Arbetsorganisation

5.4.1 Allmänt

Stabsarbetet måste bedrivas med anpassning till omständigheterna och ar- betet präglas av förutseende, snabbhet och noggrannhet. I staben bör ingå såväl generalister som specialister.

Genom förutseende planering skapas • Tid

• Arbetsro • Kvalitet • Uthållighet

Då så är möjligt bör underlydande chefer och företrädare för specialfunk- tioner delta i planeringen av insatsen och stabsarbetet. Härigenom under- lättas uppdragstaktik.

Det är absolut nödvändigt för ett effektivt stabsarbete att stabsmedlem- marna känner till stabsorganisationen, hur uppgifterna är fördelade på olika funktioner och stabsarbetsrutinerna. Kommunikationen mellan stabens olika medlemmar är mycket viktig för att stabsarbetet skall fun- gera bra.

Arbetsuppgifterna prioriteras och tidsplaneras. Anvisningar ges om arbe- tets inriktning på kort och lång sikt.

Stabschefen ansvarar för att erforderliga orienteringar äger rum inom sta- ben.

Ansvar för en viss verksamhet kan av kommenderingschefen delegeras till stabschefen och andra stabsmedlemmar enligt reglerna i polisförordningen och arbetsordningen.

Av arbetsordningen för staben skall framgå i vad mån stabschef eller vakt- havande befäl får fatta beslut i myndighetschefens/kommenderingsche- fens ställe i brådskande fall.

Delegering är en svår konst. Även om uppgifter och beslutsbefogenheter delegeras ingår alltid i chefsansvaret en skyldighet att se till att det fungerar (se Göteborgskommittén, sid. 697). Viss rapporteringsskyldighet kan därför knytas till delegerade uppgifter. Ibland finns en benägenhet hos delegerad personal att "hissa frågor" för att själv slippa fatta beslut. Det kan omvänt även vara svårt att få en hänskjutning till högre nivå att fungera. Konkreta och avdramatiserade rutiner behövs för att få detta att fungera. I operativa sammanhang är det särskilt viktigt att tydligt klara ut om ansvaret för en uppgift eller frågeställning övergått från den ene till den andre.

5.4.2 Stabsarbetsplan

Vid varje polismyndighet skall finnas en stående order eller plan på hur ledningsstab och fältstab bör organiseras för olika händelser och beman- ningsnivåer (stabsarbetsplan). Stabsarbetsplanen är ett instrument för planering och styrning av stabens arbete. Den är särskilt angelägen i större staber då flera funktioner är upprättade och vid långdragna insatser. De olika funktionernas närmare uppgifter klaras ut liksom lokaliseringen av funktionerna och kommunikationsvägarna. Ett sådant dokument som också är väl inövat är ett utomordentligt hjälpmedel vid en överraskande särskild händelse.

i den aktuella insatsen snarast utarbetas. Efter behov genomförs särskilda möten för att detaljplanera stabens interna arbete.

Stabsarbetet bedrivs i olika tempo beroende på typ av verksamhet.

Stabsarbetsplanen skall för insatsen översiktligt redovisa stabens och de oli- ka stabsfunktionernas interna verksamhet men även viktigare förväntade externa händelser, kritiska tidpunkter i planeringsarbetet och polisinsatsen samt viktig verksamhet hos andra enheter. I planen anges:

• stabsarbetsuppgifterna i katalogform varvid det anges vem (vilken funktion/arbetsgrupp) som skall lösa de olika uppgifterna, när upp- gifterna skall vara lösta samt när resultat av verksamheten bör före- ligga,

• viktigare planerade och förväntade åtgärder och händelser på fältet, • verksamheten på sikt,

• tidpunkter som måste beaktas t.ex. för stabsorienteringar, föredrag- ningar, beslutstidpunkter, order, utsättningar, mediainformation, förstärkningars ankomst, avlösningar, samverkan, kontroller, uppfölj- ningar, rapportering m.m.,

• stabens resursläge samt uppgifter om raster, vila, avlösningar och be- redskapsnivåer,

• avveckling av polisinsatsen.

Stabsarbetsplanen upprättas lämpligen som en enkel form av nätverksplan, se bilaga . Planen skall vara lätt avläsningsbar. På en horisontell axel anges tiden indelad på lämpligt sätt (t.ex. i timmar). I en spalt till vänster anges arbetsuppgifterna och tidsmarkeras.

Stabsarbetsplanen rullas framåt vartefter verksamheten bedrivs. Nya infor- mationer kan påkalla att planen revideras allteftersom.

I en datoriserad plan kan automatiska påminnelser och andra elektroniska signaler matas in efter behov.

5.4.3 Bemanningsnivåer (beredskapsgrader)

Arbetsformerna i staben varierar naturligtvis med belastningen. Stabsbe- redskapen skall alltid anpassas till rådande och förväntat läge. Hänsyn skall tas till stabens uthållighet på sikt.

Skall arbetet bedrivas under lång tid organiseras skiftgång i staben eller be- drivs stabsarbetet under vissa tidpunkter på en lägre beredskapsnivå. Ibland kan det vara lämpligt att fastställa olika beredskapsgrader för be- manningen av staben. Vid den högsta beredskapsgraden (röd beredskap) är staben fullt utbyggd och bemannad. Vid lägre beredskapsgrader (gul och grön beredskap) är endast valda delar av staben i tjänst.

Vid låg arbetsbörda övervägs att istället för att ha stabspersonal i skifttjänst låta en VB-funktion svara för den stabsverksamhet som kan erfordras till dess ordinarie stabsmedlemmar åter kommer i tjänst eller kallas in. Det kan vara en särskild VB-funktion för staben under den tid staben är upprättad eller myndighetens rutinmässiga VB-funktion.

5.4.4 Avlösning i stab

Avlösning i staben sker med viss överlappning, i vissa sammanhang indi- viduellt, d.v.s. person mot person. Många gånger kan det vara lämpligt att genomföra en gemensam stabsorientering för avgående och pågående personal i samband med avlösningen.

Då en större särskild händelse inträffar överraskande kan det vara klokt att omedelbart dela in ledningsresursen i avlösningar och omedelbart skaffa sig uthållighet genom att låta en avlösningsomgång vila för att senare avlösa på bestämd tidpunkt.

Före avlösning svarar avgående personal för att:

• lägeskartor, tablåer och insatsprotokoll är uppdaterade,

• pågående personal är orienterade om läget samt om inriktningen av verksamheten och viktigare aktuella beslut och åtgärder,

• pågående arbetsuppgifter redovisas och överlämnas.

Innan avlöst personal lämnar staben skall anmälan göras till stabschefen. I enlighet med stabsinstruktion eller stabschefens beslut antecknas var och hur avlöst personal kan nås.

5.5 Ledningsstabens indelning

Ledningsstaben upprättas och indelas efter det föreliggande behovet och så att den kan arbeta med erforderlig uthållighet om insatsförloppet kan förväntas bli utdraget. Ofta påbörjar lednings- och stabspersonal sitt ar-

bete före insatspersonalen och avslutar arbetet efter det att själva insatsen avslutats.

Staben indelas i funktioner. Därvid bör man eftersträva en enhetlig be- nämning, jfr FAP 20-. Följande indelning är utgångspunkt varifrån anpassning sker i det enskilda fallet.

Stabschef Personal – P 1

Underrättelseverksamhet – P 2 Insatsledning – P 3

Logistik och utrustning – P 4 Planering och samverkan – P 5 Insatsanalys – P 6

Information – P 7

Uppgiftsberoende verksamhet – P 8

I internationella sammanhang, men också inom Försvarsmakten, används bokstäver framför funktionsnumret för att beteckna den nivå som staben tillhör. Därvid betecknar J (joint) den operativa nivån och G (ground) den taktiska nivån inom armén, M (maritime) den taktiska nivån inom marinen och A (air) den taktiska nivån inom flygvapnet. I en svensk större polisinsats motsvarar kommenderingschefens nivå den som därvid avses med bokstaven J. Bokstaven P framför funktionsnumret betecknar Polis. Tillfälliga arbetsgrupper kan bildas inom staben för samordning av viss verksamhet eller för att lösa särskilda arbetsuppgifter. Sakkunniga och sam- verkande personal kan kallas att ingå i sådana arbetsgrupper.

Kortfattat kan verksamheten i ledningsstabens funktioner beskrivas enligt följande:

Personal P 1 (se vidare avsnitt 5.7)

• personaltjänst, inkl. villkors- och förmånsfrågor, • förläggning,

• ekonomisk förvaltning,

• arbetarskydd samt konsekvensanalys utifrån arbetsmiljöreglerna, • sjukvård, psykosociala åtgärder, startsamtal och avslutningssamtal, • underhåll av personal,

• företrädare för personalorganisation samt arbetsmiljöansvarig, • kontaktpunkt under insatsen för anhöriga till insatspersonal.

Underrättelseverksamhet P 2 (se vidare avsnitt 5.8)

• stödja ledningsprocessen,

• leda inhämtning av underrättelser,

• bearbetning och presentation av underrättelser, • samverkan med andra underrättelseorgan, • säkerhetsfrågor rörande staben och insatsen.

Insatsledning P 3 (se vidare avsnitt 5.9) Kommunikationscentrum

• operativt samband med egna och samverkande resurser, • inkommande fax, e-post och kryptomeddelanden, • operativ information till egna enheter,

• behov av speciellt eller förstärkt samband, • lägesföljning (dokumentation, plott), • datastöd.

Taktiskt centrum

• sammanställning av lägesbilder, uppföljning av lägesbilder på olika ni- våer av insatsen,

• sammanställning av underlag till bedömande och beslut, • insatsplanering och operativ ledning,

• parera - agera; proaktivt - reaktivt; söka avgörande, framförhållning, • orderarbete (beslut omsätts i order och anvisningar),

• ordningspolisverksamhet,

• kriminalpolisverksamhet inkl. förundersökningsledning och bevis- säkring,

• trafikpolisverksamhet, • lägesberoende verksamhet

(t.ex. m.a.a. utrymning, polistaktisk förhandling), • samverkanspersonal

Logistik och utrustning P 4

• expeditionstjänst,

• sambandsutrustning inkl. kompatibilitet, tester, • data- och kontorsutrustning,

• fordon, drivmedel, • transporter,

• vapen, insatsmateriel och annan specialutrustning,

• reparation och underhåll av materiel, behov av personal för driftsäker- het,

• lägesberoende verksamhet,

• återställande av utrustning för framtida bruk.

Planering och samverkan P 5 (se vidare avsnitt 5.0)

• operativa analyser och bedömanden,

• framtagande av underlag för order på lång sikt,

• framtagande av underlag för order för särskild insats under kommen- deringen,

• beredning av frågeställningar enligt särskilda uppdrag, • juridiska frågeställningar,

• samverkan.

Insatsanalys P 6 (se vidare avsnitt 4.7 och 5.)

Information P 7 (se vidare kap. 6 och RPS presshandbok)

• sekretesskrav samt "språkregler",

• intern information till insatsorganisationen samt den egna organisa- tionen i övrigt,

• extern information inklusive information på elektronisk hemsida, • mediauppföljning (omvärldsbevakning),

• värdskap för observatörer och gäster.

Uppgiftsberoende verksamhet P 8 (se vidare avsnitt 5.2)

• den ytterligare funktion som uppgiften kräver. (Funktionen ges där- vid ett passande namn.)