HansaWorld SMB
Integrerat ekonomi-, CRM- och ERP-system för Macintosh, Windows, Linux och
PocketPC 2002
Modulen Redovisning
Inställningar, Verifikat, Simuleringar, Kontoavstämning, Konton, Budget, Prognos, Ingående saldon, Underhåll, Dokument, Rapporter, Importer och Exporter
© 2003 Hansa Business Solutions, London, England
All rights reserved
4.0 2003-09-01
HansaWorld SMB innehåller antal kraftfulla ekonomi-, CRM- och ERP- system för Windows, Macintosh, Linux och PocketPC2002.
HansaWorld SMB har utformats för att göra din administration och bokföring så enkelt och effektiv som möjligt.
Oavsett plattform fungerar programmet på samma sätt. Manualen beskriver och illustrerar de områden där plattformarna skiljer sig åt. Övriga illustra- tioner är hämtade från Macintosh-versionen.
Text inom raka parenteser – [Spara], [Avbryt] – refererar till knappar på bild- skärmen.
Hur manualerna är organiserade
Introduktion Innehåller kapitlen Introduktion och installation, Gränssnitt, Konteringsprinciper, Börja arbeta, Kunder, Artiklar och priser samt modulen System (separerade på
vår hemsida).
Fakturering Fakturor, inbetalningar och kundreskontra Leverantör Leverantörsfakturor, utbetalningar och leverantörsreskontra
Redovisning Grundläggande bokföring. Verifikat och budget Valutor Flervaluta i alla moduler
Order Säljordrar och leveranser. Fakturor från ordrar Inköpsorder Inköpsordrar, inleveranser och inköpspriser Varulager Utleveranser, inleveranser och lagertransaktioner Inventarier Kontering, avskrivningar, omvärderingar Utlägg Betalningar till och från anställda Offerter Skicka offerter, återkoppling, rapporter
Avtal Fakturera periodvis, förnya avtal, avtal från fakturor Tidsredovisning Projektstyrning, tidsregistrering, budgetering och
offerering
Serviceorder Hantering av servicelager, fakturering och garantier.
CRM Kontakt- och tidsstyrning. Aktiviteter, agendan och kalendern för att registrera och titta på bokningar i en daglig eller månatlig dagbok eller kalender. Kontakt- personer. Kundbrev och mailshots. Tidsmål.
E-post Intern e-post, extern e-post, konferenser, chat
Butik Kassasystem
Innehåll
Förord ...II
Hur manualerna är organiserade
...IIIModulen Redovisning ... 9
Inställningar ...9
Introduktion... 9
Automatkonteringar ... 9
Skapa en ny automatkontering... 10
Exempel ... 12
Skapa en ny automatkontering från en redan befintlig ... 16
Förändra en automatkontering ... 16
Radera en Automatkontering ... 16
Budgetnycklar... 17
Försystem... 18
Kontoklasser... 20
Kontokoder ... 21
Kontoöverföring ... 22
Inställningen Kontoöverföring... 22
Underhållsfunktionen Kontoöverföring ... 25
Exempel ... 27
Momskoder... 28
Flik A ... 29
Flik B ... 31
Nummerserier - verifikat ... 31
Nummerserier - Simuleringar ... 32
Objektskontroll... 32
Assisterad objektsregistrering ... 34
Objekttyper ... 35
Skapa en objekttyp... 36
Ta bort en objekttyp ... 36
Periodiseringar ... 37
Inställningen Periodiseringar ... 37
Underhållsfunktionen Skapa periodiseringsverifikat... 40
Rapportinställningar ... 43
Valuta vinster/förluster... 45
Verifikatinställningar ... 45
Redovisning - Inställningar - Introduktion
Registret Verifikat ... 48
Registrera ett verifikat...49
Posthuvud...50
Nedre delen ...51
Registrera ett verifikat - exempel ... 59
Korrigering av verifikat ... 61
Menyn Funktioner ... 65
Balansera ...65
Byt Debet_Kredit ...65
Ändringsmarkering ...65
Korrektionsmarkering ...65
Beräkningsfält...66
Byt tecken...66
Öppna post från försystem ...66
Uppdatera växelkurser ...66
Registret Simuleringar... 67
Menyn Funktioner ... 69
Bokför ...69
Balansera ...69
Registret Kontoavstämning ... 70
Registret Konton ... 73
Registret Objekt ... 73
Registret Budget ... 74
Uppläggning av Budget... 74
Inspektera eller förändra budget ... 78
Utskrift av budgetdefinitioner... 79
Registret Prognos ... 80
Registret Ingående saldon (Ingående balanser) ... 82
Underhåll... 84
Introduktion... 84
Budget, Prognos ... 84
Kontoöverföring ... 84
Omvärdering av basvaluta 2 ... 85
Skapa periodiseringsverifikat ... 85
Valuta vinster/förluster ... 85
Dokument ...86
Introduktion... 86
Momsrapport ... 87
Utformning av dokumentet Momsrapport ... 87
Utskrift av dokumentet Momsrapport ... 91
Verifikat, Simuleringar ... 91
Rapporter...93
Introduktion... 93
Rapportdefinitioner i modulen Redovisning... 94
Nedbrytbara rapporter ... 94
Menyn Funktioner ... 95
Balansräkning... 96
Definiera en balansräkning... 96
Skriv ut en balansräkning ... 101
Bokföringsunderlag, försystem... 105
Budgetjournal ... 107
Dagliga balanser... 108
Grundbok... 109
Huvudbok ... 112
Posthuvud ... 113
Delfönster 1... 114
Delfönster 2... 118
Ingående saldo journal ... 119
Kontoavstämning... 120
Korrektionslista ... 122
Korresponderande konton... 123
Kursdifferenser basvalutor ... 124
Kursdifferenser valutakonto... 124
Kursdifferenser flervalutakonton... 124
Likviditetsprognos... 124
Momsrapport ... 127
Definition av momsrapporten ... 128
Utskrift av momsrapporten ... 129
Momskodsstatistik ... 130
Nyckeltal ... 131
Definition av nycketalsrapport ... 132
Utskrift av nyckeltalsrapporten ... 135
Objektresultat ... 137
Redovisning - Inställningar - Introduktion
Objekt/antal ... 139
Prognosjournal ... 142
Resultaträkning ... 143
Definition av Resultaträkningen ...143
Utskrift av resultaträkning ...143
Råbalans ... 147
Råbalans D/K ... 150
Råbalans D/K (årsbokslut) ... 153
Skapa periodiseringsverifikat ... 153
Testa korresponderingsregler ... 154
Importer... 156
Introduktion... 156
Transaktionsrader ... 156
SIE (Svensk standard för import/export)... 156
Exporter ... 157
Introduktion... 157
Månadssaldon ... 157
Månatlig resultaträkning ... 159
Nyckeltal... 161
Objektsaldon ... 163
Råbalans ... 164
SIE (Svensk standard för import/export)... 166
Verifikat ... 168
Redovisning - Inställningar - Introduktion
Modulen Redovisning
Modulen Redovisning är ditt verktyg för löpande redovisning, rapportering, budgetering, prognostisering och analyser.
Inställningar
Introduktion
Modulen Redovisning har följande inställningar.
För att kontrollera eller förändra en inställning, säkerställ att du befinner dig i modulen Redovisning genom att använda menyn Moduler. Klicka sedan på [Inställningar] i Huvudmenyn eller välj ‘Inställningar’ från menyn Arkiv.
Listfönstret som visas ovan öppnas. Dubbelklicka på den inställningen som du vill titta på.
Automatkonteringar
Automatkonteringar kan du använda för att förenkla registreringen av verifikat, leverantörsfakturor och kundfakturor.
Om du ofta registrerar samma typ av kontering, kan du skapa en automat- kontering som innehåller konteringens kombination av kontonummer eller belopp. Nästa gång du ska registrera konteringen kan du istället välja den automatiska funktionen. Funktionen skapar en redan klar kontering, förutom
konteringar kan både spara arbete och säkerställa att rätt konton och objekt används varje gång.
Skapa en ny automatkontering
Dubbelklicka på ‘Automatkonteringar’ i listfönstret ‘Inställningar’. En lista med redan existerande automatkonteringar kommer att visas. Klicka på [Ny] i knappraden. När automatkonteringen har registreras används [Spara] för att spara ändringarna. För att stänga fönstret klickar du i stängningsrutan och för att stänga bläddrafönstret klickar du i stängningsrutan igen.
Kod Det här är koden som identifierar den här specifika automatkonteringen. Koden kan innehålla upp till sex alfanumeriska tecken. Varje automatkontering måste ha en unik kod, och koden får inte vara samma som något konto som finns i kontoplanen.
När du registrerar ett verifikat kan du istället för att ange ett konto ange de här koden för att tala om att automatkonteringen ska användas.
Redovisning - Inställningar - Automatkonteringar
Namn Tilldela automatkonteringen ett beskrivande namn, t.ex.
‘Försäljning inklusive moms’. Namnet kommer att visas i fönstret ‘Automatkonteringar: Bläddra’.
Konto Klistra in Special Registret Konton, modulen Redovisning/System
Ange de kontonumren som konteringen ska innehålla, ett konto per rad.
En stege (#) kan registreras i det här fältet för att tala om att konto, radtext och belopp ska kopieras från den inledande raden i verifikatet, i vilken automatkonteringen används.
Utropstecknet (!) kan användas i det här fältet för att tala om att föregående rad ska skrivas över med resultatet av automatkonteringen. Se följande exempel för att få en detaljerad beskrivning över hur det här fungerar.
Du kan länka en automatkontering till ett kontonummer, vilket innebär att när kontot används på ett verifikat kommer automatkonteringen att automatiskt att klistras in på följande rader.
Objekt Klistra in Special Inställningen Objekt, modulen Redovisning/System
Här anger du vilka objekt som ska finnas med på konteringen (objekt och objekttyper beskrivs i sin helhet i kapitlet ‘Modulen System’ i manualen Introduktion).
Du kan även här ange #-tecken för att kopiera objekten från den inledande raden.
Radtext Text som beskriver varje kontering kan anges i det här fältet. Du kan även ange ett #-tecken för att kopiera texten från den inledande raden.
Samma sida, Motsatt sida
Här kan ett fast belopp registreras (t.ex. en lön eller en hyra). Du kan även ange ett procenttal med ett % -tecken bakom (t.ex. 30%). Automatkonteringen kommer sedan att göra en procentuell beräkning på beloppet angivet på föregående rad i verifikatet. Om du anger ett procenttal med dubbla procenttecken (t.ex. 30%%) kommer
kolumn som originalbeloppet. Om procentsatsen anges i fältet Motsatt sida kommer det beräknade beloppet att läggas i den motsatta kolumnen.
Du kan balansera alla tidigare rader i verifikatet genom att ange ett likamedstecken (=) i antingen fältet Samma sida eller Motsatt sida.
Mkod Klistra in Special Inställningen Momskoder, modulen Redovisning.
Ange en momskod som ska klistras in på verifikat- raderna.
Exempel
I följande exempel visas en automatkontering som fördelar ett belopp över fyra olika objekt enligt olika procentsatser. Den kan användas för att t.ex.
fördela en kostnad över fyra olika avdelningar.
Första raden innehåller ett utropstecken i kontofältet och en procentsats i fältet Samma sida. Utropstecknet talar om att när automatkonteringen används i verifikatet ska beloppet som angivits i verifikatet skrivas över med
Redovisning - Inställningar - Automatkonteringar
talet som finns specificerat i automatkonteringen (i det här fallet en procent- sats av originalbeloppet).
Talet kommer att skrivas på samma sida (debet eller kredit) som originalet, eftersom procentsatsen har blivit angiven i fältet Samma sida på automat- konteringen. Med andra ord kommer alltså originalbeloppet att minskas till 90 %. Det angivna objektet kommer att klistras in i objektfältet på verifikat- raden och radtexten kommer fortfarande att stå kvar.
Även den andra raden i automatkonteringen kommer att beräkna procent av originalbeloppet från verifikatet, på samma sida (debet eller kredit) som originalet fast på nästa rad. #-tecknet i konto- och radtextfältet gör så att kontot och radtexten som finns i originalraden även klistras in på denna rad och den kommer dessutom kommer att innehålla objektet ”AVD2” i objekt- fältet. Den tredje och fjärde raden kommer att beräknas på ett liknande sätt, på nya rader i verifikatet fast med olika objekt och med olika procent av originalbeloppet.
Den femte raden beräknar moms på originalbeloppet med standardvärdet på 25 % och placerar resultatet på samma sida (debet eller kredit) som originalbeloppet och på en ny rad i verifikatet. Momsen konteras mot ett momskonto.
Den slutliga raden i automatkonteringen innehåller ett kontonummer och ett likamedtecken (=) i fältet Motsatt sida. Det betyder att summan av de ovan- stående raderna ska konteras mot det angivna Kontot. Summan kommer att klistras in på den motsatta sidan (debet eller kredit) av originalbeloppet eftersom likamedtecknet är angivet i fältet Motsatt sida.
När själva verifikatet ska skapas ska du börja med att ange kontonumret för den relevanta kostnadskategorin och beloppet exklusive moms. På den andra raden ska du sedan fylla i automatkonteringens kod i kontofältet.
Redovisning - Inställningar - Automatkonteringar
Tryck på Enter. Automatkonteringen fylls i av Hansa och beloppen beräknas enligt följande—
Automatkonteringen som visas i exemplet är gjord för att användas i redovisningen och är därför dubbelsidig för att skapa ett balanserat verifikat.
Det kan vara så att många av de huvudsakliga kostnaderna kommer att registreras från leverantörsfakturorna i modulen Leverantör. Precis som i exemplet ovanför kan koden för en automatkontering även anges i kontofältet på en leverantörsfaktura, för att fördela kostnaden över flera avdelningar.
Men automatkonteringen som ska användas på leverantörsfakturor ska vara ensidig, den ska inte ha den slutliga raden som balanserar beloppen.
När verifikatet från en leverantörsfaktura skapas i bokföringen kommer sum- man som vanligt att automatiskt balanseras mot kontot för leverantörsskulder.
Bankkontot konteras när leverantörsfakturan blir betalad. Automatkontering- ar som används i leverantörsfakturor ska heller inte innehålla en beräkning av moms, eftersom den beräknas med hjälp av de angivna momskoderna.
Ensidiga automatkonteringar kan även användas i kontofältet på kundfaktura- rader.
Skapa en ny automatkontering från en redan befintlig 1. Dubbelklicka på ‘Automatkonteringar’ i listfönstret ‘Inställningar’
Fönstret ‘Automatkonteringar: Bläddra’ öppnas och visar befintliga automatkonteringar
2. Klicka på automatkonteringen som du vill kopiera och klicka på knappen [Kopia] i knappraden. Alternativt, dubbelklicka på en redan befintlig automatkontering och när den är öppen, klicka på [Kopia]. En kopia av den valda automatkonteringen kommer att visas i fönstret. I fönstrets namnlist visas ‘Automatkonteringar: Ny post’ vilket indikerar att en ny post har blivit skapad men ännu inte har blivit sparad.
3. Förändra och lägg till information i automatkonteringen på det vanliga sättet. Den nya automatkonteringen måste få en ny och unik kod.
4. Spara automatkonteringen genom att klicka på [Spara] eller klicka på [Avbryt] för att avbryta utan att spara den nya posten. Stäng fönstret genom att klicka i stängningsrutan.
Förändra en automatkontering
1. Dubbelklicka på ‘Automatkonteringar’ i listfönstret ‘Inställningar’.
Fönstret ‘Automatkonteringar: Bläddra’ öppnas, innehållande en lista med de automatkonteringar som du redan har definierat.
2. Leta reda på den automatkontering som du behöver ändra. Vid behov kan du ange koden för automatkonteringen i sökrutan högst upp till höger och sedan trycka på Retur.
3. Dubbelklicka på raden eller tryck på Retur.
Automatkonteringen öppnas i fönstret ‘Automatkonteringar: Inspektera’.
4. Förändra och lägg till information i automatkonteringen på det vanliga sättet.
5. Spara förändringarna genom att klicka på [Spara] eller avbryt utan att spara genom att klicka på [Avbryt]. Stäng fönstret genom att klicka i stängningsrutan.
Radera en Automatkontering
1. Dubbelklicka på ‘Automatkonteringar’ i listfönstret ‘Inställningar’
Fönstret ‘Automatkonteringar: Bläddra’ öppnas.
2. Leta reda på Automatkonteringen som du är intresserad av, vid behov använd sökrutan högst upp.
Redovisning - Inställningar - Budgetnycklar
3. Dubbelklicka på raden eller tryck på Enter. Automatkonteringen öppnas i fönstret ‘Automatkonteringar: Inspektera’.
4. Välj ‘Radera’ från menyn Post. Automatkonteringen är permanent borttagen. Föregående Automatkontering i listan visas i fönstret.
5. Klicka i stängningsrutan för att stänga fönstret.
Tänk på
Du kan inte ångra raderingen av en automatkontering
Budgetnycklar
Budgetnycklar är ett av verktygen som finns tillgängliga i Hansa för att förenkla beräkningen av budgetar. Budgetnycklarna används för att fördela en årlig budget månadsvis.
Antag att t.ex. alla månader är budgeterade att ge samma saldo utom juni, juli och augusti, som bara beräknas ge hälften. Du kan då ange nyckelvärdet 1 för var och en av de tre sommarmånaderna och 2 för övriga månader. Summan kommer att bli 21, som motsvarar det årliga saldot.
Om summan av budgetnyckeln blir 100, kommer varje månad i praktiken att vara procentdelar av årssaldot. Det går att arbeta med procentsatser som nyckelvärden, men det är inte nödvändigt. Om du börjar att räkna månads- värdena i procent av året och sedan måste ändra ett månadsvärde i efterhand, blir årssumman inte längre 100.
Budgetnycklar ska definieras på ett sådant sätt så att de passar ihop med dina budgetmetoder. Om du t.ex. vill bryta ner dina årliga budgetsiffror till kvart- alsvisa totaler ska du ange fyra rader i budgetnyckeln, en för varje kvartal.
Om du vill arbeta med månadstotaler ska varje nyckel ha tolv rader o.s.v.
I beskrivningen av registret Budget senare i det här kapitlet, kan du se hur budgetnycklar används för att beräkna budget.
För att skapa en budgetnyckel, dubbelklicka på ‘Budgetnycklar’ i listfönstret
‘Inställningar’. Öppna sedan fönstret ‘Budgetnycklar: Ny post’ genom att klicka på knappen [Ny].
När du har registrerat budgetnyckeln, spara den genom att klicka på [Spara] i knappraden och klicka sedan i stängningsrutan för att stänga fönstret. Klicka i
Kod Det här är en kod som identifierar budgetnyckeln när den används i budgeteringen. Både bokstäver och siffror är tillåtna, men endast versala bokstäver kan användas.
Benämning Ge nyckeln ett beskrivande namn, t.ex. ”Försäljning”.
Namnet kommer att visas i fönstret ‘Bugetnycklar:
Bläddra’. Förslagsvis borde namnet även innehålla en referens till antalet perioder (d.v.s. antalet rader som har använts i matrisen, vanligtvis 12 för månatliga perioder eller fyra för kvartala perioder). Det kommer att hjälpa dig när du registrerar budgetposter, eftersom de ska ha samma antal perioder som budgetnyckeln.
Summa Hansa kommer att fylla i det här fältet automatisk med summan av månadernas eller kvartalens nyckelvärde.
Nyckelvärde Här fyller du i nyckelvärdet för varje månad eller kvartal.
Försystem
Med integration mellan Hansas olika moduler menas bl.a. att verifikat kan genereras automatiskt till modulen Redovisning från andra moduler (‘För- system’). T.ex. kan en godkänd faktura från modulen Fakturering generera ett verifikat till modulen Redovisning som debiterar kontot för kundfordringar, krediterar ett försäljningskonto och vid behov ett momskonto.
Den här inställningen kontrollerar när den automatiska genereringen av verifikat ska aktiveras och från vilka försystem. Dubbelklicka på ‘Försystem’
i listfönstret ‘Inställningar’ för att öppna följande fönster—
Redovisning - Inställningar - Försystem
De kryssrutor som är markerade representerar de försystem som kommer att generera verifikat till bokföringen. Använd datumfältet för att ange från vilket datum du vill att det ska skapas verifikat. Fler försystem visas under delfönster 2 och 3.
När du har angivit att ett specifikt försystem ska generera verifikat i modulen Redovisning, kan du göra ett undantag för transaktioner i försystemet som är inom en viss nummerserie. T.ex. om det generellt ska skapas verifikat från fakturor när de godkänns, kan du välja att det inte ska skapas verifikat från fakturor med nummer inom en viss nummerserie. Det här definierar du i in- ställningen Nummerserier i det aktuella försystemet (Nummerserier – fakturor i exemplet). Se avsnittet som beskriver lämpliga nummerserier för ytterligare information.
Den här funktionen är särskilt användbar när Hansa ska ersätta ett annat ekonomisystem. Det är ofta nödvändigt att lägga in ingående saldon för t.ex.
de utestående fakturorna. Fakturor som förs över från det gamla systemets reskontra ska inte uppdatera kontot för kundfordringar vid registrering om de redan finns registrerade som ett ingående saldo, vilket heller inte behöver ske i Hansa.
Därför rekommenderas att rutorna markeras framför de försystem som du vill ska generera verifikat och att ett datum fylls i som är senare än transaktions- dagen för alla dina ingående saldon. Det här säkerställer att gamla fakturor, med transaktionsdag före de ingående saldona, inte genererar verifikat, samt att du inte behöver komma ihåg bort att bocka i kryssrutorna i inställningen
Om du inte vill använda funktionen som automatiskt skapar verifikat, eller om du har glömt att aktivera den, finns rapporten ‘Bokföringsunderlag, försystem’ i modulen Redovisning, som kan användas för att skriva ut alla transaktioner från Försystemen. Den här rapporten kan användas som underlag för att skapa manuella verifikat. Rapporten beskrivs senare i det här kapitlet. I modulen System finns även underhållsfunktionen ‘Skapa verifikat’, som kan användas för att generera sådana verifikat i batchar från för- systemen.
Kontoklasser
Internt tolkar Hansa krediteringar som ett negativt värde som ska tas bort från kontosaldot, medan debiteringar ska läggas till. Därför lagras tillgångar och kostnader som positiva värden medan skulder, eget kapital och intäkter som negativa.
Det interna sättet att räkna är emellertid ofta opraktiskt när man presenterar saldon i rapporter på skärmen eller på papper. Hansa har därför en standard- inställning för visning av saldon, som vänder på en del saldon, t.ex. visas skulder och eget kapital som positiva värden. Eftersom det finns många olika konventioner för hur saldon ska presenteras har du möjlighet att ändra standardinställningen. Det kan hända att du eller företagets revisor har en egen standard, eller att du vill utbyta data med ett annat system som använder en annan konvention än Hansas standardmetod.
Det är inte ovanligt att styrelsen, banken, revisorn eller skattemyndigheterna efterfrågar en annorlunda presentation av företagets siffror. Det kan du lösa enkelt genom att tillfälligt ändra inställningen under Kontoklasser. Inställ- ningen kan ändras när som helst, även mellan utskriften av två rapporter av samma sort.
Öppna fönstret ‘Kontoklasser’ genom att dubbelklicka på ‘Kontoklasser’ i listfönstret ‘Inställningar’.
Redovisning - Inställningar - Kontokoder
Som du kan se innehåller fönstret en uppsättning av kryssrutor. De fem raderna anger de olika kontoklasserna och de tre kolumnerna representerar de olika sammanhangen där siffrorna presenteras.
En ruta med bock i betyder att värdet kommer att presenteras med motsatt tecken jämfört mot det interna räknesättet. En tom ruta betyder att Hansas interna sätt kommer att användas. Internt räknar Hansa alla debiteringar som positiva tal och krediteringar som negativa.
Standardinställningen är att värdena för Tillgångar, Skulder och Eget kapital följer det interna räknesättet, medan Intäkter och Kostnader presenteras med teckenvända värden.
Klicka i kryssrutorna för de värden du vill ändra.
Spara dina ändringar genom att klicka på [Spara] i knappraden eller om du vill återställa allt till utgångsläget, klicka på [Avbryt].
Kontokoder
Kontokoder hjälper till att förhindra att fel konton och objekt registreras i leverantörsfakturor och utlägg. Du kan även använda kontokoder om du inte vill att de anställda ska ha åtkomst/behörighet till registren Konton och Objekt även om de registrerar leverantörsfakturor och utlägg. Att de inte har åtkomst till de här registren betyder att de inte kommer att kunna använda funktionen ‘Klistra in Special’ för att välja konton och objekt.
När du har definierat kortkoderna i inställningen Kontokoder kommer funktionen ‘Klistra in Special’ från fältet Kontokod i en leverantörsfaktura eller i ett utlägg att automatiskt hämta in det korrekta kontot och objektet.
För att lägga till en ny kontokod eller för att förändra en befintlig post, öppna först fönstret ‘Inställningar’ genom att klicka på [Inställningar] i Huvud- menyn eller genom att välja ‘Inställningar’ från menyn Arkiv. Dubbelklicka på ‘Kontokod’ i listan med inställningar. Fönstret ‘Kontokoder: Bläddra’
visas med alla tidigare registrerade kontokoder. Dubbelklicka på en av posterna för att förändra den eller klicka på [Ny] för att skapa en ny. När posten har registrerats klicka på [Spara] för att spara den eller klicka i stängningsrutan och välj att spara ändringarna. Klicka stängningsrutan om du vill stänga utan att spara.
Kod Ange en unik kod som kontokoden ska identifieras med.
Du kan använda upp till fem tecken.
Kommentar Ge kortkoden ett namn som kommer att visas i fönstret
‘Kontokoder: Bläddra’ och i fönstret ‘Klistra in’.
Konto Klistra in Special Registret Konton, modulen Redovisning/System
Här ska du ange vilket konto som ska hämtas in till leverantörsfakturan eller utlägget när kontokoden används.
O)bjekt Klistra in Special Registret Objekt, modulen Redovisning/System
Här ska du ange vilket objekt som ska hämtas in till leverantörsfakturan eller utlägget när kontokoden används. Ett flertal objekt kan anges, separerade med kommatecken.
Kontoöverföring
Den här inställningen används i kombination med underhållsfunktionen
‘Kontoöverföring’ för att flytta saldon från ett konto till ett annat eller för att flytta saldon till ett konto från ett intervall av andra konton.
Inställningen används för att definiera ett antal regler för hur underhålls- funktionen ska utföras. Det här betyder att varje regeluppsättning definieras en gång, men kan användas ett obegränsat antal gånger. När en konto- överföring är definierad kommer underhållsfunktionen använda den för att skapa nya simuleringar eller verifikat innehållande nödvändiga konteringar.
Inställningen Kontoöverföring
För att lägga till en ny post i inställningen Kontoöverföring eller för att förändra en befintlig post, öppna först fönstret ‘Inställningar’ genom att klicka på [Inställningar] i Huvudmenyn eller genom att välja ‘Inställningar’
från menyn Arkiv. Dubbelklicka på ‘Kontoöverföring’ i listan med
Redovisning - Inställningar - Kontoöverföring
inställningar. Fönstret ‘Kontoöverföringar: Bläddra’ visas med alla tidigare registrerade kontoöverföringar. Dubbelklicka på en av posterna för att förändra den eller klicka på [Ny] för att skapa en ny. När posten har registrerats klicka på [Spara] för att spara den eller klicka i stängningsrutan och välj att spara ändringarna. Klicka stängningsrutan om du vill stänga utan att spara.
Kod Ange en unik kod som kontoöverföringen ska
identifieras med.
Skapa Använd de här alternativen för att avgöra om underhållsfunktionen ‘Kontoöverföring’ ska skapa simuleringar eller verifikat.
Om en simulering skapas kan den kontrolleras innan den konverteras till ett verifikat med funktionen ‘Bokför’, som hittas under menyn Funktioner när du befinner dig i bläddrafönstret för simuleringar.
Nr. serie Du kan specificera att verifikatet eller simuleringen som skapas med underhållsfunktionen ‘Kontoöverföring’ ska använda en specifik nummerserie från inställningen Nummerserier - verifikat eller Nummerserier – simuler- ingar. För att göra det här, ange här det första numret ur en av de definierade serierna. Om ingenting anges här kommer underhållsfunktionen att använda den första giltiga nummerserien i inställningen. Om numret som anges här inte ingår i någon av de giltiga serierna kommer underhållsfunktionen inte att skapa några sim- uleringar eller verifikat. Det här kommer främst att uppstå om nummerserierna är kopplade till en specifik period som tar slut, t.ex. ett kalenderår.
Tänk på
Var noggrann med att specificera en giltig nummerserie annars kommer inga simuleringar eller verifikat att skapas.
Kommentar Ange ett namn för kontoöverföringsposten som kommer att visas i fönstret ‘Kontoöverföringar, bläddra’ och i fönstret ‘Klistra in’. Kommentaren förs även över till Ver.texten på de simuleringar och verifikat som skapas med underhållsfunktionen ‘Kontoöverföring’.
Använd matrisen för att definiera reglerna som ska användas vid förflyttningen av kontosaldon. Använd så många rader som är nödvändigt för att flytta saldon från olika konton. Vi rekommenderar dock att en post registreras för varje konto för att reducera möjliga misstag i framtiden.
Från konto Klistra in Special Registret Konton, modulen Redovisning/System Intervall Alfanumeriskt
Ange från vilket konto som saldona ska överföras från.
Om du vill att saldona ska överföras från ett intervall av konton, ange det första och sista kontot i intervallet separerade med ett kolontecken (som visas i illustra- tionen).
Redovisning - Inställningar - Kontoöverföring
Till konto Klistra in Special Registret Konton, modulen Redovisning/System
Ange till vilket konto som saldona från ovanstående konton ska överföras.
I illustrationen kommer saldon från kontona 3011 till 198 att överföras till konto 3019. Om det ursprungliga saldot är positivt kommer saldot att kreditera ursprungs- kontot och debitera kontot som är angivet här. Om det ursprungliga saldot är negativt och fältet Neg. till konto (nedan) är tomt, kommer saldot att debitera ursprungs- kontot och kreditera kontot som är angivet här.
Neg. till konto Klistra in Special Registret Konton, modulen Redovisning/System
Här kan du ange ett separat konto som ska användas i de fall saldot är negativt på de konton som angivits i den första kolumnen. Om saldona är negativa kommer dessa att kreditera kontot som är angivet här istället för ursprungskontona.
Simuleringstyp Klistra in Special Val av möjliga alternativ Om underhållsfunktionen ‘Kontoöverföring’ ska skapa en simulering kan du ange vilken status som ska tilldelas varje simuleringsrad (flik B). Se beskrivningen av registret Simuleringar för en beskrivning av de möjliga alternativen.
Underhållsfunktionen Kontoöverföring
När reglerna för kontoöverföringen har definierats i inställningen Kontoöverföring enligt beskrivningen ovan, kommer underhållsfunktionen Kontoöverföring att använda dem för att skapa nya poster i registren Simuleringar eller Verifikat.
För att använda underhållsfunktionen, öppna först listfönstret ‘Underhåll’
genom att välja ‘Underhåll’ från menyn Arkiv. Dubbelklicka på ‘Konto- överföring’. Följande urvalsfönster öppnas—
Balansdatum Klistra in Special Aktuellt datum
Saldona som ska överföras beräknas med hjälp av en period som sträcker sig t.o.m. det datum som anges här.
Det här datumet kommer även att vara startdatumet på perioden nästa gång som funktionen används för samma konton.
Om funktionen inte har nyttjats förut kommer datumet från det första verifikatet att användas som startdatum.
Datumet kanske är lite för tidigt om du har verifikat för flera år i din databas. För att komma förbi det här rekom- menderar vi att du framkallar det korrekta startdatumet genom att låta funktionen skapa en temporär simulering med dagen före startdatumet som balansdag. Kör funktionen ytterligare en gång för att skapa den riktiga simuleringen eller verifikatet, den här gången ska du ange det lämpliga balansdatumet. Ta sedan bort den temporära simuleringen.
Om inget datum anges här kommer funktionen inte att ha någon effekt.
Trans.datum Klistra in Special Aktuellt datum
Ange vilket datum som ska användas som transaktions- datum i verifikatet eller simuleringen som skapas från den här funktionen. Balansdatumet (ovan) kommer att användas om inget datum anges.
Kontoöverföring Klistra in Special Inställningen Kontoöverföring, modulen Redovisning
Ange koden för en av posterna i inställningen Konto- överföring. Det här bestämmer om funktionen ska skapa en simulering eller ett verifikat samt vilka konton som saldona ska överföras från och vilket konto som ska ta emot saldona.
Redovisning - Inställningar - Kontoöverföring
Klicka på [Kör] i knappraden för att starta funktionen. När den är klar kommer du att återvända till fönstret ‘Underhåll’.
Exempel
Posten i inställningen Kontoöverföring som visades början på det här avsnittet kan användas för att skapa en simulering som överför saldona från kontona 3011-3019 till konto 3009.
Råbalansen (eller huvudboken om du vill ha mer detaljer) kan användas för att förhandsgranska saldona som ska överföras—
När funktionen ‘Kontoöverföring’ används kommer nedanstående simulering att skapas—
Notera hur hanteringen av negativa och positiva saldon hanteras.
När du är säker på att simulering är korrekt kan du konvertera den till ett verifikat. Använd funktionen ‘Bokför’ från menyn Funktioner i fönstret
‘Simuleringar: Bläddra’.
Momskoder
I momsredovisningen är det nödvändigt att kunna särskilja handel inom Sverige, inom övriga EU och utom EU. För att kunna göra det använder sig Hansa av momskoder. Upp till 99 momskoder kan definieras med olika kontospecifikationer.
Momskoder kan tilldelas kunder, leverantörer och också individuella försäljnings- och kostnadskonton. Momskoden hjälper Hansa att använda rätt momssats, att kontrollera konteringarna i bokföringen och att ta fram moms- rapporter och -statistik. Ett antal momskoder som används som standard i Sverige medföljer programmet.
För att förändra momskoderna, dubbelklicka på ‘Momskoder’ i listfönstret
‘Inställningar’. Följande fönster visas—
Redovisning - Inställningar - Momskoder
För att förändra en momskod, klicka i fältet som ska förändras och skriv över det som redan finns där. För att lägga till en ny Momskod, bläddra ner till den första tomma raden. Nedan visas den informationen som är nödvändig för varje Momskod—
Flik A
Kod Varje momskod ska kunna identifieras med en unik kod.
Två tecken kan användas, både siffror och bokstäver.
Ex % Ange den procentsats som ska användas för summor som exkluderar moms för beräkningen av momsbelopp.
Inkl % Ange den procentsats som ska användas för summor som inkluderar moms för beräkningen av momsbelopp.
Utg. m Klistra in Special Registret Konton, modulen Redovisning/System
Ange vilket konto den utgående momsen ska kreditera när den här momskoden används.
I verifikat som skapas från leverantörsfakturor som mottagits från EU-länder, debiteras momsen på kontot för ingående moms enligt den valda momskoden och krediteras på kontot för utgående moms. Därför rekommenderas att en dedikerad momskod används för inköp från EU-länder, med ett konto för utgående moms som inte används i några andra momskoder.
Prel. ut Klistra in Special Registret Konton, modulen Redovisning/System
inställningen Kontering (Kund). Funktionen används av dem som bokför enligt kontantmetoden.
Om det här fältet innehåller ett värde kommer kontot angivet i fältet Utg.m att hanteras som ett preliminärt konto för utgående moms. När en faktura godkänns krediteras kontot i fältet Utg.m. När fakturan senare blir betald kommer momsen att flyttas från det här kontot till kontot angivet i fältet Prel. ut och som också blir det slutgiltiga kontot för utgående moms.
Om du använder den här funktionen, glöm inte att kontrollera att momsrapporten endast visar det slutgiltiga kontot för utgående moms (angivet i fältet Prel. ut).
Ing. m Klistra in Special Registret Konton, modulen Redovisning/System
Ange vilket konto den ingående momsen ska debitera när den här momskoden används.
Prel In Klistra in Special Registret Konton, modulen Redovisning/System
Det här fältet används endast om alternativet Bokför moms är markerat på delfönster 1 i inställningen Kontering (Lev). Funktionen används av dem som bokför enligt kontantmetoden.
Om det här fältet innehåller ett värde kommer kontot angivet i fältet Ing.m att hanteras som ett preliminärt konto för ingående moms. När en leverantörsfaktura godkänns krediteras kontot i fältet Ing.m. När leverantörsfakturan senare betalas kommer momsen att flyttas från det här kontot till kontot angivet i fältet Prel. in och som också blir det slutgiltiga kontot för ingående moms.
Om du använder den här funktionen, glöm inte att kontrollera att momsrapporten endast visar det slutgiltiga kontot för ingående moms (angivet i fältet Prel. in).
Kommentar Kommentaren som anges här kommer att visas i fönstret
‘Klistra in’. Använd en tillräckligt beskrivande kom- mentar så att rätt Momskod alltid blir vald.
Redovisning - Inställningar - Nummerserier - verifikat
Flik B
Skatt %/Skatteonto
De här två fälten är användbara vid tillfällen då det är nödvändigt att lägga till en extra skatt, som t.ex.
miljöskatt på kundfakturor. Skattesatsen ska anges i fältet Skatt % och kontot som ska krediteras med skattebeloppet ska anges i fältet Skattekonto. Använd
‘Klistra in Special’ vid behov.
Skatten kommer att räknas ut vid registrering av offerter, ordrar och fakturor till kunder som tilldelats en moms- kod som inkluderar en skatteprocent. Skattebeloppet kommer att beräknas från transaktionens total inklusive moms och kommer att visas i fältet Extra skatt på del- fönstret ‘Lev’ i offerten och på delfönstret ‘Lev.villkor’ i ordern och i fältet Ext. skatt längst ner på fakturan.
Nummerserier - verifikat
Varje verifikat har ett eget unikt löpnummer. När ett nytt verifikat registreras kommer nästa lediga nummer i nummerserien att användas. Om det behövs kan du ha flera samtidiga nummerserier, kanske för olika år eller för olika avdelningar.
Använd den inställningen för att definiera de här nummerserierna. De olika nummerserierna får inte överlappa varandra. Om ingen nummerserie har angivits kommer numren för verifikaten att starta från 1 och sedan fortsätta uppåt.
På delfönstret ‘Nr.ser’ i registret Personer kan en redan definierad nummerserie kopplas till en individuell användare. I fältet Ver.nr på person- posten anger du första numret i den serien som du vill koppla användaren till.
Om användaren inte har tilldelats en specifik serie kommer den första nummerserien i listan att användas. Användaren kan manuellt använda en annan nummerserie på specifika verifikat genom att använda funktionen
‘Klistra in Special’.
När du dubbelklickar på ‘Nummerserier - verifikat’ i listan med inställningar öppnas följande fönster—
Ange varje ny nummerserie på den första lediga raden, klicka på [Spara] i knappraden för att spara förändringarna. För att stänga fönstret utan att spara, klicka i stängningsrutan.
Nummerserier - Simuleringar
I den här inställningen definieras nummerserier för simuleringar, se föregående avsnitt för en beskrivning av inställningen.
Objektskontroll
Med den här inställningen kan du försäkra dig om att du anger ett objekt som tillhör en viss objekttyp när du registrerar ett verifikat med ett specifikt konto. Funktionen ger dig en påminnelse om att alltid använda objekt.
Funktionen förhindrar inte dig från att använda objekt som tillhör andra objekttyper än den som kontrolleras.
Tänk på
Den här inställningen gäller såväl i modulen Fakturering och Leverantör som i modulen Redovisning
Redovisning - Inställningar - Objektskontroll
Lägg till och ändra på det vanliga sättet. (Glöm inte bort funktionen ‘Klistra in Special’)
Typ Klistra in Special Inställningen Objekttyper, modulen Redovisning
Ange objekttypen för de objekt som du alltid vill ska efterfrågas när ett specifikt konto används.
Konton Klistra in Special Registret Konton, modulen Redovisning/System
Ange det eller de konton som objektskontrollen ska gälla. Ett intervall av konton anges med första och sista numret i intervallet åtskilda med ett kolontecken och enstaka konton separerade med ett kommatecken.
(Exempel— 1000:2000,3011,3013,3200:3499.)
Klicka på [Spara] när du är färdig. Klicka på [Avbryt] om du vill stänga inställningen utan att spara några ändringar.
Om du glömmer att ange ett objekt visas följande meddelande när du försöker spara fakturan eller verifikatet—
Klicka på [OK] för att stänga meddelandet och ange sedan ett objekt som tillhör den efterfrågade objekttypen.
Assisterad objektsregistrering
Om du använder objektskontrollen kommer funktionen Assisterad objektsregistrering att hjälpa dig att välja de korrekt objekten vid registrering av verifikat och simuleringar. Det fungerar på följande sätt—
1. I verifikatet eller simuleringen, använd ett konto som är med i minst en gång i inställningen Objektskontroll..
2. I fältet Objekt, aktivera funktionen ‘Klistra in Special’ med Ctrl-Enter eller a-Enter som vanligt. Istället för det vanliga fönstret kommer nu fönstret ‘Assisterad objektsregistrering’ att öppnas.
I exemplet har konto 3010 använts i verifikatet. Bilden av inställningen Objektskontroll tidigare i det här avsnittet visar att konto 3010 kräver ett objekt som tillhör fyra olika objektstyper. Det här gör att fönstret
‘Assisterad objektsregistrering’ innehåller fyra fält, ett för varje objekttyp.
3. Använd ‘Klistra in Special’ som vanligt, ange ett objekt som tillhör respektive typ i lämpliga fält. Använd fältet Extra om du vill lägga till objekt som tillhör en femte typ.
4. Stäng fönstret ‘Assisterad objektregistrering’ genom att trycka på Shift- Enter. Alla objekten kommer att klistras in i verifikatet—
Redovisning - Inställningar - Objekttyper
Objekttyper
Den här inställningen används för att definiera olika kategorier för de objekt som du kommer att använda i redovisningen. Funktionen och användningen av objekt beskrivs mer detaljerat i avsnittet om Objekt i kapitlet ‘Modulen System’. Objekttyper används för att gruppera olika objekt av samma slag tillsammans.
Vid registrering av verifikat tillåts endast att ett objekt från respektive objektstyp används på varje rad. Det innebär även att endast ett objekt från respektive Objekttyp kan anges på poster från försystemen, t.ex. en faktura.
Om du försöker ange fler än ett objekt från samma objekttyp visas följande varning—
Skapa en objekttyp
Dubbelklicka på ‘Objekttyper’ i listfönstret ‘Inställningar’. En lista med redan existerande objekttyper kommer att visas. För att skapa en ny objekttyp, klicka på [Ny] i knappraden.
I fältet Kod kan endast versala bokstäver anges (gemena bokstäver konverteras automatiskt till versala). Du kan flytta dig mellan fälten med pil- tangenterna eller med Enter. Använd en benämning som beskriver objekt- typen så tydligt som möjligt.
De tecken anges i fältet Start sträng kommer att vara tvingande som inledning i objektkoden på de objekt som tillhör den här objekttypen.
Spara genom att klicka på [Spara] eller om förändringar av en redan existerande objekttyp har blivit gjorda, återställ till den gamla informationen genom att stänga fönstret eller klicka på [Avbryt]. Stäng fönstret genom att klicka i stängningsrutan.
Ta bort en objekttyp
1. Dubbelklicka på ‘Objekttyper’ i listfönstret ‘Inställningar’.
Fönstret ‘Objekttyper: Bläddra’ öppnas.
2. Leta reda på objekttypen som du är intresserad av, vid behov använd sökfältet högst upp.
3. Tryck på Enter (eller dubbelklicka på raden).
Objekttypen visas i fönstret ‘Objekttyper: Inspektera’.
4. Välj ‘Radera’ från menyn Post. Objekttypen är nu permanent borttagen. I fönstret visas den föregående objekttypen i listan.
5. Stäng fönstret genom att klicka i stängningsrutan. Listan över objekttyper visas igen.
Tänk på
Du kan inte ångra raderingen av en objekttyp.
Redovisning - Inställningar - Periodiseringar
Periodiseringar
I normala fall bokas hela värdet av varje fakturarad mot ett försäljnings- eller kostnadskonto när fakturan godkänns. Gäller fakturan en tjänst eller ett avtal som är fördelat över flera månader kanske den här bokningsmetoden inte är speciellt lämplig. Det kanske är mer lämpligt att boka värdena från faktura- raderna gradvis över perioden som tjänsten eller avtalet gäller, speciellt om perioden sträcker sig över till ett nytt räkenskapsår.
Som exempel, du tar emot en faktura för ett serviceavtal som gäller ett år för värdet av 12 000 kronor. Du vill inte att hela värdet ska bokas mot kostnadskontot på en gång, istället ska 1 000 kronor per månad bokas i ett år framöver (avtalsperioden). När en sådan här faktura registreras, ange koden för en periodiseringspost under flik C (flik B på kundfakturor). Posterna i inställningen Periodiseringar används för att definiera hur olika period- iseringar ska beräknas. När fakturan godkänns kommer tillhörande verifikat att boka fakturaradens värde mot det preliminära kontot som finns specificerat i periodiseringsposten istället för mot kostnadskontot. Förutom det här skapas en post i registret Simuleringar, vilken innehåller ett lämpligt antal bokningar (tolv i exemplet, en per månad). Varje bokning krediterar det preliminära kontot och debiterar kostnadskontot med en tolftedel av det totala värdet (1 000 i exemplet). Med hjälp av underhållsfunktionen ‘Skapa periodiseringsverifikat’ (beskrivs senare i det här kapitlet) kan sedan ett verifikat per månad skapas. Den här processen för över värdet av faktura- raden från det preliminära kontot till kostnadskontot med 1 000 kronor per månad.
Inställningen Periodiseringar
För att registrera en ny periodiseringspost eller för att förändra en befintlig, öppna först fönstret ‘Inställningar’ genom att klicka på [Inställningar] i Huvudmenyn eller välja ‘Inställningar’ från menyn Arkiv. Dubbelklicka på
‘Periodiseringar’ i listan med inställningar. Fönstret ‘Periodiseringar:
Bläddra’ visas med tidigare registrerade periodiseringsposter. Dubbelklicka på en av posterna för att förändra den eller skapa en ny post genom att klicka på [Ny] i knappraden. När posten är registrerad klicka [Spara] för att spara den eller klicka i stängningsrutan och välj att spara ändringar. För att stänga utan att spara, klicka i stängningsrutan.
Kod Ange en unik kod som periodiseringsposten kan identifieras med. Koden ska vara en som inte redan används för automatkonteringar.
Beskrivning Ge periodiseringsposten ett namn. Namnet kommer att visas i bläddrafönstret och i fönstret ‘Klistra in’.
Interimskonto Klistra in Special Registret Konton, modulen Redovisning/System
Här ska du ange ett periodiseringskonto (interimskonto), vilket vanligtvis är ett balanskonto.
När den här periodiseringsposten används i en kund- fakturarad, kommer det här kontot att krediteras med värdet av fakturaraden (exkl. moms). När underhålls- funktionen ‘Skapa periodiseringsverifikat’ används kommer värdet gradvis att flyttas från det här kontot till försäljningskontot.
Redovisning - Inställningar - Periodiseringar
När den här periodiseringsposten används i en leverantörsfakturarad, kommer det här kontot att debiteras med värdet av fakturaraden (exkl. moms). Som med kundfakturorna kommer värdet gradvis att flyttas från det här kontot till kostnadskontot när underhålls- funktionen ‘Skapa periodiseringsverifikat’ används.
Använd matrisen för att definiera formlerna för hur värdet ska fördelas i simuleringen. Nedanför visas en simulering som skapats från en leverantörs- faktura med periodiseringen som är illustrerad ovan. Varje rad i period- iseringsposten skapar två rader i simuleringen (i det här exemplet debiteras kostnadskontot och krediteras interimskontot).
Månader, Dagar De här kolumnerna används för att beräkna transaktions- datumet för varje bokning av debet och kredit i simuleringen. Datumet kommer att användas som trans- aktionsdatum i verifikatet när det skapas med funktionen
‘Skapa periodiseringstransaktioner’.
Om transaktionsdatumet ska vara ett visst antal månader
vara samma som i fakturadatumet. Om du anger 0 kommer första transaktionsdatumet att vara samma som fakturadatumet.
Om varje transaktionsdatum ska vara ett visst antal dagar efter fakturadatumet, ange det antalet dagar i kolumnen Dagar.
Om du har angivit värden i både fälten Månader och Dagar kommer transaktionsdatumet att beräknas utifrån båda fälten (d.v.s. fakturadatum+månader+dagar).
Beräkning Här ska du ange vilken procentsats av fakturavärdet som ska fördelas på olika datum i simuleringen.
På den sista raden i matrisen kan du använda tecknet = för att den ska beräkna det återstående värde av fakturan.
Det här försäkrar att inget värde förloras när procent- satserna reduceras till två decimaler.
Mkod Om du anger en momskod här kommer den att kopieras till de korresponderande debet- och kreditposterna i simuleringen (och därifrån till verifikatet). Den kommer inte att påverka beräkningen men kommer att användas i rapporterna (t.ex. momsrapporten).
Om du lämnar fältet tomt kommer momskoden att hämtas från faktura- eller leverantörsfakturaraden.
Underhållsfunktionen Skapa periodiseringsverifikat
Underhållsfunktionen ‘Skapa periodiseringsverifikat’ kan användas en gång i månaden för att skapa verifikat från simuleringar med periodiseringar. Ett par av balanserande debet- och kreditposter med datum som har passerats förs över till verifikatet. Det här möjliggör att fakturabeloppet flyttas gradvis från interimskontot till försäljnings- eller kostnadskontot.
För att använda funktionen, öppna först fönstret ‘Underhåll’ genom att välja
‘Underhåll’ från menyn Arkiv. Dubbelklicka på ‘Skapa periodiseringstrans- aktioner’. Följande urvalsfönster öppnas—
Redovisning - Inställningar - Periodiseringar
Simuleringsperiod
Klistra in Special Inställningen Perioder, modulen System
Ange en period. Alla poster i registret Simuleringar med transaktionsdatum (det som visas i sidhuvudet) inom den angivna perioden kommer att tas hänsyn till av funktionen.
Simuleringar Intervall Alfanumeriskt
Använd det här fältet för att försäkra dig om att funktionen hänvisas till en viss post i registret Sim- uleringar (eller ett intervall av simuleringar).
Periodiseringar till datum
Klistra in Special Aktuellt datum
Ange ett datum. De rader med ett tidigare datum än det som angivits här kommer att konverteras till verifikat från simuleringarna inom urvalet. Endast rader med statusen ”Aktiv” på flik B kommer att överföras.
Transaktionsdatumet i simuleringens sidhuvud kommer att användas för de rader som inte har några egna datum.
Om inget datum anges här kommer Verifikat att skapas för alla rader från simuleringarna inom urvalet. Endast rader med statusen ”Aktiv” kommer att överföras.
Klicka på [Kör] i knappraden för att starta funktionen. Det kan ta en liten stund beroende på hur många verifikat som ska skapas. När underhållet är klart kommer du tillbaka till listfönstret ‘Underhåll’.
Ett exempel på verifikat illustreras nedan. Det har skapats från simuleringen som illustrerades tidigare i det här avsnittet.
Statusen (under flik B i simuleringen) ändras från ”Aktiv” till ”Överförd” när ett verifikat skapas från raderna. Det förhindrar att ytterligare verifikat skapas nästa gång underhållsfunktionen används.
Redovisning - Inställningar - Rapportinställningar
Notera att den här funktionen ska användas med försiktighet. Den är mer kraftfull än vad namnet kanske ger intryck av. Funktionen kommer att skapa verifikat från alla simuleringar i urvalet, inte endast de som representerar periodiseringar. Den kan därför användas som en generell funktion för att skapa verifikat från simuleringar. Glöm inte att ange ett datum i fältet Periodiseringar till datum. Om fältet är tomt kommer verifikat att skapas för samtliga rader i simuleringarna inom urvalet. Om du vill se vilka verifikat som kommer att skapas innan du kör underhållsfunktionen, kan du ta fram rapporten Skapa periodiseringsverifikat.
Rapportinställningar
Utseendet och utformningen för några av rapporterna i modulen Redovisning kan förändras för att passa dina specifika behov. Det kallas för att förändra rapportdefinitionen. Det här hjälpmedlet finns tillgängligt för rapporterna Balansräkning, Momsrapport, Nyckeltal och Resultaträkning.
För att ändra en rapportdefinition, välj först ‘Inställningar’ från menyn Arkiv och dubbelklicka på ‘Rapportinställningar’ i efterföljande lista. Markera
och klicka på [Definition]. Det efterföljande definitionsfönstret beskrivs separat för varje rapport senare i det här kapitlet.
Knappen [Definition] kan endast användas för de fyra angivna rapporterna ovan. De andra tre knapparna kan användas för samtliga rapporter i alla moduler. Om du byter modul som vanligt kommer listan med rapporter till vänster i fönstret ‘Rapportinställningar’ att förändras till de aktuella rapporterna. Markera en av rapporterna i listan och klicka sedan på en av knapparna, enligt beskrivningen nedan.
När du har arbetat klart med fönstret ‘Rapportinställningar’, stäng det genom att klicka i stängningsrutan.
Välj skrivare Om du använder Macintosh kan du använda knappen [Välj skrivare] för att styra den markerade rapporten till modemporten. Du kan t.ex. koppla en seriell (PC) skrivare (d.v.s. en matrisskrivare för utskrift på för- tryckta blanketter i löpande bana) till modemporten.
Utskriftsformat, Radera utskriftsformat
Knappen [Utskriftsformat] ger dig möjlighet att bestämma sidstorlek, antal sidor och andra skrivarinställ- ningar för den markerade rapporten. De här inställning- arna kommer att användas varje gång rapporten skrivs ut. Du kan som Windowsanvändare även använda den här funktionen för att välja vilken skrivare rapporten ska skrivas ut på. Klicka på [Radera utskriftsformat] för att återgå till standardinställningarna.
Redovisning - Inställningar - Valuta vinster/förluster
Valuta vinster/förluster
Se kapitlet ‘Valutor’ för att få en detaljerad beskrivning av den här inställningen.
Verifikatinställningar
Den här inställningen innehåller några olika alternativ som kontrollerar vad som ska registreras på ett verifikat och hur markören ska förflytta sig vid registrering.
Varna för onormal kontering
När konton registreras i registret Konton i modulen Redovisning eller System, ska det på varje konto anges om det normalt kommer att konteras på debetsidan, kreditsidan eller på båda sidorna av verifikatet. Om ett konto normalt ska kontera endast en sida (exempelvis debet), kan ett varningsmeddelande visas när någon försöker att kreditera kontot på ett verifikat. Varningen kommer inte att förhindra konteringen från att bokföras.
Klicka i kryssrutan om du vill att meddelandet ska visas.
Varna för överskrift av automatkontering
Markera den här kryssrutan om du vill att Hansa ska varna för att du försöker ändra på någonting, t.ex. ett kontonummer, i ett verifikat efter att du har använt dig av en automatkontering.
Använd preliminära transaktioner
Om det här alternativet aktiveras är alla verifikat helt redigerbara även efter att de är sparade. Om den här funktionen används kan omfattningen begränsas med hjälp av datumfältet Ej preliminära verifikat i inställ- ningen Låsningar i modulen System. De verifikat som har ett senare datum än det som är angivet i det fältet är fullt redigerbara. Verifikat med samma eller tidigare datum kommer inte att vara redigerbara.
När du skriver ut rapporter för olåsta månader, noteras det i sidhuvudet att rapporten innehåller preliminära verifikat.
Månaderna måste låsas i kronologisk ordning. Det är inte möjligt att låsa transaktioner för juni medan maj fortfarande är öppen. (När en månad är låst med ‘Ej preliminära verifikat’ är den fortfarande helt öppen för normala registreringar.)
Kontrollera korrespond. konton
Hansa innehåller en funktion där konton som används på båda sidorna (debet/kredit) i ett verifikat kan lyda under speciella regler (korresponderingsregler). Markera kryss- rutan om du vill att Hansa ska förhindra att verifikat registreras som inte passar ihop med dessa regler.
Med korresponderingsregler menas att en logisk reg- istrering av verifikat säkerställs vilket gör att du lätt kan se vilken kreditpost som balanserar med vilken debet- post. Nedanstående exempel illustrerar hur dessa regler används—
Ex. Konto Debet Kredit
1 110 1000
750 1000 OK
2 110 1000
750 800
831 200 OK
3 110 1000
120 200
750 1000
831 200 FEL
Redovisning - Inställningar - Verifikatinställningar
4 110 1000
750 1000
120 200
831 200 OK
Om det här alternativet används och det ändå är nödvändigt att registrera ett verifikat där korrespond- eringsreglerna inte är klara (d.v.s. ett verifikat som inte går att spara), kommer du att behöva göra korre- sponderingen manuellt på flik F i verifikatet. Rutinen för det här beskrivs i avsnittet om registret verifikat senare i det här kapitlet.
Sortera objekt på verifikat
Använd det här alternativet om du vill att objekten som är angivna på verifikat ska sorteras. Sorteringen sker när du har angivit dem och flyttar markören till nästa fält.
Beräkna kursdifferenser
Se beskrivningen nedan av flik F i verifikatet för information om den här kryssrutan.
Returtangenten Om du inte använder objektfältet och/eller radtextfältet vid varje registrering av verifikat, kan du välja att markören ska hoppa över dem när du trycker på Enter- eller Returtangenten. Du kan ändå alltid registrera information i de här fälten genom att klicka i dem med musen eller förflytta markören till dem genom att använda Tab- eller piltangenterna.
Registret Verifikat
I ett företag registreras alla bokföringstransaktioner som verifikat. Beroende på vilken sort transaktionerna är av, kan de registreras direkt i registret Verifikat eller skapas från modulerna Fakturering, Leverantör eller Lager.
I Hansa kan du själv bestämma vilka transaktioner som ska registreras direkt och vilka som ska genereras från andra moduler (eller ‘försystem’).
Inställningen Försystem som har beskrivits tidigare i kapitlet, styr vilka transaktioner som ska skapa verifikat.
Verifikat som genereras automatiskt från andra moduler kommer vanligtvis från kund- och leverantörsfakturor samt in- och utbetalningar som är registrerade i modulerna Fakturering och Leverantör. Andra typer av transaktioner registreras direkt i registret Verifikat: t.ex. banköverföringar, momsöverföringar, löner etc.
Innan du börjar registrera verifikat, måste du säkerställa att du har definierat ett aktuellt räkenskapsår genom att kontrollera inställningen Räkenskapsår i modulen System. Du borde också definiera en nummerserie för verifikaten i inställningen Nummerserier - verifikat i modulen Redovisning.
Välj ‘Verifikat’ från menyn Register i modulen Redovisning eller klicka på [Verifikat] i Huvudmenyn. Fönstret ‘Verifikat: Bläddra’ öppnas och visar de verifikat som redan är registrerade.
Verifikat som har blivit registrerade direkt i registret Verifikat visas med prefix (räkenskapsåret) och verifikatnummer. De är numrerade 2003.1 till 2003.5 i illustrationen. Tecknen (prefixet) som representerar räkenskapsåret är hämtade från inställningen Räkenskapsår i modulen System. Verifikat som har genererats från ett försystem visas med ett prefix som representerar vilken typ av transaktion de kommer ifrån samt försystemets specifika nummerserie.
Redovisning - Registret Verifikat
T.ex. har ett verifikat som kommer från en faktura samma verifikatnummer som fakturanumret och i bläddrafönstret visas prefixet FAKT.
Tänk på
I Hansa kan du separera Transaktionsdag och Registreringsdag. Detta är särskilt viktigt i relationen med dina externa rapportering, exempelvis momsrapporteringen, och med din interna bokföring, där du vill att verifikaten ska finnas bokförda i rätt månad.
I radtextkolumnen kan du se en kort förklaringstext som har blivit registrerad för varje verifikat. I verifikat från försystemen visas vanligen information om kunden eller leverantören som transaktionen gäller och, om nödvändigt, den valuta och växelkurs som har blivit använd.
Som i andra bläddrafönster kan du sortera verifikaten enligt innehållet i olika kolumner. Den kolumnen som verifikaten är sorterade efter har en under- struken rubrik. Du kan även bläddra i listan genom att använda rullnings- listen. Och slutligen, du kan även söka efter ett verifikat genom att ange ett sökord i sökfältet högst upp till höger. Hansa kommer att leta efter det första verifikatet som matchar det angivna sökordet i den kolumnen som listan är sorterad i.
Det finns fyra saker som du kan göra med dina verifikat—
• Registrera nya verifikat
• Inspektera (granska) verifikat
• Göra korrigeringar (rättelser)
• Skriva ut verifikaten Registrera ett verifikat
För att kunna registrera ett verifikat, öppna först registret Verifikat genom att välja ‘Verifikat’ från menyn Register eller klicka på [Verifikat] i Huvud- menyn.
Klicka sedan på knappen [Ny] i knappraden eller använd kortkommandot Ctrl-N (Windows och Linux) eller a-N (Macintosh). Alternativt kan du välja ett verifikat som liknar det du ska registrera och klicka på [Kopia] i knappraden.
I följande lista hittar du en kort beskrivning av varje fält som visas på bilden ovanför.
Posthuvud
Vernr Klistra in Special Inställningen Nummerserier - verifikat, modulen Redovisning Verifikatnummer.
När ett nytt verifikat skapas kommer Hansa automatiskt att tilldela verifikatet det nästa oanvända numret från den gällande nummerserien (från delfönstret ‘Nr.ser’ på användarens personpost eller) i inställningen Nummerserier – verifikat. Du kan ändra verifikatnumret, men inte till ett nummer som redan används. Om du arbetar i en fleranvändarmiljö, kommer verifikatnumret att tilldelas när verifikatet sparas.
Redovisning - Registret Verifikat
Transdag Klistra in Special Aktuellt datum
Transaktionsdagen behöver inte överensstämma med dagen då verifikatet registreras. Det senast använda datumet kommer att föreslås.
Referens Ett valfritt referensfält som visas i fönstret ‘Verifikat:
Bläddra’.
Vertext En kort beskrivning av verifikatet.
Nedre delen
Differens Skillnaden mellan summorna av debet- och kreditbeloppen visas här. De två summorna måste vara lika för att verifikatet ska kunna sparas. Om verifikatet balanserar visas siffran noll.
Omslutning De här två fälten visar summan av debet respektive kredit för det här verifikatet.
Resterande fönster innehåller verifikatets rader där du ska registrera konteringar mot olika konton. Raderna måste balansera (debet måste vara lika med kredit) för att verifikatet ska kunna sparas.
Verifikatets radmatris är indelad i sju horisontella flikar. Om du klickar på en flik (markerad A-G) kommer de två eller tre kolumnerna till höger att bytas ut.
För att lägga till rader i verifikatet, klicka i något av fälten på den första tomma raden och registrera den lämpliga informationen. För att ta bort en rad, klicka på radnumret till vänster så att hela raden markeras och tryck sedan på Backstegstangenten. För att infoga en ny rad mellan två redan registrerade rader, klicka på radnumret där du vill att raden ska infogas och tryck på Returtangenten.
Flik A
Konto Klistra in Special Registret Konton, modulen
