterad 2021-11-19.

Beslutsnivå

Utbildningsnämnden

Sammanfattning av ärendet

Enligt kommunens reglemente för intern kontroll ska nämnderna varje år anta en särskild plan för det kommande årets uppföljning av den interna kontrollen. Den övergripande verksamhetsplanen reglerar arbetet närmare.

Kommunstyrelsen antog 2021-10-18 kommunövergripande mål för intern kontroll 2022.

Beslutsunderlag

• Utbildningsförvaltningens tjänsteskrivelse daterad 2021-11-19.

• Intern kontrollplan 2022, daterad 2021-11-19 _____

Beslutet skickas till (efter slutbehandling) För kännedom

Kommunstyrelsen För åtgärd

Controller Daniel Akilisson

Utvecklingsstrateg Camilla Svensson HR-specialist Emmelie Lind Svensson IKT-strateg Peter Lundström

Verksamhetschef förskola Jenni Karlsson Verksamhetschef gy/vux Samuel Svensson Grundskolechef Anna Rix Grönvall

Chef Centrala barn- och elevhälsan Charlotte Ingvarsson

(11)

2021-11-19 1(3)

camilla.astrom@almhult.se

Intern kontrollplan 2022

Sammanfattning av ärendet

Enligt kommunens reglemente för intern kontroll ska nämnderna varje år anta en särskild plan för det kommande årets uppföljning av den interna kontrollen. Den övergripande verksamhetsplanen reglerar arbetet närmare.

Kommunstyrelsen antog 2021-10-18 kommunövergripande mål för intern kontroll 2022.

Beslutsnivå

Utbildningsnämnden

Beslutsunderlag

• Utbildningsförvaltningens tjänsteskrivelse daterad 2021-11-19.

• Intern kontrollplan 2022, daterad 2021-11-19

Ärendeberedning

Internkontrollarbetet i Älmhult ska utgå ifrån övergripande riskbedömningar på olika områden. Genom att hålla fokus på osäkerheter och risker ska internkontrollarbetet bidra till att kvalitetssäkra de interna verksamhetsprocesserna.

Utgångsläge för interna kontrollplanen 2022 har varit riskanalysen för 2021. Ny bedömning har gjorts av sannolikhet och konsekvens, och nya åtgärder har tagits fram. Analysen har även kompletterats med skolskjuts och närvarobevakning.

Utifrån den bruttolistan har en prioritering gjorts kring vilka risker som ska ingå och följas upp inom ramen för intern kontroll 2022, se tabell nedan.

Riskkategori Risk

Regelefterlevnad utdrag ur belastningsregistret vid anställning

Personal anställs utan att ha lämnat registerutdrag.

Kränkande behandling Att förskolan/skolan inte har tillräckliga rutiner för arbetet mot kränkande behandling.

Registrering av elever inom gymnasiet, kommunala aktivitetsansvaret

Bristfällig prognos av kostnader för elever på annan ort samt brist i uppföljningen av kommunala aktivitetsansvaret.

Förmåner vid anställning Att regelverket inte följs

(12)

2021-11-19 2(3)

I nedanstående matris redovisas bedömning av riskkategorier i interna kontrollplanen utifrån sannolikhet och konsekvens.

Kursiverade riskkategorier är kommungemensamma.

Utbildningsförvaltningens förslag till beslut

1. Utbildningsnämnden antar riskanalys och plan för intern kontroll 2022, daterad 2021-11-19.



Camilla Åström Roger Johansson

Verksamhetscontroller Utbildningschef

Beslutet skickas till (efter slutbehandling) För kännedom

Kommunstyrelsen

Sannolik (4)

Möjlig (3)

*Registrering elever, kommunala

aktivitetsansvaret

*Ekonomi

*Verksamhetsrisk

*Registerutdrag vid anställning

Mindre sannolik (2)

*Förmåner vid

anställning * Rutiner mot

kränkande behandling

*Förtroenderisk

Osannolik (1)

Försumbar (1) Lindrig (2) Kännbar (3) Allvarlig (4)

Konsekvens

Sannolikhet

(13)

2021-11-19 3(3)

För åtgärd

Controller Daniel Akilisson

Utvecklingsstrateg Camilla Svensson HR-specialist Emmelie Lind Svensson IKT-strateg Peter Lundström

Verksamhetschef förskola Jenni Karlsson Verksamhetschef gy/vux Samuel Svensson Grundskolechef Anna Rix Grönvall

Chef Centrala barn- och elevhälsan Charlotte Ingvarsson

Barnrättsbaserat beslutsunderlag, förenklad variant Barnkonventionens består av 54 artiklar.

De fyra särskilt viktiga grundpelarna är:

Artikel 2 Barnets rätt till likvärdiga villkor Artikel 3 Barnets bästa i främsta rummet Artikel 6 Barnets rätt till liv och utveckling Artikel 12 Barnets rätt att uttrycka sina åsikter

Älmhults kommun har genom barnkonventionen ansvar för att se till att alla barn och unga får sina rättigheter tillgodosedda. Barn- och ungdomsperspektivet skall lyftas i alla verksamheter. Checklistan skall fungera som ett stöd vid beredning och beslut i ärenden så att inga förslag beslutas utan att barn och ungas rätt har beaktats.

1. Påverkar beslutet barnet?

Ja ☐ Nej ☒

Förklara oavsett svar:

Beslut om plan för intern kontroll innebär inga förändringar för barnen.

Om ja, fortsätt med frågorna 2. Hur har barns bästa beaktats?

3. Beskriv eventuella intressekonflikter

4. Har barn fått uttrycka sina åsikter?

Ja ☐ Nej ☐ Förklara oavsett svar:

(14)

2021-11-19 1(10)

0476-551 48

Camilla.astrom@almhult.se

Intern kontrollplan 2022

utbildningsnämnden

(15)

Intern kontrollplan

2021-11-19 2(10)

Innehåll

1. Inledning ...3

2. Riskanalys ...3

3. Utbildningsnämndens Riskanalys 2022 ...4

4. Utbildningsnämndens Plan för intern kontroll 2022 ...8

Kommunövergripande mål ...10

(16)

2021-11-19 3(10)

1. Inledning

Intern kontrollplan 2022 för utbildningsnämnden bygger på en genomförd riskanalys på utbildningsförvaltningen. Arbetet utgår från kommunens övergripande

verksamhetsplan för intern kontroll¹.

Deltagare i arbetsgruppen har varit förvaltningschef, verksamhetschef förskola, verksamhetschef grundskola, verksamhetschef gymnasium/komvux, chef för Centrala Barn- och Elevhälsan och verksamhetscontroller.

Utgångsläge har varit riskanalysen för 2021. Ny bedömning har gjorts av sannolikhet och konsekvens, och nya åtgärder tagits fram. Analysen har även kompletterats med skolskjuts och närvarobevakning.

Utifrån den bruttolistan har en prioritering gjorts kring vilka risker som ska ingå och följas upp inom ramen för intern kontroll 2022.

2. Riskanalys

Inom intern kontroll används följande bedömningsskala för att värdera potentiella risker:

1-3 (grönt) - risken bedöms inte vara sannolik och/eller bedöms ej ha några större konsekvenser om den inträffar

4-8 (gult) - risken bedöms ha viss möjlighet att inträffa och/eller kan få lindriga eller kännbara konsekvenser om den gör det

9-16 (rött) - risken bedöms ha relativt hög sannolikhet att inträffa och kan få kännbara eller allvarliga konsekvenser om den gör det.

(17)

2021-11-19 4(10)

3. Utbildningsnämndens Riskanalys 2022

Riskanalys Plan för intern kontroll

Riskkategori Risk Sannolikhet Konse-

kvens Risk-

värde Åtgärd Kontrollmoment/

Åtgärd Kontrollmoment/Åtgärd

metod Klart Ansvarig

Regelefterlevnad skollag, skolförordning, allmänna råd, lokala föreskrifter:

kring anställningar.

Att obehöriga tillsvidareanställs eftersom det är personalbrist och svårt att få personal med rätt kompetens.

1 Osannolik 3

Kännbar 3 Befintliga åtgärder/Inbyggda kontroller bedöms tillräckliga.

Information till rektorer vid

nyanställning. Läggs in i introduktionsplan/

checklista.

Verksamhetschef grundskola lägger in som ärende på ledningsgrupp.

ledningsgrupp

Regelefterlevnad utdrag ur

belastningsregistret vid anställning.

Personal anställs utan att ha lämnat

registerutdrag.

3 Möjlig 4

Allvarlig 12 Granskning Stickprovskontroll.

Översyn av rutin i samband med införande av digitala anställningsbeslut.

Stickprovskontroll , registrering av registerutdrag för nyanställda i personalsystemet.

oktober Verksamhets- controller HR-specialist

Redovisning av

delegeringsbeslut Delegeringsbeslut redovisas inte till nämnden.

4 Sannolik 3

Kännbar 12 Direktåtgärd Påminna om

delegeringsordning på respektive

rektorsgrupp.

april respektive

verksamhetchef

Skyddad identitet Information om barn/

elever som omfattas av sekretess hanteras felaktigt.

3 Möjlig 4

Allvarlig 12 Direktåtgärd Översyn rutiner i Cambio Cosmic och i samband med införande av IST administration.

Införande av digital elevakt. Utbildning i funktionen i IST administration.

augusti verksamhetschef

gy/komvux, chef centrala barn- och elevhälsan

Kränkande behandling Att förskolan/skolan inte har tillräckliga rutiner för arbetet mot kränkande

behandling.

2 Mindre sannolik 3

Kännbar 6 Granskning Kontroll att det finns en aktuell plan per enhet och att den publicerats på kommunens webbplats.

septem-

ber utvecklingsstrateg, verksamhetschef förskola

(18)

2021-11-19 5(10)

kvens Riskvärde Åtgärd Kontrollmoment/Åtgärd Kontrollmoment/Åtgärd

Skolpliktsbevakning inkl främjande av närvaro

Elevers rätt till utbildning inte fullföljs.

2 Mindre

sannolik 3 Kännbar 6 Direktåtgärd Uppföljning av respektive skolas rutiner utifrån handlingsplan för främjande av närvaro.

augusti resp

verksamhetschef

Betygens

överensstämmelse med betygen i nationella prov

Eleverna får för högt eller lågt betyg i förhållande till betygskriterierna.

3 Möjlig 2 Lindrig 6 Befintliga åtgärder/Inbyggda kontroller bedöms tillräckliga

Systematiska

kvalitetsarbetet utvecklingsstrateg

Studiehandledning Elever får

studiehandledning på modersmål utan att bedömning för särskilt stöd är gjord.

Risk för felaktigt stöd ges.

2 Mindre

sannolik 3 Kännbar 6 Befintliga åtgärder/Inbyggda kontroller bedöms tillräckliga

Pedagogisk kartläggning och åtgärdsprogram ligger till grund för alla beslut om studiehandledning till elever som varit i svensk skola mer än två år.

respektive

verksamhetschef

3 Möjlig 3 Kännbar 9 Granskning Kommunala aktivitetsansvaret (KAA ) söker upp elever som inte finns i systemet.

oktober verksamhetschef

gy/komvux

Registrering av elever

inom särskola Elever skrivs in i särskola på felaktig grund.

1 Osannolik 3 Kännbar 3 Befintliga åtgärder/Inbyggda kontroller bedöms tillräckliga

Finns beslutsblankett där det tydligt ska framgå vilka grunder som eleven har blivit antagen till särskolan på.

chef Centrala

Barn- och Elevhälsan

Förmåner vid

anställning Att regelverket inte

följs. 2 Mindre

sannolik 1

Försumbar 2 Granskning Uppföljning av

regelverk. oktober controller

(19)

2021-11-19 6(10)

kvens Risk-

värde Åtgärd Kontrollmoment/Åtgärd Kontrollmoment/Åtgärd

Kontering löner och

övriga kostnader Felaktigt underlag till beslutsunderlag.

Missvisande statistik genom att felaktiga uppgifter lämnas i räkenskapssammandraget.

4 Sannolik 3

Kännbar 12 Direktåtgärd Samråd med tekniska förvaltningen och ekonomienheten kring kostnadsfördelning per enhet.

dec förvaltningschef

Investeringsuppföljning Investeringar bokförs som

driftskostnader. 4 Sannolik 3

Kännbar 12 Direktåtgärd Meddelande om investeringsbudget till chefer och

administratörer.

Utbildningsinsats

februari controller

Barnkonvention 1 januari 2020 blir barnkonventionen svensk lag. Risk inte lever upp till barnkonventionens principer och krav samt risk fördröjda beslut på grund av att

barnkonsekvensanalys saknas.

Kommunfullmäktiges ordförande får vägra ta upp ärende som strider mot lag.

2 Mindre sannolik 3

Kännbar 6 Befintliga åtgärder/Inbyggda kontroller bedöms tillräckliga

Checklista i mallen för

tjänsteskrivelse.

(20)

2021-11-19 7(10)

Dokumentation kring elever i behov av särskilt stöd

Risk att skollagen inte efterlevs.

2 Mindre sannolik

3 Kännbar

6 Direktåtgärd Upphandling av digital elevakt pågår.

augusti chef Centrala

Barn- och Elevhälsan Skolskjuts Risk att elever med

skolskjuts inte blir hämtade.

3 Möjlig 4

Allvarlig 12 Direktåtgärd Optimering av turer.

Översyn av skolskjutsprogram.

Dialog med leverantör.

februari administrativ chef

förvaltningschef

Närvarobevakning Risk att underlag inte finns vilka elever som är närvarande

3 Möjlig 3

Kännbar 9 Direktåtgärd Utvärdera systemstöd.

maj IKT-strateg

(21)

2021-11-19 8(10)

4. Utbildningsnämndens Plan för intern kontroll 2022

Bedömning av riskkategorier i interna kontrollplanen utifrån sannolikhet och konsekvens.

Kursiverade riskkategorier är kommunövergripande.

Sannolik (4)

Möjlig (3)

*Registrering elever, kommunala

aktivitetsansvaret

*Ekonomi

*Verksamhetsrisk

*Registerutdrag vid anställning

Mindre sannolik (2)

*Förmåner vid

anställning * Rutiner mot

kränkande behandling

*Förtroenderisk

Osannolik (1)

Försumbar (1) Lindrig (2) Kännbar (3) Allvarlig (4)

Konsekvens

Sa nn ol ik he t

(22)

2021-11-19 9(10)

Riskanalys Plan för intern

kontroll

kvens Risk-

värde Åtgärd Kontrollmoment/

Åtgärd Kontrollmoment/Åtgärd

Regelefterlevnad utdrag ur belastningsregistret vid anställning.

Personal anställs utan att ha lämnat registerutdrag.

3 Möjlig 4

Allvarlig 12 Granskning Stickprovskontroll.

Översyn av rutin i samband med införande av digitala anställningsbeslut.

Stickprovskontroll ,

registrering av registerutdrag för nyanställda i

personalsystemet.

oktober verksamhetscontroller HR-specialist

Kränkande behandling Att förskolan/skolan inte har tillräckliga rutiner för arbetet mot kränkande behandling.

2 Mindre

sannolik 3

Kännbar 6 Granskning Kontroll att det finns en aktuell plan per enhet och att den publicerats på kommunens webbplats.

septem-

ber utvecklingsstrateg, verksamhetschef förskola

3 Möjlig 3 Kännbar

9 Granskning Kommunala aktivitetsansvaret (KAA) söker upp elever som inte finns i systemet.

oktober verksamhetschef

gy/komvux

Förmåner vid anställning Att regelverket inte

följs. 2 Mindre

sannolik 1 Försum- bar

2 Granskning Uppföljning av

regelverk. oktober controller

(23)

2021-11-19 10(10)

Kommunövergripande mål

Kommunstyrelsen beslutade 2021-08-17 anta nedanstående kommunövergripande mål för intern kontroll.

Riskkategori Risk Sanno-

likhet Konse-

Ekonomi Att kommunen går miste om statliga medel på grund av okunskap gällande sökbara bidrag.

3 Möjlig 3

Kännbar 9 Granskning Kontroll av verksamhet Nämnderna undersöker tillgängliga statliga bidrag inom sina verksamhetsområden samt bedömer vilka ytterligare bidrag som bör sökas.

dec-

22 Kommunövergripande

Förtroenderisk Risk för bristande kunskap och beredskap gällande otillåten påverkan.

2 Mindre sannolik

4

Allvarlig 8 Granskning Obligatorisk

fortbildning Utbildning i

kunskapsportalen för förtroendevalda och verksamhetschefer angående otillåten påverkan.

dec-

22 Kommunövergripande

Verksamhetsrisk Risk för att kommunen inte tar tillvara på den kunskap och lärdomar som verksamheterna införskaffat under pandemin.

3 Möjlig 3 Kännbar

9 Granskning Uppföljning genom rapport

Nämnderna skall baserat på den

kommungemensamma pandemiutvärderingen redogöra för hur de inom sina verksamheter planerar ta tillvara på lärdomar från arbetet under pandemin.

dec- 22

Kommunövergripande

(24)

Datum 1(4)

Utbildningsförvaltningen Samuel Svensson

samuel.svensson@almhult.se

Flytta delar av vuxenutbildning från Haganässkolans lokaler

Sammanfattning av ärendet

Det finns fördelar att dela på gymnasiet och vuxenutbildningen.

De perspektiv som redovisa är följande:

• Ökat antal elever på vuxenutbildningen

• Nya planerade verksamheter inom vuxenutbildningen.

• Ökat antal elever på gymnasiet och därigenom lokalbrist.

• Attraktivitet och trygghet

• Ekonomiskt gynnsamt att flytta ut vuxenutbildningen.

Detta sammantaget gör att det finns stora fördelar att se över möjligheten att delvis flytta ut vuxenutbildningen från Haganässkolan.

Beslutsnivå

Utbildningsnämnden

Beslutsunderlag

• Lokalutredning Haganässkolan 2021 daterad 2021-06-16

• Utbildningsförvaltningens tjänsteskrivelse daterad 2021-12-08

Ärendeberedning

Vuxenutbildningen växer och behöver ha mer lokaler och detta sker snabbt.

Vuxenutbildningen har växt markant under senaste tiden. Medelvärdet på inskrivna deltagare i vuxenutbildning under våren-21 var 517 personer. Denna siffra har ökat till ett medelvärde under hösten-21 till 584 personer. Det är en ökning med 67 studerande eller 13%. I Älmhult så är det 8,6% av invånarna i åldersspannet 20-64 som går på vuxenutbildningen. Om vi räknar med att fortsätta expansion i kommunen så ökar också behovet av fler platser på vuxenutbildningen.

Ett räkneexempel: Älmhults har som mål att bli 20 000 invånare. Vid en expansion till 20 000 invånare och av dessa är 54,1 % (2020 års siffra) i åldersgruppen 20-64. Detta gör att när vi når målet för invånarna i Älmhult så kommer det vara 930 elever som går på vuxenutbildningen i Älmhult.

(25)

Datum 2(4)

Vi har ansökt om flera YH utbildningar (Yrkes Högskolan) inför hösten-22 och med goda förhoppningar om att få en eller flera utbildningar på plats som gör en ökning med mellan 20 – 40 studerande. Därefter ökar antalet med lika många elever under tre år tills utbildningarna är fullt utbyggda. Då kommer det finnas ca 60 – 120 elever på YH-utbildningarna.

Gymnasiet växer och det kommer till år 2025 var ca 600 elever och då behövs 100 elevplatser mer än idag på Haganässkolan. Detta kommer att kräva flera klasser och grupper. Utrymmet idag används fullt ut och det finns inte utrymme för att öka antal klasser eller grupper utan det utrymmet för elevökning som finns idag är att fylla grupperna som redan finns. Denna ökning är begränsad.

Mer om detta i Lokalutredning Haganässkolan 2021 daterad 2021-06-16.

Det finns också ett problem med att blanda elever som går på gymnasiet och vuxenutbildningen. Dels ur ett trygghetsperspektiv men också så är det en attraktivitetsfråga för gymnasiet.

Att dela verksamheterna kommer göra att gymnasiet blir mer tydligt. Man kan använda skolans lokaler mer flexibelt. För elever som går på gymnasiet och samtidig har sina föräldrar eller äldre släktingar i samma lokal gör att man söker sig till andra skolor.

Att flytta vuxenutbildningen till andra lokaler är ut ett ekonomiskt perspektiv gynnsamt. Det ställs inte samma lagkrav på en vuxenutbildning som på en gymnasieskola. Vuxenutbildningen likställs med kontorslokaler och de lagkrav som finns där. Skollokaler ställer andra krav på uppehållsutrymmen och

matsalar.

Vuxenutbildningen kommer att behöva ligga i närheten av Haganässkolan då det kommer finnas behov av att ta tillvara på specialsalar och när det gäller yrkesvux så kommer den alltid behöva vara samlokaliserad med gymnasiet.

Utbildningsförvaltningens förslag till beslut

Utbildningsförvaltningen föreslår kommunstyrelsen undersöker möjligheten att flytta delar av vuxenutbildningens verksamhet från Haganässkolan.

Samuel Svensson Underskrift

Verksamhetschef Titel

Beslutet skickas till (efter slutbehandling) Kommunstyrelsen

För kännedom

Förvaltningschef utbildningsförvaltningen Roger Johansson Verksamhetschef GY/VUX Samuel Svensson

(26)

Datum 3(4)

Rektor Vuxenutbildningen Johan Månsson

Barnrättsbaserat beslutsunderlag, förenklad variant Barnkonventionens består av 54 artiklar.

De fyra särskilt viktiga grundpelarna är:

Artikel 2 Barnets rätt till likvärdiga villkor Artikel 3 Barnets bästa i främsta rummet Artikel 6 Barnets rätt till liv och utveckling Artikel 12 Barnets rätt att uttrycka sina åsikter

Älmhults kommun har genom barnkonventionen ansvar för att se till att alla barn och unga får sina rättigheter tillgodosedda. Barn- och ungdomsperspektivet skall lyftas i alla verksamheter. Checklistan skall fungera som ett stöd vid beredning och beslut i ärenden så att inga förslag beslutas utan att barn och ungas rätt har beaktats.

1. Påverkar beslutet barnet?

Ja ☐ Nej ☒

Detta gäller i vuxenutbildningen och därmed påverkar det inte barn i någon större utsträckning.

Om ja, fortsätt med frågorna

(27)

Datum 4(4)

2. Hur har barns bästa beaktats?

3. Beskriv eventuella intressekonflikter

4. Har barn fått uttrycka sina åsikter?

Ja ☐ Nej ☐

(28)

2021-06-16 1(17)

Utbildningsförvaltningen Samuel Svensson

0476 55 278

samuel.svensson@almhult.se

Lokalutredning 2021

Haganässkolan

(29)

Utredning

2021-06-16 2(17)

Innehåll

Bakgrund ...3 Elevutveckling ...3 Nuläge ...4 Lokaler ...5 Nyttjandegraden gymnasiet ...6 Labbsalar ...8 Nyttjandegraden vuxenutbildningen ...9 Schema ...10 Framtida behov ...15 Konsekvenser av de olika alternativen: ...16

(30)

Utredning

2021-06-16 3(17)

Bakgrund

Älmhult växer. Detta innebär att en ökning av elever både i gymnasieåldern och som kommer ha behov av vuxenutbildning. Till detta så finns planer på YH- utbildningar hösten 2022. Här görs en genomgång av nuläget på Haganässkolan och ett tänkt scenario för expansion.

Elevutveckling

Nedan diagram visar antal elever just nu och hur antalet elever ökar i målgruppen 16-18 år.

Den orangea linjen i diagrammet visar ökningen av elever (skalan på höger sida) i förhållande till antal elever år 2021. Till detta kommer de elever som är

överåriga och som ej är med i diagrammet. Dagsläget är det ca 60 elever som är överåriga. Gymnasiefrekvensen i Älmhult är 91% det innebär att det är detta antal eleverna i gymnasieåldern som går i en gymnasieskola. Övriga är kopplade till KAA i någon form.

När det gäller vuxenutbildningen så går 8,6% av invånarna i åldersspannet 20-64 på vuxenutbildningen i Älmhult. Om vi räknar med att fortsätta expansion i kommunen så ökar också behovet av fler platser på vuxenutbildningen.

Ett räkneexempel: Älmhults har som mål att bli 20 000 invånare. Vid en expansion till 20 000 invånare och av dessa är 54,1 % (2020 års siffra) i åldersgruppen 20-64. Detta gör att när vi når målet för invånarna i Älmhult så kommer det vara 930 elever som går på vuxenutbildningen i Älmhult. Till detta så har vi en kraftig elevökning på gymnasiet enligt diagrammet ovan.

(31)

Utredning

2021-06-16 4(17)

Nuläge

Haganässkolan är idag en gymnasieskola och vuxenutbildning. Just nu så är också förskolan Lyckan på Haganässkolan. Förskolan flyttar ut under sommaren och därefter så blir det en skola för ungdomar och vuxna.

Skolan har idag följande elevsammansättning.

Om antalet elever på vuxenutbildningen ökar så kommer det behövas ytterligare klassrum. Detta kan innebära att vi når gränsen för vad skolan kan hantera redan under hösten 2021.

En ökning av elever på gymnasiet kommer då fortfarande vara möjlig under förutsättning att man inte behöver dela klasser utan att man fyller på till dess det är fullt i varje utbildning. En svårighet här är att uppskatta hur många elever det kommer bli på IM (introduktionsprogrammet) och vilka kurser IM-eleverna behöver läsa. Om det visar sig att behovet av flera ämnen på IM i kombination med en utökning på SFI så har vi problem att få plats i våra lokaler redan till hösten.

Idag är det 507 gymnasieelever, 17 gymnasiesärelever det ger 524 elever och vid vuxenutbildningen är det 517 elever. Totalt 1041 elever. En uppskattning är att vi kan hantera 600 elever på vuxenutbildningen och 550 elever på gymnasiet.

Där kommer vi vara senast år 2024 och då är det fullt i hela skolan.

När antal elever ökar kommer också personalen att bli fler därmed behovet av fler arbetsplatser. När det gäller arbetsplatser så är det redan idag svårt att tillgodose behovet.

Elev- och studerandestatistik per den 15:e varje månad

Gymnasium maj-21

Gymnasieelever Haganäs 507

Gymnasieelever Haganäs Åk 1 187

Gymnasieelever från annan kommun 79

Gymnasieelever till annan kommun 217

Gymnasiesärskoleelever på Haganäs ¹ 17

Gymnasiesärskoleelever från annan kommun ² 6

Summa Gymnasieelever från Älmhult ⁴ 645

Vuxenutbildning maj-21

Grundvux antal studerande på Haganäs ¹ 106

Gyvuxenutbildning antal studerande på Haganäs ¹ 127

Gyvuxstuderande elever till extern utbildare³ 28

SFI antal studerande på Haganäs inskrivna 256

Vuxensärskolestuderande på Haganäs ¹ 11

SummaVuxenstuderande i Älmhult ⁴ 517

Summa Vuxensärskolestuderande från Älmhult ⁴ 11

(32)

Utredning

2021-06-16 5(17)

Lokaler

Skissen ovan visar aktuell fördelning av utrymmen och lektionssalar mellan gymnasiet och vuxenutbildningen. De specialsalar som finns utnyttjas av både gymnasiet och vuxenutbildningen.

Som fördelningen är nu så har vuxenutbildningen 12 lektionssalar varav 7 salar är små i markplan och ytterligare en sal G02 i källaren. Gymnasiet har 28 teorisalar där två är ”inbyggda” på el- respektive byggavdelningen. Tre av salarna är kopplad till stödverksamhet och Orions verksamhet.

Gymnasiesärskolan och Särskildutbildning för vuxna har två lektionssalar och fyra mindre rum.

När det gäller specialsalar så har yrkesprogrammen specifika utrymmen för sin verksamhet.

• Bygg och Anläggning har Byggtältet och träverkstaden.

• Elprogrammet har elverkstaden

• Vård och omsorg har sina metodrum C05 och C12.

• Teknikprogrammet har D10 och D12 för design och konstruktion

(33)

Utredning

2021-06-16 6(17)

• Restaurang och livsmedel har metodkök, restaurangen med tillhörande utbildnings kök.

Sedan är det gemensamma lokaler

• Fysiklabb

• Kemilabb

• Biologilabb

• Datorlabb

• Musiksal

• Aulan.

Övrigs rum är Biblioteket, matsal, personalutrymmen, personalkontor, grupprum och omklädningsrum.

Nyttjandegraden gymnasiet

Nyttjandegraden av de teoretiska salarna under kommande läsår på gymnasiet ser ut som i diagrammet nedan. De olika färgerna motsvara användningen av salarna under respektive dag.

Det finns i dagsläget lite utrymme i salarna C11–C16. Dessa salar ligger i modulerna som finns kopplade till C-korridoren idag. Salarna kommer att ersättas av lokaler som Lyckans förskola använder idag. Tidigare Lyckans lokaler kommer stödverksamheten och Orion ta över för sin verksamhet då gymnasiesärskolan har behov av fler lokaler ner deras verksamheten ökar till hösten 2021. De lektionerna som idag är placerade i modulerna (C11-C16) kommer fördelas på övriga lokaler i skolan.

(34)

Utredning

2021-06-16 7(17)

Om man då räknar ihop alla teorisalarna så blir det en nyttjade som överstiger 80

% alla dagar utom på fredag. Det innebär att vi har ett visst utrymma kvar idag.

Detta beror på att flera utbildningar läser de teoretiska ämnena gemensamt (läser t.ex. svenska tillsammans i VO och HA). Detta går eftersom vi idag inte fyller yrkesprogrammen med elever. När vi fyller yrkesprogrammen kommer inte finns utrymme för ytterligare ökningar.

(35)

Utredning

2021-06-16 8(17)

Labbsalar

När det gäller nyttjandegraden av de labbsalar och specialsalar som finns på Haganässkolan så ser det ut som diagrammet nedan. Här är det svårare då det är ett ämne som är beroende av den specifika labbutrustningen som finns i salen.

Man kan inte flytta utrustningen mellan olika salar då den oftast är stationer. Ett exempel på sådan utrustning är dragskåp i kemisalen eller biologisalen och el och pneumatik i fysiken. Detta gör att även om det inte är fullt nyttjande av en sal bara genom att man måste dela en labbgrupp får överutnyttjande av salen.

Man kan inte heller ha för stora grupper då det inte finns utrustning för det samt att det innebär en säkerhetsrisk för eleverna vid dessa lektioner.

(36)

Utredning

2021-06-16 9(17)

Nyttjandegraden vuxenutbildningen

När det gäller nyttjandegraden på vuxenutbildningen så är den hög. C05, bygg, industri och restaurang är specialsalar för de olika yrkesutbildningarna och de samutnyttjas med gymnasiet. Ett stort problem för vuxenutbildningen är att de salarna som börjar med bokstaven F är mindre salar där vi får rum med ca 25 elever. Behovet för vuxenutbildningen är större salar och framöver fler salar.

När det gäller vuxenutbildningens användning så har de kvällsundervisning som gör att de nyttjar salarna under ett större antal timmar i veckan. Vux är inte lika beroende av Länstrafikens tidtabell för att lägga schemat som gymnasiet. Under hösten kommer elevantalet öka och då även behovet av ytterligare lektionssalar och personalkontor.

(37)

Utredning

2021-06-16 10(17)

Schema

Vi kan på gymnasiet utnyttja salarna från kl 8:10 till kl 15:30 detta gör att den schemalagda tiden totalt uppgår till 36 timmar och 40 minuter under en

normalvecka. Att vi inte kan använda salarna mer tid under dagen är beroende på att vi har resande elever som är beroende av bussarnas hämtning på skolan.

Det är Länstrafiken som sätter dessa begränsningar för schemat. Men i undantagsfall kan vi gå längre som ni ser på schemat nedan.

Här höjer en genomgång av salarna och hur nyttjandegraden ser ut i några exempel.

A03 har ett schema som nedan. Det innebär att måndag till fredag så är

klassrummet fullbelagt men på tisdag finns utrymme för mer undervisning. Detta ger en nyttjandegraden är 89 % av denna sal. Effektiv undervisningstid

(beläggningstid) i denna sal under veckan är 30 timmar.

(38)

Utredning

2021-06-16 11(17)

A03 har långa arbetspass och det gör att vi får en relativt hög nyttjandegrad av denna sal. 82% av tiden som vi kan schemalägga är lektionstid (beläggningstid) och nyttjandegraden är 89%.

Om vi tittar på en annan sal C10. Här ha vi en beläggningsgrad (undervisning) 25,6 timmar. När vi sedan tittar på nyttjandegraden så är den 95%. Att vi har mindre undervisningstid (beläggningsgrad) men en högre nyttjandegrad beror på kortare lektioner och därmed mer tid mellan varje lektion. När man har många lektioner i en sal går det bort mycket tid mellan lektionerna. Den tiden behövs för att plocka ihop material och eleverna ska gå ut ur klassrummet till sina skåp och tillbaka till ett nytt klassrum.

(39)

Utredning

2021-06-16 12(17)

A05 är ett exempel på en sal som inte är fullbelagd. Här kan man få in ytterligare 4 till 6 timmars undervisning beroende på lektionernas längd.

(40)

Utredning

2021-06-16 13(17)

När det gäller specialsalar som fysik, kemi och biologi så behövs mer ställtid mellan lektionerna. Det beror på laborativa ämnen där experiment ska plockas bort och nya experiment ska plockas fram innan nästa klass/grupp är på plats (se schema D15 nedan).

(41)

Utredning

2021-06-16 14(17)

Om man däremot jämför med bygg och anläggning så håller eleverna på under längre pass ofta hela dagar. Eleverna tar pauser och kan då lämna det man håller på med för att fortsätter efter pausen. Däremot så behövs mer tid till att byta om och plocka fram utrustning vid dagens start. När sedan dagen går mot sitt slut så är det städning undanplockning och ombyte som gäller.

(42)

Utredning

2021-06-16 15(17)

Framtida behov

Det kommer ske en ökning av elever på Haganässkolan och fram till år 2025 så kommer antalet öka till någonstans mellan 615 och 750 elever. Denna beräkning bygger på att det kommer vara 819 elever i åldern 16 - 18 år 2025 och med en gymnasiefrekvens på 91%. Om vi då ska kunna ta emot eleverna på Haganäs så kommer vi behöva utöka gymnasiets lokaler och övriga resurser. Detta motsvara en ökning av elever på skolan med mellan 115 och till 250 elever.

När vi ser denna elevökning på gymnasiet så kommer vi till slut behöva gå över till parallella klasser på vissa utbildningar. Vid en övergång till parallellklasser ökar behovet av lokaler på följande sätt.

En utbildning med upp till 30 elever per årskurs kommer behöva ha följande.

• 3 lektionssalar

• 3 grupprum

• 8 lärarplatser

• Elevskåpsplats

Förutom detta så behövs delade resurser som specialsalar. Typ av specialsalar är beroende på typ av utbildning.

Som exempel

• Naturvetenskapsprogrammet: Biologi, fysik och kemilabbsalar.

• Teknikprogrammet: Biologi, fysik, kemi, och sedan beroende på inriktning design, datorlabb, konstruktion.

• Samhällsvetenskapsprogrammet: Naturkunskapslabbsal.

• Ekonomiprogrammet: Naturkunskapslabbsal

När antalet elever ökar kommer också andra gemensamma resurser behöva ökas.

Elevhälsan med kurator, skolsköterska, SYV och speciallärare. Administrationen kommer behöva utökas samt biblioteket, matsalen och en miniaula för

skrivningar och föreläsningar.

Det troliga scenariot innebär att vi behöver dubbla Teknikprogrammet och Samhällsvetenskapsprogrammet. För att klara av en ökning för att kunna ta emot 50 elever per årskurs på dessa utbildningar finns behov av en ökning av lokaler med följande:

• 6 lektionssalar (stora salar)

• 6 grupprum (mindre salar)

• 16 lärarplatser

• Fysiklapp

• Multilabb för att hantera biologi, kemi och naturkunskap.

• Elevskåpsplats

För att klara detta finns olika alternativ.

1. Bygg ut skolan med nya klassrum och labbsalar.

2. Flytta ut vuxenutbildningen och bygg om två salar i D korridoren till Multilabb och Fysiklabb.

(43)

Utredning

2021-06-16 16(17)

Förutom detta behöver skolan en allmän ansiktslyftning då den idag inte motsvarar en modern gymnasieskolas behov av att vara en attraktiv plats.

Det finns också planer på en utökning av verksamheten då vi i egen regi tillsammans med näringslivet söker möjligheten att starta två YH-utbildningar samt att tillsammans med en fristående utbildningsanordnare KYH starta

ytterligare två YH-utbildningar. Om vi blir godkända för start så kommer det ske hösten 2022. Detta kommer innebära ytterligare behov av lokaler.

Konsekvenser av de olika alternativen:

1. Skolan byggs om och ut för att vara en attraktiv byggnad och ge ett modernt intryck. Med de behov som finns på grund av elevökningen men också för att möta de nya kraven på lokalerna. En sammanhållen

Haganässkola med gymnasiet och vuxenutbildningen i samma byggnad.