I detta kapitel jämför vi de svar vi fått under ovanstående intervjuer med den hypotes som återfinns i kapitel 8. Rubrikstrukturen i detta kapitel och hypoteskapitlet är densamma. Nedanstående analys ligger sedan till grund för våra slutsatser.
10.1.1 Kommunen
I vår hypotes såg vi kundfokus som ett grundläggande krav för alla organisationer som arbetar tjänsteorienterat. Kommuner är inget undantag från detta och det är därför intressant att se vad respondenterna i våra intervjuer hade att säga om just kundfokus.
Rahm ser det som viktigt att förbättra medborgarnas kunskap om de regler som finns inom kommunen. Detta är viktigt eftersom en stor del av den interaktion som sker mellan kommun och medborgare är i form av ansökningar och andra liknande interaktioner vilka i hög grad är regelbaserade. Det medför att kommunen på något sätt behöver nå ut med sådan information till medborgarna.
Jonasson ser det som viktigt att låta medborgaren få insyn i vad kommunens olika nämnder arbetar med eftersom det ger förståelse för vad kommunen arbetar med i stort. Jonasson anser även att det är viktigt att ge medborgare förståelse för hur ärenden hanteras.
Gemensamt för dessa åsikter är att de ser ett värde i att ge medborgare ökad insyn i hur kommunen fungerar. Rahm ser det som viktigt att belysa vilka regler som finns vilket kan kopplas till Jonassons åsikt gällande insyn i ärenden. Jonasson drar det ett steg längre än Rahm och säger att medborgaren även bör ha en förståelse för kommunens organisation. Eriksson ser det som ett mål att istället för att förmå medborgaren att förstå kommunens interna arbete försöka skapa en tjänsteorganisation där medborgaren inte hade behov av att veta kommunens interna organisation. Där finns med andra ord en skillnad. Jonasson vill att medborgaren förstår kommunens organisation medan Eriksson istället ser ett värde i att medborgaren inte ska behöva göra det.
Enligt vår hypotes är myndighetsutövning något som särskiljer kommunal verksamhet från andra typer av verksamhet. Jonasson ser myndighetsutövning som sammanställning av information och fattande av beslut. De här uppgifterna kan inte konkurrenssättas utan måste utföras internt på kommunen. Samlandet av information ser Jonasson däremot som möjlig att konkurrenssätta och lägga ut på externa aktörer. Jonasson ser att det precis som för allt annat ska myndighetsutövning effektiviseras. Den uppfattningen delas av oss. Vi ser att myndighetsutövning är regler och processteg som alla andra.
Vi identifierade i vår hypotes att likabehandling är ett krav som ställs på kommunen. Kommunen får inte särbehandla sina medborgare om det inte finns starka skäl till det. Under våra intervjuer framkom inte detta på annat sätt än genom resonemang kring kanalstrategi. Enström, Jonasson och Eriksson såg det som nödvändigt att tillåta andra kanaler än webben för kommunikation mellan kommun och medborgare. Eriksson berättade även om kommunens arbete med medborgarkontor där man fysiskt kan träffa kommunpersonal. Detta arbete med att underlätta för medborgaren att få kontakt med kommunen kan ses som exempel på arbetet med att ge samtliga medborgare samma möjligheter att kommunicera med kommunen.
I hypotesen identifierade vi ett krav på att kommunen ska hålla sin verksamhet konstant över tid. Kommunen kan ändra de förutsättningar som finns för en tjänst men alla de obligatoriska åtaganden som finns kan inte bara överges. Istället får prioriteringar göras gällande vilken verksamhet som ska satsas på. För att kunna göra den här typen av avvägningar berättar Enström att de i kommunen intervjuat chefer och förvaltningsdirektörer för att med deras hjälp kunna skapa en prioriteringsordning som möjliggör att satsningar kan vägas mot varandra. Jonasson påpekar att så god kvalitet som möjligt måste uppnås till ett så lågt pris som möjligt. Jonasson ser även att det är viktigt att prioritera de satsningar som medför mest nytta för kommunens medborgare. Dessa båda respondenters åsikter kan ses som en slags bekräftelse på det vi skrev i hypotesen. Kommunen får hitta olika sätt att antingen effektivisera eller prioritera sin verksamhet. Dock ser varken Enström, Jonasson eller Eriksson att de obligatoriska åtaganden som kommunen har ska ha en högre prioritet. Det är upp till de nämnder och förvaltningar som finns att prioritera mellan dessa.
Enligt vår hypotes är en viktig aspekt gällande kommunal verksamhet de bestämmelser som finns gällande informationshantering. Detta beror på den omfattande sekretess som finns gällande de ärenden som behandlas i kommunen. Det beror också på personuppgiftslagen som begränsar kommunens rätt att behandla personuppgifter. Jonasson bekräftar till viss del detta genom att säga att kommunen måste bedöma vilka risker som finns gällande informationsdelning när e-tjänster införs. Detta beror på att kommunen i någon mån öppnar sina interna system för medborgare och företag vilket gör att en bedömning av vilka risker det medför måste göras.
I hypotesen såg vi att kommunens uppgift inte nödvändigtvis är att leverera tjänster utan även kan vara att garantera kvaliteten på dem. Detta får även stöd i våra intervjuer. Enström drog paralleller till gymnasieskolan där det redan idag finns externa aktörer. Enström ser precis som vi att det i sådana fall är kommunens uppgift att kvalitetssäkra de tjänster som levereras av dessa aktörer. Enström ser även ett behov av att sprida information gällande dessa tjänster på samma sätt som de tjänster som levereras av kommunen. Jonasson ser konkurrenssättning som viktigt. Enligt Jonasson ska så många områden inom den kommunala verksamheten som möjligt konkurrenssättas för att på så sätt få en så effektiv kommunal förvaltning som möjligt. Under våra intervjuer har det framkommit att ett antal roller och funktioner ses som viktiga när man pratar om att införa en tjänsteorienterad organisation eller en processorganisation i en kommun. Även tankar kring organisationsförändring framkom.
Enström ser inget behov av att förändra kommunens organisation. Personalen ska arbeta inom samma förvaltningar som tidigare men det ska skapas virtuella organisationer som ett komplement. Däremot ser Enström att det är nödvändigt att likrikta kommunens verksamhet både gällande verksamhet och gällande IT. Detta för att kunna skapa ett bättre utbyte av information mellan de olika delarna av kommunen. Enström ser, under arbetet med att kartlägga kommunens processer, att det är nödvändigt att definiera vilka roller som är knutna till tjänsten. Enligt Enström kan även medborgare ha roller i processerna och dessa ska också definieras.
Jonasson ser tre olika funktioner som är viktiga för kommunen. Funktionerna är politik, uppgifter som inte kan konkurrenssättas samt produktion Här är huvudfokus på de två första funktionerna att de ska göras så kostnadseffektiva som möjligt och huvudfokus på den sistnämnda att bidra med så mycket nytta som möjligt. Gällande organisationen ser Jonasson ett behov av att minska antalet nämnder för att på så vis kunna effektivisera kommunen.
Eriksson ser det som viktigt att skapa förutsättningar för arbete över organisationsgränserna. Det är en av de viktiga uppgifterna som finns när kommunen arbetar med e-förvaltningen. Eriksson anser att ett sådant arbete kräver ett kontinuerligt utvecklingsarbete och ser just det som den största utmaningen med e-förvaltningen. Eriksson säger att det krävs metodstöd för att klara av det, det vill säga personer med förståelse av verksamhetsutveckling och förändringsarbete som kan stödja de sakkunniga i arbetet. Detta kan kombineras med det i hypotesen identifierade behovet av att ha förståelse för både verksamhet och IT representerade i den grupp som utvecklar e-tjänster. Sammantaget har med andra ord tre områden identifierats som bör täckas in av den grupp som arbetar med det IT-relaterade förändringsarbetet. Dessa områden är metod-, verksamhets och IT-förståelse.
Vi får av alla respondenter stöd för det behov av att arbeta över de inre organisationsgränserna som identifierades i hypotesen.
Gällande nationella direktiv finns en skillnad i respondenternas syn. Enström såg att nationella direktiv påverkar arbetet mycket. Jonasson såg att det inte märkbart påverkade arbetet. En sådan stor skillnad i syn är överraskande men det är svårt att se vilka faktiska följder en sådan skillnad i åsikt har.
Däremot var respondenterna överens om att mer praktiskt arbete från statens sida är nödvändigt. Som exempel tar Enström, Jonasson och Eriksson upp e-ID som är en nödvändighet för att kunna utveckla mer avancerade e-tjänster. De tre respondenterna anser att det behövs en bättre lösning än att skaffa ett ID från sin bank.
Eftersom alla respondenter som deltagit pratar om tjänster och utveckling av en tjänsteorganisation ger det ytterligare stöd för att kommuner i allt större utsträckning arbetar tjänsteorienterat, något som vi identifierade i vår hypotes.
Enligt Jonasson samarbetar Nacka och ett antal andra kommuner i arbetet med att ta fram e- tjänster inom socialtjänsten. Detta kan kopplas till vår hypotes där vi identifierade att samarbeten mellan kommuner är en nödvändighet.
Enligt Jonasson kan kommunen få förändrade förutsättningar i och med att befolkningen blir allt äldre. Kommunen får då lägga mer resurser på äldreomsorg. Detta identifierades även i hypotesen där den demografiska utvecklingen sågs ha som följd att kommunerna får krav på sig att leverera mer service till lägre kostnad.
10.1.2 Tjänsten
Vi hävdade i vår hypotes att en tjänst levereras av tjänsteleverantören genom de system och operativa resurser, kontaktpersoner samt fysiska resurser som står till tjänsteleverantörens förfogande. Vi hävdade vidare att en tjänsts leverans är en del av tjänstens utförande samt att kunden alltid, i varierande grad, är medproducent.
Om man ser till leverantörsprocessen ser samtliga respondenter behov av att arbeta processbaserat, det vill säga horisontellt i organisationen istället för vertikalt över de befintliga organisationsgränserna, och att processtegen i högsta möjliga grad ska automatiseras. En av respondenterna ser det som väldigt viktigt att lyfta fram kundens del i de värden tjänsten skapar, dels för att skapa en känsla av delaktighet hos medborgaren och dels för att spara pengar hos kommunen då arbetsbelastningen minskar, vilket får stöd i teorin.
Enström från Göteborg menar att tjänstebeskrivningar krävs för att kunna göra bedömningen om vad som är lämpligt att realisera i form självbetjäningstjänster, då det är i tjänstebeskrivningarna det framgår vad som går att automatisera och vad som måste fortsätta vara manuellt.
Som vi tidigare nämnt kan en tjänst ha många interaktionskanaler. Det är något som uppmärksammas av alla respondenter. I Nacka lägger man huvudfokus på webben då den är kostnads- och tillgänglighetsmässigt bäst, även om den lämpar sig bäst för enklare uppgifter. Dessa e-tjänster ska även användas av handläggare då de hjälper medborgare som valt ett annat kontaktsätt. Ett sådant tankesätt har man även i Linköping där man vill skapa ett kontaktcenter dit medborgare kan ringa och där personalen använder sig av webbtjänster för att utföra det medborgarna vill ha hjälp med. Man ser det som självklart att medborgarna ska ha valfrihet bland interaktionskanaler, men att det oavsett kanal finns stora möjligheter till organisationen med stöd av IT. Man trycker dock på att det ska finnas en kontaktyta för varje tjänst, oavsett vilken del av organisationen som arbetar med ärendet. Man arbetar även i Linköping med ett medborgarkontor där man vill samla fler offentliga tjänster än bara kommunen och göra det möjligt för medborgarna till personliga möten. Även i Göteborg ser man ett behov av att skapa kontaktcenter och ser gärna att handläggarna på dessa kontaktcenter kan bli delegerade att fatta beslut direkt när det gäller enklare ärenden, det vill säga att det inte måste vara någon på ansvarig förvaltning som fattar beslutet om exempelvis ett enklare bygglov.
Enligt vår hypotes finns tjänster beskrivna i en tjänstekatalog. Från kommunens sida beskrivs de med en tjänstebeskrivning där arbetet som ingår i tjänsten presenteras i form av en process beskriven med en blueprint, i vissa fall med deltjänster snarare än processteg. Inkluderat i den beskrivningen är de resurser som behöver nyttjas för leverans av tjänsten. Gentemot medborgaren beskrivs tjänsten framförallt med en definition av hur tjänsten initieras.
Enström ser, på samma sätt som vi, att en tjänst från kommunens sida beskrivs med en process. Hon ser det som viktigt att ha en processansvarig för att hålla samman arbete över förvaltningsgränserna. Eriksson säger att kommunen inte använder sig av någon tjänstekatalog i sitt arbete men ser möjligheter att tydliggöra tjänsterna internt. Processkartläggning arbetas det däremot mycket med. Kommunen börjar enligt Eriksson också alltmer se det arbete som sker gentemot medborgare som tjänster.
Jonasson ser webben som en kanal som vilken annan som helst. En viktig egenhet som webben har jämfört med andra kanaler är att det går att göra tjänsterna mer kostnadseffektiva. Sammantaget kan vi konstatera att även om tjänstekataloger som sådana inte används i någon större utsträckning inom kommunerna så har de bakomliggande tankarna fått fäste vilket ger stöd för valet att använda tjänstekataloger inom kommunal verksamhet.
Ytterligare en kommentar från våra intervjuer är att Rahm anser att trots att regler finns gällande hur platser inom barnomsorgen ska fördelas skiljer sig arbetet mellan olika handläggare åt beroende på hur skickliga handläggarna är. Detta visar på att det även om det finns tydliga regler kan skilja om det går att beskriva en tjänsts leverans med hjälp av en processkarta.
I hypotesen presenterar vi tre huvudområden för de medborgarbehov vi identifierat. Det första av dessa var att det finns rena medborgarbehov samt behov som uppstått på grund av
menar att myndighetsutövning innefattar sammanställning av information och beslut samt att det är något som måste skötas internt medan övriga funktioner kan och bör konkurrensutsättas. Han menar vidare att det är kommunens uppgift att hjälpa människor att uppfylla de krav kommunen har, inte bara att kontrollera. Han tar som exempel att man i Nacka paketerar inspektioner av exempelvis restauranger, så företagaren får flera inspektioner för alla sina tillstånd utförda vid ett och samma tillfälle av färre inspektörer som kan hjälpa till med helheten.
10.1.3 E-tjänsten
I vår hypotes ansåg vi att leveransen av en e-tjänst sker på samma sätt som leveransen av en tjänst, och den stora skillnaden mellan dessa två typer var valet av interaktionskanal vilket i sin tur ger upphov till att man förlorar de två största fördelarna med kontaktpersoner i tjänstesystemet. Dessa två är att fånga och upptäcka kundbehov samt rätta felaktig information.
Ser man till val av interaktionskanaler ser man från samtliga respondenter, med undantag för handläggaren som inte var tillfrågad, från de undersökta kommunerna e-tjänsterna på webben som ett komplement till övriga interaktionskanaler. Man talar i samtliga kommuner om vikten av tillgänglighet såväl i form av tid, där e-tjänster presenterade på webben är tillgängliga dygnet runt, och i form av kontaktcenter för dem som inte vill eller kan använda webben. I Linköping och Nacka ser man webbtjänsterna som det naturliga verktyget även för handläggare och från Nackas håll menar man att e-tjänsterna ska vara helt digitaliserade. I Göteborg ser man e-tjänsten i framtiden som automatiserade processer, där vissa tjänster som exempelvis Ansökan om boendeparkering är väldigt regelstyrda och därför helt kan automatiseras. Fram till etapp två av Leion-net har man i Göteborg låtit varje förvaltning utveckla egna e-tjänster, vilket medför att de idag ser väldigt olika ut och processerna kopplade till dessa e-tjänster är allt från mycket automatiserade till bestående av helt manuell hantering. Det är en tanke man delar i Linköping, där man dock ser helt automatiserade tjänster som ganska sällsynta. Handläggaren av barnomsorg i Göteborg menar att reglerna för de ärenden han handlägger är tydliga, men att man som handläggare ofta måste pussla och ibland chansa för att tillsätta barnomsorgsplatser så snabbt som möjligt. Han menar vidare att de som han pratar med oftast är bättre informerade än de som söker sin information på annat håll. Detta kan kopplas till de fall som identifierades i hypotesen där olika ärendetyper i olika utsträckning kan automatiseras. För vissa ärendetyper måste beredning och beslutsfattande skötas manuellt medan andra ärendetyper tillåter att de uppgifterna sköts automatiskt. Övriga delar av ett ärende kan alltid automatiseras.
För att fånga och upptäcka behov i en e-tjänstekontext föreslog vi tidigare användandet av recommender systems, life events samt uppfyllandet av Yahoo-like categorization i begreppet YADU. Ser man till det medborgarens självbetjäningstjänster via webben ser man i Göteborg en typ av life events som lösningen, då man skapat ett antal kategorier där information om kommunens tjänster presenteras i sitt sammanhang och där man kan hitta länkar till de performativa delarna av e-tjänsten. Respondenten från Göteborg menar att mycket av handläggarnas tid i dag går åt till att svara på samma enkla frågor om och om igen vilket är ett problem man ser även i Linköping. Man menar dock att det är lång väg till att hitta en informationspresentation som helt kan stävja detta, även om man precis som i Göteborg jobbar med en hemsida baserad på målgrupper.
Man ser i Linköping e-tjänsten som direkt kopplad till ett ärende och att de flesta ärenden kräver någon typ av mänsklig bedömning vilket i sin tur gör att man anser att det är svårt att rationalisera bort människor ur processerna och att e-tjänsten därför blir ett komplement. När det gäller att se till att den information som går in i systemen menar Enström från Göteborgs Stad att det är svårt att öppna de gamla systemen för informationsdelning inom kommunen eller presentation mot medborgaren och att kostnaden för uppslagningar i statliga, centrala, register kan bli ett problem. Handläggaren från Göteborgs Stad lyfter fram att vanliga fel med de ansökningshandlingar han tar emot, som idag sker via blanketter och post, är att de inkommer för tidigt, att det saknas underskrifter och att datum när förändringar träder i kraft saknas. I Linköping arbetar man med att ta fram ett informationslager som kan plocka fram information ur alla delar av verksamhetssystemen samtidigt som man försöker minska antalet system. Detta är något man arbetar med i Nacka också, där man just nu inför ett nytt ärendehanteringssystem då man anser att det är centralt att befintliga system anpassas efter de mål som finns. Jonasson från Nacka menar att kommunen, på sikt, kommer att lägga in många system i det nya ärendehanteringssystemet vilket kommer att leda till färre databaser medan antalet metadatabaser ökas. Man arbetar aktivt med att öppna upp de befintliga systemen för att kunna uppnå just detta. På detta vis kan kommunen få in externa leverantörer och medborgarna i de kommunala processerna samt få en bättre kontroll över data och information.
I hypotesen identifierades tre huvudområden för medborgarbehov. Det andra av dessa huvudområdet omfattar tillgänglighet och effektivisering. Samtliga respondenter uttrycker detta som mål med e-förvaltningen, där Göteborg menar att det huvudsakliga medborgarbehovet är ökad tillgänglighet, oberoende av tid och rum. I Nacka ser man tillgänglighet på ett antal olika sätt, däribland oberoende av tid, språkmässiga aspekter, handikappanpassning och utformning på tjänsten. I Linköping ser man också tillgänglighet som centralt. Respondenten i Nacka framhöll vikten av en effektiv hantering av ärenden, dels på grund av att det sparar tid för medborgaren och dels för att om man sänker kostnaden för den kommunala verksamheten kan man även sänka skatten, tankar som också framkom under vår förstudie.
Det tredje och sista huvudområdet handlar om uppdelningen mellan vad tjänsten levererar och hur den levereras som uppfattat av medborgaren. Vi gick i föregående kapitel genom hur och