Handlingsbarhetsbrister och framtida mål

Dometic köper all sin logistikhantering av Electrolux Logistics. Logistiksystemet heter WMS vilket ägs av Electrolux Logistics. Överföringen mellan Axapta och WMS är inte tillfredsställande. Det finns problem när de på Electrolux Logistics återrapporterar en order. ”[…] de har levererat ut en order eller restnoterat och sedan kommer den inte tillbaka och ibland har de levererat ut och den kommer tillbaks och det skapar problem, det skapar osäkerhet.” (Inköpsansvarig)

Ett stort problem är att de har ett lagersaldo, men flera olika lagerställen och lagersaldot räknas ihop utifrån alla lagerställen. ”Så om man har produkter på ett förmedlingslager som egentligen inte är ett fysiskt lager, men att man inte matchar en inköpsorder mot en försäljningsorder på förmedlingslagret tar de ut varandra om man gör det, men oftast gör inte användarna det. Så då kan det stå att vi har 16 produkter på ett lager som inte finns så kanske vi bara har tre i Motala då där vårt huvudlager är då står det 19. Då tror användaren att här finns det mycket varor, då kör de bara för att de inte tittar ordentligt.” (Inköpsansvarig)

Ett annat stort problem som finns är att användarna stjäl order från varandra och det är oftast när någon får in en order i närtid. Användarna tittar inte i nettobehovsbilden på att det ligger andra order som kanske ska levereras ut en dag efter, ”[…] så tar de produkter från varandra”. (Inköpsansvarig) Detta beror på att användarna inte kan reservera

produkter. ”För om man använder reservationsknappen, i Axapta så låser du allting.” (Inköpsansvarig)

”Finns en order på 18 st. som går ut om en månad reserverar jag dom och vi bara har 18 på lagret, så tar inte systemet hänsyn till att det kommer att komma in mer utan då låser systemet dom och ingen annan kan leverera ut något innan, om jag inte får in mer produkter, och det är jättedåligt. Kunskapen kanske är lite dålig, man reserverar och sedan vet man inte hur man ska släppa den där reservationen. Det är ett stort problem. Fast det har blivit bättre vi har gjort en manual till alla som har skickats ut, jag har inte hört något sedan dess.” (Inköpsansvarig)

Det här har skapat irritation hos säljarna. ”Jag förstår att alla vill sälja men man får ändå titta runt det hela […]”. (Inköpsansvarig) De flesta produkterna köps från Italien,

Tyskland och Ungern så det tar några dagar att få hem dem. Produktionstiderna är långa, i Ungern är det långsamt där gör de mycket för hand. Det tar en månad att få hem lite produkter. ”Det är lite problem.” (Inköpsansvarig)

Ett annat problem är att det inte går att spärra en order det vill säga att det finns en liggande order när det inväntas en förskottsbetalning. Orderna skulle behöva ha olika status, eller att de släpps manuellt. ”Är det så att man lägger en leveransdag på en order, väntar du in förskott på en order, så lägger du bara för att få in en order. Det är ett

meningen att man ska kontrollera det, men det är faktiskt inte så lätt, det är lätt att missa i högsäsong. Ibland går grejerna i väg för att det inte går att lägga en status på den. Den ska hållas tills pengar har kommit in om man gör ett manuellt släpp”. (Ekonomiansvarig) Detta har diskuterats men det är inte bestämt hur de ska göra med det här.

Dometic använder sig ibland av förmedlingsaffärer, det vill säga att varorna går direkt från leverantören eller tillverkaren. Det som försvårar det hela är att användarna, som ska fakturera, måste ha koll på när de har gått från fabriken till den som ska faktureras. ”[…] då får man leverera ut dem själv också annars ligger ordern som öppen. Det finns ingen parameter som varnar i Axapta att den här ordern ligger uppe för länge eller så, man sätter en trolig leveranstid på den.” (Inköpsansvarig)

”Antingen kan du inte lägga in ordern eller att du måste ha den på bordet och hålla reda på den eller också lägger du in den och har järnkoll.” (Ekonomiansvarig)

”Man kan lägga in den utan att bekräfta den, men då är problemet att man glömmer bort den.” (Inköpsansvarig)

”Ja, det är ett problem för att du vet inte hur du ska hantera det. Det tycker jag är en brist i Axapta. Det har jag varit med om i andra system när man har haft ordersläpp istället, man kan lägga in order för si och så lång tid framöver, men de ska släppas. Det är en brist i Axapta.” (Ekonomiansvarig)

Det kan vara problem med att hålla en bra lagerhållningen eftersom det kan komma in stora order och då plockas dem. Ett annat problem kan vara att det blir fel i överföringen mellan lagrena. Att ordern är levererad men statusen visar att ordern är öppen.

Ett problem är att en del användare inte riktigt vet vad de kan göra i alla dialoger i Axapta och därför blir det fel ibland, man går in och ändrar på någon annans order. Egentligen är det rättighetsstyrt och det är först nu som de har fått ordningen på det i rättighetsgruppen. Stödet från Axapta när det gäller den internationella handel är inte helt tillfredsställande hos Dometic. ”Axapta stödjer inte riktigt vår internationella handel det är därför de sitter på Electrolux logistics och gör dem där speciella fakturorna. De har ett system som de kallar för ELOGE. Där anpassar de fakturan så att det ska se likadant ut som det ska göra i de här länderna för att alla uppgifterna ska finnas med, det klarar Axapta inte riktigt av.” (Inköpsansvarig) ”Axapta stödjer ingen tullhantering, det kanske gör det men det är inte på alla fall det är därför vi använder just Eloge. ” (Inköpsansvarig)

Systemet upplevs som ett stödjande system och de känner sig inte styrda att de måste följa en viss process i Axapta, men vissa aktiviteter går bara att göra på ett sätt när det gäller inköp. ”Om jag ska lägga ett inköp t.ex. då öppnar jag en vy som heter planerade

orderbilden. Jag sätter filter på min köpgrupp och sedan på leverantörskod och så får jag upp planerade order och sen kan jag sätta upp ett visst datum och skickar iväg den till

leverantör sedan får jag tillbaks en bekräftelse och sedan godkänner jag ordern. Visst det kan man väl säga att det går inte att jobba på något annat sätt, så där är man lite styrd.” (Inköpsansvarig)

De största problemen har varit i produktionsdelen. ”Axapta har aldrig förts in på en så stor produktionsindustri som i Motala och det är där dom största problemen har legat.” (Inköpsansvarig)

Ett problem som många användare upplever är att de får upp så många fönster i Axapta. De har inte fullt verksamhetsstöd från systemet eftersom informanterna saknar att IT- avdelningen inte utvecklat stödet för fax och mail-funktionen. Den så kallade CRM- modulen fungerar inte heller ordentligt ännu. För tillfället används en annan som heter ”Super Office” men tanken är att allt ska in i Axapta. Användarna får inte full förståelse för den kommunikativa avsikten med olika felmeddelanden. Användarna uttrycker det som att de är ”kryptiska”. Det är en brist att kommunikationen mellan olika intressenter går utanför systemet med hjälp av fax.

De har rekommenderat från dataavdelningen att inte ändra begreppen i systemet eftersom det kan skapa problem med att kommunicera med dataavdelningen om alla har olika beteckningar.