Karlstad Business School
Karlstad University SE-651 88 Karlstad Phone: +46 54 700 10 00 Fax: +46 54 700 14 97
E-mail: handels@kau.se hhk.kau.se
Jessica Segerquist Victoria Grufvelgård
Revisorns beteende vid tidspress
En kvalitativ studie om hur revisorer hanterar tidspress
The auditor’s behavior under time pressure A qualitative study about how auditors’ handle
time pressure
Företagsekonomi D-uppsats
Termin: VT 2020
Handledare: Katharina Rahnert
3 Förord
Vi vill rikta ett stort tack till vår handledare Katharina Rahnert som med sin expertis stöttat oss och kommit med goda råd under skrivprocessens gång. Vi vill också tacka kursansvarig Patrik Gottfridsson för hans stöd kring praktiska frågor under terminen och till Jasenko Arsenovic vars dörr alltid står öppen. Ett varmt tack riktas också till de revisorer som trots hög arbetsbelastning tagit sig tid och ställt upp som respondenter och därmed möjliggjort den intervjustudie vi genomfört. Det har varit en lärorik process och vi känner en stor uppskattning till alla dem som på något vis bidragit till studiens genomförbarhet.
Karlstad, 2020-06-05.
____________________ ____________________
Jessica Segerquist Victoria Grufvelgård
4 Sammanfattning
Revisionsyrket är en profession kännetecknad av hög arbetsbelastning och tidspress, något som i högre grad karaktäriserar marknadsledande revisionsbyråer. Flertalet studier kring tidspress och hög arbetsbelastning har gjorts, vilka visar att det i många fall påverkar revisorns prestation negativt.
Däremot finns även studier som antyder en högre prestation i denna kontext.
De motstridiga resultaten kan tyda på att det finns bakomliggande orsaker vilka inte tidigare undersökts och som har betydelse för hanteringen av tidspress och hög arbetsbelastning. Studiens syfte är därför att skapa en mer djupgående förståelse för tidspress bland revisorer.
Den teoretiska referensramen indikerar främst att revisorer påverkas negativt av tidspress, samt att kvaliteten på granskningar de utför påverkas negativt. Den visar också att det finns olika personlighetstyper som hanterar olika situationer bättre respektive sämre. Dessutom kan personlighet tillsammans med faktorer som omgivning, erfarenhet och kunskap påverka revisorns professionella skepticism och därmed dennes prestation.
Det resultat som insamlats via intervjustudier stämmer till viss del överens med den teoretiska referensramen och slutsatser som kan dras är att vissa personlighetstyper, särskilt samvetsgrannhet, passar bättre in på en revisor.
Även omgivning, livssituation och erfarenhet förefaller spela roll i hur revisorer hanterar tidspress. Det är dock svårt att avgöra hur tidspressen påverkar revisionskvaliteten, eftersom definitionen av revisionskvalitet är svår att precisera. Dessutom verkar det föreligga ett förväntningsgap i vad revisorns uppgift egentligen är, vilket försvårar en slutsats angående kvaliteten.
Nyckelord: Tidspress, Revisionskvalitet, Hög arbetsbelastning, Personlighet, Erfarenhet
5 Abstract
The audit profession is characterized by heavy workloads and time pressure, especially at the market-leading audit firms. Multiple studies regarding time pressure and heavy workloads show that these factors often have a negative impact on the auditor’s performance. However, there are also studies which state that time pressure can lead to better performance. These contradictory results indicate underlying causes not previously investigated which may affect how auditors handle time pressure and heavy workloads. Therefore, the purpose of this study is to create a profound understanding of time pressure among auditors.
The theoretical frame of reference indicates that auditors are mainly negatively affected by time pressure and that the quality of the audits they perform are adversely affected. It also shows that people with different personality types handle situations in different ways. Further, it shows that personality as well as other factors such as the work environment, experience and knowledge can influence the auditor’s professional scepticism and thus their performance.
The results collected through interviews correspond to some extent with the theoretical frame of reference. The conclusions that can be drawn are that some personality traits, especially conscientiousness, are more suitable for an auditor, but also that the work environment, life situation and experience play a role in how auditors handle time pressure. However, it is difficult to determine how time pressure affects audit quality as the definition of audit quality is hard to specify and grasp. There also appears to be an expectation gap in what the auditor’s tasks really are which makes it difficult to draw a conclusion about the quality.
Keywords: Time pressure, Audit quality, Heavy workload, Personality, Experience
6
7 Innehållsförteckning
1. Introduktion ... 9
1.1. Bakgrund ... 9
1.2. Problemformulering ... 10
1.3. Syfte och forskningsfrågor ... 12
1.4. Avgränsningar ... 12
2. Teoretiskt ramverk ... 13
2.1. Revisionens roll i samhället ... 13
2.1.1. Revisionskvalitet ... 13
2.1.2. Professionell skepticism ... 15
2.2. Institutionell teori ... 16
2.3. Femfaktorteorin ... 16
2.3.1. Femfaktorteorin i tidigare studier ... 18
2.4. Den typiske revisorns egenskaper ... 19
2.5. Individers (ir)rationalitet ... 19
2.6. Teoretiska utgångspunkter ... 19
3. Metod ... 21
3.1. Design ... 21
3.2. Datainsamling ... 22
3.3. Urval ... 23
3.3.1. Sammanställning av respondenter ... 25
3.4. Dataanalys ... 25
3.5. Tillförlitlighet ... 27
3.6. Etiskt ställningstagande ... 29
4. Empiri ... 32
4.1. Revisorns hantering av tidspress och hög arbetsbelastning ... 32
4.1.1. Revisorns egenskaper ... 32
4.1.2. Andra faktorer som påverkar hur revisorer hanterar tidspress ... 35
4.2. Revisionskvalitet ... 40
4.2.1. Positiv inverkan på revisionskvaliteten ... 40
4.2.2. Negativ inverkan på revisionskvaliteten ... 41
5. Analys ... 43
5.1. Hur revisorer hanterar tidspress och varför ... 43
5.1.1. Revisorns karaktär ... 44
8
5.1.2. Övriga faktorer ... 50
5.2. Hur revisorernas agerande påverkar revisionskvaliteten ... 54
6. Slutsats ... 58
6.1. Besvarande av frågeställningar ... 58
6.2. Kunskapsbidrag och praktiska implikationer ... 59
6.3. Brister och förslag på fortsatt forskning ... 60
Referenslista ... 62
Bilagor ... 71
Bilaga 1: Intervjuguide ... 71
Bilaga 2: Informationsbrev till respondenter ... 73
Tabell- och figurförteckning Tabell 1. Egenutformad respondenttabell. ... 25
Tabell 2. Egenutformad tabell över kodning. ... 27
Figur 1. Egenutformad sammanställning över empiri. ... 42
9 1. Introduktion
I detta inledande kapitel introduceras läsaren till det studerade ämnet genom bakgrundsinformation kring revision samt arbetsbelastning och tidspress som präglar yrket.
Dessutom redogörs för tidigare forskning rörande prestation och tidspress för att skapa en bättre förståelse för det föreliggande kunskapsgapet. Avslutningsvis presenteras studiens syfte och frågeställningar samt avgränsningar.
1.1. Bakgrund
Redovisningsskandaler och företagskollapser, exempelvis Enron, har lett till ett ökat intresse av revisorns beteende och dennes benägenhet att vidta handlingar som kan påverka revisionskvaliteten negativt (Gundry & Liyanarachchi 2007).
Dessa skandaler har bland annat berott på redovisningsbedrägerier och annan manipulation av finansiella rapporter (Giroux 2008). Även “en tillmötesgående revisor” beskrivs som en grund i att Enrons företagsledning lyckades genomföra bedrägeri. Dessutom förklaras att Enron hade möjlighet att sätta press på dess revisor eftersom bolaget var en stor kund. Redovisning och revision har historiskt sett varit ett verktyg för att minimera risker för skandaler, men i takt med ökad globalisering och ökade internationella investeringar har riskerna för eventuella skandaler återigen tilltagit (Toms 2019). Dessa faktorer kan antas förklara vikten av att revision idag bör hålla en hög kvalitet.
Revisorer uppger att de själva vill leverera högkvalitativa granskningar (Pentland 1993; Persellin m.fl. 2019), men hög arbetsbelastning, långa arbetsdagar och brist på tid gör att revisorer känner sig stressade (Amiruddin 2019; Johari m.fl.
2019). Under högsäsong kan revisorerna arbeta upp emot sexton timmar per dag (Pentland 1993). Hög arbetsbelastning är utmärkande för medarbetare hos Big41, eftersom genomsnittliga arbetstimmar på Big4 är lika höga som den maximala arbetstiden hos mindre firmor (Persellin m.fl. 2019). Att lägga mycket
1 De fyra internationellt marknadsledande revisionsbolagen.
10 tid på arbetet har blivit institutionaliserat bland revisionsbyråer (Pentland 1993).
En faktor som påverkar revisionskvaliteten är de deadlines revisorer arbetar mot (Persellin m.fl. 2019). Att tidspressen påverkar revisionskvaliteten negativt är ett faktum bekräftat av flertalet forskare (Amiruddin 2019; Broberg m.fl. 2016;
Persellin m.fl. 2019; Svanström 2016). Däremot visar en del studier att lagom tidspress kan höja prestationer och därmed också revisionskvaliteten (Johari m.fl. 2019).
Hög tidspress hos revisorer kan dock leda till dysfunktionella beteenden som försämrar prestationer (Amiruddin 2019; Johari m.fl. 2019; Peytcheva & Gillett 2012; Svanström 2016; Sweeney & Pierce 2006). Ett dysfunktionellt beteende är underrapportering av tider, det vill säga att revisorer rapporterar färre timmar än vad de faktiskt lagt på det utförda arbetet (Kelley & Margheim 1990;
Svanberg & Öhman 2013). Vid upprättande av tidsbudget tas vanligtvis tidigare tidsrapportering och budgetering i beaktning (Fleming 1980). Om en revisor underrapporterat tidsåtgången tidigare år är det därför tänkbart att det kan finnas en risk att den budgeterade tiden för arbetet blir alldeles för knapp, vilket kan medföra en högre tidspress.
1.2. Problemformulering
Trots att mycket av den tidigare forskningen pekar mot en negativ relation mellan tidspress och prestation finns också revisorer som upplever sig bli mer effektiva och strukturerade av pressen och därmed utför granskningar av högre kvalitet (Johari m.fl. 2019; Persellin m.fl. 2019). Tidigare studier beskriver att prestation ökar med hög arbetsbelastning till en viss nivå, för att sedan avta (Brüggen 2015; Choo 1986). Detta bekräftas av Persellin m.fl. (2019) som i sin undersökning kommit fram till att majoriteten av revisorerna tycker att deras prestation på arbetet avtar när de överstiger en övertid på 20 timmar i veckan för en heltidstjänst. Studien visar också att 28 procent av revisorerna tycker sig prestera bättre när de jobbar mer än heltid, medan 37 procent upplever att de
11 presterar sämre. Det kan visa att det finns delade meningar bland revisorerna, vilka eventuellt kan bero på hur revisorerna själva är som individer.
Tidigare forskning kring tidspressens påverkan på kvalitet har framhållit att framtida forskning bör inkludera personliga faktorer för att uppnå ett säkrare resultat (Johari m.fl. 2019). Baserat på tidigare forskningsresultat antas därför att personliga egenskaper kan spela en viss roll, vilket bland annat stärks av Hurtt (2010) som påstår att revisorers professionella skepticism kan påverkas av deras personliga egenskaper. Den professionella skepticismen hos revisorer minskar även när arbetsbelastningen ökar (Persellin m.fl. 2019). Dessutom påstår Gundry och Liyanarachchi (2007) att personlighet också påverkar hur revisorer hanterar tidspress, där vissa personlighetstyper tenderar att hantera tidspress bättre än andra som istället och i högre grad bidrar till kvalitetsförsämrande handlingar. Därför kan det utgås från att revisorernas personliga egenskaper, till exempel nyfikenhet, ansvarsfullhet och sympati, kan ha en inverkan på de resultat som levereras i slutändan.
Mycket av den tidigare utförda forskningen rör huruvida tidspress påverkar revisionskvaliteten och vilka andra faktorer som påverkar kvalitet, såsom hög arbetsbelastning (Brüggen 2015; Johari m.fl. 2019; Persellin m.fl. 2019), social press (Johari m.fl. 2019), familjetid, vag yrkesroll (Amiruddin 2019) samt etiska aspekter (Svanberg & Öhman 2013). Många av dessa studier har en kvantitativ metod, där adekvata samband undersöks. Vad som inte studerats är ett djupare perspektiv kring hur revisorer hanterar påtryckningar såsom tidspress, samt andra eventuella faktorer som påverkar detta. Den tidigare forskningen har dessutom endast en svag koppling till etablerade teorier. Att studera revisionskvalitet och tidspress är intressant för att det finns delade meningar inom den tidigare forskningen vilket tyder på att press ibland höjer och ibland sänker prestation. Eftersom denna oenighet råder kan det förmodas att det även finns andra faktorer som spelar in, vilka är intressanta att ta i beaktning. Att genomföra en mer grundlig studie kring revisionskvalitet och tidspress för att ta
12 reda på hur revisorer beter sig och varför de agerar som de gör är därför intressant.
1.3. Syfte och forskningsfrågor
Syftet med denna studie är att skapa en djupare förståelse för tidspress bland revisorer.Utifrån studiens syfte har följande frågeställningar formulerats:
• Hur hanterar revisorer tidspress och varför hanterar de tidspress som de gör?
• Hur påverkar revisorernas agerande revisionskvaliteten?
1.4. Avgränsningar
Tidigare forskning visar att tidspress och hög arbetsbelastning är mer påtaglig inom Big4 (Persellin m.fl. 2019). Revisionsbyrån Grant Thornton räknas inte in i Big4, men i årsredovisningen för räkenskapsåret 2018/2019 redovisade företaget 1198 anställda (Grant Thornton 2019). Det är nästan lika många som den minsta byrån inom Big4, KPMG, vilka under samma tidsperiod hade 1389 anställda (KPMG 2019). På grund av det utgår studien från de fem marknadsledande revisionsbyråerna i Sverige.
13 2. Teoretiskt ramverk
I det här kapitlet presenteras tidigare utförda studier rörande revisionsyrket, institutionell teori ur ett individualistiskt perspektiv samt forskning kring personlighet och revisorn som person.
Det sammanfattas avslutningsvis i en sammanställning av tidigare studier.
2.1. Revisionens roll i samhället
Finansiell redovisning beskrivs som ett institutionaliserat sätt att förstå tillvaron på (Pentland 1993; Power 2003), medan revisorernas granskning av denna bildar en känsla av säkerhet och ordning för aktieägare (Hay & Cordery 2018; Pentland 1993). Revisionen anses värdefull eftersom den bidrar med en oberoende försäkran att den rapporterade informationen är tillförlitlig (DeFond & Zhang 2014). Revisorernas uppgift är att bedöma finansiella rapporter bolag ger ut och utfärda intyg som visar att de är korrekta och trovärdiga, samt att informationen upprättats enligt de regler som finns (Francis m.fl. 1999; Pentland 1993).
I takt med att affärstransaktioner och redovisningsstandarder ökar i komplexitet förhöjs värdet och vikten av revision (DeFond & Zhang 2014). Att världen kontinuerligt förändras, framförallt vad gäller den globala affärsmiljön, påverkar redovisnings- och revisionsyrket i hög grad (Munteanu & Berechet 2016). Ny teknologi, innovationer samt nya risker och marknader ökar i samband med en stegrande globalisering, vilket också utmanar revisorn och kräver att denne är förberedd på framtiden.
2.1.1.Revisionskvalitet
Det är svårt att säga vad god revisionskvalitet är, inte ens revisorerna själva vet om de utför ett bra arbete eller inte, oberoende av hur mycket de anstränger sig (Power 2003). Det är också svårt att veta om revisionen har misslyckats samt hur ett sådant misslyckande skulle förefalla i verkligheten. Förutom revisorernas
14 individuella bedömningar av kvalitet handlar revisionskvalitet också om vad som är ett institutionaliserat sätt att göra saker på. En ostrukturerad granskning ger mer omfattande riskbedömningar medan en strukturerad revision snarare handlar om att vinna legitimitet än att leverera en bättre och mer effektiv granskning. Faktorer som revisionsbolagets storlek, revisorernas ansträngningar och antal år av erfarenhet bör tas i beaktning vid mätning av revisionskvalitet.
Trots att begreppet är svårdefinierat har flertalet forskare försökt beskriva innebörden av hög revisionskvalitet. Enligt DeAngelo (1981) innebär hög revisionskvalitet att revisorn med stor sannolikhet kommer upptäcka fel i de finansiella rapporterna samt att dessa fel blir rapporterade. Denna sannolikhet beror på olika aspekter såsom revisorns tekniska färdigheter, granskningens arbetsgång, stickprov samt hur oberoende revisorn är gentemot sina klienter.
DeFond och Zhang (2014) har menat att hög revisionskvalitet utgjort en försäkran att den rapporterade finansiella informationen är av hög kvalitet.
Förutom att revisionskvalitet är starkt kopplad till den finansiella informationen är revisionskvaliteten även beroende av det granskande bolaget i sig och vad som karaktäriserar företaget.
Big4 dominerar revisionsbranschen och det sägs att de levererar högre kvalitet än mindre revisionsbolag (Francis 2004), eftersom större bolag generellt levererar högre kvalitet (DeAngelo 1981). Revisionsbyråers arvoden varierar och överlag indikerar en högre revisionsavgift högre kvalitet. En högre avgift kan bero på fler arbetade timmar eller att revisorn besitter större expertis. Viljan att betala mer för en revisionstjänst skiljer sig åt och tidigare undersökningar visar att företag med större behov av övervakning är mer villiga att betala ett högre pris och därmed väljer revisorer från Big4 (Francis m.fl. 1999; Francis 2004).
15 2.1.2.Professionell skepticism
Professionell skepticism är ett viktigt element inom revisionsyrket och en revisor med hög professionell skepticism identifierar bedrägerier och felaktigheter i högre grad än de med låg (Hurtt 2010). Dessutom tenderar revisorer med hög skepticism att kräva mer bevisunderlag för att ett påstående skall anses vara felaktigt (Nelson 2009). Revisorers arbetsuppgifter kräver skepticism för att de skall kunna leverera hög revisionskvalitet, men eftersom revisorer utsätts för tidspress, långa arbetsdagar och hög arbetsbelastning finns risk att den professionella skepticismen påverkas, vilket således också försämrar kvaliteten på revisionen (Persellin m.fl. 2019). En revisor kan även vara för skeptisk, vilket kan leda till överdrivna, ineffektiva och dyra revisioner (Hurtt 2010; Nelson 2009).
Som tidigare nämnt formas den professionella skepticismen till stor del av individuella egenskaper (Hurtt 2010; Nelson 2009), men även av kunskap och motivation (Nelson 2009). Tidigare forskning visar att en revisor med stor kunskap och specialisering inom revision både kan ha en positiv, men också en negativ inverkan på den professionella skepticism revisorn har eftersom de enklare kan upptäcka komplicerade fel men samtidigt missa inkorrekta uppgifter av annan karaktär. Egenskaper som kan påverka graden av professionell skepticism har bland annat med revisorns självsäkerhet, problemlösningsförmåga och skepsis att göra. Förutom revisorns personliga egenskaper kan institutionell press från individens omgivning, där ibland revisionsbyrån, påverka skepticismen. Detta eftersom revisionsbyråer bland annat har möjligheten att influera den grad av professionell skepticism deras anställda har genom exempelvis utbildning, hjälpmedel för beslutsfattande, granskningar och prestationsbedömningar. Forskning uppvisar att individer svarar olika på institutionell press (Bertels & Lawrence 2016).
16 2.2. Institutionell teori
Institutionell teori är sedan många år tillbaka en organisationsteori, däremot har senare forskning inriktats mer på individens roll i institutionella beteenden (Battilana 2006; Lawrence m.fl. 2011; Osmundsen 2013; Thornton & Ocasio 2008). Människor formas av regler, normer och övertygelser som skapas utifrån omgivningen och som både styr och begränsar val och handlingar (Osmundsen 2013).
Institutionella logiker är sociala antaganden som styr hur personer beter sig i olika miljöer (Battilana 2006). Institutionella logiker formar den kulturella och sociala verklighet individer lever i (Bertels & Lawrence 2016). Vid nya situationer hanterar människor dessa med erfarenheter och egenskaper de har i relation till den institutionella logik de anammat, vilket bildar deras institutionella biografi. Den formar individers förståelse av ett sammanhang, liksom deras förmåga att samarbeta kring- och engagera sig i situationen. Institutionell biografi påverkar huruvida individen anammar den institutionella logik som råder.
Beroende på den position en person besitter i ett samhälle är denne mer eller mindre benägen att stå emot och utmana institutionella krafter, där mer förändringsbenägna personer kan beskrivas som institutionella entreprenörer (Battilana 2006). Vanligen finns det en korrelation mellan en högre status och en högre förmåga att utmana dessa krafter. Organisationer har en tendens att använda institutionaliserade sedvänjor trots att de ständigt brister och därför är det viktigt att ifrågasätta institutionella beteenden (Battilana 2006).
2.3. Femfaktorteorin
Femfaktorteorin utvecklades för att på ett rättvisande sätt kunna beskriva hur människor beter sig och förklara deras handlingar (Norman 1963; Reilly m.fl.
17 2002). Genom att studera en människas personlighet kan en viss förståelse för hur denne resonerar, reagerar och fattar beslut uppnås (Willy m.fl. 2019). De fem personlighetstyperna i femfaktorteorin utgörs av en struktur av personlighetsdrag, genom vilka olika personligheter kan mätas (Norman 1963).
Dessa personlighetstyper är öppenhet för erfarenhet, samvetsgrannhet, vänlighet, extraversion samt neuroticism (Ning m.fl. 2019; Norman 1963).
En person som är öppen för erfarenheter är nyskapande, nyfiken, insiktsfull, konstnärlig och har många intressen (Ning m.fl. 2019). Det är också en kreativ person som inte lägger något större värde i struktur och stabilitet (Berings m.fl.
2004). Samvetsgrannhet karaktäriseras av produktivitet, organisering, ansvarsfullhet, pålitlighet, grundlighet och planering (Ning m.fl. 2019).
Samvetsgranna personer uppvisar vanligtvis egenskaper som är uppskattade hos arbetsgivare, däribland struktur, rationalitet, självständighet, inflytande, innovation samt intresse för pengar, konkurrens och karriär (Berings m.fl.
2004). Den vänliga är sympatisk, förlåtande, tillitsfull, uppskattande, generös och snäll (Ning m.fl. 2019). En vänlig person värnar om social interaktion, samarbete och gemenskap och förkastar samtidigt tävlingsinstinkt och jakt på pengar (Berings m.fl. 2004). Den extroverte är pratglad och utåtriktad, energisk, aktiv och bestämd (Ning m.fl. 2019). En extrovert person är människoorienterad och värderar saker som gemenskap, inflytande, kreativitet och innovation (Berings m.fl. 2004). Utmärkande för extroverthet är att denna person precis som den samvetsgranne vill prestera bra på arbetet, men för den extroverte gäller detta främst entreprenöriella arbeten. En neurotisk individ är orolig och ängslig, instabil, spänd, känslig samt nedklankande på sig själv (Ning m.fl. 2019). Den neurotiske försöker undvika stress, har ett behov av struktur, uppskattar stabilitet men är inte speciellt rationell (Berings m.fl. 2004). Eftersom denna person övervägande har negativa känslor tvingar det den neurotiske att följa en struktur och välja strategier som undviker stress. Den neurotiske är dock intresserad av pengar och konkurrens.
18 2.3.1. Femfaktorteorin i tidigare studier
Diverse studier utförda i olika kontexter visar att samvetsgrannhet (Barrick &
Mount 1991; Reilly m.fl. 2002; Rothmann & Coetzer 2003; Thoms m.fl. 1996), extroverthet (Kichuk & Wiesner 1997; Rothmann & Coetzer 2003; Thoms m.fl.
1996), vänlighet (Kichuk & Wiesner 1997; Thoms m.fl. 1996) och öppenhet för erfarenhet (Rothmann & Coetzer 2003) är högpresterande personlighetstyper medan neurotiska personer presterar sämre (Kichuk & Wiesner 1997; Reilly m.fl. 2002; Rothmann & Coetzer 2003). Det finns dock indicier att neuroticism också kan ha en god inverkan på prestation (jfr Reilly m.fl. 2002). I organisationer med mer stadigvarande och strukturerade arbetsuppgifter är arbetslag med en sammansättning av människor med likartade personlighetsdrag att föredra (Reilly m.fl. 2002).
Det har påvisats att samvetsgrannhet är mer frekvent hos revisorer som trivs på sitt arbete jämfört med andra yrkesgrupper (Levy m.fl. 2011). Personer med samvetsgrannhet förblir högpresterande på grund av att de är pålitliga och har förmågan att anpassa sig efter företagets normer. Att vara neurotisk som person påverkar hur revisorer trivs på jobbet negativt, samtidigt är revisorer mer neurotiska jämfört med andra professioner. Revisionsyrket blir mer beroende av samarbete mellan anställda, trots detta uppger revisorer sig ha en låg grad av vänlighet och samarbetsförmåga jämfört med andra yrken. Det finns dock en del revisorer som svarat att de värderar bra samarbete högt. Dessutom är revisorer i mindre grad öppna för erfarenheter eftersom de föredrar prövade och välfungerade metoder snarare än nya, obeprövade metoder. En studie utförd på studenter som läser redovisning och revision visar också att en positiv attityd gentemot professionen medför en bättre prestation (Ferreira & Santoso 2008).
19 2.4. Den typiske revisorns egenskaper
Den stereotypa bilden av en revisor är många gånger en manlig person som är tråkig (Bougen 1994; Jeacle 2008; Wells 2017), metodisk (Bougen 1994;
Shackleton 1980 återgiven i Wells 2017), introvert, osocial, pedantisk, försiktig och ordningsam (Shackleton 1980 återgiven i Wells 2017). Människors bild av yrket kommer många gånger från arbetsuppgifter en revisor enligt allmänheten uppfattas ha (Wells 2017). Revisorer tar ogärna pauser i arbetet eftersom de är rädda att det skall tyda på låg professionalism (Pentland 1993). Detta beteende kan förklaras av Kahnemans (2013) tankar om individers irrationalitet.
2.5. Individers (ir)rationalitet
Kahneman (2013) beskriver människans tankemönster genom två system som verkar för att skapa förståelse för individers beteende. System 1 är intuitiva och undermedvetna tankar, medan system 2 står för de mer rationella, eftertänksamma och medvetna tankarna. Människor i en profession lär sig att göra en intuitiv bedömning av situationer, och det har också visat sig att känslor till stor del ligger till grund för detta tankemönster. Tankarna system 2 genererar är beroende av känslor från system 1, och eftersom människan litar på sitt sinne kan system 1 innehålla vissa felvridningar. System 2 kräver självkontroll och uppmärksamhet, vilket innebär att om individen är upptagen med något finns en risk att system 1 tar över. System 1 kan till exempel göra att individen svarar på frågor denne inte förstår sig på genom att automatiskt svara på en annan, liknande fråga.
2.6. Teoretiska utgångspunkter
Begreppet revisionskvalitet är svårdefinierat och det finns ett flertal olika definitioner av innebörden (t.ex. DeAngelo 1981; DeFond och Zhang 2014;
Power 2003). Rättvisande finansiell information förefaller av stor vikt för att
20 ekonomin i ett samhälle skall fungera så optimalt det går. Tidigare forskning visar att större revisionsbolag levererar högre kvalitet (DeAngelo 1981; Francis 2004). Dessutom indikerar studier kring ämnet att anställda på de större byråerna arbetar fler timmar (Francis 2004). Detta fenomen är intressant eftersom det både finns studier som visar att hög arbetsbelastning och tidspress påverkar revisorns prestation negativt (Persellin m.fl. 2019), men också studier som uppvisar en positiv korrelation (Johari m.fl. 2019; Persellin m.fl. 2019).
Eftersom det råder delade meningar kring hur tidspress påverkar prestation kan det antas att andra eventuella faktorer påverkar fenomenet. Bland annat visar studier kring professionell skepticism och institutionell teori att den kontext personer befinner sig i påverkar hur de agerar i olika situationer och det kan därför antas att revisorers persona och sociala situation kan påverka hur de hanterar tidspressen i sin profession. Dessutom visar studier kring personlighet att personlighetstyper med olika karaktärsdrag presterar varierande i diverse sammanhang (Barrick & Mount 1991; Reilly m.fl. 2002; Rothmann & Coetzer 2003), vilket skapar ett antagande om att revisorn kan besitta egenskaper som är mer eller mindre fördelaktiga inom branschen.
21 3. Metod
I metodkapitlet beskrivs studiens tillvägagångssätt och utförande. Uppsatsens kvalitativa design, intervjubaserade datainsamling, bekvämlighetsurval och analysmetod i form av kodning diskuteras och motiveras, liksom tillförlitlighet och etiska ställningstaganden.
3.1. Design
Syftet med studien är att bidra till en djupare förståelse för tidspress bland revisorer. Kvalitativ metod används vanligen vid undersökning av sociala omständigheter (Eneroth 1979) och fokuserar på förståelse av den sociala verkligheten genom respondenternas tolkning (Bryman 2011). Deltagarnas uppfattning har i detta sammanhang således varit en viktig faktor för studiens genomförbarhet, vilket motiverat en kvalitativ ansats.
En kvalitativ metod är lämplig vid en mer öppen studie där forskaren vill undvika att styra respondenternas svar (Jacobsen 2002). Eftersom vi önskat identifiera okända faktorer till problemet har den kvalitativa metoden varit mest lämplig på grund av att den givit respondenter möjlighet att i större grad beskriva deras egna tankar. Denna typ av metod har enligt Jacobsen (2002) ansetts ge en mer äkta bild av verkligheten och är fördelaktig vid undersökning av en individ i relation till en kontext (Jacobsen 2002). Eftersom revisorns beteende i en tidspressad miljö undersökts motiverar även det en kvalitativ metod. Studien har behandlat personliga erfarenheter och åsikter, vilket genererat ett tolkningsbehov av den insamlade datan. Det har skapat ett ytterligare incitament till studiens kvalitativa ansats, eftersom Bryman (2011) menat att kvalitativ forskning till stor del förlitar sig på tolkning.
Resultat baserade på kvalitativa metoder har kritiserats för att inte vara generaliserbara (Bryman 2011; Jacobsen 2002) och istället för generalisering till en population har Bryman (2011) snarare ansett att kvalitativ undersökning bör
22 generalisera till en teori. Med hjälp av valda teorier har vi därför hoppats finna samband mellan tidigare forskning och insamlade data för att kunna formulera teoretiska slutsatser.
3.2. Datainsamling
I empiriinsamlingen har semistrukturerade intervjuer genomförts eftersom denna metod enligt Bryman (2011) tillåter en större flexibilitet. Det kan exempelvis innebära att intervjun ändrar riktning eller att intervjuguiden inte följs i minsta detalj, vilket även tillåter att nya situationsanpassade frågor ställs (Bryman 2011). Det har gjort att vi kunnat anpassa frågor efter svar vi fått och därmed kunnat ställa mer ingående frågor vid behov.
Genom att utföra intervjuer ansikte mot ansikte kan forskaren enklare få tillgång till känslig information från respondenten, dessutom är det svårare för respondenten att ljuga eller förvrida sanningen vid en sådan intervju (Jacobsen 2002). Intervjuer som genomförts har innehållit frågor vilka kan vara känsliga för respondenterna att svara på, bland annat kring arbetsprestation. Därför har intervjuer ansikte mot ansikte varit att föredra, eftersom det skapar en möjlighet att läsa av respondenternas kroppsspråk (Jacobsen 2002). Därmed har vi kunnat anpassa frågorna efter hur respondenten reagerat och agerat. Hälften av intervjuerna har genomförts via fysiskt möte och på grund av den pandemi som drabbat världen under våren 2020 har resterande intervjuer genomförts via videolänk.
Frågorna i intervjuguiden har diskuterats med kurskamrater för att säkerställa att de varit förståeliga och möjliga att svara på innan intervjuerna utförts. Det är viktigt att intervjua en del av målgruppen i en pilotundersökning (David &
Sutton 2017). Eftersom vi intervjuat en grupp revisorer som haft mycket att göra på sina arbetsplatser har det inte varit möjligt. Istället har vi genomfört första intervjun med en för oss känd person som arbetar på en av de
23 marknadsledande revisionsbyråerna. På så vis har vi kunnat genomföra en intervju där vi fått ordentlig återkoppling. Efter respektive intervju har vi frågat respondenterna om möjlighet att återkomma vid eventuell komplettering vilket samtliga givit samtycke till. Vi har också efter de första intervjuerna diskuterat kring frågorna samt de svar som givits och därmed haft möjlighet att justera intervjuguiden.
Under intervjuerna har en av författarna till uppsatsen haft en aktiv roll som intervjuare och den andra haft en mer passiv roll och fört anteckningar, men också ställt frågor till respondenten. Det eftersom den passiva enkelt kunnat se i sina noteringar om någonting behövt kompletterats. I och med att studien krävt djupa och nyanserade svar för att identifiera okända faktorer har det krävts anpassningsbara följdfrågor, däribland varför-frågor vilket enligt Bryman (2011) är av stor vikt för att få djupa och detaljerade förklaringar.
3.3. Urval
Att undersöka grupper som är olika för att kunna identifiera diverse vinklar av det studerade fenomenet har ansetts vara fördelaktigt vid kvalitativa studier (Eneroth 1979). Vi har fått kontakt med ett antal revisorer på diverse organisatoriska nivåer inom de fem största revisionsbyråerna i Sverige. Genom att intervjua revisorer på olika organisatoriska nivåer har vi kunnat fånga upplevelser från personer med varierande erfarenhet av yrket och därmed fått en nyanserad förståelse för hur revisorer på revisionsbolag upplever tidspress.
Vi har använt ett explorativt icke-sannolikhetsurval. Det eftersom den typ av urval ofta förknippas med kvalitativ forskning i småskalig skala, där forskare istället för en generalisering kan presentera exempel från verkligheten av det som studeras (Denscombe 2018). Vid kvalitativa undersökningar har ett representativt urval inte ansetts vara av stor betydelse (Eneroth 1979). Ett icke- sannolikhetsurval används i situationer där ett tillräckligt stort urval i
24 undersökningen inte kan inkluderas och där betryggande information om den population som avses undersökas inte finns till hands (Denscombe 2018).
Urvalet motiveras även av att vi enbart fått tag på ett begränsat antal deltagare i intervjustudien. Det begränsade antalet respondenter har dels berott på geografiska hinder, dels på att revisorer under den tidsperiod intervjuerna genomförts haft en hög arbetsbelastning i sitt ordinarie arbete, men också på grund av den rådande pandemin. I och med det har ett bekvämlighetsurval skett, vilket enligt Denscombe (2018) är en typ av icke-sannolikhetsurval som innebär att de som finns till hands intervjuas. Fördelen med ett bekvämlighetsurval är att det både är enkelt och billigt (Denscombe 2018), vilket passat denna studie eftersom den utförts med begränsat tidsspann och resurser. Tillgänglighet är enligt Bryman (2011) ett ytterligare argument som motiverar ett bekvämlighetsurval, tid och budget är ett annat (Denscombe 2016). Bekvämlighetsurval kan dock ha en inverkan på studiens generaliserbarhet (jfr Larsen m.fl. 2009), vilket inte påverkar vår studie nämnvärt eftersom den är av kvalitativ ansats.
25 3.3.1. Sammanställning av respondenter
Intervjuer har genomförts med elva respondenter på olika geografiska platser i Sverige. Nedan följer en sammanställning av de respondenter vi intervjuat.
Tabell 1. Egenutformad respondenttabell.
Respondent # Nivå Antal år i branschen
Respondent 1 Revisorsassistent 2
Respondent 2 Auktoriserad revisor 7
Respondent 3 Revisorsassistent 2
Respondent 4 Revisor 5
Respondent 5 Revisor 12
Respondent 6 Revisorsassistent 2
Respondent 7 Auktoriserad revisor 6
Respondent 8 Revisorsassistent 1
Respondent 9 Revisor 6
Respondent 10 Auktoriserad revisor 7
Respondent 11 Revisorsassistent 1
3.4. Dataanalys
Analys av kvalitativt insamlade data sker genom hela processens gång, utan någon tydlig struktur (Denscombe 2016). Genomförda intervjuer har spelats in och transkriberats i nära anknytning till intervjutillfället. Genom transkribering blir datan enklare att analysera än i ljudform (Denscombe 2018), vilket har underlättat vid tolkning av det som sagts. Hur ingående intervjuerna bör transkriberas beror på hur datan skall användas, är syftet att hitta implicita budskap eller underliggande mönster bör de transkriberas i detalj (Denscombe 2016). Eftersom vi även velat undersöka andra eventuella faktorer än de vi förutspått har en omfattande transkribering skett av samtliga intervjuer. En mer gedigen transkribering motiveras också av att ämnet kan vara känsligt att prata
26 om på revisorernas arbetsplats, vilket krävt en djupare tolkning. Nackdelen med transkribering av inspelade intervjuer är att det kan vara svårt att höra vad respondenten säger och att respondenten inte talar i fullständiga, avslutande meningar (Denscombe 2018). Detta är något som försvårat analysen och dragit ut på tiden vid transkribering.
Vi har genomfört en öppen kodning där vi noggrant studerat och jämfört transkriberade intervjuer vid utvecklingen av teman, kategorier och koder. Att ha ett öppet sinne vid kodningsprocessen är enligt Bryman (2011) viktigt för att kunna utveckla bra och nödvändiga koder. Inför analysprocessen har vi varit väl förberedda och pålästa gällande innehållet i transkriberingen genom att ett flertal gånger lyssnat igenom de inspelade intervjuerna samt läst transkriberade utskrifter. Att återläsa data ökar förståelsen av innehållet och mindre detaljer i respondenternas utläggningar (Denscombe 2016). Återläsningen av intervjuerna har också förenklat arbetet med att ta fram teman. Vid utvecklandet av teman har vi tagit utgångspunkt i våra frågeställningar, vilka intervjuguidens olika delar baserats på. Utifrån framtagna teman har koder utvecklats på ett relativt automatiserande sätt eftersom respondenterna använt liknande begrepp och många gånger berört samma ämnen. Det har gjort att många koder redan varit uppenbara under intervjuprocessen. Kategorier har sedan växt fram utifrån koder vi identifierat under intervjuernas genomförande. Nedan följer exempel på teman, kategorier och koder, vilka framkommit tillsammans med den data
som legat till grund för uppkomsten.
27
Tabell 2. Egenutformad tabell över kodning.
Tema Kategori Kod Data
Revisorn Karaktärsdrag Strukturerad
Prioriteringsförmåga
R3: Jag försöker ändå vara ganska så strukturerad.
R8: Då liksom
strukturerar jag upp det i huvudet.
R1: Ranka mina
arbetsuppgifter vad som är viktigast och liksom prioritera.
R2: Fokusera på det som är viktigast.
Baserat på kodningen har informationen tolkats och slutsatser dragits. Eftersom det redan finns studier nära det studerade ämnet kan data tolkas genom det kunskapsgap vilket tidigare identifierats (jfr Yin 2013). Det har vi gjort genom att jämföra studiens insamlade empiri med den teoretiska referensramen.
3.5. Tillförlitlighet
Eftersom kvalitativ forskning inte har lika stark koppling till mätning som kvantitativa undersökningar (Bryman 2011), har tillförlitlighet diskuterats snarare är reliabilitet och validitet. Tillförlitlighet är viktigt inom kvalitativ forskning (Jacobsen 2002; Widerberg 2002), vilket kan uppnås genom att kontinuerligt dokumentera och fundera över val och tolkningar som görs under studiens gång (Widerberg 2002). För att studien skall uppfylla kriteriet tillförlitlighet krävs att samtliga delkriterier uppfylls; trovärdighet, överförbarhet, pålitlighet och en möjlighet att styrka och konfirmera (Guba & Lincoln 1994 återgiven i Bryman 2011).
28 Trovärdighet är svårbedömt i kvalitativ forskning, detta bland annat eftersom forskningen inte går att upprepa på samma sätt som i en kvantitativ forskningsstrategi (Denscombe 2016). För att presenterade resultat skall vara trovärdiga krävs att forskaren har följt de regler som finns gällande utförandet av forskningen, samt att resultatet bekräftats av involverade respondenter i studien (Bryman 2011; Denscombe 2016). De riktlinjer och regler Karlstads universitet framställt gällande hur forskningsarbete skall utföras har under studiens gång följts. Respondentvalidering ökar trovärdigheten eftersom det säkerställer att forskaren uppfattat den studerade verkligheten på rätt sätt (Bryman 2011). För att säkerställa att vi uppfattat respondenterna på rätt sätt har vi lämnat respektive deltagare en redogörelse för vad som sagts under intervjun. Detta för att säkerställa att vi är överens om innehållet och för att förhöja trovärdigheten. Eftersom det finns ett tolkningssynsätt inom kvalitativ forskning (Bryman 2011), kan det finnas risk för misstolkningar vilken respondentvalideringen också minskar. En risk med vår respondentvalidering är dock att vi inte haft möjlighet att säkerhetsställa respondenternas validering och därför kan vi inte med säkerhet veta om respondenterna läst igenom transkriberingarna. Det innebär en kvarvarande risk att respondenterna inte upplever att innehållet i transkriberingarna speglar vad de egentligen menat och att svar således blivit misstolkade. Inga respondenter har dock haft invändningar mot innehållet i transkriberingarna, vilket likaväl kan innebära att de upplever datan korrekt.
Överförbarhet handlar om huruvida resultaten är överförbara till andra miljöer (Bryman 2011). Eftersom vi studerat en grupp inom en viss typ av revisionsbyrå kan överförbarheten i denna studie vara begränsad. Däremot arbetar revisorerna på olika byråer vilket skulle kunna öka överförbarheten något. En fylligare redogörelse eller mer ingående beskrivning av den studerade verkligheten ger ett mer överförbart resultat (Bryman 2011). Det är till fördel för denna studie eftersom det gjorts en djupare undersökning kring både kända och okända
29 faktorer, där vi med hjälp av semistrukturerade intervjuer haft möjlighet att undersöka fenomen som uppkommit under intervjuerna mer ingående.
Det tredje delkriteriet av tillförlitlighet är pålitlighet, vilket handlar om huruvida det kan vara möjligt att uppnå liknande resultat vid andra undersökningstillfällen (Bryman 2011). Det är närmast omöjligt att upprepa en kvalitativ forskning (Denscombe 2016) och det är inte heller syftet med kvalitativa studier (Widerberg 2002). Inom kvalitativ forskning är det istället viktigt att i studiens skeden redogöra för- och vara öppen med hur forskaren tänkt kring och utfört de olika faserna (Bryman 2011). Det är något som varit i fokus under uppsatsstudiens gång, framförallt eftersom uppsatsen författats av två skribenter vilket genererat ett behov av kommunikation av tankar till varandra och andra involverade i uppsatsskrivandet.
En möjlighet att styrka och konfirmera innebär att forskaren är objektiv och inte påverkar undersökningen genom egna värderingar (Bryman 2011). Att garantera fullständig objektivitet kan vara svårt och därför kan det istället vara mer rimligt att försöka säkerställa att forskaren agerat i god tro, vilket innebär att det skall vara uppenbart att forskaren inte medvetet låtit personliga åsikter och värderingar påverka forskningens utformning och resultat. Att utföra en studie utan tolkning av resultaten är omöjligt (Bryman 2011) och det är inte heller syftet med vår studie. Istället har vi varit noga med att inte låta underliggande värderingar och åsikter träda fram, till exempel under de intervjuer vi genomfört, och därmed agerat i god tro.
3.6. Etiskt ställningstagande
Etiska frågor är både fler och av svårare karaktär vid kvalitativ forskning (Widerberg 2002) och etiska ställningstaganden har därför varit av stor vikt i denna studie. Trots svårigheter finns också faktorer som är positiva ur ett etiskt perspektiv i kvalitativa studier (David & Sutton 2017). Utformningen av frågor
30 som ställs i de semistrukturerade intervjuerna tillåter mer öppna svar där respondenterna med egna ord kan beskriva situationer utifrån deras syn på verkligheten. Det har begränsat risken att tolka och filtrera deras svar utifrån våra egna värderingar. David och Sutton (2017) menar att en sådan öppen datainsamlingsmetod är fördelaktigt utifrån ett etiskt perspektiv.
Inom samhällsvetenskaplig forskning bör fyra principer följas (Denscombe 2016).
• Att intressen hos studiens deltagare skyddas.
• Att frivilligheten i deltagandet fastställs och att det föreligger ett informerat samtycke. Att inte falska föregivanden ges och att forskningen bedrivs med respekt för vetenskaplig integritet.
• Att gällande lagstiftning följs.
Att deltagarnas intressen skyddas innebär att möjliga konsekvenser för respondenterna skall övervägas för att förhindra att respondenten tar någon skada (David & Sutton 2017; Denscombe 2016). Det har funnits en medvetenhet kring att vissa frågor kan ha varit mer känsliga att svara på än andra. Det både eftersom vi velat identifiera personliga egenskaper som möjligtvis är känsliga för respondenterna, men också i och med att vi velat undersöka om respondenter upplever att kvaliteten på deras arbetsinsatser påverkas. Det är även en anledning till varför konfidentialitet är viktigt (David
& Sutton 2017). Av stor vikt är också att respondenternas deltagande är frivilligt och att de får tillräckligt med information om studien för att kunna ta ställning till om de vill delta (Denscombe 2016). För att försäkra samtycket har ett informationsbrev innan studiens genomförande sänts ut till eventuella deltagare och de har skriftligt fått medge informerat samtycke. Även David och Sutton (2017) belyser vikten av att erhålla informerat samtycke. Respondenterna har också blivit väl informerade att de inte behövt svara på frågor de inte velat.
31 När vi informerat eventuella respondenter kring studien har syftet med undersökningen lyfts fram, eftersom det enligt Denscombe (2016) är viktigt med öppenhet kring studien som skall utföras ur ett etiskt perspektiv. Ordentlig information har framhållits kring studien, trots att det kan ansetts ha en aningen negativ ton att genomföra en studie som kan lyfta fram att revisionskvaliteten påverkas negativt av den arbetsbelastning som finns hos revisionsbyråer.
Dessutom har svensk lagstiftning följts.
32 4. Empiri
I empirikapitlet presenteras en sammanställning av de intervjuer som genomförts vilka utgör studiens empiriska bas. De rör revisorns hantering av tidspress och hög arbetsbelastning samt faktorer som påverkar detta. Dessutom framställs empiriskt resultat kring vilken påverkan det har på revisionskvalitet.
4.1. Revisorns hantering av tidspress och hög arbetsbelastning
Respondenterna uppger sig hantera tidspress och hög arbetsbelastning på ett antal olika vis. Många av respondenterna blir exempelvis stressade och oroliga, andra hanterar det genom att strukturera sina uppgifter och arbeta med prioriteringsordning. Även kommunikation är ett utbrett sätt för respondenterna att hantera tidspress.
4.1.1.Revisorns egenskaper Stresstålighet
Hälften av respondenterna blir till en början uppstressade när de stöter på hög tidspress. En respondent påstår sig bli handlingsförlamad vid dessa tillfällen och säger att det är lätt att göra problemet större än vad det är om denne är för känslosam och inte har förmågan att tänka logiskt. En annan respondent berättar om kollegor på företaget, och betonar att personer som är nya i branschen vanligen upplever tidspressade situationer som väldigt allvarliga och att de därför upplever mycket stress. En annan påstår sig ha varit orolig över andra saker i början av sin karriär än vad som oroar respondenten nu. Tre av de intervjuade revisorerna poängterar att det inte är på liv och död om revisorn skulle missa en deadline någon gång och understryker därmed att det inte alltid är så allvarligt som nya personer i branschen ibland kan tro. En annan revisor påstår sig bli mycket överväldigad av tidspress och hög arbetsbelastning innan uppgifter struktureras.
33 En av respondenterna beskriver andra revisorer och påstår att de som är mer tålmodiga, oflexibla, noggranna, detalj- och kvalitetsorienterade vanligtvis oroar sig mycket kring leveransen av revisionen och därmed har svårare att hantera tidspressen inom revisionsyrket. En respondent beskriver den detaljorienterade som en person vilken har lätt att fastna i småsaker och svårt att slutföra uppgifter. Respondenter menar att revisorn inte har till uppgift att förstå detaljerna just eftersom tiden och möjligheten för det inte finns, utan istället titta på väsentlighet och rådande regler för finansiella rapporter. Av den anledningen är också prioritering av stor vikt för revisorer. Osäkerhet är enligt flera av respondenterna en ytterligare ofördelaktig egenskap i revisionsbranschen. Dels för att det enligt en respondent kan göra att revisorn i mindre grad trivs på arbetsplatsen, dels för att det krävs en viss typ av säkerhet i slutförandet av arbetsuppgifterna. En av respondenterna förklarar att en osäker person lätt fastnar i saker och har svårt att gå vidare vilket kan vara problematiskt, framförallt under tidspressade situationer.
Struktur- och prioriteringsförmåga samt flexibilitet
Nästan samtliga respondenter påstår sig hantera tidspress genom att strukturera och prioritera tilldelade uppgifter. Många av de intervjuade revisorerna påstår att struktur och god framhållning minimerar onödiga stopp i revisionsprocessen. En respondent beskriver sig kunna spara mycket tid i en framtida revidering genom att innan revisionens början ta sig tid att planera, strukturera och begära in nödvändiga dokument. En annan respondent nämner att det är viktigt att göra upp en plan och att faktiskt hålla sig till den. Lyckas revisorerna arbeta utifrån den uppställda planen är det enligt en respondent meningen att det inte skall föreligga någon tidspress alls. Struktur och prioritering är enligt respondenter också viktigt för att kunna fokusera på de viktigaste momenten och att kunna ta till sig, men även släppa uppgifter.
Respondenterna talar flertalet gånger om väsentlighet och att det är viktigt att lägga ner tid och kraft på delar där det bedöms kunna föreligga risker.
34 Prioritering är en viktig del i hur respondenterna hanterar sina uppgifter under tidspress och hög arbetsbelastning. Flera respondenter förklarar att de vanligen till följd av tidspressen inte hinner göra det arbete de bör, vilket tvingar dem till ett väsentlighetstänk där de måste prioritera vad som är viktigast. Flera av respondenterna förklarar hur de i prioriteringsprocessen tvingas hoppa över moment som anses mindre betydelsefulla, eller göra dessa med en lägre grad av noggrannhet. Många menar att prioritering är viktigt, dels för arbetet i sig och dels för att minimera sin egen stress.
Eftersom nya uppgifter plötsligt kan uppkomma, eller omständigheter med kort varsel ändras kring revisorns uppgifter, uppger några respondenter att flexibilitet är en viktig förmåga för att klara av yrket. Det eftersom högt prioriterade uppgifter utan vidare kan uppstå och då är det viktigt att revisorn kan släppa den för tillfället aktuella uppgiften och lösa den mer akuta situationen.
Hög arbetsmoral och prestationsinriktning
Några respondenter anser att en person som hanterar tidspress bra gillar att ha ett högt tempo omkring sig och hög arbetsmoral nämns av en av de tillfrågade som en viktig del för att kunna hantera den tidspress och arbetsbelastning revisorer utsätts för. Att vara prestations- och tävlingsinriktad är enligt vissa respondenter också ett sätt för revisorer att hantera den höga arbetsbelastningen. Det eftersom respondenterna inte nöjer sig med ett medelmåttigt resultat, utan deras inre vilja att klara deadlines och göra ett bra jobb driver dem. En respondent nämner till exempel att denne ser till att vara på arbetsplatsen tidigt eftersom respondenten sporras av att komma först till arbetet. Dessutom innebär det enligt en respondent att revisorn har en vilja att utvecklas inom professionen. Viljan bidrar till ett snabbare och mer effektivt arbete och medför en högre målmedvetenhet. Vissa respondenter uppger sig tro att personer som inte har någon slags prestationsinriktning eller tävlingsinstinkt inte skulle söka sig till högpresterande arbetsgivare som de marknadsledande bolagen inom revision är.
35 Kommunikationsförmåga
Kommunikation både internt och externt är enligt flera av respondenterna ett bra verktyg för att kunna lösa tidspressade situationer. Att kommunicera inom teamet gällande vad som skall göras och i vilken ordning gör att revisorer lättare kan kontrollera situationen. En revisor med mindre erfarenhet förklarar att kommunikation med erfarna revisorer hjälper till att minska stressen eftersom mer erfarna revisorer bättre kan förklara situationen. En respondent som arbetat många år i organisationen säger sig informera yngre kollegor om aktuella deadlines, är tydlig med vilka uppgifter var och en ansvarar för samt delegerar uppgifter i största mån eftersom det enligt denne är ett bra sätt att minimera stressen. Ett fåtal av respondenterna betonar även vikten av att kommunicera sina tankar och känslor inom teamet för att öka acceptans och förståelse för eventuella negativa beteenden till följd av tidspressen.
Förutom intern kommunikation menar många att extern kommunikation, det vill säga kommunikation med bland annat kunder, är ett bra hjälpmedel för att hantera tidspressade situationer. Genom att ha en öppen dialog med kunden där revisorn exempelvis kan förklara att de inte hinner leverera inom utsatt tid ökar, enligt några av respondenterna, förståelsen hos kunderna och därmed kan sådana situationer lösas.
4.1.2. Andra faktorer som påverkar hur revisorer hanterar tidspress
Resultatet visar att det finns många faktorer förutom revisorns personliga egenskaper vilka påverkar hur revisorn hanterar tidspress, däribland vilken livssituation revisorn innehar eller hur stor erfarenhet denne besitter.
Livssituation
De flesta respondenter delar uppfattningen att livssituationen utgör en yttre faktor vilken kan påverka hur revisorer hanterar tidspress. Respondenter som
36 lever själva och inte behöver förhålla sig till någon annan verkar inte uppleva lika stor press som de med familj. Att ha familj innebär fler åtaganden som också kräver revisorns uppmärksamhet, vilket kan medföra att tidspressen på arbetsplatsen blir annorlunda. En del respondenter förklarar att tidspressen gör att de känner sig otillräckliga både på jobbet och privat, vilket således kan påverka hanteringen av tidspressade situationer. En respondent uppger dock att denne efter att ha fått barn upplever mindre tidspress eftersom respondenten upplever sin familj viktigare och därmed inte bryr sig lika mycket om arbetsuppgifterna.
En intervjuad revisor anser att det har blivit mer accepterat att kombinera familjeliv med arbetet. Några revisorer anser att de kan säga ifrån mot den höga arbetsbelastningen, samt att det är accepterat att en anställd med familj inte har möjlighet arbeta lika mycket som en anställd utan familj.
Erfarenhet och ansvar
Nästan samtliga respondenter nämner att erfarenhet påverkar revisorers hantering av tidspress eftersom en vana för att hantera tidspress växer fram, liksom kunskap om hur de bäst hanterar pressen. Ett flertal respondenter säger till exempel att tidspressen var värre i början av anställningen, men att det är lugnare nu i och med erfarenhet av arbetet.
Ansvar, som många gånger infaller med erfarenhet, är också en viktig faktor vilken nämns i intervjuerna. En del revisorer tycker eller tror att mer ansvar ger en högre press medan några tror att det ger en lägre press, eftersom revisorer då har större möjlighet att påverka sin tid. En respondent säger att stressen var mindre första året eftersom revisorn inte hade en helhetsbild av arbetet och därmed inte förstod hur stor del av arbetet som återstod när denne slutfört deluppgifter. En annan revisor påstår att ju mer ansvar denne har, desto större möjlighet har revisorn att påverka sin egen situation och därmed blir mindre stressad. Respondenten säger att om denne inte har möjlighet att kontrollera sin
37 egen tid och bestämma arbetets upplägg, medför det en stress. Genom att ha kontroll över sin situation kan revisorn också arbeta extra för att få bort arbete, vilket stöds av fler respondenter. Dessutom har en erfaren person en bättre helhetsbild kring uppgiften, vilket å ena sidan gör att denne har en annan möjlighet till framförhållning, men också ett större ansvar för slutprodukten gentemot kunden. Respondenter med större ansvar känner dock mer press, inte bara från teamet och organisationen, utan även från kunder och deras krav.
Några respondenter talar om att den auktoriserade revisorn, som i och med sin auktorisation har det övergripande ansvaret, vid exceptionellt tidspressade situationer kan vidta handlingar som inte vanligtvis görs. Revisorn kan vid dessa tillfällen gå in och ta ett större ansvar för revisionen genom att lägga sig i processen, ta fler beslut och kringgå vanlig revisionsmetodik.
Arbetsmiljö
Arbetsmiljö är en återkommande faktor vilken påverkar hur revisorer hanterar tidspress. En respondent förklarar att arbetsmiljön många gånger är avgörande för om stressen upplevs vara positiv eller negativ. Respondenten fortsätter med att förklara vikten av att ha roligt på arbetsplatsen, framförallt eftersom revisorer spenderar mycket av sin tid på kontoret. Många pratar om att det är viktigt att vara omringad av bra kollegor, både på kontoret generellt men även inom gruppen de arbetar i, samt att de ställer upp för varandra. En respondent berättar att denne är mycket hjälpsam mot kollegor på arbetsplatsen, men att det är svårt att vara pedagogisk och tillmötesgående under tidspressade situationer.
Tillit
En del respondenter uppger tillit som en viktig komponent i hanteringen av tidspress eftersom det annars skulle finnas ett behov av att ständigt kontrollera varandras arbete i detalj. En annan respondent uppger sig bli mycket påverkad av hur revisorer med högre ansvar beter sig och att denne arbetar sämre under hård övervakning eftersom personen inte känner förtroende från kollegor.
38 Många revisorer känner dock en säkerhet i att deras arbete till viss del kontrolleras av andra kollegor, vilket verkar vara en viktig byggsten inom revisionsyrket för att säkra kvaliteten.
Gruppsammansättning
Gruppsammansättning är ytterligare en faktor några respondenter pratar om.
En respondent menar att gruppen runt kunden bör formas baserat på personlighetstyper. Denna respondent gav ett exempel ur verkligheten och förklarade att denne, som själv är väldigt noggrann och eftertänksam i sitt arbete, hamnat i en grupp med en person vilken personlighetsmässigt var raka motsatsen. Utfallet av detta blev enligt respondenten väldigt bra i och med att de kunde komplettera varandra på ett personligt plan vilket resulterade i ett effektivt och framåtdrivande arbete. En annan respondent hänvisar till tidigare etablerade personlighetsteorier och menar att det är bra att utgå från sådana teorier vid sammansättning av olika arbetslag. Denna respondent menar att det är fördelaktigt om arbetsgruppen består av olika personlighetstyper eftersom det tenderar att generera ett bra samarbete, vilket förhöjer effektiviteten.
Inställning till arbetet
Flera av de intervjuade revisorerna uppger att inställningen till arbetet spelar en stor roll i hur revisorer hanterar tidspress. Att ha en positiv inställning underlättar för respondenter att fortsätta arbeta under hög press och arbetsbelastning, även under perioder när det känns hopplöst. En annan respondent säger att inställningen till hur länge denne bör arbeta är viktigt, och att synsättet att en arbetsdag kan vara längre än åtta timmar minskar tidspressen.
Dessutom påstår en annan respondent att det är viktigt att se saker som utmaningar istället för någonting ouppnåeligt eller en risk att misslyckas.
Intern och extern press
Många upplever att det finns en intern press inom organisationen vad gäller att prestera och hålla budgetar. Dessutom uppger en revisor att det antas att denne
39 skall kunna vissa saker, trots att revisorn inte fått den utbildning som krävs, vilket i sin tur kan påverka budget och kvalitet. Även kontinuerliga utvärderingar och uppföljningar gör att revisorer upplever press från organisationen. Fler respondenter uppger sig må dåligt om de känner att de inte presterar enligt organisationens förväntningar. Denna press kan både komma från högre chefer men också kollegor. En respondent berättar om hur uppgifter påtvingats denne trots klarläggningar om att inte hinna med. Den interna pressen verkar också enligt vissa respondenter kunna resultera i underrapportering av tid.
Underrapportering är dock inte utbrett bland respondenterna, mycket på grund av den organisationskultur som råder där det är starkt förkastat. Många respondenter uppger däremot att de känt sig frestade att rapportera färre timmar, vanligtvis på grund av pressen att hålla tidsbudget. Respondenter som faktiskt underrapporterat sin arbetstid uppger sig gjort det tidigt i sin karriär eftersom de, när de var nya ville hålla tidsbudget och inte vågade säga ifrån. De flesta respondenter är dock införstådda med att detta påverkar kommande tidsbudgeteringar och att underrapportering därför får negativa konsekvenser i framtiden.
Att arbeta på en marknadsledande revisionsbyrå bidrar till extra press eftersom det är en högpresterande arbetsplats där bland annat revisorernas prestationer systematiskt utvärderas. En respondent förklarar till exempel att denne sitter kvar och jobbar sena kvällar trots att det är ineffektivt och att respondenten anser att arbetet skulle utföras mer effektivt om denne gick hem och sov och fortsatte tidigt på morgonen istället. Många ser det också som en självklarhet att det är en högre press på de marknadsledande bolagen, bland annat eftersom allmänheten har förtroende för- och förväntningar på dem.
Den interna pressen är dock enligt många en nödvändighet för yrket. Några respondenter säger också att förväntningarna sporrar dem att prestera bra och att det lockar dem att befinna sig på den platsen de gör. Även extern press har lyfts fram, vilket bland annat kan vara press från kunder eller som ovan nämnt,
40 förväntningar från allmänheten. Ibland presterar kunder inte som de skall eller sätter orimliga krav vilket kan skapa tidspressade situationer för revisorerna.
4.2. Revisionskvalitet
Samtliga respondenter uppger sig tycka att tidspress är bra och att de arbetar bättre under tidspress till en viss gräns. Respondenterna uppger att de inte tror att revisionskvaliteten på tjänsten som levereras till kund påverkas av tidspressen.
4.2.1. Positiv inverkan på revisionskvaliteten
Många respondenter påstår att de arbetar bättre under tidspress eftersom det bidrar till ett mer effektivt arbete. Dessutom gör tidspressen att revisorer tvingas prioritera och därmed drivs mot att titta på risker och väsentligheter, vilket enligt respondenterna faktiskt är deras arbete. Tidspressen gör också revisorerna mer handlingskraftiga och målinriktade, vilket resulterar i att arbetsuppgifter slutförs snabbare. En del respondenter upplever att de blir sporrade av tidspressen och snarare ser den som en utmaning än någonting negativt. En revisor säger också att det är självuppfyllande och utvecklande att klara av tidspressen.
Genom att jobba effektivt kan revisorerna leverera snabbare till kund, dessutom får byrån en bättre budget vilket enligt en respondent påverkar ekonomin i byrån positivt. En revisor säger att kvaliteten inte påverkas eftersom stressen har en starkare koppling till prestation inom revision än andra jobb denne haft. Därför tror respondenten snarare att prestationen ökar av tidspressen. Nästan samtliga respondenter är dock överens om att det finns en fin linje vart gränsen går för att tidspressen skall bli för påfrestande. En av respondenterna uppger sig arbetat mellan 150 och 200 procent under en period, varpå respondenten sa ifrån eftersom det blev för mycket. En respondent påstår sig dock vara säker på att alla väsentliga fel som skulle kunna påverka utomstående parters beslut upptäcks
41 oberoende tidspressen, med undantag för sådana bedrägerier som satts i system och därför inte sticker ut vid en revidering.
4.2.2. Negativ inverkan på revisionskvaliteten
Många respondenter menar att tidspressen förhöjer risken för eventuella slarvfel. Tidspressen begränsar revisorn i sitt arbete så att denne inte hinner göra allt som önskas och tvingas släppa vissa saker. Ett flertal av respondenterna för på tal att dokumentationen kan bli lidande på grund av tidspressen, vilket kan försvåra när de vill utläsa vad som gjorts. Även att följa rätt revisionsmetodik och dess mallar kan komma i andra hand eftersom tidspressen tvingar revisorn att fokusera på de mer väsentliga delarna av revisionen. Många respondenter förklarar dock att även om kvaliteten kan bli lidande i vissa hänseenden försöker de ändå se till att begränsa detta och många menar att det som blir lidande på grund av tidspressen vanligtvis är fel av mindre betydelse.
Nästan samtliga intervjuade respondenter är överens om att den slutgiltiga kvaliteten vilken levereras till kund inte påverkas negativt eftersom omfattande interna kvalitetssäkringar utförs mellan organisationsnivåerna. Många menar att även om något blir fel i granskningen, är det alltid någon annan som kommer upptäcka felet vid efterkommande granskningar och korrigera detta. God revisionskvalitet för respondenterna innebär snarare att de lyckas leverera slutprodukten till kund inom rätt tid och utan att överskrida den interna budgeterade tiden, samtidigt som de också lyckas kontrollera väsentliga risker.
En annan faktor vilken säkerställer kvaliteten är, enligt en respondent, det faktum att alla som arbetar på dessa högpresterande arbetsplatser drivs av en vilja att prestera och leverera högkvalitativa slutprodukter.
