Systematiskt valda funktioner i OLF flödet

Nedan redovisas ett antal systemfunktioner utifrån användarsituationen på Dometic AB. De funktioner som redovisas är de som vi har önskat oss få utförda utav användaren. När vi nämner användaren i denna del av studien syftar vi på inköpsansvarig.

Funktion: skapa försäljningsorder

Dometic AB har samarbete med sitt gamla moderbolag Electrolux för sin logistik del. Det innebär att affärssystemet har ett gränssnitt mot Electrolux logistiksystem vilket har inneburit många anpassningar av denna funktion för att understödja nödvändiga

verksamhetshandlingar. Användaren anser funktionaliteten som existerande och önskvärd och dessutom används det mesta. Mycket tyder på att användaren uppfattar det så på grund av att en stor del av systemfunktionen har anpassats mot verksamhetsbilden.

Funktion: lägga orderrader till ordern

I denna funktion finns det flera alternativ som stödjer eftersökt handling. Användarens betraktelse är den att funktionen är enkel att utföra och använder själv alltid snabb- kommandot CRTL+N då användaren ser en fördel i och gärna använder snabb-

kommandon. Det innebär att det finns funktionalitet som är önskvärd och existerande men också existerande men inte önskvärd.

Funktion: reservera artiklar till försäljningsordern

Användaren anser att den standardfunktion som systemet erbjuder är så pass dålig att den i dagsläget inte går att använda. Det som gäller vid reservation är att säljaren måste ringa till lagret i Motala där en form av ”handpåläggning” sker då artiklarna reserveras för en

speciell order. Vi tolkar det dock som att vissa användare använder funktionen utan att veta exakt hur den fungerar eller hur illa den fungerar. Detta innebär att funktionaliteten är önskvärd och upplevd men inte existerande.

Funktion: skicka orderbekräftelse

Det går bra att skapa en orderbekräftelse och skriva ut den men det går inte att skicka ut den via e-post eller fax vilket användaren tycker är en brist. Det finns inga fasta rutiner om orderbekräftelse ska skickas ut till kund vilket beror på att olika kunder har olika behov. Denna funktion är önskvärd men inte existerande.

Funktion: retur av artiklar

Det finns inget stöd i systemet för vissa rutiner, till exempel att skicka returadresslappar till kunden, detta är löst via ett egenutvecklat retursystem. Användaren anser att det borde finnas mer stöd för denna funktion, som det är nu har användarna tagit fram en egen lathund för att klara av att göra retur på artiklar, det går med hjälp av det egenutvecklade systemet. Denna funktion är önskvärd och existerande men enbart på grund av att det egenutvecklade systemet existerar.

Funktion: restorderhantering

Användaren anser att möjligheten att sätta så kallade filter är vägen till framgång i denna funktion. Många användare klarar inte riktigt av att sätta dessa filter på ett effektivt vis och då fungerar funktionen inte alls lika bra. Denna funktion är önskvärd för alla användare men är enligt användaren svår att hantera och existerar enbart för dem som lyckats med sina filter.

Funktion: skapa faktura

Enligt användaren så varierar svårighetsgraden för användandet av olika funktioner i systemet. Skapa faktura är en funktion där det måste till utbildning för att användaren ska en chans att klara av den. Även här kommer hantering av filter in i bilden. Även om alla användare/säljare klarar av att utföra funktionen så kan det vara en stor skillnad hur effektivt handhavandet är mellan olika användare. Då det går att lösa uppgiften på olika sätt är vår uppfattning att det finns mycket i denna funktion som är önskvärt av en del men mindre önskvärt av andra.

Funktion: fakturering av order

Denna funktion går enligt användaren mycket fort och smidigt att utföra, vid användandet av snabbkommandon märks den knappt. En funktion som används mycket är önskvärd samt existerar för alla användare.

Funktion: fakturering av flera order

Ingen funktion som användaren utnyttjar och den bedöms därmed inte.

Funktion: annullera order

Vid orderläggning så hamnar ordern även i Electrolux Logistik system vilket innebär att för att annullera ordern måste användaren ringa till Electrolux och be dem ta bort ordern. Användaren anser att detta är en brist i funktionaliteten. Det är tydligt att det är önskvärt att kunna ta bort sin lagda order utan att behöva ringa ett annat företag för att göra det, det är dock inte en existerande funktion.

Funktion: skapa fritextfaktura

Samma tillvägagångssätt som vid skapandet av försäljningsorder. Något som inte används så mycket men funktionen är bra och innehåller de väsentligaste delarna för att göra en fritextfaktura. Funktionen är önskvärd och existerande men används inte speciellt mycket.

Funktion: skapa kreditfaktura

Användaren anser att detta är en mycket enkel funktion. Viktigt att sätta minus framför kvantitet det är allt man som användare måste komma ihåg sedan känner systemet av att det är en kreditmall. Funktionen är önskvärd och existerande.

Funktion: skapa artikel

Även denna funktion är enligt användaren enkel att utföra. Dock har det gjorts vissa anpassningar gällande artikelgrupp. Dometic har en struktur på produktkategorierna som systemet i standardutförande inte klarar av att hantera. Användaren anser också att det kan gå lite segt att skapa artiklar med många fält, då Axapta servern står i Motala vilket kan innebära långa responstider ibland. Dessutom är det extra besvärligt med att skapa artiklar som det sker utländsk handel med. Då måste användaren ut på tullens hemsida och plocka hem så kallade intrastatnummer till respektive artikel. Då logistiken är utlagd på

Electrolux finns ingen person i den nuvarande organisationen som arbetar med exempelvis intrastatnummer. Denna funktion är önskvärd och existerande även om den haltar något.

Funktion: överföra artiklar mellan två lagerställen

Enligt användaren är denna funktion mycket enkel att hantera. Användaren anser att upplägget i funktionen är bra då man intuitivt känner vad som ska skrivas i olika fält och vilka parametrar som ska sättas. Denna funktion är önskvärd och existerande.

Funktion: kontrollera lagerbehållning

Går en användare/säljare in och kontrollerar lagerbehållningen och enbart tittar på nettobilden så står det exempelvis 108 artiklar av önskad produkt. 99 av dessa är på ett lager som fungerar till försäljning de övriga 9 är exempelvis på ett lager i Norge och de kan inte gå ut till försäljning. Många användare tror att det finns produkter på lagret till försäljning men i själva verket är det inte så. Denna funktion skulle kunna stängas av, att samma produkt från olika lager slås samman till ett netto. Motala kontoret, där

handlingar för dem. Ser man till både Stockholmskontoret och Motalakontoret så går det att säga att funktionen är önskvärd och upplevd men enbart existerande för användarna vid Motalakontoret.