Samordning

Samordning syftar till att reda ut beröringspunkter och parallellt ansvar (se avsnitt 2..4), styra insatspersonalens agerande, säkerställa en effektiv och enhetlig inriktning av verksamheten, hur olika åtgärder skall finansieras samt ett effektivt utnyttjande av disponibla resurser från samtliga berörda myndigheter och organ.

Samordning åstadkoms genom att den som primärt leder aktuell verk- samhet utnyttjar sin rätt att utöva ledningen eller genom samverkan. Samverkan mellan dem som har ansvaret för olika delar av en insats och som i övrigt berörs av insatsen sker genom:

• förberedande gemensam planläggning, • överläggningar,

• gemensamma beredningar, t.ex. underrättelseberedningar, och bedö- manden,

• gemensamma beslut under insaten,

• samordnad information och länkade hemsidor.

Den samverkan skall genomföras som krävs för att lösa uppgiften. Vid kallelse till samverkansmöte bör om möjligt anges vilka frågor som skall behandlas och den tid som avsätts för mötet. Mot bakgrund av att ar- betsbelastningen kan variera hos de insatta organen under en insats är det angeläget, för effektivitetens skull, att i förväg klarlägga vilken tid som disponeras totalt före mötet och individuellt av kallade befattningshavare. Ofta är det så att samverkansfrågorna snabbare löses om mobiltelefoner och kommunikationsradio inte stör utan passas av särskilt utsedd personal under den tid samverkan utövas. Risken för att fastna i telefonfällan är an- nars stor, vilket lätt leder till allmän ineffektivitet i ledningsarbetet och risk för att viktig information ”läcker ut genom överhörning” t.ex. om någon talar i telefon med massmedia under en stabsorientering. Gemensamma överenskommelser och beslut dokumenteras på lämpligt sätt och genom- förd samverkan noteras i insatsprotokollet.

Under en insats som engagerar även andra organ än Polisen, måste samver- kan initieras tidigt och rutiner utarbetas för hur samverkan skall ske. Kan flera samverkanstillfällen förutses är det lämpligt att utarbeta en gemensam mall som dagordning för samverkansmötet.

Samverkan kan behandla såväl övergripande operativa frågor som minut- operativa och avse bl.a. klarläggande av ansvars- och uppgiftsförhållanden, beredskap, resurser, riskbedömningar, gemensam inriktning och priorite- ring av verksamheten, arbetsmetoder, informationsverksamhet, insatsens avslutning och frigörandet av insatt personal samt gemensamma aktivite- ter för uppföljning och psykosocialt omhändertagande.

För att underlätta samverkan eftersträvas:

• sammanfallande ansvarsområden,

• gemensamma uppehållsplatser för samverkande chefer, • utväxling av samverkanspersonal,

• deltagande i samverkande organs stabsorienteringar, utsättningar och andra genomgångar,

• samordning av lägesbild,

• samordning av extern och intern information,

• väl fungerande teletekniska kommunikationer med gemensamma samverkanskanaler,

• tydliga befälsförhållanden,

• att samma chefer samverkar under längre tid,

• personkännedom och kännedom om samverkansorganens organisa- tion, beslutsstruktur och arbetsrutiner.

Beträffande den centrala polisens roll, se avsnitt 2.3.

Samordning av en insats genom samverkan kan många gånger vara svårt. Olika verksamhetskulturer kan komma att brytas mot varandra. Oklarhet om uppgifter och ansvar hos berörda organ kan leda till både oklarheter och revirhävdande. Olika erfarenheter, uppfattningar och krav rörande mediala frågor kan föranleda spänningar mellan de samverkande.

Därför är det angeläget att samverkan övas och utvärderas tillsammans med de organ med vilka Polisen har ett stort samverkansbehov. Tillfäl- len till sådan samverkan erbjuds ofta från de samverkande organen och bör utnyttjas genom polisiärt deltagande och formulering av angelägna samverkansfrågor. Det kan gälla räddningstjänstövningar med den kom- munala räddningstjänsten eller olika typer av statlig räddningstjänst, inci- dentövningar med Försvarsmakten eller beredskapsövningar med olika militära förband. På motsvarande sätt bör Polisen ta initiativ till och ge- nomföra samverkansövningar när behov föreligger att utveckla förmågan till samverkan.

Avslutande av insats

En insats med deltagande från flera myndigheter och organ bör avslutas först efter samråd med övriga deltagare och genom ett uttryckligt beslut. Beträffande räddningsinsatser stadgas i 3 kap. 9 § lag om skydd mot olyckor att insatsen är avslutad när räddningsledaren fattar beslut om detta. Beslutet skall redovisas i skriftlig form.

Efter det att en insats har avslutats återstår som regel en hel del uppgifter: • lägesanalys,

• kvarstående uppgifter identifieras och initieras,

• underrättelser till samverkande, högre nivåer, rättsägare m.fl., • mediafrågor (vad kan sägas och vad kan inte sägas) och av vem/vilka, • avrapportering,

• återställande och kontroll av materiel, • åtgärder med avseende på förundersökning,

• erfarenhetsinsamling,

• analys av genomförandet i belysning av målen för insatsen, • uppföljningsmöte (avslutningssamtal) tillsammans med samver-

kande,

• hälso- och sjukvård, psykosocialt omhändertagande,

• beslut om förbättringar inför nästa liknande händelse samt i generellt hänseende.

Det är lämpligt att en insats med flera deltagande myndigheter och organ avslutas med en gemensam summering av insatsens förlopp (avslutningssam- tal), de åtgärder som vidtogs, genomgång av oklarheter m.m. Avslutnings- vis kan man lämpligen i samverkan bestämma hur avrapporteringen till media bör ske.

Behovet av gemensamma åtgärder för psykosocialt omhändertagande skall bedömas. Vägledning kan därvid hämtas ur Socialstyrelsens allmänna råd ”Psykiskt och socialt omhändertagande vid stora olyckor och katastrofer”, (SoS 99:2), samt Rikspolisstyrelsens promemoria 2003-0-22 om Psykosocialt omhändertagande inom Polisen (POB-00-2955/99) och en i anslutning därtill given kort beskrivning i ämnet.

En särskild händelse har ofta även ett rättsligt efterspel. Förundersökningar skall bedrivas rörande brott. Dessa utredningar kan komma att låsa Poli- sens eget material från insatsen för användning i förundersökningen. Sekretessbeslut, yppandeförbud rörande vad som förekommit vid förhör (RB 23:0) och domstolsförhandling inom stängda dörrar kan begränsa möjligheterna att använda materialet från insatsen. Uppmärksammade polisinsatser leder många gånger till anmälningar mot poliser. De rättsliga prövningarna av händelsen och insatserna inverkar på möjligheterna att göra uppföljningar.

Vissa mer omskakande händelser leder även till offentliga utredningar i olika former. Så var t.ex. fallet efter upploppet på Tidaholmsanstalten 994, insatserna vid toppmötet i Göteborg 200, fritagningarna och rymning- arna 2004 och flodvågskatastrofen 2004. Även om så genomlysande stu- dier av händelse och insats inte genomförs eller någon central uppföljning påkallas, finns ofta anledning för insatsorganisationen att efter en särskild händelse under ordnade former reflektera över den egna verksamheten och de egna erfarenheterna samt omgivningsfaktorerna och inventera framtida alternativa synsätt och lösningar. Det kan i sin tur leda till föränd- ringar i planverk, taktik och utbildning.

Vad är en särskild händelse?

När är en särskild händelse en riksangelägenhet?

Samhällets krishantering • Begrepp och principer

• Behörigt forum och parallellt ansvar • Samordnad ledning

Polisorganisationen • Polisledningsbegreppet • Förman och befäl

Rikspolisstyrelsen (SÄPO och RKP) • Ledningsbemyndiganden

• Internationellt samarbete