Flyttas till närarkiv

(1)

Vaxholms stad

Dokumenthanteringsplan för TFK (Nämnden för teknik, fritid och kultur)

Handling Bevaras eller

gallras

Sorteringsordning Förvarings- plats

Flyttas till närarkiv

Flyttas till slutarkiv

Anmärkning

ADMINISTRATION

NÄMNDADMINISTRATION

Kallelse till nämndens sammanträden Gallras efter 3 år Per sammanträde Tjänsterum Efter 1 år Kallelse med föredragningslista och kopia av handlingar

Nämndens protokoll BEVARAS Kronologisk ordning Närarkiv Omgående Efter 5 år Svenskt Arkiv 80

Register/innehållsförteckning till nämndens protokoll BEVARAS Årsvis, alfabetiskt och kronologiskt

Närarkiv Efter årets slut Efter 5 år Levereras till kommunarkivet tillsammans med protokollen

Delegeringsbeslut, kopia Gallras efter 1 år Kronologisk ordning Tjänsterum Original diarieförs och förvaras i resp. akt

"Förvaltningen informerar" Gallras efter 1 år Kronologisk ordning Tjänsterum Utgörs av kopior av utdrag från nämndprotokollet

Arvodeslista Original till personalenheten

Anslagsbevis Gallras efter

anslagstidens utgång

ALLMÄN ADMINISTRATION

Diariet, möteshandlingar exkl nämndhandlingar,

Skrivelser/handlingar av ringa värde, registreras ej Gallras vid inaktualitet

Kronologisk ordning Tjänsterum T. ex. reklam, kursinbjudningar som inte rör

verksamheten Skrivelser/handlingar som ej utgör del av ärende,

registreras som enstaka handlingar

Gallras efter 1år Nummerordning/år Registrator Skrivelser/handlingar, viktiga för verksamheten och

som ska besvaras och /eller leder till ett nämndärende, registreras som ärende

BEVARAS Dpl-ordning/år Aktskåp,

registrator

Omgående Se Diarie- förda äreden

T.ex. förfrågningsunderlag, upplåtelse av platsmark, arrendeavtal

E-post (hanteras som ovan under skrivelser/handlingar)

Gallras vid inaktualitet, dock senast efter 2 år

Kronologisk ordning E-post som behöver sparas i mer än 2 år, ska förvaras på

annan plats. Om skrivelsen ska diarieföras tas den ut på papper och lämnas till registrator.

Diariet

Diarieförda ärenden BEVARAS Diarieplansordning/år Aktskåp kansliet Efter avslut Efter 5 år

Ärendekort BEVARAS Pappersuttag ur diariesystemet, sorteras in i resp. akt

efter avslut

Diarium, digitalt medium Gallras vid

inaktualitet, dock ej förrän diarielistor och ärendekort tagits ut på papper

Kronologisk

Diarieplan, papper Se anm. Tjänsterum Ett exemplar av varje nyupprättad version diarieförs på

kansliet

Diarielista BEVARAS Ärendenummer-

ordning/år

Närarkiv Omgående Efter 5 år Tas ut på papper före leverans till stadsarkivet. Förvaras i resp. års första arkivbox.

gallras

Anmärkning

Giltig från 1 januari 2011, reviderat 2013-11-12

(2)

Diarielista BEVARAS Diarieplansordning/år Närarkiv Omgående Efter 5 år Tas ut på papper före leverans till stadsarkivet. Förvaras i resp. års första arkivbox.

Systemdokumentation, diariesystem Gallras vid byte av system

Tjänsterum Förvaras hos systemansvarig

Särskilda handlingstyper

Enkäter samt svar Ärendekort

BEVARAS, övriga handlingar gallras efter 1 år

Kronologisk ordning enligt ärendekortet

Aktskåp Se Diarie-

förda äreden

Diarieförs, samlingsnummer årsvis, dpl 009.

Enkäter av ringa värde, ej besvarade Gallras omgående Minnesanteckningar från möten med olika grupper,

original

Gallras vid inaktualitet

Kronologisk ordning Resp. tjänsterum

TEKNIK

FASTIGHETSFÖRVALTNING

Drift och skötsel av byggnader

Upphandlingar (förfrågningsunderlag, anbud, öppningsprototkoll, tilldelningsbeslut m.m.)

BEVARAS Dpl-ordning Arkivskåp Se Diarie-

förda äreden

Avser samtliga upphandlingar inom verksamheten;

diarieförs.

Ej antagna anbud Gallras 2 år efter

beslut

Närarkiv Förvaras åtskilt från akten; märk handlingarna med

diarienummer och gallringsår.

Underhållsplaner, digitala Gallras när nästa

plan upprättas

Årsvis Dator hos

handläggare Beställningar/tilläggstjänster (efter felanmälan) Gallras vid

inaktualitet

Kronologisk ordning Handläggare Felanmälanstatistik från entreprenörer Gallras vid

inaktualitet

Kronologisk ordning per entreprenör

Handläggare

Utryckningsrapporter Gallras i samband

med kontroll av fakturan

Kronologisk ordning Dator hos hand- läggare Förteckning över utlånade nycklar Gallras vid

inaktualitet

Kronologisk ordning Dator hos hand- läggare

Nyckel- och kortkvittenser Gallras när nyckel

resp, kort återlämnas

Kronologisk ordning Pärm hos handläggare

Passerkortsystem, digitalt Gallras vid

inaktualitet

Alfabetisk ordning Handläggare

Hyreshantering

Hyreshantering, digitalt system Gallras vid inaktualitet

Kronologisk ordning Dator hos hand- läggare

gallras

Administration

Hyreskontrakt, aktuella Gallras 1 år efter

avflytt

Fastighetsordning samt alfabetisk ordning per hyresgäst inom resp fastighet

Arkivskåp hos handläggare

Vid avflytt sorteras avtalen kronologiskt för att underlätta framtida gallring

Besiktningsprotokoll, lägenheter Gallras när nytt protokoll upprättats

Fastighetsordning Pärm hos handläggare

Register över bostäder Gallras vid

inaktualitet

(3)

Register över seniorboenden Gallras vid inaktualitet Myndighetsbesiktningar

Besiktningsprotokoll och intyg Gallras vid inaktualitet

Pärm per fastighet Pärm hos handläggare

OVK, el, hissar, tryckkärl, oljetankar, brandtillsyn m.m.

Handlingar rörande fastigheter Gallras vid inaktualitet

Pärm per fastighet Pärm hos handläggare

T.ex. fettavskiljning, energideklarationer, elrevision

Radon

Avläsningsrapporter från mätningar av kommunens fastigheter

BEVARAS Kronologisk ordning enligt ärendekortet

Arkivskåp Se Diarie-

förda äreden

Diarieförs på samlingsnummer/år

GATOR, VÄGAR OCH TRAFIK

Kopior hos handläggare rensas vid behov

Planer och utredningar BEVARAS Diarieplansordning Arkivskåp Se Diarie-

förda äreden

Diarieförs

Förordnande av kommunal parkeringsvakt BEVARAS Diarieplansordning Arkivskåp Se Diarie-

förda äreden

Diarieförs Register över förordnade parkeringsvakter Gallras vid

inaktualitet

Alfabetisk ordning Dator hos handläggare Beslut om lokala trafikföreskrifter, tillfälliga

trafikföreskrifter och upphävande av beslut

Arkivskåp Diarieförs på samlingsnummer/år, utgör trafikliggare

Broliggare med uppgift om byggnadsår, reparationer, besiktningar m.m.

BEVARAS Kronologisk ordning Arkivskåp Efter fullteck-

nande

Pärm med register och handlingar Ansökan och beslut om boendeparkering och

nyttoparkering

Gallras efter 1 år Alfabetisk ordning Tjänsterum Ansökan och beslut om parkeringstillstånd för

rörelsehindrade

Gallras 1 år efter utgången giltighetstid

Alfabetisk ordning Arkivskåp i tjänsterum

Delegeringsbeslut, anmäls i nämnd Obs! Sekretess

Schaktingstillstånd med bilagor BEVARAS Kronologisk ordning

enligt ärendekortet

förda äreden

Diarieförs/samlingsnummer/år Skrotbilar (skrivelse till fordonsägare eller Svensk

Bevakningstjänst, utredning frpn Svensk Bevakningstjänst)

förda äreden

Diarieförs/samlingsnummer/år

Händelserapporter från Polisen Gallras vid inaktualitet

Per område Pärm hos hand-

läggare Drift- och skötselavtal med entreprenörer, inkl.

förlängningar och utökningar

BEVARAS Diarieplansordning Arkivskåp Se Diarie-

förda äreden

Diarieförs

Dagvattenutredningar etc. BEVARAS Diarieplansordning Arkivskåp Se Diarie-

förda äreden

Diarieförs

gallras

Administration

INVESTERINGSPROJEKTERING

Projekthandlingar BEVARAS Per projekt Dator eller pärmar Se Diarie-

förda äreden

Rensas före arkivering.

Byggmötesprotokoll Korrespondens Intyg

Ritningar M fl handlingar

(4)

MARKFÖRVALTNING

Handlingar i ärenden rörande upplåtelser och överlåtelser

Diarieförs; ange även fastighetsbeteckning vid diarieföring Upplåtelseavtal, överlåtelseavtal,

nyttjanderättsavtal,servitutsavtal, inskrivningsbevis och/eller lantmäterihandlingar samt

fastighetsregleringar

BEVARAS Diarieplansordning Aktskåp Se Diarie-

förda äreden

Diarieförs.Vid försäljning lämnas original till ny ägare och kopior läggs i akten.

Handlingar rörande tillfälliga upplåtelser BEVARAS Diarieplansordning Aktskåp Se Diarie-

förda äreden

Diarieförs Handlingar i ärenden rörande arrenden (gäller dock

ej båtklubbsarrenden)

Bildar arrendeakter Arrendeavtal BEVARAS Fastighetsordning Dokumentskåp i

närarkiv

Se Diarie- förda äreden

Diarieförs Övriga handlingar, t.ex. skriftväxling Gallras när resp.

avtal upphört att gälla

Fastighetsordning Pärm /dator hos handläggare

Avtal om upplåtelse av jakt ( jaktarrenden) BEVARAS Diarieplansordning Aktskåp Se Diarie-

förda äreden

Diarieförs Fastighetsdeklarationer och fastighetstaxeringar

med ev. skriftväxling

Gallras efter 6 år Fastighetsordning Pärmar i närarkiv

Handlingar rörande samfällighetsföreningar (kallelser, årsmötesprotokoll, skriftväxling)

Föreningsvis Pärm i tjänsterum

Tomt- och småhuskön

Ansökan med bilagor samt faktureringsunderlag, skriftväxling

Alfabetisk ordning Aktuella i pärm i tjänsterum

Ansökan registreras i diariesystem

gallras

Anmärkning Register över sökande till tomt- och småhuskön Gallras vid

inaktualitet

Kronologisk ordning Dator Word-dokument

PARKER, GRÖNOMRÅDEN, SKOGSVÅRD

Trädinventeringar BEVARAS Diarieplansordning Aktskåp Se Diarie-

förda äreden

Diarieförs

Planer och utredningar BEVARAS Diarieplansordning Aktskåp Se Diarie-

förda äreden

Diarieförs Drift- och skötselavtal med entreprenörer, inkl

förlängningar och utökningar

förda äreden

Diarieförs Skrivelser inkl mejl med anledning av brister i

entreprenörens åtaganden, rutinpåpekanden (gäller även e-post)

Gallras efter åtgärd Viktiga skrivelser diarieförs.

Arrendeavtal Se avsnittet Markförvaltning

Informationsbroschyr BEVARAS Kronologisk ordning Omgående Ett exemplar bevaras på stadsarkivet

Övriga handlingar rörande naturreservat Gallras vid inaktualitet

Kronologisk ordning Pärm och dator hos handläggre Lekplatser och lekmaterial

Beställning via fax till leverantör Gallras omgående

(5)

Besiktningsprotokoll, lekplatser Gallras efter 1 år Kronologisk ordning Pärm hos handläggare

SMÅBÅTSHAMNAR, KAJER OCH

BÅTPLATSER

Hamnordning BEVARAS Diarieplansordning Aktskåp Se Diarie-

förda äreden

Diarieförs; beslutas i kommunfullmäktige Ansökan och beslut eller uppsägning av båtplats BEVARAS Kronologisk ordning

enligt ärendekortet

Aktskåp Se Diarie-

förda äreden

Diarieförs - samlingsnummer/år

Avtal, småbåtsplatser Gallras när nytt avtal

upprättas

Alfabetisk ordning/kund Pärm hos handläggare Register över båtplatser (excel) Gallras vid

inaktualitet

Kronologisk ordning Dator hos handläggare

Uppdateras kontinuerligt

Arrendeavtal för båtklubbar BEVARAS Diarieplansordning Aktskåp Se Diarie-

förda äreden

Diarieförs. Delegeringsbeslut, exkl avtal längre än 5 år som beslutas i nämnd

Kajplatavtal Gallras när nytt avtal

upprättas

Alfabetisk ordning per kund

Pärm med register i närarkiv

Handlingsregistreras. Delegeringsbeslut, exkl avtal längre än 5 år som beslutas i nämnd

gallras

Anmärkning

UPPLÅTELSE AV ALLMÄN PLATSMARK

Torghandelstillstånd, loppmarknader och andra evenemang

Torghandelsstadga BEVARAS Diarieplansordning Aktskåp Se Diarie-

förda äreden

Diarieförs; beslutas i kommunfullmäktige Ansökan/remiss från polisen samt beslut inkl

tillstånd från polisen

Aktskåp Se Diarie-

förda äreden

Diarieförs på samlingsnummer/år. Tillstånd till sökande

Beslut/förteckning över beviljade torghandelstillstånd BEVARAS Delegeringsbeslut, anmäls i nämnd, diarieförs

FRITID

Föreningsbidrag

Ansökan med bilagor, lokal- drift- och aktivitetsbidrag samt beslut

förda äreden

Diarieförs på samlingsnummer/år. Delegeringsbeslut

Register, digitalt medium (FRI) Gallrasvid inaktualitet Kronologisk ordning Dator Förs löpande

Föreningarnas års- och verksamhetsberättelser BEVARAS Alfabetisk ordning/förening

Närarkiv Efter 5 år Ska sändas in, enligt bidragsnormen

Drift- och skötselavtal med entreprenörer, inkl förlängningar och utökningar

förda äreden

Diarieförs

KULTUR

Allmän kulturell verksamhet

Handlingar rörande kulturstipender BEVARAS Diarieplansordning Aktskåp Efter 5 år Diarieförs

Verksamhetsberättelser BEVARAS Diarieplansordning Aktskåp Efter 5 år Diarieförs

Konstregister, digitalt BEVARAS

Bibliotek

Beståndsregister, utttag BEVARAS Kronologisk ordning Omgående Omgående Ett uttag till fil vart 5:e år med början 2010

(6)

Beståndsregister, digitalt medium Gallras vid inaktualitet, se anm ovan.

Förteckning över tidskrifer och dagstidningar BEVARAS Kronologisk ordning Omgående Efter 5 år Ett exemplar av varje version bevaras

Förteckning över prenumeration av databaser BEVARAS Kronologisk ordning Omgående Efter 5 år

Register över lån per person Gallras vid inaktualitet

Kronologisk ordning Sker med automatik, vid återlämning

Register över lånekortsinnehavare Gallras efter 4 år om kortet ej aktiverats

Alfabetisk ordning Dator

Krav till låntagare Gallras vid

inaktualitet

Digital rutin

gallras

Anmärkning Kvitton ang. internationella boklån (IB) Gallras vid

återlämning Kvitton från kassaapparat (kassarulle) Gallras efter 2 år,

under förutsättning att sammanställning görs

Kronologisk ordning

Sammanställning av kvitton från kassaapparat veckovis samt månadsvis, kopia

Gallras efter 2 år Kronologisk ordning Tjänsterum Original av månadssammanställningen skickas till ekonomienheten

Sammanställning av kvitton, årsvis BEVARAS Utgör bilaga till verksamhetsberättelsen

Sambindningslistor (inköps-och beställningslistor) Gallras vid inaktualitet

Kronologisk ordning, 2 ggr per månad

Följesedlar (avs biblioteksbeställningar) Gallras efter avprickning Informationsbroschyrer, program, affischer o. likn.

som ges ut av biblioteket

BEVARAS Kronologisk ordning Tjänsterum Omgående Efter 5 år

Verksamhetsberättelser BEVARAS Kronologisk ordning/år Tjänsterum Efter 5 år

Statistik Ingår i verksamhetsberättelserna

Underag för statistik Gallras vid

inaktualitet

Hemsida Gallras vid

inaktualitet, se anm.

Tas ut på papper centralt Budgethandlingar med verksamhetsplaner Gallras vid

inaktualitet Arbetsmiljöhandlingar (arbetsmaterial) Gallras vid inaktualitet

Larnmrapporter Gallras vid

inaktualitet Handlingar rörande bibliotekets säkerhet Gallras vid inaktualitet

Uppdateras kontinuerligt

Avtal med dataleverantörer, original BEVARAS Kronologisk ordning Efter

upphörande

Avtal, kopia Gallras vid

inaktualitet

APT-protokoll Gallras efter 1 år Kronologisk ordning Tjänsterum