Meddelandeärenden till kommunstyrelsen 2021-05-28Förslag till beslut

(1)

2021-05-03 1/1 Handläggare

Kersti Hellström Kommunstyrelsen

Meddelandeärenden till kommunstyrelsen 2021-05-28

Förslag till beslut

Kommunstyrelsen beslutar att

1. lägga föreliggande meddelanden till handlingarna.

Beskrivning av ärendet

Kommunstyrelsen har att lägga bifogade meddelanden till handlingarna.

Ekonomiska konsekvenser för kommunen

Beslutet medför inga ekonomiska konsekvenser för kommunen.

Övriga konsekvenser

Beslutet medför inga övriga konsekvenser.

Uppföljning

Ingen uppföljning krävs.

Beslutsunderlag

Överförmyndarnämndens beslut 2021-04-13 § 21 - Överförmyndarnämndens behov och prioriteringar 2022

Missiv för överförmyndarnämndens behov och prioriteringar 2022 Behov och prioriteringar 2022, Överförmyndarnämnden

Överförmyndarnämndens beslut 2021-04-13 § 22 - Överförmyndarnämndens delårsrapport 1, 2021

Missiv - Överförmyndarnämndens delårsrapport 1 år 2021 Delårsrapport 1 2021, Överförmyndarnämnden

Intern styrning och kontroll 2021, Överförmyndarnämnden Protokoll SKFAB, 2021-04-12

Protokoll SKFAB, 2021-04-13 Protokoll SKFAB, 2021-04-15 Protokoll SKFAB, 2021-04-22

TFN § 34 2021-04-29, Taxa för schaktansökan och återställning ledningsschakt Villkor för schakt och TA i allmän platsmark

Prislista för återställning och ansökan

Jennie Enström Kanslichef

Kersti Hellström Nämndsekreterare

(2)

ÖFNES/2021:12

Justerandes sign Utdragsbestyrkande

§ 21 Beslut - Överförmyndarnämndens behov och prioriteringar 2022

Beslut

Behov och prioriteringar 2022 godkänns och översändes till kommunstyrelsen

Ärendebeskrivning

Behov och prioriteringar 2022 är utformad enligt anvisningar från kommunledningskontoret och ska lämnas till kommunstyrelsen senast den 16 april 2021. Rapporten beskriver den demografiska utvecklingens påverkan på verksamheten samt de prioriteringar som nämnden gör utifrån kärnuppdraget, prioriterade områden samt insatser för

effektivare organisation och digitalisering.

Nämnden uppmärksammar att fler kommuninvånare når högre åldrar än tidigare och att speciellt gruppen över 80 år ökar. Detta tillsammans med att antalet personer med psykisk ohälsa ökar totalt sett i samhället kommer att inverka på stödbehovet framöver och nämnden ser ett utökat behov av ställföreträdarskap inom de kommande åren. De prioriteringar som nämnden gör inför 2022 är att även fortsatt fokusera på att utveckla och förstärka tillsynen samt att stärka och utveckla rekryteringen av ställföreträdare. Utöver detta ser nämnden ett fortsatt behov av att modernisera arbetssätt och utöka den digitala närvaron samt att bibehålla en ekonomi i balans.

Beslutet skickas till: Kommunstyrelsen

(3)

ÖFNES/2021:12

(4)

Madeleine Sackemark 2021:153

Överförmyndarnämnden

Missiv för överförmyndarnämndens behov och prioriteringar 2022

Förslag till beslut

Behov och prioriteringar 2022 godkänns och översändes till kommunstyrelsen

Ärendebeskrivning

Behov och prioriteringar 2022 är utformad enligt anvisningar från kommunledningskontoret och ska lämnas till kommunstyrelsen senast den 16 april 2021. Rapporten beskriver den demografiska utvecklingens påverkan på verksamheten samt de prioriteringar som nämnden gör utifrån kärnuppdraget, prioriterade områden samt insatser för

effektivare organisation och digitalisering.

Nämnden uppmärksammar att fler kommuninvånare når högre åldrar än

tidigare och att speciellt gruppen över 80 år ökar. Detta tillsammans

med att antalet personer med psykisk ohälsa ökar totalt sett i samhället

kommer att inverka på stödbehovet framöver och nämnden ser ett

utökat behov av ställföreträdarskap inom de kommande åren. De

prioriteringar som nämnden gör inför 2022 är att även fortsatt fokusera

på att utveckla och förstärka tillsynen samt att stärka och utveckla

rekryteringen av ställföreträdare. Utöver detta ser nämnden ett fortsatt

behov av att modernisera arbetssätt och utöka den digitala närvaron

samt att bibehålla en ekonomi i balans.

(5)

SOCIALFÖRVALTNINGEN

Elisabeth Kantor Förvaltningschef

(6)

Behov och prioriteringar 2022

Överförmyndarnämnden

(7)

Behov och prioriteringar 2022

Status: Påbörjad Rapportperiod: 2021-04-30 Organisation: Överförmyndarnämnden

Innehållsförteckning

Sammanfattning ... 1

A. Behov ... 2

B. Prioriteringar ... 4

C. Investeringar... 6

Bilagor ... 6

Sammanfattning

Överförmyndarens främsta uppgift är att utöva tillsyn över förmyndare, gode män och förvaltare.

Utöver det ska nämnden bland annat yttra sig till tingsrätten och i vissa fall genomföra utredningar på begäran av tingsrätten. Nämnden ska även rekrytera och attrahera fler att bli ställföreträdare och även tillgodose att ställföreträdarna får den kunskap de behöver för att klara av sitt uppdrag.

Omvärlden påverkar nämndens verksamhetsområde och i närtid ser nämnden ett antal faktorer som kan komma att påverka verksamheten. Den utredning kring ställföreträdarskapet och den tillsyn som utövas över dessa, som redovisas under april 2021, kan redan under 2022 ha en inverkan på

verksamheten. Utredningen kommer med största sannolikhet ha en inverkan på ett längre tidsperspektiv.

Samverkan med Mälardalens högskola och den förstudie kring huvudmännens upplevelse av ställföreträdarskapet kan, speciellt om vidare forskningsanslag beviljas, komma att påverka nämndens verksamhetsområde eller arbetssätt framgent.

Eskilstuna och Strängnäs kommuner är tillväxtkommuner, även om pandemin har inverkat negativt på antalet inflyttande under 2021. Hur än tillväxten kommer att se ut de närmaste åren

uppmärksammar nämnden en trend i att fler kommuninvånare når högre åldrar än tidigare och att speciellt gruppen över 80 år ökar. Detta tillsammans med att antalet personer med psykisk ohälsa ökar totalt sett i samhället kommer att inverka på stödbehovet framöver och nämnden ser ett utökat behov av ställföreträdarskap inom de kommande åren.

Överformyndarkontoret har under 2021 fokuserat på kompetensutveckling och rättssäker handläggning. Vidare har samverkan inom och utanför kommunen återupptagits för att öka effektiviteten i handläggningsprocesserna. IOP-avtalet är inne på sitt sista avtalsår under 2021 och nämndens vilja är att utveckla och nyteckna ett förnyat avtal inför 2022 så att nämnden på bästa sätt ska kunna stötta ställföreträdarna i sitt uppdrag .

Överförmyndarnämnden arbetar på flera sätt för att stärka de strategiska målen och processmålen.

De prioriteringar som nämnden gör inför 2022 inom processen att ge vård och stöd till barn och unga, vuxna samt äldre är fortsatt fokuserat på att utveckla och förstärka tillsynen samt att stärka

(8)

och utveckla rekryteringen av ställföreträdare. Utöver detta ser nämnden ett fortsatt behov av att modernisera arbetssätt och utöka den digitala närvaron. Det är prioriterat att även fortsättningsvis ha en ekonomi i balans.

A. Behov

OMVÄRLD

Riksrevisionen har på uppdrag från regeringen genomfört en granskning av överförmyndarens tillsyn av ställföreträdare. Bakgrunden till granskningen är uppgifter om huvudmän som lidit rättslig skada, ökade behov av långtgående stöd samt att det saknas grundläggande uppgifter om systemet.

Resultatet för granskningen publicerades i december 2017 i rapporten Tillsyn av ställföreträdare och överförmyndare - Statens bristande ansvar för samhällets mest utsatta. Granskningen resulterade i att

• Länsstyrelserna tog fram riktlinjer för överförmyndare och ställföreträdare.

• Statskontoret föreslog att en av Länsstyrelserna får en samordnande roll i Länsstyrelsernas tillsyn över överförmyndarverksamheten.

• En utredning kring ställföreträdarskapet som ska redovisas under april 2021.

Länsstyrelsen bedriver årligen tillsyn över överförmyndarverksamheten. Vid tillsynen ska länsstyrelsen granska om överförmyndarens handläggning följer reglerna i Föräldrabalken och i Förmynderskapsförordningen och även i övrigt sker på ett rättssäkert och lämpligt sätt. Resultatet av tillsynen är viktiga delar i nämndens arbete med att säkerställa rättssäkerheten och att utveckla kvaliteten i nämndens verksamhet.

Mälardalens högskola har genomfört en förstudie för att titta på huvudmäns förväntningar på och upplevelser av ställföreträdarskapet. Denna förstudie är nu avslutad och resultatet skulle ha presenterats under våren 2020 under en nationell konferens. Med anledning av pandemin är det i dagsläget oklart hur och när förstudieresultatet kommer att presenteras. Forskningsansökan på forskningsanslag är inlämnad under februari 2021. Fortsatt forskning på området skulle kunna inverka på nämndens verksamhetsområde och arbete framgent.

Kopplat till detta ser nämndens också ökade krav och förväntningar från kommuninvånare och kommunledning. Mestadels ställs högre krav på effektivitet, tillgänglighet och service, till stor del via digitala tjänster.

DEMOGRAFISK PÅVERKAN

Eskilstuna och Strängnäs kommuner är tillväxtkommuner med en ökande befolkning. Från och med 2019 växer det demografiska trycket mer än skatteunderlaget i de två kommunerna vilket innebär en utmaning och ställer krav på utveckling och hållbarhet. Den 31 december 2019 var 143 403 invånare folkbokförda i de två kommunerna, varav 106 859 i Eskilstuna och 36 544 i Strängnäs. Det är en ökning med dryg en procent sedan årsskiftet 2017/2018. I en gemensam prognos för de kommande åren väntas befolkningen öka med i genomsnitt en procent om året. Barn och unga står för en stor del av ökningen framförallt i Eskilstuna men också i Strängnäs. Den demografiska utvecklingen visar också på en bestående ökning av andelen äldre. Under 2020 har dock befolkningsökningen inte varit i närhet av prognos med anledning av pandemin. Prognoser för 2022 är svåra att göra i dagsläget eftersom pandemins utveckling och inverkan är svår att förutsäga.

(9)

Oavsett hur befolkningsökningen kommer att se ut de närmaste åren uppmärksammar nämnden antalet äldre, och då speciellt de som är över 80 år och barn och ungdomar under 20 år ökar i Eskilstuna och Strängnäs kommuner. Det innebär även att fler kommer att vara i behov av

ställföreträdare. Den psykiska ohälsan har också ökat under de senaste åren vilket likaså innebär ett ökat och mer långtgående behov av ställföreträdare.

NÄMNDENS NULÄGE

Ungefär 1,1 procent av Sveriges befolkning har en ställföreträdare och så även Eskilstuna och Strängnäs kommuner. De som har behov av ställföreträdare kan vara vuxna med psykisk sjukdom, olika funktionshinder eller demens men också barn vars föräldrar är förhindrade eller har en

begränsad rätt att utöva förmynderskapet. Många befinner sig i en utsatt situation och är i behov av stöd för att bevaka och tillgodose sina personliga, rättsliga och ekonomiska intressen. Den 31 december 2020 hade Eskilstuna och Strängnäs kommuner 1909 ställföreträdarskap. Behovet av godmanskap för ensamkommande barn har sjunkit markant under 2020.

Överförmyndarkontoret för Eskilstuna och Strängnäs har nio handläggare, en administratör, en teamledare och en enhetschef. Trots en hög arbetsbelastning har sjukfrånvaron på kontoret under 2020 varit mycket låg.

Överförmyndarkontoret är i en förändringsfas där ett fokus är kvalitetsarbete för att stärka rättssäkerhet och kvalitet. Flera av kontorets handläggare är nyare i sin roll vilket ger en obalans i kunskap inom det komplexa verksamhetsområdet som nämnden verkar inom. Under

förändringsprocessen arbetar kontoret med att stärka förståelsen kring kraven i myndighetsutövning samt öka kompetensen inom den juridik som ingår i verksamhetsområdet. I detta har kontoret också återtillsatt en funktion som teamledare som ska vara ett nära stöd till medarbetare och leda det dagliga arbetet. Tanken är att denna funktion också ska leda till stärkt uppföljning i ärenden och ökad kvalitet i arbetet.

Nämnden har under lång tid brottats med långa handläggningstider och handlingsplaner för att speciellt klara av granskning av årsräkningar har tagits fram. Under 2020 lyckades nämnden väl med detta arbete och planeringen fortlöper under hela 2021. Nämnden har för avsikt att under 2022-2023 fokusera mer övergripande på beslutstiderna så att nämnden säkerställer lagkraven på

handläggningstiden även i andra ärenden än arvoderingsbesluten.

Länsstyrelsen och Tingsrätten har uppmärksammat nämnden på behovet att utveckla en mer proaktiv handläggning för att minska ledtiderna i tex. förordnande av nya gode män. En stor del i att lyckas med detta ligger i förmågan att rekrytera fler ställföreträdare. Sannolikheten att hitta

ställföreträdare till även svårare uppdrag ökar om det är fler som kan tänka sig att ta sig an uppdrag.

Under 2021-2022 behöver mer interna resurser tillsättas i detta arbete.

För att få till en enhetlig och rättssäker myndighetsutövning behöver nämnden säkerställa att kontoret fortsätter jobba med att ta fram handläggningsrutiner. Interna resurser behöver tillsättas även i detta arbete under 2021-2022.

Nämnden har idag en e-tjänst, e-Wärna, dit ställföreträdare kan lämna sin årsräkning elektroniskt.

Under 2021 kommer nämnden att införa ett nytt ärendehanteringssystem Provisum, vilket även innebär nya möjligheter för e-tjänster framgent. Under införandefasen kommer e-Wärna att släckas ned och efter att kontoret fått utbildning i Provisum kommer den nya e-tjänsten öppnas för en provgrupp av ställföreträdare. Målet är att ha e-tjänsten för årsräkningar öppen 2022 tills

(10)

årsräkningar för 2021 ska lämnas in. Nämnden ser behov av fortsatt utveckling av e-tjänster och digitalisering av överförmyndarkontorets verksamhet.

I januari 2019 skrev nämnden avtal kring Idéburet offentligt partnerskap (IOP) med Eskilstuna god man och Förvaltarförening för ökat stöd till ställföreträdare med uppdrag i Strängnäs och Eskilstuna.

Avtalet med Eskilstuna god man och Förvaltarförening har följts upp under åren och nämnden har beslutat att se över möjligheterna att förnya avtalet utifrån de nya förutsättningar och krav som nämnden ser som prioriterade utifrån den omvärld som vi befinner oss i. Vikten av att tex. kunna erbjuda ställföreträdarna digitalt stöd behöver förtydligas i nytt avtal.

Överförmyndarnämndens ekonomi är stabil. Nämnden redovisar ett överskott om 650 tkr under 2020. Nämnden har begärt att överskottet ska användas till införandet av nytt

ärendehanteringssystem eftersom speciellt första året är kostsamt.

B. Prioriteringar

Överförmyndarnämnden arbetar på flera sätt för att stärka de strategiska målen och processmålen.

Nämnden arbetar med att bidra till speciellt det strategiska målet Tryggt och självständigt liv. Genom att utföra nämnden viktigaste uppdrag, att agera tillsynsmyndighet, arbetar nämnden aktivt med att stärka hjälpbehövandes trygghet. Gällande fler jobb och fler i jobb är detta ingenting som ligger inom nämndens uppdrag men genom kontroll av att gode män och förmyndare sköter sitt uppdrag skapas bästa möjliga förutsättningar för skolgång, utbildning och arbete.

Överförmyndarnämndens uppdrag ligger till stor del inom arbete med social uthållighet. Arbete sker inom de tre delprocesserna att ge stöd och vård till barn och unga, vuxna samt äldre. Nämndens uppgift är att utöva tillsyn över ställföreträdare med syftet att förhindra att omyndiga barn, eller myndiga personer som inte själva kan tillvarata sin rätt, missgynnas ekonomiskt eller rättsligt. Genom detta arbete bidrar nämnden till att ge uppmärksamhet till invånare med komplexa behov, såsom ensamkommande barn, samt vuxna med funktionsnedsättning och psykisk ohälsa.

Nämnden arbetar fortlöpande med att öka nöjdheten inom för verksamhetens målgrupper. Arbete sker för ökad jämställdhet och nämnden ska vara modiga och testa nya idéer för att åstadkomma utveckling. Verksamheten har ett större fokus på rättssäkerhet, digitalisering och tillgänglighet.

Speciellt den digitala tillgängligheten behöver ökas, bl.a genom enkel och adekvat information på kommunens externa hemsida.

För att överförmyndarnämnden ska kunna uppfylla sina åtaganden utifrån lagstiftning och verksamhetsplan finns en vägledning för hur handläggarna ska prioritera mellan olika typer av handläggning. Vidare behöver rutiner och handläggningsstöd fortsätta att utvecklas under 2022.

PRIORITERINGAR 2022 - Rättssäkerhet och kvalitét - Rekrytering av ställföreträdare - Samverkan

- Digitalisering

- Moderniserad och utvecklad extern information

(11)

Överförmyndarnämnden har fokuserat på prioriteringar för år 2022 men har även sett över behoven på längre sikt. Prioriteringarna presenteras per verksamhetsprocess och kommer att konkretiseras i nämndens verksamhetsplan 2022.

Ge vård och stöd till barn och unga, vuxna samt äldre

Nämnden ser ett behov av att modernisera arbetssätt och att digitalisera moment inom

administrativa processer. E-tjänster och därmed ett digitaliserat underlag och flöde för verksamheten ger möjligheter till nya och effektivare arbetssätt samt förenkling för ställföreträdarna och även för verksamheten. Det skapar möjlighet till att arbeta på ett mer standardiserat sätt och innebär även ett utökat stöd för handläggarna i handläggningen. Under 2021 kommer ett nytt

ärendehanteringssystem, Provisum, att införas. 2021 är att ses som ett införandeår med utbildning och uppstart för handläggare i sin hantering. Under 2022 kommer nämnden kunna utöka de e- tjänster som finns och även förbättra den digitala tillgängligheten med bättre och utökad information på hemsidan.

En förväntad effekt av digitalisering är minskad handpåläggning från handläggarna och den tid som då frigörs kan läggas på tillsyn och granskning. Nämnden ser även utökade möjligheter vad gäller en effektivare verksamhetsuppföljning. Med anledning av de ökade kraven på rättssäkerhet och transparens ser nämnden ett behov att fortsatt utveckla och stärka sin tillsyn.

Det råder brist på ställföreträdare i Eskilstuna och Strängnäs kommun varför nämnden ser ett behov att se över och vidta åtgärder för att stärka och utveckla rekryteringen av ställföreträdare. Det finns ett behov av att löpande utveckla arbetet med stödinsatser för att behålla de ställföreträdare som har rekryterats sedan tidigare. Det behöver vara enkelt för ställföreträdare att ta uppdrag. För att lyckas i rekrytering ser nämnden det som ytterst viktigt att vi har en god och utvecklad samverkan med andra parter utanför kommunen, så som olika frivilligorganisationer och godmansföreningar.

Processkvalitet

Ett prioriterat område inom processkvalitet är att öka rättssäkerhet och kvalitet i arbetet. Nämnden ser bland annat ett behov av att utveckla sina rutiner för enhetlig handläggning. Dessa ska sedan bli kända för alla handläggare och följas i det dagliga arbetet. Det är även fortsatt prioriterat att arbeta med uppföljning och egenkontroll, bland annat med syfte att minska handläggningstider och för att säkerställa en rättssäker hantering. Att förstärka uppföljningen av handläggning av individuella ärenden förväntas bidra till en effektivare ärendehantering och måluppfyllelse samt en förbättrad arbetsmiljö. Uppföljning förväntas även bidra till en mer enhetlig rättstillämpning på kontoret. Även inom detta område ser nämnden det som av vikt att ha en fungerande och utvecklad samverkan med andra verksamheter i kommunen, som kommer i kontakt med huvudmännen. Ofta har huvudmännen flera insatser via kommunen och det är av vikt att bra kommunikationsvägar finns inom socialförvaltningen och mellan nämnden och vård- och omsorgsförvaltningen för att effektivisera och rättssäkra processen kring huvudmannen. Utökad, förbättrad och lättillgänglig information på externa hemsidan innebär en effektivisering då möjligheter till självhjälp kan minska kontorets behov av bemanning i tex. jourtelefon. Tidsvinsten kan användas till rekrytering eller handläggning.

Ekonomi

Överförmyndarnämnden ser det som prioriterat att även fortsättningsvis ha en ekonomi i balans.

Detta prioriteras även på lång sikt inför 2023 och 2024.

(12)

C. Investeringar

Under 2022- 2026 ser nämnden inte några investeringsbehov.

Bilagor

(13)

ÖFNES/2021:13

§ 22 Beslut - Överförmyndarnämndens delårsrapport 1 år 2021

Beslut

1. Delårsrapport 1 för 2021 med bilaga godkänns och översändes till kommunstyrelsen.

2. Överförmyndarkontoret använder ekonomiskt överskott om 700 000 kronor från 2020 till verksamhetsutveckling och digitalisering under 2021.

Ärendebeskrivning

Delårsrapport 1 för 2021 är utformad enligt anvisningar från

kommunledningskontoret och ska lämnas till kommunstyrelsen senast den 16 april 2021. Överförmyndarnämndens arbete pågår efter årets första tre månader till stor del enligt plan. Av nämndens tio åtaganden för året prognosticeras nio stycken vara klara vid årsskiftet medan ett är försenat.

Arbetsbelastningen på överförmyndarkontoret är hög med anledning av inflöde i form av årsräkningar och komplexa ärenden. Enheten har under årets första kvartal sett över ärendefördelningen för att kunna

säkerställa de anpassningar som behövs. Medarbetare har fått kompetenshöjande insatser kring granskningsmetodik och

överförmyndarjuridiken kopplad till dessa. Samtidigt pågår förberedelser för införandet av nytt ärendehanteringssystem i maj.

Överförmyndarnämnden prognosticerar ett ekonomiskt resultat enligt

budget till årets slut.

(14)

ÖFNES/2021:13

Överförmyndarnämnden avslutade 2020 med ett överskott om 700 000 kronor vilket nämnden fick behålla till 2021. Förslaget är att

överförmyndarkontoret ska kunna använda dessa medel till arbete med verksamhetsutveckling och digitalisering under året.

Till nämndens delårsrapport läggs en bilaga med uppföljning av intern kontroll och styrning för delår 1.

(15)

Madeleine Sackemark 2021:152

Överförmyndarnämnden

Missiv - Överförmyndarnämndens delårsrapport 1 år 2021

Förslag till beslut

1. Delårsrapport 1 för 2021 med bilaga godkänns och översändes till kommunstyrelsen.

2. Överförmyndarkontoret använder ekonomiskt överskott om 700 000 kronor från 2020 till verksamhetsutveckling och digitalisering under 2021.

Ärendebeskrivning

Delårsrapport 1 för 2021 är utformad enligt anvisningar från

kommunledningskontoret och ska lämnas till kommunstyrelsen senast den 16 april 2021. Överförmyndarnämndens arbete pågår efter årets första tre månader till stor del enligt plan. Av nämndens tio åtaganden för året prognosticeras nio stycken vara klara vid årsskiftet medan ett är försenat.

Arbetsbelastningen på överförmyndarkontoret är hög med anledning av inflöde i form av årsräkningar och komplexa ärenden. Enheten har under årets första kvartal sett över ärendefördelningen för att kunna

säkerställa de anpassningar som behövs. Medarbetare har fått kompetenshöjande insatser kring granskningsmetodik och

överförmyndarjuridiken kopplad till dessa. Samtidigt pågår förberedelser

för införandet av nytt ärendehanteringssystem i maj.

(16)

Överförmyndarnämnden prognosticerar ett ekonomiskt resultat enligt budget till årets slut.

Överförmyndarnämnden avslutade 2020 med ett överskott om 700 000 kronor vilket nämnden fick behålla till 2021. Förslaget är att

överförmyndarkontoret ska kunna använda dessa medel till arbete med verksamhetsutveckling och digitalisering under året.

Till nämndens delårsrapport läggs en bilaga med uppföljning av intern kontroll och styrning för delår 1.

SOCIALFÖRVALTNINGEN

Elisabeth Kantor Förvaltningschef

(17)

Delårsrapport 1 2021

Överförmyndarnämnden

(18)

Delårsrapport 1 2021

Status: Påbörjad Rapportperiod: 2021-03-31 Organisation: Överförmyndarnämnden

Innehållsförteckning

Sammanfattning ... 2

Sammanställning av de viktigaste huvudprocesserna ... 2

Status åtaganden ... 2

Förklaring till symboler ... 3

Hållbar utveckling ... 4

Vård och sociala tjänster - övergripande ... 4

Barn och unga ... 4

Vuxna ... 5

Demokrati ... 5

Samhällsskydd och beredskap ... 6

Näringsliv och arbete ... 6

Effektiv organisation ... 8

Processkvalitet... 8

Medarbetare ... 8

Ekonomi ... 10

Internkontrollplan ... 12

(19)

Sammanfattning

Överförmyndarnämnden omfattas främst av processområdet vård och sociala tjänster och de två huvudprocesserna att ge vård till barn och unga samt vuxna. Genom att utöva tillsyn över

förmyndare, förvaltare och gode män samt säkerställa rekryteringsförfarandet bidrar nämnden till det strategiska målet Tryggt och självständigt liv.

Under 2021 prioriterar Överförmyndarnämnden rättssäkerhet, kvalitetssäkring, samverkan och delaktighet. Genom digitaliseringsinitiativ och riktlinjearbete ska nämnden öka rättssäkerheten samt säkerställa kvalitén i handläggningen. Nytt ärendehanteringssystem införs under året som beräknas inverka positivt på kvalité, effektivitet och möjlighet till en god verksamhetsuppföljning. Samverkan genom IOP-avtalet (Idéburet offentligt partnerskap) med Eskilstuna god man-och förvaltarföreningen fortlöper under 2021 där syftet är att ökad service. På så vis ska nämnden bland annat höja sitt resultat på NKI (Nöjd KundIndex).

Indirekt främjar nämndens verksamhet också processområdet demokrati. I samarbete med Mälardalens Högskola har en förstudie kring huvudmannens upplevelse av ställföreträdarskapet genomförts. Resultatet planeras att publiceras under 2021 och planer på fortsatt forskning kring ämnet finns.

Nämndens ekonomiska utmaning 2021 är de ökade kostnader som bytet av

ärendehanteringssystemet innebär samt en eventuell nationell konferens med Mälardalens

Högskola. Kostnaderna finns inte i den preliminära budgeten för 2021, men nämnden har beslutat att ekonomiskt överskott från 2019-2020 kommer att användas till dessa satsningar. Nämnden

prognosticerar ett ekonomiskt utfall enligt budget.

Sammanställning av de viktigaste huvudprocesserna

Hållbar utveckling

Titel Bedömning Trend

Barn och unga Vuxna

Effektiv organisation Effektiv organisation

Titel Bedömning Trend

Processkvalitet Medarbetare Ekonomi

Status åtaganden

Vald organisation:

(20)

Alla Ej påbörjad Pågår Klart, avslutat

Försenat

Överförmyndarnämnden 10 9 1

Förklaring till symboler

(21)

Hållbar utveckling

Perspektivet hållbar utveckling visar vad kommunkoncernen ska åstadkomma för invånare, brukare och kunder. Hållbar utveckling består av tre delar och inom dessa skapas sociala, miljömässiga och samhällsekonomiska värden för invånarna.

Överförmyndarnämnden omfattas främst av processområdet vård och sociala tjänster och de två huvudprocesserna att ge vård och stöd till barn och unga samt vuxna. Nämnden bidrar främst till det strategiska målet ett tryggt och självständigt liv.

Vård och sociala tjänster - övergripande

Överförmyndarnämndens prioriteringar under 2021 är rättssäkerhet och kvalitetssäkring. För att bidra till att tillgodose behoven av ställföreträdare ska nämnden också arbeta med

rekryteringsförfarandet av gode män och ställföreträdare.

För att öka kvalitet i nämndens tjänster ska nämnden fortsätta verka för att erbjuda god service och har därför som målsättning att höja resultatet på NKI (Nöjd KundIndex). Nämnden ska även ge ökad service i form av utbildning och stödverksamhet för ställföreträdare med uppdrag i Eskilstuna och Strängnäs genom att IOP-avtal (Idéburet offentligt partnerskap) med Eskilstuna god man- och förvaltarförening fortsätter.

Nämnden ska under 2021 beakta digitaliseringsperspektivet för att bli en mer effektiv och rättssäker organisation. Under 2021 ska ett nytt ärendehanteringssystem införas för att minska

pappersanvändning och säkra flödena.

1-årigt åtagande

Överförmyndranämnden bedriver en effektiv och rättssäker myndighetsutövning och har en effektiv verksamhetsuppföljning. I nya och befintliga arbetssätt beaktas

digitaliseringsperspektivet.

Status Färdiggrad

Senaste kommentar (2021-03-31):

Byte av ärendehanteringssystem är inplanerad till maj 2021 och nämnden arbetar i dagsläget med införandeprocessen. Bytet kommer att inverka på det stöd som handläggare får i

myndighetsutövningen och i beslutsprocesserna på ett positivt sätt. Även verksamhetsuppföljningen påverkas positiv av systembytet och kommer att bli mer adekvat och effektiv.

Enheten har fått kompetenshöjning i form av SKR-utbildning i januari 2021.

Enheten arbetar kontinuerligt med diskussioner kring svårare ärenden för att få till en likabehandling av våra ställföreträdare och huvudmän.

Barn och unga

Bedömning Trend

(22)

Nämnden förordnar god man för ensamkommande barn som anvisats till Eskilstuna och Strängnäs kommuner. Tingsrätten förordnar i vissa falla förmyndare för barn som befinner sig i våra kommuner.

Nämnden bevakar sedan hur gode män och förmyndare förvaltar barnets ekonomiska tillgångar samt hur gode män för ensamkommande barn utför sitt uppdrag som vårdnadshavare och förmyndare.

Under kvartal ett har nämnden inte haft något inflöde av ensamkommande barn.

Vuxna

Om en kommuninvånare på grund av sjukdom, psykisk ohälsa, försvagat hälsotillstånd eller liknande behöver hjälp med att bevaka sin rätt, förvalta sin egendom och/eller sörja för sin person kan Tingsrätten besluta att anordna godmanskap eller förvaltarskap. Det är nämnden som sedan utövar tillsyn över ställföreträdarna för att säkerställa att huvudmannens intresse tas tillvara.

Demokrati

Överförmyndarnämndens huvuduppdrag ligger under processområde vård och sociala tjänster men nämndens arbete kommer indirekt att främja processområdet demokrati. Bland annat genom att genomföra en nationell konferens tillsammans med Mälardalens högskola. Syftet med konferensen är att uppmärksamma resultatet av huvudmannens upplevelse av godmanskapet. Konferensen kommer lyfta fram huvudmännens egna röster i synnerhet och överförmyndarskap i allmänhet.

För att ha en effektiv, rättssäker och gemensam informationsförvaltning ska överförmyndarnämnden arbeta i takt med att kommunens hemsida blir en servicewebb som utgår från besökarens behov där det är lätt att hitta aktuell information. Beslut, förändringar och nyheter som invånarna kan bli berörda av ska kommuniceras ut i kommunens kanaler och vi bjuder in media för att få insyn i våra verksamheter och välkomnar granskning. Det är viktigt att alla medarbetare känner till vad

offentlighetsprincipen och meddelarfrihet innehar och vilka rättigheter och skyldigheter de medför.

1-årigt åtagande

I samverkan utveckla en effektiv, rättssäker och gemensam informationsförvaltning som

tillgodoser kommunens och invånarnas behov av insyn och tillgång till information. (KS, AVN, FSN, GSN, GN, KFN, MRN, SBN, SN, VON, ÖFNES, KFAST, EEM)

Byte av ärendehanteringssystem är inplanerad till maj 2021 och nämnden arbetar i dagsläget med införandeprocessen. Bytet kommer att inverka på möjligheterna med tydligare och enklare e-tjänster för kommuninvånarna.

(23)

Samhällsskydd och beredskap

Nämnden ska bidra till det kommungemensamma arbetet med brottsförebyggande insatser genom att säkerställa att risken för felaktiga beslut som leder till felaktiga utbetalningar minskas.

Lärdomar från Covid-19 ska nämnden arbeta med under 2021, det gäller främst att ta fram en beredskapsplan för kontoret för att säkerställa att det finns beredskap gällande

kontinuitetshantering och kommunikation vid en händelse eller kris.

Arbetet med suicidprevention ska utvecklas och verka för att minska antalet omkomna i suicid och förbättra folkhälsan. Utifrån det kommungemensamma arbetet med suicidprevention kommer nämnden arbeta och säkerställa att det finns kompetens och styrande dokument i hur vi agerar vid suicidhot.

1-årigt åtagande

Samlat krafttag för att motverka utanförskap och skapa trygghet genom fler i jobb, stärkta skolresultat, en meningsfull fritid och trivsamma ute- och boendemiljöer, jämlik delaktighet och inflytande samt att det offentliga ökar närvaron i stadsdelarna. För att öka tryggheten ska även det brottsförebyggande arbetet stärkas. (KS, alla nämnder, alla bolag)

Nämnden arbetar för att minska riskerna för felaktiga beslut eller utbetalningar. Tillsynen av ställföreträdare med hjälp granskning av sluträkningar och årsräkningar är ett pågående arbete.

Nämnden har även under januari arbetat med kompetenshöjande insatser för enheten i granskningsmetodik och överförmyndarjuridiken kopplad till dessa.

Minska sårbarheten i kommunens verksamheter, förbättra förmågan i krissituationer samt säkerställa kommunens försörjningsaspekter. Lärdomar från covid -19 ska tas till vara. (KS, alla nämnder, alla bolag)

Ett arbete kring att uppdatera risk och sårbarhetsanalysen för förvaltningen gjordes 2020. Den har visat tydligare på vilka verksamheter som är samhällsviktiga och vilka prioriterade åtaganden som behöver kontinuitetshantering. Arbetet kring kontinuitetsplaner behöver färdigställas och målet är att fortsätta arbetet under 2021.

Näringsliv och arbete

1-årigt åtagande

Nämnder och bolag ska i dialog med Arbetsmarknads- och vuxenutbildningsförvaltningen möjliggöra att minst 500 språkpraktikplatser och minst 500 platser avseende Extratjänster nås samt ökning till 760 yrkesutbildningsplatser. (AVN, alla nämnder och bolag)

(24)

Överförmyndarnämnden har inga platser att erbjuda med anledning av verksamhetens art i detta varför åtagandet anses uppfyllt.

(25)

Effektiv organisation

Perspektivet effektiv organisation är det inåtvända perspektivet och visar hur kommunkoncernen ska genomföra sitt uppdrag för att resultatmålen ska uppnås. Detta görs med hjälp av stödprocesserna processkvalitet, medarbetare och ekonomi.

Processkvalitet

Nämndens samverkan med Godemansföreningar fortsätter och möjligheter till digitala utbildningar för ställföreträdarna finns nu. Utbildningsinsatserna för handläggarna innebär ökade kunskaper som påverkar positivt på kvalitén.

1-åriga åtaganden

Ta fram en plan för att utveckla och effektivisera verksamheten med stöd av digitalisering i syfte att säkra välfärden. (KS, alla nämnder och bolag)

Byte av ärendehanteringssystem är inplanerad till maj 2021 och nämnden arbetar i dagsläget med införandeprocessen. Bytet kommer att inverka på effektiviteten som handläggare får i

myndighetsutövningen och i beslutsprocesserna på ett positivt sätt.

Alla nämnder ska öka tillgängligheten och förbättra servicen med stöd av beslutad servicemodell och handlingsplan. (KS, alla nämnder)

Nämnden arbetar kontinuerligt med utökad digital tillgänglighet och förbättrad information för kommuninvånare på externa webben. Enheten arbetar med digital närvaro för att öka möjligheten till informationsspridning i olika forum.

Medarbetare

Kontoret består av enhetschef, teamledare, en administratör och tio handläggare. Medarbetarna har under perioden utökat sina kunskaper om överförmyndarjuridik och myndighetsutövning och arbetat aktivt med att få ett enat och sammanhållet arbetssätt. För att arbeta med ett aktivt

medarbetarskap, få helhetssyn och att alla ska känna sig inkluderande har kontoret arbetsplatsträffar där alla bidrar till agendan.

(26)

Enheten har under föregående år genomgått stora förändringar i personalgruppen samt i

ledarskapet. Enheten har arbetat med medarbetarutbildningen under kvartal 1 och arbetar med att skapa en positiv och hållbar arbetsmiljö. Arbetsbelastningen är hög med anledning av inflöde i form av årsräkningar men även komplexa ärenden. Enheten har under kvartal 1 sett över

ärendefördelningen för att kunna säkerställa de anpassningar som behövs för nyare medarbetare men även för att säkerställa viktiga verksamhetsprocesser.

1-årigt åtagande

Arbetet med att införa, fullfölja och efterleva den beslutade policyn och riktlinjerna för medarbetarskap, chef och ledarskap fortsätter. (KS, alla nämnder, alla bolag)

Enheten har genomfört tre av fyra delar av medarbetarutbildningen för att gå igenom policys och riktlinjer för ledarskap och medarbetarskap. Under utbildningen har enheten även kommit överens om vilket bemötande och agerande som enheten har gentemot varandra.

Överförmyndranämnden har ett aktivt och systematiskt arbetsmiljöarbete som följer arbetsmiljöårshjulet.

Arbetsplatsträffar har planerats in för att kontoret ska ha möjlighet att diskutera viktiga

verksamhetsfrågor. Med anledning av årsräkningar ökar arbetsbelastningen och kontoret behöver gemensamt arbeta för att hitta lämpliga åtgärder. Sommarsemestern 2021 är inplanerad och hänsyn har tagits till den återkoppling som kom efter sommarledigheten 2020.

Personalredovisning

Överformyndarkontoret har signalerat om hög arbetsbelastning men kan även se möjligheter med nytt system som kan avhjälpa i handläggningen. Sjukfrånvaron har detta trots varit låg men kontoret har under delår 1 haft en del längre sjukskrivningar.

Måluppfyllelse Trend Utfall 2021 Feb

R12 Feb Utfall medelvärde föregående år

Mål 2021

Totalt 6.1% 3.1% 2.7% 2.7%

Kvinnor 6.7% 3.7% 3.2%

(27)

Måluppfyllelse Trend Utfall 2021 Feb

R12 Feb Utfall medelvärde föregående år

Mål 2021

Män 22.6% 22.6%

Sjukfrånvaro, rullande 12 månader Kvinnor Feb

2021

Män Feb 2021

Totalt Feb 2021

Kvinnor Dec 2020

Män Dec 2020

Totalt Dec 2020

Förändring totalt, antal Totalt

%

3.1% 1.6% 2.9% 2.7% 1.4% 2.5% 0.4%

Ekonomi

Nämnden prognosticerar ett resultat enligt budget trots byte av system. Föregående års överskott kommer att användas till verksamhetsutvecklingen.

1-årigt åtagande

Utarbeta förslag, initiera och genomföra effektiviseringar och intäktshöjande åtgärder som sammantaget förbättrar kommunkoncernens ekonomi med 300 miljoner kronor till 2023. (KS, alla nämnder, alla bolag)

Nämnden arbetar med att öka avtalstroheten och använda sig av de inköpskanaler som finns i kommunen.

Ekonomisk redovisning

Överförmyndarnämndens resultat för perioden jan –mar 2021 är en positiv avvikelse mot budget med 782 tusen kronor inklusive överfört överskott med 175 tusen kronor från tidigare år. Det är budgetanslag för ställföreträdare, driftkontoret och nämnden som redovisar överskott.

Arvoden och ersättningen till gode män och förvaltare Eskilstuna kommun har en positiv budget avvikelse på 98 tusen kronor i jämförelse med periodens budget. Jämfört med samma period förra året har kostnaderna minskat med 900 tusen kronor. Det innebär att granskning av årsredovisningar och arvoderingar har skett i lägre takt än tidigare år, kopplat till sjukfrånvaro på enheten och ökade behov av kompletteringar i de inkomna årsredovisningarna. Utfallet för arvodering förväntas att plana ut och ökar redan i mitten av året och plan för att öka på granskningstakten med hjälp av övertid finns. En extra handläggare finns anställd året ut. Strängnäs kommun redovisar en positiv budgetavvikelse på 22 tusen kronor.

(28)

Kostnaden för nämnden visar också en positiv budgetavvikelse på 23 tusen kronor.

Drift för kontoret har en positiv budgetavvikelse på 458 tusen kronor. Del av överskottet (100 tkr ) beror på att Eskilstuna God Man och Förvaltarföreningen har kostat mindre och betatalat tillbaka enligt IOP avtalet. Ett genomgående skäl till minskade kostnader för nämnden är lägre

personalkostnader, beroende på vakanser, sjukfrånvaro och nämnden har fått högre ersättning för sjuklönekostnaden (53 tkr) än vad som var väntat. Rekrytering av en handläggare är klar och pågår året ut.

Arvoden och ersättning till gode män för ensamkommande barn Eskilstuna utan uppehållstillstånd redovisar en negativ budgetavvikelse på 3 tusen kronor. Den negativa budgetavvikelsen beror på förändrade statsbidragsregler. För Strängnäs kommun redovisar en positiv budgetavvikelse på 9 tusen kronor.

De senaste åren har överförmyndarnämnden levererat positiva resultat. Resultaten har varit i linje med de finansiella mål som satts upp för att stärka kommunens ekonomi.

Prognos för helåret är att överförmyndarnämnden har ekonomi i balans.

Resultaträkning

Konto Utfal

l ack - Mar 2020

Utfal l ack - Mar 2021

Budge t ack Jan - Mar 2021

Budgetavvikels e ack Mar 2021

Årsprogno s mars

Prognosavvikels e helår 2021

-

Kommunersättning/skolpen g

3,2 3,3 3,3 0,0 13,1 0,0

- Övriga intäkter 1,3 1,2 1,2 0,0 4,6 0,0

Summa INTÄKTER 4,5 4,4 4,4 0,0 17,7 0,0

- Personalkostnader -2,3 -2,0 -2,4 0,3 -9,0 0,0

- Lokalkostnader -0,2 -0,2 -0,2 0,0 -0,8 0,0

- Övriga kostnader -2,9 -1,7 -2,0 0,3 -8,0 0,0

Summa KOSTNADER -5,4 -4,0 -4,6 0,6 -17,7 0,0

Summa ÅRETS RESULTAT exkl över-/underskott

-0,9 0,5 -0,1 0,6 0,0 0,0

Över-/underskott 0,2 0,2

Summa ÅRETS RESULTAT inkl över-/underskott

-0,9 0,6 -0,1 0,8 0,0 0,0

Belopp i miljoner kronor.

Investeringsredovisning

Nämnden har inga inplanerade investeringar under 2021.

(29)

Internkontrollplan

Överförmyndarnämndens internkontrollplan består av tre risker, två kontrollmoment och en kontrollaktivitet. Nämndens fokus ligger i rättssäkerhet och effektivitet och därför ska nämnden kontrollera att kontoret hanterar ställföreträdare som under pågående uppdrag hamnar i

brottsregister enligt gällande rutin och säkerställa att det finns en gemensam hantering enligt rutin för viten. Kvalitetssäkring av innehåll i utbildning till nya ställföreträdare ska göras under året.

Under perioden har ett kontrollmoment kring efterlevnad av rutin kring ställföreträdares lämplighet genomförts till fullo utan dokumenterade avvikelser. En kontrollaktivitet kring

ställförträdarutbildningens kvalitét har genomförts delvis utan avvikelser.

(30)

Intern styrning och kontroll 2021

Fas: Uppföljning Internkontrollplan Delår 1 Rapportperiod: 2021-03-31 Organisation:

Överförmyndarnämnden Perspektiv

Hållbar utveckling

Tryggt och självständigt liv

Risk

Risk för att vi har ställföreträdare som inte är lämpliga

Riskvärde

Kontrollmoment

Kontroll av enskilda ärenden

Ansvarig Bedömning Resultat

Sandra Tran Kontroll har genomförts.

Handläggare har påbörjat processen med att byta ut ställföreträdare.

Senaste kommentar (2021-03-31):

Vi följer planen enligt rutin.

Risk för att utbildning till nya ställföreträdare inom ramen för IOP-avtalet innehåller felaktigheter.

Riskvärde

Aktiviteter

Titel Ansvarig Status Färdiggrad

Rekryteringssamordnare tar del av vad

grundutbildningen innehåller och är närvarande under ett helt utbildningstillfälle.

Hanna Sipovic

Senaste kommentar (2021-03-31):

Föreningen har ordnat med en kortare förevisning av utbildningsmaterialet under kvartal 1.

Under året kommer IOP-avtal inför 2022 att skrivas för att tydliggöra kravet på insyn från nämnden.

Risk för att vi bedömer olika i vitessituationer

Riskvärde

(31)

Kontrollmoment

Stickprov av slumpmässigt utvalda akter

Ansvarig Bedömning Resultat

Sandra Tran

Senaste kommentar (2021-03-31):

Kontrollen ska genomföras i september.

(32)

2021-04-12 1/11

Innehållsförteckning

§ Ärende

46 Sammanträdets öppnande 47 Val av justerare

48 Godkännande av dagordning

49 Ändrad tidplan för projekt Calor SKFAB/2020:32-0061 50 Diskussion: Upplägg för styrelsesammanträdet

2021-04-13

51 Handlingsupplägg SKFAB/2020:32-0061

52 Genomgång av aktieägaravtal SKFAB/2020:32-0061

53 Övrigt

54 Sammanträdets avslutande

Plats och tid Microsoft Teams kl. 08:00-09:00.

Paragrafer §§ 46-54.

Beslutande Se deltagarlista.

Övriga deltagande Se deltagarlista.

Utses att justera Monica Lindell Rylén

Justeringens plats och tid Digital justering 2021-04-20.

Underskrifter Sekreterare Tobias Rundström

Ordförande Jacob Högfeldt

Justerande

Monica Lindell Rylén

(33)

2021-04-12 2/11 Deltagarlista

Beslutande Notering

Jacob Högfeldt, ordförande Maria Nerby, vice ordförande Monica Lindell Rylén

Charlotte Halvarsson Kindmark Kjell Hasslert

Övriga

1. Tobias Rundström, kommunsekreterare Strängnäs kommun 2. Lars Ekström, VD Strängnäs kommunföretag AB

3. Per Malmquist, ekonomichef Strängnäs kommun 4. Ulrika Kalfholm, finanschef Strängnäs kommun 5. Göran Flygt, KPMG

6. Olle Sörberg, KPMG

7. Lars Sandberg, Skarp Advokatbyrå 8. Kjell Oretorp, lekmannarevisor

(34)

2021-04-12 3/11 SKFAB § 46

Sammanträdets öppnande

Sammanträdet öppnas av ordföranden Jacob Högfeldt.

(35)

2021-04-12 4/11 SKFAB § 47

Val av justerare

Beslut

Strängnäs kommunföretag ABs styrelse beslutar att

1.

välja Monica Lindell Rylen till att justera protokollet.

(36)

2021-04-12 5/11 SKFAB § 48

Godkännande av dagordningen

Beslut

Strängnäs kommunföretag ABs styrelse beslutar att godkänna dagordningen med följande tillägg:

a) ärendet Ändrad tidplan för projekt Calor, dnr SKFAB/2020:32-0061, läggs till som ny punkt 4,

b) ärendet Diskussion: Upplägg för styrelsesammanträdet 2021-04-13 läggs till som ny punkt 5,

c) ärendet Handlingsupplägg, dnr SKFAB/2020:32-0061, läggs till som ny punkt 6.

(37)

2021-04-12 6/11

SKFAB § 49 SKFAB/2020:32-0061

Ändrad tidplan för projekt Calor

Beslut

1. styrgruppen får i uppdrag att ta fram en tidsplan i enlighet med framförda önskemål från dagens styrelsesammanträde.

Styrelsen i Strängnäs kommunföretag AB diskuterar det eventuella behovet av att förlänga tidsplanen i projekt Calor så kommunfullmäktige kan fatta slutligt beslut i augusti månad istället för i juni månad som den initiala planen var.

(38)

2021-04-12 7/11 SKFAB § 50

Upplägget för tisdagens sammanträde

Styrelsen diskuterar upplägget för tisdagens sammanträde med de som adjungeras från andra partier. Vilka information dom ska få m.m, dela upp på flera möten istället för kanske endast ett, mkt information att ta in på ett möte.

(39)

2021-04-12 8/11

SKFAB § 51 SKFAB/2020:32-0061

Handlingsupplägg

Beslut

1. välja Jacob Högfeldt och Kjell Hasslert till att representera styrelsen i Strängnäs kommunföretag AB vid förhandlingar gällande projekt Calor.

Styrelsen har att välja vilka styrelsemedlemmar som ska representera bolaget vid förhandlingar gällande projekt Calor.

(40)

2021-04-12 9/11

SKFAB § 52 Dnr SKFAB/2020:32-0061

Genomgång av aktieägaravtal

Styrelsen i Strängnäs kommunföretag AB går igenom det preliminära förslaget till aktieägaravtal samt det preliminära förslaget aktieöverlåtelseavtal.

Vidare diskuterar behovet av att planera in ett ytterligare styrelsesammanträde innan man fattar beslut i frågan, detta för att hinna fördjupa sig i de preliminära förslagen.

(41)

2021-04-12 10/11 SKFAB § 53

Övriga frågor

Inga övriga frågor behandlas.

(42)

2021-04-12 11/11 SKFAB § 54

Sammanträdets avslutande

Ordföranden förklarar sammanträdet avslutat.

(43)

Detta dokument har elektroniskt undertecknats av följande undertecknare:

NAMN: TOBIAS RUNDSTRÖM

IDENTIFIKATIONSTYP: Svensk e-legitimation

IDENTIFIKATIONS-ID: _08271a67bb2d8228aa0b73043f911e2b94 DATUM & TID: 2021-04-20 16:21:21 +02:00

NAMN: JACOB HÖGFELDT

IDENTIFIKATIONS-ID: _081e2be83b60c07b88054370c118f1e3e6 DATUM & TID: 2021-04-20 16:38:11 +02:00

NAMN: MONICA LINDELL RYLÉN

IDENTIFIKATIONS-ID: _08de584b772cd9f2d6e6e8a23aaf397c4a DATUM & TID: 2021-04-20 17:13:58 +02:00

Certifierad av Comfact Signature Accepterad av alla undertecknare 2021-04-20 17:14:07 +02:00 Ref: 1077686

www.comfact.se

Validera dokumentet | Användarvillkor

(44)

2021-04-13 1/9

Innehållsförteckning

§ Ärende

57 Godkännande av dagordningen

58 Val av adjungerade representanter till projekt Calor

SKFAB/2020:32-0061

59 Information: Projekt Calor SKFAB/2020:32-0061

60 Övriga frågor

Utses att justera Monica Lindell Rylén

Justerande

Monica Lindell Rylén

(45)

2021-04-13 2/9 Deltagarlista

Jacob Högfeldt, ordförande

Maria Nerby, vice ordförande, §§ 59-61 Monica Lindell Rylén

Charlotte Halvarsson Kindmark Kjell Hasslert, §§ 55-59

Övriga

1. Tobias Rundström, kommunsekreterare Strängnäs kommun 2. Lars Ekström, VD Strängnäs kommunföretag AB

3. Per Malmquist, ekonomichef Strängnäs kommun

4. Ulrika Kalfholm, finanschef Strängnäs kommun, §§ 59-61 5. Göran Flygt, KPMG

6. Olle Sörberg, KPMG

7. Lars Sandberg, Skarp Advokatbyrå

8. Kenneth Larsson (M), adjungerad representant, §§ 55-59 9. Leif Hård (S), adjungerad representant

10. Björn Karlsson (SD), adjungerad representant 11. Roger Steen (C), adjungerad representant

(46)

2021-04-13 3/9 SKFAB § 55

Sammanträdets öppnande

(47)

2021-04-13 4/9 SKFAB § 56

Val av justerare

Beslut

1.

välja Monica Lindell Rylén till att justera protokollet.

(48)

2021-04-13 5/9 SKFAB § 57

Godkännande av dagordningen

Beslut

Strängnäs kommunföretag ABs styrelse beslutar att godkänna dagordningen.

(49)

2021-04-13 6/9

SKFAB § 58 SKFAB/2020:32-0061

Val av adjungerade representanter till projekt Calor

Beslut

1. adjungera Kenneth Larsson, som representant för Moderaterna, till styrelsen i Strängnäs kommunföretag AB,

2. adjungera Leif Hård, som representant för Socialdemokraterna, till styrelsen i Strängnäs kommunföretag AB,

3. adjungera Björn Karlsson, som representant för Sverigedemokraterna, till styrelsen i Strängnäs kommunföretag AB,

4. adjungera Roger Steen, som representant för Centerpartiet, till styrelsen i Strängnäs kommunföretag AB.

Styrelsen har att besluta om att adjungera representanter från de, i Strängnäs kommuns kommunfullmäktige, politiska partier till styrelsen i Strängnäs kommunföretag AB.

(50)

2021-04-13 7/9

SKFAB § 59 SKFAB/2020:32-0061

Information: Projekt Calor

Per Malmquist, Olle Sörberg, Göran Flygt och Lars Sandberg informerar, bland annat, om värmeproduktion, värmedistribution, kundunderlag, fjärrvärmepriser och ekonomin kring SEVAB Strängnäs Energi ABs kraftvärmeverk samt nuläget i projekt Calor gällande avyttringsprocessen .

(51)

2021-04-13 8/9 SKFAB § 60

Övriga frågor

(52)

2021-04-13 9/9 SKFAB § 61

Sammanträdets avslutande

(53)

IDENTIFIKATIONS-ID: _08731179d36fceba974a78c75857b36073 DATUM & TID: 2021-04-19 12:08:48 +02:00

NAMN: MONICA LINDELL RYLÉN

IDENTIFIKATIONS-ID: _0811cb80e3b04c7ef987aee5d40d2c4b98 DATUM & TID: 2021-04-19 15:06:18 +02:00

IDENTIFIKATIONS-ID: _05e1b10ce950891b06c6a8a40d36ca1f2f DATUM & TID: 2021-04-19 15:24:36 +02:00

www.comfact.se

(54)

2021-04-15 1/8

Innehållsförteckning

§ Ärende

64 Godkännande av dagordning 65 Genomgång av aktieägaravtal &

aktieöverlåtelseavtal

SKFAB/2020:32-0061 66 Övrigt

Utses att justera Maria Nerby

Justerande

Maria Nerby

(55)

2021-04-15 2/8 Deltagarlista

Övriga

1. Tobias Rundström, kommunsekreterare Strängnäs kommun 2. Lars Ekström, VD Strängnäs kommunföretag AB, §§ 62-65 3. Per Malmquist, ekonomichef Strängnäs kommun

4. Ulrika Kalfholm, finanschef Strängnäs kommun 5. Göran Flygt, KPMG

6. Olle Sörberg, KPMG 7. Mattias Nilsson, KPMG

8. Lars Sandberg, Skarp Advokatbyrå

(56)

2021-04-15 3/8 SKFAB § 62

Sammanträdets öppnande

(57)

2021-04-15 4/8 SKFAB § 63

Val av justerare

Beslut

1.

välja Maria Nerby till att justera protokollet.

(58)

2021-04-15 5/8 SKFAB § 64

Godkännande av dagordningen

Beslut

Strängnäs kommunföretag ABs styrelse beslutar att godkänna dagordningen.

(59)

2021-04-15 6/8

SKFAB § 65 SKFAB/2020:32-0061

Genomgång av aktieägaravtal och aktieöverlåtelseavtal

Göran Flygt och Lars Sandberg presenterar, för styrelsen i Strängnäs

kommunföretag AB, de utkast till aktieägaravtal och aktieöverlåtelseavtal som styrgruppen i projekt Calor har arbetat fram.

(60)

2021-04-15 7/8 SKFAB § 66

Övriga frågor

(61)

2021-04-15 8/8 SKFAB § 67

Sammanträdets avslutande

(62)

IDENTIFIKATIONS-ID: _07f91ee4886a711077136ee5bb2636e4ec DATUM & TID: 2021-04-19 12:28:20 +02:00

NAMN: MARIA NERBY

IDENTIFIKATIONS-ID: _069b748d15d5dd3283169aa0d02af5932b DATUM & TID: 2021-04-19 12:58:58 +02:00

IDENTIFIKATIONS-ID: _0641b9227568a14405ba12c1842f074112 DATUM & TID: 2021-04-21 09:58:28 +02:00

www.comfact.se

(63)

2021-04-22 1/17

Innehållsförteckning

§ Ärende

70 Godkännande av dagordning

71 Ändring av sammanträdesdag för Strängnäs kommunföretag ABs styrelsesammanträde (inklusive årsstämma) i juni månad

SKFAB/2021:13-036

72 Dataskyddsombud för Strängnäs kommunföretag AB

SKFAB/2021:10-001

73 Bolagsstyrningsrapporter 2020 SKFAB/2021:5-042

74 Ägardirektiv Strängnäs kommunföretag AB SKFAB/2021:9-003

75 Ägardirektiv till dotterbolagen SKFAB/2021:6-003

76 Information: VD rapporterar samt intygande om skatter och avgifter

- VD-brev

- Vägen till önskat läge; Projekt Calor, Larslunda - Ekonomirapport

SKFAB/2021:14-042, SKFAB/2021:7-109

77 Diskussion: Affärsplan 2021 Strängnäs kommunföretag AB

SKFAB/2021:12-109 78 Diskussion: Vad tar vi med oss från genomförd

styrelseutbildning till kick-off i juni

Plats och tid Microsoft Teams kl. 09:00-12:00 med ajournering kl. 09:58-10:03.

Utses att justera Charlotte Halvarsson Kindmark

Underskrifter Sekreterare Tobias Rundström §§ 68-79

Justerande

Charlotte Halvarsson Kindmark

(64)

2021-04-22 2/17 79 Diskussion: Avslutande diskussion mellan

styrelsens ledamöter

80 Meddelandeärenden till Strängnäs kommunföretag AB 2021-04-22

SKFAB/2021:8-109 81 Övrigt

(65)

2021-04-22 3/17 Deltagarlista

Övriga

1. Tobias Rundström, kommunsekreterare Strängnäs kommun, §§ 68-79 2. Lars Ekström, VD Strängnäs kommunföretag AB, §§ 68-79

3. Per Malmquist, ekonomichef Strängnäs kommun, §§ 68-79 4. Ulrika Kalfholm, finanschef Strängnäs kommun, §§ 68-79 5. Göran Flygt, KPMG § 76

6. Olle Sörberg, KPMG § 76

7. Fredrik Lindell, verksamhetscontroller Strängnäs kommun, § 77-78

(66)

2021-04-22 4/17 SKFAB § 68