Situationell analys

Situationell analys, har fått inspiration från målfri utvärdering och kontextuell

utvärderingen. I den här analysen utvärderas ett informationssystem tillsammans med användarna. Utvärdering är tänkt att bli mer öppen och ska ge en djupare förståelse av verksamheten och användningen av systemet. De problem som identifierades under den idealtypiska analysen används för att ge kännedom tillsammans med en systematisk sökning av styrkor och svagheter som inte identifierats tidigare. (Ågerfalk et al, 2002) Vid vår första anblick av processmodellen så fann vi den som inbjudande att utgå från vid utvärdering av affärssystem. I efterhand, efter vår strävan att använda oss av den, känns det tacksamt att få utvärdera användandet av modellen. Det finns en grundläggande del i resonemanget som Ågerfalk et al (2002) för om modellen och som vi nu i efterhand finner motsägelsefullt. Ågerfalk et al (2002) anser att tanken med denna analys är att ut-

värderarna ska vara öppna och inte låsa sig vid föreställningar om vad som är bra eller dåligt för att på så sätt missa viktiga och oväntade resultat. Detta tyder enligt oss på att den metod som ska användas i den situationella analysen är mer av kvalitativ karaktär än kvantitativ. Vi anser att det finns en risk att utvärderaren kan låsa sig utifrån det resultat som tagits fram i den idealtypiska analysen och inta en alltför deduktiv ansats, detta var vår upplevelse. Denna upplevelse var tydligast när vi gjorde observationsintervjuerna med användarna i arbete med systemet. Det positiva med att ha ett resultat eller förförståelse med sig in i den situationella analysen var att vi i rollerna som utvärderare fann trygghet och säkerhet.

I den situationella analysen sker utvärderingen utifrån att utvärderarna hela tiden arbetar nära användarna för att lära sig vilka handlingar de utför enligt Ågerfalk (2003). Denna observation tror vi är bra, men väl på plats kan vi konstatera att det tog mycket tid och energi av oss att förstå olika handlingar som användarna utförde. Något som vi tog fasta på i fallstudien var den del som Ågerfalk et al (2002) beskriver som en utökning av utvärderingen. Det är en del av utvärderingen som inte enbart inkluderar vad som faktiskt finns i systemet utan även vad användarna anser att systemet ska tillföra, och vad de anser att systemet ska innehålla. Denna del kan vi rekommendera andra utvärderare att göra då vi upplevde den som ett bra komplement till utvärderingen med användare och system. Den ger enligt oss en bättre dynamik till resultatet jämfört med att enbart utvärdera handlingsbarheten vid interaktiva användningssituationer. Dessutom gav denna del av utvärderingen ett bra resultat att diskutera vidare på utifrån vår frågeställning.

För att kunna bedöma handlingsbarheten i affärssystemet så var vår uppfattning att vi skulle bedöma de funktioner i OLF-flödet som vi ”kört igenom” i den kriteriebaserade utvärderingen. Det var den delen vi kände till och som vi ville bedöma. Därför kändes det helt naturligt att också titta vidare på dessa funktioner i en verksamhetskontext. De

handlingar som vi ämnade undersöka utifrån valda funktioner var så kallade interaktiva handlingar.

En interaktiv användningssituation uppstår när ett informationssystem används för att tillåta, främja och underlätta utförandet av handlingar för användarna genom systemet, i dessa situationer används ett informationssystem som ett mekaniskt verktyg (Goldkuhl & Ågerfalk, 2002). Det som vi upplevde som en brist var att vi inte riktigt kom ner på djupet för att bedöma olika handlingar mer specifikt vid observationsintervjuerna. Vid närmare eftertanke så kunde denna del av analysen ha genomförts annorlunda, men vi blev något vilseledda då situationell analys är inspirerad av målfri utvärdering. Vår ambition var att utföra en målfri utvärdering av systemet, vilket vi gjorde i form av en slumpmässig utvärdering där användaren valde funktioner utan påverkan från oss. På grund av den upplevda kontradiktionen i metoden så bestämde vi oss för att också utvärdera exakt de funktioner som vi utvärderat i den kriteriebaserade utvärderingen. Då vi valde att se till interaktiva användningssituationer kunde en styrka ha varit att visa hur dessa handlingar byggdes upp.

En användningssituation består av en eller flera sociala handlingar, det vill säga elementära handlingar. En e-handling resulterar i en icke-tom uppsättning av ae- meddelanden. Interaktiva handlingar kan ytterligare brytas ner till beståndsdelarna e- interaktioner. En e-interaktion är en enstaka interaktion mellan en utförare och ett informationssystem utfört genom användandet av ett interaktivt skärmdokument i informationssystemet, exempelvis en dialogruta (Ågerfalk et al, 2002). En styrka i fallstudien kunde ha varit att visa interaktionen mellan en användare och systemet, till exempel när en användare/ordermottagare bygger upp och lägger en order i systemets ordermodul. Nedan följer ett exempel på ovanstående:

Figur 17 Interaktiv handling

Detta ger tre nivåer av handlingar utförda i interaktion med ett informationssystem: • användningssituationen i helhet

• e-handlingen • e-interaktionen

I alla tre finns det minst en aktör och ett informationssystem och alla tre nivåer involverar en kommunikationsaktör och en tolkande aktör som kommunicerar, möjligen förmedlat av en utförare som kan vara själva systemet eller en annan mänsklig aktör (Ibid.). Denna notation i samband med exempelvis skärmdumpar för att tydligt visa på sambandet mellan system och handlingar kunde ha blivit kraftfullt. Vi uppfattade inte att dessa olika nivåer skulle användas som ett verktyg att kartlägga olika handlingar utan vi såg dem mer som ett teoretiskt sätt att beskriva perspektivet handlingsbarhet på informationssystem. Vår

uppfattning byggde på att vi ansåg det för komplext och omfattande att kartlägga handlingar enligt detta vis, vilket kan ha att göra med att vi valt att utvärdera ett informationssystem med tydlig processinriktning.

5.3.2.1 Situationell analys av affärssystem

Vid utvärdering av ett affärssystem så är oftast verkligheten sådan att det inte finns obegränsat med tid. I rollen som utvärderare måste tidsfaktorn för att genomföra

utvärderingen beaktas både av forskare och yrkesverksamma utvärderare. Då vi inte funnit någon tydlig notation eller arbetsbeskrivning av hur den situationella analysen ska gå till har vi experimenterat en del. Vi kan konstatera att om utvärderare ska följa den

beskrivning av tillvägagångssätt som finns i teorin kan utvärderingsprojekt bli ganska omfattande och därmed tidskrävande. Vi hävdar att det är viktigt att inte tappa fokus på den processorienterade synen på affärssystem och arbetssätt/handlingar när det kommer

till utvärdering av affärssystem. I den teorinäraanalysen går vi in på att det finns en

koppling mellan det processorienterade arbetssättet att utveckla verksamheter enligt Keen (1997) Rentzhog (1998) vidare till Porters (1985) transformativa syn på processer vilken bygger på en värdekedja av aktiviteter i verksamheten. Vi hävdar att utvärdera exempelvis ett affärssystem i en specifik verksamhetskontext är en ambition att utveckla verksamhet och system. Efter utförd fallstudie har vi dragit lärdomar som innebär att vi kommer utveckla vårt tidigare resonemang. Vi fortsätter med begreppet handlingsminne som enligt Goldkuhl (1996) är en mycket central del i informationssystem, som exempelvis bygger på interaktiva handlingar. Utifrån handlingsbarhetsperspektivet ska databasen i informations- systemet erbjuda möjligheten att lagra och hämta ett handlingsminne. Detta är ett minne som lagrar information om utförda e-handlingar och motsvarande ae-meddelanden samt viktiga handlingsförutsättningar (Ågerfalk et al, 2002).

Vi upplever att handlingar i en verksamhet utifrån Ågerfalks et al (2002) teoretiska perspektiv är intressant men också komplext som utvärderingsansats. Då handlingar i sig kan ses som processer som aktivt jobbar mot handlingsminnet/databasen. Ansatsen anser vi kunna fungera mycket väl på ett tydligt avgränsat utvärderingsobjekt, gärna ett

funktionsorienterat affärssystem. Det komplexa som vi ser det är när utvärderingsansatsen ska användas på ett tydligt processorienterat affärssystem, detta kan komma att bli väldigt omfattande. Vid utvärdering av affärssystem, som ofta är stora och omfattande system, anser vi därför att utvärderingsarbetet bör ske iterativt.