1
Avvecklingsplan Sollentuna kommuns ekonomiadministrativa IT-stöd 1999-2014
Presentation av Sollentuna kommuns ekonomiadministrativa IT- stöd
Raindance Classic finns i tre olika databaser:
Databasen som är i produktion avser åren 2006-2014. Databasens samtliga
ekonomifaktatabeller är överförda till BIBA (kommunens gemensamma beslutsstödssystem).
Det som inte är överfört till BIBA är anläggningsregister och kundreskontrahistorik.
Leverantörsfakturainformation finns i BIBA i form av länkar kopplade till Ascendo. Det innebär att BIBA innehåller ekonomisk information för 9 år.
Det finns två äldre databaser för åren 1999 - 2002 och 2003 – 2005. Datat är inte överfört till BIBA. Databasernas applikationer är för gamla för att fungera i Sollentunas IT-miljö.
Databaserna har dessutom begränsade utdatamöjligheter både för digital överföring och för utskrift på papper. Det är dessa två äldre databasers begränsade utdatamöjligheter som är främsta orsaken till att lagkraven inte helt kan uppfyllas.
Ascendo:
Ascendo, kommunens leverantörsfakturahanteringsystem, startades för delar av kommunen 2005. Från och med 2006 är hela Sollentuna kommuns leverantörsfakturahantering inne i Ascendo både för interna som för externa leverantörsfakturor. Ascendo innehåller därför samtliga leverantörsfakturor med bilagor både interna som externa i digital form för åren 2006 – 2014. Möjligheter finns att söka fakturainformation direkt i Ascendo och via länkar från BIBA.
FII (Internfakturainläsning)
FII startades 2004 för att effektivisera den interna ströfaktureringen. From 2006 finns FII kundfakturaunderlagen med tillhörande bilagor i Ascendo som interna fakturor. FII är en egentillverkad applikationslösning.
Bokföringsportalen (Raindance applikation)
Startades 2012 och används för ekonomerna i kommunen. Bokföringsportalen innehåller ombokningar av ekonomiska transaktioner samt bokning av externa in- och utbetalningar.
Transaktionerna är överförda till Raindance Classic men inte de digitala bilagorna.
Projektportalen (Raindance applikation)
Applikationen möjliggör att presentera utfall och göra prognos på projekt. Prognosportalens utfall är en spegling av Raindance Classic.
2
Förslag till avveckling av IT-stöd
• Ascendo sparas till dess en E-arkivlösning är implementerad. När E-arkivet är infört kan Ascendos fakturor föras över till E-arkivet samtidigt som Ascendo kan avvecklas.
Ingen gallring planeras därför av de digitala leverantörsfakturorna.
• Alla övriga databaser avvecklas. Räkenskapsinformationen hanteras enligt nedan förslag.
Principhantering av ekonomisk information utifrån
dokumenthanteringsplanen i enlighet med kommunal redovisnings- och arkivlag.
På grund av en komplex IT-miljö där delar av IT-stödet är mycket gammalt finns vissa begränsningar i hanteringen av räkenskapsinformation.
Externa leverantörsfakturor Avser Lagkrav Kommentar Förslag Externa
leverantörsfakturor med bilagor
10 år Digitala fakturor finns i sin helhet i Ascendo from 2006 d.v.s. 9 år.
Återfinns i Ascendo direkt eller via länk från BIBA som kommer att fungera som ett datalager.
Lagkravet uppfylls inte för år 2005.
Externa
leverantörsfakturor med bilagor
10 år Blandat digitalt och pappersform för 2005
Det finns stora svårigheter med att skriva ut en hel verifikationslista för kommunens alla transaktioner för 2005.
Det gör att spårbarheten i bokföringen inte går att hantera. Dock finns alla fakturor både pappers- och digitala arkiverade.
Lagkravet uppfylls delvis för år 2005 Externa
leverantörsfakturor avseende
investeringar
14 år Fakturor finns i pappersform tom 2004 och delvis tom 2005 då delar av organisationen gick över till Ascendo
Återfinns i digital form i Ascendo via länk från BIBA i sin helhet from åren 2006. För 2005 finns möjlighet att göra sökningar direkt i Ascendo.
En kompletterande verifikationslista för fakturor med investeringar för åren 2001-2005 bör kunna skrivas ut då dessa avser en begränsad mängd.
Lagkravet uppfylls
3 Interna kund- och leverantörsfakturor
Avser Lagkrav Kommentar Förslag Interna kund-och
leverantörsfakturor med bilagor
10 år Digitala
internfakturorna finns i sin helhet i Ascendo from 2006 d.v.s. 9 år.
Interna kundfakturor som skapats direkt i Raindance eller via försystem har samtliga förts över till Ascendo. Det gör att samtliga interna fakturor från 2006 finns i sin helhet i Ascendo. De kan nås direkt i Ascendo eller via länk från BIBA som kommer att fungera som ett datalager.
Lagkravet uppfylls inte för år 2005.
Interna kund- och leverantörsfakturor med bilagor
10 år Internfakturor o pappersform för 2005
Det finns stora svårigheter med att skriva ut en hel verifikationslista för kommunens alla interna transaktioner för 2005. Det gör att spårbarheten i bokföringen inte går att hantera. Dock finns alla interna fakturor både pappers- och digitala arkiverade.
Lagkravet uppfylls delvis för år 2005 Externa kundfakturor
Avser Lagkrav Kommentar Förslag Externa
kundfakturor med bilagor
10 år Verifikationer för åren 2006- 2014 finns i BIBA´s datalager.
Kundfakturaunderlagen för ströfaktureringen finns sparade i
pappersform. Där filinläsning skett finns inget pappersunderlag sparat. I BIBA finns information om transaktionsradens innehåll med kundnamn. Fakturatext saknas. Spårbarhet saknas från
kundreskontran. Från verifikationen till pappersunderlag finns spårbarhet förutom för år 2005.
Lagkravet uppfylls delvis för år 2005 Externa
kundfakturor för investeringar
14 år Kundfakturorna finns i
pappersform tom 2001-2005
Kompletterande verifikationslista för eventuella kundfakturor konterade som investeringar för åren 2001-2005 skrivs ut.
Lagkravet uppfylls Externa EU
kundfakturor
17 år Saknas
dokumentation om EU
kundfakturor
Ingen hantering då information om eventuella EU kundfakturor saknas.
Ej aktuell
4 Anläggningsregister
Avser Lagkrav Kommentar Förslag Anläggningar 10 år Alla
anläggningar ska överföras till Aditro RoR.
Alla anläggningar inkluderat även de anläggningar som är avslutade ska föras över till Aditro RoR.
Lagkravet uppfylls Bokföringsorder
Avser Lagkrav Kommentar Förslag Bokföringsorder 10 år Alla
verifikationer för åren 2006-2014 finns i BIBA´s datalager.
Samtliga verifikationer finns i BIBA´s datalager för åren 2006 – 2014. De underlag som inkommit i pappersform finns sparat. I de fall bokföringsordern inkommit som fil finns inget annat underlag än det som återfinns i BIBA.
De bilagor som är kopplade till externa in- och utbetalningar skrivs ut och arkiveras i pappersform.
Lagkravet uppfylls delvis för år 2005
5
Hantering av ekonomisk räkenskapsinformation enligt beslut från kommunstyrelsen i egenskap av arkivmyndighet
Arkivmyndigheten har fattat beslut att huvudbok med tillhörande kodplan ska bevaras.
Avser Lagkrav Kommentar Förslag
Huvudbok För alltid From Raindance införandet 1999 har en huvudbok skrivits ut på
kontonivå. Kritik har inkommit från revisionen att utskriften inte är tillräckligt detaljerad. Nytt krav är att en fullständig huvudbok ska tas fram med saldon per kontosträng och år.
För åren 2006 – 2014 finns en huvudbok i BIBA som vid rensning kan föras över till kommande E- arkiv.
För åren 1999 – 2005 finns informationen i gamla Raindance databaser. Dessa databaser går inte direkt att föra över till E-arkiv.
1. Om det är möjligt kommer en förenklad överföring av huvudbok på saldonivå att överföras till BIBA för åren 1999-2005 För att när E-arkivet är implementerat föra vidare dit 2. Om inte digital
överföring fungerar kommer en fullständig huvudbok att skrivas ut på papper för dito år.
Arkivmyndighetens beslut kan uppfyllas Kodplan För alltid I och med att en utökad huvudbok
hanteras för åren 1999 – 2005 enligt något av ovan förslag uppfylls även kravet på att en kodplan bevaras.
Se förslag ovan.
6
Behov från verksamheten
Förutom det som lagstiftningen och arkivmyndigheten kräver finns vissa behov från verksamheten som också behöver säkras
Avser Verksamhetens behov Förslag
Kunduppgifter Kundreskontran behöver återkommande söka i kundhistoriken t ex då felaktig inkomstuppgift inkommit vilket medfört en felaktig kundfakturering
Äldre kunduppgifter dvs data innan 1998 finns överfört i en accessdatabas. Liknande variant planeras för kundhistoriken från Raindance för åren 2006 – 2014. Ett försök ska göras att även föra över kundhistoriken från de två äldre Raindance databaserna från 1999-2005
Om det är möjligt kommer en förenklad överföring av
kundreskontrans kunduppgifter att föras över till sökbar
accessdatabas för åren 1999-2005 och eller 2006-2014.
Genomförs om det är görligt
Anläggningsregister Verksamheten har behov av att kunna se vilka fakturor som är kopplade till viss anläggning då anläggningsID´t inte alltid är samma som den ursprungliga fakturans konteringskod för projekt. Det finns dock svårigheter med att få ut data från
Raindance anläggningsregister på en sådan detalj nivå. Om möjlighet medges kan en accessdatabas sättas upp även för detta behov
En accessdatabas kan sättas upp per
anläggning för att se vilka fakturor som hör till anläggningen.
Förutsättningen är att Raindance klarar av att leverera sådana utdata.
