Användning och effekter av RPA

4.1.2.1 Användning av RPA

Folksams främsta användningsområde för robotarna är avstämningar och prickningar mellan olika system som tidigare funnits. Soneby förklarar att RPA har inneburit en nytta

över systemplattformar. När de tidigare haft manuella arbetsuppgifter har dessa gått att

möjligt att även göra detta mellan system över systemplattformar. Till exempel kan roboten plocka upp en lista i Excel och jämföra dem mot SAP eller titta på PDF: er och stämma av det med ett annat system.

Det man märker efter ett tag är att roboten är oerhört känslig för förändringar. (...) det blir väldigt påtagligt att när det flyttas en knapp (...) så kräver det förvaltning.”

Soneby, Mattias. Verksamhetsutvecklare på Folksam. Intervju 2019-05-09. Förvaltningen av robotarna, när de körs, sköts av en teknisk förvaltning som finns på IT-avdelningen och för denna uppgift har nyanställda tagits in. De ser till att roboten fungerar, men resterande del av ansvaret för vad roboten levererar och producerar ligger på verksamhetssidan. Förvaltningen av roboten är betydande då den är känslig för förändringar. Till exempel om en knapp flyttas, om någonting byter namn eller om en meny i ett system ser lite annorlunda ut än vad den tidigare gjorde, krävs det förvaltning som justerar roboten. Dessa förändringar är sådana som inte alltid märks med blotta ögat, då det handlar om en förändring i det underliggande systemet, vilket gör det svårt att förstå varför roboten stannar upp. När en människa utför uppgifter märks det knappt när någonting har förändrats eftersom de har kompetens och erfarenhet kring arbetsuppgiften utefter hur de tidigare genomfört uppgiften, medan en robot är programmerad efter specifika förutsättningar.

4.1.2.2 Positiva och negativa aspekter

“Det man får med sig som kanske inte är själva roboten, är att man på köpet får en processutveckling.”

Soneby, Mattias. Verksamhetsutvecklare på Folksam. Intervju 2019-05-09. RPA har medfört ett antal olika effekter hos Folksam. De positiva effekter som uppmärksammats är att processutveckling följer med på köpet, processer som till exempel vid registrering av fakturor eller att skapa bokföring. Det innebär att även om en process inte robotiseras fullständigt, utan endast en liten del av processen, uppstår ändå en processutveckling för hela processen med möjligheter att effektivisera på andra sätt genom andra verktyg. Det uppstår därmed en processkartläggning och en processgenomgång, vilket ger en positiv effekt även om processen inte behöver robotiseras. Malmgren anser, ur ett medarbetarperspektiv, att det som är mest positivt med RPA är att det frigör arbetstid. De avstämningar som roboten tagit över, tog tidigare

ungefär 55 timmar för en människa att göra medan roboten utför jobbet under endast någon timme. Med tanke på den tidsåtgång som krävdes i samband med dokumentation av avstämningarna, genomfördes detta endast två gånger per år. Men nu tack vare roboten har de kunnat dokumentera avstämningarna varje månad, vilket höjer kvalitén och är därmed en betydande fördel som observerats på Folksam. Andersson, som arbetar med dessa avstämningar, tycker att det mest positiva med RPA är att han får en inblick i ett annat arbetssätt och att det är tidvinnande.

En negativ effekt som Folksam har sett uppstå till följd av RPA är den förväntansbilden som robotiseringen skapat. Soneby menar på att utifrån ett konsultperspektiv verkar robotiseringen som något magiskt som ger direkt effektivitet och det utlovas väldigt breda löften om vad roboten kan generera. Om inte korrekt information kommuniceras, avseende vad en robot faktiskt gör, kan en besvikelse uppstå då förväntningarna är höga. Vidare kan det leda till en besvikelse då processen inte är smärtfri och utan krångel. Malmgren anser att det medarbetarna har upplevt som negativt med RPA är strukturen för hur de har arbetat med RPA på Folksam samt processen vid införandet av RPA. Hon tycker att det är för mycket dokumentation och att de arbetar på ett ganska omodernt sätt. Vidare menar Malmgren att de istället borde ha en närmare kontakt mellan IT, som sitter och programmerar, samt användaren. RPA har inneburit dokumentation, avstämningar och dylikt, vilket många gånger resulterat i misstolkningar. Istället anser Malmgren att det bör finnas en rak dialog där de anställda tittar på hur de arbetar tillsammans i systemen. Andersson berättar att det finns kollegor på hans avdelning som önskar att processen hade gått snabbare men förutom det kan han inte komma att tänka på några negativa effekter.

4.1.2.3 Svårigheter under implementeringen

Användningen av RPA är mer komplext än vad många tror. Folksam har upplevt en del svårigheter vid deras användande av RPA. En av dessa svårigheter är att robotiseringen kräver att processerna är standardiserade och optimerade, vilket Soneby anser skiljde sig från vad som till en början utlovades. En nyckelfaktor för att framgångsrikt utföra RPA är att ingående kunna sina processer och att dessa är optimerade och standardiserade, annars blir det svårt att robotisera. En annan svårighet med RPA är att arbetsmomenten måste vara regelbaserade och inte innehålla någon form av bedömning. Den personal som utför arbetsuppgiften idag gör mer arbete än vad de tror, vilket gör att det är svårt att robotisera en arbetsuppgift fullt ut. Ytterligare en svårighet är att det krävs en stor volym för att RPA ska vara lönsamt. Folksam har till exempel mycket bokslut, kvartalsslut och

månadsrapporteringar som görs en gång i månaden och även om någon sitter med det en hel arbetsdag är det svårt att få lönsamhet i det. Det krävs processer där ett antal timmar i veckan eller dagligen läggs för att tillräcklig volym ska uppnås och därigenom lönsamhet.

“Det är jätteviktigt att man förstår vad roboten är för någonting och att det inte är en IT-lösning.”

Soneby, Mattias. Verksamhetsutvecklare på Folksam. Intervju 2019-05-09. Ytterligare en svårighet som Soneby nämner är förståelsen för vad en robot faktiskt är för något, och att det inte är en IT-lösning. Soneby förklarar att roboten kan ses som en sommarvikarie. De som kommer in som sommarvikarier får en hög med arbetsuppgifter och bearbetar det som är lätt och lämnar resterande uppgifter till någon som är mer kunnig. På samma sätt bör roboten ses, de bör inte införas för att göra 100 procent av arbetsuppgifterna och att medarbetarna kan göra något helt annat, utan det kommer bli en hög kvar av uppgifter som roboten inte kan hantera. Därmed blir roboten mer av en digital medarbetare. Om inte denna förväntningen finns innan införandet kan det medföra att medarbetarna blir besvikna när roboten inte kan sköta en specifik, tråkig uppgift. Svårigheter med att sätta scope är också något som upplevts på Folksam. En robot kan utvecklas hur långt som helst men för att den ska bli tillräckligt bra för att utföra de normala fallen måste en begränsning på 80 procent av en arbetsuppgift sättas, samt att medarbetaren gör resterande 20 procent. Om roboten ska ta över upp till 90-99 procent av arbetsuppgiften blir robotarna komplexa och dyra att utveckla.