Anpassning av standardsystem och verksamhet

Ett hjälpmedel som kan utnyttjas för att se hur stor del av standardsystemet som täcker verksamhetens behov är relationsmodellen, se figur 12. Enligt Brandt et.al, (1998) kan relationsmodellen användas vid såväl val som anpassning av standardsystem. Med skillnaden att i anpassningen finns bara det slutgiltiga systemet kvar.

Figur 12 Relationsmodellen (Källa: Nilsson, 1991, s. 128)

Relationsmodellen

Enligt Nilsson (1991) används relationsmodellen för att visa möjliga utfall som kan uppstå när verksamheten och standardsystemet anpassas mot varandra. Relationsmodellen bygger på ömsesidig anpassning och syftet är att stegvis försöka skjuta verksamheten och

standardsystemet mot varandra. Utgångspunkten för anpassningen är de delar av

standardsystemet som direkt, utan några åtgärder, kan accepteras av verksamheten. Målet är att få en så stor träffyta som möjligt mellan verksamhet och standardsystem. Med hjälp av relationsmodellen kan verksamheten jämföra olika system för att sedan välja det system som bäst överensstämmer med verksamhetens krav. Enligt uppskattningar (Nilsson, 1991) bör 40-60 % av verksamhetens krav direkt vara uppfyllda av standardsystemet. Den

slutliga träffytan bör uppgå till minst 80 % av de totala kraven, för att vara ett acceptabelt alternativ. Anpassning med hjälp av relationsmodellen kan på ett överskådligt sätt visas enligt relationsmodellen, Brandt et.al., (1998) använder liksom Nilsson (1991) relations- modellen som hjälpmedel när standardsystem och verksamhet skall anpassas mot

delas in i två olika arbetsmoment, logisk respektive fysisk anpassning. Logisk anpassning innebär planering av hur standardsystemet kan utnyttjas optimalt i verksamheten. Fysisk anpassning innebär realisering av det önskade systemet. Realiseringen omfattar grund- versionen av standardsystemet, vidareutvecklingar av leverantören samt eventuella egenutvecklade delsystem. Relationsmodellen är ursprungligen skapad för att användas utifrån införskaffning av standardsystem. År 1991, när modellen skapades, var inte affärssystemen fullt så processorienterade som de är idag. Vi kan dock inte se några direkta hinder att använda den på system som är processorienterade fullt ut.

Sammanfogning av verksamhet och standardsystem

Anpassning av standardsystem betraktas enligt Brandt et.al. (1998) och Nilsson (1991) som en sammanfogning av verksamheten och det valda standardsystemet. Under anpassningsarbetet sker detaljerade jämförelser mellan verksamhetens krav och

standardsystemets egenskaper. Syftet med anpassning är att få en god överensstämmelse mellan verksamhet och standardsystem. Ett givande sätt är att leta efter delar som är gemensamma och delar som skiljer sig åt mellan verksamheten och standardsystemet. Finns det skillnader resulterar detta i anpassningsbehov. (Ibid.) Enligt Preece (1994) innebär anpassning att utveckla systemet och dess funktioner till den situation där systemet ska verka, en viktig aspekt är därför att ta reda på vilka olika individer och grupper av användare som ska arbeta med systemet. Affärssystem kan vara stora och integrerade eller uppbyggda av moduler som kombineras ihop på valfritt sätt. Systemets frihetsgrad kan sedan variera från helt låsta till mer programmerbara och flexibla. Vilken typ av standardsystem som väljs beror i hög grad på vilken strategi och förändringsgrad som företaget antar. (Brandt et.al., 1998) Anveskog et.al. (1984) framhåller att ett standardsystem är mer flexibelt då parametrar lätt kan ändras och modulutökningar kan genomföras.

Ett problem kan utgöras av att beställaren antingen under- eller överskattar

anpassningsbehovet (Brandt et al, 1998). Underskattningen kan exempelvis bero på att konsulttimmar ska sparas in, vilket kan resultera i ökade anpassningskostnader. För mycket anpassningar kan bero på att företagsledningen vill få det nya systemet att funktionsmässigt likna det gamla. Enligt Davis (1998) gjordes en undersökning av 1000 företag där det visade sig att endast 5 % anpassade affärssystemet till sina affärsprocesser. Davenport (1998) anser att det kan vara så att höga kostnader och en lång tid för

implementering gör att företagen avstår från att anpassa systemet. Markus et al (2000) framhåller i en undersökning som visade att ett flertal organisationer som har valt att anpassa systemet hade problem med att få anpassningarna att fungera och dessutom att deras anpassningar varit onödiga. Även Sumner (2000) påstår i sin studie att utvecklare bör designa processerna för att passa systemet än att försöka anpassa systemet till organisationens processer.

Enligt Nilsson (1991) är det viktigt att beakta integrationen med övriga system i företaget eftersom kärnproblemet med standardsystemet är hur samspelet mellan verksamheten och systemet ska fungera, företagets strategier påverkar främst val och anpassning av standard-

system. Anveskog et.al. (1984) skriver att företagets vilja att gör anpassningar i verksamheten styrs av om systemet anskaffas för att förbättra verksamheten och att företagsledningen därmed ser affärssystemet som en möjlighet att göra radikala förändringar. Lundeberg & Sundgren (1996) menar att ett nytt standardsystem ger en verksamhet möjlighet att fungera bättre, men för att detta ska bli möjligt måste systemet anpassas till företagets speciella behov. En av leverantörens viktigaste uppgifter är därför att förstå kundens verksamhet på ett bra sätt för att anpassningarna ska bli lyckosamma. ”Att anpassa eller inte anpassa. Det är en av de svåraste frågorna vid uppgraderingar. Enigheten är stor mellan konsulter, forskare, användare och leverantörer om att

anpassning bör ske med försiktighet, men att det i vissa fall ändå är motiverat. Frågan om standard eller anpassningar är ett ständigt tvisteämne vid uppgraderingar. Den som kör standard har fördelen av att uppgraderingarna blir enklare och kräver färre

anpassningar, vilket blir billigare. Den som anpassar får ett system som är skräddarsytt efter den egna organisationen och kan därmed få fördelar framför sina konkurrenter.” (Wallström, Computer Sweden, 2002 Nr 64)

Anpassa affärssystemet eller verksamheten

Något som framkommer enligt Brehm et.al. (2001) är att anpassningar av affärssystem sker på två olika sätt. Antingen genom att välja moduler eller komponenter eller att konfigurera parametrar i systemet. Vid införandet av ett standardsystem i en organisation innebär det alltid någon form av anpassning, antingen i verksamheten eller i standard- systemet. Enligt Nilsson (1991) krävs för det mesta ömsesidiga anpassningar och här kan relationsmodellen ses som en praktisk användbar teknik för denna ömsesidiga anpassning. Målet är då att skapa så stor träffyta som möjligt genom att anpassa verksamheten mot standardsystemet genom att effektivisera rutinerna och "pruta" på kraven och anpassa standardsystemet mot verksamheten genom vidareutveckling av leverantör samt tillåtna modifieringar av systemet som kan utföras av kunden. (Ibid.)

Många författare bland andra Davenport (1998), Fui-Hoon et.al. (2001) och Bancroft et.al. (1998) verkar vara överens om att anpassningar av affärssystem ska ske i så liten

omfattning som möjligt. Därmed anser vi att det kan vara viktigt att som beställare välja ett affärssystem som är flexibelt. Med flexibelt menar vi att det ska kunna gå att anpassa systemet efter eventuella verksamhetsförändringar. Den anpassning som vi förespråkar ska kunna göras av beställaren själv eller med viss hjälp av konsult och ska kunna ske via konfiguration av det ursprungliga systemet.