Lagen
Ramavtal är ett avtal som ingås mellan en/flera upphandlande myndigheter och en/flera entreprenörer62. Syftet med avtalet är att reglera villkoren för tilldelning av kontrakt inom en given tidsperiod. Vid avgörande av värdet av ramavtalet ser man på det högsta sammanlagda värdet av alla kontrakt som planeras under tidsperioden63. Ett ramavtal får ingås av en upphandlande myndighet för byggentreprenader, varor och tjänster64. Ett kontrakt som grundas på ett ramavtal får endast tilldelas mellan en entreprenör och en upphandlande myndighet som är parter i ramavtalet65. Det avrop som tilldelas enligt ramavtalet får inte väsentligt skilja sig från ramavtalets villkor. Ramavtalets löptid får maximalt vara fyra år, om det finns särskilda skäl får det förlängas66.
Ramavtal kan vara med en eller flera entreprenörer67. Villkoren i ett kontrakt ska, om det grundar sig på ett ramavtal med en enda entreprenör, stämma överens med villkoren i ramavtalet68. Skriftligt samråd med entreprenörer i ramavtalet och uppmaning av att entreprenörer vid behov ska komplettera sitt anbud får ske vid denna typ av tilldelning. Antalet entreprenörer ska då ett ramavtal ingås med fler än en entreprenör vara minst tre, under förutsättning att tillräckligt många entreprenörer uppfyller urvalskriterierna och att tilldelningskriterierna som meddelats i förfrågningsunderlaget uppfylls av ett tillräckligt stort antal anbud69. Kontraktstilldelning av kontrakt inom ett ramavtal med flera entreprenörer får ske utan ny inbjudan till att lämna anbud, om tilldelningen sker enligt villkoren i ramavtalet70. Tilldelning av kontraktet sker till den entreprenör som enligt villkoren i ramavtalet lämnat det bästa anbudet. Vid kontraktstilldelning av kontrakt inom ramavtal med flera entreprenörer där alla villkor inte är angivna i ramavtalet ska parterna bjudas in att lämna anbud enligt villkoren i ramavtalet, villkoren får preciseras då det är nödvändigt och kompletteras med andra villkor
62 2 kap 15 § LOU 63 3 kap. 13 § LOU 64 5 kap. 1 § LOU 65 5 kap. 2 § LOU 66 5 kap. 3 § LOU 67 5 kap. 4-7 §§ LOU 68 5 kap. 4 § LOU 69 5 kap. 5 § LOU 70 5 kap. 6 § LOU 43
vid behov71. Skriftligt samråd med entreprenörer som kan genomföra kontraktet ska ske för varje kontraktstilldelning. Tidsfrist som är tillräcklig för inkommande av anbud ska anges av den upphandlande myndigheten för varje kontraktsupphandling. Den upphandlande
myndigheten får inte ta del av anbuden, som ska lämnas skriftligt, innan svarstiden löpt ut. Kontraktet ska tilldelas den anbudsgivare som enligt tilldelningskriterierna lämnat det bästa anbudet.
Svar: Kommunala upphandlare
Ramavtal är det som de kommunala bolagen arbetar mest med. Förut fanns inget reglerat i LOU om hur man skulle upprätta ramavtal. I och med förändringarna av LOU i augusti 2010 infördes enligt vissa upphandlares mening vissa bristfälliga och snäva bestämmelser. Ett problem med de nya bestämmelserna är att ett ramavtal ej går att skriva med 2 leverantörer, utan bara med 1 eller 3 och flera, utom i speciella fall.
Ett annat problem med ramavtal är att om 1an tackar nej till arbeten, i t.ex. högkonjunktur, så kan de, om detta inte dokumenteras, sedan klaga, i t.ex. lågkonjunktur, på att de inte fått de arbeten de skulle ha. Ramavtalet har ingen tvingande funktion för leverantörerna utan de har rätt att kunna tacka nej till ett avrop. Men eftersom leverantörernas avböjande inte registreras så kan inte beställaren bevisa hur många gånger de tidigare har gjort försök till avrop hos leverantören. Beställaren måste uppfylla avtalet och erbjuda avrop trots att det kanske inte finns behov, annars riskerar beställaren böter.
Ett av bolagen menade på att projektupphandlingar därför ofta är enklare än ramavtal och att de även innebär mindre administrativa kostnader och utgifter för det slutgiltiga resultatet. Det är också svårt för den som konterar en faktura att ha koll på att prissättning sker i enlighet med ett ramavtal, t.ex. vad som är en skälig extrakostnad vid byte av toalettstol om borrhålen måste göras om.
Svar: Privata upphandlare
De entreprenörer som ska ingå i ett ramavtal väljs direkt ut av det privata företaget.
Beställningen görs per telefon av de till ramavtalet knutna entreprenörerna. Innan ramavtal ingås så försöker företaget försäkra sig om att entreprenörerna kommer att kunna vara kvar under hela avtalsperioden och tar in de vanliga formalia kring dessa som vid en vanlig upphandling, t.ex. UC-upplysning.
Summering:
Ramavtal får upprättas med en eller minst tre entreprenörer. Detta var en av de negativa aspekterna med ramavtal som ett kommunalt bolag tog upp. Ibland kan det behövas ingå ramavtal med två entreprenörer men det hindras av bestämmelserna i lagen. Ett annat problem som de kommunala bolagen stött på är att det inte sker någon dokumentation då anslutna entreprenörer tackar nej till ett avrop. Dessa kan senare komma tillbaka till upphandlaren och kräva ersättning. Slutsatsen blir att dokumentationen hos upphandlarna eller de som ska beställa måste även innefatta de tillfällen då entreprenörer tackar nej. De privata företagen använder sig också av ramavtal men uppgav inga direkta fördelar eller nackdelar med
ramavtal. De privata upphandlarna kan själva välja vilka entreprenörer som ska vara anslutna till avtalet.
71
5 kap. 7 § LOU
4 Generellt om Kommunal Upphandlingsprocess
Bilden nedan visar en generell offentlig upphandlingsprocess. Hur lång tid de olika delarna tar beror på omfattningen av det som ska upphandlas samt av hur många anbud som kommer in. I LOU är det reglerat hur långa tidsfristerna för annonsering mm minimalt måste ta. Reglerna finns specificerade under respektive avsnitt nedan.
Bild 2: Den offentliga Upphandlingsprocessen72
Frågorna i denna del är mestadels endast ställda till de kommunala upphandlarna då dessa frågor inte påverkar de privata upphandlarna. En fråga om val av entreprenör ställdes till både kommunala och privata upphandlare vilkas svar är redovisade under denna fråga.