Meddelandeärenden till kommunfullmäktige 2021-05-24

(1)

ORDFÖRANDEFÖRSLAG

Dnr KS/2021:245-101 2021-05-07 1/2

Förslag till beslut

Kommunfullmäktige beslutar att

1. lägga föreliggande meddelanden till handlingarna.

Beskrivning av ärendet

Kommunfullmäktige har att lägga föreliggande meddelanden till handlingarna.

Ekonomiska konsekvenser för kommunen

Beslutet medför inga ekonomiska konsekvenser för kommunen.

Övriga konsekvenser

Beslutet medför inga övriga konsekvenser.

Uppföljning

Ingen uppföljning krävs.

Beslutsunderlag

Rapport, Behov och prioriteringar 2022, Överförmyndarnämnden, 2021-04-13 Rapport, Delårsrapport 1 2021, Överförmyndarnämnden, 2021-04-12

Rapport, Årsredovisning 2020, Vårdförbundet Sörmland, 2021-04-20

Rapport, Vårdförbundet Sörmland, Granskning av årsredovisning, 2021-04-20 Skrivelse, Missiv årsredovisning och bokslut 2020, Vårdförbundet Sörmland, 2021-03-23

Skrivelse, Missiv årsredovisning 2020, granskning revisorerna signerad, 2021- 04-20

Rapport, Revisionsberättelse för år 2020, Vårdförbundet Sörmland, 2021-04-20 Rapport, Granskningsrapport delårsbokslut Vårdförbundet Sörmland 26 oktober signerad, 2021-04-20

Protokollsutdrag, Region Sörmland § 71/21 Digitala sammanträden i fullmäktige styrelsen och nämnder, 2021-04-13

Protokoll SKFAB 2021-04-12 Protokoll SKFAB 2021-04-13 Protokoll SKFAB 2021-04-15

Protokollsutdrag, TFN § 34 2021-04-29, Taxa för schaktansökan och återställning ledningsschakt

Styrdokument, Villkor för schakt och TA i allmän platsmark, 2021-04-29 Styrdokument, Prislista för återställning och ansökan, 2021-04-29 Protokoll SKFAB 2021-04-22

Rapport, Månadsrapport mars KF, 2021-04-16

Rapport, Ekonomisk rapport mars 2021 för Strängnäs kommun, 2021-04-21

(2)

2/2

Beslutet skickas till -

Leif Lindström (S) Ordförande

(3)

(4)

2021-04-13 15:10

Behov och prioriteringar 2022

Överförmyndarnämnden

(5)

1

Behov och prioriteringar 2022

Status: Påbörjad Rapportperiod: 2021-04-30 Organisation: Överförmyndarnämnden

Innehållsförteckning

Sammanfattning ... 1

A. Behov ... 2

B. Prioriteringar ... 4

C. Investeringar... 6

Bilagor ... 6

Sammanfattning

Överförmyndarens främsta uppgift är att utöva tillsyn över förmyndare, gode män och förvaltare.

Utöver det ska nämnden bland annat yttra sig till tingsrätten och i vissa fall genomföra utredningar på begäran av tingsrätten. Nämnden ska även rekrytera och attrahera fler att bli ställföreträdare och även tillgodose att ställföreträdarna får den kunskap de behöver för att klara av sitt uppdrag.

Omvärlden påverkar nämndens verksamhetsområde och i närtid ser nämnden ett antal faktorer som kan komma att påverka verksamheten. Den utredning kring ställföreträdarskapet och den tillsyn som utövas över dessa, som redovisas under april 2021, kan redan under 2022 ha en inverkan på

verksamheten. Utredningen kommer med största sannolikhet ha en inverkan på ett längre tidsperspektiv.

Samverkan med Mälardalens högskola och den förstudie kring huvudmännens upplevelse av ställföreträdarskapet kan, speciellt om vidare forskningsanslag beviljas, komma att påverka nämndens verksamhetsområde eller arbetssätt framgent.

Eskilstuna och Strängnäs kommuner är tillväxtkommuner, även om pandemin har inverkat negativt på antalet inflyttande under 2021. Hur än tillväxten kommer att se ut de närmaste åren

uppmärksammar nämnden en trend i att fler kommuninvånare når högre åldrar än tidigare och att speciellt gruppen över 80 år ökar. Detta tillsammans med att antalet personer med psykisk ohälsa ökar totalt sett i samhället kommer att inverka på stödbehovet framöver och nämnden ser ett utökat behov av ställföreträdarskap inom de kommande åren.

Överformyndarkontoret har under 2021 fokuserat på kompetensutveckling och rättssäker handläggning. Vidare har samverkan inom och utanför kommunen återupptagits för att öka effektiviteten i handläggningsprocesserna. IOP-avtalet är inne på sitt sista avtalsår under 2021 och nämndens vilja är att utveckla och nyteckna ett förnyat avtal inför 2022 så att nämnden på bästa sätt ska kunna stötta ställföreträdarna i sitt uppdrag .

Överförmyndarnämnden arbetar på flera sätt för att stärka de strategiska målen och processmålen.

De prioriteringar som nämnden gör inför 2022 inom processen att ge vård och stöd till barn och unga, vuxna samt äldre är fortsatt fokuserat på att utveckla och förstärka tillsynen samt att stärka

(6)

2

och utveckla rekryteringen av ställföreträdare. Utöver detta ser nämnden ett fortsatt behov av att modernisera arbetssätt och utöka den digitala närvaron. Det är prioriterat att även fortsättningsvis ha en ekonomi i balans.

A. Behov

OMVÄRLD

Riksrevisionen har på uppdrag från regeringen genomfört en granskning av överförmyndarens tillsyn av ställföreträdare. Bakgrunden till granskningen är uppgifter om huvudmän som lidit rättslig skada, ökade behov av långtgående stöd samt att det saknas grundläggande uppgifter om systemet.

Resultatet för granskningen publicerades i december 2017 i rapporten Tillsyn av ställföreträdare och överförmyndare - Statens bristande ansvar för samhällets mest utsatta. Granskningen resulterade i att

Länsstyrelserna tog fram riktlinjer för överförmyndare och ställföreträdare.

Statskontoret föreslog att en av Länsstyrelserna får en samordnande roll i Länsstyrelsernas tillsyn över överförmyndarverksamheten.

En utredning kring ställföreträdarskapet som ska redovisas under april 2021.

Länsstyrelsen bedriver årligen tillsyn över överförmyndarverksamheten. Vid tillsynen ska länsstyrelsen granska om överförmyndarens handläggning följer reglerna i Föräldrabalken och i Förmynderskapsförordningen och även i övrigt sker på ett rättssäkert och lämpligt sätt. Resultatet av tillsynen är viktiga delar i nämndens arbete med att säkerställa rättssäkerheten och att utveckla kvaliteten i nämndens verksamhet.

Mälardalens högskola har genomfört en förstudie för att titta på huvudmäns förväntningar på och upplevelser av ställföreträdarskapet. Denna förstudie är nu avslutad och resultatet skulle ha presenterats under våren 2020 under en nationell konferens. Med anledning av pandemin är det i dagsläget oklart hur och när förstudieresultatet kommer att presenteras. Forskningsansökan på forskningsanslag är inlämnad under februari 2021. Fortsatt forskning på området skulle kunna inverka på nämndens verksamhetsområde och arbete framgent.

Kopplat till detta ser nämndens också ökade krav och förväntningar från kommuninvånare och kommunledning. Mestadels ställs högre krav på effektivitet, tillgänglighet och service, till stor del via digitala tjänster.

DEMOGRAFISK PÅVERKAN

Eskilstuna och Strängnäs kommuner är tillväxtkommuner med en ökande befolkning. Från och med 2019 växer det demografiska trycket mer än skatteunderlaget i de två kommunerna vilket innebär en utmaning och ställer krav på utveckling och hållbarhet. Den 31 december 2019 var 143 403 invånare folkbokförda i de två kommunerna, varav 106 859 i Eskilstuna och 36 544 i Strängnäs. Det är en ökning med dryg en procent sedan årsskiftet 2017/2018. I en gemensam prognos för de kommande åren väntas befolkningen öka med i genomsnitt en procent om året. Barn och unga står för en stor del av ökningen framförallt i Eskilstuna men också i Strängnäs. Den demografiska utvecklingen visar också på en bestående ökning av andelen äldre. Under 2020 har dock befolkningsökningen inte varit i närhet av prognos med anledning av pandemin. Prognoser för 2022 är svåra att göra i dagsläget eftersom pandemins utveckling och inverkan är svår att förutsäga.

(7)

3

Oavsett hur befolkningsökningen kommer att se ut de närmaste åren uppmärksammar nämnden antalet äldre, och då speciellt de som är över 80 år och barn och ungdomar under 20 år ökar i Eskilstuna och Strängnäs kommuner. Det innebär även att fler kommer att vara i behov av

ställföreträdare. Den psykiska ohälsan har också ökat under de senaste åren vilket likaså innebär ett ökat och mer långtgående behov av ställföreträdare.

NÄMNDENS NULÄGE

Ungefär 1,1 procent av Sveriges befolkning har en ställföreträdare och så även Eskilstuna och Strängnäs kommuner. De som har behov av ställföreträdare kan vara vuxna med psykisk sjukdom, olika funktionshinder eller demens men också barn vars föräldrar är förhindrade eller har en

begränsad rätt att utöva förmynderskapet. Många befinner sig i en utsatt situation och är i behov av stöd för att bevaka och tillgodose sina personliga, rättsliga och ekonomiska intressen. Den 31 december 2020 hade Eskilstuna och Strängnäs kommuner 1909 ställföreträdarskap. Behovet av godmanskap för ensamkommande barn har sjunkit markant under 2020.

Överförmyndarkontoret för Eskilstuna och Strängnäs har nio handläggare, en administratör, en teamledare och en enhetschef. Trots en hög arbetsbelastning har sjukfrånvaron på kontoret under 2020 varit mycket låg.

Överförmyndarkontoret är i en förändringsfas där ett fokus är kvalitetsarbete för att stärka rättssäkerhet och kvalitet. Flera av kontorets handläggare är nyare i sin roll vilket ger en obalans i kunskap inom det komplexa verksamhetsområdet som nämnden verkar inom. Under

förändringsprocessen arbetar kontoret med att stärka förståelsen kring kraven i myndighetsutövning samt öka kompetensen inom den juridik som ingår i verksamhetsområdet. I detta har kontoret också återtillsatt en funktion som teamledare som ska vara ett nära stöd till medarbetare och leda det dagliga arbetet. Tanken är att denna funktion också ska leda till stärkt uppföljning i ärenden och ökad kvalitet i arbetet.

Nämnden har under lång tid brottats med långa handläggningstider och handlingsplaner för att speciellt klara av granskning av årsräkningar har tagits fram. Under 2020 lyckades nämnden väl med detta arbete och planeringen fortlöper under hela 2021. Nämnden har för avsikt att under 2022-2023 fokusera mer övergripande på beslutstiderna så att nämnden säkerställer lagkraven på

handläggningstiden även i andra ärenden än arvoderingsbesluten.

Länsstyrelsen och Tingsrätten har uppmärksammat nämnden på behovet att utveckla en mer proaktiv handläggning för att minska ledtiderna i tex. förordnande av nya gode män. En stor del i att lyckas med detta ligger i förmågan att rekrytera fler ställföreträdare. Sannolikheten att hitta

ställföreträdare till även svårare uppdrag ökar om det är fler som kan tänka sig att ta sig an uppdrag.

Under 2021-2022 behöver mer interna resurser tillsättas i detta arbete.

För att få till en enhetlig och rättssäker myndighetsutövning behöver nämnden säkerställa att kontoret fortsätter jobba med att ta fram handläggningsrutiner. Interna resurser behöver tillsättas även i detta arbete under 2021-2022.

Nämnden har idag en e-tjänst, e-Wärna, dit ställföreträdare kan lämna sin årsräkning elektroniskt.

Under 2021 kommer nämnden att införa ett nytt ärendehanteringssystem Provisum, vilket även innebär nya möjligheter för e-tjänster framgent. Under införandefasen kommer e-Wärna att släckas ned och efter att kontoret fått utbildning i Provisum kommer den nya e-tjänsten öppnas för en provgrupp av ställföreträdare. Målet är att ha e-tjänsten för årsräkningar öppen 2022 tills

(8)

4

årsräkningar för 2021 ska lämnas in. Nämnden ser behov av fortsatt utveckling av e-tjänster och digitalisering av överförmyndarkontorets verksamhet.

I januari 2019 skrev nämnden avtal kring Idéburet offentligt partnerskap (IOP) med Eskilstuna god man och Förvaltarförening för ökat stöd till ställföreträdare med uppdrag i Strängnäs och Eskilstuna.

Avtalet med Eskilstuna god man och Förvaltarförening har följts upp under åren och nämnden har beslutat att se över möjligheterna att förnya avtalet utifrån de nya förutsättningar och krav som nämnden ser som prioriterade utifrån den omvärld som vi befinner oss i. Vikten av att tex. kunna erbjuda ställföreträdarna digitalt stöd behöver förtydligas i nytt avtal.

Överförmyndarnämndens ekonomi är stabil. Nämnden redovisar ett överskott om 650 tkr under 2020. Nämnden har begärt att överskottet ska användas till införandet av nytt

ärendehanteringssystem eftersom speciellt första året är kostsamt.

B. Prioriteringar

Överförmyndarnämnden arbetar på flera sätt för att stärka de strategiska målen och processmålen.

Nämnden arbetar med att bidra till speciellt det strategiska målet Tryggt och självständigt liv. Genom att utföra nämnden viktigaste uppdrag, att agera tillsynsmyndighet, arbetar nämnden aktivt med att stärka hjälpbehövandes trygghet. Gällande fler jobb och fler i jobb är detta ingenting som ligger inom nämndens uppdrag men genom kontroll av att gode män och förmyndare sköter sitt uppdrag skapas bästa möjliga förutsättningar för skolgång, utbildning och arbete.

Överförmyndarnämndens uppdrag ligger till stor del inom arbete med social uthållighet. Arbete sker inom de tre delprocesserna att ge stöd och vård till barn och unga, vuxna samt äldre. Nämndens uppgift är att utöva tillsyn över ställföreträdare med syftet att förhindra att omyndiga barn, eller myndiga personer som inte själva kan tillvarata sin rätt, missgynnas ekonomiskt eller rättsligt. Genom detta arbete bidrar nämnden till att ge uppmärksamhet till invånare med komplexa behov, såsom ensamkommande barn, samt vuxna med funktionsnedsättning och psykisk ohälsa.

Nämnden arbetar fortlöpande med att öka nöjdheten inom för verksamhetens målgrupper. Arbete sker för ökad jämställdhet och nämnden ska vara modiga och testa nya idéer för att åstadkomma utveckling. Verksamheten har ett större fokus på rättssäkerhet, digitalisering och tillgänglighet.

Speciellt den digitala tillgängligheten behöver ökas, bl.a genom enkel och adekvat information på kommunens externa hemsida.

För att överförmyndarnämnden ska kunna uppfylla sina åtaganden utifrån lagstiftning och verksamhetsplan finns en vägledning för hur handläggarna ska prioritera mellan olika typer av handläggning. Vidare behöver rutiner och handläggningsstöd fortsätta att utvecklas under 2022.

PRIORITERINGAR 2022 - Rättssäkerhet och kvalitét - Rekrytering av ställföreträdare - Samverkan

- Digitalisering

- Moderniserad och utvecklad extern information

(9)

5

Överförmyndarnämnden har fokuserat på prioriteringar för år 2022 men har även sett över behoven på längre sikt. Prioriteringarna presenteras per verksamhetsprocess och kommer att konkretiseras i nämndens verksamhetsplan 2022.

Ge vård och stöd till barn och unga, vuxna samt äldre

Nämnden ser ett behov av att modernisera arbetssätt och att digitalisera moment inom

administrativa processer. E-tjänster och därmed ett digitaliserat underlag och flöde för verksamheten ger möjligheter till nya och effektivare arbetssätt samt förenkling för ställföreträdarna och även för verksamheten. Det skapar möjlighet till att arbeta på ett mer standardiserat sätt och innebär även ett utökat stöd för handläggarna i handläggningen. Under 2021 kommer ett nytt

ärendehanteringssystem, Provisum, att införas. 2021 är att ses som ett införandeår med utbildning och uppstart för handläggare i sin hantering. Under 2022 kommer nämnden kunna utöka de e- tjänster som finns och även förbättra den digitala tillgängligheten med bättre och utökad information på hemsidan.

En förväntad effekt av digitalisering är minskad handpåläggning från handläggarna och den tid som då frigörs kan läggas på tillsyn och granskning. Nämnden ser även utökade möjligheter vad gäller en effektivare verksamhetsuppföljning. Med anledning av de ökade kraven på rättssäkerhet och transparens ser nämnden ett behov att fortsatt utveckla och stärka sin tillsyn.

Det råder brist på ställföreträdare i Eskilstuna och Strängnäs kommun varför nämnden ser ett behov att se över och vidta åtgärder för att stärka och utveckla rekryteringen av ställföreträdare. Det finns ett behov av att löpande utveckla arbetet med stödinsatser för att behålla de ställföreträdare som har rekryterats sedan tidigare. Det behöver vara enkelt för ställföreträdare att ta uppdrag. För att lyckas i rekrytering ser nämnden det som ytterst viktigt att vi har en god och utvecklad samverkan med andra parter utanför kommunen, så som olika frivilligorganisationer och godmansföreningar.

Processkvalitet

Ett prioriterat område inom processkvalitet är att öka rättssäkerhet och kvalitet i arbetet. Nämnden ser bland annat ett behov av att utveckla sina rutiner för enhetlig handläggning. Dessa ska sedan bli kända för alla handläggare och följas i det dagliga arbetet. Det är även fortsatt prioriterat att arbeta med uppföljning och egenkontroll, bland annat med syfte att minska handläggningstider och för att säkerställa en rättssäker hantering. Att förstärka uppföljningen av handläggning av individuella ärenden förväntas bidra till en effektivare ärendehantering och måluppfyllelse samt en förbättrad arbetsmiljö. Uppföljning förväntas även bidra till en mer enhetlig rättstillämpning på kontoret. Även inom detta område ser nämnden det som av vikt att ha en fungerande och utvecklad samverkan med andra verksamheter i kommunen, som kommer i kontakt med huvudmännen. Ofta har huvudmännen flera insatser via kommunen och det är av vikt att bra kommunikationsvägar finns inom socialförvaltningen och mellan nämnden och vård- och omsorgsförvaltningen för att effektivisera och rättssäkra processen kring huvudmannen. Utökad, förbättrad och lättillgänglig information på externa hemsidan innebär en effektivisering då möjligheter till självhjälp kan minska kontorets behov av bemanning i tex. jourtelefon. Tidsvinsten kan användas till rekrytering eller handläggning.

Ekonomi

Överförmyndarnämnden ser det som prioriterat att även fortsättningsvis ha en ekonomi i balans.

Detta prioriteras även på lång sikt inför 2023 och 2024.

(10)

6

C. Investeringar

Under 2022- 2026 ser nämnden inte några investeringsbehov.

Bilagor

(11)

2021-04-12 16:08

Delårsrapport 1 2021

Överförmyndarnämnden

(12)

1

Delårsrapport 1 2021

Status: Påbörjad Rapportperiod: 2021-03-31 Organisation: Överförmyndarnämnden

Innehållsförteckning

Sammanfattning ... 2

Sammanställning av de viktigaste huvudprocesserna ... 2

Status åtaganden ... 2

Förklaring till symboler ... 3

Hållbar utveckling ... 4

Vård och sociala tjänster - övergripande ... 4

Barn och unga ... 4

Vuxna ... 5

Demokrati ... 5

Samhällsskydd och beredskap ... 6

Näringsliv och arbete ... 6

Effektiv organisation ... 8

Processkvalitet... 8

Medarbetare ... 8

Ekonomi ... 10

Internkontrollplan ... 12

(13)

2

Sammanfattning

Överförmyndarnämnden omfattas främst av processområdet vård och sociala tjänster och de två huvudprocesserna att ge vård till barn och unga samt vuxna. Genom att utöva tillsyn över

förmyndare, förvaltare och gode män samt säkerställa rekryteringsförfarandet bidrar nämnden till det strategiska målet Tryggt och självständigt liv.

Under 2021 prioriterar Överförmyndarnämnden rättssäkerhet, kvalitetssäkring, samverkan och delaktighet. Genom digitaliseringsinitiativ och riktlinjearbete ska nämnden öka rättssäkerheten samt säkerställa kvalitén i handläggningen. Nytt ärendehanteringssystem införs under året som beräknas inverka positivt på kvalité, effektivitet och möjlighet till en god verksamhetsuppföljning. Samverkan genom IOP-avtalet (Idéburet offentligt partnerskap) med Eskilstuna god man-och förvaltarföreningen fortlöper under 2021 där syftet är att ökad service. På så vis ska nämnden bland annat höja sitt resultat på NKI (Nöjd KundIndex).

Indirekt främjar nämndens verksamhet också processområdet demokrati. I samarbete med Mälardalens Högskola har en förstudie kring huvudmannens upplevelse av ställföreträdarskapet genomförts. Resultatet planeras att publiceras under 2021 och planer på fortsatt forskning kring ämnet finns.

Nämndens ekonomiska utmaning 2021 är de ökade kostnader som bytet av

ärendehanteringssystemet innebär samt en eventuell nationell konferens med Mälardalens

Högskola. Kostnaderna finns inte i den preliminära budgeten för 2021, men nämnden har beslutat att ekonomiskt överskott från 2019-2020 kommer att användas till dessa satsningar. Nämnden

prognosticerar ett ekonomiskt utfall enligt budget.

Sammanställning av de viktigaste huvudprocesserna Hållbar utveckling

Titel Bedömning Trend

Barn och unga Vuxna

Effektiv organisation Effektiv organisation

Titel Bedömning Trend

Processkvalitet Medarbetare Ekonomi

Status åtaganden

Vald organisation:

(14)

3 Alla Ej påbörjad Pågår Klart,

avslutat Försenat

Överförmyndarnämnden 10 9 1

Förklaring till symboler

(15)

4

Hållbar utveckling

Perspektivet hållbar utveckling visar vad kommunkoncernen ska åstadkomma för invånare, brukare och kunder. Hållbar utveckling består av tre delar och inom dessa skapas sociala, miljömässiga och samhällsekonomiska värden för invånarna.

Överförmyndarnämnden omfattas främst av processområdet vård och sociala tjänster och de två huvudprocesserna att ge vård och stöd till barn och unga samt vuxna. Nämnden bidrar främst till det strategiska målet ett tryggt och självständigt liv.

Vård och sociala tjänster - övergripande

Överförmyndarnämndens prioriteringar under 2021 är rättssäkerhet och kvalitetssäkring. För att bidra till att tillgodose behoven av ställföreträdare ska nämnden också arbeta med

rekryteringsförfarandet av gode män och ställföreträdare.

För att öka kvalitet i nämndens tjänster ska nämnden fortsätta verka för att erbjuda god service och har därför som målsättning att höja resultatet på NKI (Nöjd KundIndex). Nämnden ska även ge ökad service i form av utbildning och stödverksamhet för ställföreträdare med uppdrag i Eskilstuna och Strängnäs genom att IOP-avtal (Idéburet offentligt partnerskap) med Eskilstuna god man- och förvaltarförening fortsätter.

Nämnden ska under 2021 beakta digitaliseringsperspektivet för att bli en mer effektiv och rättssäker organisation. Under 2021 ska ett nytt ärendehanteringssystem införas för att minska

pappersanvändning och säkra flödena.

1-årigt åtagande

Överförmyndranämnden bedriver en effektiv och rättssäker myndighetsutövning och har en effektiv verksamhetsuppföljning. I nya och befintliga arbetssätt beaktas

digitaliseringsperspektivet.

Status Färdiggrad

Senaste kommentar (2021-03-31):

Byte av ärendehanteringssystem är inplanerad till maj 2021 och nämnden arbetar i dagsläget med införandeprocessen. Bytet kommer att inverka på det stöd som handläggare får i

myndighetsutövningen och i beslutsprocesserna på ett positivt sätt. Även verksamhetsuppföljningen påverkas positiv av systembytet och kommer att bli mer adekvat och effektiv.

Enheten har fått kompetenshöjning i form av SKR-utbildning i januari 2021.

Enheten arbetar kontinuerligt med diskussioner kring svårare ärenden för att få till en likabehandling av våra ställföreträdare och huvudmän.

Barn och unga

Bedömning Trend

(16)

5

Nämnden förordnar god man för ensamkommande barn som anvisats till Eskilstuna och Strängnäs kommuner. Tingsrätten förordnar i vissa falla förmyndare för barn som befinner sig i våra kommuner.

Nämnden bevakar sedan hur gode män och förmyndare förvaltar barnets ekonomiska tillgångar samt hur gode män för ensamkommande barn utför sitt uppdrag som vårdnadshavare och förmyndare.

Under kvartal ett har nämnden inte haft något inflöde av ensamkommande barn.

Vuxna

Bedömning Trend

Om en kommuninvånare på grund av sjukdom, psykisk ohälsa, försvagat hälsotillstånd eller liknande behöver hjälp med att bevaka sin rätt, förvalta sin egendom och/eller sörja för sin person kan Tingsrätten besluta att anordna godmanskap eller förvaltarskap. Det är nämnden som sedan utövar tillsyn över ställföreträdarna för att säkerställa att huvudmannens intresse tas tillvara.

Demokrati

Överförmyndarnämndens huvuduppdrag ligger under processområde vård och sociala tjänster men nämndens arbete kommer indirekt att främja processområdet demokrati. Bland annat genom att genomföra en nationell konferens tillsammans med Mälardalens högskola. Syftet med konferensen är att uppmärksamma resultatet av huvudmannens upplevelse av godmanskapet. Konferensen kommer lyfta fram huvudmännens egna röster i synnerhet och överförmyndarskap i allmänhet.

För att ha en effektiv, rättssäker och gemensam informationsförvaltning ska överförmyndarnämnden arbeta i takt med att kommunens hemsida blir en servicewebb som utgår från besökarens behov där det är lätt att hitta aktuell information. Beslut, förändringar och nyheter som invånarna kan bli berörda av ska kommuniceras ut i kommunens kanaler och vi bjuder in media för att få insyn i våra verksamheter och välkomnar granskning. Det är viktigt att alla medarbetare känner till vad

offentlighetsprincipen och meddelarfrihet innehar och vilka rättigheter och skyldigheter de medför.

1-årigt åtagande

I samverkan utveckla en effektiv, rättssäker och gemensam informationsförvaltning som

tillgodoser kommunens och invånarnas behov av insyn och tillgång till information. (KS, AVN, FSN, GSN, GN, KFN, MRN, SBN, SN, VON, ÖFNES, KFAST, EEM)

Status Färdiggrad

Byte av ärendehanteringssystem är inplanerad till maj 2021 och nämnden arbetar i dagsläget med införandeprocessen. Bytet kommer att inverka på möjligheterna med tydligare och enklare e-tjänster för kommuninvånarna.

(17)

6

Samhällsskydd och beredskap

Nämnden ska bidra till det kommungemensamma arbetet med brottsförebyggande insatser genom att säkerställa att risken för felaktiga beslut som leder till felaktiga utbetalningar minskas.

Lärdomar från Covid-19 ska nämnden arbeta med under 2021, det gäller främst att ta fram en beredskapsplan för kontoret för att säkerställa att det finns beredskap gällande

kontinuitetshantering och kommunikation vid en händelse eller kris.

Arbetet med suicidprevention ska utvecklas och verka för att minska antalet omkomna i suicid och förbättra folkhälsan. Utifrån det kommungemensamma arbetet med suicidprevention kommer nämnden arbeta och säkerställa att det finns kompetens och styrande dokument i hur vi agerar vid suicidhot.

1-årigt åtagande

Samlat krafttag för att motverka utanförskap och skapa trygghet genom fler i jobb, stärkta skolresultat, en meningsfull fritid och trivsamma ute- och boendemiljöer, jämlik delaktighet och inflytande samt att det offentliga ökar närvaron i stadsdelarna. För att öka tryggheten ska även det brottsförebyggande arbetet stärkas. (KS, alla nämnder, alla bolag)

Status Färdiggrad

Nämnden arbetar för att minska riskerna för felaktiga beslut eller utbetalningar. Tillsynen av ställföreträdare med hjälp granskning av sluträkningar och årsräkningar är ett pågående arbete.

Nämnden har även under januari arbetat med kompetenshöjande insatser för enheten i granskningsmetodik och överförmyndarjuridiken kopplad till dessa.

Minska sårbarheten i kommunens verksamheter, förbättra förmågan i krissituationer samt säkerställa kommunens försörjningsaspekter. Lärdomar från covid -19 ska tas till vara. (KS, alla nämnder, alla bolag)

Status Färdiggrad

Ett arbete kring att uppdatera risk och sårbarhetsanalysen för förvaltningen gjordes 2020. Den har visat tydligare på vilka verksamheter som är samhällsviktiga och vilka prioriterade åtaganden som behöver kontinuitetshantering. Arbetet kring kontinuitetsplaner behöver färdigställas och målet är att fortsätta arbetet under 2021.

Näringsliv och arbete 1-årigt åtagande

Nämnder och bolag ska i dialog med Arbetsmarknads- och vuxenutbildningsförvaltningen möjliggöra att minst 500 språkpraktikplatser och minst 500 platser avseende Extratjänster nås samt ökning till 760 yrkesutbildningsplatser. (AVN, alla nämnder och bolag)

(18)

7

Status Färdiggrad

Överförmyndarnämnden har inga platser att erbjuda med anledning av verksamhetens art i detta varför åtagandet anses uppfyllt.

(19)

8

Effektiv organisation

Perspektivet effektiv organisation är det inåtvända perspektivet och visar hur kommunkoncernen ska genomföra sitt uppdrag för att resultatmålen ska uppnås. Detta görs med hjälp av stödprocesserna processkvalitet, medarbetare och ekonomi.

Processkvalitet

Bedömning Trend

Nämndens samverkan med Godemansföreningar fortsätter och möjligheter till digitala utbildningar för ställföreträdarna finns nu. Utbildningsinsatserna för handläggarna innebär ökade kunskaper som påverkar positivt på kvalitén.

1-åriga åtaganden

Ta fram en plan för att utveckla och effektivisera verksamheten med stöd av digitalisering i syfte att säkra välfärden. (KS, alla nämnder och bolag)

Status Färdiggrad

Byte av ärendehanteringssystem är inplanerad till maj 2021 och nämnden arbetar i dagsläget med införandeprocessen. Bytet kommer att inverka på effektiviteten som handläggare får i

myndighetsutövningen och i beslutsprocesserna på ett positivt sätt.

Alla nämnder ska öka tillgängligheten och förbättra servicen med stöd av beslutad servicemodell och handlingsplan. (KS, alla nämnder)

Status Färdiggrad

Nämnden arbetar kontinuerligt med utökad digital tillgänglighet och förbättrad information för kommuninvånare på externa webben. Enheten arbetar med digital närvaro för att öka möjligheten till informationsspridning i olika forum.

Medarbetare

Kontoret består av enhetschef, teamledare, en administratör och tio handläggare. Medarbetarna har under perioden utökat sina kunskaper om överförmyndarjuridik och myndighetsutövning och arbetat aktivt med att få ett enat och sammanhållet arbetssätt. För att arbeta med ett aktivt

medarbetarskap, få helhetssyn och att alla ska känna sig inkluderande har kontoret arbetsplatsträffar där alla bidrar till agendan.

(20)

9

Bedömning Trend

Enheten har under föregående år genomgått stora förändringar i personalgruppen samt i

ledarskapet. Enheten har arbetat med medarbetarutbildningen under kvartal 1 och arbetar med att skapa en positiv och hållbar arbetsmiljö. Arbetsbelastningen är hög med anledning av inflöde i form av årsräkningar men även komplexa ärenden. Enheten har under kvartal 1 sett över

ärendefördelningen för att kunna säkerställa de anpassningar som behövs för nyare medarbetare men även för att säkerställa viktiga verksamhetsprocesser.

1-årigt åtagande

Arbetet med att införa, fullfölja och efterleva den beslutade policyn och riktlinjerna för medarbetarskap, chef och ledarskap fortsätter. (KS, alla nämnder, alla bolag)

Status Färdiggrad

Enheten har genomfört tre av fyra delar av medarbetarutbildningen för att gå igenom policys och riktlinjer för ledarskap och medarbetarskap. Under utbildningen har enheten även kommit överens om vilket bemötande och agerande som enheten har gentemot varandra.

Överförmyndranämnden har ett aktivt och systematiskt arbetsmiljöarbete som följer arbetsmiljöårshjulet.

Status Färdiggrad

Arbetsplatsträffar har planerats in för att kontoret ska ha möjlighet att diskutera viktiga

verksamhetsfrågor. Med anledning av årsräkningar ökar arbetsbelastningen och kontoret behöver gemensamt arbeta för att hitta lämpliga åtgärder. Sommarsemestern 2021 är inplanerad och hänsyn har tagits till den återkoppling som kom efter sommarledigheten 2020.

Personalredovisning

Överformyndarkontoret har signalerat om hög arbetsbelastning men kan även se möjligheter med nytt system som kan avhjälpa i handläggningen. Sjukfrånvaron har detta trots varit låg men kontoret har under delår 1 haft en del längre sjukskrivningar.

Måluppfyllelse Trend Utfall 2021 Feb

R12 Feb Utfall medelvärde föregående år

Mål 2021

Totalt 6.1% 3.1% 2.7% 2.7%

Kvinnor 6.7% 3.7% 3.2%

(21)

10 Måluppfyllelse Trend Utfall 2021

Feb R12 Feb Utfall medelvärde föregående år

Mål 2021

Män 22.6% 22.6%

Sjukfrånvaro, rullande 12 månader Kvinnor Feb

2021 Män Feb

2021 Totalt Feb

2021 Kvinnor

Dec 2020 Män Dec

2020 Totalt Dec

2020 Förändring totalt, antal Totalt

% 3.1% 1.6% 2.9% 2.7% 1.4% 2.5% 0.4%

Ekonomi

Bedömning Trend

Nämnden prognosticerar ett resultat enligt budget trots byte av system. Föregående års överskott kommer att användas till verksamhetsutvecklingen.

1-årigt åtagande

Utarbeta förslag, initiera och genomföra effektiviseringar och intäktshöjande åtgärder som sammantaget förbättrar kommunkoncernens ekonomi med 300 miljoner kronor till 2023. (KS, alla nämnder, alla bolag)

Status Färdiggrad

Nämnden arbetar med att öka avtalstroheten och använda sig av de inköpskanaler som finns i kommunen.

Ekonomisk redovisning

Överförmyndarnämndens resultat för perioden jan mar 2021 är en positiv avvikelse mot budget med 782 tusen kronor inklusive överfört överskott med 175 tusen kronor från tidigare år. Det är budgetanslag för ställföreträdare, driftkontoret och nämnden som redovisar överskott.

Arvoden och ersättningen till gode män och förvaltare Eskilstuna kommun har en positiv budget avvikelse på 98 tusen kronor i jämförelse med periodens budget. Jämfört med samma period förra året har kostnaderna minskat med 900 tusen kronor. Det innebär att granskning av årsredovisningar och arvoderingar har skett i lägre takt än tidigare år, kopplat till sjukfrånvaro på enheten och ökade behov av kompletteringar i de inkomna årsredovisningarna. Utfallet för arvodering förväntas att plana ut och ökar redan i mitten av året och plan för att öka på granskningstakten med hjälp av övertid finns. En extra handläggare finns anställd året ut. Strängnäs kommun redovisar en positiv budgetavvikelse på 22 tusen kronor.

(22)

11

Kostnaden för nämnden visar också en positiv budgetavvikelse på 23 tusen kronor.

Drift för kontoret har en positiv budgetavvikelse på 458 tusen kronor. Del av överskottet (100 tkr ) beror på att Eskilstuna God Man och Förvaltarföreningen har kostat mindre och betatalat tillbaka enligt IOP avtalet. Ett genomgående skäl till minskade kostnader för nämnden är lägre

personalkostnader, beroende på vakanser, sjukfrånvaro och nämnden har fått högre ersättning för sjuklönekostnaden (53 tkr) än vad som var väntat. Rekrytering av en handläggare är klar och pågår året ut.

Arvoden och ersättning till gode män för ensamkommande barn Eskilstuna utan uppehållstillstånd redovisar en negativ budgetavvikelse på 3 tusen kronor. Den negativa budgetavvikelsen beror på förändrade statsbidragsregler. För Strängnäs kommun redovisar en positiv budgetavvikelse på 9 tusen kronor.

De senaste åren har överförmyndarnämnden levererat positiva resultat. Resultaten har varit i linje med de finansiella mål som satts upp för att stärka kommunens ekonomi.

Prognos för helåret är att överförmyndarnämnden har ekonomi i balans.

Resultaträkning

Konto Utfal

l ack - Mar 2020

Utfal l ack - Mar 2021

Budge t ack Jan - Mar 2021

Budgetavvikels e ack Mar 2021

Årsprogno s mars

Prognosavvikels e helår 2021

-

Kommunersättning/skolpen g

3,2 3,3 3,3 0,0 13,1 0,0

- Övriga intäkter 1,3 1,2 1,2 0,0 4,6 0,0

Summa INTÄKTER 4,5 4,4 4,4 0,0 17,7 0,0

- Personalkostnader -2,3 -2,0 -2,4 0,3 -9,0 0,0

- Lokalkostnader -0,2 -0,2 -0,2 0,0 -0,8 0,0

- Övriga kostnader -2,9 -1,7 -2,0 0,3 -8,0 0,0

Summa KOSTNADER -5,4 -4,0 -4,6 0,6 -17,7 0,0

Summa ÅRETS RESULTAT exkl över-/underskott

-0,9 0,5 -0,1 0,6 0,0 0,0

Över-/underskott 0,2 0,2

Summa ÅRETS RESULTAT inkl över-/underskott

-0,9 0,6 -0,1 0,8 0,0 0,0

Belopp i miljoner kronor.

Investeringsredovisning

Nämnden har inga inplanerade investeringar under 2021.

(23)

12

Internkontrollplan

Överförmyndarnämndens internkontrollplan består av tre risker, två kontrollmoment och en kontrollaktivitet. Nämndens fokus ligger i rättssäkerhet och effektivitet och därför ska nämnden kontrollera att kontoret hanterar ställföreträdare som under pågående uppdrag hamnar i

brottsregister enligt gällande rutin och säkerställa att det finns en gemensam hantering enligt rutin för viten. Kvalitetssäkring av innehåll i utbildning till nya ställföreträdare ska göras under året.

Under perioden har ett kontrollmoment kring efterlevnad av rutin kring ställföreträdares lämplighet genomförts till fullo utan dokumenterade avvikelser. En kontrollaktivitet kring

ställförträdarutbildningens kvalitét har genomförts delvis utan avvikelser.

(24)

VÅRDFÖRBUNDET SÖRMLAND

Org nr 222 000 - 0323

(25)

2

INNEHÅLLSFÖRTECKNING

ORDFÖRANDES KOMMENTARER 3

FÖRVALTNINGSBERÄTTELSE 4

Uppdrag och verksamhet 4

Vision 5

Värdegrund 5

Omvärldsanalys 5

Väsentliga händelser under och efter verksamhetsåret 6

Intern kontroll 7

Personal 8

Sjukfrånvaroredovisning 9

Kompetensutveckling 9

Arbetsmiljö 10

Rehabiliteringsarbetets utveckling 10

Förebyggande personalhälsovård 11

Framtid 11

Ekonomi 12

God ekonomisk hushållning 12

Årets resultat

Väsentliga risker och osäkerhetsfaktorer Balanskrav

13 13 14

Upplysning om pensionförpliktelse och ansvarsförbindelse 14

Driftredovisning 15

Underhåll/ Investeringsredovisning 17

RÄKENSKAPER 17

Resultaträkning 17

Balansräkning 18

Kassaflödesrapport 18

Noter till resultat- och balansräkning samt kassaflödesrapport 19

Allmänna redovisningsprinciper 22

Sex år i sammandrag 23

REDOVISNING AV VERKSAMHETERNA 24

Förbundsgemensamt - förbundsdirektion och vårdförbundets kansli 24

Uppföljning av finansiella mål 24

Uppföljning av miljömål 25

Vårnäs behandlingshem 25

Kvalitetsutveckling 26

Uppföljning av mål 27

Öppet intag 2018 - utfall/budget - diagram samt mernyttjande 31

Familjerådgivning 33 Utåtriktad verksamhet 33

Gläntans behandlingshem 36

Kvalitetsutveckling 37

Övriga uppdrag 40 l

FÖRKLARINGAR OCH BEGREPP

Vad är ett kommunalförbund Politisk organisation 41

(26)

3 ORDFÖRANDES KOMMENTARER

Året 2020 var året som prövade oss på alla sätt, vi kom inte undan Coronans framfart oavsett om man var frisk, stark eller hårt prövad av livet.

Alkoholintaget bland befolkningen ökade under pandemiåret 2020, 8% dricker mer, men 35% av unga mellan 17 och 29 dricker mindre vilket är mycket positivt (källa Systembolaget, Nordstat 2020). Försäljningen på Systembolaget ökat markant, sprit 19% mer, starköl 13% mer och vin 9%

mer. Förklaras delvis att krogdrickandet flyttat hem och införsel från utlandet nästa upphört.

Svensk forskning visar att cirka 50 000 personer har ett alkoholberoende med stor

problemtyngd, 300 000 personer har ett skadligt bruk och 200 000 personer har ett beroende med mindre problemtyngd. Om man tittar på högkonsumenter av alkohol är 13% män och 8%

kvinnor av Sveriges befolkning. Vilket innebär att nästan en miljon svenskar har en riskkonsumtion. Där kommer Vårdförbundet Sörmlands uppdrag in väldigt tydligt.

För Vårdförbundets verksamheter fick vi snabbt ställa om till ett nytt arbetssätt, nya rutiner i verksamheterna samt täta kontakter med Region Sörmlands smittskydd.

För Familjerådgivningens verksamhet, beslutades om avgiftsfrihet för första besöket.

Med ofta påtvingat hemmajobb i samhället på grund av pandemin blir det större chans till konflikter i hemmet, då ska det vara lätt att söka hjälp och vägledning genom

familjerådgivningen. Avgiftsfriheten uppmärksammades i både SVT och P4 Sörmland samt lokalmedia.

HVB hemmet Gläntan avslutade sin verksamhet till sista december 2020.

Vårnäs behandlingshem har ställt om sin behandling efter kontakter och samarbete med smittskyddet på Region Sörmland. Det medförde att samtliga patienter bor i enkelrum under behandlingen. Om behovet av isolering på grund av misstänkt smitta uppstår under

behandlingstiden ska tillgången av enkelrum och följande isolering tillämpas.

Även 12 stegs behandlingen fick anpassas då mindre stegsgrupper skapades.

Vidtagna åtgärder halverade antalet patienter som kan vara i behandling på Vårnäs.

Som följd av smittskyddsåtgärderna skapades långa väntetider till behandlingen, vid årsskiftet uppgick den till en månad.

Vårnäs behandlingshem ligger i startgroparna när så pandemiläget tillåter för snabb tillbakagång av ordinarie verksamhet samt även utökning av behandling platserna.

Anhörigbehandlingens verksamhet har under året varit begränsad, färre utbildningar har genomförts än normalt.

Vårdförbundets utbildnin pandemisituationen.

Direktionen vill speciellt tacka samtlig personal i förbundet som ställt om verksamheterna säkert och tryggt. Detta gäller även Region Sörmlands smittskydd för de kontakter, goda råd och anvisningar samt samarbete som präglat året.

Roger Ljunggren

(27)

4 Ordförande

FÖRVALTNINGSBERÄTTELSE Uppdrag och verksamhet

Vårdförbundet Sörmland (VfS) är ett kommunalförbund med fem sörmlandskommuner, Eskilstuna, Flen, Katrineholm, Strängnäs och Vingåker som medlemmar.

I förbundsordningens ändamålsparagraf anges förbundets uppdrag som är att svara för gemensam behandlingsverksamhet inom socialtjänstens område omfattande hem för vård och boende (HVB-hem) och/eller öppenvårdsformer, att svara för familjerådgivning.

Därav följer de i förbundsordningen nedanstående formulerade uppgifterna som ligger till grund för verksamheten och eventuella tillkommande verksamheter inom Vårdförbundet Sörmland.

- ansvara för driften av Vårnäs behandlingshem enligt Anonyma Alkoholisters 12-stegsprogram omfattande abstinensbehandling, primärbehandling, förlängd behandling samt individuellt anpassad eftervård

- ansvara för driften av Gläntans behandlingshem med målgruppen unga vuxna.

Behandlingen skall bedrivas enligt Anonyma Alkoholisters 12-stegsprogram med en modifierad behandlingsform anpassad efter den unga målgruppen och med inslag av andra behandlingsmetoder

- verka för att samordna vårdkedjor mellan förbundet och olika aktörer - ansvara för familjerådgivningen.I familjerådgivningen ingår att bearbeta och

förebygga kriser i familjer genom rådgivande insatser i öppna former och genom informations- och utbildningsinsatser

- bevaka omvärldsförändringar som påverkar verksamhetsområdet Vård och omsorg samt ha en öppenhet för att i samverkan med medlemskommunerna uppta nya verksamheter inom förbundet med denna inriktning

Med anledning av tidigare beslut om att upphandlingsverksamheten i Vårdförbundets regi upphörde från och med 2020-01-01 samt beslut om avveckling och nedläggning av Gläntans behandlingshem har direktionen fattat beslut om revidering av förbundsordningen från och med 2020-07-01 under §4 Ändamål och under §7 med anledning av att Landstinget

Sörmland bildat Region Sörmland.

Det är förbundsmedlemmarnas förtroendevalda i förbundets beslutande församling som har att förverkliga ändamålet och ambitionerna med förbundet.

Den beslutande församlingen inom Vårdförbundet Sörmland består av en förbundsdirektion, där varje medlemskommun representeras av en ordinarie ledamot samt en ersättare.

Ledamöter till förbundsdirektionen utses av kommunfullmäktige i respektive

medlemskommun. Därutöver är Region Sörmland fr o m 2014 representerad med tre insynsråd utan beslutsrätt, i enlighet med avtal som träffats mellan Vårdförbundet och Region Sörmland. Direktionen beslutar om verksamhetsplan för styrning av verksamheten samt följer upp verksamheten genom tertialrapport, delårsrapport och årsredovisning.

(28)

5 Direktionen har under verksamhetsåret haft sju sammanträden och två ägarmöten.

Vision

Vårdförbundet Sörmland bidrar till att alla sörmlänningar med ett socialt vårdbehov eller relationsproblem får möjlighet till ett bättre liv.

Värdegrund

Förbundet vill säkerställa att alla boende i medlemskommunerna, med en

beroendeproblematik avseende alkohol/droger alternativt relationsproblem inom familjen, får tillgång till lättillgänglig och effektiv vård och behandling.

Verksamheten bedrivs med hänsynstagande till och utifrån övertygelsen om människans ansvar för sin och andras sociala situation och inriktas på att frigöra och utveckla enskildas och gruppers egna resurser.

Verksamheten präglas av respekt för individens självbestämmanderätt och integritet samt tro på varje individs förmåga att själv göra sitt/sina livsval.

Omvärldsanalys samt verksamhetens utveckling

Ett bra samarbetsklimat mellan Vårdförbundet Sörmland och medlemskommunerna är avgörande för utvecklingsarbetet inom befintliga verksamheter, men även för att fånga upp behov och idéer i kommunerna om andra verksamheter, som förbundet kan utveckla som huvudman.

Vi lever i en tid som är ovanlig för oss. Det är många personer som jobbar hemifrån eller är hemma i karantän för att motverka spridning av coronaviruset. Detta kan innebär en påfrestning i en parrelation/familjeliv. Vi vet sedan tidigare att oro för ekonomi, sjukdom och stress som situationen innebär påverkar hur vi har det

tillsammans. Distansarbete, avsaknad av rutiner och social kontroll är en riskfaktor för ökat missbruk av alkohol och droger.

den som har haft problem, lättare återfaller i gamla mönster. Forskningen visar att ensamarbete och hemarbete har en stark koppling till skadligt bruk.

Den digitala tekniken utvecklas och ger möjligheter till en mycket intensivare

kommunikation med fler och större kontaktytor. Tekniken har stora fördelar men även nackdelar kan ses. En nackdel är att tillgängligheten till droger har ökat avsevärt i förhållande till tidigare decennier. Den ökade tillgängligheten medför att flera testar att använda droger och fler än tidigare hamnar därför i ett beroende.

Arbetssättet och insatser utan biståndsbeslut röner allt större intresse och och ligger i linje med förebyggande arbete enligt nya socialtjänstlagen. Vi deltar och följer utvecklingen.

Vårnäs ska i samverkan med medlemskommunerna, förbättra marknadsföringen av det fördelarna med den lättillgängliga missbruksvården de erbjuds.

Familjerådgivningen startade för drygt 50 år sedan för att ge stöd till föräldrar i skapandet av en så trygg uppväxtmiljö som möjligt för barn. Det är även i framtiden viktigt att möta detta behov genom att vara en lättillgänglig verksamhet.

(29)

6 Dagens familjebildningar är mer komplexa än tidigare. Mer än hälften av alla relationer kan komma att upplösas, där barn från olika familjer ska bo på två eller flera ställen - ibland tillsammans med syskon och/eller tillsammans med andra barn och vuxna. Barns behov och livssituation behöver synliggöras, ett arbete som har sin grund i FN:s barnkonvention.

För att kunna följa en allt mer komplicerad och snabb samhällsutveckling krävs att familje- rådgivarna är uppdaterade om vad som händer i samhället. Kommuninvånarna ska

informeras om familjerådgivningens verksamhet och det utåtriktade arbetet ska ske kontinuerligt t.ex. genom samverkan med föräldrautbildning, familjecentralerna och samverkan med närliggande vårdgivare. Familjerådgivningen ska kontinuerligt utveckla det förebyggande arbetet för att ge hjälp i så tidigt skede som möjligt när behov av stöd och rådgivning uppstår.

Allt fler använder internet och sociala medier för att skaffa sig information och för att få den hjälp som behövs i olika frågor. Utveckling av Vårdförbundets Sörmlands hemsida och användandet av sociala medier är hjälp i att nå ut.

En annan del i det förebyggande arbetet är samverkan med närliggande vårdgivare och utbildning av föräldrar i de omställningsprocesser som par ställs inför när man får barn, separerar, bildar nya familjer eller hanterar egna och andras barn.

Familjerådgivningens roll i framtiden blir att erbjuda en trygg plats för par och/eller familjer, där man i lugn och ro kan ta sig tid att diskutera, bearbeta och starta förändringsprocesser i svåra och livsavgörande frågor.

Väsentliga händelser under och efter verksamhetsåret

Två ägarmöten har genomförts. Socialnämnderna i Eskilstuna, Flen och Strängnäs kommuner har fattat beslut om att inte längre finansiera verksamheten vid Gläntans

behandlingshem.Vid ägarmötet i mars beslutades om att godkänna föreliggande förslag om avveckling av Gläntans behandlingshem enligt plan. Verksamheten vid Gläntan avslutades sista juni. Personalen uppsagd och därefter har arbetet bedrivits med avveckling.

Vid ägarmötet i april månad lämnades en ekonomisk redovisning samt

verksamhetsinformation från år 2019. Förslag till budgetförutsättningar och anslagsramar i budgeten för 2021 presenterades och ägarrepresentanterna beslutade att godkänna dessa.

Vårdförbundet Sörmlands ledningsfunktioner: Ny förbundschef för Vårdförbundet Sörmland från och med april 2020.

Coroanpandemin och ökad smittspridning i samhället har påverkat Vårnäs behandlingshem på flera plan. På kort tid fick Vårnäs ställa om och införa nya rutiner med anledning av Folkhälsomyndighetens rekommendationer för att minska smittspridningen, bland annat infördes nya rutiner inför inskrivning av patienter. Vårnäs har kunnat hålla öppet hela tiden med halverad verksamhet, vilket medfört längre kötider. Anhörigprogrammet har fått ställa in flera internatträffar likaså CTL utbildningen.

På förfrågan från Flens kommun har personal från Vårnäs behandlingshem samarbetat kring öppenvården i Flens kommun i ett pilotprojekt under en övergångsperiod.

(30)

7 Verksamheten vid Gläntan har under första halvåret präglats av beslutet om nedläggning av verksamheten och stängning den 30 juni. Personalen uppsagd. Andra halvåret har inneburit avveckling av avtal och kontrakt samt iordningställande av lokalerna innan avträdet vid årsskiftet.

Direktionen beslutat om att första besöket hos familjerådgivare var avgiftsfritt under perioden 1 juli 31 december.

Familjerådgivningen har haft öppet och tagit emot fysiska besök men infört nya rutiner utifrån Folkhälsomyndighetens rekommendationer för att undviska smittspridning. Periodvis har familjerådgivarna haft fler avbokningar på grund av corona. Det förebyggande arbetet har påverkats genom att bland annat mödravården och familjecentralen ställt in fysiska informationsträffar, vilka kommer att tas upp igen när smittspridningen minskat.

Sörmland vatten har byggt om ledningsnätet mellan Vingåker och Lyttersta och har då anslutit Vårnäs till det kommunal vattenledningsnätet ( tidigare råvatten).

En vattenskada i källaren och i tvättstugan på Vårnäs behandlingshem har medfört ett omfattande arbete med att iordningsställa och med oförutsedda kostnader.

Intern kontroll

Ansvaret för den interna kontrollen anges i kommunalagens kapitel 6, § 7, där förbundet skall se till att den interna kontrollen är tillräcklig och att verksamheten i övrigt bedrivs på ett tillfredsställande sätt.

Den interna kontrollens syften är att säkerställa

en ändamålsenlig och kostnadseffektiv verksamhet

en tillförlitlig finansiell rapportering och information om verksamheten att tillämpliga lagar, föreskrifter, riktlinjer mm efterlevs

att verksamhetens kvalitet upprätthålls

Vårdförbundet förmedlar information om ekonomi och verksamhet till sina ägare/

medlemskommuner tre gånger om året i årsredovisning, delårsrapport och tertialrapport.

I årsredovisningen sker en uppföljning av de finansiella målen och av de verksamhetsmål som angivits i verksamhetsplanen. Verksamhetens mål och andra väsentliga måttbegrepp och nyckeltal följs upp och kommenteras med avseende på hur de uppfylls. I

delårsrapporten görs uppföljning av de finansiella målen och vissa av verksamhetsmålen.

Varje månad görs en avstämning av bokföringen som även utgör en kontroll av att den ekonomiska redovisningen är korrekt och rättvisande för den aktuella delen av året.

Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd om anmälningsskyldighet enligt Lex Maria tillämpas. Dokumentation om avvikelser och tillbud görs både av medicinsk personal och behandlingspersonal, som överlämnas till verksamhetschefen, som i sin tur beslutar om åtgärder samt rapporterar till direktionen.

Apoteket genomför årligen en kvalitetsgranskning av läkemedelshanteringen enligt SOSFS 2001:17, vilken ligger till grund för förbättringar inom området.

(31)

8 Manual för rådgivarnas behandlingsarbete på Vårnäs finns och den programansvariges ansvarsområde är bl a att se till att denna följs i behandlingsarbetet. Samtliga patienter, som fullföljer sin behandling, ombeds besvara en enkätundersökning om hur de upplevt vistelsen på behandlingshemmet. Resultaten följs upp i rådgivargruppen.

Regelbundna kvalitetsmätningar i form av enkäter genomförs även vid familjerådgivningen samt i upphandlingsverksamheten.

Ett kvalitetsarbete pågår inom Vårdförbundet med syfte att verksamheten ska ha en dokumenterad kvalitet som har förtroende från omvärlden.

Ett ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete är framtaget och ligger till grund för fortsatt kvalitetsarbete.

En internkontrollplan för 2020 har upprättats, vilken skall revideras och beslutas av direktionen våren 2021.

Personal

Vid verksamhetsårets slut var 30 personer (36 personer 2019) tillsvidareanställda inom Vårdförbundet Sörmland. Därutöver var en person vikarie som ekonomibiträde, för en personal som är tjänstledig för heltidsstudier.

De interimsanställda - en läkare 10 - 15 % av heltid och tre chaufförer har arbetat vissa tider under hela verksamhetsåret, två vikarier har arbetat vid behov som rådgivare/

behandlingsassistent och ekonomibiträde under ordinarie personals semestrar, sjukdom o dyl under hela eller delar av verksamhetsåret.

Verksamhet Antal årsanställda

Vårnäs behandlingshem 20,8

Gläntan 1,0

Familjerådgivningen 4,35 (4.75)

Vårdförbundets kansli 2,8

Summa

Kommentar

Av 30 anställda personer vid Vårdförbundet är 12 män och 18 kvinnor.

Medelåldern för samtliga anställda i Vårdförbundet är 52,9 år (2019: 50,6 år).

En läkare har varit knuten till Vårnäs under hela verksamhetsåret på konsultbasis, 10 - 15 % av en heltid.

Två personer har avslutat sina anställningar vid Vårnäs under verksamhetsåret genom egna uppsägningar, då personerna gått vidare till andra anställningar. En tjänst är återbesatt.

En snickare har varit visstidsantälld, anställningen avslutad i juni.

Sju personer har avslutat sina anställningar vid Gläntan under verksamhetsåret uppsagda på grund av arbetsbrist. Enhetschefen har avslutat sin anställning genom egen uppsägning.

En personal arbetar under uppsägningstiden till april 2021 då anställningen upphör.

(32)

9 Förbundsgemensamma kostnader för ekonom/adminstratör belastar de olika

verksamheterna Vårnäs, Gläntan och Familjerådgivningen. Ekonom/administratör har minskat sin tjänstgöring till 80% av en heltid under 2020.

Vårdförbundet eftersträvar en jämn könsfördelning i samtliga personalgrupper.

Mätdatum/

Mätperiod Totalt Helår 2020

Utfall Kvinnor 2020

Utfall Män 2020

Totalt Helår 2019

Utfall Kvinnor 2019

Utfall män 2019 Arbetad tid,

tim 1/1-31/12 69 030 34 840 34 190 77 683 39 226 38 457 Total

sjukfrånvaro timmar

1/1-31/12 5 631 2 920 2 526 5 731 4 025 1 705

Total sjuk-

frånvaro % 1/1-31/12 8,16% 8,38% 7,39% 7,38% 10,26% 4,43%

Sjukfrånvaro 60 dagar eller mer % av total

sjukfrånvaro

1/1-31/12 8,16% 49,86%

Kommentar

Uppgift om sjukfrånvaro uppdelad på åldersgrupper lämnas inte då uppgifterna kan hänföras till enskilda individer.

Den totala sjukfrånvaron har ökat med 0,78 procentenheter i jämförelse med 2019.

Sjukfrånvaron som omfattar 60 dagar eller mer har under året minskat med 41,7 procentenheter.

Den totala sjukfrånvaron för kvinnor, är under perioden 8,38 % en minskning med 2,1 procentenheter - medan den för män är 7,39 % - en ökning med 3,95 procentenheter - i jäm- förelse med 2019.

Vårdförbundet Sörmland är en relativt liten organisation med få anställda, vilket gör att sjukfrånvarostatistiken fluktuerar mycket över tid, då en persons sjukskrivning får stor be- tydelse för utfallet.

Rehabiliteringsinsatser via företagshälsovård har genomförts under året både för personal som varit sjukskriven och i förebyggande syfte.

De insatser som arbetsgivaren gör för att anställda, under och efter en rehabilitering, skall kunna återgå till arbetet sker främst genom anpassning av arbetsuppgifter och arbetstider för att exempelvis möjliggöra deltidsarbete den första tiden.

Även arbetsträning förekommer i samverkan med Försäkringskassan.

Kompetensutveckling

Vårdförbundet - kansli och ledning

Verksamhetschefen har deltagit i chefscoaching.