Enhetschefen Gemensamma Förvaltningen
Uppföljning av verksamhetsplan för Högskoleservice per april 2012
Verksamhetsplanen har utarbetats tillsammans med medarbetarna på Högskoleservice och utgår från verksamhetsplan för GF 2012, GFs plan för kvalitetsarbete 2011-2013, GFs plan för systematiskt arbetsmiljöarbete 2011, budget för 2012 samt GFs självvärdering och medarbetarundersökningar.
Uppdrag
Högskoleservice är en del av högskolans förvaltning och har till uppgift att samordna högskolegemensam service inom områdena:
korttidsuthyrning av högskolans lokaler
televäxel/reception, bokning av högskolans gemensamma lokaler, profilartiklar
lås, larm, bevakning
service och stöd vid användning av AV-utrustning i lärosalar
vaktmästeri, post och godshantering, kopiering, underhåll av inredning
internationell mobilitet
inom ramen för StudentCentrum, bland annat:
- en högskoleövergripande tentamensadministration samt ansvar för högskoleprov - expeditionsuppgifter såsom utskrift av intyg och registerutdrag
- enklare datasupport
- utlämning av passerkort till högskolans lokaler
- tillhandahållande av informationsmaterial och blanketter - adressändring, registrering på nya kurser
- fungera som, i första hand, mottagare av frågor samt vid behov slussa dessa vidare till rätt mottagare
Mål för Högskoleservice
God service till personal, studenter och allmänheten
Bidra till utvecklingen av en effektivare administration med god kvalité
Ökad förståelse för varandras arbetsuppgifter och en förbättrad internkommunikation
Verksamhetsutveckling
Avdelningens ordinarie verksamhet beskrivs under Uppdrag.
Prioriterade utvecklingsområden
Extern lokalbokningspolicy
Bakgrund/syfte: Under 2010 och 2011 har en lokalbokningspolicy för extern uthyrning av högskolans lokaler tagits fram.
Tidplan: Kvartal 1, 2012 Ansvarig: KRO, THV
Status: Ärendet vidarebefordrat till ekonomiavdelningen. Väntar på fastställande av policy.
Intern lokalbokningspolicy
Bakgrund/syfte: En lokalbokningspolicy för intern uthyrning behöver tas fram för klarare regler och rättvisare bokning mellan institutionerna. Detta i samråd med ekonomiavdelningen.
Tidplan: 2012 Ansvarig: KRO, THV
Status: Startat grupp med huvudbokare för fastställande av riktlinjer. Har börjat skissa på vad policyn bör innehålla. Utvecklar en rutin för bokningar från restaurangen.
Webb
Bakgrund/syfte: För att informera om vår service samt underlätta för personal och studenter behöver avdelningen utveckla och uppdatera den svenska och engelska webbplatsen. För en ökad service och kvalitet vill vi erbjuda ett bokningsformulär för högskolans lägenheter och externa uthyrning vilket även medför en effektivisering av administrationen. Högskolans studieadministrativa blanketter och övningstentor publiceras kontinuerligt.
Tidplan: 2012 Ansvarig: respektive funktion
Status: Löpande uppdateringar, behörighet att redigera berörda webbplatser på svenska sidorna. Bokningsformulär för extern uthyrning genomfört. Arbetsgrupp för omfattande översyn och uppdatering av webbsidor tillsätts efter sommaren.
Studentportal
Bakgrund/syfte: I juni 2011 hölls en inledande workshop om studentportal och en arbetsgrupp har bildats under hösten. Fokus kommer i första hand ligga på att samla den information vi redan har idag på central nivå.
Tidplan: 2012 Ansvarig: KEK
Status: Avvaktat planer för en ny webblösning under våren. Arbetet i arbetsgrupper återupptas i höst.
Publikationer
Bakgrund/syfte: Delta i arbetet med översyn av högskolans publikationer med utgångspunkt i hållbar utveckling, förvaring och distribution.
Tidplan: 2012 Ansvarig: HAN, KEK
Status: Översynen är genomförd, och ett förslag kommer under sommaren.
Gemensamma lärosalar
Bakgrund/syfte: Under 2011 utökades översynen av de gemensamma lärosalarna till varannan vecka under terminstid. Arbetet fortsätter under 2012 med att förbättra med fler
informationsskyltar i salarna, t ex lokalvårdsfrekvens. Informationsfilmer rörande användning av teknisk utrustning i salarna planeras.
Tidplan: Kvartal 4, 2012 Ansvarig: HAN, MIL Status: Skyltningen i 25% av salarna är klara
KronoX
Bakgrund/syfte: För effektivare administration önskas genomslag i att all felanmälning görs till kronox@hb.se, mer kunskap bland användare genom nya rutiner och drop in-tider samt att samkörning mellan Kursinfo och KronoX genomförs. Utforska möjligheten att även samköra KronoX med Rita.
Tidplan: 2012 Ansvarig: KRO
Status: Felanmälningar görs nu via kronox@hb.se. Startat en testgrupp på Ping Pong för huvudbokare. Samkörning Kronox-Rita är ej aktuellt längre eftersom nytt system införs med början i höst. Projekt Kronox-Kursinfo ligger hos IT-avdelningen, planerad till hösten.
Marknadsföring
Bakgrund/syfte: Synliggöra och marknadsföra verksamheten och uppmärksamma vår service.
Utförande: Förenkla e-postsdresser samt marknadsföra oss via visitkort, återkommande e- postutskick, skyltning, öppet hus samt att få institutionen att presentera nyanställda. Delta i informationsmöten för personal och studenter samt fortsätta utvecklandet av
avstämningsmöten med institutionerna.
Tidplan: 2012 Ansvarig: respektive funktion
Status: Ny enklare e-postadress, visitkort genomfört. Återkommande e-postutskick görs regelbundet. Skyltning till receptionen genomförd.
Godsmottagning
Bakgrund/syfte: Utöka internt samarbete för att få en hållbar situation vid leveranser och bud.
Utreda möjlighet av godsmottagningstid.
Tidplan: Kvartal 2, 2012 Ansvarig: KRO, LBP, THV, STI
Status: Godstider skyltat vid receptionen och vid porttelefonen. Ett förslag på nya rutiner för mottagning av informationsmaterial och rapporter tas fram under maj månad och ska stämmas av med funktionen för kommunikation. Vi har även tidigare i vår lagt ut en ny blankett på hemsidan som skall fyllas i när man skickar paket från HB för att underlätta hanteringen samt debitering.
Infodator
Bakgrund/syfte: Utöka service och effektivitet för både personal och studenter genom att ta fram en infodator till receptionen.
Tidplan: Påbörjat, i bruk kvartal 3, 2012 Ansvarig: KRO, LBP, THV
Status: Förslag framtaget av IT. Framskjutet till hösten på grund av låg prioritering.
KronoX tentamensmodul
Bakgrund/syfte: Sedan en längre tid har en tentamensmodul varit under utveckling genom KronoX-konsortiet. Systemet är ännu inte testkört vid pilotinstitutionen THS.
Tidplan: 2012 Ansvarig: MAA
Status Systemet är testkört på THS och planeras att där testa skarpt på vissa kursgrupper under hösten.
Öka antalet utresande studenter
Bakgrund/syfte: Utifrån högskolans internationaliseringspolicy och på grund av obalans i antalet in- och utresande utbytesstudenter behöver antalet utresande studenter att öka.
Åtgärder är framförallt ökade marknadsföringsinsatser i form av informationspass och genom studentmedverkan i form av bloggar, fotoutställningar osv.
Tidplan: 2012 Ansvarig: Internationella koordinatorer
Status: En handbok för utresande studenter har tagits fram och en kick-off för utresande studenter har genomförts under vårterminen. Stipendieavtalen för Erasmus har setts över med avseende på krav på studenternas deltagande i tex informationspass eller utbytesblogg. Ökat samarbete och deltagande i institutionernas marknadsföringsinsatser och informationspass har initierats. Bland annat planerar vi att uppmärksamma Erasmus 25-årsjubilum med någon aktivitet under hösten.
Översyn administration av utresande studenter
Bakgrund/syfte: I dagsläget ansöker studenter om utbytesplats och stipendium via
ansökningsblanketter i pappersform. För att kvalitetssäkra administrationen för de utresande utbytesstudenterna ska en översyn över denna administration göras. Bland annat behöver möjligheten till olika alternativ för systemstöd att undersökas.
Tidplan: 2012 Ansvarig: Internationella koordinatorer
Status: På grund av minskade resurser har detta inte prioriterats under våren. Dock har ett kontaktformulär för alla utresande studenter skapats på webben, med kontaktuppgifter till närmast anhörig. Syftet med kontaktformuläret är att skapa en sammanställning över de utresande studenterna samt hur de eller deras anhöriga nås vid en nödsituation. Fortsatt översyn av administration av utresande studenter skjuts till hösten.
StudentCentrum
Bakgrund/syfte: Sedan 2009 finns en samlad studentreception i enlighet med rektors beslut (dnr 86-07-30). Diskussioner har förts mellan högskolans ledning, BLR:s ledning och GF:s ledning om hur det fortsatta arbetet ska genomföras. En arbetsgrupp kommer att få i uppdrag att definiera begreppen stöd/service, utvärdera nuvarande Studentcentrum samt lämna ett förslag på en framtida utformning av högskolegemensamt verksamhetsstöd till studenterna.
Studenttorget behöver också utvecklas så att det används i högre utsträckning. Arbetet med att utveckla BOSS och BAR-ON fortsätter i avvaktan på KronoX-tenta.
Tidplan: Kvartal 1, 2012 Ansvarig: AGK, KEK m.fl.
Status: Planerad uppdatering av BOSS är i princip klar och dokumentation genomförs.
Arbetsgruppen har presenterat sin rapport under våren.
Utgående post
Bakgrund/syfte: Sedan tidigare finns ett beslut om att införa en för HB gemensam streckkod vilket även kommer innebära förändringar i internfaktureringsrutinerna.
Tidplan: Kvartal 2, 2012 Ansvarig: MIL
Status: Diskussioner har förts med Anders Post om att eventuellt teckna ett nytt avtal med Posten via GU´s upphandling som vi kan vara med på.
Skyltning
Bakgrund/syfte: Under 2011 har en översyn av högskolans skyltning skett med fokus på engelsk översättning och taktila alternativ. Särskilda insatser kommer göras på entréplan, medan trapphus ses över i samband med ombyggnationer.
Tidplan: 2 kv. 2012 Ansvarig: MIL
Status: Nya skyltar är beställda för att tydliggöra Högskolans reception då detta saknats i marknivå sedan ombyggnationen. Kontakts har även tagits med skyltföretag angående offert på ny skyltning i Balders entré.
Kvalitetsarbete
Under 2012 fortsätter arbetet med att utveckla och dokumentera avdelningens arbetsrutiner på ett enhetligt sätt. Vi kommer även sträva efter att samtliga vaktmästeriärenden registreras i eHD. I växeln kommer samtal märkas för uppföljning i syfte att förbättra vår service gentemot personal, studenter och allmänhet. En kundenkät planeras under året i samverkan med IT-avdelningen.
Status: Kundenkät vänd till studenter och personal under genomförande. Rutingrupp tillsatt som arbetar utifrån gemensam mall.
Arbetsmiljöarbete
Under 2011 har insatser gjorts för ökad förståelse för varandras arbetsuppgifter och en förbättrad internkommunikation inom avdelningen genom exempelvis
tvärgruppsdiskussioner, jobbskuggning samt aktiviteter på och vid sidan av arbetstid. Under 2012 fortsätter detta arbete och det främsta målet är ett gemensamt fika-/lunchrum.
Status: Uppmätt ljudvolym och vidtagit åtgärder. Riskanalys truckkörning genomförd. Riktad förebyggande insats för vaktmästeriet genom sjukgymnast på Previa med
hemträningsprogram. Gemensamt fikarum från och med sommaren.
Hållbar utveckling
Under 2012 fortsätter avdelningens engagemang i utvecklingen av ett ”multikort” vid högskolan. Vi kommer även att arbeta med förbättrade möjligheter till virtuella möten samt marknadsföringen av detta. Miljöcertifieringen kommer innebära en rad insatser framför allt inom ansvarsområdet avfallshantering, men ett kontinuerligt arbete pågår inom områden som exempelvis pappersförbrukning, belysning och övriga inköp. Ett exempel på arbetet med minskad pappersförbrukning är informationsinsatser gentemot examinatorer om minskad pappersförbrukning i samband med tentamina.
utskrifter. Insatser kopplade till revisionen har genomförts, främst med inriktning mot avfallshanteringen.
Kompetensutveckling
Kompetensutveckling sker genom utbildning/kurser, samverkan/nätverk, studiebesök, deltagande i utvecklingsprojekt, nya/förändrade arbetsuppgifter, lärande i vardagen, genom backup för varandra. Deltagande i GFs kompetensutvecklingsinsatser och utvecklingsdagar.
Avdelningens medarbetares kompetensutveckling planeras delvis i samband med utvecklingssamtal.
Exempel på nätverk
Högskoleprov
Lokalvård
Multikort
Tentamenskonferens
KronoX - användargrupp
Konferens och evenemang
Hyresvärdsträff Akademiska Hus
CLU – videokonferenssystem
telefoni/TRIO
Högnätet (Internationella koordinatorer vid högskolor)
Resurser
Personalresurserna vid Högskoleservice består fr o m maj 2012 av 18 personer, motsvarande 16,5 årspersoner enligt nedan.
Område: Omfattning:
Avdelningschef 1
Växelreceptionister 2,6
Tekniker 5,4
Samordnare för vaktmästeri 1
Administratörer, studentexpedition 4
Samordnare studentexpedition 1
Internationella koordinatorer 1,5
Budget och ekonomisk utveckling
20120514
Res HS (tkr) Utfall2011 Budg.2012 Utfall 2012 Utfall i %
av budget Prognos 1 Utfall 2011
Budg.
2012 Utfall 2012
Utfall i
% av budget
Prognos 1 Utfall 2011
Budg.
2012 Utfall
2012 Utfall i
% av budget
Prognos 1
Anslag -11 890 -12 060 -4 620 38,3% -12 060 0 -235 -78 33,3% -235 0 0 0 #DIV/0! 0
Externa intäkter -30 0 0 #DIV/0! 0 -390 -345 -217 62,9% -345 -240 -250 -61 24,3% -250
Interna intäkter -79 0 -2 #DIV/0! 0 0 0 0 #DIV/0! 0 -2 402 -2 350 -648 27,6% -2 350
S umma intäkter -11 998 -12 060 -4 622 38,3% -12 060 -390 -580 -295 50,9% -580 -2 642 -2 600 -709 27,3% -2 600
Lön och lönepålägg 9 367 9 784 3 453 35,3% 9 673 526 450 286 63,6% 450 0 0 0 #DIV/0! 0
Bemanningsföretag 257 0 87 #DIV/0! 0 0 0 0 #DIV/0! 0 0 0 0 #DIV/0! 0
Semskuld och löneperiodiseringar -7 0 -173 #DIV/0! 0 0 0 0 #DIV/0! 0 0 0 0 #DIV/0! 0
S umma personal 9 617 9 784 3 367 34,4% 9 673 526 450 286 63,6% 450 0 0 0 #DIV/0! 0
Lokalhyra 2 386 2 363 852 36,0% 2 555 127 105 22 20,5% 105 0 0 0 #DIV/0! 0
Utbildning, resor, representation131 110 16 14,8% 110 13 17 6 33,5% 17 0 0 2 #DIV/0! 0
Programvara, licencavgifter etc. 31 0 0 #DIV/0! 0 41 0 0 #DIV/0! 0 0 0 0 #DIV/0! 0
Utrustning 102 105 0 0,0% 105 0 0 0 #DIV/0! 0 0 0 0 #DIV/0! 0
Övrigt 297 155 51 32,7% 155 3 8 0 0,0% 8 2 005 2 240 643 28,7% 2 240
Avskrivningar 24 0 5 #DIV/0! 0 0 0 0 #DIV/0! 0 312 360 91 25,3% 360
S umma övrigt 2 971 2 733 924 33,8% 2 925 185 130 27 20,9% 130 2 317 2 600 736 28,3% 2 600
Årets kapitalförändring 590 456 -331 537 322 0 18 0 -325 0 27 0
Årets anskaffning 0 0 0 0 0 0 316 315 173
360 G 101532
Högskoleprovet Snurra Kopiering
Utfall 2011
Budg.
2012 Utfall 2012
Utfall i %
av budget Prognos 1 Utfall 2011
Budg.
2012
Utfall 2012
Utfall i % av budget Prognos 1 0 -434 -145 33,3% -434 -11 890 -12 729 -4 843 38,0% -12 729
0 0 0 #DIV/0! 0 -660 -595 -278 46,7% -595
-100 0 0 #DIV/0! 0 -2 580 -2 350 -650 27,7% -2 350
-100 -434 -145 33,3% -434 -15 130 -15 674 -5 771 36,8% -15 674
0 0 0 #DIV/0! 0 9 893 10 234 3 739 36,5% 10 123
0 0 0 #DIV/0! 0 257 0 87 #DIV/0! 0
0 0 0 #DIV/0! 0 -7 0 -173 #DIV/0! 0
0 0 0 #DIV/0! 0 10 143 10 234 3 654 35,7% 10 123
100 374 125 33,3% 374 2 614 2 841 998 35,1% 3 033
0 0 0 #DIV/0! 0 144 127 24 19,2% 127
0 0 0 #DIV/0! 0 72 0 0 #DIV/0! 0
0 0 0 #DIV/0! 0 102 105 0 0,0% 105
62 60 18 29,6% 60 2 367 2 463 711 28,9% 2 463
0 0 0 #DIV/0! 0 336 360 96 26,8% 360
162 434 142 32,8% 434 5 635 5 896 1 830 31,0% 6 088
62 0 -2 0 649 456 -288 537
0 0 0 316 315 173 0
Summa Hela 360 HS (exkl projekt) 101299, Vaktmästeri
Res HS (tkr) Utfall2011 Budg.2012 Utfall 2012 Utfall i % av budget Prognos 1
Externa intäkter -267 -534 41 -7,6% -58
S umma intäkter -267 -534 41 -7,6% -58
S umma personal 0 0 0 #DIV/0! 0
Utbildning, resor, representation 12 0 0 #DIV/0! 0
Utrustning 6 0 0 #DIV/0! 0
Övrigt 24 534 5 0,9% 102
S umma övrigt 43 534 5 1,0% 102
Årets kapitalförändring -224 0 46 45
