5.1.1 Investeringsbedömning
Som Andersson och Greve (2016) förklarade finns olika typer av investeringar varav rationaliseringsinvestering är en av dem. Folksam och If har valt att göra denna form av investering, vilket kan urskiljas i samband med att de har automatiserat olika processer för att minska kostnaderna och vidare använt dessa resurser till något annat mer värdeskapande, vilket är i enlighet med den förklaring av rationaliseringsinvestering som Andersson och Greve gav. Vi kan genom det empiriska materialet ta fram olika faktorer som bör beaktas i ett beslutsunderlag vid implementering av RPA. Grundinvesteringen består av ramverk, teknologi och konsulter för båda företagen, detta eftersom grundinvesteringen innefattar de initiala kostnaderna (Yard, 2001) som uppstår vid köp av roboten samt de kunskaper och erfarenheter som konsulterna bidrar med. En grundinvestering kan, enligt Yard (2001), även bestå av en förstudie vilket i Folksams och Ifs fall bör vara i form av den pilot som genomfördes innan införandet där verksamheten undersökte vilka processer och aktiviteter som var relevanta att robotisera.
En investering kan även medföra följdinvesteringar (Andersson & Greve, 2016), vilket har visat sig vara i form av den utbildning som krävs efter införandet av RPA, både för de ansvariga över roboten men också utbildning för IT-ansvariga och andra medarbetare i respektive företag.
Avseende in- och utbetalningar som bör tas till hänsyn vid beslut och utvärdering av RPA finns det flertalet utbetalningar samt kostnadsbesparingar som vi noterat i det empiriska materialet. De årliga driftkostnaderna, som enligt Andersson och Greve (2016) är de löpande kostnader som sker under året, består av anställning av ny personal, underhållskostnader, licenskostnader, serverdrift, utveckling samt personal på IT och verksamhet. De årliga inbetalningarna, som enligt Andersson och Greve (2016) avser ersättning för prestationerna som genomförts, är i form av kostnadsbesparingar som respektive företag har förklarat sig resultera i, vilket kan vara i form av reducerade kvalitetsbristkostnader, ökad effektivitet och ökad kvalitet.
De återstående delarna som bör beaktas i en investeringsbedömning är ekonomisk livslängd och restvärde. Ekonomisk livslängd är den tid som det är ekonomiskt fördelaktigt att utnyttja en investering (Yard, 2001). Vi har inte fått någon information avseende Folksams eller Ifs ekonomiska livslängd på respektives implementering av RPA, då de inte hade någon information kring detta. Däremot uttryckte båda företagen att behovet måste sträcka sig över sex månader för att införandet ska vara lönsamt, samt att RPA kommer att verka inom företagen tills behovet inte längre finns för verktyget. Eftersom restvärdet är det värde som finns kvar av investeringen när den ekonomiska livslängden är slut (Andersson & Greve, 2016) är det svårt att estimera ett restvärde som kan användas i ett beslutsunderlag. Slutligen är det också viktigt att ta hänsyn till en relevant kalkylränta, detta för att jämföra betalningar över tid då osäkerhet om framtiden kräver en större kompensations nu för att väga upp ovissheten (Andersson & Greve, 2016). Denna kalkylränta är också av stor vikt i beslutsunderlaget för att se till den avkastning som företaget önskar att införandet av RPA ska ge.
Vi anser att företag som står inför ett investeringsbeslut avseende RPA bör göra en känslighetsanalys för att öka säkerheten kring framtida utfall i samband med att alla parametrar inte är tydliga. Genom att ändra olika parametrar, som kalkylräntan, driftkostnaderna, livslängden och restvärdet kan en känslighetsanalys användas för att kontrollera tillförlitligheten i ett kalkylresultat där endast få förändringar kan resultera i negativa utfall för nuvärdet (Andersson & Greve, 2016).
5.1.2 ABC-kalkyl
Det kalkylobjekt som studien berör avseende Folksam och If, är ett projekt i form av implementering av RPA. Som Jensen (994) beskriver måste en aktivitet vara mätbar och kan mätas i till exempel kronor, antal, procent eller tid. För både Folksam och If är det primära mätetalet för aktiviteterna tid, hur mycket tid som sparas och hur tiden kan användas till andra aktiviteter. Vid införandet av RPA är det flertal aktiviteter som fallit bort, men också som har tillkommit i samband med att RPA påverkat olika processer. Detta överensstämmer med vad Jensen (1994) berättar om att vilka processer ett företag har påverkar företagets aktiviteter vilket i sin tur har betydelse för vilka aktiviteter som är värdeskapande och vilka som är icke-värdeskapande.
Inom Folksam är det processen avseende kontoavstämningar som har robotiserats. Därmed är detta en aktivitet som har fallit bort för medarbetarna. Samtidigt är det endast tio procent avseende godkännande av kontoavstämningarna som är kvar, medan RPA utför resterande 90 procent, därmed faller även aktiviteten granskning av kontoavstämningar bort till stor del för medarbetarna. Dessa kontoavstämningar tog för de anställda 55 timmar att genomföra och därför utfördes de endast två gånger per år. Nu när processen har robotiserats tar processen bara någon timme och kan därför utföras varje månad. Aktiviteten som till följd av detta har fallit bort, ger medarbetarna möjlighet att ägna sig åt mer värdeskapande aktiviteter. För If är den primära processen som roboten tagit över kundtjänsten “mina sidor”. En del av denna aktivitet har därmed fallit bort för medarbetarna, dock är det många som knappt märkt av att aktiviteten kundstöd påverkats. Vidare har robotisering av denna process inneburit att fyra anställda således kan utföra andra mer värdeskapande aktiviteter, två kan vara med och utveckla RPA medan resterande två kan fokusera på att sälja fler försäkringar. Med grund i att en robot kan arbeta alla timmar på dygnet samtidigt som roboten aldrig gör några misstag och därmed eliminerar den mänskliga felfaktorn, kan vi se att kvalitetsbrister minskar till följd av de aktiviteter som faller bort för de processer som har robotiserats inom både Folksam och If. De aktiviteter som fallit bort på grund av att RPA kan mätas i den mängd tid som sparas. Det bidrar även till ökad kvalitet hos företagen till följd av att bristen på kvalitet försvinner vilket kan mätas i minskade kostnader.
Trots att RPA leder till att aktiviteter försvinner och därmed sparar både tid och pengar, medför teknologin även nya aktiviteter. På If har processen att kartlägga olika system robotiserats där roboten tar fram en färdig rapport av en kunds omfattning. Däremot har
implementering av RPA i befintliga, gamla bassystem inneburit mycket tidskrävande resurser i form av IT-expertis, för att implementeringen skulle vara möjlig. En aktivitet som kan uppstå i samband med detta är att istället bygga ett nytt bassystem som underlättar robotens kartläggning och som samtidigt gör att anställda på IT inte behöver lägga ner lika mycket tid. Detta kommer senare bli en värdeskapande aktivitet som tillkommit när bassystemen är byggda eftersom kartläggningen gör att kunderna får hjälp snabbare och som därmed är lönsamt för både If som företag och för deras kunder. Detta bekräftas i vad Jensen (1994) beskriver en värdeskapande aktivitet som, den ska generera lönsamhet för vardera part. If har även ett behov av att rekrytera fler medarbetare inom det RPA-team som nämns i det empiriska materialet, där aktiviteten att utveckla robotarna har tillkommit och som kräver fler medarbetare. Rekrytering av ny kompetens är något som RPA har medfört inom både Folksam och If och är därmed en aktivitet som uppstått till följd av robotiseringen av olika processer. De har fått anställa mer personal på den tekniska avdelningen vilket gör att det är en icke-värdeskapande process som har tillkommit då dessa nya medarbetare inte skapar något värde för kund. Även detta är något som Jensen (1994) förklarar, att icke-värdeskapande aktiviteter genererar inte någon form av värde för kunden.
Genom det empiriska materialet kan vi även uppmärksamma att If lade ner mycket tid vid implementering av RPA, på att resa runt och utbilda medarbetarna avseende RPA:s innebörd och hur roboten fungerar. En viktig aktivitet som tillkommer då är den mängd utbildning som medarbetarna får. Även hos Folksam har denna aktivitet uppstått då befintliga medarbetare har utbildats och fått förändrade alternativt nya roller. En annan aktivitet som vi kan se att RPA tillför är det underhåll som roboten är i behov av. Både If och Folksam har upplevt detta som en ytterligare aktivitet som de inte räknade med då roboten kräver mer underhåll än de förväntade. När någonting förändras behöver roboten förvaltning vilket kräver underhåll som måste utföras av en medarbetare. Detta är en icke värdeskapande aktivitet som uppstått i samband med att det inte tillför någon lönsamhet till varken företagen eller deras kunder. Dessa aktiviteter som uppstått till följd av RPA kan också mätas i tid vilket vidare kan mätas i ökade kostnader.