Att kommunicera via digitala kommunikationsverktyg

Enligt respondenterna är de digitala kommunikationsverktyg som används för intern kommunikation Microsoft Teams, Skype for Business samt Outlook. Dessa är alla Microsoft- produkter, beskrev Projektledaren. Gällande varför de använder just dessa kommunikationsverktyg beskrev både Verksamhetsanalytikern och Projektledaren att de var förinstallerade på de arbetsdatorer de fått av Advania och att det alltså är Advania som organisation som har bestämt att det är denna standarduppsättning som ska användas. Enligt Verksamhetskonsulten finns det många fördelar med just dessa verktyg och de passar arbetet som utförs hos Advania. Hur teamen väljer att använda de olika verktygen är dock upp till respektive team och hur de vill arbeta, berättade Verksamhetsanalytikern.

Respondenterna berättade att de enheter som används kopplat till verktygen är dator respektive mobiltelefon. Datorn är det primära arbetsredskapet och Verksamhetsanalytikern lyfte att de sällan använder sig av mobiltelefon. Verksamhetsanalytikern beskrev dock vidare att det är viktigt med en fungerande internetuppkoppling för att teamet ska kunna arbeta, vilket mobiltelefonen kan bidra med ifall de är på resande fot. Projektledaren lyfte att genom mobiltelefonen har även teammedlemmarna konstant tillgång till samtliga digitala kommunikationsverktyg oavsett var de befinner sig, eftersom kommunikationsverktygen även finns som applikationer i mobiltelefonen. Dessa kan därför användas de få gånger som de inte har tillgång till en dator, beskrev Verksamhetsanalytikern. Något som också är viktigt kopplat till de digitala kommunikationsverktygen är att tekniken måste fungera, eftersom det annars kan det uppstå problem i kommunikationen. Verksamhetskonsulten lyfte att det ibland kan vara svårt att höra mötesdeltagare på grund av att de befinner sig i en bullrig miljö till följd av att de digitala kommunikationsverktygen möjliggör för teammedlemmar att befinna sig på andra ställen än kontoret. Det händer även att det till exempel är problem med ljudet och att möten därför försenas. Verksamhetsanalytikern beskrev i sin tur att “det är ju en jättenackdel om inte tekniken funkar; det är ju helt förödande, för då blir det ju ingenting överhuvudtaget”. Hen lyfte dock att Advania bemöter detta genom att investera i teknik och att det därför ofta går att lösa dessa problem när de uppstår.

Microsoft Teams

Samtliga respondenter berättade att teamen använder sig av Microsoft Teams. Hur mycket de olika teamen använder verktyget varierar dock. Verksamhetsanalytikern belyste att Microsoft Teams är det verktyg som är mest heltäckande för kommunikation. Utöver att chatta så går det även att ringa, delta i möten med eller utan video, dela skärm med de som är med i samtalet eller mötet, hantera dokument med en inbyggd mappstruktur, göra kanban-boards och skapa

36 kanaler för en begränsad grupp. Både Verksamhetskonsulten och Verksamhetsanalytikern lyfte att Microsoft Teams är det primära verktyget för kommunikation internt inom team A. Teamet använder i stort sett all funktionalitet, men det som dock inte alltid används är att ha samtal respektive möten med videofunktionen aktiverad. Verksamhetsanalytikern berättade att de ibland på sina veckomöten på måndagar har video påslagen, medan Verksamhetskonsulten lyfte att de sällan använder videofunktionen till följd av att de ofta delar skärm och att detta istället är fokus för mötet. Projektledaren beskrev att de i team B använder Microsoft Teams i allt större utsträckning, men att de inte har kommit så långt att de har börjat chatta i verktyget. Detta sker fortfarande i Skype for Business, vilket beskrivs vidare i avsnittet om Skype for Business. Både team A och B har en kanal i Microsoft Teams där samtliga teammedlemmar är med, menade Verksamhetskonsulten, Verksamhetsanalytikern och Lösningsarkitekten. Lösningsarkitekten berättade att i kanalen på Microsoft Teams går det att tagga den person som berörs av viss information för att de snabbt ska kunna hitta denna, men att samtliga i teamet fortfarande kan ta del av informationen om de vill och behöver. Verksamhetsanalytikern beskrev vidare att i kanalen kan teamet kommunicera kring arbetet och saker som berör hela teamet samt även öppna upp för mer informell kommunikation, likt den som sker i fikarummet, genom en separat kanal. Det är därmed bara de inbjudna teammedlemmarna som har tillgång till kanalen och här kan även dokument och liknande delas.

Enligt Verksamhetsanalytikern är en fördel med Microsoft Teams att mycket finns samlat på ett och samma ställe, så att kommunikationen inte behöver ske utspritt på flera olika ytor. Att allt sker i samma fönster i Microsoft Teams lyfte däremot Projektledaren som ett problem: “deras vision känns som att man ska göra hela sin arbetsdag inuti teams, men det är ett fönster”. Projektledaren beskrev att till följd av detta så kan det ibland krävas 20 “klick” för att ta sig från ett ställe till ett annat, till exempel att gå från ett dokument till att läsa ett inlägg i en kanal och tillbaka till dokumentet. Vidare lyfte Projektledaren att en fördel med dokumenthanteringen i Microsoft Teams är att flera personer kan vara inne i samma dokument och redigera samtidigt. Det finns även en funktion som innebär att det går att tagga sina teammedlemmar i dokument samt även lägga till en kommentar så att personen som taggas direkt kan hitta rätt i dokumentet. Projektledaren lyfte att ytterligare en fördel med Microsoft Teams är att det går att ha möten med flera personer samtidigt samt att dela skärm så att alla i samtalet kan ta del av och se informationen. Projektledaren beskrev att det ibland kan fungera bättre att dela skärm i ett virtuellt möte än att sitta tillsammans i ett konferensrum med en TV- skärm. Verksamhetskonsulten uttryckte att hen egentligen inte ser några nackdelar med att använda sig av Microsoft Teams för att kommunicera internt.

Skype for Business

Gällande Skype for Business används verktyget på olika sätt i de två teamen. Projektledaren berättade att de använder Skype for Business i team B för chatt, samtal, möten och skärmdelning i möten. En stor del direktsamtal sker via Skype for Business och innebär ofta korta avstämningar med skärmdelning för att diskutera arbetet och felsöka i plattformen tillsammans, enligt Lösningsarkitekten. Verksamhetskonsulten berättade att de i team A enbart använder Skype for Business vid externa möten. I övrigt använder inte team A Skype for Business, utan nyttjar istället denna funktionalitet i Microsoft Teams. Verksamhetsanalytikern

37 beskrev det som att “Nej. Skype är död”, detta till följd av att Microsoft vill att Skype for Business som produkt helt ska ersättas av Microsoft Teams. Både Verksamhetskonsulten och Verksamhetsanalytikern beskrev däremot att de i team A använde sig av Skype for Business tidigare under projektet innan de helt gick över till Microsoft Teams. Enligt Verksamhetsanalytikern innehåller Skype for Business mycket utav den funktionalitet som även finns i Microsoft Teams. Dock innehåller Microsoft Teams, vilket beskrivits ovan, ytterligare funktionalitet i form av kanaler, dokumenthantering samt kanban-boards. Kopplat till dokumenthantering beskrev både Verksamhetskonsulten och Verksamhetsanalytikern att det var svårare att dela dokument inom teamet via Skype for Business. Enligt Lösningsarkitekten har team B alltså använt Skype for Business i stor utsträckning, men de börjar gå över mer och mer till Microsoft Teams.

Fördelarna med att ha ett möte i Skype for Business är desamma som för Microsoft Teams, nämligen att det går att dela skärm samt video och att vara många som deltar, lyfte Projektledaren. Verksamhetskonsulten såg dock inte några fördelar med Skype for Business sedan de började använda Microsoft Teams, eftersom Skype for Business inte har samma möjlighet till att dela dokument eller ha gruppkonversationer. Skype for Business är begränsat till chatt, samtal och möten, dock löser Skype dessa uppgifter väldigt bra, enligt Projektledaren. En fördel med Skype for Business är att alla chattkonversationer går att ha i separata fönster så att de inte behöver påverka det resterande arbetet, berättade Projektledaren.

Outlook

Samtliga respondenter lyfte att Outlook är det verktyg som används för email på Advania. Det som skickas är ofta extern information och kommunikation, medan internt används istället Microsoft Teams, enligt Verksamhetsanalytikern. De senaste åren har teamet gått från att skicka email till varandra till att allt mer av denna kommunikation istället sker i projektets kanal på Microsoft Teams, berättade Lösningsarkitekten. Projektledaren lyfte att viktigare eller större beslut fattas genom Outlook och inte via Skype for Business eller Microsoft Teams. Detta på grund av att en email-konversation går att spåra, medan detta är svårare i de andra två verktygen om det till exempel sker i ett möte som inte skrivs ned.

Verksamhetsanalytikern såg egentligen inga fördelar med email, och säger att “egentligen har vi inget behov av det överhuvudtaget, skulle vi kunna dela ett Teams-rum och kunna sätta en del som intern och en del som extern så skulle vi ju inte behöva ha email”. Projektledaren berättade även att Outlook har en kalenderfunktion. Samtliga mötesbokningar i antingen Microsoft Teams eller Skype for Business görs därför genom Outlook. Därmed hamnar bokningarna för alla virtuella möten kalendern hos den som blir inbjuden om de tackar ja till mötet. Lösningsarkitekten lyfte även att anteckningar som tas under ett möte oftast delas via email till alla som var med på mötet.

Videosamtal

Enligt respondenterna kan video användas vid samtal och möten i både Microsoft Teams samt Skype for Business. Hur mycket teamen använder sig av videofunktionen skiljer sig åt och även inom teamen har respondenterna något olika bild av detta. Verksamhetskonsulten lyfte att de

38 sällan använder video i möten, medan Verksamhetsanalytikern menade på att teamet ibland använder video i sina möten, exempelvis vid några av de regelbundna veckomötena. Projektledaren berättade att de i princip aldrig använder video i team B och enligt Lösningsarkitekten har det gått lite i vågor huruvida de använder video eller ej.

Verksamhetskonsulten upplevde att det inte hade gjort så stor skillnad i möten att använda video och Verksamhetsanalytikern berättade att någon i teamet ofta delar skärm vid möten, vilket gör att videon inte bidrar med så mycket. Projektledaren lyfte att video passar bra i vissa sammanhang, men att det exempelvis i möten med många deltagare kan upplevas rörigt att se många enskilda små rutor på sin skärm. “Säg att man är 17 personer i ett möte ... det skulle vara konstigt då om det var 17 ansikten live att titta på på skärmen”. Projektledaren beskrev vidare att om flera personer har möjlighet att tillsammans sitta i ett konferensrum med en gemensam kamera hade inte upplevts lika påtagligt. Även Lösningsarkitekten lyfte att om många personer sitter i samma konferensrum uppskattas det om en gemensam kamera används, exempelvis kan alla i Stockholm sitta tillsammans och de i Göteborg kan göra samma sak. Lösningsarkitekten förklarade att hen ibland aktiverat videofunktionen för att uppmana resterande mötesdeltagare till att göra detsamma, eftersom det “lätt rinner ut i sanden” om inte funktionen kontinuerligt används. Projektledaren ansåg att anledningen till att videofunktionen inte används är att vissa personer känner sig obekväma med att ha video på. Även Lösningsarkitekten tänkte att det har att göra med att många inte vill dela video och att det är något av en kulturfråga. Vidare lyfte Lösningsarkitekten att om Advania som organisation hade bestämt att de ska använda video som standard hade nog ingen ifrågasatt det.

Fördelarna med videofunktionen är enligt Lösningsarkitekten att kunna se de andras ansiktsuttryck och kroppsspråk, vilket kan bidra till att återskapa ett fysiskt möte så gott det går. “Så är det en medelväg för att förstå varandra bättre”, summerade Lösningsarkitekten. Att ha igång video under samtal ansåg Projektledaren skulle kunna bidra till att fler personer skulle lyssna mer aktivt på det som sägs. Det skulle ge en tydligare bild av vilka som förstått och tagit till sig av det som lyfts under ett möte. Att någon inte lyssnar alls skulle aldrig hända på samma sätt om alla satt i samma mötesrum jämfört med när deltagarna sitter bakom varsin skärm, menade Projektledaren.

Synkron och asynkron kommunikation

Enligt respondenterna används de olika kommunikationsverktygen antingen för direkt kommunikation eller för kommunikation med fördröjning av svaret. Verksamhetsanalytikern beskrev att kommunikationen i Microsoft Teams både kan ske direkt, vid samtal och möten, men även också med viss fördröjning, exempelvis via olika chattkanaler. Detsamma gäller för Skype for Business, menade Verksamhetsanalytikern.

Kommunikationen via email möjliggör att det går att svara när det passar för en själv, enligt Projektledaren. Projektledaren beskrev vidare att email gör det möjligt för teammedlemmar att kommunicera vid olika tider beroende på när respektive person arbetar. Exempelvis skulle en person kunna skicka ett email utanför kontorstider och få svar på detta senare när mottagaren väl arbetar. Det är dock inte är någon som förväntar sig att få svar utanför kontorstider till följd

39 av riktlinjerna gällande arbetstid på Advania. Kommunikation via email gör att teammedlemmar alltså delvis kan planera kommunikationen utifrån sin egen kalender och inte enbart när det passar andra. Dock kan kommunikationen ske under en längre period och det kan ta längre tid att få svar på sin fråga via email, menade Lösningsarkitekten.

4.2.3 Sociala aspekter

Det sociala i ett team är viktigt för att skapa en teamkänsla och det gäller egentligen alla team, ansåg Verksamhetsanalytikern. För att kunna samarbeta när teamet sitter geografiskt utspritt är det viktigt att medlemmarna känner varandra relativt väl för att kunna arbeta effektivt och att de litar på varandra. Enligt Verksamhetsanalytikern underlättar det för planeringen att teammedlemmarna kan sitta på valfri plats, men hen sade även att “människan är ju ett flockdjur så det är väldigt nice att kunna ses ibland också”. I detta avsnitt kommer sociala aspekter att lyftas kopplat till kommunikation.

Informell kommunikation

Enligt Verksamhetsanalytikern faller en stor del av det informella småpratet innan och mellan möten bort vid arbete i virtuella team. Exempelvis försvinner helt de samtal som sker vid kaffemaskinen om teamet inte sitter på samma kontor. Detta bemöter team A delvis genom att försöka ha informella samtal innan alla har anslutit till ett möte och det är dags att börja, berättade Verksamhetsanalytikern. Småpratet innan möten bidrar till att teamkänslan förstärks. Verksamhetsanalytikern berättade vidare att de i team A ibland brukar beskriva sin dag genom att skicka bilder till varandra i Microsoft Teams-kanalen för att även på så sätt försöka stärka teamkänslan. Verksamhetsanalytikern lyfte även att team A känner varandra väl och att detta resulterar i att teammedlemmarna har koll på respektive persons ansvarsområden och kompetenser och på så sätt direkt kan vända sig till den person en viss uppgift eller fråga berör. Hen beskrev vidare att “det är mycket det som måndagsmötena är till för, att det här problemet har jag det vet inte jag hur jag ska lösa, det vet jag, bra då hörs vi efteråt”.

Lösningsarkitekten lyfte att hen väljer att vara på kontoret varje dag för att få tillgång till den sociala delen. Detta eftersom Lösningsarkitekten lyfte vikten av att träffa kollegorna på hemmakontoret, eftersom hen inte träffar medlemmarna i team B så ofta på grund av att de sitter i olika städer. Lösningsarkitekten berättade att informell kommunikation förekommer via de digitala kommunikationsverktygen, men inte i någon större utsträckning. Denna sker dessutom ibland på fel ställe, till exempel i en Microsoft Teams-kanal som är till enbart för arbetsrelaterade frågor. Lösningsarkitekten lyfte vidare att mer informella konversationer i en separat kanal på Microsoft Teams skulle kunna bidra både till teambuilding, men även till att det skulle vara enklare att sålla i vilken information som är viktig. För att skapa ett starkt team beskrev Lösningsarkitekten att det är viktigt att kommunicera mycket i början när teamet skapas för att lära känna varandra, men även för att minska missförstånd i framtida situationer. Vidare lyfte Lösningsarkitekten att tillit skapas genom att ses fysiskt i början av ett projekt och därefter fortsätta att kommunicera tätt inom teamet via exempelvis digitala kommunikationsverktyg. För att kunna läsa av hur någon mår genom ett digitalt kommunikationsverktyg krävs det att man har träffats fysiskt flera gånger innan, belyste Verksamhetsanalytikern. Lösningsarkitekten

40 lyfte att den täta kommunikationen i början är viktig för att kunna ha tillit till varandra och lita på att arbetet utförs. “Är man några stycken i teamet som håller ihop teamet så kan de förenkla kommunikationen för alla egentligen”.

Tillit

För att utveckla teamkänslan lyfte Verksamhetsanalytikern att det hade varit bra att då och då kunna sitta en dag tillsammans på samma geografiska plats som en form av teambuilding. Teammedlemmarna kan då sitta och arbeta med sina egna arbetsuppgifter, men att det finns möjlighet till att kunna diskutera tillsammans, både gällande det som berör arbetet samt även mer informella aspekter för att skapa en bra teamkänsla, enligt Verksamhetsanalytikern. Att träffas fysiskt är en grundförutsättning för att team ska fungera, beskrev Lösningsarkitekten. Hen menade även att “jag utgår alltid från att allt brukar lösa sig om man kan träffas mycket fysiskt i början”. Vid ett möte som sker ansikte-mot-ansikte är det enkelt att känna av hur personen mitt emot mår, beskrev Verksamhetsanalytikern. Dessa aspekter är viktiga att ta hänsyn till för att skapa en stark teamkänsla. Att kunna känna av det subtila i ett team kring välmående är viktigt för teamkänslan, enligt Verksamhetsanalytikern.

I virtuella team är det viktigt att teammedlemmarna kan lita på varandra och att det inte krävs att arbetsgivaren eller kollegorna måste övervaka och se så att alla gör det de ska, lyfte Lösningsarkitekten. Detta är en extra stor utmaning vid arbete i virtuella team och på distans. Det kräver stort ansvar av den som arbetar på distans att denne faktiskt jobbar med det som är tänkt. Lösningsarkitekten lyfte även att det även finns positiva aspekter gällande att sitta på olika platser. Exempelvis möjliggör detta en frihet i arbetet avseende tid och plats, som visserligen måste ske under ansvar. Lösningsarkitekten har tidigare varit med om att tilliten missbrukats och berättade att “alla har inte den ansvarskänslan som krävs; jag har erfarenhet av att det exempelvis spelas dataspel när man egentligen ska arbeta”.

Verksamhetskonsulten beskrev att vid kommunikation som sker ansikte-mot-ansikte är det ofta enklare att engagera hela rummet och få med sig mötesdeltagarna i diskussioner. I ett virtuellt möte händer det ofta att vissa deltagare sitter helt tysta, vilket gör det svårare att skapa diskussion. Det är alltså svårare att få engagemang genom ett möte via ett digitalt kommunikationsverktyg, enligt Verksamhetskonsulten. Projektledaren beskrev i sin tur att beroende på personen i fråga så kommuniceras olika saker. Hen lyfte att olika personer har olika perspektiv på arbetet och säger att “jag vet inte om det är baserat på roll eller bara hur man är som person”. Hen beskrev detta kopplat till att vissa personer exempelvis inte “säger ett ord för mycket”, medan andra är bättre på att veta vilken information som är viktigt och att ge “rätt” mängd information. Hen lyfte att detta märks i rollen som projektledare, men att det i arbetet är något som alla inblandade måste förhålla sig till.

41

5 Analys

I detta avsnitt kommer det empiriska materialet som presenterats i avsnitt 4 Empiri att diskuteras och relateras till den tidigare forskning som presenterats i avsnitt 3 Analytisk referensram. Detta genom de teman som identifierats för att besvara studiens frågeställningar och uppnå syftet.