15
Sammanträdes protokoll
Sammanträdesdatum 2012-10-24
Sidan 21 av 32
§ 202/2012 Dnr 2012/0383 KS-1 Diariekod: 002
Lokalresursplan för kommunstyrelsen 2014-2017
I ärendet föreligger tjänsteutlåtande 2012-10-11 från kommunledningskontoret.
Sammanfattning
Enligt kommunens nya lokalförsörjningsprocess ska varje nämnd, även kommunstyrelsen, tar fram en lokalresursplan för den egna nämnden. Bilaga
1 innehåller förslag till kommunstyrelsens lokalresursplan för 2014-2017.
Sammanfattningsvis är osäkerheten kring lokalbehovet stor då det pågår en utredning o m bolagisering som kan påverka kommunledningskontorets dimensionering samtidigt som formerna för vissa verksamheter inom kommunledningskontoiet kommer att prövas framöver. För närvarande kan därför enbart vissa utökade lokalbehov inom plan- och exploatering
konstateras parallellt med ett mer allmänt behov av att möjliggöra ökad tillgänglighet till sammanträdes- och lysta rum.
Överläggning i arbetsutskottet Douglas Lithborn ( M ) yrkar följande:
Kommunstyrelsen godkänner lokalresursplanen för kommunstyrelsen 2014-2017 enligt bilaga 1 l i l l § 202 och överlämnar den l i l l trafik- och fastighetsnämnden att ingå som underlag i arbetet med
lokalförsörjningsplan för 2014-2017.
Proposition
Ordförande Douglas Lithborn ( M ) frågar om arbetsutskottet bifaller yrkandet. Arbetsutskoltet bifaller yrkandet.
Arbetsutskottets förslag
Arbetsutskottet föreslår kommunstyrelsens arbetsutskott föreslå kommunstyrelsen besluta följande:
• Kommunstyrelsen godkänner lokalresursplancn för
kommunstyrelsen 2014-2017 enligt bilaga 1 till § 202 och överlämnar den till trafik- och fastighetsnämnden alt ingå som underlag i arbetet med lokalförsörjningsplan för 2014-2017.
Freddie Lundqvist (S) deltar inte i beslutet.
Beslutsexpediering:
Akt
Sign. Ordf. Justerare Exp. datum Sign.
SOLLENTUNA KOMMUN
Kommunledningskontoret 2012-10-11
Sida 1 av 3
in leda
t Ai ti k
l lo AL
Lokalresursplan 2014-2017 för kommunledningskontoret
Nulägesbeskrivning
För närvarande består K L K av 7 avdelningar och en "fristående funktion"
direkt underställd kommundirektören. A l l a utom Konsult- och service har uppdraget atl bistå kommunstyrelsen i dess styrning och ledningsuppgifter.
Totalt arbetar på K L K ca 170 personer. K L K disponerar idag en lokalyta på ca 6 400 kvm till en kostnad av ca 11,2 mkr/år.
Fördelning per avdelning
Kontor Yla Årshyra inkl
skall nkr
lyra/kvm inkl astighetsskatt
Våningsplan
Ekonomi och verksamhetsstyrning
128 0,27 2078 11
IT-avd 463 0,95 2078, 900 7, 6 och -2
Kansli och arkivavd 453 0,62 1438.723. 1847 -2,11
K L K gemensamt 1221 1,85 642, 903 -2,-1,2,9,11,12
Kommunikalionsavd 190 0,35 1847 12
K O S 2 763 4,96 909, 1453, 1964.
2078
-2,- 1,0,6.7.8,9,13,14
Personalavd 323 0,426 2078. 909 -2, 11
Plan och exploateringsavd 546 1.14 2078 f l . 9 ~
Overförmyndaravd 334 0,66 1964™ 8
Total 6 421
iT722~"
Under hösten 2012 pågår ett arbete med alt verkställa kommunstyrelsens beslut all lägga ned Konsult- och service avdelningen och fördela ut arbetsuppgifterna på övriga avdelningar inom K L K med giltighet från 1 januari 2013.
Prognosunderlag
Sollentuna har under (lera år sett en ökad mängd kommuninnevånare och trenden beräknas hålla i sig under ytterligare några år. Det kommer ställa fortsatta krav på de tjänster som kommunen tillhandahåller i synnerhet gäller del bostadsbyggandet som ligger inom plan- och
exploaleringsavdelningens ansvarsområde.
Besök Postadress Telefon växel Tax reception Internet
Turebergshuset 191 86 08-679 210 00 08-579 2 1 6 44 www.sollentuna.se
Turobergs torg Sollentuna . Vt
Sida 2 av 3
Andra faktorer som påverkar bedömningen av lokalbehovet för K L K : s läkning är besluten rörande ev. bolagisering och oulsourcing av
verksamheter. Den nedan lämnade prognosen bygger på atl nuvarande verksamheter finns kvar i kommunens regi.
Den information som framkommit i projektet som hanterar omorganisationen av K L K har använts i filmtagningen av
lokalresursplanen. Informationen har kompletterats med information från cheferna för överförmyndarnämnden (som 2012- 08-16 lämnat en separat redovisning av lokalbehovet) och plan- och exploateringskonlorel.
Övriga uppgifter har hämtats från personal- och ekonomiavdelningen.
Omprioriteringar under 2013
K L K kommer från och med 2013 bestå av 8 avdelningar i stället för
nuvarande 7. Inledningsvis med i allt väsentligt oförändrade arbetsuppgifter.
En fortsatt översyn inom vissa delar av verksamheten kommer dock bli aktuell under året som eventuellt skulle kunna påverka lokalbehovet för perioden f ö r 2013 men även för perioden 2014-2017.
Prognos på framtida totalbehov
Perioden 2014-2017 är mycket svårbedömd eftersom det i dagsläget finns alltför m å n g a okända faktorer som påverkar behovet.
Generellt sett är bristen på lokaler ett problem för K L K . Flera av
medarbetarna har sin arbetsplats i andra förvaltningars lokaler vilket inte är en optimal lösning. Det råder även brist på sammanträdesrum och lysta rum vilket är följden av atl många verksamheter i slörre utsträckning än tidigare sitter i kontorslandskap. T i l l en viss del skulle den bristen kunna avhjälpas genom ett större samutnyttjande av befintliga resurser men idag är det inte möjligt atl boka andra sammanlrädesrum än de på del egna våningsplanet.
Plan och cxploaleringsavdelningen är den avdelning som växer mesl och anlas fortsätta göra del. Avdelningen räknar med atl under perioden växa med mellan 3 och 6 medarbetare. Avdelningen är för tillfället i akut behov av 3 arbetsplatser för nyanställd personal.
Övriga avdelningar inom K L K ser inga omedelbara behov all ytterligare utrymmen under förutsättning att inga större förändringar i organisationen sker.
Prioritering av konstaterade behov
Det finns ett akut behov av 3 arbetsplatser för plan och
exploaleringsavdelningen redan under 2012.1 övrigt finns inget behov av prioritering då de förändringar som sker i och med avvecklingen av Konsult- och service kommer klaras av genom en förtätning av befintliga lokaler.
Slutsats
K L K kommer, under de förutsättningar som råder idag alt vara i fortsatt behov av framförallt kontorsrum för den egna personalen och
s a m m a n t r ä d e s - och tysta rum.
Sida 3 av 3
Störst behov har plan- och exploateringsavdelningen som dels har en akut situation att lösa under 2012 men också på lång sikt då man uppskattar behovet av nyanställningar under perioden till ca 3-6 personer.
