Kravspecifikation för standardsystem

Kravspecifikationen är ett instrument för att exakt kunna beskriva vilka bidrag och effekter ett standardsystem behöver ge för organisationers verksamhet. Specifikationen ska belysa olika användares krav på det nya standardsystemet. Som en kontrast till egenutveckling av system behöver kravspecifikationen för standardsystem fokusera på kritiska delar av verksamheten vid ett läge där standardsystem ska införas. Vid egen- utveckling byggs systemet från grunden och därigenom blir kravspecifikationen mer allomfattande till sin karaktär. (Nilsson & Pettersson, 2000) Beställaren av standardsystem bör se till att ha en klar och tydlig kravspecifikation samt pricka av denna mot det tänkta systemet för att se hur väl systemet uppfyller kravspecifikationen. Detta är betydelsefullt för att se hur mycket anpassning som måste till för att komplettera standardsystemet eller hur många andra system som måste köpas in som komplement. (Dexner, 1995)

Kravspecifikationer kan innebära problem då de i många fall är ”endimensionellt”

upplagda genom att endast belysa något begränsat perspektiv på verksamhetsmodellering. Vid förändringsarbete är det viktigt att beskriva verksamheten och systemet utifrån många olika perspektiv. (Nilsson & Pettersson, 2000)

• Intentioner, som t.ex. berör mål, visioner, problem och styrkor. • Aktiviteter, som t.ex. berör funktioner, processer och arbetsuppgifter. • Resurser, som t.ex. berör data, begrepp, komponenter och objekt. • Beteenden, som t.ex. berör händelser, regler, aktörer och kraftfält.

Vid verksamhetsutveckling finns det anledning att ”vrida och vända” på beskrivningar eller modeller av verksamheten. Genom att växla perspektiv och betrakta verksamheten utifrån flera olika synvinklar går det att uppnå fördjupad förståelse av bakomliggande mekanismer inom organisationen. Detta arbetssätt innebär ett bättre underlag för att föreslå kraftfulla förändringar av verksamheten. (Nilsson, 2000)

En tilltalande ansats för att utveckla organisationer idag är utifrån ett processorienterat arbetssätt (Keen, 1997, Rentzhog, 1998). Förändringsarbete med processtänkande påvisar att kravspecifikationen har en viktig roll för att beskriva verksamhetens arbetssätt i nuläget ”Är”-processen och för det framtida läget ”Bör”-processen. Via det processorienterade arbetssättet betraktas organisationen som uppbyggd av ett antal verksamhetsprocesser som behöver förstärkas. Vid ett processorienterat arbetssätt inom organisationen behöver

kravspecifikationen klarlägga struktureringsprinciper för sammankoppling av

verksamhetens processer och systemets moduler. (Nilsson, 2000) Vi har en tanke om att det processorienterade arbetssättet inte används i så stor omfattning som det många gånger

en kravspecifikation så arbetar leverantören och beställaren ofta tillsammans, förutsatt att man valt leverantör. Davenport (2000) hävdar att många standardsystem går från att ha en funktionell systemstruktur till en processorienterad systemstruktur. Med andra ord så byggs funktioner samman så att de ingår och blir beroende av varandra i olika processer inom verksamheten. Nilsson (2000) anser att standardsystem på marknaden traditionellt haft en funktionell systemstruktur. Vår uppfattning är att beställare måste bli delaktiga i det processorienterade arbetssättet för att kunna påverka kravspecifikationen utifrån sin unika verksamhetskunskap. Vi anser att kravspecifikationen är ett bra verktyg för att välja standardsystem.

3.1.3 Val av standardsystem

Då uppsatsen behandlar affärssystem som är en typ av standardsystem så kommer vi i detta avsnitt, val av standardsystem, utgå från att beställaren valt ett standardsystem i stället för det egenutvecklade alternativet.

När organisationen bestämt sig för att anskaffa ett standardsystem så är det viktigt att det kommande systemet motsvarar kraven i kravspecifikationen. Därefter ska det bestämmas vilka anpassningar som behövs göras både i system samt verksamhet för att systemet ska fungera acceptabelt. (Andersen, 1994) Det är inte problemfritt att välja standardsystem och många beslut fattas på allt för vag grund. Införande av ett nytt standardsystem innebär inte minst stora ekonomiska investeringar. Investeringen ska vara till nytta åratal framöver för verksamheten vilket innebär att det är viktigt att gå systematiskt till väga. (Tägtström, 1991) Denna åsikt delas av Andersen:

”En del lever i villfarelsen att det är mycket enkelt att välja standardsystem. De tror till exempel att de kan välja system utifrån kriterier som innebär att de inte behöver tänka över och beskriva sin egen verksamhet. De tror till exempel att man automatiskt får ett bra resultat genom att välja det billigaste och mest sålda standardsystemet. Detta är en grov missuppfattning som kan leda rakt åt skogen.”

(Andersen 1994, s. 383)

SIV- och Mini-Siv metoden

Vid utveckling och val av standardsystem krävs det en speciell metodik, för att bland annat jämföra systemet mot kravspecifikationen. (Brandt et.al., 1998) För detta finns det ett antal modeller. Vi har valt att kortfattat presentera två av dessa, SIV- och Mini-Siv modellen.

Standardsystem I Verksamheter (SIV-modellen) är en modell som ska fungera som ett stöd för verksamheter i deras val av standardsystem. Enligt denna utvecklingsmodell är det viktigt att beskriva verksamhetens önskemål och de olika standardsystem som finns

tillgängliga. Verksamhetens önskemål innefattar vad systemet ska göra för verksamheten. (Andersen, 1994)

SIV-modellen ser anskaffandet av standardsystemet ur beställarens synvinkel. Genom att följa SIV ska det gå att få svar på frågorna: Hur ska jag som beställare välja standard- system? Hur ska jag som beställare gå till väga för att anpassa standardsystemet till verksamhetens behov? Detta innebär att modellen ger vägledning och rekommendationer om hur beställaren ska förhålla sig till leverantörer av standardsystem. Modellen är tänkt att stärka beställarens position så att inte ett olyckligt beroendeförhållande utvecklas mot systemleverantören. Beställaren stärks genom att införskaffa de rätta kunskaperna som behövs i diskussionerna med leverantören, beställaren vet vilka krav som kan ställas och vilka frågor som bör tas upp. (Ibid.)

Mini-Siv är en metodförenkling som har fokus på mindre och medelstora organisationer. Modellen och dess metod kan användas för upphandling av standardsystem. Mini-Siv är en populär version av den grundläggande SIV-metoden. Med tanke på målgruppen är det av vikt att modellen är paketerad på ett professionellt sätt med lättsamt språk och

pedagogiska bilder. (Nilsson, 1991)

Vår erfarenhet, via egna kandidatuppsatser och olika kurser vid Linköpings universitet, säger att beställare inte alltid har en klar och effektiv strategi vid val av standardsystem. Anveskog et.al, (1984) pekar på flera enligt oss relevanta fallgropar som beställaren kan hamna i vid ett förhastat val av informationssystem. Dessa fallgropar är:

Förhastade beslut

Det råder ofta ett motstånd mot att vilja tillsätta resurser för att gör en ordentlig analys av de olika standardsystemen på marknaden. Det är svårt att få en förutsättningslös krav- specifikation med vetskap om att det lutar åt ett visst standardsystem. Ofta fastnar

beställaren för ett visst standardsystem som har en bra ”referenslista”. Det finns då en risk att allt för snabbt bestämma sig för ett standardsystem utan att ha klargjort på vilket sätt det ska bidra till att den egna verksamheten förbättras. Standardsystemet kan vara underkvalificerat eller överambitiöst i förhållande till förutsättningar för verksamheten. Beställaren kan ha missat slagkraftiga standardsystem på markanden eller gjort en bristfällig utvärdering av sina aktuella system. (Ibid.)

Underskattning av anpassningsbehovet

För de delar av standardsystemet som inte accepteras som de är måste antingen

verksamheten eller standardsystemet anpassas. Det finns risk att beställaren allt för snabbt anskaffar ett standardsystem utan att ha klargjort behovet av anpassningar, ändringar eller tillägg. Det är inte ovanligt att anpassningskostnaden är flera gånger större än inköps- kostnaden för standardsystemet. Vidare är anpassningskostnaden svår att mäta. (Ibid.)

Överanpassning

Om beställaren väljer ett standardsystem med liten träffyta mot organisationen kan det innebära stora anpassningsproblem. Om anpassning och ändring av standardsystemet sker i allt för hög grad kan standardsystemet mer eller mindre suddas ut. Det är då tveksamt i

blir tidskrävande dyr och arbetsam. En kraftig överanpassning försvårar för framtida underhåll och uppgraderingar. (Ibid.)

Dessa tre ovanstående fallgropar kan förvisso ses som självklara för somliga. Vi anser dock att många beställare av standardsystem inte riktigt förstår den komplexa bild som en införskaffning kan innebära.

Vi anser att val av standardsystem med tiden blivit mer komplexa. På grund av att olika organisatoriska nivåer och verksamhetsdelar många gånger är integrerade i varandra och ett standardsystem kan/ska följa det processflöde och värdekedja som löper genom

organisationer. Åsikten bygger på vår syn som bland annat grundas på Davenports (2000) åsikt att många standardsystem går från en funktionell systemstruktur till en process- orienterad systemstruktur. De standardsystem som enligt oss, och Davenport (2000), Bancroft et.al., (1998), har en processorienterad systemstruktur är de så kallade affärssystemen.