Pivottabeller i Excel

(1)

Pivottabeller i Excel

den kompletta guiden

av Tobias Ljung

(2)

Adress till förlaget:

Infocell

Sörkällegatan 29 451 41 Uddevalla Telefon: 0522-50 60 07 www.infocell.se

Det är förbjudet att kopiera bilder och text i denna bok genom att trycka, fotokopiera, skanna eller på annat sätt mångfaldiga enligt upphovsrättslagen.

Våra böcker och tillhörande produkter är noggrant kontrollerade, men trots detta kan fel förekomma.

Förlaget tar inget ansvar för de skador dessa fel kan orsaka för användaren. Vi tar gärna emot förbättringsförslag.

Tryckeri: Print in Baltic JSC, Litauen Första upplagan, första tryckningen ISBN: 978-91-981381-0-8

Författare: Tobias Ljung

(3)

INNEHÅLLSFÖRTECKNING

INLEDNING ... 1

VARFÖR PIVOTTABELLER? ... 1

VEM SKA LÄSA BOKEN? ... 1

VARFÖR SKREV JAG BOKEN? ... 1

INNEHÅLL OCH UPPLÄGG ... 2

OM FÖRFATTAREN ... 2

1. INTRODUKTION TILL PIVOTTABELLER ... 3

1.1 SKAPA PIVOTTABELL ... 3

1.2 REKOMMENDERADE PIVOTTABELLER ... 4

1.3 PIVOTTABELLENS OMRÅDEN –RADER,KOLUMNER,FILTER OCH VÄRDEN ... 5

1.4 PIVOTTABELLFÄLT – FÄLTLISTAN FÖR PIVOTTABELL ... 8

1.5 RÄTT STRUKTUR FÖR DINA KÄLLDATA ... 9

ÖVNINGSUPPGIFTER KAPITEL 1. ... 10

2. DEFINIERADE TABELLER ... 11

2.1 DEFINIERA EN EXCEL-TABELL ... 11

2.2 MÅNGA FÖRDELAR MED DEFINIERADE TABELLER ... 12

2.3 ÄNDRA OCH JUSTERA TABELLOMRÅDE ... 18

2.4 NAMNGE DINA TABELLER ... 19

2.5 UTSNITT TILL TABELLER ... 19

3. HANTERA PIVOTTABELL ... 22

3.1 KÄLLDATAOMRÅDE ... 22

3.2 UPPDATERA PIVOTTABELLER ... 24

3.3 DRILLA TILL KÄLLDATA ... 25

3.4 AKTIVERING AV PIVOTTABELL ... 25

3.5 NAMNGE PIVOTTABELL ... 25

3.6 MARKERA, FLYTTA OCH RADERA EN PIVOTTABELL ... 26

4. GRUPPERA, FILTRERA OCH SORTERA PIVOTTABELL ... 28

4.1 GRUPPERA DATA ... 28

4.2 FILTRERA ... 31

4.3 SORTERA ... 38

5. FORMATERA OCH SUMMERA PIVOTTABELL ... 44

5.1 PIVOTTABELLFORMAT ... 44

5.2 LAYOUT ... 46

5.3 TOTALSUMMA OCH DELSUMMOR ... 49

5.4 VISA SUMMA,ANTAL,MEDEL,MAX,MIN ETC. ... 51

5.5 TALFORMAT I PIVOTTABELL ... 52

5.6 ALTERNATIV FÖR PIVOTTABELLFORMAT ... 54

5.7 TA BORT AUTOPASSNING AV PIVOTTABELLEN VID BEHOV ... 55

5.8 VISA NOLLVÄRDEN I PIVOTTABELLEN ... 56

5.9 HANTERA FELVÄRDEN I PIVOTTABELLEN ... 57

(4)

6. ANPASSNINGAR OCH BERÄKNINGAR I PIVOTTABELLER ... 59

6.1 VISA SAMMA VÄRDEFÄLT FLERA GÅNGER I EN PIVOTTABELL ... 59

6.2 VISA FLERA DELSUMMOR FÖR ETT VÄRDEFÄLT ... 61

6.3 GRUPPERA TEXT I RAD- OCH KOLUMNETIKETTER ... 62

6.4 GRUPPERA DATUM ... 63

6.5 GRUPPERA VÄRDEN ... 66

6.6 VISA VÄRDEN SOM PROCENT, SKILLNAD, RANGORDNING OCH ACKUMULERAT ETC. ... 68

6.7 BERÄKNAT ELEMENT ... 72

6.8 BERÄKNAT FÄLT... 76

6.9 EXTERNA DATAKÄLLOR ... 78

7. PIVOTDIAGRAM ... 83

7.1 INLEDNING ... 83

7.2 SKILLNAD MELLAN VANLIGA DIAGRAM OCH PIVOTDIAGRAM ... 83

7.3 SKAPA OCH REDIGERA PIVOTDIAGRAM ... 83

7.4 DIAGRAMTYPER ... 90

8. VILLKORSSTYRD FORMATERING ... 93

8.1 DATASTAPLAR ... 93

8.2 FÄRGSKALOR ... 95

8.3 IKONUPPSÄTTNINGAR ... 97

9. UTSNITT OCH TIDSLINJE ... 99

9.1 INFOGA UTSNITT ... 99

9.2 FLYTTA, KLIPPA UT OCH KOPIERA UTSNITT ... 100

9.3 STORLEK PÅ KNAPPAR OCH UTSNITT ... 101

9.4 SÅ ANVÄNDER DU UTSNITTEN ... 102

9.5 UTSNITTSINSTÄLLNINGAR ... 104

9.6 UTSNITTSFORMAT ... 106

9.7 ORGANISERA OCH GRUPPERA UTSNITT ... 110

9.8 KOPPLA FLERA PIVOTTABELLER TILL EN UPPSÄTTNING AV UTSNITT ... 112

9.9 ANVÄNDA UTSNITT I FLERA KALKYLBLAD SAMTIDIGT ... 114

9.10 TIDSLINJE ... 115

10. PIVOTTABELL BASERAD PÅ FLERA TABELLER – POWERPIVOT ... 118

10.1 SKAPA PIVOTTABELL BASERAD PÅ FLERA EXCELTABELLER... 119

10.2 SKAPA PIVOTTABELL BASERAD PÅ FLERA DATABASTABELLER ... 123

11. FUNKTIONEN HÄMTA.PIVOTDATA... 127

11.1 ARBETA UTAN HÄMTA.PIVOTDATA ... 127

11.2 MÖJLIGHETERNA MED HÄMTA.PIVOTDATA ... 129

(5)

12. DASHBOARDS – INTERAKTIVA RAPPORTER ... 136

12.1 TIPS VID BYGGANDE AV DASHBOARDS ... 136

12.2 DASHBOARD – ETT PRAKTISKT EXEMPEL FRÅN AX TILL LIMPA... 140

13. ÖVRIGA TIPS KRING PIVOTTABELLER ... 147

13.1 SKAPA PIVOTTABELLER FRÅN RAPPORTFILTER ... 147

13.2 MAKRO FÖR ATT UPPDATERA PIVOTTABELLER ... 148

13.3 TRANSPONERA ... 149

13.4 ANTAL ISTÄLLET FÖR SUMMA I DIN PIVOTTABELL – FYLL MED NOLLOR ELLER TA BORT RADER UTAN VÄRDEN ... 152

13.5 TA BORT KÄLLDATA FÖR ATT SPARA MINNE ... 154

13.6 KLASSISK PIVOTTABELLAYOUT Á LA EXCEL 2003 ... 155

13.7 DELA PIVOTTABELLENS CACHEMINNE ELLER INTE? ... 156

(6)

(7)

INLEDNING

Varför pivottabeller?

Med pivottabeller i Excel kan du sammanställa information från en miljon rader med några få musklickningar och presentera och summera snyggt med tabeller och diagram helt utan att använda formler eller funktioner. Du kan flexibelt vända och vrida på din information och analysera de delar som du för stunden är intresserad av. Pivotera betyder just att vrida och vända.

Låter det för bra för att vara sant? Tror du att det krävs det djupa Excelkunskaper för att lyckas?

Många skruvar på sig när man nämner pivottabeller och tror att pivottabeller är svårt och bara behövs för dem som analyserar data, men så är det inte. SANNINGEN ÄR ATT PIVOTTABELLER ÄR LÄTT. Jag skriver det en gång till;

SANNINGEN ÄR ATT PIVOTTABELLER ÄR LÄTT. Du behöver inte ha några djupare kunskaper i Excels formler eller funktioner för att lära dig att skapa och hantera pivottabeller på ett effektivt sätt. Lär du dig rätt metodik har du som användare ofta stor nytta av pivottabeller. Arbetar du i listor/register eller analyserar olika datamängder (t.ex.

försäljningssiffror, bokföringstransaktioner, produktionssiffror, logistikunderlag eller andra transaktioner) kan du utan tvekan spara många timmars arbete genom att behärska pivottabeller. Vill du sedan skapa snabba och snygga rapporter och dashboards från dina data så finns det inget som slår pivottabellernas och pivotdiagramens

prestationer.

Vem ska läsa boken?

Snabbt svar: Alla som snabbare vill summera och sammanställa sina data i Excel oavsett kunskapsnivå.

Längre svar: Oavsett om du arbetar inom ekonomi, försäljning, ledning eller administration, så ger dig kunskap om pivottabeller en fördel när det gäller att granska och sammanfatta data. Likaså kommer du att ha nytta av boken vare sig du analyserar hundratusentals rader eller endast ett hundratal rader. Många rapport- och beslutsstöd bygger idag på pivottabellernas logik och fler och fler arbetsgivare har dessutom kunskap kring pivottabeller som ett krav vid nyanställning idag. Som läsare behöver du inte några speciella förkunskaper för att börja lära dig om

pivottabellernas hemligheter. Om du redan är en van pivottabellanvändare har du här en komplett bok att förkovra dig vidare i för att förbättra och utveckla dina pivottabeller och rapporter.

Varför skrev jag boken?

Snabbt svar: Målet med boken har varit att skapa en komplett bok om pivottabeller från de mest elementära grunderna till de avancerade användningsområdena, så att alla Excelanvändare får nytta av den enskilt kraftfullaste funktionaliteten i Excel på bästa sätt i en och samma bok.

Längre svar: Jag minns första gången jag använde pivottabeller (i mitten av 90-talet). Jag fascinerades av dess förmåga att summera och sammanfatta dataunderlag så mycket snabbare är de funktioner jag tidigare hade lärt mig i Excel. Under de kommande åren arbetade jag i olika controllerroller, som redovisningsansvarig och som

beslutsstödsansvarig. Nya Excelversioner kom och pivottabellerna förbättrades successivt och jag började använda dem mer och mer i såväl interna analyser som för rapporter till användare. Både i mitt arbete som controller och senare som Excelutbildare har jag hjälpt många människor att spara tid, göra bättre, snyggare och säkrare analyser och rapporter med hjälp av pivottabeller. Jag har sett många fall där användare spenderat timmar att skapa lösningar med olika formler som istället hade kunnat sammanställas i en pivottabell på några få sekunder.

(8)

INLEDNING

Innehåll och upplägg

Denna bok är producerat för att vara en heltäckande dokumentation kring pivottabeller i Excel. I det första kapitlet lär du dig skapa pivottabeller och förstå dina källdata. Kapitlet om definierade tabeller är ett viktigt avsnitt där du lär dig de många fördelarna med tabeller. I kapitel 3 hanteras viktiga funktioner som uppdatering, källdata, visa detaljer, markera, flytta och radera pivottabeller. I fjärde kapitlet förklaras många olika sätt att gruppera data samt att filtrera och sortera pivottabeller. I kapitel 5 lär du dig om totalsumma och delsummor och behandlar olika sätt att formatera pivottabeller. Där visas också hur nollvärden och felvärden kan hanteras. Sjätte kapitlet innehåller många viktiga delar som gruppering av värden, datum och text. Där hittar du hur kan visa ackumulerade värden, differenser, rangordning samt skapar egna mätvärden genom beräknat fält. I kapitel 7 lär du dig skapa och hantera pivotdiagram.

Kapitel 8 ger exempel på hur villkorsstyrd formatering med stoppljus/ikoner, färgskalor och datastaplar kan

användas i pivottabeller. I kapitel 9 beskrivs möjligheterna att använda utsnitt ingående och du ser också exempel på hur tidslinje kan användas som ett alternativ. I kapitel 10 kan du se hur du kan skapa pivottabeller som är baserade på flera tabeller med hjälp av tillägget PowerPivot. Kapitel 11 hanterar funktionen HÄMTA.PIVOTDATA, en

underskattad funktion som ofta är förknippad med formelproblem. I kapitel 12 lär du dig bygga en dashboard steg för steg – från källdata till en rapport med utsnitt, pivottabeller, pivotdiagram och en egendesignad resultaträkning. I det avslutande kapitel 13 får du sju använda tips kring pivottabeller.

Boken innehåller många övningsuppgifter som finns i slutet av kapitlen. Övningsfiler och facit kan laddas ner på:

http://www.infocell.se/sv/ovningsfiler

Om författaren

Jag heter Tobias Ljung och arbetar som utbildare, föreläsare och konsult inom Microsoft Excel med hela Sverige som arbetsfält. Bakgrund som civilekonom och har arbetat i en rad olika befattningar inom ekonomiområdet; ekonomichef, controller, redovisningskonsult och beslutsstödsansvarig. De senaste 20 åren har jag använt Excel dagligen och jag hade mina första Excelkurser som kursledare 2004. Idag utbildar och föreläser jag runt om i hela Sverige.

Hör gärna av dig!

Som läsare ser vi dig som vår viktigaste kanal till förbättring av våra produkter. Vi värdesätter feedback från dig.

Vad gör vi bra idag? Vad kan vi göra ännu bättre? Vad skulle du vilja se i en kommande version av boken?

Tips på nya infallsvinklar?

Maila gärna och framför dina synpunkter.

tobias@infocell.se

Trevlig läsning!

Uddevalla, juli 2014

(9)

GRUPPERA, FILTRERA OCH SORTERA PIVOTTABELL

4.2 Filtrera

På samma sätt som man kan använda filter/autofilter för en lista eller en tabell kan man göra för en pivottabell.

Filtrering av pivottabell ger ytterligare ett verktyg bredvid möjligheterna att välja fält för rader och kolumner.

I detta avsnitt kommer du att lära dig enkel filtrering genom att använda kryssrutorna för rader och kolumner. Du ser också hur du kan använda värdefilter, etikettfilter, top-10-filter och datumfilter.

4.2.1 Filtrering via kryssrutor

I bilden nedan ser vi Kund som rader och Produkt som kolumner. Som rapportfilter uppe till vänster har vi Kategori som talar om vilken bransch kunden verkar i. Det är försäljningssumman vi ser som värden i pivottabellen.

Vi skulle nu vilja filtrera vår pivottabell så att endast produkterna Kilofix, Pilofix och Vilofix syns i tabellen. Eftersom de tillhör fältet Produkt så klickar vi på listpilen till höger om Produkt i kolumnetiketten (cell B3).

Du kan kryssa i och kryssa ur de olika elementen efter eget önskemål. Istället för att kryssa ur de kunder man inte vill se kan man kryssa ur (Markera allt) och sedan kryssa i Kilofix, Pilofix och Vilofix. Klicka på OK för att bekräfta.

Nu har pivottabellen blivit filtrerad på just dessa produkter. Totalsumman återspeglar nu endast produkterna som vi har filtrerat på (15 744 843 istället för 35 444 001). Notera att vi nu också har fått en liten tratt i cellen för vår listpil (cell B3). Tratten indikerar att en filtrering är gjord för fältet Produkt.

(10)

På samma sätt kan man filtrera på radetiketter. Säg att vi nu skulle vilja se alla kunder utom Mellerix AB. Antingen gör vi som tidigare; klickar på listpilen för fältet Kund och väljer att kryssa ur kunden Mellerix AB. Ett annat sätt är att markera det eller de element som man vill filtrera på eller vill exkludera i sin filtrering och sedan högerklicka och välja Filter. Vill man filtrera på valt element så klickar man på Behåll endast markerade objekt. Vill man, som i vårt fall, exkludera valt element så klickar man på Dölj markerade objekt istället.

Som ett tredje filtreringssteg kan vi titta på hur filtrering av rapportfilterfältet ser ut. Till skillnad mot filtret för rad- och kolumnetiketter så finns det som standard inte några kryssrutor framför de olika elementen i rapportfiltret.

Klickar man på något av elementen och väljer OK så filtreras pivottabellen på det elementen (se filtrering av Livsmedel i bilden nedan).

Genom att klicka i kryssrutan längst ner till vänster Välj flera element så möjliggör man att kryssa i flera element samtidigt i rapportfiltret. När man väljer två eller fler element så visas (flera objekt) i rapportfiltret.

(11)

I pivottabellfältlistan kan man se vilka fält som är filtrerade (markerade med trattar till höger).

Du kan också filtrera din pivottabell via pivotfältlistan. Klicka på listpilen som kommer fram när man hovrar med musen till höger på raden.

Ett annat användbart sätt att filtrera på är att markera de element som man vill filtrera på genom att hålla nere Ctrl- knappen och klicka på elementen så att de blir markerade. Sedan högerklickar man och väljer Filter och Behåll endast markerade objekt.

(12)

4.2.2 Radera filter

För att ta bort ett filter för ett enskilt fält så kan du antingen klicka på listpilen för fältet och välja Radera filter i fältnamn/Produkt (1) eller högerklicka på fältrubrikerna och välja Filter och Radera filter i fältnamn/Produkt (2).

Har man flera filtreringar gjorda samtidigt kan man ta bort alla filtreringar genom att gå in under menyfliken ANALYSERA och klicka på knappen Radera och välja Radera filter (1). Samma sak uppnår du också om du klickar på knappen Ta bort under menyfliken DATA (2).

4.2.3 Etikettfilter

Genom att använda etikettfilter kan man filtrera innehållet i pivottabellen beroende på innehållet i etiketterna. I vårt exempel så har vi 11 kunder i vår ofiltrerade lista (se bilden nedan). Vi filtrerar sedan ut de kunder som har ”ll” (två L) i sitt kundnamn. För att göra detta så högerklickar du på något av kundnamnen och väljer Filter och sedan

Etikettfilter…. Du kan också klicka på listpilen för Kund och välja Etikettfilter. Dialogrutan Etikettfilter (Kund) dyker upp och i listpilen till vänster kan du välja en mängd olika sätt att filtrera på t.ex. ”är lika med”, ”börjar inte med”,

”slutar med” etc. I vårt fall ville vi se alla kundnamn som innehåller ”ll” så då väljer vi Innehåller. I fältet till höger skriver vi helt enkelt in det vi vill filtrera på, i vårt fall ”ll” och trycker sedan OK eller Enter. Tabellen filtreras nu så att endast med kunder innehållande ”ll” syns och summeras (se längst ner till höger i bilden).

(13)

4.2.4 Värdefilter

Genom att använda värdefilter kan man filtrera pivottabellen beroende på vilket värde olika element har. Om vi t.ex.

skulle vilja filtrera ut de kunder som har en omsättning som överstiger 3 000 000 kronor gör vi följande:

Högerklicka på någon av kunderna och väljer Filter och sedan Värdefilter…. I dialogrutan för Värdefilter (Kund) finns tre fält. Vi låter Försäljning vara eftersom det är detta mätvärde vi vill filtrera utifrån. I mittenfältet klickar vi på listpilen och väljer är större än. I det sista fältet skriver vi in vårt belopp 3 000 000 kronor och klickar sedan OK.

Pivottabellen filtreras nu så att endast de kunder som har en totalförsäljning överstigande 3 000 000 kronor visas.

Notera nu att den aktuella värdefiltreringen nu kan påverkas av andra filtreringar som görs i pivottabellen. Om vi nu t.ex. filtrerar bort produkten Kilofix, men visar alla andra produkter så ser du att listan minskas från fem kunder till att endast omfatta tre kunder (se bilden nedan). Detta beror på att när omsättningen för produkten Kilofix

exkluderades två av kunderna kommer de inte upp i en omsättning av 3 000 000 kronor.

4.2.5 Tio i topp-filter

Vill man filtrera sin pivottabell på de högsta eller lägsta elementen går det alldeles utmärkt att göra. Säg att vi vill filtrera pivottabellen att endast visa de fem bästsäljande produkterna. Då markerar du någon av produkterna (cell B4:E4) och högerklickar och väljer Filter och sedan 10 högsta…. I dialogrutan Tio i topp-filter(Produkt) finns fyra fält.

Längst till vänster väljer du om du vill visa de högsta eller de lägsta värdena. I nästa fält väljer du hur många av de högsta/lägsta du vill visa (i vårt fall fem). Antingen skriver du in siffran manuellt eller så klickar du på knapparna till höger om fältet.

(14)

I det tredje fältet anger du om du vill visa elementen eller t.ex. procent. I vårt fall vill vi visa de fem högsta elementen så du väljer element. I det fjärde fältet anger man vilket mätvärde man vill filtrera utifrån. I vårt fall finns bara

Försäljning i pivottabellen så vi låter fältet vara.

4.2.6 Datumfilter

Många gånger så visar man olika tidsperspektiv i sina pivottabeller. Det kan t.ex. vara år, månad eller datum. Genom att använda Datumfilter kan man snabbt och enkelt filtrera sin pivottabell på flera olika sätt. Man kan t.ex. ange att endast visa värden före eller efter ett visst datum, eller mellan två datum. I pivottabellen nedan har vi data för alla månader under 2011 och 2012.

Vi skulle nu vilja filtrera denna pivottabell så att endast datum från 2011-04-16 till 2012-10-12 visas. Först högerklickar vi på något av tidselementen och väljer Filter och Datumfilter… för att dialogrutan

Datumfilter(Månader) ska öppnas. Vi letar upp rätt villkor (för oss är det ”är mellan”). I fälten för datum kan vi antingen skriva in datumet manuellt eller klicka på kalenderikonen och välja ett datum från kalendern som då dyker upp.

(15)

Vi ser nu att vår pivottabell filtreras på vårt val (se bild nedan).

Lägg också märke till att det inte är möjligt att använda sig av varken datum-, värde- eller etikettfilter i fältet Rapportfilter.

(16)

4.3 Sortera

På liknande sätt som du kan sortera dina register och listor kan du även sortera dina pivottabeller. I detta avsnitt lär du dig olika tillvägagångssätt (högerklickning, via menyer och via pivottabellen och fältlistan). Vi kollar på enkel sortering av fälten och värdena såväl som anpassad sortering.

4.3.1 Vanlig sortering

Som standard blir en pivottabell sorterad efter rad- och kolumnetiketter i stigande ordning, d.v.s. från lägsta till högsta värde. Vi ser detta genom att dra in fältet Kund i pivottabellen och du ser att kunderna läggs i bokstavsordning i pivottabellen

(se bilden till höger).

För att sortera i pivottabellen kan vi göra på flera olika sätt. Man kan göra det genom att högerklicka, via listpilen i etikettfältet eller via menyfliksområdet. Vi kollar på de olika sätten.

Se till att stå i det fält som du vill tillämpa sorteringen på. I exemplet har vi två möjligheter att sortera, antingen på Kund eller på Försäljning.

Säg att vi först vill sortera i fallande ordning istället för som nu stigande ordning på våra kundnamn. Ställ dig med markören i någon av cellerna med kundnamn och gå upp på

menyfliken DATA. Klicka på knappen för fallande sortering (Ö-A) så ser ni att pivottabellen

sorteras i fallande ordning (se bilden till höger).

Om du sedan vill sortera pivottabellen efter högsta försäljningen överst så markerar du någon av värdecellerna och testar denna gång att högerklicka istället. Välj Sortera och sedan Sortera från största till minsta och du ser att listan sorteras fallande efter omsättning (se bilden nedan).

(17)

Dra nu in ytterligare en dimension till pivottabellen. Dra in fältet Kategori till kolumnetiketter. Som du ser sorteras listan fortfarande i fallande ordning efter den totala försäljningen.

4.3.2 Sortera horisontellt

Vi ser att ordningen på våra kolumnetiketter är Tillverkning - Livsmedel - IT- och Teleocom - Offentligt.

Kolumnetiketterna är inte sorterade efter försäljningsbelopp. Finns det något sätt vi kan åstadkomma att även kolumnetiketterna sorteras efter omsättning? Alltså, går det att sortera horisontellt från vänster till höger eller tvärtom? Ser man på siffrorna så har IT- och telecom högst omsättning följt av Offentlig, Tillverkning och Livsmedel.

Vi skulle vilja se IT längst till vänster följt av de andra i rätt ordning.

Vi gör så att vi markerar den nedersta Totalsummaraden och högerklickar och väljer Sortera och Fler sorteringsalternativ….

Vi får då upp en dialogruta som vi inte fått upp tidigare som är anpassad efter att Sortera på värden. Vi väljer

sorteringsalternativet Största till minsta och sorteringsordningen Från vänster till höger och klickar OK. Du kan även högerklicka på totalsummaraden och välja Sortera och sedan Sortera från största till minsta. Vår pivottabell blir nu sorterad som vi ville ha det med mest omsatta kategorierna till vänster. Totalsumma för produkterna är fortfarande sorterad i fallande ordning.

(18)

4.3.3 Sortera manuellt (dra och släpp eller skriv)

Vi tittar på ytterligare ett behov av sortering som kan uppstå. Anta att vi alltid brukar visa Kategorierna i en viss ordning i företagets uppställningar. Tillverkning kommer först, sedan Livsmedel följt av IT- och telecom och Offentligt. Hur löser vi detta? Det är faktiskt inga problem. Det är nämligen bara att dra och släppa de olika elementen till önskad plats i pivottabellen.

Vi börjar med Tillverkning. Jag markerar cellen eller kolumnen för Tillverkning (cell D2) och sedan hovrar jag med musen tills muspekaren blir en fyrpilsmarkör. Då trycker jag ner vänster musknapp och drar mitt element till ny önskad placering (längst till vänster) och släpper när det kommit på plats. Sedan flyttar jag Livsmedel näst längst till vänster och den önskade ordningen är uppnådd.

Man kan uppnå samma effekt genom att skriva in namnet på ett element i den cell där man vill placera den. Om vi gör samma sak som i exemplet ovan – flyttar Tillverkning före IT- och telecom – så ställer vi oss i cell B2 där det står IT- och telecom och skriver in

”Tillverkning”. Resultatet blir att

Tillverkning hamnar till vänster före IT- och telecom.

(19)

4.3.4 Sortera efter anpassad lista

Slutligen kan man faktiskt sortera efter ordningen som man har i en särskild s.k. anpassad lista. Detta kan t.ex. vara bra om man har en speciell ordning som man upprepar många gånger när man sorterar i sina tabeller. Du bygger upp dina anpassade listor under Arkiv – Alternativ – Avancerat – knappen Redigera anpassade listor….

I detta exempel har jag lagt upp följande lista som jag sedan ska använda för att sortera min pivottabell på.

(20)

Jag ställer mig i kolumnen Kategori och klickar på listpilen och väljer Fler sorteringsalternativ….

Därefter väljer jag Fler alternativ… längst ner till vänster i dialogrutan.

Sedan kryssar jag ur autosorteringen som är ikryssad längst upp. När jag gjort det kan jag öppna och titta på

alternativen i listpilen i fältet därunder. Jag väljer min egenhändigt gjorda lista som ligger längst ner och klickar sedan OK en gång och när nästa dialogruta kommer fram klickar jag Stigande och OK igen för att bekräfta sorteringen. Vi ser nu att sorteringen av pivottabellen är efter den anpassade listan.

(21)

Övningsuppgifter kapitel 4.

1. Öppna Gruppera, sortera, filtrera 1.xlsx.

a. Skapa en grupperad pivottabell i Blad1 med fälten Kategori och Frukt som radetiketter och Antal kg som värdefält. Frukt ska vara undergrupp till Kategori.

b. Skapa sedan en ny grupperad pivottabell i en ny bladflik. Låt Kategori och Säljare vara radetiketter och Frukt vara kolumnetiketter. Ordervärde € är värdefält.

c. Döp bladfliken till Blad2.

d. Namnge pivottabellen i Blad1 till PivotEtt och pivottabellen i Blad2 till PivotTvå.

2. Öppna filen Gruppera, sortera, filtrera 2.xlsx. I Blad1 finns en tabell över ett antal välbetalda personer.

Uppgifter om ålder, befattning, stad, land, bransch och kön finns i tabellen. I Blad2 och Blad3 finns pivottabeller.

a. Börja med att filtrera den befintliga pivottabellen i Blad2 så att länderna Norge, Sverige och Danmark exkluderas.

b. Lägg Bransch i rapportfilter och filtrera så att endast data för Livsmedel och Basindustri syns.

c. Växla till Blad3 och filtrera tabellen till vänster så att tabellen endast visar alla Städer som innehåller bokstaven B någonstans i namnet.

Hur många städer finns nu kvar i listan?

d. Stå kvar i Blad3 och filtrera tabellen till höger så att tabellen endast visar Städer med sammanlagd lön på mer än 150 000.

Hur många städer uppfyller kriterierna?

3. Öppna filen Gruppera, sortera, filtrera 3.xlsx.

a. Skapa en pivottabell i en ny bladflik (Blad2) och lägg Produkter som radetiketter och Försäljning som värdefält. Filtrera pivottabellen så att endast de tre mest sålda produkterna visas i pivottabellen.

b. Gå till bladfliken PT-Datumfilter och filtrera pivottabellen så att endast datum efter 2012-04-12 visas i pivottabellen.

4. Öppna filen Gruppera, sortera, filtrera 4.xlsx. Växla till Blad2, där det finns två pivottabeller.

a. Sortera den översta pivottabellen i omvänd bokstavsordning (Ö till A) för Marknad.

b. Sortera den nedre pivottabellen i fallande ordning (största till minsta) för totalsumman av Vikt, ton.

c. Kopiera den nedre pivottabellen och placera nedanför. Se till att även produkterna blir sorterade i fallande ordning efter såld vikt i ton från vänster.