Lagen
Det finns två olika grunder för tilldelning av kontrakt52. Det ena är att tilldela kontraktet till det anbud som har lägst pris. Det andra är att tilldela kontraktet till det anbud som är
ekonomisk mest fördelaktigt. För att avgöra vilket anbud som är ekonomiskt mest lönsamt ska den upphandlande myndigheten ta hänsyn till olika kriterier. I 12 kap 1 § finns olika förslag till kriterier. De är; pris, leverans- eller genomförandetid, miljöegenskaper, driftkostnader, kostnadseffektivitet, kvalitet, estetiska, funktionella och tekniska egenskaper, service och tekniskt stöd. Grunden för tilldelning av kontraktet ska finnas med i annonsen eller i
förfrågningsunderlaget. Kriterierna som ligger till grund för val av anbud måste viktas eller ha olika prioritet för att ett val ska kunna göras53. Viktningen eller prioritetsordningen ska anges i annonsen, förfrågningsunderlaget, i inbjudan att lämna anbud/delta i förhandlingarna eller i det beskrivande dokumentet.
Om ett av anbuden anses för lågt (prismässigt) får detta förkastas om ett bra svar om anledningen till det låga budet inte kommit in efter förfrågan eller svaret ej varit tillfredställande
54
.
Urvalskriterier
Svar: Kommunala upphandlare
Kriterierna på entreprenören är lite olika. Vissa av bolagen tar in CV eller andra referenser på entreprenören. Urvalskriterierna anges i förfrågningsunderlaget under de Administrativa föreskrifterna, AF.
Svar: Privata upphandlare
Företagen bestämmer själva hur urvalsprocessen går till och detta specificeras inte i förfrågningsunderlaget. Däremot så angavs ofta urvalskriterierna i de administrativa föreskrifterna i förfrågningsunderlaget.
I AF delarna kunde det vara angivet att urvalet skulle tex baseras på: • Ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet
• Redovisad projektorganisation och referenser • Egenkontrollsystem
• Vana att arbeta med projektanpassade kontrollsystem • Tillgängliga resurser • Tid • Miljö • Funktion 52 12 kap. 1 § LOU 53 12 kap. 2 § LOU 54 12 kap. 3 § LOU 33
Dessa kriterier kunde ibland förändras om andra kriterier visar sig ge en bättre urvalsprocess. Anbuden som kom in hade ibland även motkrav och reservationer. Tex bod för arbetarna eller reservationer för att priset inte täcker asbest. Dessa anbud måste då gås igenom särskilt
noggrant för att se vad dessa reservationer har för påverkan på anbudet. Summering:
I LOU finns det en uppställning på vilka krav som kan ligga till grund för ett urval då det ”ekonomiskt mest fördelaktigt” används som utvärderingsgrund. Både de kommunala och de privata upphandlarna använder sig av Administrativa föreskrifter, AF, för att förklara och ställa upp de olika kraven. De kommunala upphandlarna måste hålla sig till de krav som varit uppställda i förfrågningsunderlagen vid utvärdering och urval av det vinnande anbudet. De privata företagen kunde dock göra urvalet på andra krav än vad som är uppställda i
förfrågningsunderlaget om detta gav ett bättre sätt att göra urvalet på. Urvalskriterierna angavs i förfrågningsunderlaget men urvalsprocessen specificeras inte närmare i de privata upphandlingarna. De kunde fritt använda urvalskriterierna på det sätt som de ansåg skulle ge det bästa urvalet av anbuden för att få fram det vinnande anbudet.
Poängsättning, avvägning, viktning
Svar: Kommunala upphandlarePoängsättningen av anbuden var olika i de olika bolagen. I ett av bolagen anger
anbudsgivarna sitt påslag på material, påslag på underentreprenörarbeten, timkostnaden för olika yrkesgrupper mm. Dessa uppgifter används sedan i en kalkylering med tidsåtgång och materialkostnad för ett normalt stambyte där deras timpriser och påslag läggs till. Då kan man räkna ut kostnaden efter det egna anbudets uppgifter. Därefter jämförs den framkomna
kostnaden med övriga anbud för att se det mest fördelaktiga anbudet. Ett annat bolag viktar pris, miljö i någon form, tillgänglighet, erfarenhet, referenser, CV på personerna som ska utföra arbetet samt dess organisation. Prispoängen sätts i proportion till lägsta priset, dvs. jämförs mot varandra. Den med lägst pris får max poängen. Det bolag som gjorde utförandet i form av en generalentreprenad gjorde utvärderingen efter lägsta pris.
Svar: Privata upphandlare
Det var ofta inte uttalat vilken viktning som gjordes mellan de olika kriterierna. Vissa av företagen gjordes ingen poängsättning eller viktning utan endast kontroll av att anbudet uppfyllde kriterierna. Ett företag påpekade nyttan av att samtala med entreprenörerna om deras anbud vilket gjorde att urvalsprocessen sedan gick lättare då de avsnitt i anbudet som verkade osäkert hade gåtts igenom under samtalet.
En del av företagen ansåg att det var priset som avgjorde i slutändan. Andra uppgav att de inte hade lagt så stor fokus på priset. De ansåg att det var viktigare att nollställa anbuden så att inte ”äpplen jämfördes med päron”.
I de fall då det fanns en stor spridning i prisbilden mellan anbuden så fick anbudsgivarna redovisa vad de hade beräknat för antal arbetstimmar och hur stor del av priset som stod för materialåtgång.
Summering:
Enligt LOU så ska urvalskriterierna viktas eller prioriteras. Hur kriterierna bedöms måste anges i annonsen eller förfrågningsunderlaget. Det är upp till den upphandlande enheten att bestämma vikterna och poängsättningen. Bedömningarna av kriterierna var mycket olika både inom de kommunala upphandlingarna och i de privata upphandlingarna. För de privata
upphandlarna så behövde de inte ange den exakta viktningen eller poängsättningen. De samtalade om anbuden tillsammans med anbudsgivarna och ansåg att det var ett bra sätt att ta reda på hur anbudsgivarna hade beräknat sina anbud. Denna kommunikation med
anbudsgivarna kan inte göras i kommunal upphandling.
Utvärderingsgrund
Svar: Kommunala upphandlare
Tre av bolagen använd utvärderingsgrunden ”ekonomiskt mest fördelaktiga”, de andra två använde ”lägsta pris”
Svar: Privata upphandlare
I samtliga fall användes det ”ekonomiskt mest fördelaktiga anbudet” som utvärderingsgrund. Summering:
Utvärderingsgrund är samma sak som tilldelningsgrund. Det finns två utvärderingsgrunder: - Lägsta pris
- det ekonomiskt mest fördelaktiga
De privata företagen använde i större utsträckning det ”ekonomiskt mest fördelaktiga” som utvärderingsgrund än de kommunala bolagen.
Tilldelning
Svar: Kommunala upphandlare
Grunden för tilldelning är den utvärderingsgrund man använde. I ett av de fall då lägsta pris användes var det en generalentreprenad, så något ekonomiskt mest fördelaktigt gick inte att se på annat än på priset.
Svar: Privata upphandlare
För vissa av företagen var priserna likvärdiga. Det som då blev avgörande var antal
reservationer som lämnades av entreprenörerna. Reservationerna var mycket olika och gav olika resultat för anbudens utfall. Ibland var en av fördelarna med ett anbud att det kom från en känd entreprenör i branschen och som kunde leverera på bästa sätt, till rätt volym per år samt hade det bästa priset. Flertalet av företagen var överens om att upphandlarens egen magkänsla och tidigare erfarenhet spelade stor roll vid tilldelningen. Relationen kunde ibland vara viktigare än priset.
Summering:
Tilldelningen i en offentlig upphandling måste hänga samman med den utvärderingsgrund som angivits i förfrågningsunderlaget samt med eventuella urvalskriterier och dess viktning och poängsättning. Detta bekräftades av de kommunala upphandlarna som hade gjort tilldelningen i enlighet med den urvalsmetod som de angivit i förfrågningsunderlaget. Relationer och tidigare erfarenheter kunde ligga till grund för tilldelningen hos de privata företagen. Restriktioner i anbuden kunde vara avgörande för vem som blev tilldelad ett
kontrakt. Restriktioner får inte lämnas inom den offentliga upphandlingen. Där måste anbuden vara grundade enbart på de uppgifter som anges i förfrågningsunderlaget. Om anbudsgivaren anger restriktioner så förkastas deras anbud.