Det finns många olika aktiviteter som kan robotiseras, vissa av aktiviteterna kräver att RPA måste anpassas till företaget i sig och den process som systemet ska tillhandahålla, medan andra aktiviteter kräver minimal ansträngning och kan börja användas direkt (Fluss 2017). Det är däremot viktigt att de aktiviteter och processer som robotiseras är lämpliga och att det finns en uppenbar anledning till att denna funktion bör robotiseras. Det krävs att processerna har funnits inom företaget under en längre period och att det finns tydliga dokumentationsuppgifter kring processen, detta för att möjliggöra en jämförelse efter det att RPA implementeras. Vidare är det viktigt att processerna inte kräver en professionell bedömning, utan bör kunna utgå från en standardiserad mall, och att robotiseringen inte kan leda till att siffror manipuleras (Seasongood, 2016).
3.4 Lönsamhetsbedömning av RPA
För att kunna ta beslut om ett kalkylobjekt, till exempel ett projekt, behövs en kalkylmodell som strukturerar ett beslutsunderlag. Vidare vid beslutsfattande är det viktigt att tydligt bevisa vad kalkylen ska åstadkomma, delvis vilka mål som ska uppnås samt vilka restriktioner som finns (Andersson & Greve, 2016). Vid investeringskalkylering ligger fokus på hur optimala investeringsbeslut fattas. Det är beslutssituationen som är det viktiga och inte den kontext där investeringen växer fram (Yard, 2016).
En investeringsbedömning är en form av lönsamhetsbedömning som kan upprättas för att undersöka huruvida en investering av RPA är lämplig att genomföra eller inte, den visar på relevanta beståndsdelar som uppstår under ett investeringsförlopp. Eftersom RPA är
ett verktyg som används för att effektivisera olika processer inom en verksamhet, kan denna investering påverka ett företags olika aktiviteter. Därmed kan en ABC-kalkyl användas för att förklara väsentliga delar som ett företag bör reflektera över vid implementering av RPA.
3.4.1 Investeringsbedömning
För att veta om en investering kommer vara lönsam och generera vinst på längre sikt, kan ett företag använda sig av en investeringsbedömning. En investering är en resursuppoffring i utbyte av ett framtida överskott (Yard, 2001). Det finns en speciell form av investering som kallas för rationaliseringsinvestering som innebär sänkta kostnader till följd av till exempel automatisering. Investeringsförloppet består av en grundinvestering, inbetalningar, utbetalningar, en ekonomisk livslängd, kalkylränta och ett restvärde (Andersson & Greve, 2016).
Grundinvesteringen kan vara en utdragen process som innefattar många steg som till
exempel förstudie, huvudutredning och betalning vid leverans. Detta brukar dock sammanslås till en enda grundinvesteringsutgift. Investeringsförloppet initieras med denna grundinvestering (Yard, 2001). Det kan även uppstå följdinvesteringar som kräver ytterligare kapital, till exempel utbildning (Andersson & Greve, 2016). Ekonomisk
livslängd är den tid som det är ekonomiskt fördelaktigt att utnyttja en investering. Under
den ekonomiska livslängden sker in- och utbetalningar. Betalningarna som sker till följd av en investering inträffar löpande under året och i slutet av varje år brukar betalningarna summeras och ge ett nettoöverskott (Yard, 2001). Inbetalningarna avser ersättning för de prestationer som genomförts med hjälp av investeringen. Utbetalningarna är löpande utgifter i form av underhåll och skötsel av investeringen (Andersson & Greve, 2016). Det är svårt att uppskatta en investerings betalningskonsekvenser rätt. Ett belopp som betalas nu går inte att jämföra med ett belopp i framtiden, inte bara på grund av inflation utan också för att kapital kan ge en avkastning vid alternativ användning. Det finns även en osäkerhet om framtiden och därför krävs en större kompensation nu för att väga upp för osäkerheten. För att kunna jämföra betalningar över tiden brukar en kalkylränta användas som består av kompensation för väntan, förlorad köpkraft samt risk (Yard 2001). Slutligen när investeringens ekonomiska livslängd är över tas ett restvärde plats som ett avslut av investeringsförloppet, restvärdet är det värde som finns kvar av investeringen när den ekonomiska livslängden är slut (Andersson & Greve, 2016)
En kalkyls uppgift är att fastställa huruvida en investering uppfyller ett lönsamhetsmässigt minimikrav, men det är inte ett tillräckligt villkor för att investeringen ska genomföras. Kalkyler är därmed inte det enda beslutsunderlaget i alla situationer utan de spelar olika stor roll i olika typer av situationer. Faktorer som spelar in är investeringens storlek, frekvens och graden av säkerhet vad gäller kalkylförutsättningarna. För investeringar som har en avgörande betydelse för företagets framtid kommer beslutsunderlaget bestå av delvis investeringskalkyler men framförallt en strategisk analys, vilket innebär en komplettering med hjälp av kvalitativa bedömningar (Yard, 2001).
Investeringsbeslut är komplicerade och sker under stor osäkerhet. Detta på grund av att värden för framtida och därmed okända betalningar måste antas. Även värden på den ekonomiska livslängden, restvärdet och avkastningen är svåra att säkerställa. Denna osäkerhet kan beräknas med hjälp av en känslighetsanalys som kan spela en stor roll vid ett betydelsefullt investeringsavgörande (Andersson & Greve, 2016). Enligt Upphandlingsmyndigheten (2017) kan en känslighetsanalys användas för att undersöka de delar av en investering som ligger utanför företagets kontroll. Känslighetsanalysen kan se olika ut beroende på vilka parametrar som företaget vill analysera. Parametrarna som kan varieras är kalkylräntan, driftkostnader, livslängd och restvärde (Upphandlingsmyndigheten, 2017). En känslighetsanalys används för att kontrollera tillförlitligheten i ett erhållet kalkylresultat. Känslighetsanalysen visar när gränsvärdet erhålls samtidigt som kalkylresultatet ändras genom att variera en förutsättning i taget, i vissa fall krävs endast få förändringar för att nuvärdet ska visa sig vara negativt (Andersson & Greve, 2016). Det är däremot viktigt att vara medveten om att en känslighetsanalys visar hypotetiska resultat i form av sämsta möjliga respektive bästa möjliga utfall och bör därför inte vara den övervägande faktorn i ett beslutsunderlag (Upphandlingsmyndigheten, 2017).
3.4.2 ABC-kalkyl
Vid implementering av RPA är det viktigt att undersöka vilka processer som är lämpliga att robotisera (Lacity & Willcocks, 2015). De processer som robotiseras påverkar således företagets aktiviteter där vissa kan komma att falla bort medan nya aktiviteter tillkommer. ABC-tekniken passar vid processorientering av ett företag, en processorienterad verksamhet styrs efter ett flöde av aktiviteter. I ABC-kalkylering styrs
kostnadsfördelningen av aktiviteter. Det bygger på att aktiviteterna är länkade till varandra i en process. En process är flera aktiviteter som är sammanflätade i ett flöde, till exempel är kundstöd en process som löper genom flera funktioner och nivåer i verksamheten. Det finns många processer och aktiviteter i ett företag men alla tillför inte ett slutgiltigt värde och kan därför delas upp i värdeskapande och icke värdeskapande aktiviteter. Värdeskapande aktiviteter stödjer produkter och tjänster ut till kunderna på ett lönsamt sätt för vardera part. Icke värdeskapande aktiviteter bidrar inte med något värde för kunden men kan vara av värde för vissa funktioner i verksamheten (Jensen, 1994).
Aktiviteter avgör en process resursåtgång. En aktivitet måste vara relevant, mätbar, strukturerad och identifierad på rätt nivå. Aktiviteten kan mätas i till exempel kronor, antal, procent eller tid. Aktiviteterna måste på något sätt styras så att produktiviteten och effektiviteten blir hög. Det är av stor vikt att medarbetarna har god förståelse för målen och den strategi företaget har för att denna effektiva aktivitetsprocess ska skapas. Aktiviteter som kan mätas kan även styras. Aktiviteter ska delas in på så sätt att aktivitetscentret blir en homogen grupp och därmed kan ekonomisk styrning ske effektivt. Exempel på aktiviteter är kundservice, utveckling av ny kompetens, installation, problemlösning för specifik produkt, utbildning och kvalitetskontroll (Jensen, 1994).
Aktiviteter driver kostnader i samband med att aktiviteter tillkommer eller faller bort på grund av förändringar i processer. Därmed kommer kostnader att öka eller minska, där ett exempel på en sådan kostnad som RPA kan hjälpa till att minska är kvalitetsbristkostnad. Till en början kallades det för kvalitetskostnad vilket tolkades som att kvalitet kostar pengar. Sedan utvecklades begreppet till kvalitetsbristkostnad för att tydliggöra att det faktiskt är brist på kvalitet som kostar pengar. Kvalitetsbristkostnader är de kostnader som skulle försvinna om ett företags produkter och dess olika verksamhetsprocesser vore fullkomliga. Det finns även här olika parametrar och exempel på sådana är effektivitetsförluster, vilket är förluster orsakade av bristande effektivitet i processer, funktioner och projekt i hela verksamheten. Kvalitetsbristkostnader kan mätas med hjälp av kartläggningar eller mätsystem till exempel med hjälp av en ABC-kalkyl (Sörqvist, 2001).
För att reducera kvalitetsbristkostnader finns det två angreppssätt. Det ena är genom kontinuerliga förbättringar där hela verksamheten granskas för att identifiera problem och genomföra åtgärder. På detta sätt sker flera olika genombrott inom verksamheten som
skapar högre kvalitet. Det andra angreppssättet är med hjälp av reengineering. Reengineering innebär drastiska förändringar som oftast genomförs i projektform. En anledning till att använda detta angreppssätt är för att utvecklingen i många branscher går allt snabbare. Till exempel förändras teknik ständigt, vilket innebär att behovet av radikala förändringar i en verksamhet ökar (Sörqvist, 2001).