Annonsering och Tidsfrister 54

Lagen

Annonsering, 7 kap LOU

Då det inte finns något undantag i 4 kap 5-8 §§ LOU ska annonsering av upphandling ske då en upphandlande myndighet tänker tilldela ett kontrakt eller ingå ett ramavtal96. En

upphandlande myndighet ska förhandsannonsera när de vill tillämpa 8 kap 4§ LOU om förkortade tidsfrister97. Information om de kontrakt/ramavtal som myndigheten ska

tilldela/ingå under de närmaste 12 månaderna ska finnas i annonsen. Efterannonsering ska en upphandlande myndighet skicka till Europeiska kommissionen när de skrivit ett ramavtal eller ett kontrakt98. Annonsen ska skickas senast 48 dagar efter tilldelningen och innehålla

upphandlingsresultatet. Vid tilldelning av kontrakt inom ett ramavtal, uppkommet enligt denna lag, behövs inte efterannonsering. Förhandsinsyn får skickas in till Europeiska

kommissionen när en upphandlande myndighet tänker tilldela ett kontrakt genom förhandlat förfarande utan föregående annonsering99.

Tidsfrister, 8 kap LOU

8 kap LOU innehåller regler om tidsfrister för att komma in med anbudsansökningar och anbud. Vid bestämmande av hur lång tidsfristen ska vara för anbudsansökningar och anbud ska hänsyn tas till hur komplicerad upphandlingen är och hur lång tid det kan ta att utarbeta ett anbud100.

Huvudreglerna för tidsfrister för de olika förfarandena finns i 8 kap 2-3§ LOU. Undantag finns i 8 kap 4-8 §§ LOU. Vid öppet förfarande ska anbudstidsfristen vara minst 52 dagar från den dagen då upphandlingsannonsen skickats för publicering101. Vid selektivt förfarande, konkurrenspräglad dialog och förhandlat förfarande med föregående annonsering ska anbudsansökningarnas tidsfrist vara 37 dagar från den dagen då annonsen skickats för publicering102. Tidsfristen för anbud vid selektivt förfarande är minst 40 dagar från det att inbjudan skickats.

Enligt 8 kap 4-8§§ LOU finns vissa undantag till tidsfristerna ovan. Dessa kommer inte behandlas mer än att de nämns. 8 kap 4§ LOU behandlar tidsfrister vid förannonsering, 8 kap 5-6§§ LOU behandlar förkortade tidsfrister vid användning av elektroniska medel, 8 kap 7§ LOU behandlar förlängning av tidsfrister och 8 kap 8§ LOU behandlar förkortade tidsfrister på grund av tidsbrist i vissa fall. Om förfrågningsunderlag vid öppet förfarande inte kan nås fritt, direkt och fullständigt ska det skickas till leverantörer senast 6 dagar efter det att begäran om det tagits emot103. Kompletterande upplysningar om förfrågningsunderlaget ska på begäran lämnas senast 6 dagar före sista dagen för inkommande med anbud. Dessa två regler gäller om begäran kommer i tid.

96 7 Kap 1§ LOU 97 7 Kap 2§ LOU 98 7 Kap 3§ LOU 99 7 Kap 4§ LOU 100 8 Kap 1§ LOU 101 8 Kap 2§ LOU 102 8 Kap 3§ LOU 103 8 kap. 9 § LOU 54

Samtliga utvalda anbudssökande ska vid selektivt förfarande, konkurrenspräglad dialog och förhandlat förfarande med föregående annonsering få en skriftlig inbjudan att komma in med anbud, delta i dialogen eller att förhandla104. Inbjudan ska innehålla förfrågningsunderlaget och det beskrivande dokumentet om det finns. Om dessa finns tillgängliga som elektroniska medel räcker en hänvisning till materialet. Dessutom ska inbjudan innehålla tidsfrister för begärda kompletteringar, sista dagen anbuden ska vara inne, på vilken adress och på

vilket/vilka språk och på vilken dag och plats för starten av den konkurrenspräglade dialogen är. En hänvisning till annonsen om upphandlingen ska också vara med.

Viktningen/prioriteringen av kriterierna inför tilldelningen av kontraktet ska vara med om inte detta framgått i tidigare dokument; annonsen, det beskrivande dokumentet eller

förfrågningsunderlaget. Övriga uppgifter som har betydelse för upphandlingen ska också finnas med. Kompletterande upplysningar om förfrågningsunderlaget, kompletterande handlingar eller det beskrivande dokumentet ska vid selektivt förfarande, förhandlat

förfarande och vid konkurrenspräglad dialog lämnas ut senast 6 dagar före sista anbudsdagen, under förutsättning att en begäran har lämnats i tid.

Är tiderna i LOU för långa eller är de rimliga?

Det var svårt för upphandlarna att avgöra om tiderna i LOU är rimliga. Några av bolagen ansåg att vissa upphandlingar kräver mer tid för att leverantörerna ska kunna göra ett bra anbud, i andra fall behövs inte lika lång tidsfrist. Det beror på upphandlingens komplexitet om tidsfristerna är rimliga eller inte. Ett bolag ansåg att anbudstiderna är för långa för

upphandlingarna över tröskelvärdet, tiderna under tröskelvärdet borde räcka. Den

övervägande korrespondensen gick via mail vilket gick mycket fortare än postgång. Ett bolag ansåg att tiderna i LOU är rimliga.

Hur gör ni för att korta ned tiden om det krävs?

Ett bolag trodde att om det var värt att ta en straffavgift och om det var väldigt bråttom så skulle det i så fall bli att de skulle göra en otillåten direktupphandling, vilket inte har hänt än. För de flesta bolagen fanns de funktioner inom fastighetsförvaltning som kräver snabba åtgärder reglerade i ramavtal som de kan göra avrop från om någonting händer som kräver en snabb åtgärd.

Summering av del 4.4:

Upphandlarnas uppfattning om de tidsfrister som är reglerade i LOU skiljde sig åt. Generellt så ansåg de att komplexiteten i upphandlingarna ska bestämma vilken tidsfrist som behövs. I vissa fall borde det vara möjligt att förkorta anbudstiden på samma sätt som att det är möjligt att förlänga tidsfristen enligt LOU. Bolagen använde sig av ramavtal för de funktioner inom fastighetsförvaltning som ofta kräver snabba åtgärder. På det sättet behövde de inte göra en ny upphandling varje gång någonting händer i fastigheterna. Ett påpekande var att tidsbristen kan vara en anledning till att otillåten direktupphandling görs av en offentlig myndighet, om straffet att göra så understiger det som uppnås med handlingen.

104

8 kap. 10 § LOU