Kommunala upphandlingsprocessen 103

Den kommunala upphandlingens riktlinjer återfinns i upphandlingsdirektivet271. Offentlig upphandling ska främja: ”en hållbar utveckling, näringslivsutveckling, innovationer, skydd för miljön, sociala krav och minska ekonomiska brott och korruption”.

Lagen om offentlig upphandling, LOU, styr de offentliga upphandlingsprocesserna i syfte att skapa en ekonomiskt effektiv upphandling genom god hushållning av offentliga resurser samt att främja en öppen och icke-diskriminerande konkurrens.

Det finns olika förfaranden att välja mellan beroende på hur mycket upphandlingen kan tänkas vara värd. Vilket förfarande som används har att göra med komplexiteten i upphandlingsföremålet. De olika förfarandena har olika tidsfrister. De intervjuade upphandlarna ansåg att det skulle vara bättre om de själv fick bestämma tidsfrist för upphandlingen så länge som resten av upphandlingen följer LOU. Grundtanken inom den offentliga upphandlingen är att upphandlingen ska göras så opartiskt och oberoende som möjligt. Alla entreprenörer ska ha samma möjlighet att kunna lämna anbud. Tidigare erfarenheter och relationer ska inte kunna påverka utgången av upphandlingen

Det som också styr offentlig upphandling är vissa grundläggande principer. En upphandling måste vara i enlighet med LOU och uppfylla principerna om icke-diskriminering,

likabehandling, transparens, proportionalitet och ömsesidigt erkännande.

De intervjuade kommunala upphandlarna uppgav önskemål om att få ställa högre miljökrav på entreprenörerna. Detta kan strida mot proportionalitetsprincipen men om de högre kraven kan sägas gynna nationella miljömål så kan högre krav få ställas. De intervjuade

upphandlarna skulle även vilja frångå från icke-diskrimineringsprincipen och ställa krav på var entreprenören ska vara lokaliserad eller att en viss vara måste vara närproducerad. De två utvärderingsgrunderna som finns för tilldelning av ett uppdrag inom offentlig upphandling kan upphandlarna välja fritt mellan. Dessa utvärderingsgrunder måste

bestämmas innan förfrågan går ut. Grunden måste även stå i förfrågningsunderlaget eller i

271

Europaparlamentets och rådets direktiv 2004/18/EG om offentlig upphandling av byggentreprenader, varor och tjänster

annonsen. Utvärderingsgrunderna är antingen tilldelning enligt ”lägsta pris” eller tilldelning till det ”ekonomiskt mest fördelaktiga” anbudet.

Intervjusvaren gav reflektioner kring dessa utvärderingsgrunder som när de ska användas och vad som är viktigt att tänka på:

Lägsta pris

- Detta är en bra utvärderingsgrund då upphandlaren vet vad de vill ha samt har stor kännedom om marknaden.

- Först i urvalsprocessen ska en ”kvalitetsribba” finnas för anbuden. Denna kvalitetsribba med olika krav måste vara uppfylld innan urval kan göras och har som uppgift att sålla bort anbud som ligger under eller över i kvalitet. Ribban gör så att anbuden som blir kvar verkligen har de förutsättningar som efterfrågas. Även överkvalificerade anbud sållas bort. Är syftet att upphandla en Volvo är det inte intressant med anbud som erbjuder en Rolls Royce, . - Viktigt att tänka på hur kraven är uppställda så att inte upphandlingen ger upphov till snedvriden konkurrens som att endast stora företag har möjlighet att kunna lämna anbud. Det ekonomiskt mest fördelaktiga

- Denna utvärderingsgrund är bra att använda vid större projekt då fler variabler än pris är viktiga. Som t.ex. vid upphandling av tjänster då kompetens och talang är viktigare än priset. Upphandlarna inom de kommunala bostadsbolagen använde sig av de standardmallar för administrativa föreskrifter, AF-mallar, som är framtagna av Byggandets Samordning AB och som använd som praxis inom byggbranschen. Dessa mallar förenklar upphandlingsprocessen då mallarna ger en fingervisning om vad som behövs vara med. Enligt flera av de intervjuade upphandlarna är det viktigt med en kompetent upphandlare med gedigen kunskap om det som ska upphandlas oavsett om mallarna används eller inte.

Inom offentlig upphandling är maximal löptid för avtal 4 år. De flesta av upphandlarna skrev dock inte avtal på så lång tid. De skrev avtal på ett eller två år med möjlighet till förlängning. Problemen med att ha en uttalad maximal löptid är, enligt de kommunala upphandlarna är att de ser tendenser på försämring av kvalitén på entreprenörernas arbeten under avtalets sista halvår. Detta kan bero på att entreprenören inte har något incitament att upprätthålla

kvaliteten i arbetet eftersom de vet att avtalet inte kan bli förlängt utan ny upphandling. Inom privata upphandling är denna situation omvänd eftersom det inte finns några begränsningar i löptiderna. Entreprenörerna har chans till förlängning så länge de gör ett bra jobb.

De kommunala bolagen var i stort sätt nöjd med den kommunala upphandlingsprocessen men de vill kunna förhandla mer, ha större möjlighet till direktupphandling under tröskelvärdet, samt ha kortare tidsfrister i vissa fall och ibland kunna välja att inte annonsera, i alla fall inte till EU.

Otillåten direktupphandling

Med direktupphandling menas en upphandling som inte behöver annonseras,

konkurrentutsättas eller följa andra regler för upphandling inom LOU272. Upphandlaren kan själv kontakta entreprenörer som de vill ska lämna anbud. Denna upphandlingsform får användas på upphandlingar med ett värde under gränsvärdet 287 000 kr för 2010273. Kritiken mot direktupphandling är att inte syftena med LOU och offentlig upphandling uppfylls. Priset konkurrensutsätts inte samt att det endast är de tillfrågade entreprenörerna som har möjlighet att lämna anbud. Det sker många otillåtna direktupphandlingar inom den svenska offentliga upphandlingen. Mer än vad som upptäcks eftersom reglerna om

transparens och redovisning av tilldelningsbeslut inte anammas vid direktupphandling. Orsakerna till varför en otillåten direktupphandling görs för en upphandling över gränsvärdet är ofta tidsbrist eller ett försök till att minska administrativa kostnader274. I intervjuerna framkom också att anledningen till att en otillåten direktupphandling görs är på grund av tidsbrist. Den intervjuade upphandlaren menade på att straffet för att göra en otillåten direktupphandling kan ibland vara lägre än den nytta som uppnåddes genom

regelöverträdandet. Nya regler i LOU har höjt straffavgiften vid otillåten upphandling till att vara maximalt 10% av kontraktsvärdet275.

Flera offentliga upphandlare vill ändra reglerna kring direktupphandling så att det får göras för upphandlingar med värde under 600 000 kr276. På det sättet skulle de minska de

administrativa kostnaderna samt minska tidsåtgången. Men enligt beräkningar gjorda av Molander så görs en generell kostnadsbesparing genom konkurrensutsättning av priset på i genomsnitt 17%277. Under intervjuerna med de kommunala bolagen hade ett bolag gjort uträkning på de administrativa kostnaderna för en upphandling. Dessa låg mellan 50 000- 100 000 kr278. För att en kommunal upphandling ska vara lönsam krävs en vinst som överträffar de administrativa kostnaderna. Det kan ibland vara svårt enligt detta bolag att rättfärdiga en upphandling i enlighet med LOU då vinsten understiger kostnaderna. Enligt Konkurrensverket är det dock bättre vid upprepade direktupphandlingar av liknande varor och tjänster att upphandla detta i form av ett ramavtal. På det sättet upprätthålls konkurrensen och priset konkurrensutsätts279.