24.6. Bilaga 5 Yttrande från socialnämnden

(1)

Tjänsteutlåtande Socialkontoret

2018 - 05 - 04

Yessica Manzano Sidan 1 av 3

Besök Postadress Telefon växel Fax reception Internet

Turebergshuset 191 86 08 - 579 210 00 08 - 35 02 90 www.sollentuna.se Turebergs torg Sollentuna

Dnr 2018/0119 SN - 2 Diariekod: 149

Socialnämnden

Remiss från Kommunstyrelsens arbetsutskott - Samordning av kommunens fordon

Förslag till beslut

Socialkontoret tillstyrker kommunledningskontorets förslag att en funktion inrättas inom kommunledningskontoret för samordning av fordon, med tydligt ansvar för avtalshantering i relation till Seom.

Sammanfattning

Kommunledningskontoret genomförde en utr edning av kommunens fordonshantering och konstaterade brister inom avtalsuppföljning en och samordningen av fordonen inom kommunen. Det framkommer av utredningen att kommunen inte når upp till kommunfullmäktiges miljöbilsmål.

Förslag et avseende samordnin g av kommunens fordon remitterades från kommunstyrelsen till socialnämnden, trafik - och fastighetsnämnden, miljö – och byggnadsnämnden, utbildnings - och arbetsmarknadsnäm nd samt Seom för yttrande senast 1 5 juni 2018.

Det är viktigt för socialkontoret att sam ordningen fungerar och att det finns bilar tillgängliga eftersom personalen på socialkontoret kan behöva använda bilarna skyndsamt. I övrigt tillstyrker socialkontoret

kommunledningskontorets förslag att en funktion in rättas inom

kommunledningskontoret för samordning av fordon, med tydligt ansvar för avtals hantering i relation till Seom.

Bakgrund

Kommunstyrelsen beslutade 2016 - 12 - 05, § 280, i verksamhetsplanen för kommunstyrelsen att utreda samordningen av kommunens fordon.

S ollentun a Energi och Miljö AB (Seom) köper in fordon som kommunens kontor leasar. Seom har till sitt förfogande ca 50 fordon inklusive

specialfordon och specialutrustade personbilar. Grundavtalen löper på 36 månader med 12 månaders förlängning åt gången om avtalet inte sägs upp.

Socialkontoret har tecknat avtal med Seom fram till 2020 och leasar 6 personbilar.

Utredningen visar att v arje kontor ansvarar för sina avtal gentemot Seom just nu och att det finns brister inom avtalsuppföljning, samordn ing av fordonen inom kommunen och även när det gäller uppföljningen av hur kommunens fordonspark förhåller sig till kommunfullmäktiges uppsatta miljöbilsmål.

Godkänt dokument, 2018-05-15, Kerstin Lidman

(2)

Tjänsteutlåtande

2018-05-04

Dnr 2018/0119 SN-2 Sidan 2 av 3

Utredningen visar även att socialkontorets fordon körs frekvent och för något längre resor, vilket beror på att tjänstepersonalen kan behöva åka till tex. boenden som ligger i andra län.

Kommunledningskontorets utredning presenterar följande förslag på åtgärder:

 Seom bör fortsätta vara kommunens leverantör av fordon genom leasingavtal.

 Samtliga fordon bör leasas av kommunledningskontoret som blir Seoms avtalspart.

 Kommunledningskontoret hyr i sin tur ut specialfordon och specialutrustade personbilar till respektive kontor

 Personbilar i övrigt ingår i en gemensam intern bilpool för kommunens kontor

 En funktion inrättas inom KLK med tydligt ansvar för

avtalshantering i relation till Seom och samordning inom kommunen

 Fordon som inte är miljömässiga enligt den definition som

kommunfullmäktige beslutat om ska fasas ut så snart det är möjligt

 Elektroniska körjournaler ska införas för alla fordon

 Den interna bilpoolen ska vara självfinansierad och debiteras kontoren utifrån användning

 Kommunledningskontoret tar ut en administrationsavgift från

kontoren för såväl avtalshantering för specialfordon/specialutrustade personabilar som hantering av den interna bilpoolen.

 Tjänster som leverantören inte står för (tvätt och

drivmedelshantering) sköter respektive kontor om när det gäller specialfordon och specialutrustade personbilar medan

kommunledningskontoret står för tjänster som rör den kommungemensamma interna bilpoolen.

Socialkontorets synpunkter

Det saknas idag en central funktion som har en överblick över kommunens gemensamma behov och kostnader för de fordon som används i tjänsten.

Socialkontoret tillstyrker kommuneldningskontorets förslag att införa en funktion i kommunen för samordning av fordon, med tydligt ansvar för avtalshantering i relation till Seom.

Det framgår av utredningen att de flesta kontoren använder de disponibla fordonen på olika sätt. Det är därför viktigt att vid eventuellt införande av en gemensam bilpool sträva efter ett effektivt samnyttjande av bilarna. För socialkontoret är det viktigt att samordningen fungerar och att det finns bilar

(3)

Tjänsteutlåtande

2018-05-04

Dnr 2018/0119 SN-2 Sidan 3 av 3

tillgängliga eftersom personalen på socialkontoret kan behöva använda bilarna skyndsamt.

Kerstin Lidman Yessica Manzano

Socialchef Nämndsekreterare